Каков алгоритм анализа рисков проекта

Что такое риски проекта и как ими управлять

Управляйте командой, задачами и загрузкой в таск-трекере OkoCRM. Правильный софт для управления проектами.

Не бывает технологических проектов без рисков. Чем сложнее продукт мы реализуем, чем больше процессов запускаем, тем сильнее рискуем. Обычно дело в неопределенности: заказчик до конца не знает, что хочет → менеджер выбирает некорректные инструменты решения задачи → команда некорректно оценивает бюджет → разработчики допускают ошибки в архитектуре системы. Цепочка событий, которую трудно предсказать.

Работа команды может рассыпаться как карточный домик. Чтобы удержать возможные проблемы в узде, мы внедряем управление рисками проекта. Сегодня я расскажу что это, зачем нужно и как работает.

Что нужно знать про проектные риски

Риски проекта — это вероятное негативное событие в проектном управлении, наступление которого препятствует достижению проектной цели. Например, цели, которая имеет стоимостное или временное выражение.

Допустим, мы хотим разработать продукт за 500 000 ₽: просчитали расходы, утвердили смету, приступили к работе. Любое событие, которое приводит к дополнительным расходам, не предусмотренным бюджетом, можно считать риском.

Или наша задача — выпустить на рынок продукт быстрее конкурентов. Если мы укладываемся в сроки, то рискуем накосячить с качеством, выпустить сырое решение — теряем клиента. Если заморачиваемся над качеством, рискуем сорвать сроки — теряем клиента. Ну, вы поняли.

Короче: когда в работе команды получается обрисовать цель, пора подумать о факторах и событиях, которые могут помешать ее достигнуть. Они скорее всего будут связаны с неопределенностью, а вероятность их наступления зависит от степени неопределенности и ее причин.

Риски не возникают сами по себе. Обычно их создают неверные действия членов команды или внешние, внутренние факторы. Например, чрезмерная занятость руководителя не позволяет ему проконтролировать работу сметчиков → сметчики делают неверные замеры → в заказ-наряд вносят ненужные детали → компания-исполнитель теряет деньги.

Риски бывают известные и неизвестные:

• Известные можно прогнозировать и контролировать, для них возможно планирование. Например, если мы заходим в насыщенную конкурентами нишу, то мы прогнозируемо рискуем остаться без достаточного спроса на свой продукт
• Неизвестные риски не удается прогнозировать и тем более контролировать. Допустим, мы откладываем поставку импортного оборудования на 1 месяц. За этот месяц нефть просаживается в цене, стоимость доллара в России растет, стоимость импортного оборудования вырастает на треть. Мы не имели возможности предугадать рост курса — понесли убытки из-за неизвестных рисков

Рисками можно управлять. Грамотные управленцы идентифицирую проблемные факторы, анализируют их и принимают решения, которые минимизируют негатив и отрицательные последствия наступления рисковых событий.

Зачем управлять рисками

Риски проекта могут ударить в самое больное место: свести на нет рентабельность, растянуть сроки, убить качество. Чтобы спасти важную составляющую работы, мы выполняем профилактику — прогнозируем возможные проблемы и стараемся принять меры для их исключения.

Допустим, мы внедряем CRM-систему в торговое предприятие. Брифуем заказчика и понимаем, что он не сильно в теме автоматизации — рискуем к середине работы получить новый набор требований к функционалу. Тогда нам придется переделывать часть работы, составлять новый бюджет. Думаем об этом заранее: на этапе согласования технического задания обсуждаем условия пересмотра требований. Потратив час на согласование, страхуем команду от дополнительных издержек и срывов сроков.

Попробуйте OkoCRM бесплатно

CRM-система, управление проектами и задачами, общение с клиентами и каналы продаж — всё внутри OkoCRM. 7 дней бесплатно.

Этапы управления рисками

Чтобы грамотно управлять угрозами для бизнеса, мы решили использовать метод фреймворка PMBoK от PMI. Разработчики предлагают поделить процесс управления на 6 этапов:

1. Планирование управления
2. Идентификация факторов
3. Качественная оценка
4. Количественная оценка
5. Планирование реакции
6. Мониторинг и контроль

Такая методология предполагает активный подход в работе с источниками проектных угроз. Пассивное реагирование на последствия допустимо при появлении непредвиденных факторов. Но пассивная реакция на угрозы, которые можно предугадать недопустима — можем сильно увеличить смету, сорвать сроки или потрелять заказчика. В современных бизнес-реалиях пассивная реакция равноценна осознанному убийству проекта.

Такую схему из 6 этапов предлагает PMBoK.

Планирование управления

На этапе планирования выбираем стратегии организации процесса управления и правила взаимодействия участников и заинтересованных сторон. Мы сможем уточнить выбранные методы, инструменты и уровень организации управления.

Вот такую проектную схему предлагают разработчики PMBoK.

Диаграмма потоков данных планирования управления рисками в PMBoK.

3 главных аспекта правильного планирования:

• формирование благоприятной среды управления — гармонизация отношений внутри команды
• использование заранее заготовленных схем и шаблонов процессов управления
• создание описательной части и плана управления угрозами

Основной процессный инструмент — совещание. В нем принимают участники все члены команды, а иногда и инвесторы, когда речь идет про угрозы для инвестиционного проекта. Результат их работы — создание плана управления. Это полноценный регламент, которым команда руководствуется при противодействии угрозам.

Обычно в плане управления указывают:

• методы и инструменты управления
• роли участников при возникновении рисковых ситуация
• допустимые значения и диапазоны угроз
• принципы и правила внесения изменений в работу
• форматы отчетности и документации по проектным угрозам
• способы мониторинга и ответственные

Идентификация

На этом этапе выявляют и документируют проектные угрозы. Результат — перечень возможных проблем с ранжированием по степени опасности. Сначала команда выявляет рисковые факторы, затем проводит исследования и идентифицирует угрозы. Нужно понимать, что не все угрозы можно идентифицировать на старте. Обычно по мере развития проекта количество возможных рисковых событий увеличивается.

Чтобы увеличить вероятность идентификации, есть смысл использовать грамотную классификацию рисковых событий. Например, мы в Oko используем классификацию по степени по степени контролируемости.

Классификация рисковых событий по степени их контролируемости.

