Работник устраивается без трудовой, как узнать подавал ли он заявление о переходе на электронный формат
13.06.2022 распечатать В ПФР есть сведения о дате подачи работником заявления о переходе на электронную трудовую. Эти данные указаны в форме СЗВ-ТД, которую работодатель сдает в фонд.
У бухгалтера или кадровика могут возникнут сомнения в необходимости оформить новую бумажную трудовую книжку взамен утерянной работнику со стажем, когда он по возрасту явно не может быть молодым специалистом, впервые поступившим на работу.
- Либо свою трудовую в бумажном формате.
- Либо сведения о трудовой деятельности по форме СТД-ПФР в электронном виде.
- Либо сведения по форме СТД-Р, которую он получает от прежнего работодателя при увольнении.
Если работник просит оформить новую бумажную трудовую по причине ее утраты, потери и т.п. есть смысл проверить не писал ли он ранее заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в электронной форме в соответствии со статьей 66.1 Кодекса.
Как проверить какой формате трудовой должен быть у работника: бумажный иди электронный
Если в работника нет бумажной трудовой и нет СТД-Р от прежнего работодателя, сведения о трудовой деятельности он может получить в ПФР.
Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-ПФР, которые хранятся в электронном формате, работник может в ПФР:
- на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом,
- в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.
В форме, полученной от ПФР есть данные о переходе работника на предоставление сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
Кроме того, работодатель направляет в ПФР сведения о трудовой деятельности работника по форме «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)», которая утверждена постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 г. № 730п.
Порядок заполнения формы СЗВ-ТД предусматривает передачу в ПФР сведений о дате подачи работником заявления о продолжении ведения трудовой книжки либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности.
Таким образом, в ПФР есть сведения о дате подачи работником заявления о переходе на электронную трудовую.
В случае отсутствия у принимаемого на работу сотрудника бумажной трудовой в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица оформить дубликат трудовой книжки.
О переходе на электронные трудовые: напоминание
Молодым специалистам, которые впервые поступают на работу после 31.12.2020, можно оформить только электронную трудовую в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ, бумажные трудовые книжки им не оформляют. Если принимается на работу сотрудник, уже имеющий опыт работы и потерявший свою трудовую, ему нужно оформить дубликат.
По 31 декабря 2020 года включительно каждый работник мог подать письменное заявление о продолжении ведения его бумажной трудовой книжки в соответствии со статьей 66 ТК РФ или о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в электронной форме в соответствии со статьей 66.1 Кодекса.
Если работник не подал ни одно из заявлений до 31 декабря 2020 г., организация, в которой он работает, продолжает вести его трудовую книжку в бумажном виде.
Выясняем трудовой стаж работника, отказавшегося от бумажной трудовой
01.12.2020 распечатать В скором времени электронные трудовые книжки станут нормой. Работники при приеме на работу будут предоставлять не бумажную «корочку», а просто распечатку А4 с формой СТД-Р.
- сведения о застрахованном лице – ФИО сотрудника, дата рождения и номер СНИЛС;
- регистрационные сведения о работодателе-страхователе – название, номер в ПФР, ИНН и КПП;
- дату, когда подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки на бумаге – в формате ДД.ММ.ГГ;
- дату, когда подано заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности – в формате ДД.ММ.ГГ.
Во второй части СТД-Р указывают сведения о трудовой деятельности в виде таблицы. Внешне эта таблица выглядит почти также, как в бумажной трудовой.
Как узнать трудовой стаж работника без бумажной трудовой книжки
Получив бумажную трудовую книжку, работодатель видит весь трудовой путь нового работника. Кадровик или бухгалтер могут легко просчитать общий трудовой стаж работника. С формой СТД-Р так не получится. Она содержит информацию только от прежнего работодателя.
Каждый работодатель заполняет СТД-Р за себя. Всю информацию о трудовой деятельности работника аккумулирует ПФР на основании сведений из отчетов работодателей.
В тоже время бухгалтеру необходимо знать страховой стаж работника для расчета и выплаты больничных.
Чтобы получить всю нужную информацию, бухгалтеру придется попросить работника, обратиться в ПФР и запросить у них сведения о трудовой деятельности. По законодательству работодатель сам это сделать не может. Организация не вправе обращаться в ПФР с запросами о трудовом стаже работников.
Работник может запросить сведения о своей трудовой деятельности напрямую в ПФР, через МФЦ, на сайте Госуслуги.
Работник получает от ПФР данные в форме СТД-ПФР, где есть вся информация о трудовом стаже.
Какими документами можно подтвердить страховой стаж
Согласно Правилам подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, беременности и родам, которые утверждены приказом Минтруда России от 09.09.2020 № 585н, документами, которые подтверждают страховой стаж являются:
- трудовая книжка установленного образца;
- сведенияо трудовой деятельности, сформированные работодателем в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ
Если трудовой книжки нет, формы СТД-ПФР тоже нет, подтвердить страховой стаж можно:
- письменным трудовым договором, оформленным в соответствии с трудовым законодательством,
- справками от прежних работодателей,
- справки, выдаваемыми соответствующими государственными органами,
- выписками из приказов,
- лицевыми счетами и ведомостью на выдачу заработной платы.
На практике большинство бухгалтеров предпочтет получить не трудовые договора и справки, а документы из официальных инстанций. Вышеперечисленные документы помогут работнику исправить сведения о его трудовой деятельности, обратившись в ПФР.
