Кто должен вести электронные трудовые книжки

Как оформить электронную трудовую книжку

Электронная трудовая книжка — это сведения о трудовой деятельности работника, которые хранятся в электронной базе Социального фонда России, СФР.

Такие книжки появились в России с 1 января 2020 года и сейчас есть у всех, кто после этой даты трудится официально. По закону работодатель обязан сдавать в СФР отчеты о главных кадровых изменениях в компании. На их основе и формируются электронные трудовые для работников.

Расскажу, что такое электронные трудовые книжки, как они выглядят, как узнать, есть ли такая книжка у вас, и получить выписку из нее.

ПАРТНЕРСКИЙ МАТЕРИАЛ
Я заработала 100 000 рублей на Tinkoff Black
Узнайте, как повторить этот опыт и оформить карту

Хочу знать

Что такое электронная трудовая книжка

Электронная трудовая книжка, ЭТК, — это основная информация о трудовой деятельности и стаже человека, которую формирует работодатель на каждого сотрудника, включая совместителей и удаленщиков. Вот что есть в ЭТК:

1. ФИО, дата рождения, СНИЛС.
2. Место работы.
3. Трудовая функция: должность, профессия, специальность, квалификация или конкретный вид поручаемой работы.
4. Даты приемов на работу, постоянных переводов и увольнений сотрудника с указанием причины расторжения трудового договора.
5. Структурное подразделение, если оно указано в трудовом договоре.
6. Сведения о работе на Крайнем Севере и приравненных к нему местностях.
7. Информация о сохранении бумажной трудовой книжки или отказе от нее.

В отличие от бумажной трудовой книжки, в ЭТК нет сведений о награждениях работника и о некоторых особенностях его деятельности — например, о вахтах или сезонной работе. Так что, если эта информация понадобится, чтобы оформить пенсию или получить звание ветерана труда, ее придется подтверждать другими документами.

Чтобы СФР мог формировать ЭТК, работодатели передают ему отчеты по форме ЕФС-1 с подразделом 1.1. Сроки такие:

1. При приеме на работу — не позднее рабочего дня после оформления трудового договора.
2. При увольнении, приостановлении и возобновлении трудового договора — не позднее рабочего дня после издания приказа.
3. При заключении и прекращении ГПД — не позднее рабочего дня после события.
4. При переводе на другую работу или переходе на электронную трудовую книжку — до 25-го числа следующего месяца.

ЕФС-1 с подразделом 1.1 одинаковый для всех организаций и ИП с сотрудниками. Сдавать его надо в свое отделение СФР:

1. только в электронном виде — если численность работающих свыше десяти человек;
2. по выбору — на бумаге или в электронном виде — если работает десять человек и менее.

Это титульный лист формы ЕФС⁠-⁠1. Он всегда заполняется одинаково

Так выглядит заполненный подраздел 1.1 при увольнении по собственному желанию

Сведения о работе до 1 января 2020 года в ЭТК по умолчанию указаны кратко — только места и периоды работы, при условии, что работодатель сдавал в пенсионный фонд персонифицированную отчетность.

Если человек хочет внести в ЭТК подробную информацию о работе до 1 января 2020 года, нужно подать в СФР заявление. Для этого можно прийти в клиентскую службу фонда или в МФЦ или обратиться через госуслуги или личный кабинет гражданина на сайте СФР. Услуга называется «Корректировка индивидуального лицевого счета». Если не подать такое заявление, трудовую деятельность до 01.01.2020 будет подтверждать только бумажная трудовая книжка.

Добавить в ЭТК можно информацию только о той работе, которая зафиксирована в бумажной трудовой книжке.

Получив заявление, CФР проверит, соответствуют ли сведения из бумажной трудовой тем данным, которые есть у него в системе. Если фонд обнаружит несоответствия, изменения просто не внесут.

Как выглядит ЭТК, покажу на примере своей книжки — официально она называется СТД-СФР. В ней три страницы. На первой — информация о кадровых событиях, которые произошли со мной начиная с 2020 года, когда появились ЭТК.

Две следующие страницы — все, что знает обо мне СФР по персонифицированной отчетности, которую сдали работодатели, когда были лишь бумажные трудовые книжки. Информация в блоке краткая: есть сведения о работодателях и периодах работы и нет, например, причин увольнений. Чтобы они появились, мне нужно отправить в СФР заявление, о котором я написала выше.

В ЭТК работника называют зарегистрированным лицом, потому что у него есть свой лицевой счет в системе пенсионного страхования. Этот счет — совокупность всей информации о сотруднике, его работодателях и отчислениях за него. Именно по нему сведения о работнике находят в общей базе

Выписка делит мою трудовую жизнь на два периода — до 31 декабря 2019 и после. До у меня была только бумажная трудовая книжка, а после появилась еще и электронная

Моя электронная трудовая уместилась на трех листах — тут вся информация о моих перемещениях начиная со временных трудоустройств во время школьных каникул

В моей ЭТК оказался неприятный сюрприз. С мая 2013 по март 2014 года я работала в небольшом агентстве недвижимости в Тюмени. В бумажной трудовой книжке есть запись об этом, а вот в электронной видно, что мизерные взносы за меня в то время платил непонятный «Птицепром». Не будь у меня ЭТК, я узнала бы об этом, только когда мне нужно было бы начислить пенсию.

Чтобы исправить эту ошибку, через портал госуслуг я обратилась в CФР за корректировкой индивидуального лицевого счета. Но фонд отказался менять «Птицепром» на «Агентство недвижимости». Так что теперь мне придется посетить СФР с бумажной трудовой и, если это не поможет, обратиться в суд.

Как узнать, есть ли у вас электронная трудовая

ЭТК есть у всех официально трудоустроенных граждан. Каждый работодатель отчитывается обо всех своих сотрудниках в СФР, а значит, фонд ведет электронные трудовые книжки.

До 31 декабря 2020 года работники могли выбрать: продолжать вести трудовую книжку на бумаге или перейти на электронную. Для этого нужно было написать заявление. Если работник его не написал или выбрал бумажную трудовую, у него стало две книжки — электронная и бумажная.

Если работник выбрал только ЭТК, в бумажной книжке делали запись об этом и отдавали ее владельцу. Так у человека оставалась только ЭТК, и вернуться к бумажному варианту он не мог.

У тех, кто впервые устроился на работу после 1 января 2021 года, бумажной трудовой книжки в принципе нет и не будет. У них только ЭТК, и выбрать бумажный вариант они не могут.

Заявление, которое я подписала 1 февраля 2020 года. У меня была бумажная трудовая книжка, поэтому я выбрала вариант продолжить ее вести. Теперь у меня две книжки: электронная и бумажная

Как перейти на электронную трудовую

Если человек сначала предпочел оставить бумажную трудовую или ничего не выбрал, а позже решил, что ему достаточно только ЭТК, нужно подать заявление работодателю. В нем можно написать так: «Прошу предоставлять сведения о моей трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ».

После этого в бумажной трудовой работодатель сделает запись, что работник перешел на ЭТК, и вернет ему книжку. Она может пригодиться, чтобы подтвердить трудовой стаж до перехода на ЭТК.

Чтобы оформить электронную трудовую при первом трудоустройстве, работнику ничего делать не нужно. Достаточно подписать трудовой договор и ознакомиться с приказом о приеме на работу, если у работодателя принято их издавать. Дальше наниматель подаст в СФР форму ЕФС-1 с подразделом 1.1 и фонд заведет электронную трудовую.

Как и где посмотреть сведения из ЭТК и получить из нее выписку

Сведения о трудовой деятельности могут понадобиться в разных ситуациях, например при оформлении кредита. Получить выписку из ЭТК легко, удобнее всего — онлайн: на портале госуслуг или сайте CФР.

На госуслугах. Авторизуйтесь и на странице «Справки, выписки» выберите «Выписка из электронной трудовой книжки». Заполнять ничего не надо: как только нажмете кнопку «Получить выписку», запрос уйдет в СФР.

Результат отобразится в разделе «Заявления» личного кабинета. Обычно выписка приходит через пару минут.

Готовую выписку можно скачать в одном из двух форматов — PDF или XML — или отправить на электронную почту

На сайте CФР. Войдите в личный кабинет с помощью учетной записи на портале госуслуг. Дальше в списке сервисов выберите «Заказать справку (выписку) о трудовой деятельности».

После этого введите электронный адрес, на который хотите получить выписку, или просто нажмите «Запросить». Выписка появится сразу же в новом окне, а через пару минут придет на указанную почту.

Даже если обратиться за выпиской в клиентскую службу СФР, заявителю распечатают такую же электронную выписку, которую он получил бы онлайн.

В МФЦ. Также за выпиской можно обратиться в любой МФЦ, но и там выдадут распечатку из онлайна. На ней будет отметка об электронной подписи СФР — ее достаточно, чтобы не сомневаться в подлинности документа.

Чтобы получить выписку в МФЦ, понадобится только паспорт.

У работодателя. Еще получить выписку из ЭТК по форме СТД-Р можно на работе. Но работодатель в ней укажет только сведения, которые после 1 января 2020 года передавал в СФР именно он. То есть в выписке не будет информации о предыдущих местах работы.

Кроме того, работодатель обязан выдать выписку, только если работник отказался от бумажной трудовой. Иначе наниматель сам решает, выдавать ее или нет.

Так выглядит моя выписка от работодателя

В ней указаны только те сведения, которые конкретно этот работодатель передавал обо мне с 1 января 2020 года

Работодатель может попросить написать заявление о выдаче выписки. Утвержденной формы нет, поэтому достаточно своими словами сформулировать просьбу.

Без заявления работодатель выдаст сведения о трудовой деятельности сотруднику только в день его увольнения: СТД-Р — тем, у кого есть только ЭТК, и бумажную трудовую тем, кто ее сохранил.

Я заказывала выписки через госуслуги, на сайте СФР и в МФЦ. Они ничем не отличались. Только две я смогла скачать, а третью мне распечатал сотрудник МФЦ. Еще я заказала выписку у работодателя, и в ней были сведения о моей работе только у него.

Как получить выписку из электронной трудовой книжки

Куда обратиться	Сколько ждать ответ	Какие сведения в ней будут
Портал госуслуг	В течение дня — обычно мгновенно	Все сведения, которые есть у СФР
Сайт СФР	В течение дня — обычно мгновенно	Все сведения, которые есть у СФР
МФЦ	В течение нескольких минут	Все сведения, которые есть у СФР
Отдел кадров работодателя	Не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления или в день увольнения	Только те сведения, которые передавал именно этот работодатель с 1 января 2020 года, и при условии, что у работника нет бумажной трудовой либо он отказался от ее ведения

Как получить выписку из электронной трудовой книжки

Портал госуслуг
Сколько ждать ответ	В течение дня — обычно мгновенно
Какие сведения в ней будут	Все сведения, которые есть у СФР
Сайт СФР
Сколько ждать ответ	В течение дня — обычно мгновенно
Какие сведения в ней будут	Все сведения, которые есть у СФР
МФЦ
Сколько ждать ответ	В течение нескольких минут
Какие сведения в ней будут	Все сведения, которые есть у СФР
Отдел кадров работодателя
Сколько ждать ответ	Не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления или в день увольнения
Какие сведения в ней будут	Только те сведения, которые передавал именно этот работодатель с 1 января 2020 года, и при условии, что у работника нет бумажной трудовой либо он отказался от ее ведения

Что в итоге

1. Электронная книжка — это совокупность данных о трудовом стаже человека, оформленная как выписка из его индивидуального лицевого счета в системе СФР. Официальное название — СТД-СФР.
2. Сведения о работнике хранятся в электронном виде в системе социального фонда. Запросить сведения можно на бумаге — через МФЦ или работодателя, — через портал госуслуг или сайт СФР. Однако работодатель выдаст выписку, только если у сотрудника никогда не было бумажной трудовой либо он отказался от ее ведения.
3. Работник, который впервые трудоустроился до 1 января 2021 года, может выбрать: отказаться от бумажной трудовой или продолжить вести ее вместе с ЭТК. В первом случае в книжке сделают запись об отказе и выдадут на руки, отменить решение будет нельзя. Если же работник сначала предпочел сохранить бумажный вариант, отказаться от него можно в любой момент.
4. Бумажные трудовые книжки не оформляют тем, кто впервые устроился на работу начиная с 1 января 2021 года.

Обложка — diy13 / Shutterstock

Ирина Половодова
Проверяли свою электронную трудовую книжку? Нашли в ней что-нибудь интересное?

У меня с ЭТК есть проблема, она была и в расчете пенсионных баллов, — пропал год стажа когда один из работолателей за 2015-2016 менял регион регистрации со сменой отделения ПФРФ(налоги все платились, справки и данные о взносах из ЛК налоговой — были корректные).
Как-то раз был с мамой в пенсионном фонде, там это «заодно» оперативно поправили и без заявлений, но после перехода на ЭТК этот год снова пропал как из ЭТК, так и из рассчёта баллов.
Считаю что продолжение ведения бумажной трудовой было единственным решением

Принимая во внимание тот факт, что записи в трудовую вносятся только при кадровых перемещениях, а в остальное время они обычно хранятся в сейфе, то вопрос об их износе не стоит. А если нет физического износа, то и смысла переходить на электронные / пластиковые документы тоже нет.

Отредактировано

Иван, стоит не забывать учитывать риски хранения информации (о трудовом стаже в данном контексте) только на бумажном носителе — это же единая точка отказа. Стоит иметь резерв — цифровую/электронную копию.
Представьте, что по случайной и/или намеренной халатности вашего текущего работодателя — бумажная трудовая была утеряна или пришла в негодность. И как вы через дцать лет, при выходе на пенсию, будете доказывать в ПФР свой стаж за период до 01.01.2020?

Dmitry, доказывать точно также, если в один прекрасный момент случится «вжух» и электронные данные успешно похерятся/частично изменятся (а у нас это вопрос времени)

Dmitry, так оно и сейчас фиксируется при сдаче квартальной отчетности. Место работы, должность, доход — все передается. Я оцениваю хранение данных в ПФР (а электронные трудовые подразумевают отказ от бумажных) как рискованное. Вот скачает бухгалтер ПФР шифровальщика, затрет все базы и как вы будете доказывать при выходе на пенсию, что где-то работали?

Иван, моя бумажная трудовая (со стажем до 2020) хранится дома, это и будет подтверждением стажа в случае необходимости. Главное её теперь самому не потерять ��

Отредактировано

Dmitry, стаж после 2020 г. доказывать бумажной трудовой вы не планируете? Бумага плюс электронная запись хуже, чем просто электронная запись?

Александр, очевидно нет, ибо записи в мою бумажную трудовую после 2020 не делают.
Я раз в полгода контролирую, что электронные записи о стаже корректны — заказываю электронную трудовую на Госуслугах, извещение состояния ИЛС в СФР. Пока, тьфу-тьфу, все хорошо. Но если вдруг найдётся расхождение с реальностью, то пойду решать или через текущего работодателя, или с бумажными трудовыми договорами в СФР.

С 2013 года живу за границей и работаю не по ТК РФ. Так что электронная трудовая мне ниоткуда не полагается.
Но год назад начала сотрудничать с блогерским сервисом, который на входе запросил мои паспортные данные и СНИЛС. За год сотрудничества там накапало меньше 1000 рублей, которые я благополучно перевожу по сотке на телефон.
В итоге месяц назад, тыкаясь где-то по Госуслугам, обнаружила собственную выписку из ПФР. Была приятно удивлена тем фактом, что даже самые сомнительные места моей работы в этот документ честно попали — не раз думала, что в момент оформления пенсии неприятный сюрприз будет. И обрадована тем, что я на сегодняшний день — налоговый резидент РФ, значит, видимо, имею право на ряд пособий и налоговые вычеты, хоть и в смешном размере. Мелочь — а приятно.

Как вести электронные трудовые книжки

Сведения о том, что человека приняли на работу, повысили или уволили, передаются в Социальный фонд РФ — СФР — в электронной форме. Работник может оставить обычную трудовую книжку, а может отказаться от нее.

Что такое электронная трудовая книжка

Специального термина «электронная трудовая книжка» в законодательстве нет. Так называют способ хранения сведений о том, где и кем работают люди. Обычно трудовой книжкой называют бумажную книжечку серо-зеленого цвета, в которую работодатели записывают, когда приняли человека на работу, перевели на другую должность или уволили. С 2020 года работодатели передают все это в СФР в электронном виде, а бумажные трудовые в некоторых случаях могут не вести.

Какого-то отдельного документа вроде оцифрованной трудовой, где бы хранились все сведения о работе человека, нет. Есть база данных, из которой можно сформировать выписку на конкретного человека. Это и называют электронной трудовой книжкой.

Каждый сотрудник может отказаться от бумажной трудовой, так как все сведения о его работе государство хранит в электронном виде. Тем, кто устроился на работу с 1 января 2021 года, трудовые в виде серо-зеленой книжки вообще не заводят.

ст. 66.1 ТК РФ — как формируются сведения о работе в электронном виде

В чем польза для работодателя. Работодателям проще вести электронный учет, вносить исправления и заверять копии, чем заполнять бумажные книжки. С цифровыми трудовыми книжками можно не переживать, что они потеряются или испортятся, а Роструд во время проверки решит, что они неправильно оформлены или не так хранятся.

В чем польза для работников. Работающий или когда-то работавший человек может в любой момент заказать сведения о своей работе в личном кабинете на сайте СФР или на портале госуслуг. Если работодатель исчезнет вместе с бумажными трудовыми, сведения о работе все равно можно будет подтвердить.

Что нужно делать работодателям

Работодатели обязаны отправлять в СФР подраздел 1.1 ЕФС-1 , если приняли кого-то на работу, уволили, перевели на другую должность или получили от сотрудника заявление о том, хочет ли он перейти на электронную трудовую книжку.

При приеме работника ЕФС-1 сдают не позднее следующего рабочего дня после издания приказа, а если работодатель решил его не издавать, то срок отсчитывают со дня заключения договора. При увольнении форму представляют не позднее ближайшего рабочего дня, следующего за днем приказа об этом. При постоянном переводе работника, присвоении ему новой квалификации с записью в трудовую, а также при подаче им заявления о выборе формы трудовой книжки отчет сдают до 25-го числа следующего месяца.

За не сданный вовремя отчет или ошибки в отчете СФР может выписать штраф от 300 до 500 ₽ директору или другому сотруднику компании, который обязан сдавать такие отчеты, или ограничиться предупреждением.

Электронные трудовые книжки и локальные акты

Локальные акты — это внутренние документы работодателя, которые регулируют кадровые отношения вместе с трудовым кодексом. Они не должны ему противоречить, но могут детализировать. Количество таких документов зависит от размера бизнеса. Обычно принимают правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о премировании и другие акты. У микропредприятий их может не быть, закон это допускает.

Если есть отдельные положения о порядке приема сотрудников на работу, перевода на другую работу, увольнения, они должны соответствовать текущему порядку ведения бумажных и электронных трудовых книжек.

Вот основные правила:

1. При приеме на работу сотрудник может принести не только трудовую книжку, но и сведения о трудовой деятельности, если он отказался от бумажной трудовой. Форму можно получить у прошлого работодателя или в СФР.
2. Сотрудник вправе отказаться от бумажной трудовой книжки, а значит, правило о том, что ее нужно обязательно оформлять всем сотрудникам по основному месту работы, больше не актуально.
3. Работодатели обязаны выдавать сведения о трудовой деятельности по запросу сотрудников или при их увольнении, если эти люди отказались от бумажных трудовых книжек. Сведения можно выдавать в бумажном или электронном виде. Для электронных сведений нужна квалифицированная электронная подпись — КЭП. Если у работодателя ее нет, заводить не обязательно, просто нужно будет выдавать бумажные сведения.

Отдельным приказом желательно назначить сотрудника, ответственного за направление отчетов в СФР. Это может быть работник кадровой службы или бухгалтерии.

Как сдавать отчет о трудовой деятельности сотрудников в СФР

Подраздел 1.1 формы ЕФС-1 — основа для формирования электронных трудовых книжек. СФР собирает все сведения о том, где, когда и кем работал сотрудник, в единую базу данных.

Отчет подают по всем сотрудникам, занятым по трудовым договорам, включая декретниц, иностранных граждан, тех, кто работает дистанционно и по совместительству, то есть сразу у нескольких работодателей. Если сотрудники работают по гражданско-правовым договорам, с 2023 года на них также сдают ЕФС-1 при заключении или расторжении договора.

В форме ЕФС-1 указывают:

1. На титульном листе — данные о компании или ИП, где работает сотрудник.
2. В подразделе 1 — сведения о работнике: ФИО, ИНН, СНИЛС.
3. В подразделе 1.1 — информацию о подаче заявления с выбором формы трудовой книжки и сведения о работе.

Вот какие сведения о работе нужно включить в отчет:

1. О приеме на работу с указанием структурного подразделения и трудовой функции.
2. О переводах на другую постоянную работу, тоже с указанием трудовой функции.
3. Об увольнении — должность указывать не надо, так как и так понятно, с какой должности человек ушел.
4. О присвоении работодателем работнику нового разряда, класса, категории, классного чина.
5. О приостановлении и возобновлении действия трудового договора.

Отчет подают в СФР, если у работодателя были эти кадровые события. Например, он принял нового человека на работу или повысил действующего. Если ничего не меняется, отчет сдавать не нужно.

Срок отправки отчета зависит от того, что произошло с сотрудником:

1. если приняли на работу или уволили, приостановили или возобновили трудовой договор, то не позднее следующего рабочего дня;
2. если перевели на другую работу, присвоили новую квалификацию или он подал заявление о выборе формата трудовой книжки, то до 25-го числа следующего месяца.

Форму отчета утвердил СФР, она едина для всех организаций и всех ИП с сотрудниками. Порядок подачи такой же, как другой отчетности в СФР: работодатели, у которых меньше 10 человек, могут сдавать отчет в бумажном или электронном виде, остальные сдают только в электронном.

Когда сотрудники должны подать заявления

Отказаться от бумажной трудовой книжки сотрудник может в любой момент, подав заявление. Временно безработные сотрудники с опытом официальной работы могут сделать выбор, когда вновь трудоустроятся. Если же человек впервые поступает на работу, то, начиная с 2021 года, выбора у него нет: работодатель по умолчанию заводит электронную трудовую.

Если сотрудник с опытом работы до 2021 года подал заявление о сохранении бумажной трудовой, он вправе передумать и отказаться от нее позже. Но после вернуться к ней не получится.

Письма для тех, у кого свой бизнес

Новости и кейсы для предпринимателей — в вашей почте дважды в месяц. Бесплатно
Подписаться
Подписываясь, вы принимаете условия передачи данных и политику конфиденциальности

Что делать с сотрудниками, которые отказались от бумажных трудовых

Если сотрудник подает заявление об отказе от бумажной трудовой книжки, работодателю следует:

1. Сделать в трудовой такую запись: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации». Последняя запись в трудовой книжке должна быть заверена, как это обычно происходит при увольнении сотрудника: работник, который отвечает за трудовые книжки, указывает свою должность, расписывается и ставит печать работодателя, если она есть.
2. Выдать трудовую книжку сотруднику на руки или отправить по почте, если он на это согласился.
3. Внести запись в книгу учета движения трудовых книжек.

Выдать или выслать трудовую книжку сотруднику, который перешел на электронный формат, нужно в течение трех рабочих дней после того, как он подал заявление.

Сотрудник забирает трудовую книжку домой и дальше может использовать ее, чтобы подтвердить сведения о работе до начала ведения электронной трудовой. Трудовую книжку лучше не выбрасывать, не сжигать и не терять, на случай если у СФР что-то куда-то пропадет.

Что делать с сотрудниками, которые сохранили бумажные трудовые

Трудовые книжки нужно продолжить вести и хранить, как обычно, в двух случаях:

1. сотрудник подал заявление о сохранении бумажной трудовой книжки;
2. он не подавал никаких заявлений.

Если сотрудник с опытом работы до 2021 года не уведомил о выборе, считается, что он не хочет ничего менять, — до тех пор, пока не передумает. На таких нужно продолжить вести трудовые книжки. В СФР дополнительно ничего сообщать не нужно.

Вот что еще должен делать работодатель:

1. Хранить у себя трудовую книжку сотрудника.
2. Выдавать заверенные копии из нее по запросу.
3. Вносить в трудовую сведения о переводах и поощрениях.
4. Заполнять ее при увольнении и выдавать на руки после этого.
5. Вести книгу учета движения трудовых книжек. Форму книги (журнала) работодатель может разработать сам.

Если сотрудник передумает, он сможет написать заявление об отказе от трудовой книжки в любой момент и забрать ее.

Кому оформлять трудовую книжку при приеме на работу

Если человек впервые устраивается на работу, начиная с 2021 года бумажную трудовую заводить не нужно. Если у нового сотрудника есть опыт работы до 2021 года, работодатель должен проверить по записям в сведениях о трудовой деятельности или в бумажной трудовой, что он решил насчет трудовой книжки. Если он от нее отказался, заводить новую или продолжать старую не придется. Если же он сохранил трудовую книжку, работодатель продолжает ее вести.

Подать заявление о переходе на электронную трудовую можно только работодателю, а перед этим трудовые отношения следует правильно оформить — сделать запись о приеме в бумажной трудовой книжке.

Как проверить, что выбрал сотрудник. Новый работник может не помнить, подавал он прежнему работодателю какое-то заявление или нет. Если у него нет трудовой книжки, по записи в которой это можно определить, попросите его при приеме на работу представить сведения о трудовой деятельности.

В сведениях есть специальная отметка о том, что сотрудник решил насчет бумажной трудовой и когда подал заявление. Получить сведения человек может в СФР или у бывшего работодателя. Новый работодатель не вправе сам запросить форму в СФР.

Как сделать выписку из электронной трудовой

Электронная трудовая книжка — это не какой-то отдельный документ, а совокупность записей в базе данных со сведениями о работе того или иного человека. Выписку из этой базы может выдать работодатель или СФР.

Работодатели включают в выписку сведения о работе человека в компании со дня трудоустройства и до дня обращения за выпиской, а в выписке из СФР будут данные по всем работодателям, которые передали сведения, начиная с января 2020 года.

Формы выписок утверждены приказом Минтруда РФ. Социальный фонд выдает выписку по форме СТД-СФР , а работодатель — по форме СТД-Р .

Вот как выглядит выписка из электронной трудовой книжки:

В справке СТД⁠-⁠Р есть сведения только по последнему работодателю. Если нужно подтвердить опыт работы до 2020 года, придется доставать трудовую книжку

Работодатели выдают выписки со сведениями о трудовой деятельности только сотрудникам, отказавшимся от бумажных трудовых, в двух случаях:

1. по запросу — в электронной форме или на бумажном бланке с подписью и печатью, если есть;
2. при увольнении.

В форме СТД-Р будут все сведения о работе у текущего работодателя:

1. Дата приема и занимаемая должность.
2. Дата подачи заявления о сохранении бумажной трудовой книжки или о переходе на электронную — если человек его подавал.
3. Когда и куда его постоянно перевели.
4. Когда его уволили и по какой причине.
5. Присваивал ли ему работодатель новый разряд, класс, категорию, классный чин.

Сотрудник вправе попросить выдать ему выписку СТД-Р в электронном или бумажном виде. Срок — три рабочих дня.

Чтобы заверить электронную выписку, работодателю нужна КЭП. Если ее нет, нужно сообщить об этом сотруднику и предложить получить справку на бумаге или заказать в СФР.

Бумажную выписку можно выдать на руки или отправить почтой по просьбе сотрудника. Это актуально для дистанционной работы, сотрудников в декрете и на больничном. В заявлении о выдаче сведений нужно указать, в каком виде их выдавать и куда высылать.

Как получить выписку в СФР

Сведения о трудовой деятельности можно получить не только у работодателя, но и в СФР или заказать на сайте госуслуг. Это особенно удобно, если человек давно не работает, а для каких-то пособий нужна выписка из трудовой.

Выписку из СФР могут получить и те, кто отказался от трудовой книжки, и те, кто продолжает ее вести, — данные работодатели передают по всем сотрудникам.

Объем сведений в справке СТД-СФР не ограничен периодом с 2020 года. Из информационных ресурсов социального фонда должна подгружаться информация о трудовой деятельности работника до 31 декабря 2019 года. Однако в ней указывается только наименование работодателей и периоды работы у них.

Если нужно проверить, платил ли работодатель за сотрудника пенсионные взносы, нужно заказать извещение о состоянии лицевого счета в СФР.

Как получить электронную выписку. СФР может выдать выписку в электронном виде или в бумажном, если нужен документ со штампом:

1. В электронном виде на сайте СФР или через сайт госуслуг.
2. В бумажном виде в МФЦ или отделении СФР на личном приеме.

Чтобы заказать электронную выписку, нужна регистрация на сайте госуслуг. Это бесплатно. На выписке будет стоять электронная подпись сотрудника СФР — такой документ равнозначен бумажному с печатью.

Чтобы получить выписку на сайте госуслуг, нужно заполнить и подать заявление. Для этого достаточно авторизоваться на портале, личные данные подтягиваются автоматически. Выписку высылают на почту, которая указана в личном кабинете портала госуслуг.

Чтобы получить выписку на сайте СФР, достаточно зайти в личный кабинет, авторизоваться по данным от портала госуслуг и подать заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности. Выписка откроется прямо на экране, ее также можно скачать в виде PDF-файла.

Как получить бумажную выписку. Иногда выписку нужно принести и показать кому-то или приложить к пакету документов, тогда электронный вариант не подходит. Выписку на бумаге с подписью уполномоченного лица можно получить в ближайшем отделении СФР или МФЦ. Объем сведений в ней будет такой же, как и в выписке, заказанной на портале госуслуг или в личном кабинете СФР.

Электронные трудовые: о чем стоит помнить работодателю

1. Заставить сотрудников отказаться от бумажных трудовых нельзя.
2. Для тех, кто впервые устраивается на работу, бумажные трудовые книжки уже не оформляют.
3. Пока человек не принесет заявление об отказе от бумажной трудовой, ее нужно вести как обычно.
4. В СФР нужно сдавать подраздел 1.1 формы ЕФС-1 . Если человека приняли на работу или уволили, то отчет надо сдать не позднее следующего рабочего дня. В остальных случаях есть время до 25-го числа следующего месяца.
5. Если в трудовой деятельности сотрудников нет изменений, отчет сдавать не надо.

Самое интересное про бизнес — в нашем телеграм-канале. Подписывайтесь, чтобы быть в курсе происходящего: @t_biznes

Наталия Богатырева
Что выбрали вы: бумажную трудовую книжку или электронную?

Не понял профита от перевода на электронную версию со стороны сотрудника. Согласишься — вернут бумажную версию о сохранности которой теперь придется переживать. Не согласишься — электронную все равно заведут, но бумажная останется у работодателя, а новой головной боли не будет.
Но эти все нововведения, видимо, для удобства работодателя.

Автор статьи

Волосат, профит есть для тех работников, кто не доверяет своему работодателю до конца и опасается, что трудовая может потеряться при переезде или случайно сгореть со всеми данными. Или когда не дают уволиться под предлогом, что не отдадут трудовую. Такое бывает, хотя не для всех актуально. А еще мне однажды в бумажной трудовой написали, что я уволилась 31 июня, пришлось тратить время на исправления. С электронным форматом такого быть не должно. Но я все равно пока выбрала для себя бумажную трудовую 🙂

Отличная статья!
Когда принимала сотрудника на работу в феврале, информацию приходилось с нескольких источников в кучу собирать, чтоб разобраться. А эту как инструкцию можно использовать.

А что с теми, кто работает на двух работах по двум трудовым?

Автор статьи

Baking, по идее, трудовая должна быть одна — лежать на основном месте работы. Вторая работа или несколько других работ — это совместительство. Там новые трудовые книжки не заводят. Если сотрудник попросит, ему впишут сведения о работе по совместительству в основную трудовую. Это прописано в ст. 66 ТК РФ, самый последний абзац.

Сведения о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД на совместителей подают, пишут, что они совместители. А вот заявления о выборе бумажной или электронной трудовой с них берут по основному месту работы.

Если у человека оказалось несколько трудовых, и оба работодателя считают, что они — основные, по-хорошему, надо с ними поговорить и выбрать, какое место работы основное, а какое — по совместительству. И заявление о выборе формата трудовой книжки подать по основному месту работы.

Перешел, вроде не больно, комарик укусил и всё))) А если серьезно — я только ЗА электронку, экономят много времени все эти госуслуги, в хорошее время живём, ребята. Жаль конечно, что прошлые записи из трудовой в справку не заносят, хотя если делать выписку из ПФР — там все сроки работ и названия организаций есть, даже больше чем в трудовой) Одни плюсы вижу, чем меньше бумаги — тем лучше, правда хранить её теперь надо дома. Ну у нас же есть укромное местечко для остальных документов не правда ли?))))) Автор — умничка и красавица) А Вы можете ради эксперимента отправить в ПФР запрос для перенесения всех данных из трудовой в электронку и её полного уничтожения? Интересно узнать их реакцию))))

выбрал электронную, правда еще не видел бумажную и не получил электронную

В статье есть неточность. Для того, чтобы оставить бумажную трудовую никаких заявлений писать не нужно. Работодатель обязан будет вести оба варианта. Исправьте пожалуйста.

Автор статьи

Сергей, спасибо, что обратили внимание, немного скорректируем текст, чтобы было меньше вопросов.

Автор статьи

Сергей, это не неточность, это так закон сформулирован (439-ФЗ, ст. 2, ч. 2). На мой взгляд, не очень удачно, но как есть:

1) Каждый работник по 31 декабря 2020 года включительно подает работодателю письменное заявление:
— или о продолжении ведения бумажной трудовой книжки,
— или о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

2) Если работник не подал работодателю ни одного из этих заявлений до конца года, работодатель продолжит вести бумажную трудовую книжку. Об этом в статье мы предупреждаем.

При молчании сотрудников работодатель будет вести бумажную трудовую и одновременно передавать сведения в ПФР в электронном виде. Это делают уже сейчас. Но есть нюанс: работнику сведения о работе будут предоставляться в виде выписок из трудовой. А тем, кто перешел на ЭТК, работодатель эти сведения выдает в форме справки СТД-Р, в том числе в электронном виде. Если сотрудник выбрал бумажную книжку, такую справку работодатель присылать не обязан.

Получается, заявление о бумажной трудовой подать нужно, по 31 декабря. Так написано в законе. Но по факту можно и не подавать, если есть желание продолжить ее вести. На мой взгляд, заявление все-таки лучше подать, чтобы было меньше неопределенности в отношениях с работодателем и ПФР, а так, конечно, все сами решают для себя.

Перейти на электронную трудовую или нет?

Работаю по найму. Работодатель переходит на электронный кадровый документооборот и заодно предлагает отказаться от бумажной трудовой. Расскажите, какие плюсы, минусы и подводные камни есть в обоих случаях?

Бумажная как-то роднее, материальнее: есть подтверждение моей работы на бумаге. А эксперты Т⁠—⁠Ж что скажут?

Если у вас есть сомнения, то не спешите отказываться от бумажной трудовой книжки. Сделать это вы всегда успеете. Все-таки трудовая книжка — это важный документ, который подтверждает трудовой стаж.

В ближайшие несколько лет будет понятно, столкнутся ли с проблемами при подтверждении стажа или получении пенсии работники, которые перешли на электронные трудовые. Исходя из этого, вы сможете сделать более взвешенный выбор.

Что такое электронная трудовая книжка

Электронная трудовая книжка, ЭТК, — это сведения о трудовой деятельности работника, которые формируются с 1 января 2020 года и хранятся в цифровом виде в Социальном фонде России, СФР. Все работодатели обязаны формировать такие сведения на каждого работника и передавать в СФР отчет ЕФС-1 с заполненным подразделом 1.1. То есть электронная трудовая книжка уже ведется на всех работников. Вы выбираете, оставить одновременно с ней бумажную или нет.

По составу сведений электронная трудовая книжка не сильно отличается от бумажного аналога. Так, в ней есть следующая информация:

1. Фамилия, имя, отчество работника.
2. Место работы.
3. Должность, профессия, специальность, квалификация, код трудовой функции.
4. Структурное подразделение, если оно указано в трудовом договоре.
5. Даты приема, перевода и увольнения с реквизитами приказов.
6. Информация о присвоении новой квалификации или получении новой профессии.
7. Сведения о приостановлении и возобновлении действия трудового договора в случае мобилизации и демобилизации работника.
8. Основания — статья ТК — и причины прекращения трудового договора.

В отличие от бумажной трудовой книжки в электронной версии есть СНИЛС работника. Но в ЭТК нет информации о награждениях. Также в нее не вносят данные, которые могут быть важны для некоторых категорий работников. Например, работодатель не передает в СФР информацию о том, что работник принят для вахтовой работы, а только отражает информацию о работе в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, что важно для назначения досрочной пенсии. В бумажной трудовой книжке эта информация отражается, то есть все сведения находятся в одном месте.

Ищем выходы из сложных ситуаций

И помогаем читателям не потерять деньги. Подпишитесь на рассылку, чтобы не пропустить свежие статьи
Подписаться
Подписываясь, вы принимаете условия передачи данных и политику конфиденциальности

Где посмотреть сведения из электронной трудовой

Получить выписку из электронной трудовой книжки можно в любое удобное время на портале госуслуг или сайте СФР. Выписка выдается по форме СТД-СФР и подписывается электронной подписью сотрудника фонда. По юридической значимости такой документ равен бумажному.

Если в выписке указаны не все сведения или она пустая, значит, работодатель не передал сведения.

При необходимости можно получить форму СТД-СФР на бумаге. Запросить ее можно в любой клиентской службе СФР или любом МФЦ без привязки к месту жительства или работы.

Электронная трудовая книжка: образец заполнения

Документ, который выдает работодатель, — это форма СТД-Р . В ней отражают сведения только о работе в данной компании — в отличие от СТД-СФР , где должна быть информация о трудовой деятельности у всех работодателей.

Обратите внимание, что работодатель не обязан выдавать форму СТД-Р ни во время работы, ни при увольнении сотрудника, на которого ведется бумажная трудовая книжка. Но можно сделать это добровольно.

Плюсы электронной трудовой книжки

Быстрый доступ к информации. Вы в любое время можете посмотреть, какие сведения работодатель передал в СФР. Бумажная трудовая книжка хранится у работодателя. Чтобы получить из нее выписку или сделать копию, надо обратиться в отдел кадров, написать заявление и подождать до трех рабочих дней.

Дистанционное оформление пенсий. СФР сможет оформить пенсию по данным индивидуального лицевого счета без дополнительных документов.

Упрощенное получение соцвыплат. Чтобы назначить пособия и прочие выплаты, госорганы получат данные о вашей трудовой деятельности по каналам межведомственного взаимодействия. Вам не придется тратить время на то, чтобы нести в госорган заверенную копию трудовой.

Дополнительные возможности дистанционного трудоустройства. Например, чтобы устроиться на дистанционную работу, можно будет отправить работодателю по электронной почте форму СТД-СФР или СТД-Р как подтверждение стажа.

Высокий уровень безопасности и сохранности данных. Как известно, бумажная трудовая книжка может потеряться, сгореть или испортиться. С электронной трудовой книжкой вероятность потери данных ниже.

Минусы электронной трудовой книжки

Может не быть информации о трудовом стаже до 2020 года. Пожалуй, это основной недостаток электронной трудовой книжки. Несмотря на то что работодатель ежегодно подает в СФР сведения о трудовом стаже сотрудника, не исключено, что стаж до 2019 года включительно все равно придется подтверждать бумажной трудовой. То есть работнику, который отказался от бумажной трудовой книжки, нужно будет хранить ее у себя дома и при необходимости предъявлять новому работодателю, если он попросит подтвердить стаж, или в госорганы.

В электронной трудовой книжке нет сведений о награждениях. Многие работники с большим стажем стремятся получить звание ветерана труда, для которого помимо стажа требуется информация о государственных или ведомственных наградах. Подтверждать это работники привыкли записью в бумажной трудовой в разделе о награждениях. В электронной трудовой таких сведений нет, поэтому придется подтверждать награждение другими документами. Например, выписками из приказов, грамотами и т. д.

Есть риск, что данные потеряются. Хотя СФР заявляет о надежности своих информационных систем, полностью исключать риск утраты данных нельзя. А если оставить бумажную книжку, сведения в ней точно сохранятся.

Также есть вероятность утечки персональных данных к злоумышленникам.

Несовпадение записей в электронной и бумажной трудовой. Непонятно, каким сведениям будет отдаваться приоритет в случае противоречий между бумажной трудовой книжкой и электронной.

Плюсы бумажной трудовой книжки

Привычный формат. Все знают, как выглядит бумажная трудовая и какие сведения в ней можно найти.

Подтверждает весь трудовой стаж работника. В отличие от электронной версии в бумажной трудовой книжке есть все сведения с момента начала трудовой деятельности.

Есть данные о награждениях и поощрениях. В бумажную трудовую работодатели вносят информацию о значимых награждениях за время работы.

Работник может завести новую книжку, если сведения в старой его не устраивают. Если в бумажной трудовой есть порочащие его записи, например об увольнении за прогул, работник может «потерять» трудовую книжку и завести новую. Но сейчас скрыть увольнение по статье сложнее: новый работодатель может попросить принести форму СТД-СФР или СТД-Р , в которой будут сведения о причинах увольнения.

Минусы бумажной трудовой книжки

Можно потерять или испортить. Трудовые книжки теряют или повреждают как работники, так и работодатели. В результате приходится тратить много времени на сбор документов, чтобы оформить дубликат.

Бумажная трудовая морально устарела. Учитывая перевод многих сотрудников на дистанционную работу, оформление различных выплат и оказание госуслуг онлайн, использовать электронную трудовую книжку стало удобнее, чем бумажную.

Плата за оформление документа. Работодатель вправе брать с сотрудника деньги, пусть и небольшие, за оформление новой трудовой книжки или вкладыша в нее. Никаких расходов на ведение электронной трудовой работник не несет.

Стоит ли отказываться от бумажной трудовой книжки

Все работники давно должны были определиться: сохранить бумажную книжку или перейти на ЭТК. Если вы решите оставить бумажную трудовую, то потом сможете передумать и отказаться от нее. А если выберете только электронную трудовую, то назад пути не будет. Поэтому, на мой взгляд, не стоит спешить отказываться от бумажной трудовой книжки.

Наиболее рискованно отказываться от бумажной трудовой, если у вас большой стаж или есть право на досрочную пенсию.

Если же стаж небольшой, то, думаю, вы ничем не рискуете.

Продолжать вести бумажную трудовую книжку нет смысла тем, кто уже оформил пенсию или на российскую пенсию не претендует, например иностранным работникам при работе по патенту.

Что делать? Читатели спрашивают — эксперты отвечают
Задать свой вопрос

Юлия Девяткова
Какая у вас трудовая, бумажная или электронная? Почему?

Отредактировано

Пишу как сотрудник отдела кадров со стажем в 12 лет. Пока есть возможность остаться на бумажной версии, оставайтесь на ней, пожалуйста. Хотя бы в ближайшие пару лет. Система учёта стажа «сырая», постоянные глюки, зависания, иногда по 2-3 недели не знаем, приняли ли у нас отчёт или нет. К тому же некоторые люди уже жалуются, рассказывая про то, что в их электронной трудовой появились такие места работы, о которых они вообще никогда не слышали.
К сожалению, в нашей стране только бумажка имеет ценность, а без бумажки мы сами знаете что.

Да, лично мне, как работнику, ведение и бумажной, и электронной версии добавляет работы, отнимая драгоценное время. Но лучше я напрягусь и сделаю всё так, как надо, чтобы у моих коллег (а это без малого 500 человек) стаж был посчитан правильно. Хотя в пенсию я не верю))

L., да никто в неё не верит уже)

Мария, вы не поверите, но. верят! Ничему их жизнь в нашей прекрасной стране не учит..

L., слушайте, не придумывайте и не вводите людей в заблуждение! Что значит система учета стажа. Отчеты отправляются через специализированного оператора, проходят на следующий день, например, в Контур-Экстерн, тестировали и не один раз. И ни у кого никаких лишних записей не появлялось!! Разбирайтесь у себя внутри организации и используйте современные системы. Все работает идеально

L., А пенсия верит в вас)

от ваших расчетов ничего не зависит, только правильное заполнение

Отредактировано

Нет смысла переходить вообще никакого. Данные с предыдущих мест работы не переносятся в электронную трудовую. Все равно приходится хранить бумажную. Таким образом получаешь все минусы и бумажной, и электронной версий. В качестве первой трудовой я бы лет через пять, когда отладят все процессы, выбрал электронную

Andrew, с 2021 года все, кто впервые оформляют трудовую — только электронная. У них выбора нет.

Andrew, рассматривают дополнение, чтобы внести весь стаж. И его примут скоро

Ага, знаем мы эти электронные сервисы. Сначала вопят «записывайтесь через госуслуги, не зря же их ввели!», а потом приходишь к ним, а они «дайте нам копии ваших документов». Довод «они все загружены на госуслуги, не зря же их ввели» их почему-то не устраивает, вынь да положь бумажки. Введение электронных карт в больницах это отдельная песня, потому что компуктеры врачам выдали, а пользоваться ими и печатать не научили. Длительность приёма увеличилась минимум в два раза, потому что тётя-врач вбивает твои данные одним пальцем, делая паузы между каждой буквой. А заявление терапевта «У меня компьютер работает только для экстренных случаев, у вас же нет высокой температуры и острой боли, значит на вас компьютер не сработает!» это шедевр. Автоштрафы почему-то тоже хранятся не в одном месте, а в разных. Часть на госуслугах, часть на мос.ру, поди разберись что где. И вроде оплачивать их можно электронно, но в суд мы тебя всё равно вызовем и потребуем привезти бумажный чек. АААААААААААААА!

Россия — страна боли, страдания и бумажек. И вряд ли это когда-то изменится. Так что по возможности копии всех документов предпочитаю иметь в бумажной форме.

Как работать с электронными трудовыми книжками

Переход на электронные трудовые начался в 2020 году. Все условия перехода и сроки разобраны в законе № 439-ФЗ, который регулирует изменения в трудовом кодексе.

Что такое электронная трудовая книжка

В законе нет такого термина — электронная трудовая книжка. Можно подумать, что это бумажная трудовая книжка, только в электронном виде, но это не совсем так.

По факту работодатель передает информацию о сотрудниках в ПФР. Там эта информация хранится в базе данных, из нее в любой момент можно сделать выписку и получить все сведения о трудовом стаже человека. Эта выписка — и есть электронная трудовая книжка, или ЭТК.

Какую трудовую книжку заводить в 2022 году при приеме на работу

При приеме на работу работодатель должен всем сотрудникам заводить электронную трудовую. А вот с бумажной трудовой все не так однозначно.

Бумажную трудовую можно не заводить в двух случаях:

1. Человек впервые устраивается на работу.
2. Человек отказался от ведения бумажной трудовой.

Если человек решил оставить бумажную трудовую, вам надо будет вести его трудовую по старым правилам параллельно с электронной. Вам по-прежнему придется заносить в бумажную книжку все изменения: прием на работу, назначения на новую должность, награждения и увольнения.

Если кандидат на работу еще не подавал заявления, но хочет отказаться от бумажной трудовой. Надо сначала нанять его по старым правилам:

1. Внести запись о приеме на работу в бумажную трудовую.
2. В тот же день или в ближайший рабочий подать форму СЗВ-ТД в Пенсионный фонд РФ. Там нужно отразить и прием на работу, и дату подачи заявления об отказе от бумажной трудовой.
3. В день отправки формы внести запись об отказе в бумажную трудовую книжку и отдать ее на руки сотруднику.

Дальше вам надо будет только передавать электронные сведения в пенсионный фонд.

Как проверить, подавал человек заявление или нет. Новый сотрудник может не помнить, подавал он заявление о выборе электронной трудовой книжки на старом месте работы или нет. Тогда план действий такой:

1. Если у него осталась на руках бумажная трудовая книжка — проверьте, есть ли там запись об отказе.
2. Если трудовой на руках нет, попросите сотрудника предоставить справку со сведениями о его трудовой деятельности — ту самую электронную трудовую по форме СТД-ПФР.

Сотрудник может сам запросить справку напрямую в ПФР через Госуслуги. В справке будет отметка о том, надо дальше вести его бумажную трудовую или нет.

Кто должен заводить электронные трудовые книжки с 2022 года

В 2022 году все российские работодатели обязаны вести трудовые книжки сотрудников в электронном виде. Никаких исключений нет, даже если работники хотят продолжить вести бумажные трудовые. Это их законное право, которое никак не отменяет обязанность работодателя подавать сведения в ПФР.

Если сотрудники приняли решение вести трудовую книжку на бумаге или вообще не подавали никакого заявления, то работодатель обязан продолжать вести обе книжки: передавать сведения в электронную и вносить информацию в бумажную.

Как перейти на электронные трудовые книжки

У всех, кто работал в 2020, 2021 или 2022 году, уже есть электронная трудовая книжка. Перейти на ЭТК нужно только двум категориям сотрудников:

• после 31 декабря 2020 года числился в штате, но на работу не выходил и раньше не писал заявление о переходе на электронную трудовую: например, болел, был в отпуске или отстранен от работы;
• до 31 декабря 2020 года уволился и после этого не подавал заявление о способе ведения трудовой книжки, а теперь решил отказаться от бумажного варианта.

У этой категории сотрудников есть только бумажная трудовая книжка. Если сотрудник хочет сохранить бумажную трудовую, работодатель обязан будет вести обе книжки. Тогда заявление о переходе на электронную трудовую не нужно.

Дальше описываем порядок, если сотрудник готов отказаться от бумажной трудовой:

1. Делаете в бумажной трудовой запись о приеме на работу.
2. Получаете от сотрудника заявление о переходе на ЭТК.
3. Вносите в бумажную трудовую запись о переходе на ЭТК.
4. Отдаете сотруднику бумажную трудовую. Она больше не нужна работодателю.

Делаете в бумажной трудовой запись о приеме на работу. Ее нужно внести не позднее пяти рабочих дней с даты, которая указана в приказе о приеме на работу.

Получаете от сотрудника заявление о переходе на ЭТК. Форма заявления законом не установлена. Каждый работодатель может утвердить ее самостоятельно.

Вносите в бумажную трудовую запись о переходе на ЭТК. Это нужно сделать в день подачи заявления.

Пример записи о переходе в бумажной трудовой

Название графы	Что писать
Графа 1 «№ записи»	Порядковый номер записи
Графа 2 «Дата»	Дата выдачи трудовой книжки на руки
Графа 3 «Сведения о работе»	«Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации»
Графа 4 «Наименование, дата и номер документа. »	Дата подачи заявления

Отдаете сотруднику бумажную трудовую. Выдать бумажную трудовую книжку нужно не позднее трех рабочих дней с момента получения заявления о переходе на электронный формат трудовой.

В книге учета движения трудовых книжек в графе 13 «Расписка работника в получении трудовой книжки» нужно сделать запись «Выдана на руки на основании письменного заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации».

Запись о переходе на электронный формат нужно заверить подписью директора или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, а также печатью работодателя, если она есть.

Как вносить сведения в электронную трудовую

Все изменения в штате надо отражать в форме СЗВ-ТД, которую ваши бухгалтеры или кадровики отправляют в ПФР. Это касается новых сотрудников и тех, кто уже в штате.

Форму сдают по каждому сотруднику, с которым заключен трудовой договор, когда с ним происходит какое-то кадровое изменение. Если с человеком заключен договор ГПХ, сдавать форму не нужно.

Сведения из этих форм вносятся в единую базу данных ПФР — из нее потом можно получить выписку, которая считается электронной трудовой книжкой.

Вот что нужно включить в форму:

• информацию о компании или ИП, где работает сотрудник;
• информацию о работнике: Ф. И. О., дату рождения, СНИЛС, должность;
• сведения о самой работе: о приеме на работу, переводе, повышении квалификации или увольнении;
• информацию о документе, которым оформлено кадровое мероприятие.

Сдавать форму надо каждый раз, когда:

• сотрудника приняли на работу;
• уволили;
• перевели на другую должность;
• присвоили новую квалификацию или специальность;
• сотрудник подал заявление об отказе или сохранении бумажной трудовой.

По каждому сотруднику — отдельная форма, которую надо подать после изменений. Если с сотрудником ничего не происходило и он работает как работал — подавать форму по нему не нужно.

Стандартные сроки подачи отчета зависят от того, что произошло:

• если приняли на работу или уволили — не позднее следующего рабочего дня;
• в остальных случаях — до 15-го числа следующего месяца.

Форма утверждена ПФР и подходит для всех организаций и ИП. Если у вас работает до 10 человек, вы можете сдавать ее в бумажном или электронном виде. Если больше 10 — только в электронном.

Как назначить ответственного за ведение электронных трудовых книжек

Руководитель самостоятельно выбирает и назначает ответственного сотрудника, который будет вести ЭТК и подавать в ПФР форму СЗВ-ТД. Ответственным может быть только один сотрудник.

Как назначить ответственного:

1. Внести изменения в должностную инструкцию для сотрудника.
2. Издать приказ о назначении ответственного и ознакомить с ним сотрудника.

Приказ о назначении ответственного составляют в произвольной форме. В документе указывают Ф. И. О. и должность работника, которого назначили ответственным. За образец можно взять приказ о назначении ответственного за ведение бумажных трудовых книжек.

Как работник получит сведения о стаже

Есть два вида стажа: трудовой и страховой. Трудовой — это общая продолжительность трудовой деятельности работника. Страховой стаж — периоды, входящие в стаж для назначения пенсии по старости.

Узнать о стаже сотрудник может у работодателя. А если не хочет его беспокоить или хочет перепроверить информацию — запросить информацию на Госуслугах или в пенсионном фонде.

У работодателя. Чтобы узнать трудовой стаж, сотрудник может в любое время запросить заверенную копию трудовой книжки или форму СТД-Р, если человек отказался от бумажной трудовой. Работодатель должен предоставить документ в течение трех календарных дней с даты подачи заявления. Справка может быть бумажной и электронной.

Если сотрудник хочет узнать страховой стаж, он может запросить у работодателя форму СЗВ-СТАЖ. В день увольнения работодатель обязан выдать трудовую книжку или СТД-Р, а также форму СЗВ-СТАЖ независимо от того, попросил сотрудник документ или нет.

На Госуслугах. Трудовой стаж можно узнать из формы СТД-ПФР. Для этого нужно в мобильном приложении госуслуг перейти в раздел «Услуги». Там выбрать «Справки Выписки», затем «Выписка из электронной трудовой книжки». В отличие от СТД-Р, в выписке будут все периоды работы, а не только у последнего работодателя.

Чтобы узнать страховой стаж, в том же разделе «Справки Выписки» нужно выбрать «Извещение о состоянии лицевого счета в ПФР». Сервис сформирует выписку в течение дня, ее можно будет скачать или переслать себе на электронную почту.

В пенсионном фонде. Трудовой стаж можно узнать из личного кабинета на сайте ПФР. Там выбрать раздел «Заказать справку (выписку) о трудовой деятельности» и нажать кнопку «Запросить».

Чтобы узнать страховой стаж, сотруднику нужно выбрать «Заказать справку (выписку) о состоянии индивидуального лицевого счета» и нажать кнопку «Запросить». Система сформирует выписку и пришлет ее на электронную почту.

Преимущества и недостатки электронных трудовых

Работать с электронными трудовыми проще и для работодателя, и для сотрудника.

Плюсы для работодателя:

Сокращается объем бумажной работы — больше не надо вести бумажные трудовые книжки работников, отказавшихся от них.

При утере бумажных книжек надо будет восстанавливать меньше трудовых. Например, если в офисе случится пожар или потоп, надо будет восстанавливать книжки только тех сотрудников, которые не отказались от трудовой.

Нет риска, что работодатель исчезнет вместе с трудовой, потеряет ее или будет угрожать, что не отдаст трудовую при увольнении. Сведения о работе будут храниться в общей базе пенсионного фонда, и их всегда можно проверить и подтвердить.

Из минусов для работодателя только одно — переход на новую систему требовал дополнительных усилий от компаний и ИП. В 2020 году работодатель должен был правильно оформить переход:

• уведомить сотрудников о том, что им можно подать заявление об отказе или сохранении бумажной трудовой до 31 декабря 2020 года;
• начать сдавать форму СЗВ-ТД;
• внести изменения во внутренние документы, которые регулируют порядок работы с трудовыми книжками, — обычно это правила внутреннего трудового распорядка.

Для сотрудников минусов нет: они могут продолжать вести бумажную трудовую параллельно с электронной, если не хотят от нее отказываться.

Что будет, если не перейти на электронные трудовые

Если в 2022 году работодатель не перешел на ЭТК, ведет только бумажные трудовые и не предоставляет сведения в ПФР, ему грозит штраф:

• для ИП — до 5000 ₽;
• для малых предприятий — до 5000 ₽;
• для средних и крупных компаний — до 50 000 ₽.

Это максимальные цифры. Какой именно штраф назначить, решает трудинспектор. Возможно, сумма будет меньше, или он и вовсе обойдется предупреждением.

Еще есть штрафы за несданный отчет о трудовой деятельности или ошибки в нем: от 300 до 500 ₽ директору или ответственному сотруднику.

Что важно запомнить

1. В 2022 году все компании и ИП обязаны вести электронные трудовые книжки.
2. Когда с сотрудником происходят кадровые изменения, надо сдавать форму СЗВ-ТД.
3. Если с сотрудником ничего не произошло, подавать пустую СЗВ-ТД или дублировать данные из предыдущей формы не нужно.