Что такое штатная численность

Что такое штатная численность

В HR с 2011 года. Ex-HR team lead в EPAM. Работал руководителем группы по подбору и адаптации персонала в ООО «Брянская Мясная Компания» (агрохолдинг «Мираторг»).

Мир HR переживает цифровую трансформацию. Мы слышим слова agile, распределенные команды, вовлеченность, марчар и другие. Идти в ногу со временем очень здорово, я только за. Но есть базовые понятия и принципы, от которых никуда не деться. Одно из таких — штатная численность и структура штата организации.

Регистрируйтесь на БЕСПЛАТНЫЕ УРОКИ
topcareer, чтобы получить современные инструменты работы с персоналом

ВЫБРАТЬ УРОК

Цели и нормативы расчета

За свою карьеру я успел поработать и в крупных холдингах, и в малом бизнесе — на разных этапах развития. Бизнес постоянно меняется, возникают новые задачи и направления, или приходится делать то, что изначально не предусматривалось бизнес-планом.

В качестве примера можно посмотреть на развитие HR функции. Все традиционно начинается с кадрового делопроизводства, потом отделяется рекрутмент, затем обучение, а дальше могут появиться и event managers, и фасилитаторы, и специалисты по well being. Такие же примеры можно найти и digital сфере и IT.

Казалось бы, появляются люди, и что здесь такого? Внес новую строчку в штатное расписание и забудь. Но не все так просто.

Мы все действуем в рамках правового поля.

Чтобы избежать неприятных ответов в ГИТ, нам нужно выполнить ряд формальных требований в плане подготовки локальных нормативных актов до того, как мы примем человека на работу.

Но личный опыт показывает, что между желанием заказчиков вакансии должен состояться внутренний фильтр. Важно, чтобы было точное название новой должности, ее функционал, административное и функциональное подчинение. И не общими шаблонными фразами («решать цели и задачи в плане маркетинга в социальных сетях. »), а конкретными пунктами:

ведение корпоративного аккаунта в Инстаграме (4 поста в день),

Если в компании есть система грейдов, нужно понять, какой грейд присвоен новой должности и почему?

Если есть нормы по соотношению руководителей и линейного персонала, надо понять, насколько введение новой должности изменит пропорции.

На этих простых примерах мы видим, как изменение численности влияет на структуру штатного расписания, и какие затраты и риски мы берем на себя при изменении численности организации.

Регистрируйтесь на БЕСПЛАТНЫЕ УРОКИ
Научитесь планировать численность персонала под задачи компании

ВЫБРАТЬ УРОК

Методики расчета штатной численности

Про цели расчета численности мы поговорили выше. Понятно, что это необходимо. Следующий вопрос — как рассчитать штатную численность?

Здесь мы соприкасаемся с университетской дисциплиной «Экономика труда» и реальностью жизни. Советская и российская экономическая школа (Бухалков, М. И, Бычин, В.Б.Либерман) дают хорошо разработанный базис для нормирования производства, АПК, отчасти — инженерно-технических работников. Но, как показывает практика, к данным нормам надо подходить с осторожностью.

Например, в животноводстве количество рабочего персонала базируется на понятии условная голова. Теленок = 0,5 у. г, бык-производитель = 2 у.г., и количество людей рассчитывается, исходя из планируемой численности поголовья в условных головах. А количество техники, и соответственно механизаторов, — из обрабатываемой площади, количества операций, сроков выполнения сельхозработ.

Кто их рассчитывает?

Профильные специалисты на основе своего мнения. Заглянем в IT-индустрию. Принцип рынка прост, работает по схеме time and material, или по-русски — человекочасы. Из них складывается стоимость разработки. А как рассчитывают человекочасы? Их сообщают либо сами разработчики, либо СТО (технический директор).

Как мы видим, в основе всего лежит все тот же человеческий фактор. Лучшим решением для своей собственной нормы видится комплексный анализ с привлечением экспертов.