У тех работников, которые добровольно отказались от своих трудовых книжек еще задолго до перехода на электронные трудовые, периоды работы по трудовому договору подтверждаются: до 31 декабря 2019 года — письменным трудовым договором, с 1 января 2020 года — сведениями о трудовой деятельности.
Что еще почитать по этой теме:
Алгоритм перевода на электронную трудовую нового работника
17.08.2023 распечатать Активный перевод работников на электронные трудовые книжки был начат в 2020 году. Все работники должны были сделать выбор между бумажной трудовой и ее электронной копией до января 2021 года. Но, и после этой даты за работниками сохраняется право отказаться от бумажной версии.
Перейти на электронную трудовую книжку, которая официально называется «Сведения о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ» работник вправе в любой момент. В том числе и при приеме на работу в новую компанию. Правила оформления перехода не изменились с 2020 года. Бухгалтерия или менеджер по кадрам оформляют переход только на основании заявления.
Образец Заявления о переходе на электронную трудовую
Генеральному директору Моколову И.Л. от ИТ-директора Ершова Е.Д. Заявление В соответствии со ст. 66.1 ТК РФ прошу предоставлять сведения о моей трудовой деятельности в электронном виде, трудовую книжку прошу выдать мне на руки. Дата. Подпись.
- Получить от нового работника заявление о приеме на работу (согласованное с директором).
- Оформить приказ о приеме на работу.
- Внести запись о приеме на работу в бумажную трудовую книжку работника.
- Получить от работника заявление о переходе на электронную трудовую по образцу, представленному выше.
- Внести в бумажную трудовую книжку запись о подаче работником заявления о представлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
- Выдать бумажную трудовую книжку на руки работнику.
- Внести запись в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Сотрудник, получивший на руки трудовую книжку, должен расписаться в книге учета движения трудовых книжек.
Запись о переходе на электронную трудовую книжку в соответствии с нормами, приведенным в ч. 3 ст. 2 закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ должна быть внесена в обязательном порядке. Без нее нельзя выдавать работнику бумажную трудовую книжку.
Точная формулировка подобной записи перед выдачей работнику бумажной трудовой книжки приведена в Письме Минтруда № 14-2/В-150.
«Подано письменное заявление (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ)».
Эта запись вносится в графу. Затем, в графе 4 проставляется дата подачи заявления с указанием числа, месяца, года.
Требования к работодателям, которые оформляют переход на электронные трудовые книжки новым работникам, изложены в письме Минтруда от 31.07.2023 № 14-6/ООГ-5052.
Подборка материалов по теме:
Электронная трудовая книжка. Вопросы работодателей, поступающие в ходе семинаров и вебинаров
В соответствии со ст. 65 ТК РФ при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности. Таким образом, новый работник предоставит два документа, последний ему должны выдать в день увольнении по прежнему месту работы (с 01.01.2020), также он вправе получить сведения о трудовой деятельности в ПФР, в МФЦ либо через портал государственных услуг в электронном виде.
- Если у работника 20.01.2020 истек срок трудового договора, а 27.01.2020 заключен новый срочный договор, то как заполнять отчет?
См. ответ на вопрос №10. СЗВ-ТД о работнике за январь в данном случае будут состоять из трех строк: №1- сведений о последнем кадровом мероприятии на 01.01.2020; №2 — сведения об увольнении 20.01.2020 г.; № 3- сведения о приеме на работу 27.01.2020 года.
- Сотрудник принят в 2013г., переименование организации произошло в 2015 г. Он уже выбрал бумажный вариант ведения трудовой книжки. Какие записи мы должны сделать в СЗВ-ТД за январь?
СЗВ-ТД за январь в данном случае должна содержать отметку о дате поданного работником заявления о продолжении ведения трудовой книжки, а также сведения о трудовой функции работника у данного работодателя на 01.01.2020 г. (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы) (п.2.1. ст. 6 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ). По этому, в таблице сведений о трудовой деятельности должно быть отражено две строки с данными о кадровых мероприятиях на 01.01.2020 г.: №1- сведения о приеме на работу в 2013 г., содержащие информацию о трудовой функции (должности) и т.д. по форме; №2 — о переименовании Вашей организации в 2015 году. Это правило позволит обеспечить преемственность сведений о трудовой деятельности в переходный период.
- Как работодатель узнает, что на предыдущем месте работника уволили по статье, если он выбрал трудовую книжку в электронном виде и выписку из нее при трудоустройстве не предоставил?
СМ. ответ на вопрос №1.
- Работник работал по срочному трудовому договору. В январе его перевели на постоянное место работы в той же должности. Отчет СЗВ-ТД на него не заполняем?
Согласно ст. 66.1 ТК РФ в сведения о трудовой деятельности включаются информация о работнике, месте его работы, его трудовой функции, переводах работника на другую постоянную работу, об увольнении работника, другая предусмотренная настоящим Кодексом, иным федеральным законом информация.
В соответствии с п. 4 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, в трудовую книжку вносятся сведения о переводе на другую постоянную работу. Перевод на другую работу (перемещение) — постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, при продолжении работы у того же работодателя (ст. 72.1 ТК РФ). Из вопроса следует, что трудовая функция работника (должность, структурное подразделение) не изменилась, следовательно, внесение какой-либо записи в трудовую книжку не требуется, также не требуется представление СЗВ-ТД (см. письмо Роструда от 20.11.2006 N 1904-6-1).