Как подключить эдо для ип тинькофф
Перейти к содержимому

Как подключить эдо для ип тинькофф

  • автор:

Зачем бизнесу нужен электронный документооборот

Если ваш бизнес уже перешел на ЭДО — электронный документооборот, из этой статьи вы ничего нового не узнаете. Она будет полезна, если вы только планируете перейти с бумажных документов на электронные. Разбираемся, что такое электронный документооборот и как он помогает бизнесу упростить работу с документами и сделать процессы быстрее.

Что такое электронные документы и система электронного документооборота

Электронный документ — это файл, подписанный электронной подписью. Его не нужно распечатывать, так как электронные документы равносильны бумажным с собственноручной подписью. Перевести в электронный вид можно любой документ — например, счет-фактуру, акт или договор.

Электронными документами можно обмениваться внутри компании или ИП, с контрагентами или налоговой. Это удобно, потому что их не нужно распечатывать, быстрее и проще получить от контрагентов, сложнее потерять, подделать или перехватить.

Система электронного документооборота, или СЭД, — это сервис, с помощью которого компании или ИП обмениваются электронными документами. Сам процесс обмена называют электронным документооборотом, или ЭДО.

  • внутренний — этот документооборот ведется между сотрудниками и руководством компании или ИП. Он не регулируется законодательством, поэтому каждый бизнес может установить свои правила обмена;
  • внешний — это обмен электронными документами с контрагентами. Тут уже при составлении документов нужно соблюдать определенные нормы, установленные законодательством;
  • с государственными органами — это сдача отчетности и других документов в налоговую, Социальный фонд России, Росстат и другие ведомства.

Чтобы вести электронный документооборот, должны выполняться два условия:

  1. Документы должны быть подписаны электронной подписью. Подойдет та, которой компания или ИП подписывает отчетность в налоговую.
  2. Пересылать документы должен оператор электронного документооборота.

Оператор ЭДО — это компания, которая предоставляет организациям и ИП услугу обмена электронными документами, гарантирует юридическую значимость документов и безопасность передаваемой информации.

Как передавать документы по ЭДО

Расчетный счет для бизнеса

Расчетный счет для бизнеса

  • Бесплатное открытие, онлайн. Реквизиты — в день заявки
  • Первые два месяца — бесплатное обслуживание
  • Любые платежи ИП и юрлицам внутри банка — 0 ₽

Узнать больше

Кто должен работать на ЭДО в 2023 году

В 2022 году компании из определенных сфер бизнеса должны были обязательно перейти на ЭДО.

Оборот маркированных товаров. Маркированные товары отслеживает система «Честный знак». Когда право собственности на товар переходит к другому участнику, нужно передавать сведения об этом в систему маркировки. Например, поставщик передает сведения о товарах, которые он продал, продавец подтверждает их получение.

С 1 января 2022 года передавать сведения напрямую через личный кабинет на сайте Честного знака нельзя. Теперь это можно делать только через оператора ЭДО.

Госзакупки. С 1 января 2022 года ЭДО стал обязательным для всех поставщиков и заказчиков в государственных закупках по закону 44-ФЗ. Поставщик, участвующий в государственных закупках по 44-ФЗ, должен оформлять приемку товара или оказанных услуг в электронном виде. Этот вид приемки называется электронным актированием.

Если государственный контракт заключен до 1 января 2022 года, использовать электронное актирование не обязательно — документы направляют на бумаге, если это разрешает текст контракта.

Бюджетные организации. В 2023 году на ЭДО должны обязательно перейти организации бюджетной сферы. Теперь первичные документы и регистры бухгалтерского учета они обязаны оформлять в электронном виде.

К 2024 году ЭДО планируют сделать обязательным для всех компаний и ИП. Такая цель прописана в концепции развития ЭДО на сайте ФНС. Согласно документу, к 2024 году около 95% счетов-фактур и 70% накладных будут передаваться в электронном виде.

