Движение денег в кассе
Автор: Инна Хлевняк, бухгалтер-консультант компании Линии консультаций компании «ГЭНДАЛЬФ» Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», бюджетный выпуск, зима 2019 г. Рассмотрим, какие особенности присущи учету кассовых операций в бюджетных учреждениях, какие первичные документы оформляются при работе с наличными средствами, а также порядок отражения операций на бухгалтерских счетах.
Требования к ведению кассовых операций
- размер лимита остатка наличности в кассе;
- правила обеспечения сохранности документов и наличных денежных средств, а также перевозки денежных средств;
- периодичность внутренних проверок ведения кассовой дисциплины.
Лимит остатка кассы — предельно допустимая сумма наличных, которая может храниться в специально оборудованных помещениях для кассовых операций после завершения смены и выведения остатка по кассовой книге. Размер лимита можно пересчитывать в любой момент времени, либо оставлять без изменения, об этом сказано в пунктах 8, 9 Письма Центрального Банка РФ от 15.02.2012 № 36-3/25. То есть, если в организации увеличивается наличный денежный оборот, то перерасчет можно произвести в любой день.
Способ расчета лимита зависит от того, осуществляет ли учреждение прием выручки от оказания платных услуг или нет. Формулы расчет лимита:
Размер лимита = объем поступлений / расчетный период * период времени между сдачей выручки.
Размер лимита = объем выдачи / расчетный период * период между получением денег
За расчетный период принимается любой период не более 92 дней, периоды между сдачей выручки (получением средств) не более 14 дней.
Требования к документальному оформлению
Прием наличных денежных средств оформляется Приходным кассовым ордером (ф. 0310001), выдача — Расходным кассовым ордером (ф. 0310002) и Ведомостью на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (ф. 0504501).
Приходный и расходный кассовые ордера, Ведомости (ф. 0504501) выписываются в одном экземпляре, который остается в кассе. Ведомости (ф. 0504501) применяются при оформлении выдачи денежных средств под отчет нескольким лицам (взамен индивидуальных расходных кассовых ордеров по каждому подотчетному лицу) и составляются раздельно по основаниям выплат: на заработную плату, хозяйственные расходы, командировочные расходы и другие нужды. По результатам выдачи денежных средств по Ведомости (ф. 0504501) необходимо оформить Расходный кассовый ордер.
Кассир должен вести Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003) и Кассовую книгу (ф. 0504514) записи в которых должны производиться сразу же после получения или выдачи денег.
Рассмотрим порядок ведения кассовой книги при наличии ККТ. Оформление и ведение регулируется Указаниями ЦБ РФ № 3210-У. Несмотря на значительные новшества и внедрение онлайн-касс, порядок заполнения КК остался неизменным:
- все данные вносятся в книгу по факту движения денежных средств на основании предоставленных в кассу ПКО и РКО;
- остаток на конец дня переносится на начало следующего операционного дня, в котором зафиксированы движения наличности, и сверяется с фактическим остатком денег.
При использовании онлайн-оборудования кассир должен вносить денежные средства на основании Z-отчета, при помощи которого закрывают смену (отчетность о закрытии смены). Кассир или иное ответственное лицо формирует отчет о гашении, сведения из отчетности направляются в ИФНС. Кассовая книга может заполняться бухгалтерией на основании полученной из Z-отчета информации.
Каждое учреждение самостоятельно выбирает формат ведения КК: электронно или в бумажном виде. Если Кассовая книга ведется в электронной форме, ее необходимо распечатывать, прошивать, заверять подписями руководителя и главного бухгалтера и закреплять печатью. При использовании онлайн-касс электронная кассовая книга может не распечатываться, а подписываться при помощи электронной цифровой подписи и храниться на специальных носителях.
Отражение кассовых операций в учете бюджетного учреждении
Ведение бухгалтерского учета бюджетными учреждениями, в том числе операций с наличными денежными средствами регламентированы Инструкциями, утвержденными приказами Минфина РФ:
- № 157н от 01.12.2010 «Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений» (далее Инструкции № 157н);
- № 174н от 16.12.2010 «Инструкция по применению плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений».
