Сенсорная касса как работать
Вы здесь: Управленческий учет Учет в розничной торговле Сенсорная касса
Сенсорная касса
Инструкция по работе в кассовой программе Меркурий-POS с сенсорным монитором.
Такой интерфейс обычно используется в барах, ресторанах, столовых, мясных и других магазинах с небольшим ассортиментом (100-500 позиций).
При включении кассы мы видим общее меню:
Перед началом рабочего дня (или при необходимости в течение дня) вносят деньги в кассу для размена: Главное меню пункт 5. Отчеты → Пункт 5. Внесение в кассу → Указываем вносимую сумму → Ок (Enter) → Сохраняем чек.
2.1. Основные операции.
Переходим к непосредственной работе в кассе (пункт 1. «Касса» из общего меню):
На рисунке ниже указаны моменты, на которые надо обращать внимание кассиру при работе с программой Меркурий-POS.
Например, верхняя строчка (пункт 1) всегда подскажет, когда было последнее изменение цен.
При пробитии чека мы нажимаем кнопку «Оплата (F10)», далее вносим сумму денег, полученных от покупателя. В зависимости от способа оплаты (банковской картой или наличными средствами) выбираем нужную кнопку.
Кнопка «Esc» позволит вернуться к чеку (что-то убрать из чека по просьбе покупателя или наоборот внести еще товар).
Кнопка «Дисконт» используется, если в магазине есть дисконтные карты или проводятся какие-то общие скидки.
***Дополнительно: если штрихкод на упаковке не читается сканером, его можно ввести вручную.
Подробнее рассмотрим панель работы с чеком:
- Количество штучного товара в чеке можно изменить вручную, используя кнопки «Кол-во +» и «Кол-во –». Это удобно в случае отсутствия штрихкода на упаковке товара. Или же сразу нажать «Изменить» и внести нужное значение.
- Товар из чека также можно удалить. Если покупатель до пробития чека отказался от покупки используем кнопку «Аннулировать». Во избежание ошибочного аннулирования чека Меркурий-POS запрашивает подтверждение операции.
- Оформление возврата.
Возврат товара можно осуществить двумя способами: по товару и по номеру чека.
Для оформления возврата по товару необходимо в главном меню выбрать пункт 2 «Возврат», откроется окно, идентичное работе в кассе. При этом в верхнем левом углу указано, что это меню «Возврат от покупателя». Далее сканируем возвращаемый товар или же кладем на весы. Затем нажимаем «Оплата». Возврат оформлен.
*** Не забываем вернуться в режим работы кассы.
Для оформления возврата по непосредственному чеку (применяется как правило, если цена изменилась) в главном меню выбираем пункт 5 «Отчеты» → п. 4 Журнал чеков → Ищем нужный чек и выбираем «Возврат».
- ЗАВЕРШЕНИЕ РАБОЧЕГО ДНЯ.
При закрытии кассовой смены необходимо выполнить следующие действия Главное меню → Отчеты:
— Пересчитать наличные в кассе;
— Сделать выплату денег из кассы (ту сумму, которая сдается управляющему магазина/другому ответственному лицу);
— Снять отчет «Закрытие дня по банку»;
- Тетрадь учета
- Проведение ревизии
- Частичная ревизия
- Правила продажи алкоголя
- Учет в мясном магазине
- Автоматизация магазина продуктов. Сети продуктовых магазинов.
- Кассовая программа
- Сенсорная касса
- Пользователи на кассе
- X и Z отчеты. Контроль работы кассира.
- ЕГАИС в розничной торговле. Инструкции.
- Приходы в ЕГАИС. Подтверждение приходов алкоголя.
- Остатки в ЕГАИС
- Работа в модуле ЕГАИС
Оглавление
- Программа для управленческого учета
- Складской учет
- Учет в оптовой торговле
- Учет в розничной торговле
- Тетрадь учета
- Проведение ревизии
- Частичная ревизия
- Правила продажи алкоголя
- Учет в мясном магазине
- Автоматизация магазина продуктов. Сети продуктовых магазинов.
- Кассовая программа
- Сенсорная касса
- Пользователи на кассе
- X и Z отчеты. Контроль работы кассира.
- ЕГАИС в розничной торговле. Инструкции.
- Бизнес-процессы в мясном магазине
- Ревизия в программе Меркурий Terminal
- Интеграция кассы с UDS
Об авторе
+7 (917) 136-00-20
Инструкция для работы с кассовым аппаратом в магазине розничных продаж.
В данной статье Вы узнаете о порядке совершения кассовых операций на разных видах KKM и этапах работы на них. А также о взаимодействии KKT с системой ЕГАИС и порядке реализации на кассе алкогольной продукции.
Недавно вступили в силу поправки к Федеральному Закону №54. Теперь все организации, осуществляющие розничную торговлю и оказание услуг (за исключением короткого списка), должны осуществлять расчёт на обновленных KKТ.
Большинство этих организаций еще не сталкивались с онлайн-кассами и у сотрудников в процессе торговли, возникает множество вопросов по тому или иному рабочему процессу. В этой статье мы расскажем, как переключиться на новый режим работы и подробно разберём такие важные операции как: продажа, возврат, реализация алкоголя и взаимодействие с ЕГАИС.
Как совершать кассовые операции на разных видах KKM
Порядок работы за KKM различается в зависимости от модели кассы. Часть из них имеет понятный интуитивный интерфейс, другие более сложны в обращении и для работы на них требуются стартовая подготовка, либо повышение квалификации. Далее мы опишем модели таких машин, а также дадим пошаговый план по работе с таким оборудованием.
Смарт-терминалы
В число новейших «умных» касс входят такие, как Эвотор, MSPOS-Т-Ф, Атол Сигма 10, Вики Мини. Это не просто кассы, а многоплановое, высокопродуктивное устройство, сочетающее в себе сенсорный экран, печатающее устройство и микрокомпьютер. Отдельно взятые модели укомплектованы дополнительным оборудованием в виде картридера и покупательского экрана. Данные KKM могут функционировать почти сразу после активации, а собственник KKT имеет возможность лично наладить имеющиеся функции под потребности предприятия.
Изготовители новых KKM предусмотрели, чтобы индивидуальные предприниматели имели возможность удаленного доступа к работающему устройству, войдя через личный кабинет на портале компании производителя.
Благодаря такой возможности, владелец бизнеса может при наличии интернет соединения, отслеживать любые, совершаемые на KKM операции, находясь в любой точке земного шара.
Также регистрация личного кабинета даёт такие преимущества как:
- Доступ к информации о любом совершаемом на KKM действии в режиме реального времени.
- Получение поэтапных отчётов за любое выбранное время, будь то несколько часов или год.
- Предоставление информации о совершенных торговых сделках отдельной кассы, либо определённого работника.
- Возможность удалённого контроля начала и окончания рабочего дня, активности в течение смены, количества денежных средств в кассе.
- Контроль складских остатков и наличия продукции с подходящим сроком годности, а также пересорта, либо нехватки определённых позиций из каталога.
- Контроль своевременной пересылки сопровождающей документации.
- Формирование и выпуск товарного каталога, изменение неправильно заведённых строк.
- Ступени доступа для сотрудников в зависимости от занимаемой должности.
Кассы такого типа имеют большую популярность в силу бюджетной цены, отсутствия сложностей в использовании, и способности наладить торговый процесс без дополнительных финансовых вливаний.
Автономные кассовые машины
Данный вид устройств знаком большинству владельцев торговых розничных точек. Представляет собой кнопочную кассу, видоизменённую и дополненную накопителем памяти и модулями выхода в интернет для отправки кодированной информации оператору фискальных данных.
Среди таких KKM: Атол 90Ф, Меркурий 115Ф, Меркурий 185Ф, Штрих Элвес МФ.
Большое количество владельцев малого и среднего бизнеса уже много лет используют данные модели кассовых аппаратов. Поэтому, когда вышел новый законопроект, предполагающий обязательный переход на онлайн-кассы, они предпочли покупке нового непроверенного оборудования, модернизацию уже имеющихся моделей.
Такой вид KKТ будет удобен для осуществления торговли в некрупных пунктах розничных продаж, где базовый каталог продукции составляет около 1100 наименований и не предполагает большого покупательского потока.
Для магазинов с широким ассортиментом и большой посещаемостью использование такой KKT экономически не выгодно.
Потому как внесение информации о товаре на таких устройствах осуществляется вручную, что отнимает много времени, а коды на отдельные товарные позиции придётся записывать, либо запоминать.
К тому же, начиная с 2021 года, на итоговом чеке в обязательном порядке будет необходимо прописывать информацию о каждой реализованной позиции. На данный момент такая функция присутствует только в современных кассах, на которых установлено необходимое программное обеспечение.
POS-система
Это кассовая система, включающая в себя фискальный регистратор, процессор с экраном (либо моноблок), устройство для считывания штрих-кодов, маркировки и QR-кодов, взвешивающее устройство, ящик для хранения купюр, терминал для безналичного расчёта.
Установку и наладку данного вида систем обычно осуществляют организации, производящие и поставляющие оборудование, либо специалисты сервисных центров и центров технического обслуживания. Сотрудники, осуществляющие работу за POS-системой должны пройти обучающий тренинг, либо курсы переквалификации.
Данная KKТ была разработана для автоматизации крупных торговых точек, а также розничных сетей, нацеленных на обслуживание большого количества клиентов и товарооборота. Такие системы оснащены программным обеспечением, предназначенным для быстрого оприходования и учета товарной номенклатуры. Вы без усилий сможете контролировать поступление, остатки, реализацию по каждой позиции, полученную прибыль, расчёты с партнёрами и многое другое. Каждое действие фиксируется в соответствующей программе.
Приоритетной задачей изготовителей POS-систем и составителей сопутствующего программного обеспечения, является увеличение общей прибыли, благодаря увеличению скорости обслуживания клиентов, что позволяет увеличить количество покупательского потока.
Принципы и этапы работы с автономными кассовыми машинами
Разберём поэтапно осуществление кассовых операций на примере KKT Атол 90ф. Эта недорогая кассовая машина чаще всего устанавливается в некрупных розничных торговых точках, с маленькой базой товарной номенклатуры. Сопряжение с ЕГАИС налаживает сотрудник отдела технического обслуживания.
Этапы работы на KKM Атол 90ф.
Установка чековой ленты. Поднимите крышку принтера, и установите катушку с бумагой так, чтобы лента шла из-под рулона, опустите крышку принтера.
Включение. Активируйте кассовый аппарат, удерживая кнопку [PE], пока не раздастся звуковой сигнал.
Добавление товарной базы. В тех случаях, когда организация осуществляет реализацию товаров или услуг по зафиксированной цене, существует возможность записать на устройство наименование и стоимость продукции. Когда цена не постоянна, лучше завести в базу только название.
Открытие смены. Это основная программная операция, осуществляется стандартной последовательностью кнопок. Для этого на включённой кассе введите следующую комбинацию: 1-3-0-ИТ(2 раза). После того, как на дисплее высветится [0000], устройство распечатает X-отчёт.
Реализация товара за наличную оплату. Наберите числовой номер, под которым товар числится в базе KKM, нажмите на кнопку [X], внесите количество позиций, нажмите кнопку [BB] (2 раза), для добавления следующего товара повторите процедуру, для вывода итогового чека нажмите кнопку [ИТ].
Возврат. Перед тем как начать оформлять возврат товара проверьте, чтобы на текущей смене было реализовано товара на сумму, не меньше суммы возврата. Дважды нажмите кнопку [X], затем [BB] и введите числовой номер, под которым товар числится в базе KKM, дважды нажмите [BB] и один раз [ИТ]. Для возврата к функции реализации товара, нажмите кнопку [X], а затем [BB].
Безналичный расчёт. Наберите числовой номер, под которым товар числится в базе KKM, нажмите на кнопку [X], внесите количество позиций, нажмите кнопку [BB] (2 раза), для добавления следующего товара повторите процедуру, для выпуска итогового чека нажмите [ПС], а затем [00].
Закрытие смены. Для завершения смены нажмите следующую последовательность: [PE]→[3]→[3]→[0]→[ИТ]→[2]. В выпущенном отчёте отражено: сумма поступивших за день наличных и безналичных средств, сколько фискальных документов создано и перенаправлено оператору фискальных данных. Когда касса выпустит Z-отчёт, нажмите кнопку [PE].
Выключение кассовой машины. Удерживайте кнопку [C], до того момента пока дисплей не погаснет.
Инструкция по работе на смарт-терминалах на примере KKТ «Эвотор»
Производимые компанией «Эвотор», KKT оснащены сенсорным дисплеем и дополнительными разъёмами для подсоединения выносных устройств. Также на них можно скачивать приложения и обновления напрямую из магазина Эвотор.
Порядок действия кассира при работе на KKT Эвотор:
Заправка чековой ленты. Поднимите крышку печатающего устройства и установите чековую ленту, чтобы она шла из-под рулона, вытяните ленту за край отсека подачи чеков и опустите крышку до щелчка.
Активация устройства. Включите вилку устройства в розетку и нажмите на кнопку включения кассы (в зависимости от модели может быть на дне или сбоку). Смена открывается во время первой продажи.
Реализация товара по свободной цене. Нажмите на [Продажи] →[+]→[Товар]→[Свободная цена]→наберите стоимость и количество товара→[В чек]→[К оплате]→введите способ оплаты→введите количество денег, полученное от покупателя→[Оплатить].
Продажа товарной позиции из базы KKM. Продажа]→[+]→[Товар]→ отсканируйте штрих код товара→введите количество→[К оплате]→[Способ оплаты]→количество денег, полученное от покупателя→[Оплатить].
Пересылка информации о покупке по SMS. После того, как отбит весь товар, нажмите [К оплате]→надавите на переключатель [Электронный чек]→ выберите раздел [По SMS]→внесите телефонный номер клиента→отправьте→[Оплатить].
Возврат. В основном меню выберите нужный раздел. В случаях, когда у клиента нет чека, выбираете [Без чека]→[+]→[Товар]→в товарной номенклатуре кассы находим необходимую позицию→[К возврату]→тип оплаты, которым он был оплачен→стоимость товара на момент продажи→[Оплатить]. Если чек имеется, то вначале вводим его номер, повторяем шаги, описанные выше, за исключением выбора товара из каталога.
Z-отчёт. Открываем режим администрирования, вводим пароль→[Отчёты]→[Кассовый отчёт]→[Закрыть смену]→После выпуска фискального документа выключаем кассу.
Работа кассира за POS-системой на примере «Атол Ритейл 54»
POS-система «Атол Ритейл 54» создана для оптимизации рабочего времени кассира.
Рабочий комплект, включает в себя: фискальный регистратор Атол 25Ф, клавиатура, POS-компьютер, сетевой блок. Можно доукомплектовать сканером штрих-кода, ящиком для хранения купюр, устройством для взвешивания товаров и др.
Главный элемент данной системы – компьютерный блок, оснащённый экраном, устройство может работать беспрерывно.
Активация. Для того чтобы перевести систему в рабочее состояние, нажмите на сетевом блоке кнопку [Power]. Активация системы осуществляется на протяжении 5 минут.
Когда программа прогрузится, откроется окно авторизации. Пользователю необходимо ввести свои данные и пароль.
В программе можно по умолчанию разграничить уровни доступа к устройству. В зависимости от должности, специально для каждого сотрудника прописывается разрешение на совершение определённых кассовых операций, и указываются личные данные каждого, после чего задаётся персональный пароль.
После авторизации логина и пароля, сотруднику открываются разделы в соответствии с заданным владельцем доступом. Для кассира-продавца рекомендуется доступ в разделы, связанные с реализацией товара. Для сотрудника главной кассы возможность открытия и закрытия смены, управляющему аналитику продаж, функции контроля и т.д.
Загрузка товарной номенклатуры. Если на данной кассе еще не осуществлялась реализация товаров, то для ускорения поиска позиций необходимо занести в программу товарную номенклатуру.
Для этого в главном меню выберите→[Операции]→[Обмен через каталоги]→[OK]. После этого в программу внесутся каталоги товарной номенклатуры и оборудование можно запускать в работу.
В случае необходимости можно добавить позиции в каталог самостоятельно, отсканировав штрих-код товара, либо заполнив все необходимые данные по форме вручную.
Реализация товара. Для реализации товара: отсканируйте штрих-код→дважды нажмите кнопку [Расчёт]→[Закрыть чек]. В случаях, когда клиент предоставил свои контактные данные, нажимаем [Телефон]→вводим предоставленный номер→если есть электронную почту→KKT выпустит тестовый чек→даём его покупателю для сверки→[Да]. Клиенту должна прийти SMS с подтверждением покупки.
Производитель рекомендует приобретать в комплект к системе 2D сканер штрих-кодов, он считывает не только штрих-коды, но и маркировки с акцизными марками. Сканер штрих-кода позволяет в одно мгновение определять товарную позицию, что существенно ускоряет её поиск и реализацию.
В случаях, когда система не укомплектована сканером штрих-кодов, то отпустить товар можно, найдя реализуемый продукт в каталоге по названию.
Клавиша [Расчёт], используется для выбора необходимого товара. Клавиши [Вверх] и [Вниз] для переключения межу строками. После добавления всех нужных позиций программа покажет сумму покупки→[Расчёт]→тип оплаты наличные средства/безналичный расчёт→Вводим сумму полученную от клиента→[Закрыть чек].
В случаях, когда штрих-код затёрт, либо повреждён, кассир вводит его цифровое обозначение вручную, программа инициирует его в автоматическом режиме и отобразит на монитор название и стоимость.
Предустановленное ПО Frontol сохраняет данные:
- про все реализованные товары;
- о совершённых операциях;
- о сформированных отчётах;
- о возникших ошибках и отменах;
- о чеках коррекции и возврате позиций;
По этим данным совершается анализ работы сотрудников и отслеживается осуществление продаж на кассе, в магазине или торговой сети.
Взаимодействие KKT с системой ЕГАИС
Для взаимодействия с ЕГАИС необходима установка специализированного программного обеспечения.
Во время прихода алкоголя необходимо сопоставить TTH и оприходовать товар в программе. Разберём процесс на примере 1C
- Для открытия электронного документа прихода откройте главное меню и выберите [Закупки]→[Входящие TTH]→[Загрузить документы]→когда отразятся новые накладные, в графе поступления напротив необходимой позиции появиться статус→[Требуется оформить].
- Два раза щёлкните на строку поступление товара и нажмите на [Поступление].
- Сопоставьте позиции, сверив количество пришедшего товара с количеством, указанным в накладной. В случаях, когда всё совпало, проведите документ и закройте TTH.
- Перешлите подтверждённый акт в ЕГАИС.
Чтобы прописать розничную стоимость на поставку, выберите в параметрах [Создать на основании] отметьте [цен на основании номенклатуры]. Программное обеспечение сформирует подтверждающий документ, где должны быть указаны название, количество, цена закупки и цена розницы.
Для подтверждения того, что в ЕГАИС поступило согласование TTH, откройте накладную и в левой нижней части монитора откройте протокол обмена. Когда раздел откроется, нажмите на подтверждаемую накладную, а потом [Обработать ответы]. В правой нижней части экрана появится окошко, подтверждающее, что ЕГАИС обработал ответ.
Когда в TTH отразятся два дополнительных документа: квитанции фиксации и проведения, это будет подтверждением, что позиции из TTH оказались на складе в ЕГАИС и ожидают передачи для выкладки в торговый зал. При реализации они будут списаны из торгового зала, после считывания акцизной марки и оплаты продукции покупателем.
Реализация на кассе алкогольной продукции.
Считайте штрих-код на бутылке, после этого отсканируйте марку. После подтверждения кода в фискальный документ добавится соответствующая позиция. В случае осуществления продажи нескольких одинаковых бутылок, увеличьте их количество вручную, а после этого считайте акцизные марки с каждой реализуемой бутылки, подтверждённые позиции добавляются в чек.
Работа с онлайн-кассой: пособие для начинающих
В данной статье мы расскажем об основных принципах работы с кассовым оборудованием. Вы узнаете о том, как произвести установку и настройку КММ, как подготовиться к работе, требуется ли для этого интернет, а также многое другое.
ФЗ №54 обязывает всех предпринимателей и компании, ведущие свою деятельность в таких сферах как розничная торговля, общественное питание и оказание услуг населению, использовать в расчётах с клиентами кассовое оборудование нового образца. Исключение составляют только хозяйствующие субъекты, освобождённые 2 статьёй ФЗ №54 от использования ККМ.
Современные кассы отличаются простотой и удобством эксплуатации, работа на них не требует наличия специальных знаний и навыков, поэтому она не составит труда даже начинающим пользователями. Правда, некоторых правил всё же следует придерживаться, ниже мы расскажем, как правильно пользоваться кассовым оборудованием чтобы не получить штраф и не допустить поломки оборудования.
Как подготовиться к работе с кассовым оборудованием
Основными задачами ККМ является оптимизация расчётов с посетителями и пересылка отчётов обо всех совершённых кассовых операциях ОФД в режиме реального времени. При этом кассовую технику следует выбирать, исходя из особенностей конкретного бизнеса: формата заведения, объёма продаж, спецификации реализуемого товара, способа выхода в сеть и т.п.
Существующее кассовое оборудование можно поделить на 4 категории:
- Мобильные. Маленькие и лёгкие сенсорные кассы, основная сфера использования которых курьерские и почтовые службы, а также разъездная торговля. Отдельные модели мобильных касс имеют встроенный эквайринг и камеру для распознавания штрих-кодов.
- Смарт-терминалы. Данная категория оборудования объединяет в себе все необходимые для обеспечения коммерческих бизнес-процессов возможности. Смарт-терминалы оснащены сканером штрих-кодов, оперативной памятью, ФН и принтером чеков. Для пересылки данных применяются сразу несколько вариантов подключения: Ethernet, Wi-Fi, 2G/3G/4G.
- POS-системы. Представляют собой автоматизированные комплексы, которые обычно включают в себя экран, фискальный регистратор, POS-клавиатуру, сканер штрих-кодов, весы и ящик для денег. POS-системы используются для оптимизации бизнес-процессов в крупных торговых точках (супермаркетах и гипермаркетах). Высокая производительность позволяет повысить проходимость кассового узла до 100 человек.
- Автономные. Недорогие устройства, оснащённые емкой аккумуляторной батареей, которая обеспечивает автономную работу ККМ в течении всей смены (от 6 до 12 часов). Используются для мобильной и рыночной торговли.
Вне зависимости от выбранной модели, подготовка ККМ к работе предусматривает стандартный алгоритм действий:
- Покупка ФН подходящего срока действия (бывает 13,15 или 36 месяцев). ФН представляет собой чип памяти, осуществляющий фиксацию, хранение и передачу данных обо всех совершённых кассовых операциях.
- Регистрация ККМ в органах налогового контроля (можно осуществить через посредническую компанию, придя лично в отделение ФНС, либо удалённо через ЛК на сайте ФНС).
- Выбор подходящего ОФД и подписание с ним договора о предоставлении абонентского обслуживания.
В заключение необходимо произвести фискализацию устройства. Сама процедура может различаться в зависимости от модели кассового устройства, но суть при этом будет одна – в настройках ККМ пользователь вносит ИНН и наименование компании, реквизиты ОФД и т.п. Когда всё будет завершено, можно приступить к работе.
Если в компании нет технических специалистов, то для фискализации устройства лучше обратиться за помощью к специалистам сервисного центра. Следует помнить, что в случае внесения неправильного ИНН или регистрационного номера устройства, ФН будет испорчен и его придётся заменить.
Принцип работы с ККМ: тонкости установки
Сегодня работать с кассовым оборудованием легко могут даже неопытные пользователи, просто ознакомившись с правилами по использованию изготовителя. В большинстве случаев, ККМ необходимо использовать только в месте, где непосредственно производятся расчёты с клиентами, за исключением таких сфер деятельности, как:
- Интернет продажи.
- Общественный транспорт и такси.
- Торговля разъездного характера.
- Доставка товаров и продукции на дом.
- Предоставление услуг и работ вне места осуществления расчётов (основного офиса компании).
- Приём оплаты ЖКХ.
- Торгоматы, осуществляющие приём оплаты за автоматизированные услуги (автомойки и т.п.).
- Компании, предоставляющие внутриотраслевые документы вместо ФН (туристические компании, ломбарды и т.п.).
Во всех описанных выше случаях, можно использовать одно кассовое устройство, установленное в главном офисе, также можно использовать облачную кассу, взятую в аренду у интегратора.
В таком случае, вместо предоставления ФД можно применять другие способы, к примеру:
- Предоставить бланк БСО с QR-кодом.
- Выдать талончик со ссылкой на портал ФНС или ОФД, где можно загрузить электронную версию ФД.
- Показать QR-код на дисплее мобильного устройства (покупатель сам сканирует его через приложение на телефоне).
- Отправка электронного ФД либо ссылки, по которой его можно загрузить на телефон или электронную почту, предоставленные клиентом.
Так организации с курьерской доставкой или оказывающие услуги с выездом на дом, не должны обеспечивать ККМ каждого сотрудника, нужно только установить в центральном офисе одно устройство и создавать чеки на нём.
Необходимо ли подсоединять ККМ к интернету
Для пересылки ФД в органы налогового контроля в режиме реального времени, касса должна иметь доступ в интернет любым из доступных вариантов:
- Ethernet. Проводной доступ к интернету лучше использовать в заведениях общественного питания, в которых посетители активно пользуются Wi-Fi. Также данный способ подходит компаниям, где в одном помещении находится точка продаж и офис с бухгалтерией. При этом интернет необходим не только посетителям, но и сотрудникам, для обеспечения стабильного соединения необходимого для пересылки необходимых отчётов, а также доступа к e-mail.
- Wi-Fi. Данный способ будет хорошим вариантом для небольших розничных торговых точек, на которых установлена одна ККМ и потому невыгодно тянуть отдельный интернет-кабель.
- Мобильный интернет (2G/3G/4G). Данный способ используется в новейших автономных ККМ, которые имеют не только Wi-Fi модуль, но и слот для SIM-карты. Оборудование подойдёт в случаях, когда касса используется автономно, и поблизости нет других точек доступа.
Третий вариант также подойдёт для стационарного использования в местах, где невозможно провести выделенную линию или подсоединиться к линии WiFi.
Принципы работы с ККМ
Принцип работы на ККМ напрямую обусловлен типом конструкции аппарата. Так, на смарт-терминалах управление осуществляется при помощи сенсорного экрана, а в POS-системах при помощи выносной клавиатуры. Во втором варианте, пользователю доступно программирование кнопочной панели по своему усмотрению, из учёта особенностей конкретного бизнеса. Готовая система реализуется с уже запрограммированной клавиатурой, которую в случае необходимости можно перенастроить. В стандартных POS-клавиатурах обычно заложены следующие задачи:
- Добавление позиции в ФД (осуществляется через распознавание штрих-кодов, а также поиска в товарном справочнике по первым буквам наименования, либо через панель избранных товаров.).
- Авто расчёт суммы сдачи.
- Применение скидки.
- Оформление возврата, либо отложенного ФД.
- Получение смешанных платежей в одном чеке.
- Автоматизированных расчёт стоимости весовых товаров.
Помимо кассового ПО, собственникам смарт-терминалов предоставлен доступ к облачным сервисам, в которых можно управлять стоимостью на товары, осуществлять контроль дохода по каждой внесённой торговой точке, отслеживать доход, а также планировать закуп и формировать аналитические отчёты на основании статистических данных, полученных за конкретный период.
Как использовать ККМ:
- Клиент производит оплату товара при помощи наличного либо безналичного расчёта.
- Информация о совершённой операции поступает в ФН.
- ФН кодирует документ, после чего заносит его в память чипа и передаёт его в кассовую программу, после чего она перенаправляется ОФД.
- После того как подтверждение от ОФД будет получено, ККМ выпускает бумажный чек, который в случае потребности может быть перенаправлен в электронном виде на телефон или e-mail клиента.
Вся операция не отнимает больше нескольких секунд.
При оборудовании кассового узла в стационарном магазине, к кассе подсоединяют различное периферийное оборудование:
- Сканер с возможностью распознавания как линейных, так и матричных штрих-кодов.
- Эквайринговый терминал.
- Весовое оборудование.
- Ящик для денег.
- Экран покупателя и т.п.
После того как ККМ будет установлена, зарегистрирована и настроена, собственник торговой точки предоставляет персоналу инструкцию по использованию кассы и подписывает с ним соглашение о полной материальной ответственности. В начале смены кассир-операционист получает от старшего кассира ключ от ящика с деньгами, а также разменные (мелкими купюрами и монетами) деньги, предназначенные для выдачи сдачи.
Принцип эксплуатации КММ
Работа с ККМ начинается с формирования отчёта открытия смены. При этом документ создаётся не с момента, как кассир заступил на смену, а с первым расчётом, поэтому может быть выпущен в любое время. А в конце рабочего дня пользователю требуется создать кассовый отчёт о закрытии смены. Следует помнить, что кассовая смена не может превышать суток с момента открытия, иначе ККМ будет заблокирована и пользователь не сможет работать. Ниже мы более детально расскажем, как сформировать на ККМ отчёты об открытии и закрытии смены.
Как включить ККМ
До того, как выйти на смену, кассир-операционист должен убедиться в том, что ККМ имеет выход в интернет, а также, не заканчивается ли катушка с бумагой. Если ККМ используется автономно, то необходимо также убедиться в том, полностью ли заряжена батарея.
Большая часть кассовых аппаратов предусматривает простую и быструю замену расходников (чековой и этикет ленты, риббона). Для печати обычно применяется однослойная термобумага. Ширина ленты зависит от конкретной модели оборудования и может колебаться от 40 до 80 миллиметров.
Установка кассовой ленты, на примере ККМ Эвотор 7.3:
- Поднимите крышку отсека для кассовой ленты.
- Аккуратно установите катушку, выровняв её по центру.
- Потяните за свободный край ленты, проведя её через прорезь, после чего обратно закройте крышку (до щелчка).
- Включите кассу.
В базовой комплектации к ККМ идёт инструкция по эксплуатации устройства, в ней пользователь может ознакомиться с тем, как подключить и настроить кассу. Алгоритм действий будет индивидуальным для каждой модели.
Если катушка с бумагой установлена правильно, то после того как касса будет включена, на передней панели загорится зелёная лампочка, а если неправильно, то красная.
После включения, касса должна произвести самодиагностику и выпустить ФД. На чеке не должно быть пробелов, полосок или затемнений.
Как открыть ККМ
После того как ФД об открытии смены будет сформирован, ККМ перешлёт его электронную копию ОФД, в нёй должно быть указано: наименование компании, ИНН, текущая дата и время, адрес установки ККМ, сведения о кассире, заступившем на смену (ФИО) и т.п.
Бывает два способа открытия смены:
- Автоматический.
- Ручной.
В большинстве онлайн-касс, так же как и на Эвотор, обычно применяется первый – ФД выпускается автоматически во время совершения первой кассовой операции. Это даёт возможность сразу приступить к обслуживанию клиента, нужно только включить кассу и в основном меню нажать на кнопку «Продажа». Добавьте товар в чек и выберите способ расчёта (наличный или безналичный), по итогу операции, ККМ выпустит итоговый чек. Важно, чтобы пользователи выходили из своей учётной записи по окончанию смены, иначе смена откроется под другим именем.
Второй вариант открытия кассовой смены предусматривает принудительное формирование документа перед непосредственным осуществлением продажи. На ККМ Эвотор для этого требуется открыть меню Evotor POS, зайти во вкладку «Касса» и нажать на «Открыть смену».
Если же на протяжении всей смены не было осуществлено ни одной продажи, то формировать отчёт о закрытии смены не обязательно.
Закрытие смены на ККМ
Отчёт о закрытии смены необходимо формировать на ККМ после каждой смены. Именно он позволяет убедиться в том, что все ФД в течении смены были пересланы ОФД. Если же в отчёте о закрытии имеются неотправленные ФД, то пользователю необходимо переслать их оператору не позднее 30 дней. Также в отчете о закрытии отображён срок, оставшийся до окончания срока службы ФН.
Поэтапный алгоритм работы с ККМ может различаться в зависимости от типа и модели ККМ, но общая последовательность будет одна:
- Откройте в основном меню вкладку «Закрытие кассы» и нажмите на кнопку «Закрыть смену».
- Выпустите и приложите к бухгалтерским документам отчёт о закрытии смены.
Для кнопочных ККМ процедура закрытия смены будет отличаться. Ниже мы разберём её, на примере ККМ Меркурий 115Ф:
- Активируйте ККМ и многократно нажимайте на кнопку «РЕЖ», пока на экране не отобразится сообщение «Отчеты ФН».
- Нажмите на кнопку «Итог» и войдите под администраторским паролем (по умолчанию 22).
- Для подтверждения действия, нажмите на «Закрытие смены», а потом на кнопку «Итог».
Для Атол 91 Ф процедур будет следующая:
- Нажмите на кнопку «С», после чего, воспользовавшись клавишей «Вниз», долистайте до строки «Закрытие смены».
- Войдите под администраторским паролем.
- Подтвердите действие, нажав кнопку «Ввод».
В соответствии с ФЗ №54 статьёй 4.1, смена на ККМ не может быть открыта более 24 часов, если данный срок будет превышен, то касса заблокируется, а на собственника может быть наложен штраф.
При этом, закрытие смены можно совершить и через 24 часа с момента открытия смены.
Как научиться работать на кассе
Производители кассового оборудования, конечно, делают основной акцент на простоте эксплуатации, но при этом в большинстве случаев для работы на нём необходимо специализированное обучение. Полученные в процессе обучения навыки зачастую универсальны и подойдут для работы на всех моделях ККМ.
Ниже мы привели наиболее распространенные ошибки, которые совершают кассиры в процессе работы:
- Продажа была совершена через эквайринговый терминал, но не записана в ККМ. В случаях, когда применяется выносной эквайринговый терминал, продажу необходимо провести два раза, на терминале и на ККМ. PIN-pad, подсоединённый к ККМ, является исключением и освобождает пользователя от двойной работы.
- Продажа была проведена через эквайринговый терминал, а в кассу была занесена, как безналичный расчёт. При совершении данной ошибки, у кассира по завершению смены будет недостача в денежном ящике. Внесение неправильных сведений в ФД. Ситуацию можно исправить, выпустив чек коррекции, либо произведя возврат. И в первом и во втором случаях, некорректный документ необходимо аннулировать, после чего сгенерировать новый и сообщить об ошибке в ФНС.
- При попытке открыть смену, ККМ сообщает о том, что она уже открыта. Ошибка может возникнуть, если прошлая смена не была закрыта.
Правила использования ККМ
Корректная работа на ККМ снижает возможность поломок кассового аппарата и, как следствие, экономит средства на ремонте и обслуживании устройства. Для того чтобы не получить поломок и штрафов, вызванных неправильной эксплуатации ККМ, пользователю следует придерживаться следующих правил:
- Заряжайте мобильные ККМ, используемые автономно, на 100% .
- Не используйте автономную ККМ от электросети.
- Применяйте для зарядки только фирменное зарядное устройство.
- При эксплуатации стационарных ККМ, пользуйтесь бесперебойником, это поможет защитить оборудование от скачков напряжения.
- Не дёргайте резко ленты во время её протяжки (можно вывести из строя ролик или резак).
Подробную инструкцию по работе с кассовой программой можно прочитать тут!
Кассир пробивает товар на кассе и принимает оплату. В конце смены он должен сдать деньги в сейф. Но сколько?
Для правильности ведения учета денежных средств существует понятие – кассовая дисциплина.
Существует два способа контролировать кассира:
Первый способ очень прост, но есть серьёзное ограничение — магазин не работает ночью. Т.е. открытие и закрытие магазина, а так же рабочий день кассира приходятся на одни сутки. При этом в магазине не обязательно использование кассового аппарата.
В этом случае мы скачиваем чеки с касс и сравниваем сумму чеков за день и сверяем её с выручкой. Для этого выделяем в журнале расходов накладные за соответствующий день, у которых получатель «Частное лицо», и с помощью комбинации клавиш Alt+F6 смотрим сумму проданного через кассу товара.
Этот способ не будет работать, если магазин круглосуточный, а кассиры сменяют друг друга, скажем, в 8 утра. К счастью, бухгалтеры придумали много лет назад второй способ. В двух словах его можно описать как «метод кассовых смен». Если у вас в магазине установлен фискальный регистратор или кассовый аппарат – то этот метод вы должны использовать по закону. К счастью, он достаточно прост, хорошо продуман, и не вызовет у вас затруднений. Меркурий-POS позволяет использовать этот метод, даже если у вас нет не только фискального регистратора, но и принтера чеков. В этом случае необходимые отчеты не печатаются, а выводятся на экран. Ниже представлен алгоритм работы этого метода.
- Открытие смены.
- Внесение в кассу первоначального остатка денег (размена).
- Работа на кассе.
- Снятие промежуточного X-отчета.
Закрытие смены.
- Снятие X-отчета.
- Выплата из кассы.
- Снятие Z-отчета (суточный отчет с гашением).
Рассмотрим, как реализованы эти пункты в кассовой программе Меркурий-POS. Все описанные функции доступны Заведующему магазином в меню «Отчеты». При наличии фискального регистратора или принтера чеков, отчеты будут напечатаны (отчеты, снятые с фискального регистратора необходимо хранить, и на их основе заполнять журнал Кассира-операциониста). В случае отсутствия чековых принтеров на кассе, отчеты будут просто выводиться на экран.
Так же, Меркурий-POS запоминает все снятые Z- отчеты и передает данные в Меркурий-ERP.
Открытие смены на кассе. В Меркурии происходит автоматически, при пробитии первого чека в смене. Перед тем, как новому кассиру начать работу и сделать свою первую продажу, стоит убедиться, что наличные деньги в кассе совпадают с показаниями Меркурия. Для этого стоит снять X-отчет и пересчитать деньги в кассе.
Внесение в кассу первоначального остатка денег (размена). Эту операцию стоит проводить, если предыдущая смена не оставила кассиру размена, или в паре с операцией Выплата из кассы, если после снятия X-отчетасуммы по каким то причинам не совпадают.
Снятие промежуточного X-отчета (Отчет без гашения). Обычно эту операцию проводят, когда хотят проверить кассу. Например, в случае возникновения конфликта с покупателем по поводу номинала купюры.
Закрытие смены состоит из трех этапов. Для начала кассир снимает X-отчет и пересчитывает кассу. После этого, при необходимости, оставляют в кассе небольшую сумму, а остальную вынимают, проводя операцию «Выплата из кассы». И последним пунктом снимается Z-отчет (Отчет с гашением). Снятие этого отчета обнуляет регистры продаж и возвратов за смену, а так же увеличивает на единицу счетчик смен (Номер текущей смены отображается в правом верхнем углу экрана). После этого касса закрыта и готова принимать следующего кассира.
После скачки чеков, Меркурий-ERP создаёт столько расходных накладных, сколько было снято Z-отчетов. А при скачивании Z-отчетов с касс, автоматически создается документ поступления денег на казначейский счет магазина. Так что всегда будет легко сопоставить сданные кассиром деньги и сумму списанного с остатков товара.
- Тетрадь учета
- Проведение ревизии
- Частичная ревизия
- Правила продажи алкоголя
- Учет в мясном магазине
- Автоматизация магазина продуктов. Сети продуктовых магазинов.
- Кассовая программа
- Сенсорная касса
- Пользователи на кассе
- X и Z отчеты. Контроль работы кассира.
- ЕГАИС в розничной торговле. Инструкции.
- Приходы в ЕГАИС. Подтверждение приходов алкоголя.
- Остатки в ЕГАИС
- Работа в модуле ЕГАИС
Оглавление
- Программа для управленческого учета
- Складской учет
- Учет в оптовой торговле
- Учет в розничной торговле
- Тетрадь учета
- Проведение ревизии
- Частичная ревизия
- Правила продажи алкоголя
- Учет в мясном магазине
- Автоматизация магазина продуктов. Сети продуктовых магазинов.
- Кассовая программа
- Сенсорная касса
- Пользователи на кассе
- X и Z отчеты. Контроль работы кассира.
- ЕГАИС в розничной торговле. Инструкции.
- Бизнес-процессы в мясном магазине
- Ревизия в программе Меркурий Terminal
- Интеграция кассы с UDS