Что такое штатная численность работников и ее отличия от других видов

Среднесписочная численность работников — это показатель, рассчитываемый за определенный период. Его получают путем подсчета работников, для которых место работы является основным + работники с неполной занятостью.

Списочная численность работников предприятия — это почти все, кто на нем работает, кроме отдельных категорий.

Фактическая численность — те, кто действительно работают в организации.

Штатная численность — наиболее сложный для расчета показатель. В нем применяются знания из экономики труда. Мы рассчитываем планируемый объем работ и делим его на норму. Для полного понимания того, сколько нам потребуется персонала, мы должны учесть коэффициент невыполнения и коэффициент абсентеизма. Тогда мы получим то число работников, которое надо вносить в штатное расписание. Но стоит учесть и коэффициент текучести персонала, чтобы не сесть в лужу.

Меня посчитали! Что такое списочная численность

Где бы и сколько вы ни работали, вас учитывают в списочной численности работников. Звучит как скучный термин, в который не хочется вникать. Попробуем разобраться, что это.

• Что такое списочная численность работников
• Кто входит в списочную численность
• Что такое среднесписочная численность
• Какие еще численности бывают
• В каких документах отражена списочная численность

Что такое списочная численность работников

Любое предприятие, будь то завод, учебное заведение или банк, ведет учет сотрудников. Для этого используют разные показатели. Списочную численность на конкретную дату рассчитывает бухгалтер. Она показывает общее количество людей, работающих на предприятии хотя бы день.

Данные о количестве работников обязаны предоставлять все юридические лица, кроме очень небольших организаций, где трудится не более 15 человек. Порядок составления списочной численности описан в приказе Росстата № 832 24.11.2021 .

Кто входит в списочную численность

Этот показатель включает следующих сотрудников (на дату расчета):

• те, кто был на рабочем месте;
• работающие из дома;
• те, кто заболел;
• командированные, в том числе за границу;
• сотрудники, исполняющие общественные обязанности (участие в суде присяжных или избирательной комиссии);
• те, кто ушел в декретный отпуск или отпуск по уходу за ребенком;
• сотрудники, проходящие обучение или стажировку;
• работники, ушедшие в отпуск или взявшие отгул;
• прогульщики;
• сотрудники, находящиеся под следствием;
• учредители и акционеры, получающие зарплату в организации.

Для расчета списочной численности неважно, работаете вы на испытательном сроке, временно или сезонно, или вообще вышли на работу на пару дней и уволились.

Рубль-плата — самая тяжелая монета царской России и одна из самых редких. Она весила больше полутора килограммов и чеканилась из меди при Екатерине I.

Другой факт

Что такое среднесписочная численность

В экономических расчетах для удобства используют усредненные показатели, например среднесписочную численность. Это количество сотрудников на предприятии в определенный период.

Сведения обычно подают в ФНС один раз в год. Среднесписочная численность за месяц считается так: суммируется списочная численность за каждый календарный день, включая выходные и праздничные дни, и делится на количество дней месяца.

При расчете среднесписочной численности не учитываются те, кто работает по совместительству или находится в декретном отпуске.

Не хотите нанимать бухгалтера в штат, а сами не справляетесь с налоговой отчетностью? У клиентов Совкомбанка есть простой выход из такой ситуации — онлайн-отчетность в ФНС.

Пример расчета среднесписочной численности за ноябрь.

На 01.11.2023 в веганском ресторане «Кабачок» 20 работников. 15 октября администратор Катя ушла в декрет. Списочная численность работников на 1–15 октября 20 чел.; на 16 – 31 октября — 19 чел. Всего за октябрь — 19 чел. ((20 чел. x 15 дн. + 19 чел. x 16 дн.) / 31 дн.).

Оплачивают ли больничный самозанятым

Какие еще численности бывают

В зависимости от ситуации при расчете количества сотрудников применяют разные показатели.

• Нормативная численность – количество сотрудников, задействованных на предприятии, при идеальном раскладе.

Предприниматель Виктор решил открыть маленькую пекарню «Три булки». По нормативам ему достаточно семи человек: два пекаря, два помощника, три продавца.

• Плановая численность – нормативная численность, «спущенная с небес на землю», приведенная в соответствие с потребностями организации.

Спустя несколько месяцев работы Виктор понял, что нуждается в двух новых сотрудниках: администраторе и дизайнере. Он внес их в плановую численность.

• Штатная численность – сотрудники, которые есть в штатном расписании. Это те люди, которых достаточно для нормальной работы компании. В штатную численность не включают временных работников, тех, кто трудится по договору ГПХ и собственников предприятия.

Владелец пекарни Виктор и дизайнер Ольга, которую наняли по договору, не входят в штатную численность.

• Явочная численность – это число людей, находящихся в данный момент на рабочем месте.

Рассчитаем явочную численность в нашей пекарне на 12 декабря 2022 года. Зайдя в этот день в «Три булки», я увижу продавца Антона, пекаря Алину и помощника Егора. Явочная численность – три человека.

• Фактическая численность вычисляется на конкретный день. Чтобы определить ее, нужно подсчитать количество сотрудников, работающих в организации в данный момент.

Теперь посмотрим на фактическую численность персонала: у нас есть два пекаря, два помощника, три продавца, дизайнер и владелец «Трех булок». Администратор Женя уволилась два дня назад. Получается девять человек.

Хотите открыть свой бизнес, но пока не накопили достаточно? Возьмите кредит для стартового капитала. Совкомбанк поможет рассчитать ежемесячные платежи.

В каких документах отражена списочная численность

Форма 4 – ФСС подается в фонд социального страхования. Она нужна для расчета страховых взносов по профессиональным заболеваниям и производственным травмам. Форма N П-4 содержит только сведения о численности и заработной плате работников.

Как вести бухгалтерию ИП самостоятельно

Итак, теперь вы узнали немного больше о показателях, которые используют кадровые специалисты. А термины, которые раньше вгоняли вас в тоску, стали (надеюсь!) немного ближе.

Как рассчитать численность работников

Часто бизнесмены делают так: увеличились объемы работы — открыли пару вакансий, упали продажи — уволили плохого менеджера. В этом методе нет ничего зазорного, но он абсолютно не подходит, если перед вами стоит более сложная задача: открыть филиал, привлечь инвестиции или сократить расходы без потери качества услуг. В таких ситуациях к расчету численности персонала нужно подходить серьезнее. Как? Расскажем в статье.

Методики расчета численности персонала

Для подсчетов не обязательно обращаться к бухгалтеру или кадровику, все можно сделать самому. Для этого есть методики расчета численности персонала.

• Нормативная — считают по нормативам из Трудового кодекса РФ. Расчет нормы численности персонала показывает, сколько должно быть сотрудников в идеале, когда никто не уходит в отпуск, не болеет и не уезжает в командировку. Не учитывает особенности бизнеса и форс-мажоры.

Подойдет, если вы только планируете открывать бизнес и примерно прикидываете, сколько людей будет работать, сколько им платить и как лучше составить бюджет. Точных результатов вы не получите, но сможете сориентироваться на старте, когда на руках минимум конкретных цифр.

• Плановая — также считается по нормам ТК РФ, но уже учитывает особенности компании: что производит или продает, сколько часов в неделю работает каждый сотрудник и т. п. Результаты получаются более точными, чем при расчете по сухим нормам.

Подойдет, если у вас есть цель по выручке за год или сезон. Нужно рассчитать, какое количество сотрудников понадобится, чтобы воплотить этот план в реальность.

• Списочная (фактическая) — показывает, сколько всего сотрудников работает на предприятии по трудовому договору.

Понадобится, когда нужно будет оценить эффективность работы сотрудников, определить среднюю зарплату или рассчитать коэффициент текучести персонала — как часто увольняются люди. Эти сведения можно запросить у бухгалтера или в отделе кадров.

• Среднесписочная — показывает, сколько сотрудников работало в компании за месяц или год.

Бизнес уже запущен. Пора заполнять отчеты для налоговой. Для этого нужен расчет средней численности персонала на конкретный период времени. Он не учитывает тех, кто ушел в декрет, работает удаленно или по договору подряда.

• Явочная — учитывает только тех сотрудников, которые есть на рабочем месте.

Дает понимание, сколько людей должно выходить на работу ежедневно, чтобы рабочий процесс не прерывался и сервис не проседал

• Штатная — учитывает особенности бизнеса: выручку, количество рабочих часов, объемы работы на одного сотрудника. В расчет входят все работники плюс люди, которые нужны для подмены тех, кто ушел на больничный или в отпуск. Для этого к расчетам добавляется коэффициент невыхода на работу.

Вы составляете штатное расписание, которое не будет меняться в течение конкретного периода. В нем должно быть столько человек, чтобы выполнялся рабочий план, никто не был недогружен или перегружен и хватило бюджета на зарплату.

Каждый вид расчета численности служит для своих целей. Если вы хотите расширить или сократить штат, то вам стоит рассчитывать именно штатную численность. Как это сделать? Разберем в следующей главе.

Расчет штатной численности персонала

Штатная численность — количество людей, которое нужно для выполнения рабочего плана за конкретный период. Она учитывает, сколько в среднем продаж приходится на каждого сотрудника. Например, 10 путевок в Сочи за неделю, 5 квартирных сделок в месяц.

Дополнительно считается погрешность, или коэффициент выполнения нормы. Он показывает, насколько объемы работ в плане отличаются от того, что получилось на практике в прошлом году или месяце.

• V — планируемый объем работ, который нужно выполнить за конкретный период времени: месяц, год, квартал, смену. Например, заработать 1 млн рублей, пошить 20 свадебных платьев.
• ФРВ — сколько нужно времени, чтобы выполнить план. Например, 10 часов или 1 год, чтобы заработать 500 тыс. рублей.
• ВПЛ — сколько должен продать или произвести каждый сотрудник за время ФРВ. Здесь берем только отдел продаж и тех, кто производит товар или услугу, не учитываем уборщицу, офис-менеджера и т. д.
• КВН — коэффициент выполнения нормы. Он показывает погрешность между тем, сколько удалось заработать по факту за прошлый период, и тем, сколько планируется сейчас. Например, в марте сделали 10 тортов, в апреле планируем 15.

Расчет численности персонала на примере

В магазине работают 10 человек. Владелец решил сократить издержки и уменьшить количество персонала. Прежде чем это сделать, он посчитал по формуле, сколько людей должно быть в штате для оптимальной работы.

V — 1 180 000 рублей выручки за 12 месяцев;

ФРБ — 1 980 часов в год при 9-часовом рабочем дне с учетом праздников и форс-мажоров;

ВПЛ — 118 000 рублей выручки на одного человека в год и 60 рублей/час (118 000/1 980);

КВН — 1,18, он получился в результате расчета: 1,18 млн рублей разделили на 1 млн рублей выручки за прошлый год.

1 180 000/(1980 х 60 х 1,18) = 8 человек.

Это означает, что в штате небольшой избыток персонала: работают 10 человек, и можно уволить двух сотрудников.

Расчет по этому методу дает приблизительный результат: он не учитывает, что иногда сотрудники уходят в отпуск и декрет, болеют или увольняются. Чтобы результаты были более реальными, нужно посчитать коэффициент невыхода на работу и включить его в общую формулу. Он покажет, сколько нужно людей, чтобы процесс не останавливался, если кого-то не будет на работе.

Как рассчитать численность работников с учетом человеческого фактора

Формула расчета коэффициента невыхода на работу:

• КН — коэффициент невыхода на работу. Характеризует количество людей, которые не могут выйти на работу из-за болезни, берут отпуск или уходят в декрет.
• ДН — доля нерабочего времени в общем количестве времени. Это показатель ФРБ из предыдущей формулы (1 980 часов).

Пример расчета коэффициента невыходов на работу

После того, как владелец магазинов посчитал, что ему можно сократить штат продавцов на два человека, он решил уточнить результат, чтобы убедиться, что в случае увольнения не снизится качество сервиса. Для этого он рассчитал коэффициент невыхода сотрудников на работу в течение 12 месяцев.

Получилось, что каждый сотрудник за год идет в отпуск на 28 дней, или 252 часа.

ДН = 252 часа/1 980 часов (показатель ФРВ) = 0,13.

1 + 0,13 = 1,13 — коэффициент невыхода на работу.

Теперь сделаем расчет численности персонала предприятия вместе с коэффициентом невыхода на работу.

Формула штатной численности (ШЧ) с учетом коэффициента невыходов на работу (КН):

Дополним пример

В расчете получилось, что персонал с 10 человек можно сократить до 8. Теперь посчитаем численность вместе с коэффициентом невыходов на работу (1,13).

Это означает, что сотрудников в магазине должно быть не менее 9 человек. Поэтому уволить можно только кого-то одного

Что делать, если результаты вам не нравятся

Результаты расчетов могут отличаться от реальности. Например, вы расширяете бизнес, и, согласно цифрам, нужно нанять в штат еще 4 человек, а бюджета на их зарплату нет. Или наоборот: нужно оптимизировать зарплатный фонд, и цифры говорят, что можно уволить 2 человек, но на деле людей не хватает, все и так зашиваются. Что делать в таких случаях?

Для примера рассмотрим две ситуации.

Нанять больше людей, но нет денег

В этом случае можно оптимизировать рабочие процессы:

• Повысить квалификацию персонала — отправить на курсы или обучить смежной профессии. Перед этим нужно прикинуть, что будет дешевле: нанять нового сотрудника или оплатить обучение старому. Иногда не подходят сразу оба варианта.
• Отдать часть задач на аутсорс — подойдет, если подрядчик на аутсорсе обойдется дешевле, чем штатный сотрудник с белой зарплатой.
• Автоматизировать работу с помощью CRM-системы — она снимет часть рутинных задач с сотрудников. В итоге вырастет продуктивность персонала, нанимать еще людей не придется.
• Мотивировать — измерять продуктивность и поощрять за достижения. Например, давать премии, делать необычные подарки, предлагать обучение на курсах. Все это поднимает продуктивность, люди будут делать больше, чем раньше и, возможно, не придется никого нанимать.

Попробуйте с помощью этих методов увеличить продуктивность персонала и наблюдайте, что происходит. Если ни один из этих методов не помог, то у вас остается немного вариантов: взять человека хотя бы на неполный день либо обратиться за консультацией к бизнес-аналитику, чтобы он проанализировал ваши процессы и, возможно, выявил причину проблемы.

Сократить расходы, кого-то уволить, но персонала и так мало

Случился кризис, и резко упал спрос на продукцию. Самый простой способ как можно быстрее выровнять ситуацию и сократить издержки — уволить сотрудника. Выполняем расчет численности персонала организации и оказывается, что увольнять некого. Наоборот, желательно еще хотя бы одного человека нанять в команду.

Что можно сделать:

• Составить хронометраж — изучить производительность труда сотрудников в течение дня или недели. Насколько эффективно они работают, на что отвлекаются, возможно, кто-то ленится или сильно опаздывает. Бывает, что проблема именно в персонале, а не в большой нагрузке. Лентяев увольте, их задачи равномерно распределите между теми, кто не занят весь рабочий день.
• Провести переаттестацию — выясните, все ли хорошо знают свои обязанности или кто-то растерял навыки. Так вы отделите незаменимых сотрудников от тех, кто не справляется: их можно отправить на курсы повышения квалификации или уволить.
• Ввести систему штрафов и предупреждений, установить более строгие дедлайны. Эти меры приведут персонал в тонус, улучшат показатели эффективности работы. Те, кто не справляется, будут заслуженно получать меньшую зарплату.
• Оптимизировать процессы с помощью CRM-системы — она возьмет на себя часть операций. В результате объем работы сократится, и чтобы выполнять ее, вам потребуется меньше сотрудников, чем раньше, — а значит, кого-то можно будет уволить, не жертвуя качеством сервиса.

Если увольнять кого-то необходимо несмотря ни на какие меры, всегда есть возможность обойтись малой кровью. Например, если у вас есть вакансии в других отделах, можно попробовать переучить сотрудников, которых вы собрались увольнять, и перевести на другую должность.

Учитывайте, что при оптимизации штата легко потерять ценные кадры: уволить того, кто действительно хорошо делает свою работу, и оставить некомпетентного сотрудника. Чтобы такого не произошло, обязательно нужны переаттестация и хронометраж.

Обязательно подавайте сведения о численности персонала в налоговую

Работодатели больше не должны сдавать сведения о среднесписочной численности сотрудников в виде самостоятельного отчета. Об этом сказано в изменениях

Изменения вступили в силу с 1 января 2021 года. И если раньше каждый работодатель был обязан ежегодно сдавать такой отчет, то теперь данные о численности работающих сотрудников в организации нужно включать в расчет по страховым взносам (РСВ).

Сдавать сведения о среднесписочной численности сотрудников (ССЧ) необходимо всем организациям с наемными работниками. Исключение — ИП без сотрудников.

Скачать форму для заполнения РСВ на сайте Консультанта.

Рассчитать среднесписочную численность

Годовая ССЧ складывается из месячной. Чтобы посчитать месячную ССЧ нужно сложить численность работников за каждый день и поделить на количество дней в месяце.

В расчете учитываются:

1. сотрудники в отпуске;
2. сотрудники на больничном.

В расчете не учитываются:

1. женщины в декретном отпуске;
2. сотрудники по договорам ГПХ;
3. работники в неоплачиваемом учебном отпуске; 4 сотрудники в отпуске по уходу за ребенком.

Например, на 01.02.2021 в компании работает 50 человек. Одна сотрудница 16 февраля уходит в декретный отпуск, а другой сотрудник в этот же день — в отпуск по уходу за ребенком. Значит, с 16 числа они не будут учитываться в расчете. С 1 по 15 февраля (15 дней) — 50 человек. С 16 по 28 февраля (13 дней) — 48 человек.

Чтобы посчитать годовую СЧЧ, такой расчет нужно произвести по каждому месяцу. Затем сложить получившиеся цифры за каждый месяц и поделить на 12 — количество месяцев в году.

Шпаргалка расчета численности персонала

Чтобы не потеряться среди формул и цифр, соберем все в чек-лист:

1. Если нужно сбалансировать работу персонала компании, считайте штатную численность сотрудников.

2. Для расчета используйте формулу H = V / (ФРВ х ВПЛ х КВН).

3. Чтобы рассчитать численность с учетом тех, кто может заболеть или уйти в отпуск, посчитайте коэффициент невыходов на работу по формуле КН = 1 + ДН.

4. Дополните формулу расчета штатной численности коэффициентом невыходов. Формула имеет вид: ШЧ = H х КН.

5. Когда нужно подавать сведения в налоговую, считайте среднесписочную численность сотрудников.

6. Если цифры не вносят ясности и все равно нужно кого-то увольнять, или нет денег, чтобы нанимать новых сотрудников, — оптимизируйте рабочие процессы, выявите лентяев, ужесточите дедлайны, мотивируйте, подключите CRM.

Автор: Анна Наумкина, Дарья Милакова

Как рассчитать штатную численность персонала — формула и примеры

Кадровый состав компании меняется в зависимости от объемов работы, потребностей бизнеса и других факторов. Чтобы узнать число сотрудников для эффективного выполнения задач и проектов, необходимо рассчитать штатную численность. Объясняем, как и зачем ее определять — в статье простые формулы и примеры.

Что такое штатная численность и зачем ее устанавливать

Штатная численность — это количество кадров компании. В их числе и те, кто трудится неполный рабочий день. Каждый работник — одна штатная единица. Временные сотрудники, владельцы бизнеса и специалисты, которые работают по ГПХ, не учитываются.

https://unsplash.com/photos/dZxQn4VEv2M

• Чтобы избежать штрафов. Расписание сотрудников запрашивают трудовые и налоговые инспекторы. Еще его может запросить ПФР — например, чтобы сопоставить реальные зарплаты с теми, что указаны в документах. Если компания не подсчитывает штатную численность, то избежать ответственности в случае обнаружения нарушений не удастся.
• Не забывать об открытых вакансиях. В расписании всегда указывают вакантные должности — бизнесу важно стремится к тому, чтобы своевременно их закрывать. Иначе остальные кадры будут перерабатывать, а сверхурочная работа оплачивается в 1,5–2 раза больше. Сотрудники быстрее устают, их мотивация и лояльность к компании-работодателю падают.
• Анализировать эффективность бизнес-процессов. Это поможет следить за состоянием фонда заработной платы, реорганизовывать штатные структуры, оптимизировать работу персонала. Также эта мера позволит компании успешно защищать свои интересы в судебных делах, связанных с сокращением сотрудников.

Чтобы удостовериться, что расходы на рекламу себя окупают, подключите Сквозную аналитику Calltouch. Сервис собирает данные со всех площадок, каналов и CRM — и формирует единый отчет, в котором собраны нужные вам метрики. С его помощью вы сможете строить и анализировать воронку продаж, улучшать маркетинговую стратегию и сокращать расходы на продвижение.

Сквозная аналитика
Оценивайте эффективность всех рекламных кампаний в одном окне от клика до ROI
Вкладывайте в ту рекламу, которая приводит клиентов

Отличие от остальных видов численности работников

Чаще всего штатную численность путают с фактической. Но это разные термины: штатная численность определяется по документам, а фактическая — по реальной ситуации, то есть методом обычного подсчета работников.

Бывает, что штатная и фактическая численность не совпадают — это нормально. Такое часто происходит, если в компании есть вакантные позиции. Тогда штатная численность будет больше фактической — допустим, по документам должно быть 40 человек, но на самом деле работает только 35.

Другие виды численности работников в компании:

• Нормативная. Рассчитывается на основе норм труда и необходимых объемов производства, продаж. Когда говорят о нормативной численности штата, имеют в виду идеализированный показатель — тот, к которому организация стремится.

Пример: предприниматель Иван открывает маленькую кофейню. Он полагает, что ему достаточно четырех сотрудников: двух продавцов, бариста и пекаря — это нормативная численность.

• Плановая. Определяется с учетом видов и масштабов деятельности, наличия в компании вакантных позиций, других текущих факторов. Если нормативная численность штата — идеализированный показатель, то плановая — реалистичный.

Через месяц Иван понял, что четырех сотрудников не хватает — в кофейню нужны администратор и уборщик. Он внес их в более реалистичную штатную численность — плановую.

• Явочная. Бывает, что компаниям требуется определить количество сотрудников, которые находятся на предприятии в текущий момент — в конкретный день, смену. Такие подсчеты называют явочными. Их часто вычисляют, чтобы определить эффективность использования трудовых ресурсов.

1 марта 2023 года Иван решил узнать явочную численность сотрудников. Он зашел в кофейню и увидел, что в этот день там работает бариста, продавец и администратор. Явочная численность — три работника.

• Среднесписочная. Означает число кадров на предприятии за определенный период — например за месяц или полгода. Чтобы получить усредненный показатель, сначала составляют простую списочную численность за каждый день, а затем делят на количество дней в периоде.

В тот же день 1 марта 2023 владелец кофейни решил узнать среднесписочную численность сотрудников за месяц. Иван вспомнил, что в феврале нанял двух новых сотрудников, поэтому его расчеты выглядели так:

с 1 по 15 февраля — 4 человека;

с 16 по 28 февраля — 6 человек.

Посчитал по формуле:

(15 дней × 4 человек) + (15 дней × 6 человек) / 30 дней = 5 человек.

Итого среднесписочная численность кофейни — 5 человек.

Бизнес

Читайте также:

Принципы и методы управления персоналом в современной организации

Принципы и методы управления персоналом в современной организации

Методики расчета штатной численности

Для бюджетных организаций Росздравнадзор утвердил рекомендации по определению штатной численности сотрудников. Но ими могут пользоваться и частные предприятия. Вот формула, которую приводит служба:

ШЧ = (ВО / НВ) × КН

ВО — общее рабочее время за год;

НВ — норма рабочего времени для одного работника за год;

КН — коэффициент неявок (например, по больничному листку и отпуску).

Для частных компаний обычно используется методика, которая основана на сопоставлении двух показателей — выручки и рабочего времени. Вот формула:

ШЧ = ОР / (ФРВ × ПВ × КВ)

ОР — объем работ;

ФРВ — фонд рабочего времени;

ПВ — планируемая выработка на одного специалиста;

КВ — коэффициент выполнения.

Как рассчитать штатную численность: примеры

Рассчитаем численность кадров по формуле ШЧ = ОР / (ФРВ × ПВ × КВ).

Отдел бухгалтеров в компании состоит из 15 человек. Чтобы узнать, можно ли уменьшить количество специалистов, кадровик взял исходные данные:

• Запланированный ОР на первые шесть месяцев 2023 года — 58 000 000 рублей.

• ФРВ за этот же период — 1 047 часов.

• ПВ — 755 000 рублей / месяц.

• КВ — 1,17.

Чтобы рассчитать КВ, необходимо разделить плановую выработку на фактическую. Плановая выработка известна — 755 000 рублей/мес. В качестве фактической кадровик использовал показатель за предыдущие полгода — он составил 644 373 рублей / месяц. Расчеты выглядят так: КВ = 755 000 / 644 373. Итого — 1,17.

Теперь остается подставить все данные в формулу: 58 000 000 / (1 047 × 4 327 × 1,17) = 10,94. Округляем до 11 сотрудников. Выходит, что штатную численность можно сокращать с 15 до 11 работников.

Кадровый состав с учетом человеческого фактора

Важно понимать, что предыдущая формула дает только примерные показатели. Всегда нужно учитывать реальную нагрузку на предприятие и человеческий фактор.

Для этого используют метрику КН — коэффициент невыхода. Специалисты могут уйти в отпуск, взять декрет или больничный. Он определяется по формуле:

где ДНВ — доля нерабочего времени.

Если вернуться к предыдущему примеру с бухгалтерами, то выходит, что каждый из них берет отпуск 28 дней — это 252 часа.

ДНВ = 252 часа / 1 047 часов (показатель ФРВ) = 0,24.

КН = 1 + 0,13 = 1,13.

Теперь остается только рассчитать штатную численность с учетом КН по формуле:

Получается 11 × 1,13 = 12,43. Округляем до 13, чтобы избежать переработок.

Это означает, что в отделе бухгалтеров компании должно остаться не 11, а 13 сотрудников.

Привлекайте, конвертируйте
и анализируйте ваших клиентов
Платформа омниканального маркетинга

Коротко о главном

• Компаниям важно вести штатную численность, чтобы предоставлять данные государственным органам во время проверок, анализировать эффективность работы и следить за размером фонда оплаты труда.
• Помимо штатной, выделяют другие типы численности — например, фактическую, среднесписочную и явочную. Они позволяют контролировать количество сотрудников в разные периоды времени.
• Основная формула, которую используют предприниматели и компании: ШЧ = ОР / (ФРВ × ПВ × КВ). Но для достоверного расчета важно учитывать также особенности работы, сезонность, человеческий фактор.