Какая электронная подпись нужна для электронного документоборота

В зависимости от того, с кем вы обмениваетесь документами, понадобятся разные виды электронной подписи. Правила их использования устанавливает закон «Об электронной подписи».

Электронная подпись может быть простой, неквалифицированной и квалифицированной.

Какая подпись нужна для системы ЭДО

При обмене документами с физическими лицами подойдет любая подпись. Важно учитывать, что простая подпись наименее защищена и ее могут подделать — например, если мошенники взломают электронную почту.

Для заверения внутренних документов подойдет любая подпись. Иногда в электронном документообороте бизнеса используют несколько видов подписи.

Например, сотрудники заверяют документ простой подписью и нажимают кнопку «Согласовать». Руководитель видит в карточке документа, что нужные сотрудники его прочитали и подтвердили, что все в порядке. После этого директор может подписать документ квалифицированной подписью, придавая ему юридическую силу.

При обмене документами между компаниями или ИП может быть две ситуации:

  1. Если документы подписывают простой или усиленной неквалифицированной подписью, нужно договориться и подписать соглашение об обмене электронными документами.
  2. Если квалифицированной — соглашение можно не подписывать, но нужно договориться с контрагентом о взаимном обмене электронными документами.

Для обмена первичными документами подойдет любая электронная подпись. А вот счета-фактуры можно подписывать только квалифицированной подписью, даже если есть соглашение об обмене электронными документами.

У компаний могут быть разные операторы. Но обычно удобнее, когда контрагенты подключены к одной и той же системе ЭДО: тогда не нужно настраивать роуминг между разными системами.

Настройка документооборота в кабинете СЭД

При обмене документами с налоговой и СФР нужна квалифицированная электронная подпись. Через ЭДО компании и ИП могут отправлять в налоговую и фонд любые электронные документы.

Для ведения бухгалтерского учета внутри компании подойдет любая электронная подпись. По закону в электронном виде можно вести первичные учетные документы, учетные регистры и финансовую отчетность.

В судебном документообороте используется усиленная квалифицированная подпись. В суд можно подать в электронном виде исковое заявление, заявление, жалобу или любые письменные доказательства.

ЭДО и национальная система прослеживаемости — НСП

Система прослеживаемости контролирует импорт и движение внутри страны некоторых товаров из специального перечня.

Использовать ее обязаны организации и ИП независимо от системы налогообложения, которые импортируют, перепродают, утилизируют и конфискуют прослеживаемые товары на российском рынке.

С января 2023 года операторы ЭДО должны передавать электронные документы — счета-фактуры, универсальные передаточные документы (УПД), корректировки и исправления к ним — с реквизитами прослеживаемости в налоговую.

Порядок представления операторами ЭДО счетов-фактур, УПД и УКД с реквизитами прослеживаемости утвержден приказом ФНС.

За непредставление или несвоевременное представление в налоговую поступивших документов с реквизитами прослеживаемости с 1 июля 2024 года для операторов планируют ввести административную ответственность.

Машиночитаемая доверенность в ЭДО

Машиночитаемая доверенность, или МЧД, — электронная форма бумажной доверенности. В ней указана информация о доверителе, уполномоченном лице и полномочиях, которые это лицо получает. При использовании МЧД не нужно предоставлять бумажную доверенность, а ИП не должен заверять бумажную доверенность у нотариуса.

Машиночитаемая доверенность нужна, чтобы сотрудник мог подписывать документы своей электронной подписью от имени организации или ИП. Например, когда сотрудник подписывает счета-фактуры, свои полномочия подтвердит приложенной к документам МЧД.

С точки зрения закона электронная доверенность во многом похожа на бумажную. Например, в ней также указывают реквизиты доверителя и представителя. Но использовать скан бумажного документа нельзя, МЧД нужно создавать в специальном формате для электронных документов XML и подписывать квалифицированной электронной подписью — КЭП.

До 31 августа 2023 года сотрудники могут работать по любой из схем:

  • применять электронную подпись организации, в которой указаны данные сотрудника;
  • использовать МЧД и электронную подпись физлица, оформленную на сотрудника.

Обязательными машиночитаемые доверенности станут 1 сентября 2023 года — без них сотрудник не сможет подписывать документы от лица компании или ИП. Но лучше не откладывать переход на МЧД на последний день, так как нужно время, чтобы подготовиться и протестировать работу. Для работы с документами от лица каждой организации у сотрудника должна быть своя доверенность.

Кадровый ЭДО

Переход на электронный документооборот для работодателя и для сотрудников добровольный. Это значит, что бизнес и его сотрудники могут отказаться от перехода и продолжить вести кадровые документы на бумаге.

Если часть работников отказалась от перехода, а остальные согласны перейти на ЭДО, придется продолжать на одних оформлять бумажные документы, а на вторых — вести документы в электронном виде.

С 1 марта 2023 года Минтруд установит единые требования к составу и форматам электронных документов. До этой даты можно применять электронные кадровые документы по форматам учетной программы.

В электронном виде могут быть почти все кадровые документы, которые оформляют на бумаге или с которыми знакомят сотрудников под подпись. Например, трудовые договоры, приказы о приеме и переводе, уведомления работников.

Исключение — трудовые книжки, сведения о трудовой деятельности, акты о несчастном случае на производстве, приказы об увольнении и документы, которые подтверждают, что сотрудник прошел инструктаж по охране труда. К ним правила электронного документооборота не применяют.

Плюсы и минусы ЭДО

Плюсы ЭДО. Основное преимущество — сокращение расходов на бумагу, печать, доставку и хранение документов. Электронные документы можно бессрочно хранить на серверах оператора ЭДО.

Сортировка документов в СЭД

Еще ЭДО позволяет:

  • упростить взаимодействие с госорганами — отправлять в ФНС и суды электронные документы;
  • отправлять и получать документы прямо из своей учетной системы, например 1С;
  • контролировать статус документа: доставлен, подписан, отказ в подписи;
  • уменьшить частоту отказов налоговой. Например, предприниматели часто совершают ошибки, когда заполняют отчетность по НДС. Операторы ЭДО проверяют формат и оформление документов, а значит, налоговая будет принимать их с первого раза.

Минусы ЭДО. У системы электронного документооборота есть и недостатки:

  • если ЭДО отсутствует у какого-либо контрагента, придется составлять документы и в электронном, и в бумажном виде;
  • переход на ЭДО затратен: нужно подключить и купить СЭД, потратить время и деньги на обучение сотрудников.

Лучше всего ЭДО подойдет, если компания работает со счетами-фактурами, сдает декларации по НДС, у нее много филиалов, большое количество контрагентов из других регионов, много бумажных документов. Тогда ЭДО поможет организовать электронный архив, сократить время на пересылку бумажной почты, ускорит обмен документами. А вот для небольшого бизнеса внедрять ЭДО может быть неоправданно дорого.

Рассчитать эффективность внедрения электронного документооборота можно с помощью специального калькулятора на сайте налоговой службы.

Что могут современные системы электронного документооборота

Создавать и отправлять документы. Документы можно добавить с компьютера, выгрузить из учетной системы или создать с нуля. Встроенный редактор подскажет, как правильно сформировать и заполнить документ. Перед отправкой система проверит счета-фактуры, акты и накладные — это исключит ошибки и гарантирует, что контрагенты и налоговая примут документы.

Хранить документы. Все документы хранятся на серверах в дата-центрах, поэтому информацию невозможно потерять. Это безопаснее, чем хранить на личном компьютере.

Распределять входящие документы. В СЭД можно настроить маршрутизацию — назначить подразделение, которое автоматически будет получать документы от определенного контрагента.

Согласовывать документы внутри компании или ИП. Отправлять документы на подпись можно как определенному сотруднику, так и всему подразделению. Получателям придет уведомление на эл. почту.

Обмениваться документами между разными операторами ЭДО. Изначально разные системы не могут обмениваться документами между собой. Но эту опцию можно настроить отдельно, технология называется «роуминг». Его нужно настраивать для каждого контрагента.

Отправлять документы в контролирующие органы. Если понадобится бумажная копия электронного документа, ее можно распечатать.

Автоматически сверять взаиморасчеты. Можно быстро сопоставить данные актов сверки. Например, бухгалтеру нужно сверить задолженность на конец года по расчетам с контрагентом, суммы у компаний разные. Чтобы найти ошибку, бухгалтер вручную сверяет два акта сверки — свой и контрагента. Если компании активно сотрудничали в течение года, то у них может быть более ста операций и ручная проверка займет много времени. Сервис это сделает автоматически: сформирует акт сверки, сравнит данные и выдаст отчет по расхождениям.

Как выбрать подходящую систему

Список аккредитованных операторов ЭДО можно найти на сайте налоговой службы. Компания может выбрать любого оператора из списка. Операторы почти не отличаются друг от друга, отличия могут быть в скорости обслуживания и в том, какую помощь они оказывают при интеграции ЭДО в бизнес.

Участники оборота маркированных товаров должны выбрать оператора ЭДО, который работает в системе «Честный знак». Список таких операторов есть на сайте системы.

Если у контрагентов будут разные операторы, это нормально. Главное, убедитесь, что оператор состоит в реестре, поддерживает роуминг с большинством других операторов и гарантирует безопасность данных.

Приглашение контрагентов в СЭД

Как перейти на ЭДО

Процесс подключения по шагам.

Шаг 1. Измените учетную политику. Пропишите в учетной политике, что компания или ИП работает с электронными документами, подписанными электронной подписью.

Шаг 2. Составьте схему электронного документооборота. Изучите схему бумажного документооборота бизнеса: сколько сотрудников задействовано, кто может подписывать документы, этапы, где возникают задержки документов. Переведите эту схему в электронный формат так, чтобы исключить проблемы бумажной цепочки.

Например, есть проблема: менеджеры часто забывают передать документы в бухгалтерию, а потом их теряют. С помощью ЭДО бухгалтер будет видеть, когда и какой документ поступил к менеджеру и на каком этапе ведется работа с этим документом.

Шаг 3. Оформите электронную подпись для сотрудников. Если подписи еще нет, для руководителя или ИП ее выпустит налоговая, а остальные сотрудники могут приобрести подпись в аккредитованном удостоверяющем центре. Если квалифицированная подпись уже есть у бухгалтера или руководителя, они могут использовать ее.

Шаг 4. Выберите способ работы ЭДО. Определитесь с техническим решением:

  • меньше 100 документов в месяц — подойдет онлайн-версия сервиса;
  • большой объем документов — интеграция ЭДО в учетную систему бизнеса.

Шаг 5. Выберите оператора. Можете спросить у контрагентов, с какими операторами они уже работают

Шаг 6. Подключите контрагентов. Отправьте контрагентам приглашения в сервисе. Когда компания или ИП примет приглашение, можно будет начать обмен электронными документами. Чем больше контрагентов будет подключено к ЭДО, тем ощутимее будет выгода от перехода на него.

Что такое КЭДО — новый сервис для отдела кадров

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — это способ работать с документами сотрудников онлайн. Специалистам отдела кадров не нужно распечатывать приказы и договоры, следить, чтобы сотрудники вовремя подписали документы, и передавать их на следующий этап. А офисным работникам можно не отвлекать кадровых специалистов и руководителей мелкими вопросами. В системе КЭДО все процессы происходят удаленно, а задачи автоматизированы. Расскажем подробнее, как устроен сервис кадрового электронного документооборота .

Что такое КЭДО

КЭДО — сервис, который позволяет подписывать документы с сотрудниками за 10 минут и хранить данные в облаке. Подходит компаниям с любым количеством сотрудников в разных сферах бизнеса. Такой формат легален: электронная подпись приравнивается к подписи на бумаге, а электронные документы заменяют бумажные — их не нужно дублировать на реальных носителях.

Какие возможности у сервиса КЭДО

Вести кадровый документооборот онлайн. В сервисе КЭДО можно подписывать большинство документов — например, по трудоустройству, отпускам, командировкам. Эти документы не нужно дублировать в бумажном формате.

Исключения: трудовые книжки, акты о несчастных случаях на производстве, приказы об увольнении и документы о прохождении инструктажей по охране труда. Эти документы нужно дублировать в бумажном формате.

Настроить маршрут подписания документов. Если документ должны подписать несколько участников, можно настроить последовательность отправки. К примеру, сначала документ отправляется на подпись директору, затем руководителю отдела, а в конце — менеджеру. Когда все участники подписали договор, он возвращается кадровому специалисту.

Автоматически напоминать о новых документах на подпись и дедлайнах. Сервис сообщит сотруднику, что поступил новый документ на подпись. Если не подписать его вовремя, сервис отправит напоминание о сроках. А кадровый специалист получит уведомление, подписал работник документ или нет. Можно выбрать любой канал для оповещений: СМС, пуш или e‑mail. Частота оповещений тоже регулируется в сервисе.

Подавать документы напрямую нужному коллеге или руководителю. Когда сотруднику нужно получить справку 2-НДФЛ, подписать больничный или заявление на отпуск, он может сделать это через личный кабинет. К примеру, планируя отпуск, сотрудник смотрит график коллег, выбирает подходящие даты, подписывает заявление и отправляет его напрямую руководителю. Можно настроить цепочку получателей: специалист отдела кадров, директор.

Создавать шаблоны для отправки пакета документов. Устраиваясь в новую компанию, сотрудник подписывает несколько документов: заявление о приеме на работу, трудовой договор и приказ о приеме на работу. В сервисе электронного кадрового документооборота можно настроить любой шаблон, в том числе «Трудоустройство», и разом отправлять сотруднику все необходимые документы.

Хранить данные в облачном архиве. Документы хранятся в электронном виде: не нужно захламлять офисные шкафы, а если потребовался старый документ, можно задать фильтры и найти его в поиске. Виртуальный архив безопасен: он находится на облаках, сертифицированных согласно 152-ФЗ по безопасному хранению персональных данных.

Получать техническую и юридическую поддержку. Специалисты на связи 24/7. Каждому клиенту присваивается персональный менеджер — когда возникают вопросы, с ним можно связаться любым удобным способом: в «Зуме», чате или по телефону.

blog image

Сотрудник выбирает шаблон нужного документа, заполняет и отправляет руководителю

Сколько стоит сервис КЭДО

Стоимость рассчитывается индивидуально и зависит от количества сотрудников в компании.

Как подключить КЭДО

На весь процесс уходит до недели:

Оставьте заявку внизу этой страницы. В тот же день наши специалисты свяжутся с вами, чтобы обсудить детали и подписать договор.

Юристы помогут вам подписать документы для перехода на электронный документооборот.

Технические специалисты интегрируют 1С и другие системы через Open API, подскажут, как создать личный кабинет компании и перенести в него данные о работниках, и помогут получить электронную цифровую подпись всем сотрудникам.

Если у крупного бизнеса специфический запрос — можем доработать сервис.

Оставить заявку на подключение КЭДО

И разгрузить кадровый отдел

Как подключить ЭДО для ИП

Электронный документооборот (ЭДО) — это обмен электронными документами, которые имеют такую же юридическую значимость, как и бумажные с подписями и печатями. Их передают в специальной системе через операторов ЭДО. Применять такой вид документооборота очень удобно, а в некоторых случаях он уже обязателен.

Зачем ИП электронный документооборот

ЭДО нужен, чтобы решить как минимум две важные задачи.

Для взаимодействия с контролирующими органами

Налоговая служба, пенсионный фонд и соцстрах всё чаще создают условия, при которых не получится сдавать бумажные отчёты. Например, если у ИП работает больше 10 человек, только в электронном виде можно подать:

Декларацию по НДС и бухгалтерскую отчётность всегда сдают в электронном виде. Росстат теперь тоже принимает отчётность только в электронном виде.

С 2023 года выдают только электронные листы нетрудоспособности. Работодателю нужно заполнять сведения по работнику в электронном виде. Для этого придётся наладить электронный обмен данными с соцстрахом.

Возможно, в ближайшее время весь документооборот бизнеса полностью перейдёт в электронный вид. ФНС давно планирует внедрить обязательный ЭДО.

Для взаимодействия с контрагентами

ЭДО нужен не только для отчётности и больничных. Можно обмениваться с контрагентами договорами, накладными, актами, УПД и счетами-фактурами. Это здорово сокращает время на оформление, доставку и согласование документов. А ещё экономит деньги на бумагу, расходники для принтера, канцтовары и почтовые услуги.

Есть давний способ электронного обмена между контрагентами: бумажные документы просто сканируют и пересылают сканы по электронке или через мессенджеры. Чтобы подтвердить, что у сканов есть юридическая сила, в договоре с контрагентом нужно прописать, что электронные копии приравниваются к бумажным оригиналам с личными подписями. В реквизитах сторон желательно указать электронные почты и обмениваться документами только с них. Но если ИП нужно подтверждать расходы бизнеса документами, налоговая не примет сканы в качестве подтверждения. Контрагентам всё равно придётся пересылать друг другу оригиналы бухгалтерских документов.

При полноценном ЭДО документы заверяют усиленной квалифицированной подписью, отправляют и принимают по защищённому каналу связи. Их можно использовать при судебных разбирательствах и предоставлять при проверках налоговым инспекторам. Счета-фактуры и отчёты пересылаются в установленном формате. Для налоговой они равноценны бумажным аналогам и распечатывать их не нужно.

Новым ИП — год Эльбы в подарок

Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев

ЭДО для ИП

Электронный документооборот (ЭДО) постепенно вытесняет бумажный. К этому приводят очевидные выгоды безбумажного делопроизводства — экономия средств, упрощение бизнес-процессов и их контроля, безопасность данных. ЭДО выбирают не только крупные компании, но и индивидуальные предприниматели. Расскажем, чем им будет полезен перевод делопроизводства в цифру.

В этой статье:
  • Зачем ЭДО для ИП
  • Преимущества ЭДО для ИП
  • Какими документами ИП может обмениваться через ЭДО
  • Как подключить ЭДО для ИП
  • Зачем нужна электронная подпись для ЭДО
  • Возможен ли обмен документами между двумя системами
  • Вопрос-ответ

Зачем ЭДО для ИП

Электронный документооборот — это обмен электронными документами по телекоммуникационным каналам связи, которые обеспечивает оператор ЭДО. Такой формат делопроизводства оптимизирует бизнес-процессы, что нужно как закрепившимся на рынке компаниям, так и малому бизнесу. Ведь каждый ИП на любой системе налогообложения обязан оформлять хозяйственные операции документально, вести кадровый, налоговый, бухгалтерский учет.

Индивидуальным предпринимателям ЭДО с контрагентами поможет:

  • создавать, получать, обрабатывать, отправлять, редактировать, согласовывать и подписывать документы;
  • уменьшить административные расходы на бумагу, печать, обслуживание принтеров;
  • сократить время на подготовку, доставку документов;
  • отвечать за качество и полноту сведений в бухгалтерской отчетности;
  • освободить время на отличные от заполнения бумаг задачи;
  • вести кадровый учет, КУДИР (книгу учета доходов и расходов) и иные виды учета;
  • контролировать работу сотрудников;
  • корректно оформлять документы благодаря наличию в системе ЭДО стандартных форм.

Кроме того, онлайн можно регистрировать онлайн-кассы в ФНС и заключать договоры с оператором фискальных данных, а также участвовать в торгах на федеральных и коммерческих площадках, в проведении закупок по 44-ФЗ.

Электронный документооборот упростит и отправку отчетности в контролирующие госорганы — ФНС, Пенсионный фонд, Соцстрах, Росстат и другие. В электронном виде можно сдать декларацию по налогу на УСН, форму 4-ФСС. Только в электронном формате принимаются сведения о деятельности ИП в Росстат, справки 2-НДФЛ, если работников больше десяти, декларация по НДС.

Кроме того, обязательна безбумажная отчетность в ПФР и ФСС, если под вашим руководством работает более 25 человек, и в ФНС, если в компании числится 100 и более сотрудников. Остальным организациям электронная отчетность рекомендована.

diadoc

ЭДО с Диадоком

Откройте все возможности ЭДО для ИП

Преимущества ЭДО для ИП

Преимущества ЭДО привлекают средний и малый бизнес. Благодаря электронному делопроизводству компании сокращают издержки, повышают общую эффективность всех процессов и становятся более конкурентоспособными на рынке.

Это происходит благодаря тому, что в отличие от бумажного делопроизводства ЭДО позволяет:

  • Экономить деньги на печати, канцелярии, бумаге, забыть про почтовые, курьерские услуги.
  • Редактировать документы, не допускать их дублирования, отслеживать их статус и сроки подписания.
  • Забыть о трудностях, связанных с пересылкой оригиналов документов.
  • Избегать ошибок за счет автопроверки форматов и сертификата электронной подписи, оперативно находить причину и исправлять расхождение данных.
  • Хранить документы без затрат на содержание архива.
  • Легко искать нужные файлы в единой системе.
  • Проводить сделки в кратчайшие сроки, быстро оформлять первичные, закрывающие документы.
  • Без проблем предъявлять документы по требованию контролирующих органов.
  • Обеспечить минимальный риск порчи, утери файлов.
  • Увеличить скорость поступления данных в учетные системы.
  • Повысить безопасность данных — передача происходит через защищенное соединение, а доступом к файлам владеет конкретное число пользователей.

Безбумажное делопроизводство повышает и производительность труда сотрудников. При бумажном документообороте работники тратят до половины рабочего времени на обработку документов. С ЭДО процессы ускоряются, а доступ к файлам легко получить даже удаленно.

Более того, систему ЭДО можно интегрировать с 1С и другими программами учета. Это позволит автоматически заполнять формы документов, настраивать проводку входящих файлов и дальнейшее формирование отчетности.

Поможем подобрать решение и подключиться к ЭДО

Какими документами ИП может обмениваться через ЭДО

Уже сегодня индивидуальные предприниматели переходят на формирование и сдачу налоговой и иной отчетности в электронном виде, а также на обмен следующими документами:

  • договорами, соглашениями и приложениями к ним;
  • счетами, счетами-фактурами, накладными, актами выполненных работ, УПД.

С помощью стандартных форм в редакторе Диадока можно создавать и заполнять счета-фактуры, накладные, акты, УПД, отправлять их, получать, изменять, согласовывать, подписывать, хранить. Отметим, что счета-фактуры будут равнозначны бумажным, только если составлены по утвержденному формату ФНС, переданы через оператора ЭДО и подписаны электронной подписью.

Как подключить ЭДО для ИП

Для организации электронного документооборота понадобится выбрать систему и оператора ЭДО, проанализировать делопроизводство, внести изменения в учетную политику и договориться об обмене электронными документами с контрагентами.