Использование этой классификации помогает определить, под какие неконтролируемые угрозы стоит планировать резервы. Нужно учитывать и то, что контролируемость рисковых событий еще не гарантирует успеха в их управлении. Также отмечу, что не всегда удается четко классифицировать угрозы, поэтому есть смысл использовать и другие способы классификации. Например, по источникам.

Пример классификации рисковых событий в зависимости от их источника.

При формулировании угрозы важно использовать двух составные понятия: с указанием на источник события и саму угрозу. Например, «угроза срыва сроков реализации из-за отсутствия определенности с функционалом» или «риск отсутствия финансирования из-за нестабильной ситуации с бюджетом у компании-заказчика». Результат — создание реестра возможных рисковых ситуаций.

Фрагмент реестра рисковых ситуаций.

Анализ и оценка рисков проекта

Здесь мы совмещаем качественную и количественную оценку.

Качественный анализ — оценка экспертных мнений и взглядов на возможные неблагоприятные последствия, обусловленные выявленными факторами. Качественный анализ более поверхностный, но часто его достаточно. Он позволяет получит на выходе:

• перечень рисковых событий, сгруппированный по приоритету
• перечень событий, которые нужно дополнительно проанализировать
• комплексную оценку угрозы для команды в целом

При анализе экспертные оценки делят на две категории: оценки вероятности наступления рисковых событий и оценки их влияния. Для их корректного анализа создают специальную матрицу с оценками. Например, вот такую матрицу предлагают разработчики PMBoK.

Матрица вероятности/воздействия угроз и благоприятных возможностей из PMBoK.

На основе этой матрицы можем получить три пороговых уровня: незначительные, средние и недопустимые угрозы. Оценка — это приоритет риска. В зависимости от того, в какую из категорий попадает рисковое событие, а также в зависимости от оценки, которую получает угроза, разрабатываются конкретные мероприятия по купированию и предотвращению последствий.

Чтобы оценить степень угрозы у себя в компании, мы придумали такую матрицу, в которой эта степень зависит от вероятности реализации риска и его влияния на показатели работы. Чем выше вероятность реализации и существенней влияние на проектов, тем выше степень угрозы — бороться с ней нужно активнее.

Чем выше вероятность реализации и существенней влияние на проектов, тем выше степень рисковой угрозы.

Количественный анализ рисков проекта направлен на получение конкретных оценок вероятности наступления рискового события. Количественный анализ значительно более трудоемкий, но и более точный. Он требует качества входных данных, использования развитых математических моделей и более высокой компетентности от персонала. Поэтому его используют только для сложных проектов.

Количественная оценка помогает проанализировать:

• вероятность достижения конечной цели
• степень воздействия угроз на проект и объемы непредвиденных затрат и материалов, которые могут понадобиться
• события, требующие скорейшего реагирования и большего внимания, а также влияние их последствий на результат
• фактические расходы, предполагаемые сроки окончания

Обычно для количественного анализа используют такие методологии:

Вероятностный анализ — оценка на основе статистики по прошлым проекта с учетом вероятностной погрешности.

Анализ чувствительности — оценка влияния основных параметров финансовой модели на результирующий показатель в целях выявления наиболее существенных переменных для проекта.

Имитационное моделирование — оценка, сделанная на основе многократных опытов с моделью.

Чтобы не усложнять себе жизнь, для количественного анализа лучше использовать специальный софт. Иначе от огромного массива данных и случайных чисел будет боль голова.

Планирование реакции

Когда вы определили угрозы, выяснили, на что они влияют и дали им оценку, нужно продумать реакцию, которая поможет минимизировать последствия от угрозы. Обычно на этом этапе придумывают меры, которые с высокой вероятностью помогут добиться успеха по проекту, несмотря даже на неопределенные рисковые события.

В своей практике мы выработали 4 варианта реакций, которые помогают нам ликвидировать или хотя бы минимизировать последствия от возможных проблем. Вот какие стратегии можно использовать.

1. Уклонение. Корректируем план управления таким образом, чтобы исключить возможность наступления негативных событий или снизить последствия от их наступления. Например, пересмотреть график или изменить объем работы путем удаления некритичных модификаций.

2. Передача. Перекладываем ответственность за негатив на третью сторону. Например, заключаем договор страхования, берем предоплату, предусматриваем в договоре с заказчиком неустойку. Иногда на это потребуются дополнительные деньги.

3. Снижение. Формируем предупредительные меры по снижению вероятности наступления негативных событий или последствий их наступления. Например, при формировании команды включаем в нее возможных дублеров — на случай, если разработчик заболеет, а дизайнер-фрилансер решит пропасть на неделю без предупреждения.

4. Использование. Превращаем негатив в позитив. Пример риска проекта: квалификация тестировщика вызывает у руководителя группы вопросы, есть вероятность срыва сроков и снижения качества продукта. Думаем, что делать — в качестве дублера привлекаем более опытного тестировщика. Мы увеличим бюджет, но сократим сроки на выполнение важных для нас процессов с гарантией их качества.

На основании выбранного варианта реагирования предпринимаются дальнейшие действия. Например, в PMBoK рекомендуют вносить изменения в документацию или план проекта.

Диаграмма потоков данных планирования реакции на угрозы из PMBoK.

Мониторинг и управление

Последний этап — системная работа над выявлением новых угроз, их контроль и реакция в соответствии с планом управления. Обычно эту работу ведут на всех этапах реализации продукта, вплоть до подписания акта приема-передачи. Чем ближе конец работы, тем сильнее последствия может вызвать угроза.

Важно отслеживать состояние как выявленных, так и потенциально новых рисковых событий. Дополнительно отслеживают динамику изменений, отклонений, трендов и состояние резервов, которые используют для нивелирования угроз.

Важный момент: проектный менеджер не может быть владельцем всех угроз и отвечать за всех одновременно. Поэтому есть смысл назначить ответственного по каждому риску отдельно.

В процессе мониторинга и контроля обычно выбирают и тестируют альтернативные стратегии, корректируют план для внедрения новых тактик. Все изменения и дополнения вносятся в новый план, ответственные регулярно готовят отчет, проводят совещания и обсуждают угрозы с коллегами.

Управление рисками в проекте: что это, как оценить

Проект — это уникальное временное предприятие, направленное на достижение определенной цели. Проекты бывают разными по характеру, сфере, масштабу и сложности, но у всех есть одно общее – они сопровождаются рисками. Риски — это непредусмотренные события, которые могут повлиять на проект хорошо или плохо. Они могут возникать на любом этапе и по разным причинам: перемены в требованиях, недочеты и промахи в планировании, недостаток средств, проблемы и конфликты в команде, внешние факторы и т.д. Риски могут привести к увеличению сроков и бюджета проекта, снижению качества и удовлетворенности заказчика, а в худшем случае — к провалу. Как же избежать или снизить негативные последствия рисков? Нужно разбираться в управлении рисками.

В статье расскажем, что такое риски проекта, какие их виды существуют, как их найти и оценить, какие стратегии менеджмента можно использовать.

Что такое риски проекта?

Риски проекта — это неопределенные события, которые могут иметь позитивный или негативный эффект на одну или несколько целей проекта (сроки, бюджет, производительность, результаты). Они характеризуются двумя параметрами: вероятностью (probability) и последствием (impact). Вероятность — это шанс того, что риск случится. Последствие — это величина ущерба или выгоды от угрозы или возможности для проекта.

• негативный: клиент может изменить требования к проекту в середине его выполнения. Вероятность: 40%. Последствие: увеличение сроков на 2 месяца и стоимости на 10%;
• положительный: команда может найти более эффективный способ выполнения задачи. Вероятность: 20%. Последствие: сокращение сроков на 1 месяц и стоимости на 5%.

Классификация рисков

Риски можно классифицировать по разным критериям. Одним из наиболее часто применяемых способов является их деление на внутренние и внешние.

Внутренние риски появляются внутри проекта и зависят от действий команды или исполнителей. Их можно контролировать и управлять ими с помощью проектного менеджмента. В качестве таких возможных проблем можно привести:

• недостаток квалифицированного персонала в компании;
• низкая мотивация и вовлеченность команды;
• ошибки в планировании и исполнении проекта;
• проблемы и конфликты в команде или с заинтересованными сторонами, ошибки в договоре.

Внешние риски возникают за пределами проекта и не зависят от действий команды, заказчика или исполнителей. Их сложно или даже невозможно контролировать, поэтому нужно учитывать их при планировании и можно готовиться к ним заранее. В качестве таких проблем можно привести:

• изменения в законодательстве, нормативах или других документах;
• социально-политические проблемы, военные конфликты;
• естественные катастрофы, пандемии;
• конкуренция;
• технологические инновации или сбои.

Что значит управление рисками?

Управление рисками — это процесс идентификации, анализа, оценки, планирования, реализации и контроля действий по угрозам проблем в проекте. Оно может быть направлено на то, чтобы, например:

• свести к минимуму вероятность и последствия негативных рисков (угроз, проблем);
• максимизировать вероятность и последствия положительных рисков (возможностей);
• сохранить высокий уровень неопределенности в проекте;
• достичь целей в рамках данных ограничений.

Риск-менеджмент должен проводиться на протяжении всего жизненного цикла проекта. Руководство рисками требует систематического подхода, основанного на стандартах, методологиях и лучших практиках. Оно требует участия всех заинтересованных лиц: заказчика, исполнителей, команды, спонсоров, поставщиков, пользователей и т.д.

Как найти риски проекта и оценить их?

Чтобы найти риски проекта, нужно провести важный процесс идентификации рисков. Это работа по определению всех возможных событий, которые могут повлиять на проект. Она обязана быть полной и всесторонней, чтобы не пропустить ни одного существенного риска.

Для идентификации рисков вы можете использовать разные методы и инструменты, например:

• анализ материалов и документов (план, бюджет, контракт, характеристики, требования и т.д.);
• мозговой штурм (групповая дискуссия по генерации идей рисков);
• SWOT-анализ (определение сильных и слабых сторон, возможностей и угроз проблем);
• диаграмма Исикавы (выявление причин и следствий рисков);
• анализ чувствительности (оценка влияния изменения одного параметра на другие);
• анализ сценариев (моделирование различных вариантов развития событий);
• анализ дерева решений (построение логической схемы выбора оптимального решения для каждого нового события);
• опрос экспертов (получение мнения специалистов о событиях);
• чек-листы (проверка наличия типичных рисков по категориям).

После того, как риски найдены, нужно провести процесс их оценки. Оценка рисков — это работа по определению вероятности и последствия каждого риска. Она помогает приоритизировать риски и выбрать наиболее подходящие алгоритмы менеджмента.

Всесторонний подход к анализу помогает определить возможные риски, которые могут появиться на любом этапе проекта. Подход может включать как качественный, так и количественный анализ. Например:

• Качественный анализ помогает найти вероятность риска и степень его влияния на проект. На основе этого анализа может быть составлен перечень рискованных ситуаций, которые могут потенциально возникнуть в ходе проведения работы над проектом.
• Количественный анализ позволяет численно оценить, насколько высока вероятность наступления риска и каково его влияние. Это помогает выяснить, какие риски и события требуют большого внимания и предусмотрительных мер.

Важно создать перечень рискованных ситуаций, разделить их по силе и количеству последствий и разработать стратегии управления рисками. Это позволит грамотно распределить ресурсы и принять меры для уменьшения воздействия риска.

Нахождение и оценка рисков проекта являются критическими аспектами менеджмента. Внимательное изучение потенциальных рисков и разработка алгоритмов их контроля помогут обеспечить успешную реализацию проекта.

Зачем управлять рисками?

Управление рисками имеет множество преимуществ для проекта и его заинтересованных сторон. Оно может помочь, например:

• повысить вероятность успеха проекта;
• снизить неопределенность и неожиданности;
• улучшить качество и результаты;
• оптимизировать сроки и стоимость;
• увеличить удовлетворенность и доверие клиента;
• укрепить репутацию и конкурентоспособность компании;
• развить компетенции и навыки команды.

Управление рисками является обязательным требованием для многих стандартов качества и сертификаций, таких как ISO 9001, ISO 31000, PMBOK, PRINCE2 и т.д.

Стратегии управления рисками

Стратегии управления рисками — это способы реагировать на риски, позволяющие снизить их влияние. Они зависят от того, является ли риск позитивным или негативным, а также от его приоритета. Существуют несколько основных вариантов реагирования на риски, например:

• Избегание (avoidance) — принятие мер по устранению или предотвращению возможного риска. Например, изменение плана, выбор другого поставщика, отказ от проекта.
• Снижение (mitigation) — принятие мер и проведение мероприятий по снижению вероятности или последствия риска. К ним относится, например, осуществление дополнительных тестов, обучение персонала компании, заключение страхового полиса.
• Передача (transfer) — передача ответственности или части ущерба от риска другой стороне. Пример: делегирование задачи подрядчику, перенос сроков, продажа акций.
• Принятие (acceptance) — осознанное согласие на наличие риска и его возможные последствия. Под этим подразумевается, например, создание резерва времени или денег, разработка нового плана (Б), простое наблюдение за риском.
• Использование (exploit) — увеличение вероятности или последствия возможности. Пример: аллокация дополнительных ресурсов, внедрение инноваций, расширение сферы работы или бизнеса.
• Усиление (enhance) — поддержание или повышение вероятности или последствия возможности. Например, мотивация команды, сотрудничество с партнерами, мониторинг возможностей.
• Разделение (share) — разделение ответственности или части выгоды от возможности с другой стороной: создание совместного предприятия, формирование консорциума, участие в тендере.
• Отказ (reject) — отказ от признания или использования возможности. Например, игнорирование возможности, консерватизм в принятии решений, ограничение области проекта.

Выбор стратегии управления рисками может зависеть от многих факторов: цели проекта, доступные технические, финансовые и человеческие ресурсы, ожидания заинтересованных лиц и т.д. Он должен быть обоснован и задокументирован в плане.

Этапы управления рисками

Риск-менеджмент может состоять из нескольких важных этапов работы, которые выполняются в течение всего жизненного цикла проекта.

Планирование

Определяются цели, принципы, методы и инструменты руководства рисками в проекте. Выбираются роли и обязанности участников риск-менеджмента, критерии оценки и приоритизации рисков. Итогом этой важной стадии работы может быть план управления рисками, являющийся частью плана проекта.

Идентификация

Выявляются все возможные риски проекта с помощью различных методов и инструментов. Определяются источники, причины, характеристики и категории возможных рисков. Команда проводит анализ и оценку потенциальных угроз и проблем, которые могут возникнуть на любом этапе, включая внутренние, связанные с неправильным выполнением задач командой или запаздыванием сроков, и внешние, возникающие из-за факторов, находящихся вне компетенции команды. Итогом этого этапа работы может быть реестр рисков, который содержит список всех идентифицированных угроз и проблем с их описанием. Его нужно использовать в дальнейшем.

Анализ и оценка рисков

Определяются вероятность и последствие каждого нового риска, при этом используются качественные или количественные методы. Определяются приоритеты рисков и уровень их влияния на проект. Осуществляется средняя оценка вероятности наступления каждого риска и степени их влияния на проект. Обычно руководитель и его команда составляют и используют матрицу, куда вносят риски. Она позволяет выбрать приоритеты и спланировать дальнейшее руководство. Итогом этой стадии работы может быть оценка рисков, которая содержит данные об ожидаемой величине ущерба или выгоды от каждого риска.

Планирование реакции

Выбираются наиболее подходящие стратегии управления рисками и разрабатываются конкретные действия по каждому новому риску. Определяются ответственные за проведение всего объема работ по рискам, необходимые ресурсы и сроки. Итогом этого этапа может быть план реакции, который содержит информацию о том, как управлять каждым риском в проекте.

Мониторинг и управление

Осуществляется наблюдение за состоянием рисков и контроль за выполнением деятельности по ним. Проводится работа по анализу эффективности риск-менеджмента и внесение корректировок в планы по необходимости. Итогом этого этапа работы может быть отчет о рисках, содержащий информацию о том, какие риски произошли или не произошли, какие задачи были выполнены или не выполнены, какие результаты были достигнуты или не достигнуты.

Кто занимается риск-менеджментом в компании?

В зависимости от размера, структуры и специфики компании, могут быть разные ответы на этот вопрос. Однако можно выделить несколько основных групп людей, которые принимают участие в процессе руководства рисками:

• Руководство компании: определяет стратегические цели и направления компании, формирует политику и культуру управления рисками. Руководство также несет ответственность за обеспечение ресурсов и поддержки процесса управления рисками.
• Менеджеры по рискам: специализируются на руководстве рисками, координируют и отслеживают процесс риск-менеджмента в компании. Они консультируют и работают над обучением других участников процесса управления рисками в компании, анализируют и отчитываются о результатах контроля рисков.
• Проектные менеджеры: отвечают за планирование и исполнение проектов в компании, а также за руководство рисками в проектных рамках. Они обсуждают с заказчиками, исполнителями и другими заинтересованными лицами вопросы рисков.
• Проектная команда: непосредственно выполняет задачи в компании и влияет на риски, принимает участие в идентификации, анализе, оценке и реализации решений по рискам.
• Заинтересованные лица: имеют интерес или влияние на проект или компанию, подвержены воздействию рисков. Могут быть внутренними (сотрудники, акционеры, партнеры компании) или внешними (клиенты, поставщики, конкуренты, государство). Работают над согласованием по вопросам рисков, принимают участие в коммуникации.

Как начать работать менеджером по рискам?

Менеджер по рискам — это специалист, занимающийся руководством рисками в различных сферах работы компании. Он должен обладать следующими знаниями и навыками:

• знание основ теории и практики управления рисками;
• стандартов работ, бизнес-методологий и инструментов;
• специфики сферы работы компании, в которой используется руководство рисками;
• умение проводить анализ и оценку рисков;
• разрабатывать и реализовывать алгоритмы руководства рисками;
• высокий уровень коммуникации, умение сотрудничать с разными заинтересованными лицами в компании или бизнесе;
• принимать обоснованные и своевременные решения;
• хорошо работать в команде и быть лидером;
• обучаться, развиваться, работать над своими компетенциями.

Чтобы устроиться на работу менеджером по рискам, нужно пройти следующие шаги:

• получить образование по специальности управление рисками или смежной сфере (экономика, финансы, менеджмент, математика и т.д.);
• пройти курсы или программы повышения квалификации по управлению рисками;
• получить сертификаты или дипломы от международных или национальных компаний по управлению рисками (например, PMI-RMP, CRISC, ISO 31000 и т.д.);
• найти работу или стажировку на время в организации, которая нуждается в таких специалистах;
• не жалеть времени на накопление опыта и практических навыков в разных проектах, компаниях и ситуациях;
• заниматься самообразованием: смотреть обучающие видео, читать статьи, чтобы знать и понимать как можно больше;
• развивать уровень своих компетенций и делать карьеру в этой области.

Если вы решили стать менеджером по рискам, мы можем вам помочь. Мы предлагаем вам курсы профессиональной переподготовки по менеджменту, которые дают вам возможность получить необходимые знания и навыки по управлению рисками, а также другим аспектам менеджмента за короткое время. Наши курсы включают теоретические и практические занятия, а также подготовку к сдаче экзаменов на сертификаты по управлению рисками. Вы сможете найти работу сразу после прохождения программ обучения.

Управление рисками проекта

3 февраля 2022

Управление рисками проекта

Специалист департамента внутреннего контроля аудиторско-консалтинговой группы «Листик и Партнеры»

Управление рисками – необходимый элемент ведения бизнеса и принятия управленческих решений. Экономика не имеет четкого прогноза развития событий на рынке, а как выбрать из нескольких вариантов при отсутствии определенности? Для этого компании управляют рисками проекта. О том, как их выявлять, анализировать и предотвращать, читайте в статье.

Риски проекта: понятие, значение

Риски проекта – это события, которые со некоторой долей вероятности могут произойти и повлиять на результат или исполнение проекта. В понимании риска важны два фактора:

1. Вероятность – означает как возможность наступления события, так и его отсутствие. Если риск наступления события очень высок, его просто необходимо учитывать при планировании, в этом случае такое событие принимается, как реальный факт.
2. Влияние – не всегда риски могут негативно влиять на проект. Если влияния на цели проекта нет, такое событие нельзя расценивать как риск.

Анализ рисков проекта проводят по этим двум факторам.

Важно! Любой проект имеет четкие ограничения: жесткие сроки, стоимость проекта и содержание, которые также можно назвать «жесткий треугольник». Риски влияют на эти ограничения, при этом невозможно изменить один параметр, не затронув остальные. Так, если сокращаются сроки проекта, возникает риск потери в качестве конечного продукта или увеличение стоимости проекта.

Управление рисками проекта представляет собой совокупность приемов и механизмов выявления событий, влияющих на проект, а также разработку мер управления и минимизации негативных рисков, которые несут угрозу бизнесу.

Управление рисками заключается в их планировании с целью предугадать появление отрицательных событий и понизить их негативный эффект, а также повысить вероятность позитивных событий, которые предоставляют возможности для развития проекта.

Рисками управляют и руководителем проекта и рядовые сотрудники, ответственные за его реализацию. При этом на начальном этапе проекта возможности управления рисками выше.

Виды рисков: основные классификации

Существуют несколько классификаций рисков проекта.

Источник угрозы

Риски подразделяются на внешние и внутренние. Внешние – непосредственное окружение проекта – поставщики, подрядчики, кредитные и иные финансовые учреждения (в случае финансирования проекта за счет кредитных и заемных средств), государственные органы (вмешательство органов государственного регулирования), окружающая среда (стихийные и чрезвычайные события), изменение валютного курса, инфляция, изменения налоговой системы.

Внутренние риски включают возможные проблемы и трудности, с которыми может столкнуться команда в процессе реализации проекта. Например, увольнение ключевого сотрудника, введение новых технологий и приемов, превышение затрат по вине внешних партнеров, срывы графика, вынужденные простои, различные технологические риски. Вероятность болезни в связи с нынешней непростой эпидемиологической ситуацией и необходимость длительного лечения и восстановления ключевых работников также должны учитываться при планировании рисков проекта.

В отдельную категорию можно вынести юридические и правовые факторы – например, необходимость получения лицензии, патента, внешние судебные иски, разрешения на ввоз/вывод при экспорте и таможенное оформление.

Этапы проекта

Как известно, любой проект, независимо от целей, включает следующие этапы осуществления:

• разработка и дизайн,
• разработка требований и методов,
• оценка и планирование,
• реализация,
• тестирование и анализ результатов.

Риски подразделяются на три категории:

1. Риски неправильной оценки.
2. Планирования.
3. Контроля.

Выявление рисков на более ранних этапах несет меньше затрат на внесение изменений в проект и минимизирует дополнительные вовлекаемые ресурсы.

Коммуникации между командой проекта вносят свои коррективы. Их можно выделить в четвертую категорию рисков, как связующее звено между этапами реализации проекта. Процесс коммуникации важен для снижения возможных проблем в понимании и решении сложных ситуаций. Если процесс передачи информации налажен, опасность непонимания или неверного предоставления информации снижается.

Организация проекта

Сложности, связанные с ресурсами, необходимыми для реализации проекта, достаточность финансирования за счет собственных и заемных средств, зависимость от других организаций. Эти риски, как правило, неизбежны при планировании и реализации любого проекта.

Достаточность ресурсов, мотивация и заинтересованность проект-команды и руководителя в достижении целей проекта, правильная расстановка приоритетов и делегирование задач между подчиненными – факторы, влияющие на успешное и эффективное принятие управленческих решений.

Иные классификации

По сфере возникновения выделяют финансовые и страховые, коммерческие и производственные риски.

Последствия у рисков проекта также могут быть как допустимыми, так и критическими, существенно влияющими на параметры «сроки-стоимость-содержание». Наиболее негативные последствия вызывают катастрофические риски – их действие необратимо.

Время возникновения – еще один фактор классификации рисков проекта – перспективные, текущие и ретроспективные. Первые можно предугадать, последние известны на начальном этапе планирования проекта.

Как выявлять?

Анализ рисков проекта начинается с выявления проблем, которые имеют большую вероятность возникновения. Используйте один из трех способов ниже либо их комбинацию.

Прежний опыт

Анализируйте проблемы, с которыми компания сталкивалась при реализации прошлых проектов. Если фирма постоянно срывает сроки из-за проблем с поставками по вине поставщика или с несвоевременной оплатой покупателей, есть значительная вероятность подобных рисков. Использовать данный способ можно, если существует большой накопленный опыт, база, от которой можно отталкиваться при анализе рисков проекта.

Обсуждение в команде

Команда – это люди, которые непосредственно связаны с реализацией проекта, его исполнители. Именно они знают и могут вынести на обсуждение основные проблемы, с которыми компания может столкнуться. Так, инженер-технолог сможет подсказать, какого качества сырье необходимо закупить для изготовления продукта с заданными параметрами и поможет выбрать нужного поставщика, исключив соответствующие категории риска. Данный способ применим, если команда проекта – сильный и сплоченный коллектив, обладающий необходимыми навыками и соответствующей квалификацией для оценки рисков.

Пригласить внешних экспертов

Эксперты – знатоки в определенных областях – помогут разработать и реализовать проект, если в команде проекта нет соответствующих специалистов. Например, иногда необходима консультация юриста или аудитора, оценщика или финансового консультанта. Данный способ считается универсальным, он срабатывает даже тогда, когда у компании нет опыта в планировании и реализации проектов или же он негативный, а также если в команде проекта отсутствуют сотрудники нужной квалификации.

Другие способы

При выявлении рисков можно (и нужно) использовать и иные методы – например оценку специфики поставщика/потребительского рынка, учитывать случайный человеческий фактор, возникновение форс-мажорных ситуаций и особенности географического сегмента.

Анализ рисков проекта

Анализ рисков заключается в определении причин их возникновения. Главное, выявить первостепенную, главную проблему, понять, почему она появилась. Пример: компания закупила новое оборудование из Германии, возникли простои поскольку потребовалось значительное время для отладки оборудования и запуска в работу. Причины – никто не понял, как оно работает, потому что никто не прочитал инструкцию из-за незнания немецкого языка. А изначальная проблема – не было перевода инструкции по наладке оборудования, поскольку главный технолог не запросил ее при заключении договора на поставку, понадеявшись на схожие технологии и собственные силы.

Все риски подлежат документированию. Так, необходимо создать реестр для их сбора – со временем проект усложняется, увеличивается их длительность. Без постоянного и оперативного мониторинга есть опасность что-то упустить или забыть. Риски возможно группировать по этапам реализации проекта. Так в значительной мере будет легче использовать в дальнейшем накопленный опыт управления рисками проекта и систематизировать их.

Как работать с рисками?

Любой проект подразумевает наличие значительного количества пробоем, связанного с разными сферами деятельности. Все их отработать невозможно, однако следует сосредоточиться на наиболее важных из них. Для оценки рисков проекта необходимо:

• оценить вероятность их возникновения;
• определить степень влияния на проект.

Риски делятся на три группы:

1. Низкая вероятность возникновения и некритичное влияние на результат проекта.
2. Высокая вероятность возникновения и значительное влияние на проект и его результат определят группу рисков, которая будет привлекать внимание команды проекта и являться объектом управления.
3. Комбинации высокой вероятности и низкой степени влияния или же низкой вероятности возникновения в совокупности со существенным влияние на проект определяют среднюю группу.

Исходя из построенной таблицы, легко понять, каким рискам необходимо уделять особое внимание. С ними необходимо работать в первую очередь, именно эта группа представляет особую опасность для реализации проекта. Даже если все они имеют незначительный характер, необходимо выявить приоритетные. Важно мониторить их состояние.

Таблицу рисков необходимо пересматривать. Как часто? Необходимо смотреть по значимости. Со временем, какие-то могут исчезнуть, на их место встать те, которые ранее были признаны незначительными.

Важно! Оценка рисков – субъективна и зависит от целей и специфики проекта. Одни и те же опасности в разных проектах могут иметь разную вероятность возникновения и степень влияния на результат.

Методы управления

После анализа и оценки рисков необходимо разработать план по управлению ими. Для этого

• разработайте план с мерами, которые позволят избежать проблемы;
• приготовьте план действий, на случай, если избежать сложностей не удалось.

Стратегии управления рисками

Выделяют четыре стратегии (метода) управления.

Принятие

Риск-менеджер заведомо определяет вероятность возникновения риска, как 100-процентную, и планирует меры по его устранению. Эта стратегия актуальна, когда вероятность негативных последствий минимальна или последствия незначительны.

Уклонение

Менеджер проекта старается избежать рисков и предпринимает действия, направленные на ограничение влияния внешних и внутренних факторов на результат проекта. Стратегию можно использовать, когда есть возможность с достаточной точностью предсказать возникновение риска и ее можно ликвидировать. Например, ставить четкие сроки поставок, жесткие договорные условия с поставщиками, четкие перечень работ и требования к качеству продукта.

Снижение негативного влияния

Менеджер проекта старается минимизировать негативное влияние рисков, которых не представляется возможным избежать. Эта стратегия применяется в значительной мере для рисков с высокой вероятностью возникновения и значительной степенью влияния на результат проекта.

Передача рисков

Суть стратегии заключается в передачи рисков другим исполнителям (заказчику, покупателю). Эта стратегия необходима, если компания не обладает необходимыми ресурсами для решения проблемы. Например, в команде нет экспертов по IT-технологиям или специалиста по юридическим вопросам.

Алгоритм управления рисками

Процесс управления рисками состоит из нескольких последовательных этапов:

1. Выявляем риски.
2. Проводим оценку (вероятность возникновения и степень влияния на результат проекта).
3. Разрабатываем мероприятия (плана) по управлению.
4. Мониторинг.
5. Анализ результатов управления (контроль).

Предотвратить риски проще, чем исправлять ошибки

Меры предотвращения рисков являются своего рода профилактикой риск-менеджмента. Для этого требуется скорректировать обычную работу команды проекта, добавив несколько особых действий:

1. Понимание целей проекта, постановка четких задач заказчиком. В начале проекта необходимо спрогнозировать с максимальной точностью конечный его результат. Это позволит определить с наибольшей достоверностью все риски, которым будет подвержен проект.
2. Составление плана и документирование рейтинга рисков, соблюдение договорных обязательств и их фиксирование.
3. Правильная оценка задач, необходимость предусмотреть возникновение случайных, форс-мажорных обстоятельств, которые также имею степень влияния на конечный результат проекта.
4. Распределение ответственности и делегирование полномочий в команде проекта.
5. Работа с частью рисков, которые признаны наиболее опасными для проекта. Не забывайте мониторить изменение остальных групп рисков.
6. Максимальная проработка плана мероприятий по минимизации негативных последствий или повышения позитивного влияния.

Нивелируем опасность: зачем нужно управление рисками в проектах

Чтобы спокойнее относиться к форс-мажорам в бизнесе, можно провести работу над рисками еще на стадии запуска проекта. В статье расскажем, как это сделать.

• Что называют рисками в проекте и зачем ими управлять
• Пять причин контролировать риски
• С какими рисками чаще всего сталкивается бизнес
• Алгоритм управления рисками
• Как выявить и оценить риски проекта
  • Методы анализа

  Как КПД не может составлять 100%, так и проекты не могут проходить идеально и без всяких случайностей.

  Компания сорвала поставку, бухгалтер неверно рассчитал смету, исполнители затянули работу, заказчики не торопятся с согласованием или готовый проект пришлось переделывать — знакомо?

  В любом деле случаются непредвиденные ситуации, и это нормально.

  Что называют рисками в проекте и зачем ими управлять

  Риски в проекте — это незапланированные события, которые могут произойти, а могут и нет. Причем они не всегда окрашены негативно и влияют на проект как отрицательно, так и положительно.

  Стартап «Илон-М» пообещал инвестору закончить разработку бота для подключения VPN через один месяц. Но на третьей неделе оказалось, что разработчик затянул с другими проектами и не успевает сдать бота в срок.

  В результате инвестору пришлось вложиться в другой проект, а стартапу — искать нового спонсора.

  Фармацевтическая компания выпускает определенное количество таблеток за одну смену. Но благодаря оптимизации, которую по своей инициативе произвел один из инженеров, выход лекарственных препаратов увеличился на 15%, что положительно повлияло на прибыль.

  Не зря говорят, предупрежден — значит вооружен. К любым рискам лучше подготовиться заранее: если вы будете начеку, событие не успеет превратиться в проблему.

  Управление рисками в проекте или, другими словами, риск-менеджмент позволяет находить риски, оценивать их последствия и составлять запасные планы.

  Например, в случае с «Илон-М» ситуация может выглядеть так:

  • Негативное событие — сорвать сроки.
  • Проблема — потерять инвестора.
  • Решение — отслеживать промежуточный результат.

  Умное планирование: что такое SMART-цели

  Пять причин контролировать риски

  Перейдем от теории к практике — ведь внедрять нужно то, что дает ощутимый результат для бизнеса.

  Управление рисками позволит вам:

  Управление рисками подобно дару провидения — помогает ловко жонглировать задачами и рабочими силами, чтобы в итоге все получалось вовремя.

  Именно грамотный риск-менеджмент позволяет счастливчикам не гореть во время очередного дедлайна из-за чьих-то ошибок, ведь рабочее время специалистов верно распределили, а всевозможные слабые места учли заранее.

  Устранение ошибок влетает в копеечку. А в стрессовых ситуациях, когда счет идет на минуты и на кону стоят большие деньги, потерять средства еще проще. Продумывание запасных ходов заранее здорово сэкономит ваш бюджет.

  Если многое зависит от поставщика, а полной уверенности в нем нет, нелишним будет держать под рукой контакты других продавцов.

  Если все будет распланировано заранее, сотрудники смогут работать спокойнее.

  На заводах существуют специальные документы, в которых прописывают возможные риски на предприятии , допустим, поломку оборудования. Рядом указывают, что делать в такой ситуации. Получается такой мануал по возможным ЧП и способам их устранения. Когда решение ситуаций продумали за тебя — это удобно.

  Управление рисками позволяет быть на шаг впереди конкурентов. Пока они думают, как справиться с форс-мажором, вы можете действовать.

  В пандемию многим заведениям и магазинам неожиданно запретили работать в течение долгого времени. На плаву остались те компании, которые оперативно среагировали на все запреты и внедрили доставку: магазины продуктов, аптеки, кафе, химчистки и другие представители малого и среднего бизнеса.

  • Сохранять лояльность заказчиков

  Точность — вежливость королей и признак добросовестной компании. Согласитесь, приятнее работать с подрядчиками, которые не срывают дедлайны и не выходят за рамки установленного бюджета.

  Срыв договоренностей «Илон-М» подпортил репутацию стартапа. Проработка негативных событий помогла бы ребятам удержать инвестора и сохранить свое доброе имя.

  Отнюдь не всем компаниям нужно скрупулезно идентифицировать и прорабатывать риски. Если проект простой и быстрый, достаточно обговорить возможные события с командой. Но если он объемный и связан с привлечением большого количества людей, отнестись к управлению рисками нужно со всей серьезностью. Ведь в будущем это позволит сэкономить много времени, сил, финансов и успешно завершить работу.

  С какими рисками чаще всего сталкивается бизнес

  Приведем примеры самых распространенных рисков в проектах:

  Если не уложиться в заданный бюджет, придется потратить больше или сэкономить на качестве.

  Сорванные сроки оборачиваются переработками, потерей средств, конфликтами с заказчиками и сдвигом всех планов.

  • Увеличенный объем работ

  Долгие согласования, новые требования и подзадачи в итоге влияют на весь рабочий процесс. Все снова упирается во время и деньги.

  К ним относятся обстоятельства, которые не зависят от вас. Пандемия, закрытые границы, новые законы и так далее.

  • Нарушения в зависимостях

  Это взаимосвязь этапов работы.

  Например, пока сырье не подготовят, не начнут формировать таблетки. Пока таблетки не сделают, лаборанты не приступят к анализу. Пока анализ не будет готов, не перейдут к фасовке по блистерам. А если сырье подготовят неправильно, весь технологический процесс застрянет на этом этапе.

  Зависимость может возникать как внутри проекта — допустим, сотрудники неправильно замешивают сырье, так и снаружи — если для подготовки сырья не привезли одного компонента.

  Событие, которое способно разом остановить работу всего проекта. Это может быть отключение электричества на производстве, запрет на работу из-за коронавируса или атака на сайт.

  Если форс-мажор все же случился и вашему бизнесу нужны дополнительные вложения, рассмотрите выгодные кредиты от Совкомбанка.

  Если ваш бизнес нуждается в дополнительном финансировании, возьмите кредит. Совкомбанк предлагает «Легкий кредит», «Программы с господдержкой», «Банковские гарантии», «Кредитная линия» и «Овердрафт». Выберите удобный вариант и оставьте заявку на сайте.

  Алгоритм управления рисками

  Всю систему управления рисками можно разделить на шесть шагов:

  1. Выявить — подумать, какие незапланированные негативные и позитивные события могут произойти.
  2. Оценить — определить их влияние на работу.
  3. Составить план управления — прописать, какие ситуации возможны и что с ними делать в случае возникновения.
  4. Реагировать согласно плану — то есть использовать готовую методичку по возникновению внештатных ситуаций.
  5. Отслеживать новые события — мониторить, что еще происходит в процессе работы.
  6. Обновлять информацию — добавлять новые риски в план управления.

  Как выявить и оценить риски проекта

  Для обнаружения рисков можно воспользоваться различными способами. Идентифицировать и оценить их может как один человек, так и команда.

  • Узнайте, может, списки с рисками уже существуют. Тогда вам нужно будет изучить их и дополнить своими вариантами.
  • Опросите людей, который погружены в проект и влияют на него. Их опыт позволит вам обнаружить слабые места и придумать способы предотвратить их.
  • Устройте мозговой штурм вместе с участниками проекта. Это люди, которые погружены в работу, у них может быть свой взгляд на ситуацию и более глубокое понимание возможных рисков.

  Важно не просто перебирать все возможные события, но и проверять их на вероятность возникновения. Предположения из разряда нашествия инопланетян использовать не стоит.

  Для качественного анализа определите:

  • описание риска;
  • когда он может произойти;
  • вероятность его наступления;
  • к чему может привести;
  • влияние на проект.

  Для количественного анализа нужно определить, сколько времени и денег компания рискует потерять.

  В жизни тоже важно увеличивать хорошее и нивелировать плохое. Например, получать больше кешбэка и процентов на остаток и навсегда забыть про плату за обслуживание карты.

  Бывает ли шопинг выгодным? Да, если покупать с Халвой! До 10% кешбэка, пассивный доход в виде процента на остаток собственных средств до 15%. А самое главное — покупки в рассрочку до 24 месяцев и никаких процентов. Оформите Халву в пару кликов!

  Методы анализа

  Чтобы вам не приходилось выискивать риски из состояния полной неизвестности, при анализе можно опираться на следующие методики:

  Расшифровка метода в названии. Strengths , weaknesses , opportunities , threats переводится с английского как сильные стороны, слабые стороны, возможности и угрозы. Эти четыре фактора нужно учесть при анализе рисков бизнес-процессов.

  Допустим, контент-агентство решило запустить образовательный курс.

  1. Согласно SWOT-анализу получается, что сильная сторона — востребованный продукт.
  2. Слабая сторона — высокая стоимость, которая может оттолкнуть клиентов; сложности в работе с платформой, на которой будут размещены уроки.
  3. Возможности — получение дохода, подготовка новых кадров, повышение узнаваемости агентства.
  4. Угрозы — стереотипы о низкой эффективности онлайн-курсов.

  Зная слабые стороны и угрозы, можно проработать их заранее. Например, продумать систему скидок, если продаж будет недостаточно. Создать мануал по работе с платформой, подготовить ответы на вопросы. Использовать факты и донести информацию о том, насколько востребованы специалисты в данной сфере; доказать, что начать работу можно без опыта.

  Алгоритм работы с возражениями клиентов

  Это график, похожий на розу ветров. На нем можно увидеть, в какую сторону будет направлен флюгер опасности. Точнее, какие риски окажутся более вероятными и значимыми для проекта.

  Если в офисе IT-компании перестанет работать принтер, никто не пострадает. А если отключат интернет, работа остановится.

  Или «рыбьи кости». Метод, который позволяет выявить причины, ведущие к проблеме.

  Представьте рыбий скелет. Его головой станет риск, а костями — причины его возникновения. К ним можно добавлять мелкие косточки — менее очевидные причины.

  Например, событие звучит как «затянуть сроки». Причинами могут стать:

  • отсутствие отслеживания промежуточных результатов;
  • задержка сырья;
  • долгое согласование;
  • появление новых задач.

  Причинами второго порядка могут стать:

  • отсутствие менеджеров и системы контроля;
  • ненадежный поставщик и транспортная компания;
  • неверная трактовка исходного ТЗ;
  • нечеткая постановка ТЗ.

  В 16 веке в Венеции платили монетку-«газетту» за чтение публичного листка с информацией. Позже это название перешло к листку — так появилось слово «газета».

  Другой факт

  Как составить план по управлению рисками

  Идентифицированные риски нужно записать в отдельный реестр, который будет содержать информацию о том, как на них реагировать. А именно:

  • в чем заключается риск — допустим, сотрудники впервые сталкиваются с подобной задачей и выполняют ее слишком долго;
  • ответственное лицо — менеджер проекта;
  • как на него воздействовать — купить обучающий курс или попросить старших коллег поделиться опытом;
  • стоимость — стоимость курса и затраченного рабочего времени или размер премии для наставников.

  Оформить план можно в Google Doc, Excel или на онлайн-доске. Удобнее всего использовать документ, в который можно вносить изменения, а доступ к нему будет у всей команды. Дату последних изменений можно обозначить в шапке документа.

  Методы управления рисками проекта

  Управление негативными рисками можно свести к четырем стратегиям:

  Если риск несет серьезные последствия, его можно избежать. Например, заменить ненадежного поставщика.

  Везде соломку не подстелишь — если последствия не очень серьезные, допускается потренировать смирение.

  При этом можно принять риск и не делать ничего, а можно принять, но подстраховать себя.

  Чтобы событие повлияло на работу не так сильно, к его последствиям можно подготовиться, то есть произвести митигацию рисков. Например, заранее купить генератор на производство, если остановка оборудования недопустима.

  Если справиться самим не получается, можно передать работу с рисками специалистам.

  Положительными рисками тоже можно управлять. Например, использовать их как новые возможности для роста. Причем можно не только обращаться к уже возникшим проблемам, но и усиливать те стороны, которые находятся под угрозой.

  Риски окружают нас повсюду. Чтобы неожиданное событие не стало катастрофой, лучше потратить немного времени до начала проекта на составление плана по управлению рисками. Так рабочий процесс, деньги и репутация будут в безопасности.

  Похожие публикации:

  1. Как добавить paypal в apple pay
  2. Как открыть ооо в 2020
  3. Какой баннер будет после аяки 2022
  4. Сколько будет 85 евро в руб