Операции с наличными денежными средствами необходимо отражать на балансовом счете 201 34 «Касса» Основные корреспонденции на балансовых счетах по поступлению и выбытию денежных средств приведены в таблицах 1 и 2.
Таблица 1. Операции поступления денежных средств в кассу
Корреспондирующие счета
Содержание операции
Дт
Кт
Поступление наличных денежных средств в кассу с лицевого счета учреждения, открытого в органе казначейства
Поступление доходов от оказания платных услуг в кассу учреждения
Возврат в кассу учреждения ранее произведенных авансовых выплат
Возврат в кассу остатков подотчетных сумм
Поступление наличных денежных средств в возмещение ущерба, причиненного учреждению
Оприходование в кассу учреждения наличных денежных средств, поступивших во временное распоряжение
Поступление в кассу учреждения денежных средств в рамках внутриведомственных расчетов
Поступление в кассу учреждения денежных средств в рамках расчетов с прочими кредиторами
Таблица 2. Операции выбытия денежных средств из кассы
Выбытие денежных средств из кассы учреждения для зачисления на лицевой счет в органе казначейства
Возврат наличных денежных средств, находящихся во временном распоряжении учреждения, при наступлении условий их передачи владельцу и по назначению в порядке, установленном законодательством Российской Федерации
Выдача наличных денежных средств из кассы учреждения в подотчет на хозяйственные или командировочные расходы
Оплата из кассы бюджетного учреждения предварительных платежей по государственным (муниципальным) договорам на нужды учреждения (авансов)
Отражение сумм выявленных недостач, хищений денежных средств – отнесение сумм недостач на виновное лицо
Возврат покупателю из кассы учреждения излишне полученных доходов
Обороты по дебету и кредиту счета 201 34 «Касса» не позволяют анализировать движение средств в разрезе видов поступлений и выбытий и кодов экономической классификации. Всю необходимую информацию можно почерпнуть из анализа движений на забалансовых счетах: 17 «Поступления денежных средств на счета учреждения» и 18 «Выбытия денежных средств со счетов учреждения».
Особенности учета денежных средств на забалансовых счетах
В соответствии с пунктами 365, 367 Инструкции № 157н забалансовые счета 17 «Поступления денежных средств на счета учреждения» и 18 «Выбытия денежных средств со счетов учреждения» открываются к соответствующим группировочным счетам счета 201 00 «Денежные средства учреждения», предназначенным для учета операций по движению денежных средств учреждения, а также к счету 210 03 «Расчеты с финансовым органом по наличным денежным средствам». Соответственно, информация на забалансовых счетах 17 и 18 отражается одновременно с отражением соответствующих операций по счетам 201 00 и 210 03.
По общему правилу по КФО 2, 4, 5, 6, 7 счет 18 бюджетными учреждениями используется при отражении перечислений и восстановлений расходов. Счет 17 применяется:
- при отражении поступлений и возвратов доходов;
- при отражении движений между счетами, счетами и кассой (например, инкассация на банковский счет, сдача наличных из кассы на счет, зачисление наличных на счет учреждения, снятие наличных со счета и т.д.).
Отражение операций в программе
В конфигурациях «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», ред.1.0 и 2.0 реализована единая концепция применения забалансовых счетов 17 и 18 в операциях по движению денежных средств. К счетам 17 и 18 открыты субсчета первого порядка для раздельного учета операций со средствами на счетах и в кассе учреждения в рублях и в иностранной валюте, а также операций со средствами в пути. К счету 201.34 открываются счета 17.34 и 18.34. Аналитический учет на них ведется КПС (кодам поступлений и выбытий) и КЭК (КОСГУ).
В операциях по поступлению (выбытию) наличных денежных средств с лицевого счета, открытого в органе казначейства участвует счет 210.03 «Расчеты с финансовым органом по наличным денежным средствам». Для ведения учета движения денежных средств по видам поступлений и выплат к счету 210 03 открываются забалансовые счета 17.30 «Поступления денежных средств на счет 40116» и 18.30 «Выбытия денежных средств со счета 40116». Аналитический учет на них также ведется по КПС (кодам поступлений и выбытий) и КЭК (КОСГУ).
Операции по движению денежных средств между лицевым счетом и счетом № 40116 не являются доходными или расходными, поэтому к забалансовому счету 17 применяются статьи 510 «Поступление на счета бюджетов» и 610 «Выбытие со счетов бюджетов» КОСГУ (письма Минфина РФ от 15.04.2015 № 02-07-07/21402, от 01.07.2015 № 02-07-07/38257).
Пример 1.
С лицевого счета сняты наличные, которые в дальнейшем поступят в кассу учреждения (документ «Заявка на наличные» или «Кассовое выбытие»).
Пример 2. Далее наличные поступили в кассу (документ «Приходный кассовый ордер»).
Пример 3. Из кассы учреждения выбывают деньги на лицевой счет (документ «Расходный кассовый ордер»).
Пример 4. На лицевой счет поступают наличные, которые были сняты из кассы учреждения (документ «Кассовое поступление»).
Банковские выписки в 1С 8.3 Бухгалтерия
Выписка банка в 1С 8.3 Бухгалтерия необходима для отражения списания и поступления денежных средств по безналичному расчету. Она отражает информацию о состоянии банковских счетов на текущий момент. На основании выписок в бухгалтерском учете ведутся операции по лицевым счетам.
Обычно выписки формируются ежедневно. Сначала из банка загружаются все поступления денежных средств и подтверждения списаний. Далее происходит формирование текущих платежных поручений, которые передаются в банк в конце рабочего дня.
Создание платежных поручений
Платежное поручение является документом, который дает указание своему банку перевести определенное количество его средств на счет какого-либо получателя. Данный документ не имеет проводок по бухучету.
В 1С:Бухгалтерия 3.0 платежные поручения обычно создаются на основании других документов, но можно и отдельно. Создание можно произвести из формы списка данного документа. Для этого в разделе «Банк и касса» выберите пункт «Платежные поручения».
Наша команда предоставляет услуги по консультированию, настройке и внедрению 1С.
Связаться с нами можно по телефону +7 499 350 29 00.
Услуги и цены можно увидеть по ссылке.
Будем рады помочь Вам!
В данном примере мы рассмотрим создание платежного поручения на основании документа «Поступление товаров и услуг». Для этого откройте нужный вам уже сформированный документ и в меню «Создать на основании» выберите соответствующий пункт.
Созданный документ заполнится автоматически. Если этого не произошло, введите недостающие данные вручную. Обязательно укажите реквизиты получателя, плательщика, сумму платежа, его назначение и ставку НДС.
Выгрузка платежек из 1С в клиент банк
Чаще всего в организациях выгрузку платежных поручений в банк производят в конце рабочего дня. Это происходит для того, чтобы не выгружать каждый документ, а выгрузить сразу все накопившиеся за день.
Получите понятные самоучители по 1С бесплатно:
- Самоучитель по 1С Бухгалтерии 8.3;
- Самоучитель по 1С ЗУП 8.3.
Рассмотрим, как это делается в 1С:Бухгалтерия 3.0. Зайдите в форму списка платежных поручений («Банк и касса» — «Платежные поручения»). Нажмите на кнопку «Отправить в банк».
Перед вами откроется форма обработки, в шапке которой нужно указать организацию или счет и период выгрузки. В нижней части формы выберите файл, в который выгрузятся данные. Он создастся и заполнится автоматически. Отметьте флагами необходимые платежные поручения и нажмите на кнопку «Выгрузить».
В целях безопасности обмена данными с банком выведется соответствующее окно. Которое проинформирует вас о том, что файл будет удален после его закрытия.
1С скорее всего предложит вам подключиться к сервису «ДиректБанк». Немного поясним, что это такое. 1С:ДиректБанк позволяет передавать и принимать данные из банка напрямую через 1С. Такой способ позволяет избежать выгрузки документов в промежуточные файлы, установки и запуска дополнительных программ.
О том, как оформить платежное поручение и списание с расчетного счета вручную смотрите в видео:
Как выгрузить банк в 1С 8.3 и разнести его
Загрузка выписки из банка в 1С производится при помощи той же обработки, что и выгрузка платежных поручений. Откройте вкладку «Загрузка выписки из банка». Далее выберите нужную организацию и файл с данными (который вы выгрузили из клиент-банка). После этого нажмите на кнопку «Загрузить». Все данные попадут из файла в 1С.
Как отразить поступление от покупателя в 1С вручную вы можете увидеть в этом видео:
Поступление и списание с расчетного счета в 1С Бухгалтерия 8.3
В программе 1С 8.3 Бухгалтерия можно отражать не только движение денежных средств по кассе, но и по расчетному счету организации. В данной статье мы опишем подробно все действия, которые необходимо совершить в программе для отражения списания и поступления на расчетный счет.
Настройка программы
Прежде, чем приступать к отражению движения денежных средств по расчетному счету, его необходимо указать в программе.
Откройте карточку вашей организации в одноименном справочнике и перейдите по гиперссылке «Банковские счета». Перед вами появится список всех введенных ранее счетов. Их может быть несколько, но при этом только один будет основным.
При создании нового банковского счета вам будет нужно указать его номер, валюту счета и банк, в котором он открыт. Так же по желанию можно указать и другие данные.
Наша команда предоставляет услуги по консультированию, настройке и внедрению 1С.
Связаться с нами можно по телефону +7 499 350 29 00.
Услуги и цены можно увидеть по ссылке.
Будем рады помочь Вам!
Списание с расчетного счета
Платежное поручение
В первую очередь вам необходимо создать в 1С Бухгалтерия платежное поручение. Данный документ необходим для дачи указания банку перевести определенную сумму денег с вашего счета на другой.
В разделе «Банк и касса» перейдите в «Платежные поручения».
Перед вами откроется список ранее созданных документов. Для удобного поиска тут доступны различные отборы. Фактически подтвержденные поручения в данном списке будут иметь отметку «Оплачено», которая выделяется зеленым цветом.
Получите понятные самоучители по 1С бесплатно:
- Самоучитель по 1С Бухгалтерии 8.3;
- Самоучитель по 1С ЗУП 8.3.
Нажмите на кнопку «Создать».
Первым делом в созданном документе нужно правильно указать в 1С 8.3 вид операции списания денежных средств. Именно от него будет зависеть, какие реквизиты вам нужно будет заполнить. В данном примере это оплата поставщику.
Далее необходимо указать вашу организацию и выбрать получателя платежа. Если банковские счета, как у вас, так и у вашего контрагента настроены правильно, они подставятся автоматически в данный документ.
Договор так же заполнится по умолчанию основным договором необходимого вида. В нашем случае вид договора – «С поставщиком». Если же мы наоборот продаем товар и ходим получить за него деньги, то договор должен иметь вид «С покупателем».
Если договором с контрагентом предусмотрено, то указывается уникальный идентификатор платежа. Для отражения данной операции в управленческом учете (если такая опция включена в настройках, как в нашем примере), укажите статью ДДС.
Сумма платежа и ставка НДС задаются вручную. Сумма НДС, как и назначение платежа сформируются автоматически. В качестве назначения платежа указывается общая сумма, сумам НДС и договор. При необходимости данное поле можно дополнить или откорректировать.
В самом низу формы находится поле для указания состояния платежа. Корректировать его вручную нежелательно, так как он автоматически изменится после отражения в программе факта списания денежных средств.
Впоследствии все платежные поручения передаются в банк. Сделать это можно в распечатанном или электронном виде. Многие организации пользуются программой «Клиент-Банк». Она позволяет обмениваться данными с банком дистанционно. Вы можете не только давать указания банку о переводе денежных средств с ваших расчетных счетов, но и получать данные о поступлениях на них.
Списание с расчетного счета
Для отражения факта списания с расчетного счета денежных средств, в 1С 8.3 служит одноименный документ. Он может создаваться как автоматически (при получении данных из банка), либо вручную на основании платежного поручения.
В нашем случае для простоты примера мы выбрали второй вариант. Созданный документ списания заполнился автоматически.
Счет учета по умолчанию – 51 «Расчетные счета». В нашем случае производится оплата поставщику, поэтому счета расчетов и авансов 60.01 и 60.02 соответственно. Конечно же, эти данные можно изменить. При проведении документа автоматически будет произведена проверка, является ли наш платеж авансовым.
Все остальные реквизиты заполнены из платежного поручения. Мы ничего не будем здесь менять и проведем документ. Проводки документа показаны на рисунке ниже.
Теперь вернемся в форму списка документа «Платежное поручение». Как было написано ранее, наш документ автоматически изменил статус на «Оплачено». Это можно увидеть в соответствующей колонке.
Кроме этого, документы списания будут отображены в банковских выписках. Их можно найти в разделе «Банк и касса».
Поступление на расчетный счет
Данный документ подобно списанию попадает в программу после совершения с банком автоматически. В нашем примере мы рассмотрим его ручной ввод. Создать документ поступление на расчетный счет в 1С 8.3, так же как и списание, можно из банковских выписок. Для этого нажмите на кнопку «Поступление».
Документ практически ни чем не отличается от списания. В данном случае видом операции уже будет являться «Оплата от покупателя». Дополнительно здесь можно указать подразделение, счет на оплату (если он выставлялся). Если вы создаете документ поступления вручную, то так же необходимо заполнить входящий номер и дату. При автоматическом создании эти данные уже будут заполнены.
После проведения документ сформирует проводки, которые отображены на рисунке ниже. Как вы можете заметить, наш платеж в 80 000 рублей от «Антикафе Земляника» был учтен на счете авансов. Так же, как и при списании, в данном случае программа автоматически это определила.
Смотрите также видео инструкцию про банковские выписки:
Внутренние обороты денежных средств государственного учреждения в 1С: БГУ 8 редакции 2.0
Довольно часто бухгалтеры государственных учреждений сталкиваются с необходимостью учета внутренних оборотов денежных средств. Эти хозяйственные операции временами вызывают трудности, так как в них используется сразу несколько забалансовых счетов. В статье мы рассмотрим порядок проведения в программе 1С: БГУ операций по внутренним оборотам денежных средств бюджетных и автономных учреждений (для них он будет идентичен), а также порядок получения наличных с лицевого счета казенного учреждения.
Для начала – небольшое пояснение по использованию забалансовых счетов. Согласно приказу Минфина России от 01.12.2010 № 157н (ред. от 31.03.2018) «Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению» к балансовому счету 201 (кроме счета 201.35) и балансовому счету 210.03 открываются забалансовые счета 17 и 18, уточняющие поступления и выбытия денежных средств на счета бюджетов по бюджетной аналитике.
Если в бухгалтерской записи участвует один из кассовых счетов, то запись по нему обязательно дублируется записью по забалансовому счету. В 1С: Бухгалтерии государственного учреждения установлено следующее соответствие по данным балансовым и забалансовым счетам.
| Балансовый счет | Забалансовый счет учета поступлений | Забалансовый счет учета выбытий |
| 201.11 | 17.01 | 18.01 |
| 201.23 | 17.03 | 18.03 |
| 201.34 | 17.34 | 18.34 |
| 210.03 | 17.30 | 18.30 |
Рассмотрим небольшой практический пример: бюджетное учреждение МБОУ «Гимназия № 1» оказывает платные образовательные услуги, за которые родители учащихся могут рассчитаться наличными. В конце дня денежные средства, поступившие в кассу, передаются ответственному лицу дирекции, которое вносит их на карту, а в последующем – деньги поступают на лицевой счет, открытый в органе Федерального казначейства.
Шаг первый: денежные средства поступили в кассу в счет оплаты за образовательную услугу.