Способ организации ЭДО выбирается с учетом количества отправляемых документов и занятых в документообороте сотрудников:

  • Веб-версия. Подойдет для малого документооборота: ее использование упростит переход на ЭДО, поскольку она работает в любом браузере и интерфейсом напоминает электронную почту.
  • Модуль для учетной системы 1С. Интеграция системы ЭДО и 1С позволит работать в привычной системе.
  • Интеграция с другими учетными системами.

Также при выборе системы ЭДО стоит обратить внимание на условия внедрения, набор опций, тарифы, наличие роуминга, режим работы техподдержки.

Зачем нужна электронная подпись для ЭДО

Электронная подпись (ЭП) в электронном документообороте необходима для того, чтобы подписанные документы имели ту же юридическую силу, что и их бумажные аналоги. ЭП визирует документ, подтверждает авторство подписи, гарантирует отсутствие изменений в документе после подписания.

В законе 63-ФЗ «Об электронной подписи» обозначены три вида ЭП:

  • Квалифицированная (КЭП). Только эта подпись равнозначна собственноручной. Это самая защищенная ЭП: ее технология контролируется ФСБ, выдать ее может только аккредитованный Минцифры удостоверяющий центр (УЦ), а работает она только со средством криптографической защиты информации.
  • Неквалифицированная (НЭП). В технологии тоже используются криптографические алгоритмы, а сама ЭП позволяет проверить личность подписанта и отсутствие в файле изменений. Для получения такой подписи можно обратиться в любой УЦ, а уровень ее безопасности ниже. Для обмена документами с контрагентами понадобится взаимное соглашение.
  • Простая. Эта подпись подтверждает, что была сформирована конкретным человеком. Чаще всего применяется в онлайн-банкинге, интернет-магазинах, внутреннем документообороте. Простую подпись нельзя использовать для отправки документов в госорганы, для обмена с партнерами нужно соглашение.

В Диадоке компании-резиденты РФ для обмена документами пользуются только квалифицированной ЭП. С ней для организации юридически значимого документооборота не понадобятся дополнительные соглашения с контрагентами, при этом подпись будет равнозначна собственноручной. Соглашение требуется только для организации международного ЭДО с контрагентом из другой страны, который использует НЭП.

С КЭП предприниматель сможет вести документооборот, отчитываться онлайн и выполнять любые другие операции, которые нужно заверять личной подписью:

  • Обмениваться с партнерами как формализованными документами (счета-фактуры, УПД, их корректировки), так и неформализованными (договоры, соглашения, счета).
  • Обеспечить оперативное достижение договоренностей и проведение расчетов по сделкам.
  • Отчитываться за год, квартал и другие периоды в контролирующие госорганы — ФНС, ПФР, ФСС, Росстат и т.д.
  • Участвовать в электронных торгах, тендерах, госзакупках.
  • Регистрировать онлайн-кассы.

При создании электронной подписи пользователь получит квалифицированный сертификат и два ключа — открытый для проверки подписи и закрытый для ее генерации.

Возможен ли обмен документами между двумя системами

Если у ИП и контрагента разные системы ЭДО, обмен документами тоже возможен. Для этого операторы должны поддерживать технологию роуминга. Документооборот при этом происходит так же, как и в рамках одной системы.

Настройка роуминга, как правило, не занимает много времени. Для подключения к нему в Диадоке нужно:

  • На странице «Состояние роуминга между Диадоком и другими операторами» проверить, настроен ли уже роуминг с оператором интересующего контрагента.
  • Заполнить заявку на подключение, дождаться выполнения.

С некоторыми операторами действует автоматическая настройка роуминга. В этом случае не понадобится даже заявка — пользователь может отправить контрагенту приглашение к обмену документами, как обычно. После принятия заявки.

Ответим на вопросы и настроим электронный документооборот

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *