Что такое эцп в налоговой

Восемь вопросов об электронной подписи налоговой: когда, кому и зачем получать

Пора ли мне менять электронную подпись? Этот вопрос сейчас волнует почти каждого предпринимателя — подписи начала выдавать ФНС, изменились правила их использования. В этой статье попробуем разобраться, стоит ли ИП уже сейчас обращаться в налоговую и что делать, если срок действия текущей подписи заканчивается в середине 2022 года.

В июле 2021 года сертификаты электронной подписи (далее — электронные подписи) начал выдавать удостоверяющий центр ФНС (УЦ ФНС). К 1 января 2022 года подпись ФНС нужно получить всем ИП и руководителям организаций, чтобы продолжить сдавать отчетность, работать с закупками и вести другой электронный документооборот. Этого требуют поправки в Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

В одной из статей мы рассказывали о том, как изменения отразятся на бизнес-процессах. Но по-прежнему у предпринимателей остаются вопросы об ЭП, которую будет выдавать налоговая, а также о том, где и к какому сроку ее нужно получать.

Эльба задала эти вопросы редактору Удостоверяющего центра Контура Ольге Кураевой и подготовила видеосюжет:

Ходят разговоры, что с 1 июля электронную подпись можно получить только в налоговой. Правда ли это?

Да, ЭП действительно можно получить в налоговой. Но не только в ней — об этом в вопросах ниже.

С 1 января 2022 года предприниматели и руководители организаций нужно при смене электронной подписи должны будут получать электронную подпись ФНС и использовать только её.

Она подойдет для работы на всех электронных площадках и в сервисах, чтобы сдавать отчетность, вести документооборот, предоставлять налоговые декларации (расчеты). ЭП налоговой — универсальный инструмент.

Получать её можно и после 1 января 2022 года, а до этого пользоваться текущей электронной подписью. Это относится только к тем, у кого есть электронная подпись аккредитованного по новым правилам УЦ (Контур относится к их числу).

Как к 1 января 2022 года все ИП и руководители организаций успеют получить электронную подпись в налоговой бесплатно?

Стоит отметить, что процесс получения подписи с 1 июля 2021 года заметно усложнился. При этом получить её можно будет не только в налоговой. ФНС возьмет себе помощников из числа УЦ, которые пройдут аккредитацию по новым правилам. Для помощников организован еще более жесткий дополнительный отбор. Те УЦ, которые его пройдут, станут доверенными лицами ФНС.

Чтобы получить ЭП налоговой, можно будет обратиться либо непосредственно в инспекцию, либо к доверенному лицу в офис. За первой подписью нужно будет прийти лично — к этой дате налоговая хочет каждого предпринимателя, руководителя организации увидеть в лицо и убедиться, что ЭП получает именно он.

Контур планирует стать доверенным лицом ФНС.

Допустим, ИП когда-то получил подпись, которая у него заканчивается в сентябре 2021 года. Сможет ли он спокойно продлить ее в Контуре?

А если срок действия ЭП заканчивается в 2022 году в марте?

Мы обновили ответ в этом вопросе, потому что в вышло разъяснение от Минцифры РФ.

Такая электронная подпись будет работать до марта 2022 года. Минцифры РФ разъяснило, что электронные подписи удостоверяющих центров с новой аккредитацией, например, Контура, действуют весь свой период.

Получается, если подпись действует до 1 марта 2022 года, она обнуляется 1 января 2022 года?

Ответ в этом вопросе мы также обновили согласно разъяснению Минцифры.

Нет, после 1 января 2022 года ИП и руководителям можно использовать либо подпись налоговой, либо уже имеющуюся у них подпись аккредитованного УЦ. А вот получить новую подпись они смогут только в налоговой.

Как получить электронную подпись

Можно ли получить эту ЭП заранее, обратившись в налоговую?

Да, можно уже сейчас обращаться в налоговую за получением такой подписи.

Правда ли, что ФНС выдает подпись бесплатно?

Да, в ФНС ЭП бесплатная. Точнее файлы ЭП выдают бесплатно. Но эти файлы нужно куда-то записать, поэтому в налоговую нужно будет прийти со специальной флешкой (токеном). Помимо этого перед визитом в налоговую нужно убедиться, что на компьютере есть программа криптозащиты КриптоПро. А если ее нет, то приобрести лицензию на неё у производителя или в коммерческом УЦ.

Если вы не хотите разбираться с программами, флешками и установками, обратитесь в Контур или к другому доверенному лицу ФНС. Они выдадут ЭП налоговой с флешкой, помогут установить её, устранят ошибки, если они возникнут.

Срок действия ЭП от Контура заканчивается в августе. Стоит ли ИП уже сейчас обращаться в налоговую за получением новой ЭП, или продлить контуровскую подпись и потом в конце года заменить ее в Контуре на новую? Какие варианты возможны?

Есть три варианта:

1. Если ИП хочет получить новую ЭП от налоговой прямо сейчас, то он может обратиться в налоговую инспекцию. Но для этого ему потребуется собрать комплект документов и инструментов:

• документ, удостоверяющий личность;
• СНИЛС;
• токен — для записи сертификата и ключа ЭП;
• документацию на токен — сертификат соответствия ФСТЭК или ФСБ, а в случае применения носителя со встроенным средством криптографической защиты информации (СКЗИ) – формуляр на СКЗИ и сертификат соответствия ФСБ. Достаточно будет скан-копии сертификатов соответствия с сайтов ФСТЭК или ФСБ или производителей носителей ключевой информации.

2. ИП может обратиться в Контур, где процесс получения ЭП налоговой будут проще. Мы поможем собрать документы, предоставим токен и лицензию КриптоПро, установим всё, что необходимо, и решим технические вопросы во время работы с подписью. Эту услугу мы пока разрабатываем.

ИП останется только прийти в инспекцию лично, чтобы она убедилась, что вы действительно существуете и подпись принадлежит именно вам.

3. ИП может продлить подпись в августе, как это он делал всегда в Контуре. У него будет контуровская ЭП, а не подпись налоговой. И она будет работать до августа 2022 года, если была выдана на 12 месяцев. А потом заменить свою ЭП на ЭП налоговой.

Контур поможет получить ЭП налоговой. Поскольку к тому времени компания планирует стать доверенным лицом ФНС, идти в налоговую не придется — только посетить один из наших офисов.

В любом из трех вариантов ИП станет обладателем ЭП налоговой.

Если хотите узнать больше о новшествах, о том, как с 2022 года работать сотрудникам и обслуживающим бухгалтериям, что такое электронная доверенность — читайте статью «Электронная подпись: что изменится с 1 июля 2021 года и позже» с подробным разбором изменений.

Бизнес, учет и отчетность для ИП на УСН или патенте без участия бухгалтера

Как получить сертификат ФНС с поддержкой Контура

Руководители коммерческих организаций и ИП получают электронную подпись ФНС с поддержкой Контура. Мы помогаем оформить, установить и использовать сертификат. Но вам нужно выбрать, куда приезжать с документами: в отделение налоговой или в офис Контура, где есть филиал доверенного лица УЦ ФНС.

В тексте есть термин «сертификат». Электронная подпись и сертификат — неотделимые сущности. Сертификат — получают, чтобы подписывать документы. Электронная подпись — результат подписания, «цифровой росчерк» на акте или договоре.

• Как устроено получение сертификата ФНС
• Особенности сертификата ФНС
• Что нужно приготовить перед получением
• 5 шагов для выпуска сертификата ФНС
• Как выбрать место получения
• Частые вопросы про сертификаты ФНС и Контур

Как устроено получение сертификата ФНС

Мы помогаем руководителям оформить сертификат электронной подписи ФНС: получить, установить и использовать его. Сами мы не выпускаем сертификат — это может делать только налоговая.

Получение сертификата ФНС происходит по двум схемам. Они отличаются одним ключевым моментом: куда приезжать, чтобы выпустить сертификат. Вы можете выбрать:

• офис Контура, где есть подразделение доверенного лица ФНС («Аналитический центр»),
• или налоговую инспекцию, если она по расположению подходит вам больше.

Заказать сертификат ФНС можно по тарифам «Навигатор». Или в рамках контуровского сервиса, например, Экстерна или Диадока.

Особенности сертификата ФНС

1. Нужен руководителю коммерческой компании или индивидуальному предпринимателю, указанному в ЕГРЮЛ / ЕГРИП. Сфера деятельности — коммерческая.

Откуда руководитель	Где получать ЭП
Государственный, муниципальный орган и подведомственное учреждение (не только руководитель, но и должн.лица)	Казначейство	инструкция
Банк, финансовая организация или ИП из финансового сектора	Центробанк	инструкция
Остальные юрлица и ИП, коммерческие организации и их управляющие компании, нотариусы.	ФНС и доверенные лица (в т.ч. партнер Контура)	инструкция
Сотрудники и внештатные работники получают сертификаты ЭП как прежде — в Контуре или других аккредитованных удостоверяющих центрах

2. Получить можно только лично, приехав в точку выдачи. Отправить вместо себя человека с доверенностью нельзя.

3. Сертификат выдают в единственном экземпляре. Нельзя его скопировать и отдать дубликат другим сотрудникам. При получении второго сертификата ФНС, первый сразу отзывают.

4. Срок действия сертификата — 15 месяцев. Если оформлять сертификат с поддержкой Контура, то весь этот период мы будем решать вопросы по использованию сертификата.

Что нужно приготовить перед получением

Паспорт, СНИЛС и ИНН. Данные вносятся в заявку на выпуск сертификата. Для получения сертификата нужен оригинал паспорта — по нему проверяют личность. Также иногда могут понадобиться оригиналы СНИЛС и свидетельства ИНН.

Токен — специальная usb-флешка. Без нее получить сертификат ФНС не получится, его просто некуда будет записать. Токен должен соответствовать требованиям ФНС: например, Рутокен ЭЦП 3.0 подойдет, а обычная флешка — нет.

Вы можете заказать токен в Контуре: получить его в офисе при получении сертификата или забрать у нашего курьера.

Лицензия КриптоПро CSP. Она нужна, чтобы электронная подпись работала на компьютере. Раньше ФНС выдавала лицензии бесплатно в рамках эксперимента, но сейчас эксперимент закончен, и лицензии не выдаются. Поэтому проще всего заказать лицензию КриптоПро в Контуре при оформлении сертификата ФНС.

5 шагов для выпуска сертификата ФНС

1. Оплатите один из тарифов «Навигатор» на сайте или оставьте заявку на звонок от менеджера. Либо выпустите сертификат внутри одного из сервисов Контура: Экстерна, Диадока, Бухгалтерии и др.

2. Заполните заявку на сертификат. Легче всего это сделать в электронном виде, через личный кабинет. Дождитесь, пока данные в заявке пройдут проверку — обычно это занимает 5-30 минут.

3. Выберите, куда приедете для выпуска сертификата:

в точку, где работает партнер Контура (доверенное лицо УЦ ФНС «Аналитический центр»).

4. На месте сотрудник доверенного лица или инспектор выпустят сертификат ФНС. Перед этим они подтвердят личность по паспорту. Обычно это занимает 15-30 минут.

5. Завершите установку сертификата. Для этого зайдите в личный кабинет УЦ с компьютера, на котором будете использовать сертификат ФНС. Наш сервис автоматически настроит компьютер и лицензию КриптоПро CSP, если вы приобретали ее в Контуре.

Весь срок действия сертификата вы сможете обращаться к нам за помощью. Например, не удается настроить сертификат, информационная система не видит его, при подписании документов возникают ошибки и тд. Мы решим проблему или подскажем, куда обратиться, для ее скорейшего устранения.

Как выбрать место получения

1. Оцените, куда вам удобнее приехать: где работает партнер Контура (доверенное лицо УЦ ФНС «Аналитический центр», список с адресами) или в инспекцию ФНС (страница с перечнем отделений). В некоторых точках есть запись и срок ожидания.

2. Если вам нужен токен, решите, как его получать. При визите к партнеру Контура всё просто — вы забираете токен на месте. При визите в налоговую, варианта два: самостоятельно заехать в любой офис Контура за токеном или заказать курьерскую доставку.

Частые вопросы про сертификаты ФНС и Контур

Сертификат ФНС, оформленный с поддержкой Контура, законный?

Да. Сертификат, который вы получите, будет выдан удостоверяющим центром ФНС России. Это будет указано в составе сертификата. И работать он будет так же, как и любой сертификат ФНС.

Почему Контур помогает с оформлением сертификатов ФНС?

Мы являемся партнерами доверенного лица ФНС «Аналитический центр». В некоторых наших офисах компания открыла свои подразделения, где удостоверяет личность руководителей и выпускает им сертификаты ФНС.

Кроме того, Контур является оператором ЭДО и, согласно Приказу ФНС, одна из наших функций — консультирование абонентов электронного документооборота. Поэтому мы помогаем с корректным заполнением заявки на выпуск сертификата, установкой сертификата и его дальнейшим сопровождением. Также мы опираемся на свой двадцатилетний опыт в выдаче сертификатов ЭП и помогаем бизнесу выстроить работу с сертификатами ФНС более комфортно.

Зачем мне Контур, если все равно нужно идти в ФНС?

За любым сертификатом ФНС нужно куда-то приехать лично: в налоговую или к доверенному лицу. Это требование установил УЦ ФНС, чтобы обезопасить сферу от мошенников, получивших чужие сертификаты.

Если во время оформления сертификата ФНС вам помогает Контур, то мы остаемся с вами на протяжении всего срока действия сертификата:

• Вы в одном месте получите все необходимые услуги: ответы на вопросы, сервисы для работы с электронной подписью, компоненты для сертификата. Среди последних — токен, лицензия КриптоПро CSP, доступы на платные площадки электронных торгов, например, Фабрикант, B2B-Center.
• У вас будет полная техподдержка сертификата. Не только вопросы получения, но и настройки, решения технических проблем, оформления сертификатов на сотрудников и оформления МЧД. Необходимая экспертиза и опыт у нас в этом есть.
• С большей вероятностью выпустите сертификат ФНС с первого раза. Мы проверяем корректность оформления заявки, опечатки в данных. Что уменьшает риск того, что заявку на сертификат отклонят.

Можно ли получить сертификат ФНС удаленно через Контур?

Нет, очный визит обязателен при получении первого сертификата ФНС. Директор должен посетить инспекцию или доверенное лицо УЦ ФНС, чтобы подтвердить личность. Это требование введено специально, чтобы убедиться в личности получателя и снизить возможность мошенничества с сертификатами юрлиц и ИП (п.25 Приказа ФНС).

Как получить электронную подпись физическому лицу для налоговой

С налоговой инспекцией можно взаимодействовать в электронном виде — это быстрее и проще, чем отправлять документы по почте или посещать налоговую лично. Для такого взаимодействия на официальном сайте ФНС создали сервис «Личный кабинет налогоплательщика для физического лица». В личном кабинете (ЛК) можно контролировать расчеты по имущественному и транспортному налогам, следить за ходом проверки поданных деклараций 3-НДФЛ, просматривать сведения о доходах. Для удобства в ЛК можно входить через мобильное приложение сайта Налоги ФЛ. Чтобы отправить электронные документы в ФНС через личный кабинет, нужна электронная подпись (ЭП). Для этого подойдут два вида ЭП: усиленная неквалифицированная (НЭП) от налоговой и усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП). Рассмотрим ниже, чем они отличаются.

Какая ЭП подойдет для налоговой: НЭП и КЭП

Оба вида ЭП придают документам юридическую силу и приравнивают их к документам с собственноручной подписью. Но есть и отличия, главное из которых в том, что НЭП от налоговой можно использовать только в личном кабинете налогоплательщика, а КЭП — и в налоговой, и в других системах, и для любого электронного документооборота.

Где и как можно использовать НЭП налоговой

НЭП можно бесплатно выпустить в ЛК, но подписывать неквалифицированной подписью заявления и документы в ФНС можно только через личный кабинет на сайте или в приложении налоговой. В других информационных системах и сервисах НЭП использовать нельзя.

Какие документы можно подписать НЭП

• заявления о возврате и зачете излишне уплаченного налога;
• заявления на получение льгот по налогу на землю, транспорт, имущество физлиц;
• уведомления об объектах налогообложения, по которым применяется льгота;
• сообщения о владении имуществом и транспортными средствами;
• налоговую декларацию по форме 3-НДФЛ и подтверждающих документов.

Чем КЭП отличается от НЭП для налоговой

Оба вида подписи можно применять на сайте ФНС в личном кабинете: подавать заявления, налоговые декларации, получать льготы. Но КЭП можно использовать в других государственных сервисах и коммерческих организациях, а не только при взаимодействии с налоговой

Например, с помощью КЭП можно:

• зарегистрировать юрлицо или ИП;
• заключить трудовой договор удаленно;
• подтвердить аккаунт на госуслугах, чтобы пользоваться всеми услугами, например, подать документы на поступление в вуз;
• получить патент;
• зарегистрировать или расторгнуть брак;
• подать иск в суд;
• оформить кредит и другое.

Как оформить электронную подпись через личный кабинет налогоплательщика

Чтобы получить НЭП, сначала нужно зарегистрироваться в личном кабинете налогоплательщика.

Как получить доступ в личный кабинет

Подключиться к ЛК можно несколькими способами:

• Лично посетить налоговую инспекцию, где вас идентифицируют и выдадут логин и пароль для входа. Первичный пароль, который вы получили в налоговой инспекции, нужно поменять в течение месяца после регистрации.
• Данные для входа в ЛК может получить представитель налогоплательщика. Для этого нужна нотариальная доверенность и паспорт представителя.
• С помощью подтвержденной учетной записи на портале госуслуг при условии, что пользователь получал код подтверждения для портала госуслуг при личном обращении — его личность была идентифицирована.
• С помощью КЭП, полученной в аккредитованном удостоверяющем центре (УЦ). Личность человека подтверждает специалист УЦ при выдаче сертификата.

Обратите внимание: личный кабинет станет доступен не сразу — в течение двух суток.

Как выпустить сертификат НЭП

Заявку на выпуск подписи оформляют в профиле личного кабинета в разделе «Получить ЭП». Чтобы перейти в профиль, кликните на свою фамилию в верхней части экрана. Сайт откроет страницу с разделами профиля, среди которых — раздел про электронную подпись.

Форма заявки предложит два варианта оформления:

1. Ключ ЭП хранится в защищенной системе ФНС. Можно подписывать и отправлять документы в налоговую с любого устройства. Нужно только авторизоваться в личном кабинете. ФНС рекомендует использовать этот вариант.
2. Ключ хранится на вашем компьютере или ноутбуке. После установки сертификата НЭП его можно перенести на другой компьютер. Такой сертификат не работает на мобильных устройствах, например, на телефоне или планшете. Для работы ЭП на компьютер нужно дополнительно установить средство криптографической защиты информации VipNET CSP.

Чтобы самостоятельно не заниматься установкой и загрузкой программ, можете выбрать более удобный вид подписи — КЭП. В Контуре ее помогут установить и настроить.

Форма автоматически заполнит ваши реквизиты: ФИО, адрес регистрации, ИНН, СНИЛС. Останется только придумать пароль и отправить заявку.

Примерно за полчаса система сгенерирует сертификат электронной подписи. Им можно пользоваться сразу или скачать его на компьютер — в зависимости от того, какой вариант хранения ключа вы указали в заявке.

Такая подпись действует один год. После окончания срока действия можно выпустить новую НЭП по такой же схеме.

Как физическому лицу получить электронную подпись для налоговой в УЦ Контура

Подписывать налоговые документы в личном кабинете можно не только НЭП, но и усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП). Такую подпись выдают аккредитованные УЦ.

Если вы еще не получили электронную подпись, оформите ЭП в удостоверяющем центре, который прошел аккредитацию. В УЦ Контура есть подписи для сотрудников, торгов, отчетности и личных дел.

Как получить КЭП в УЦ Контура

1. Оставьте заявку на сайте, по телефону 8 800 500-05-08 или в сервисном центре из перечня.
2. Оплатите счет после подтверждения заявки.
3. Соберите пакет документов. Принесите оригиналы в сервисный центр или отправьте сканы через личный кабинет.
4. Дождитесь ответа УЦ. В течение 1-2 дней данные в заявке проверят и сообщат вам о результате.
5. Получите КЭП в офисе лично или закажите выезд курьера. Это нужно, чтобы удостоверить личность владельца подписи.

Какие документы нужны для выпуска подписи

Чтобы выпустить сертификат КЭП физлицу нужно предоставить в УЦ документы:

• Паспорт будущего владельца сертификата — оригинал или заверенная копия.
• Заявление на выпуск КЭП с подписью будущего владельца. Заявление выдаст сотрудник сервисного центра после предоставления документов.
• Номера СНИЛС и ИНН.

КЭП для физлица выпускают на один год. Стоимость сертификата зависит от набора дополнительных услуг. Узнайте, сколько стоит сертификат КЭП, на нашем сайте.

Если вы еще не получили электронную подпись, оформите ЭП в удостоверяющем центре, который прошел аккредитацию. В УЦ Контура есть подписи для сотрудников, торгов, отчетности и личных дел.

В стоимость услуги включено:

• автоматическая установка сертификата на ваш компьютер;
• круглосуточная техподдержка;
• сервис для подписания документов Контур.Крипто.

Для работы электронной подписи нужна программа криптографической защиты информации, например, КриптоПро CSP и лицензия на нее. В УЦ Контура можно приобрести встроенную лицензию, чтобы использовать КриптоПро CSP на любом компьютере в течение срока действия сертификата.

Как управлять налогами физическому лицу через личный кабинет налогоплательщика

Чтобы управлять налогами в ЛК, подойдет любая подпись — и КЭП, и НЭП. Оба вида ЭП работают одинаково во всех разделах сервиса.

Из каких разделов состоит главная страница ЛК

Раздел хранит персональные данные пользователя, его контакты, историю действий на сайте. В профиле можно выпустить НЭП от налоговой, смотреть сведения о банковских счетах.

Здесь отражаются начисления и задолженности по налогам на землю, недвижимость и транспорт. Там же хранится история по оплаченным суммам.

Страница отображает сведения о расчетах по страховым взносам и справки о доходах по форме 2-НДФЛ, которые направил в ФНС работодатель или другой налоговый агент.

Здесь же можно подать заявление о дополнительном доходе, который не был учтен. Например, доход от сдачи жилья в аренду и продажи имущества.

Раздел показывает информацию о всех видах вашей собственности. В карточке каждого объекта можно посмотреть его характеристики и стоимость и выбрать объект как льготный.

5. Жизненные ситуации.

Раздел включает в себя все варианты взаимодействия с налоговыми органами. Например, здесь можно подать декларацию по форме 3-НДФЛ или заявление на льготу многодетной семье, по пенсии, инвалидности и другим причинам.

Здесь хранится электронная переписка с ФНС: заявления, сообщения пользователя и ответы и уведомления налогового органа.

Как заплатить налог

Неоплаченные начисления и задолженности отражаются в разделе «Налоги» или на главной странице ЛК.

Заплатить налоги через личный кабинет можно тремя способами:

• банковской картой с использованием интернет-сервиса банка, который заключил с ФНС соглашение;
• сформировать квитанцию и оплатить ее в любом банке;
• через сайт кредитной организации из предложенного списка.

Вы можете оплачивать каждый вид налога отдельной суммой после получения уведомления от ФНС. Или воспользоваться единым налоговым платежом физлица (ЕНП).

ЕНП — это виртуальный кошелек налогоплательщика. Когда пользователь ЛК пополняет его, деньги поступают на счет казначейства. Налоговая спишет деньги, когда наступит срок платежа, и сама распределит эту сумму по разным видам налога.
ФНС пришлет уведомление о сумме и времени оплаты налога. Сведения об оплате отразятся в личном кабинете.

Электронная подпись: как получить и где используется

Руководители компаний, ИП, сотрудники организаций и физлица могут подписывать документы электронно. Разобрались, какие разновидности электронных подписей существуют, как и где их оформить, как с ними работать.

Что такое электронная подпись — ЭЦП

Электронная цифровая подпись — ЭЦП — это аналог собственноручной подписи на бумаге. По закону № 63-ФЗ «Об электронной подписи» это информация в электронно-цифровой форме, с помощью которой можно определить, кто подписал документ.

Компаниям нужна электронная подпись, чтобы обмениваться документами с партнерами, сдавать отчетность через интернет, участвовать в электронных тендерах, подавать иски в суд.

Обычные люди пользуются подписью, чтобы подать электронный иск в суд или обмениваться документами с удаленным работодателем.

Виды электронных подписей и их различия

В законе описаны два вида подписей: простая и усиленная — неквалифицированная и квалифицированная.

Простая электронная подпись используется, чтобы авторизоваться на сайте, отправить заявку на услугу, провести банковскую операцию. Например, когда вы входите на сайт, используя логин и пароль, или подтверждаете платеж с помощью СМС-кода.

Простая ЭП — самая незащищенная, при подписании документов не используется шифрование информации. У нее появляется юридическая сила, только если участники электронного документооборота заключили об этом соглашение.

Соглашение об электронном документообороте — договор с условиями, на которых стороны будут обмениваться документами. Например, какие документы можно подписывать электронной подписью или как вносить в них изменения.

Простую подпись лучше не использовать при работе с имущественными и финансовыми документами. Она подтвердит, что документ подписали, но не гарантирует, что его не меняли и что его подписал нужный человек.

Неквалифицированная электронная подпись — НЭП — по сравнению с простой более защищенная, для ее создания используются средства шифрования. С ее помощью можно определить, кто подписал электронный документ и не менялся ли документ после подписания.

Чтобы признать неквалифицированную подпись равнозначной собственноручной подписи на бумаге, нужно заключить официальное соглашение с другими участниками документооборота, как для простой подписи.

Неквалифицированную подпись можно использовать, например, для обмена документами с контрагентами или внутри своей компании. Эту подпись не обязательно получать в удостоверяющем центре. Если умеете программировать, ее можно сгенерировать самостоятельно.

Квалифицированная электронная подпись — КЭП — самая надежная и защищенная. У нее такая же юридическая сила, как у собственноручной подписи, причем без дополнительных соглашений. КЭП позволяет определить владельца подписи и подтверждает, что никто не менял документ перед отправкой.

КЭП выдается только аккредитованными удостоверяющими центрами — УЦ, — которые прошли проверку в Минцифры, а программы для работы с КЭП должны быть сертифицированы ФСБ.

Государственные органы доверяют документам, которые подписаны КЭП. Поэтому такую подпись можно использовать для любых операций: участия в торгах, сдачи налоговой отчетности, обращения в суд. Если компания или ИП хочет обмениваться документами с госорганами дистанционно, им нужна именно квалифицированная электронная подпись.

Какую электронную подпись выбрать

Чтобы определиться, какая электронная подпись вам подойдет, нужно знать, где какую можно использовать.

Квалифицированная	Неквалифицированная	Простая
Для участия в госзакупках	Документооборот внутри компании	Для авторизации на сайтах
Сдача отчетности в ФНС и фонды	Обмен документами с партнерами	Для личного кабинета на портале госуслуг
Работа на портале госуслуг	Для личного кабинета налогоплательщика — физлица без статуса ИП	Для работы в личном кабинете банка
Для личного кабинета налогоплательщика — ИП или юрлица
Электронный документооборот
Обращения в суд

Чаще всего компаниям и ИП нужна квалифицированная электронная подпись, чтобы обмениваться документами с госорганами и участвовать в торгах. Поэтому дальше будем говорить о КЭП.

Как работает квалифицированная электронная подпись

Технически КЭП — сгенерированный файл с уникальной последовательностью цифр, который прикрепляется к документу.

Электронная подпись состоит из трех компонентов:

• закрытого ключа, который генерирует электронную подпись;
• открытого ключа для проверки подлинности подписи;
• сертификата ЭП с данными о владельце подписи и об удостоверяющем центре.

Закрытый ключ — набор символов, с помощью которого создается уникальная электронная подпись для документа. Закрытый ключ можно хранить на компьютере, диске, флешке, в облаке, но лучше всего использовать токен.

Токен — специальный USB-носитель для электронной подписи. Внешне он похож на обычную флешку. В токен встроена защищенная карта памяти, поэтому использовать его безопаснее: никто не сможет взломать или перехватить вашу подпись в интернете.

Открытый ключ содержит публичную информацию. По нему получатель документа может проверить подлинность подписи и целостность документа.

Для работы с подписью нужна специальная программа — СКЗИ, средство криптографической защиты информации. Она шифрует и дешифрует электронные документы. Есть разные СКЗИ: КриптоПро CSP, Signal-COM CSP, ЛИССИ-CSP, VipNet CSP. Когда пойдете получать подпись, в удостоверяющем центре расскажут, какую программу нужно будет использовать.

Подписание документа, по сути, процесс взаимодействия открытого и закрытого ключей. К примеру, вы хотите отправить договор партнеру через систему электронного документооборота — ЭДО. Упрощенно, процесс такой:

1. Вы подписываете документ в системе. С помощью СКЗИ для договора создается хэш-сумма — уникальная последовательность цифр, которая генерируется на основе содержания документа.
2. Хэш-сумма шифруется с помощью закрытого ключа. Это и есть уникальная подпись договора.
3. Вы отправляете зашифрованный документ партнеру через систему ЭДО. Этот документ передается вместе с подписью и данными сертификата, где указан открытый ключ.
4. Партнер получает документ. С помощью открытого ключа он расшифровывает документ. СКЗИ на стороне получателя тоже вычисляет хэш-сумму и сравнивает ее с той, которую вы зашифровали при подписании документа.

Если эти две последовательности чисел совпадают, подпись верна, договор подписан и имеет юридическую силу. Если не совпадают, значит, документ меняли после подписания: подпись признается недействительной, а договор не имеет юридической силы.

Кто и где может получить квалифицированную электронную подпись

Электронную подпись для ИП, руководителей и частных нотариусов выдает налоговая.

Также можно получить подпись у доверенных лиц ФНС. Всего их семь.

Есть исключения. Налоговая не выдает электронные подписи банкам, операторам платежных систем и некредитным организациям, таким как инвестиционные фонды и ломбарды. Они получают КЭП в удостоверяющем центре ЦБ РФ.

Сотрудники ИП и компаний также не могут получить КЭП в налоговой. Например, если бухгалтер подписывает документы компании или ИП, ему нужно обратиться за электронной подписью в коммерческий аккредитованный удостоверяющий центр.

Кто получает КЭП	Где получают КЭП
Руководители ООО, ИП, нотариусы	ФНС или доверенные лица ФНС
Кредитные организации, операторы платежных систем, некредитные финансовые организации	Удостоверяющий центр ЦБ РФ
Должностные лица государственных органов, органов местного самоуправления и их подведомственные	Удостоверяющий центр Федерального казначейства
Физические лица, а также лица, действующие от имени компании по доверенности	Коммерческие удостоверяющие центры

В отличие от аккредитованного удостоверяющего центра подпись в налоговой можно получить абсолютно бесплатно. Нужно лишь купить токен в удостоверяющем центре или магазине производителя — токен стоит от 1000 до 2000 ₽. Можно сэкономить и использовать носитель со старой подписью.

Еще квалифицированную ЭП можно бесплатно получить через мобильное приложение «Госключ». Для этого нужна подтвержденная учетная запись на Госуслугах, действующий загранпаспорт нового образца, который выдают на 10 лет, и смартфон с NFC-модулем. Такой подписью можно подписывать любые документы на Госуслугах и коммерческих площадках, которые интегрированы с «Госключом».

Как получить квалифицированную подпись в налоговой, во сколько она обойдется и как начать ей пользоваться, рассказали в отдельной статье.

Как получить электронную подпись сотруднику организации

Сотрудники ИП и компаний могут выпустить электронную подпись в аккредитованных удостоверяющих центрах.

Для оформления электронной подписи сотрудникам нужно записаться в УЦ и лично его посетить. С собой необходимо взять:

• паспорт;
• СНИЛС.

Токен и программное обеспечение выдадут на месте.

Что такое машиночитаемая доверенность и зачем она нужна

С 1 сентября 2023 года сотрудники ИП и компаний будут обязаны иметь машиночитаемую доверенность, чтобы подписывать документы от имени организации.

Машиночитаемая доверенность — МЧД — доверенность в электронном виде, подписанная руководителем с помощью КЭП. Эта доверенность дает сотруднику право выполнять действия от лица организации.

Рассмотрим принципы работы МЧД.

Подпись руководителя. Руководитель подписывает электронную доверенность на каждого сотрудника в ФНС квалифицированной электронной подписью.

Хранение в информационной системе — ИС. Подписанная машиночитаемая доверенность отправляется на хранение в информационную систему. ИС выбирают в зависимости от того, куда будут передавать МЧД. Подходят следующие информационные системы:

• операторов ЭДО;
• федеральных органов исполнительной власти — ФНС, СФР и других;
• аккредитованных удостоверяющих центров;
• УЦ ФНС, Казначейства или Центробанка;
• Головного удостоверяющего центра;
• система, в которой происходит подписание документов, например собственная ИС организации;
• системы аккредитованных доверенных третьих сторон.

Использование МЧД. Сотрудник может отправлять машиночитаемую доверенность двумя способами:

• прикрепить отдельным файлом к пакету подписанных с помощью ЭП документов;
• написать получателю документа номер МЧД, который хранится в сторонней системе — по номеру получатель может проверить данные: срок действия МЧД, полномочия сотрудника, электронную подпись директора.

Машиночитаемая доверенность может выглядеть по-разному, это зависит от информационной системы. Поэтому у сотрудника может быть несколько МЧД для разных задач: портала ФНС, отчетности, ЭДО и других систем.

Например, МЧД на сдачу налоговой отчетности формируется в ФНС в формате XML. Подобная доверенность имеет силу бумажной и не требует заверения нотариусом.

Как проверить подлинность подписи

Проверку подписи проводят, чтобы убедиться в юридической силе документа. Это нужно, если партнеры отправляют документы не через системы ЭДО. Например, заказчик принимает заявки от участников тендера не через торговую площадку, а обычной электронной почтой.

Проверить подлинность электронной подписи можно через специальные сервисы.

Можно ли передать подпись другому лицу

По закону владелец подписи должен обеспечить ее конфиденциальность. Это значит, что, передавая подпись кому-то другому, вы ее компрометируете. Если об этом узнает удостоверяющий центр, он должен отозвать сертификат, чтобы подпись перестала действовать.

Бывает, что руководитель поручает бухгалтеру подписывать отчетность и отдает ему свою подпись. Это рискованно: если кто-то отправляет договор или отчетность вместо руководителя, ответственность за подписанные документы будет нести владелец подписи. А для бухгалтера можно выпустить отдельную подпись.

Если потеряли подпись

Если вы потеряли ключ электронной подписи или его украли, как можно скорее обратитесь в МФЦ или удостоверяющий центр, который выдал подпись. Они отзовут сертификат, чтобы им никто не мог воспользоваться. Еще обязательно сообщите об утере или краже контрагентам, чтобы они знали, что вашей ЭП могут воспользоваться мошенники.

Восстановить сертификат нельзя, его придется выпускать заново.

Как перевыпустить электронную подпись

Сертификат электронной подписи выдают на 12 месяцев. Чтобы продлить сертификат, нужно заново подать заявление в МФЦ или удостоверяющий центр.

Если какие-то данные компании или ИП изменились, нужны будут оригиналы новых документов. Если данные прежние, обычно подпись выпускают на основе сохранившихся документов, повторно их нести не нужно. На всякий случай уточните в УЦ: некоторые центры заново просят весь пакет документов.

Если у вас остался токен, новый сертификат и ключ электронной подписи можно перезаписать на него же.

В отдельной статье подробно рассказали, как продлить подпись в налоговой, доверенном лице налоговой и в аккредитованном удостоверяющем центре.

Главное

1. Электронная подпись — аналог собственноручной подписи на бумаге. Это информация в электронно-цифровой форме, с помощью которой можно определить, кто подписал документ.
2. В законе указаны два вида подписей: простая и усиленная — неквалифицированная и квалифицированная.
3. Чаще всего компаниям и ИП нужна квалифицированная электронная подпись, чтобы обмениваться документами с госорганами и участвовать в торгах.
4. Электронную подпись для ИП, руководителей и частных нотариусов выдает налоговая и ее доверенные лица. Например, Тинькофф.
5. Сотрудникам компании или ИП нужно обратиться за электронной подписью в коммерческий аккредитованный удостоверяющий центр.
6. С 1 сентября 2023 года сотрудникам, которые подписывают документы от имени компании и ИП, нужно будет получить машиночитаемую доверенность.

Телеграм-канал: 59 558 читателей