Таких операций в течение дня может быть очень много. Первичным документом является приходный кассовый ордер.
На этом этапе должны быть сформированы проводки:
| Дт | Кт | Сумма |
| КИФ.2.201.34.510 | КДБ.2.205.31.660 | 100 |
| КДБ.2.17.34.131 | 100 |
Шаг второй: денежные средства выданы сотруднику организации.
Первичным документом является расходный кассовый ордер.
На этом этапе должны быть сформированы проводки:
| Дт | Кт | Сумма |
| КИФ.2.201.23.510 | КИФ.2.201.34.610 | 10000 |
| КДБ.2.17.03.510 | 10000 | |
| КДБ.2.18.34.610 | 10000 |
Также в 1С: Бухгалтерии государственного учреждения всегда при формировании проводки по счету 201.34 создается проводка по счету НД. В данном случае дополнительной проводкой будет являться Кт НД на 10 000.
Шаг третий: денежные средства внесены на карту.
Первичные документы: банковская квитанция, бухгалтерская справка (ф. 0504833).
На этом этапе должны быть сформированы проводки:
| Дт | Кт | Сумма |
| КДБ.2.210.03.560 | КИФ.2.201.23.610 | 10 000 |
| КДБ.2.17.30.510 | 10 000 | |
| КДБ.2.18.03.610 | 10 000 |
Шаг четвертый: денежные средства поступили на лицевой счет учреждения.
Первичные документы: выписка из лицевого счета, приложение к выписке из лицевого счета.
На этом этапе должны быть сформированы проводки:
| Дт | Кт | Сумма |
| КИФ.2.201.11.510 | КДБ.2.210.03.660 | 10 000 |
| КДБ.2.17.01.510 | 10 000 | |
| КДБ.2.18.30.610 | 10 000 |
Хочется сделать небольшую оговорку на тему отражения данных хозяйственных операций в отчете ф. 0503737. Данный отчет заполняется на основании плановых назначений (плана финансово-хозяйственной деятельности) и записей по аналитическим счетам 17 и 18.
Далее рассмотрим следующий пример: бюджетное учреждение МБОУ «Гимназия № 1» получило в кассу учреждения для выдачи подотчетному лицу денежные средства.
Шаг первый: оформление заявки на выдачу наличных денежных средств.
Первичными документами являются заявка на наличные, платежное поручение, составленное органом Федерального казначейства и выписка из лицевого счета.
| Дт | Кт | Сумма |
| КРБ.4.210.03.560 | КИФ.4.201.11.610 | 7 000 |
| КРБ.4.17.30.510 | 7 000 | |
| КРБ.4.18.01.610 | 7 000 |
Шаг второй: денежные средства поступили в кассу учреждения.
Первичным документом является приходный кассовый ордер.
| Дт | Кт | Сумма |
| КИФ.4.201.34.510 | КРБ.4.210.03.660 | 7 000 |
| КРБ.4.17.34.510 | 7 000 | |
| КРБ.4.18.30.610 | 7 000 |
Напоследок рассмотрим пример, когда казенное учреждение получает наличные денежные средства на выплату заработной платы в кассу. Здесь стоит отметить важный момент: забалансовые счета 17 и 18 будут использоваться с расходными КОСГУ.
Шаг первый: оформление заявки на выдачу наличных денежных средств.
Первичными документами являются заявка на наличные, платежное поручение, составленное органом Федерального казначейства и выписка из лицевого счета.
| Дт | Кт | Сумма |
| КРБ.1.210.03.560 | КРБ.1.304.05.211 | 70 000 |
| КРБ.1.17.30.211 | 70 000 |
Шаг второй: денежные средства поступили в кассу учреждения.
Первичным документом является приходный кассовый ордер.
| Дт | Кт | Сумма |
| КИФ.1.201.34.510 | КРБ.1.210.03.660 | 70 000 |
| КРБ.1.17.34.211 | 70 000 | |
| КРБ.1.18.30.211 | 70 000 |
Автор статьи: Константин Ермолович
Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов