Штатное расписание для фнс как предоставлять самозанятые

Работодатель и самозанятые: как избежать штрафов и допросов от ФНС

Предприниматели при заключении договоров ГПХ с самозанятыми, все чаще попадают в зону повышенного внимания со стороны ФНС: налоговики подозревают бизнесменов в подмене трудовых отношений и принудительном переводе сотрудников на НПД. Если правонарушение докажут, компании доначислят налоги, штрафы и пени. Расскажем, как избежать неприятного сценария.

Кто под подозрением у ФНС?

В недавнем письме налоговая рассказала об основных признаках незаконных схем с участием самозанятых. Теперь каждый налогоплательщик может оценить как свою деятельность, так и выбор контрагентов по предлагаемым критериям.

Под подозрение попадают следующие случаи:

• наличие статуса самозанятого — обязательное условие для заключения ГПД: если гражданин готов выполнить работу, будучи в другом статусе, заказчик отказывается заключать договор;
• заказчик в договоре определяет режим работы самозанятого: прописывает длительность рабочей смены, «назначает» выходные дни;
• заказчик выделил куратора, который должен контролировать и направлять деятельность самозанятого;
• самозанятый трудится в офисе или на объекте заказчика, при выполнении своей работы использует материалы, инструменты и оборудование заказчика;
• выплаты вознаграждения самозанятому совпадают с выплатами зарплаты на предприятии заказчика;
• суммы вознаграждений зафиксированы в договоре, равно как и даты выплат.

Количество самозанятых, работающих с компанией, не играет роли – ФНС может пригласить для дачи пояснений предпринимателя, у которого заключен договор с единственным самозанятым, так и другого бизнесмена, который привлекает к работе десятки плательщиков НПД. Жалобы на подобные действия поступали и в 2020 году, и в 2021.

Особое внимание уделяют самозанятым, которые сотрудничают только с одной компанией. Их стали активнее вызывать на допрос в налоговую. Инспекторов интересует:

• как самозанятый узнал о вакансии и компании, с которой сотрудничает;
• какие услуги и в каком объеме оказывает;
• кто контролирует качество работы;
• когда налогоплательщик получил статус самозанятого и когда подписал ГПД с данной организацией;
• содержание договора ГПХ: на какой срок заключен, какие обязанности, как осуществляется выплата вознаграждения;
• бывал ли самозанятый в офисе компании, пользовался ли предоставленными ими материалами, расходниками, инструментами, оборудованиями;
• кто оплачивает расходы на интернет, мобильную связь, электричество;
• с кем еще работает самозанятый, помимо данной компании;
• прописана ли в договоре ответственность за невыполнение работы, предусмотрены ли дисциплинарные взыскания.

Чек-лист для оценки рисков при работе с плательщиками НПД

Если вы уже сотрудничаете с самозанятыми или только планируете заключить ГПД с одним из них, проверьте возможные риски по предложенному чек-листу.

1. Действительно ли подрядчик является самозанятым? Статус можно проверить на сайте ФНС. Если исполнитель окажется физическим лицом без статуса самозанятого, заказчику придется заплатить за него зарплатные налоги, штрафы и пени.
2. Может ли самозанятый выполнять ту работу, которую ему планирует поручить заказчик в рамках договора? Перечень запрещенных видов деятельности на спецрежиме опубликован в ст. 4 Федерального закона № 422 от 27.11.2018 г.
3. Где работал подрядчик в течение последних 2 лет: если он состоял в трудовых отношениях с заказчиком, то вознаграждение по ГПД не попадает под НПД.
4. Куда устроился сотрудник после того, как отказался от статуса плательщика НПД: если он сначала выполнял работу для компании в качестве самозанятого, а затем устроился туда работать, то этот факт налоговые инспекторы могут рассматривать как испытательный срок, оформленный в виде работы по ГПД.
5. Есть ли в штатном расписании заказчика должность, предполагающая выполнение тех же обязанностей, что возложены на самозанятого? Если да, то у налоговой есть повод заподозрить предприятие в уходе от налогов и применении мошеннических схем.
6. Содержит ли ГПД положения, указывающие на наличие трудовых взаимоотношений: например, в документе указана должность или профессия самозанятого, прописан график работы и отдыха, не указан срок выполнения работ, назначен руководитель из числа должностных лиц предприятия. О различиях между трудовыми отношениями и услугами самозанятого вы можете узнать из памятки ФНС.
7. Кто обеспечивает самозанятого ресурсами и инструментами для выполнения работы по ГПД? Если это делает заказчик, то налоговая может заподозрить намеренную замену трудовых отношений договорами ГПХ.

Как правильно оформить договор с самозанятым

Для работы с самозанятым нужно оформить договор гражданско-правового характера: подряда, возмездного оказания услуг, перевозки или авторского заказа. Нанимать плательщика НПД как посредника или агента нельзя, равно как и заключать с ним договор комиссии или поручения.

В самом документе указывают:

• дату заключения договора и срок его действия;
• предмет договора;
• права и обязанности сторон;
• описание процедуры сдачи и приемки работы, правила подписания передаточного акта;
• последствия оказания услуг ненадлежащего качества;
• стоимость услуг и способ их оплаты;
• ответственность сторон;
• порядок изменения отдельных положений договора;
• порядок разрешения споров;
• реквизиты подрядчика и заказчика.

При желании в тексте можно уточнить, что исполнитель работает в статусе самозанятого, вследствие чего заказчик освобождается от обязательств по уплате налогов и взносов. Полезно будет указать, что в случае прекращения деятельности в качестве самозанятого, исполнитель обязан будет предупредить об этом заказчика заранее.

Если сумма сделки менее 10 тыс. руб., либо работа выполняется тут же, в момент заключения сделки, можно обойтись устной договоренностью. Яркий пример: вы пригласили сантехника для устранения протечки крана в офисном санузле.

Частые ошибки при работе с самозанятыми

Некоторые формулировки ГПД налоговая однозначно рассматривает как признак нечестных схем ухода от налогов. Рассмотрим их подробнее:

1. В договоре указывается, что работу исполнитель должен выполнить лично. Такая формулировка – признак трудового договора. На самом деле, самозанятый имеет право привлекать помощников по договору ГПХ. Если заказчика такой вариант не устраивает, можно добавить в соглашение пункт о том, что исполнителю на подобные действия нужно письменное согласие заказчика.
2. Не указан срок действия договора – а это одно из основных условий для договора подряда. Кстати, и перезаключение договора с одним и тем же исполнителем – это тоже большой риск. В качестве альтернативы можно предусмотреть автоматическую пролонгацию документа, если исполнитель не отправит соответствующее письмо заказчику за 2 недели до окончания срока действия договора.
3. Указана ежемесячная оплата в фиксированной сумме. В марте 2021 года ФНС заявила о запуске скоринговой системы, которая будет анализировать периодичность и источники выплат вознаграждений самозанятым. Любые регулярные выплаты – это автоматическое попадание в зону риска. Чтобы исключить подобный сценарий, в договоре нужно сделать акцент на процедуре сдачи готовой работы, после которой исполнитель может получить денежное вознаграждение.
4. В договоре прописаны признаки трудовых отношений. То есть, заказчик установил для самозанятого график или место работы, либо использовал формулировки, характерные для трудового договора.

Таким образом, чтобы избежать внимания со стороны ФНС и приглашения на «беседу», нужно перед заключением ГПД проверить статус самозанятого, а в тексте самого договора не использовать формулировки, указывающие на трудовые отношения. После оплаты не забудьте взять у самозанятого чек, но при этом сами не выписывайте ему каких-либо расчетных листков или иных документов, которые обычно выдаете штатным сотрудникам.

Документооборот при работе с самозанятым гражданином

Автор: Герасимова Н. В., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо» Организация планирует заключить договор об оказании транспортных услуг (доставка продуктов питания для кафе гостиницы) с самозанятым гражданином. Какие документы необходимо запросить для заключения данного договора? Как осуществлять документооборот с самозанятым гражданином, учитывая, что он не ведет бухгалтерию и не составляет акты?

Документы при заключении договора

При заключении договора об оказании транспортных услуг с самозанятым гражданином у него можно запросить справку о его постановке на учет в качестве плательщика налога на профессиональный доход (НПД). ФНС на своем официальном сайте ответила на вопрос, каким образом плательщик этого налога может получить справку о постановке на учет. Ответ таков:в мобильном приложении «Мой налог» и веб-кабинете, расположенном на сайте ФНС России https://npd.nalog.ru, «самозанятый» налогоплательщик может самостоятельно сформировать Справку о постановке на учет, в электронном виде, которая приравнивается к справке, выданной на бумажном носителе в налоговом органе. Кроме того, проверить статус физического лица (является ли он самозанятым гражданином) организация может на официальном сайте ФНС по ссылке https://npd.nalog.ru/check-status/.

Документооборот

Единственный и обязательный первичный документ, который оформляется в рамках взаимоотношений с самозанятым гражданином, – это чек, который сам гражданин обязан сформировать и передать покупателю (заказчику). Согласно ч. 8 ст. 15 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ организации – плательщики налога на прибыль при определении налоговой базы не учитывают расходы, связанные с приобретением товаров (работ, услуг, имущественных прав) у физических лиц, являющихся плательщиками НПД, при отсутствии чека, сформированного продавцом (исполнителем) в порядке, предусмотренном ст. 14 указанного закона. Таким образом, для организаций, заключивших договор об оказании услуг с самозанятым гражданином – плательщиком НПД, наличие чека, сформированного исполнителем (то есть самозанятым гражданином), обязательно для учета расходов при определении налоговой базы по налогу на прибыль. А вот составлять акты оказанных услуг в целях документального подтверждения расходов в виде стоимости оказанных услуг не требуется (Письмо Минфина РФ от 26.03.2020 № 03-11-11/24008). В то же время это не означает, что стороны не могут составить акт оказанных услуг. В частности, ФНС в Письме от 20.02.2019 № СД-4-3/2899@, отвечая на вопрос о возможности учета в составе расходов денежных средств, уплаченных плательщику НПД, на основании акта по итогам месяца, а не на основании чеков, указала следующее. Согласно положениям ч. 8 – 10 ст. 15 Федерального закона № 422-ФЗ для организаций и индивидуальных предпринимателей наличие чека, сформированного плательщиком НПД (продавцом, исполнителем), является обязательным для учета расходов при определении налоговой базы. Акт может выступать дополнительным документом, отражающим период или дату оказания услуги, для целей налогового учета расходов покупателя, например при наличии предоплаты.

Порядок формирования и передачи чека

• направления покупателю (заказчику) на абонентский номер или адрес электронной почты, предоставленные им;
• обеспечения покупателю (заказчику) возможности в момент формирования чека в месте продажи считать компьютерным устройством (мобильным телефоном, смартфоном или компьютером, включая планшетный компьютер) QR-код, содержащийся на чеке.

В связи с этим чек может храниться как в электронной форме, так и в распечатанном виде.

В чеке должны быть указаны:

1) наименование документа;

2) дата и время осуществления расчета;

3) Ф. И. О. (при наличии) налогоплательщика-продавца;

5) указание на применение специального налогового режима «Налог на профессиональный доход»;

6) наименования реализуемых товаров, выполненных работ, оказанных услуг;

7) сумма расчетов;

8) ИНН юридического лица или ИП – покупателя (заказчика) товаров (работ, услуг, имущественных прав) в случае осуществления реализации указанным лицам. Обязанность по сообщению идентификационного номера налогоплательщика возлагается на покупателя (заказчика);

9) QR-код, который позволяет покупателю (заказчику) товаров (работ, услуг, имущественных прав) осуществить его считывание и идентификацию записи о данном расчете в автоматизированной информационной системе ФНС;

10) ИНН уполномоченного оператора электронной площадки или уполномоченной кредитной организации (в случае их участия в формировании чека и (или) осуществлении расчета);

11) наименование уполномоченного оператора электронной площадки или уполномоченной кредитной организации (в случае их участия в формировании чека и (или) осуществлении расчета);

12) уникальный идентификационный номер чека – номер записи в автоматизированной информационной системе налоговых органов, который присваивается чеку в момент его формирования.

Обязанность передачи чека плательщиком НПД заказчику услуг установлена Федеральным законом № 422-ФЗ и корреспондирует его обязанности по отражению доходов от реализации таких услуг в налоговой базе. В случае нарушения соответствующих положений заказчик вправе сообщить об этом в ФНС, в том числе с использованием сервиса «Обратиться в ФНС России», размещенном на официальном сайте этой службы.

Из новости, размещенной на официальном сайте ФНС 29.10.2019:

Вопрос

Ответ

Каким образом юридическое лицо может оформить сделку с плательщиком налога на профессиональный доход?

При сотрудничестве юридических лиц с плательщиками НПД необходимо руководствоваться нормами гражданского законодательства, в соответствии с которыми сделки можно оформлять устно или письменно, обычным договором или с участием нотариуса.

Если сделка исполняется немедленно, то договор может быть заключен и в устной форме. В этом случае заключение договора будет подтверждаться уплатой заказчиком денег за оказанные услуги.

Оформление платежных документов при перечислении денег за товары, работы, услуги юридическими лицами происходит в общепринятом порядке.

Как происходит расчет между юридическим лицом и плательщиком налога на профессиональный доход?

При расчетах исполнитель – плательщик НПД обязан сформировать и передать компании-заказчику чек, сформированный в приложении «Мой налог». В нем содержатся такие сведения, как наименование товара, работ, услуг и ИНН юридического лица или индивидуального предпринимателя, который является заказчиком услуг. Этот документ и подтверждает расходы юридического лица.

Передача чека юридическому лицу происходит в момент расчета, если этот расчет произведен наличными денежными средствами или с использованием электронных средств платежа. При других формах расчета чек передается до 9-го числа месяца, следующего за тем месяцем, в котором была произведена оплата

При заключении договора об оказании транспортных услуг у самозанятого гражданина можно запросить справку о его постановке на учет в качестве плательщика НПД. Самозанятый граждан должен сформировать и передать заказчику чек при произведении расчетов за оказанные услуги.

ФНС прислала требование по работе с самозанятыми: как реагировать

ФНС все чаще стала вызывать компании и предпринимателей на допросы по поводу их сотрудничества с самозанятыми. Да и самих исполнителей налоговики тоже допрашивают. В принципе, ничего страшного в этом нет, если ваше сотрудничество открытое и правильно оформлено.

ФНС все чаще стала вызывать компании и предпринимателей на допросы по поводу их сотрудничества с самозанятыми. Да и самих исполнителей налоговики тоже допрашивают. В принципе, ничего страшного в этом нет, если ваше сотрудничество открытое и правильно оформлено.

Прийти на допрос надо обязательно. Иначе компанию заподозрят в сокрытии трудовых отношений, вы можете стать кандидатами на выездную проверку в том числе.

Когда налоговики присылают уведомление

В прошлом году многие бухгалтеры и руководители говорили, что им начали поступать от ФНС уведомления по поводу работы с самозанятыми. Вероятно, рано или поздно, каждая компания или ИП, работающие с плательщиками НПД, получат такие уведомления.

При работе с самозанятыми заказчики не уплачивают страховые взносы и НДФЛ. А сами плательщики НПД платят только 6% налога при работе с юрлицами, что меньше в два раза, чем ставка по НДФЛ. Поэтому работа с самозанятыми и вызывает повышенный интерес ФНС — это деятельность, связанная с возможным злоупотреблением и высоким риском незаконной налоговой оптимизации.

Как налоговики понимают, что нужно обратить внимание на конкретного налогоплательщика:

• По расчетному счету есть перечисления физлицам, которые не указаны в отчетности компании или ИП ( ФНС вправе запрашивать у банков данные по движениям средств по счетам предпринимателей и организаций ).
• Численность сотрудников мала, однако компания ведет деятельность, требующую наличия работников или наемных исполнителей . Например, торговлю в магазине, грузоперевозки, организацию промо-акции (раздача листовок, разноска рекламных буклетов и т. д.), курьерские услуги и прочее.
• ФНС получила сведения о том, что организация использует труд самозанятых из отчетности. Например, компания предоставила декларацию УСН, к ней налоговики запросили в рамках камеральной проверки КУДиР. а в ней, в качестве расходов, указаны услуги, оказанные самозанятыми .
• Налоговая проводила проверку в отношении физического лица или получила данные о работе самозанятого с заказчиком из данных «Моего налога» — приложения для самозанятых.

Частый случай: в налоговую вызывают компанию, у которой заключен договор с самозанятым при условии, что у исполнителя больше нет ни одного заказчика .

Допустим, вы получили требование предоставить документы. Как правило, самый важный — чек из приложения. Кроме того, вам нужно предоставить договоры, акты, накладные как основные документы, подтверждающие сделки. ФНС может затребовать и другие документы, например переписку, претензионные письма.

Если самозанятый просрочил выполнение задания, налоговая может поинтересоваться, предъявлялась ли ему претензия в соответствии с договором, требовал ли заказчик выплаты неустойки или это были лишь формальные условия.

При условии, что вы покупали у плательщика НПД товар (например, заказали эксклюзивную мебель для офиса или изготовление сувениров с символикой компании), то вам могут потребоваться документы о доставке, приемке к учету и списании этих вещей.

Но, самое главное, нужно внимательно просмотреть ваши договоры на предмет наличия в них условий, которые могут привести к переквалификации договора в трудовой . Это самый большой риск. Оспаривать решение налоговиков придется в суде и не факт, что арбитраж встанет на вашу сторону. Ведь судьи тоже будут рассматривать в первую очередь документы.

Как налоговики определяют подмену трудовых отношений

В сентябре прошлого года ФНС выпустила письмо № АБ-4-20/13183@ с критериями, по которым определяется незаконная оптимизация взносов и подмена трудовых отношений гражданско-правовым договором.

Налоговики в письме выделили три основных пункта:

1. Оплата по ГПД происходит два раза в месяц по датам, когда перечисляется зарплата.

2. Самозанятый работает на территории заказчика и использует технику и материалы заказчика в работе. То есть компания или ИП полностью обеспечивают оборудованием исполнителей.

3. Плательщик НПД полностью зависит от заказчика. В этом пункте налоговики выделил четыре подпункта:

• Заказчик заставляет оформлять самозанятость при заключении договора.
• Самозанятый работает не тогда, когда он хочет, а по определенному графику , утвержденному заказчиком.
• Маршруты или объекты, на которых работает самозанятый, постоянно меняются в зависимости от производственной необходимости заказчика.
• Плательщик НПД работает на территории заказчика под его полным наблюдением или с выделением постоянного руководителя.

Вот именно на эти пункты налоговики будут смотреть, когда анализируют отношения между заказчиком и самозанятым исполнителем.

В сервисе Мои самозанятые вы можете оформить договор, который будет включать в себя все необходимые условия для безопасной работы с самозанятыми. Документы подписываются электронными подписями и юридически значимы. Чек самозанятого будет сформирован и направлен вам также электронно. Все выплаты сервис зафиксирует, все заказы сохранит. Собрать пакет подтверждающих документов для ФНС на площадке — проще простого.

Как защититься от претензий

Убедитесь, что самозанятый не являлся вашим сотрудником последние два года. Это одна из серьезных ошибок и практически 100% гарантия переквалификации договора ГПХ в трудовой.

Проверьте все пункты договора с плательщиками НПД.

Посмотрите, что в договоре был пункт о том, что самозанятый обязан сообщить заказчику, если он «слетит» с НПД, например, из-за превышения годового дохода в 2,4 млн рублей.

Оплата услуг

Если в договоре указана оплата в зависимости от отработанного времени, а не выполненного объема работы (результата) — то этот пункт следует сразу изменить.

Не стоит указывать в договорах период оплаты — каждые две недели. Лучше указать оплату по мере выполнения заказа и из расчета за выполненный объем работы по истечению, например, месяца.

График работы

В договоре не должно быть указано:

• графика работы и отдыха;
• начала и окончания работы;
• продолжительности рабочего дня и т. п.

Единственное, что можно прописать — это сроки оказания услуг или выполнения работ, в том числе и промежуточные.

Если вам необходимо, чтобы самозанятый оставался на связи, например, чтобы вносить правки в создаваемый проект, не указывайте обязанность исполнителя постоянно отвечать на ваши запросы в рабочее время. Можно указать определенный промежуток времени, например, ответ на запрос должен быть дан в течение суток.

Материалы для оказания услуги

В договоре с плательщиком НПД надо прописать, что для оказания услуг используются материалы и техника исполнителя. Заказчик не должен предоставлять в работу или во временную аренду никакой техники.

Так как заказчик не обязан обеспечивать исполнителей никаким оборудованием. А вот работников — должен. Поэтому этот значимый критерий лучше всего прописать в условиях.

Переквалификация договора ГПХ в трудовой влечет доначисление НДФЛ и страховых взносов, начисление пени и штрафов. Вместо выгоды от работы с самозанятым вы получите лишние траты пристальное внимание проверяющих.

Дополнительные условия

Посмотрите, чтобы в договоре не было « опасных » дополнительных условий. Например:

• самозанятый должен подчиняться генеральному директору или другому руководителю;
• место оказания услуг или выполнения работ — офис заказчика;
• исполнителю положены премии, компенсации и похожие «привилегии» штатных сотрудников;
• выплата конкретных ежемесячных сумм авансов;
• исполнитель несет материальную ответственность (можно указать только ответственность за неисполнение условий по договору);
• в своих отношениях стороны руководствуются статьями ТК, а не Гражданского кодекса.

Что еще можно использовать в защите от претензий налоговиков

Договор — это не единственное, что можно использовать в качестве аргумента на допросе в налоговой.

Например, компания или ИП могут отметить, что услуга, которую оказывает самозанятый, разовая . Из-за нее принимать на работу штатного сотрудника нет смысла. Например, нужно сделать дизайн помещения для открытия нового магазина или создать логотип компании. Ранее такие договоры заключались с контрагентами-юрлицами.

Кроме этого, налоговикам можно предъявить дополнительные доказательства реальности сделки и свою добросовестность:

• компания проверяла статус самозанятого при подписании договора и при каждой выплате;
• штатное расписание , в котором нет должности с аналогичными трудовыми обязанностями;
• работа с платформами —заказчик не разместил объявление на сайте поиска работы, а зарегистрировался на онлайн-платформе и по необходимости выкладывает туда задания.

В сервисе Мои самозанятые можно найти исполнителей по любым договорам, подписать документы, получить акты и чеки от самозанятого. Документы можно распечатать, сделать скрины для того, чтобы предоставить их в налоговую инспекцию в ответ на требование.

Стоит обратить внимание и на чеки. В них должно быть название работ или услуг, которые выполнял для вас самозанятый.

Например, «Ремонт оборудования», «Раздача листовок», «Доставка заказа по адресу. ». Если по чеку невозможно точно определить услугу (допустим запись в чеке: «Услуги самозанятого» или «Работы»), то точно потребуется предоставить дополнительные документы, те же акты выполненных работ.

Если вам предстоит личный визит в инспекцию, возьмите с собой основные документы (оригиналы и копии), но показывайте их только по запросу инспектора . Попросите инспектора записать, какие копии документов вы предоставили, подписать опись. Ее возьмите как подтверждение. Эти данные могут быть отражены и в акте (протоколе), который инспектор составит по итогам встречи.

В идеале запрос на документы должен поступать более официально — по электронным каналам через оператора ЭДОили по почте. В суде, если придется оспаривать решение налоговиков, подтверждение того, что вы передавали ФНС документы обязательно пригодится.

Мои самозанятые

Платформа помогает компаниям автоматизировать работу с исполнителями. Есть API для интеграции с 1С

• #налоговое уведомление
• #переквалификация договоров
• #вызов в налоговую
• #самозанятые
• #бизнес и самозанятые
• #Мои самозанятые

ФНС прислала требование по работе с самозанятыми: как реагировать

Если налоговая служба (ФНС) пригласила вашу компанию на беседу для обсуждения вопросов, связанных с сотрудничеством с самозанятыми, нет необходимости паниковать. Особенно если ваше сотрудничество с самозанятыми осуществляется открыто и в соответствии с законодательством. Участие в такой беседе является обязательным и позволяет избежать возможных негативных последствий. В противном случае, ваша компания может стать объектом подозрений в сокрытии трудовых отношений, и вас могут выбрать для проведения выездной налоговой проверки.

В прошлом году многие бухгалтеры и руководители организаций сообщали, что начали получать уведомления от ФНС о работе с самозанятыми. Вероятно, в будущем такие уведомления могут коснуться каждой компании или индивидуального предпринимателя, которые взаимодействуют с плательщиками налога на профессиональный доход (НПД).

При работе с самозанятыми заказчики освобождаются от уплаты страховых взносов и подоходного налога. Самозанятые, в свою очередь, уплачивают всего 6% налога при взаимодействии с юридическими лицами, что в два раза ниже ставки подоходного налога на физических лиц. Именно по этой причине работа с самозанятыми вызывает повышенный интерес ФНС, так как существует риск незаконной налоговой оптимизации и возможных злоупотреблений.

Как налоговые органы могут выявить компании, требующие дополнительного внимания:

1. По данным расчетного счета, где имеются переводы физическим лицам, которые не учитываются в отчетности организации.
2. Если численность сотрудников компании незначительна, но деятельность предполагает наличие работников или наёмных исполнителей, то это может привлечь внимание налоговых органов. Например, это может касаться сферы торговли, грузоперевозок, организации промоакций и курьерских услуг.
3. ФНС также может узнать о работе самозанятого через данные «Моего налога», которые предоставляют информацию о взаимодействии самозанятых с заказчиками.

Что делать, если вас вызывают в ФНС

1. Предоставьте все необходимые документы, такие как чеки из приложений, договоры, акты, накладные и другие, подтверждающие сделки.
2. Проверьте ваши договоры на предмет наличия условий, которые могут привести к переквалификации договоров в трудовые. Это один из основных рисков, и поэтому важно удостовериться, что ваши документы не содержат подобных условий.

Основываясь на этой информации, вы можете более эффективно подготовиться к диалогу с налоговыми органами и предоставить необходимые доказательства законности вашей деятельности.

Налоговые органы определяют подмену трудовых отношений на основе определенных критериев, о которых говорится в письме ФНС № АБ-4-20/13183@. Налоговики анализируют при оценке отношений между заказчиком и самозанятым исполнителем следующие пункты, указывающие на подмену трудовых отношений:

1. Оплата по Гражданско-правовому договору (ГПД) производится дважды в месяц, в те же дни, когда выплачивается зарплата. Это свидетельствует о том, что оплата выполняется систематически и регулярно, что может указывать на факт скрытого трудового отношения.
2. Самозанятый исполнитель работает на территории заказчика и использует технику и материалы заказчика в работе. Это означает, что компания или индивидуальный предприниматель предоставляют все необходимое оборудование для выполнения работы.
3. Плательщик НПД полностью зависит от заказчика. Этот пункт дополняется четырьмя подпунктами:
   • Заказчик принуждает оформлять статус самозанятого при заключении договора.
   • Самозанятый исполнитель работает по графику, который определен заказчиком, а не по своему усмотрению.
   • Места работы самозанятого или объекты, на которых он выполняет задания, постоянно меняются в зависимости от потребностей заказчика.
   • Плательщик НПД работает на территории заказчика под его прямым наблюдением или с назначенным постоянным руководителем.

В сервисе «Мои самозанятые» можно оформить договор, который удовлетворяет всем необходимым условиям для безопасной работы с самозанятыми исполнителями. Документы подписываются с использованием электронных подписей и имеют юридическую силу. Сервис также помогает сформировать чеки самозанятых и сохраняет записи о всех выплатах и заказах, что может быть важным при взаимодействии с налоговыми органами.

Как защититься от претензий

Чтобы защитить себя от возможных претензий и переквалификации договоров с самозанятыми в трудовые, важно следовать определенным рекомендациям и правилам. Вот некоторые действия, которые помогут вам минимизировать риски:

1. Убедитесь в статусе самозанятого: А также, что самозанятый исполнитель фактически не работал как ваш сотрудник в течение последних двух лет. Это один из ключевых показателей для налоговых органов. Если имеются доказательства независимости и самостоятельности самозанятого, это может помочь в случае аудита.
2. Проверьте условия договора: Пересмотрите все пункты договоров с плательщиками НПД и убедитесь, что они не содержат «опасных» условий, которые могут восприниматься как признаки трудовых отношений. Проверьте, что договоры четко определяют отношения как гражданско-правовые, а не трудовые.
3. Укажите обязанность самозанятого об уведомлении о смене статуса: Включите в договор условие, согласно которому самозанятый обязан немедленно уведомить заказчика о любых изменениях в своем статусе (например, о лишении статуса из-за превышении годового дохода в 2,4 млн рублей). Это поможет соблюсти требования законодательства и избежать возможных доначислений от ФНС.
4. Измените условия оплаты: Если договор предусматривает оплату по времени, измените его, указав оплату за выполненный объем работы по истечении определенного срока. Это поможет снизить сходство с трудовыми отношениями, где обычно применяется оплата за отработанное время.
5. Не указывайте детали рабочего графика: Избегайте включения в договор точных сведений о графике работы, начале и окончании рабочего дня, продолжительности рабочего времени и подобных деталей. Укажите лишь сроки выполнения работ или оказания услуг.
6. Соблюдайте независимость в использовании материалов и техники: Укажите в договоре, что самозанятый исполнитель обеспечивает необходимое оборудование и материалы для выполнения работ. Заказчик не должен предоставлять в аренду технику или материалы исполнителю, так как это может указывать на подчиненность.
7. Избегайте «опасных» дополнительных условий: Убедитесь, что в договорах отсутствуют условия, которые могли бы свидетельствовать о подчиненности самозанятого заказчику. Это включает в себя положения о подчинении генеральному директору, месте оказания услуг, премиях и компенсациях, выплате авансов и других «привилегиях» штатных сотрудников.
8. Явственно разграничьте условия отношений: Уточните, что стороны договора руководствуются Гражданским кодексом Российской Федерации, а не Трудовым кодексом. Это поможет явно разграничить характер отношений.

Поддерживание четких гражданско-правовых отношений и устранение «опасных» элементов в договорах с самозанятыми поможет уменьшить риски переквалификации и минимизировать возможные финансовые обязательства перед налоговыми органами.

Какие аргументы можно использовать дополнительно

Дополнительно к договорам и условиям, о которых упоминалось ранее, есть несколько дополнительных факторов и документов, которые можно использовать в качестве аргументов и защиты от претензий налоговиков:

1. Разовая услуга: Если услуга, предоставляемая самозанятым исполнителем, является разовой и непостоянной, вы можете указать это в качестве аргумента. Это может оправдать отсутствие необходимости в штатном сотруднике и подчеркнуть, что услуги самозанятого были временно необходимы для конкретного проекта.
2. Проверка статуса самозанятого: Укажите, что компания проверяла статус самозанятого при заключении договора и при каждой выплате. Это свидетельствует о вашей добросовестности и соблюдении требований закона.
3. Отсутствие соответствующей должности в штатном расписании: Если у вас есть штатное расписание, убедитесь, что в нем нет должности, аналогичной обязанностям самозанятого исполнителя. Это поможет показать, что такой сотрудник не требовался в компании на постоянной основе.
4. Работа через платформы: Если работа с самозанятыми осуществляется через онлайн-платформы, укажите, что заказчик не размещал объявления на сайтах поиска работы, а регистрировался на платформе для оказания услуг по мере необходимости. Это может подтвердить характер временной и адаптивной природы отношений.
5. Документы и чеки: Используйте документы, подписанные с самозанятыми, для подтверждения факта выполнения работ или оказания услуг. В сервисе «Мои самозанятые» вы можете найти исполнителей, подписать документы, получить акты и чеки. Важно, чтобы чеки содержали четкие названия оказанных услуг или работ, чтобы было легко определить их характер.
6. Защита документов и опись при визите: Если вам приходится предоставлять документы налоговым органам, защищайте себя, сохраняя оригиналы и делая копии. Попросите инспектора составить опись предоставленных документов, чтобы иметь подтверждение предоставления.
7. Получение запроса на документы: В случае получения запроса на документы, поступающего более официально через электронные каналы или почту, сохраняйте все коммуникации и документы, связанные с запросом.

Поддержание документации, обосновывающей независимость и гражданско-правовую природу отношений с самозанятыми, может значительно облегчить защиту от претензий налоговых органов и предоставить аргументы при необходимости оспаривать решения в суде.

Автоматизируйте подписание договоров и выплаты исполнителям

Получите 3 месяца бесплатного
доступа к сервису

Подключиться по акции

Ума Аюбова
Эксперт по оптимизации работы
с временным персоналом

Как в 3 раза ускорить документооборот
и массовые выплаты?

Подготовила для вас бесплатную инструкцию и шаблоны для автоматизации управления тысячами исполнителей

Ума Аюбова
Эксперт по оптимизации работы
с временным персоналом

Как работать с сотнями преподавателей
и кураторов?

Получите бесплатно шпаргалки по работе с внештатными исполнителями. А еще: шаблоны договора, акта и бухгалтерских проводок