Как получать чек в магазине

Как получить чек в электронном виде

Электронные чеки равносильны бумажным. Но их гораздо удобнее хранить и практически невозможно потерять. А если чек понадобится для подтверждения операции, его можно распечатать.

31 августа 2022 Автор: Задорожнева Александра

Когда выдают электронные чеки

После введения онлайн-касс каждый покупатель самостоятельно определяет форму, в которой ему выдадут свидетельство о покупке. Он вправе запросить бумажный документ или получить и скачать электронный чек об оплате товаров, работ, услуг. Разницы между ними нет никакой.

Владельцы ККТ обязаны выдавать бумажные или электронные расчетные документы покупателям. А клиент сам решает, как получить электронный чек об оплате — по СМС или на еmail ( ч. 2, 3 ст. 1.2 54-ФЗ от 22.05.2003 ). Продавец задает команду ОФД и выполняет запрос покупателя (ч. 2 ст. 4.5 54-ФЗ).

Если продавец откажется выдавать электрочек, ему грозит административное правонарушение и штраф ( п. 6 ст. 14.5 КоАП РФ ):

• для должностного лица — 2000 рублей;
• для организации — 10 000 рублей или предупреждение.

Для интернет-магазинов, где клиенты оплачивают покупки через сайт, электрочек является основным документом. Но есть ситуации, когда интернет-магазинам не обязательно выдавать чековые документы:

• если расчеты ведутся через курьеров. Тогда расчетный документ формирует и выдает курьерская служба. Она же переводит деньги за заказ интернет-магазину. А при безналичном переводе средств между двумя организациями касса не нужна;
• если расчеты ведутся через платежного агента. Пример — Почта России. Клиент оплачивает товар на почте, там же ему выдают расчетный регистр.

Как отправить электронный чек покупателю

Если покупателю нужен электрочек, он сообщает кассиру номер мобильного телефона или адрес своей электронки. После оплаты ему автоматически отправят подтверждающий документ. А чтобы каждый раз не сообщать персональные данные кассиру, зарегистрируйтесь в специальном сервисе ФНС «Мои чеки онлайн». Сохраните номер телефона и почту в приложении. Система преобразует их в QR-код, который считывается на кассе в момент оплаты покупки.

Отказаться от электрочеков тоже не составит труда. Удалите информацию из налогового приложения или обратитесь напрямую к продавцу: он исключит персональные сведения из своей рабочей системы.

Юридически электронные чековые регистры равносильны бумажным. Разница лишь в том, что бумагу выдают на руки сразу же при покупке, а электрочек отправляют по СМС или на электронку после проведения оплаты. Обычно электродокументы отправляют моментально, по безналичным расчетам — не позднее следующего рабочего дня, следующего за днем расчета, и не позже передачи товара ( ч. 5.3, 5.4 ст. 1.2 54-ФЗ ).

Клиенты смогут проверить подлинность расчетных документов на сайте оператора фискальных данных (ОФД) или Федеральной налоговой службы. Налоговики даже разработали специальное приложение «Проверка кассового чека в ФНС России». Скачайте его в магазине приложений, установите на смартфон и проверяйте выданные документы, сканируя QR-код или внося нужные сведения.

В момент покупки кассир поясняет, где искать электронный чек из магазина, — в сообщениях или письмах на электронке. Технически электродокументы отправляет ОФД. Отправка регистра на электронку бесплатна и для продавца, и для покупателя, а вот за отправку по СМС продавцу придется заранее оплатить фискальному оператору пакет сообщений.

Кроме того, электрочек по СМС ограничен по объему информации — из-за размера сообщения. В нем указывают:

• регистрационный номер ККТ;
• сумму покупки;
• дату и время проведения операции;
• ФП — фискальный признак;
• ссылку для скачивания полной версии.

Продавец и сам сможет отправить электрочек покупателю — на кассе или в личном кабинете ОФД. Вот как это сделать:

1. Авторизуйтесь в личном кабинете оператора фискальных данных.
2. Найдите нужный расчетный документ. Нажмите «Отправить по почте».
3. Введите электронку покупателя и отправьте электрочек.

Как правильно хранить электронные чеки

Документацию по контрольно-кассовой технике надо хранить минимум 5 лет после окончания использования — как документы налогового учета ( пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ ). Но бумага портится и выцветает. Со временем на чековом регистре не отражается дата, сумма и другие сведения.

Если работаете с бумагой, сразу же сделайте ксерокопию или скан-копию кассовой документации. При необходимости, отсканированный регистр распечатывают, заверяют подписью ответственного лица и печатью, если ее используют в организации. Но выцветшие оригиналы выбрасывать нельзя: храните их вместе с копиями.

С электрочеками такой проблемы не возникнет. Они не портятся и не выцветают. Электродокументы не теряются: если удалили его по ошибке, заново загрузите его из СМС, письма или попросите продавца отправить расчет повторно. А вот как сохранять чеки в электронном виде из почты: войдите в письмо, прокрутите страницу вниз и нажмите «Скачать чек».

Электрочек из СМС сохраняйте по аналогии. Перейдите по ссылке, которую прислали в сообщении. Система автоматически перенаправит покупателя к полной версии регистра: просмотрите и сохраните кассовый электродокумент в память телефона.

Налоговики объясняли, где хранятся электронные чеки, — на сервере ФНС. Если электродокумент исчез из системы продавца, его восстановят в налоговой.

Все подтверждения онлайн-платежей хранятся в системной памяти мобильного банка. Из инструкции пользователя мобильных приложений понятно, как хранить электронные чеки, — клиентам ничего не надо делать для сохранности расчетных регистров. Электрочеки автоматически сохраняются в приложении. Просмотрите их в истории операций.

Функции мобильных приложений разных банков практически одинаковы, отличается только интерфейс. Все расчеты отражаются в истории операций. А пользователи смогут скачать, сохранить и распечатать электрочек по любому проведенному платежу.

Где распечатать кассовый электронный чек

Электрочеки распечатывают через систему ОФД, с которой работает продавец. Приведем пошаговую инструкцию, как распечатать электронный кассовый чек у оператора фискальных данных.

Шаг 1. Зайдите в личный кабинет ОФД и перейдите на вкладку «Управление». Выберите нужную кассу.

Шаг 2. Перейдите в раздел «Документы». Найдите электрочек, который надо распечатать.

Шаг 3. Нажмите «Печать». Выведите расчетный регистр.

В онлайн-банке чеки печатают напрямую из истории операций. Надо выбрать нужный платеж, вызвать контекстное меню и нажать на печать.

Клиент сможет распечатать электрочек и через банкомат. Для этого надо вставить карту, с которой проводили операцию, ввести пин-код, зайти в «Платежи и переводы». Там тоже отражается история операций, через нее и распечатайте чек.

Об авторе статьи

Задорожнева Александра

В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию.

Что делать, если на почту не пришел электронный чек

Потенциальных причин, почему не пришел электронный чек покупателю, много. Среди них – сбой связи фискального накопителя и ОФД или ошибка в данных покупателя. Разбираемся, как действовать в таких случаях.

14 июня 2022 Автор: Гольцова Полина

Почему покупатели не получают сведения об оплате

При продаже товара оффлайн порядок взаимодействия продавца и покупателя прост и понятен: клиент выбирает товар, платит за него, а продавец выбивает бумажный документ и выдает его.

В случае взаимодействия сторон через интернет все немного сложнее:

1. Покупатель выбирает товар и оплачивает его в безналичном порядке.
2. Продавец оформляет продажу через кассу.
3. Фискальный накопитель формирует документ и направляет оператору фискальных данных.
4. Оператор в свою очередь направляет его покупателю, используя те контактные данные, номер телефона или адрес почты, которые он предоставил.

При учёте такой непростой цепочки взаимодействия имеется несколько причин, почему клиенту на почту не пришел электронный чек:

• человек неверно указал адрес почты – самая очевидная причина неполучения сведений;
• у продавца возникли проблемы на кассе: например, она неправильно настроена или прошита, она сломана или сломан фискальный накопитель. В этом случае документ вовсе не формируется;
• клиенту не прислали электронный чек потому, что он не поступил с кассы оператору фискальных данных. Такое нередко случается при сбоях связи между кассой и ОФД;
• наконец, вероятной причиной, почему не приходит электронный чек на почту, являются проблемы на стороне оператора: например, при обновлении программного обеспечения «лег» сервер.

Что делать, если документ не пришел покупателю

Если клиент пожаловался, что ему не прислали чек на электронную почту, то следует первым делом порекомендовать ему проверить папку «Спам» – письма от ОФД нередко автоматически попадают туда. Если в спаме искомого письма не обнаружено и очевидно, что оно не приходило клиенту вовсе, то следует установить причину, почему от продавца перестали приходить электронные чеки на почту, – от того, почему это произошло, зависят последующие действия продавца.

Если он не пришел потому, что человек неверно указал собственные данные, то необходимо запросить корректный адрес почты и перенаправить документ повторно из «Личного кабинета» клиента на портале ОФД.

Если причина неотправки состоит в том, что между кассой и оператором ОФД нарушилось интернет-соединение, то продавец вправе продолжать работать, принимать оплаты и формировать результирующие документы. Сформированные сведения хранятся в фискальном накопителе один месяц; если в течение этого времени связь восстановится, то они поступят оператору, а уже от него – покупателю. Это же правило касается случаев, когда документы не направляются из-за сбоя у оператора. Особенно важно помнить, что делать, если не пришел электронный чек в связи с поломкой кассы или фискального накопителя или в связи с их неправильной установкой. В этом случае необходимо немедленно прекратить работу и обратиться к IT-специалистам, которые устранят поломку.

Работа со сломанной кассой, как и работа без кассы вовсе, является административным правонарушением и карается штрафом.

Также важно помнить, что не во всех случаях такой документ вовсе полагается. Так, при приобретении цифровых ж/билетов он не выдается – вместо него на почту приходит посадочный купон с QR-кодом:

Таким образом, если не пришел электронный чек РЖД, то это не является нарушением, и никаких действий такая ситуация не требует.

Об авторе статьи

Гольцова Полина
юрист, специалист по госзакупкам

В 2011 году окончила УрГЮА (ИПиП), в 2013 — РАНХиГС по программе «Управление государственными и муниципальными закупками». С 2013 по 2018 года занималась юридическим сопровождением закупок бюджетных учреждений федерального и регионального уровней.

Электронные чеки вместо бумажных. Как это работает

Электронные чеки продолжают замещать бумажные. Как это работает и какие дополнительные возможности дает бизнесу?

Закон и электронные чеки

Согласно п. 2 ст.1.2 закона № 54-ФЗ, кассовый чек должен быть направлен в электронной форме, если покупатель сообщил свой абонентский номер или адрес электронной почты до момента расчета.

Такой чек равнозначен бумажному, который печатается на кассовом аппарате.

Кроме того, ФНС еще в 2020 году пояснила, что чеки могут направляться и с помощью сервисов обмена сообщениями (мессенджеров), которые привязаны к номеру телефона.

То есть покупатель может получить электронный чек:

• по электронной почте (например: на любой e-mail, указанный при регистрации в интернет-магазине);
• СМС-сообщением;
• через мессенджеры соцсетей (например: ВКонтакте, Viber), привязанные к номеру телефона.

В соответствии с п. 1 ст. 4.7 закона № 54-ФЗ электронный чек должен содержать абонентский номер покупателя или адрес его электронной почты. Отсутствие обязательных реквизитов является нарушением и за него могут наказать по ч. 4 ст. 14.5 КоАП. Наказание: предупреждение или штраф в размере:

• от 1,5 до 3 тыс. руб. – для должностного лица;
• от 5 до 10 тыс. руб. – для организаций.

Сроки и форматы

Важно не пропускать сроки отправки электронных чеков. Согласно п. 5.4 ст. 1.2 закона № 54-ФЗ это нужно сделать не позднее рабочего дня, следующего за днем осуществления расчета, но не позже момента передачи товара.

В противном случае продавца тоже могут наказать (ч. 6 ст. 14.5 КоАП) предупреждением или штрафом в размере:

• 2 тыс. руб. – для должностных лиц;
• 10 тыс. руб. – для организаций.

Электронный чек, направленный покупателю, может отображаться в виде картинки, pdf-документа или ссылки с указанием, времени, даты и суммы покупки.

Покупателю достаточно кликнуть на ссылку и перейти на страницу с электронной версией чека.

Нужно ли выдавать дубликаты электронного чека? Продавец это делать не обязан, к тому же санкций за невыдачу дубликата чека законом не предусмотрено.

Однако, чтобы сохранить репутацию и лояльность покупателей, можно найти чек в личном кабинете оператора ОФД и вновь отправить его покупателю по электронной почте. Либо рекомендовать покупателю проверить чек на сайте оператора фискальных данных.

Как настроить отправку и проверку чеков

Этот процесс не потребует много времени. В личном кабинете Платформа ОФД реализован функционал по поиску, проверке и отправке электронных чеков покупателю.

Кроме того, в разделе личного кабинета «Электронные чеки» пользователь сможет:

• увидеть количество отправленных чеков на телефоны и e-mail покупателей;
• активировать или заблокировать отправку электронных чеков;
• оформить заявку на дополнительные услуги (логотип компании в чеке, брендированные сообщения, расширенный отчет о передаче чеков покупателям).

Реклама в электронных чеках

При отправке электронных чеков можно подключить разные промо-опции. Для этого нужно их просто «включить» в личном кабинете Платформа ОФД.

Какие дополнительные рекламные возможности есть:

• брендированное сообщение на SMS или мессенджер (позволяет заменить юридическое название компании на бренд или другое сообщение, — в чеке, который отправляется на абонентский номер покупателя);
• логотип в чеке на e-mail (позволяет разместить логотип компании в чеке, отправляемом на e-mail покупателя).

Эти опции доступны каждому пользователю в разделе «Электронные чеки» на lk.platformaofd.ru.

Как продавцу перейти на электронный чеки без штрафов в 2022 году

У предпринимателей нередко возникают вопросы, как компании перейти на электронные чеки в 2022 году? Какие существуют способы перехода на электронные чеки? Каков порядок направления чека покупателю? Разберем их в нашей статье.

Преимущества компании

В момент продажи товара по наличному и безналичному расчету продавец обязан использовать онлайн-кассу и выдать покупателю чек в соответствии с п. 1 ст. 1.2 закона № 54-ФЗ. В этой связи законодательство предусмотрело как бумажный, так и электронный формат чека.

Мотивов для перехода на электронный кассовый чек у продавца много, поскольку это нововведение позволит не только сократить расходы на покупку чековой ленты, но и ускорит время на оформление покупки, а также увеличит продолжительность эксплуатации кассового аппарата.

Электронный чек онлайн не может пропасть на рынке у поставщиков как бумажный чек, что мы наблюдали в марте 2022 года из-за перебоя поставок. В преимущества электронного формата чека также входит его экологичность в сравнении с печатью бумажного, где используется термобумага с химическими красителями.

Важно знать, что электронные чеки обладают той же юридической силой, что и бумажные (п. 4 ст. 1.2 закона № 54-ФЗ). По электронному чеку тоже можно оформить возврат товара или запросить налоговый вычет. Проверить подлинность чека в электронном виде покупатель может по QR-коду или по реквизитам с помощью приложения «Проверка кассового чека в ФНС России» или на сайте ОФД.

Как перейти. Основные способы

Если продавец не хочет выдавать бумажный чек при покупке, он обязан предварительно получить от покупателя:

1. номер телефона или адрес электронной почты, куда можно будет направить электронный кассовый чек,
2. согласие покупателя получать кассовый чек только в электронном виде.

Также у продавца должны быть технические ресурсы, позволяющие отправлять чеки в цифровом виде. Соблюдая требования, перечисленные в п. 2 ст. 1.2 закона № 54-ФЗ, продавец может заменить бумажную версию на онлайновый формат чека.

Как получить согласие и контактные данные с покупателей, продавец решает самостоятельно. Крупные торговые сети, например, часто собирают контакты покупателей в рамках программы лояльности — дают заполнить анкету. Опросный лист, исходя из вышеперечисленных условий, должен содержать также условие об отказе покупателя получать бумажный чек. Если клиент пользуется мобильным приложением магазина, то имеет смысл активировать опцию отказа от бумажного чека в личном кабинете покупателя.

Можно отказаться от бумажных чеков с помощью сервиса «Мои чеки онлайн». Но чтобы работать с ним, покупатель должен проявить инициативу и установить приложение на мобильный телефон, а при покупке назвать кассиру личный телефонный номер или имейл. Тогда можно будет не отправлять чеки покупателю в электронном виде дополнительно, они будет автоматически загружаться в этот сервис.

Закон № 54-ФЗ не содержит требования уточнять достоверность предоставленных клиентом номеров и адресов, поэтому на продавце не лежит ответственность за неполучение покупателем чека, отправленного на неверный адрес или телефон.

Техническое решение

Направление кассового чека в электронной форме может осуществляться, только если у продавца есть технические ресурсы для передачи информации покупателю онлайн на электронную почту или номер мобильного телефона. Соответствующий набор функций должен быть не только у кассовой техники, но и в действующем тарифе оператора фискальных данных (ОФД).

Полностью отказываться от напечатанных чеков не рекомендуется, поскольку если в магазине не будет Интернета, работа будет приостановлена, а еще это может вызвать негативную реакцию покупателей. Целесообразно выбрать такую кассовую технику, функционал которой позволит на стадии формирования чека отказаться от печати и выбрать только электронный формат чека.

Цифровой формат, помимо прочего, позволяет разместить в письме с кассовым чеком рекламный контент. В личном кабинете ОФД есть специальная функция для промоакций, указания на чеке бренда, скидок и прочего. В чеке, отправленном на электронную почту, размещают не только рекламу, но и логотип продавца.

Обязательные реквизиты

Обязательные реквизиты чека в электронной форме в целом аналогичны бумажному чеку и перечислены в п. 1 ст. 4.7 закона № 54-ФЗ. Помимо других обязательных реквизитов, электронный кассовый чек должен содержать абонентский номер или адрес электронной почты покупателя (клиента).

Обязательные реквизиты чека в соответствии с требованиями ст. 4.7 закона № 54-ФЗ, а также приказа ФНС от 14.09.2020 № ЕД-7-20/662 для электронного формата.

Обязательные реквизиты чека

Чек отправлен на электронную почту

Чек отправлен в СМС на мобильный номер

Наименование кассового документа

Номер электронного чека

Дата, время и адрес торговой точки

Указываются только дата и время продажи

Наименование продавца (организации или ИП)

Используемый признак расчета

Номенклатура продаваемых товаров, работ, услуг

Цена за единицу товара

Размер скидки (если она есть)

Общая сумма покупки

Наличный или безналичный способ расчета

Регистрационный номер онлайн-ККТ

Заводской номер ФН

Фискальный признак документа (режим передачи данных в ФНС)

Официальный сайт, где можно проверить чек

Рабочая ссылка на сайт ОФД, содержащий полную версию чека

Порядковый номер фискального документа

Номер телефона или имейл покупателя и магазина

Версия формата фискальных данных

Код формы фискального документа

Система налогообложения (для бумажного это опционально)

Дополнительно к этому списку можно указать:

должность и фамилия кассира;

QR-код размером не менее 2×2 см

Законодательство определило форматы файла с чеком. Сведения о покупке должны отображаться в формате изображения (JPG или PNG), PDF-документа или ссылки, везде должны быть указаны сумма покупки, время и дата. Сообщение на номер телефона отправляется в обычном текстовом формате, содержащем ссылку на электронный чек на сайте ОФД.

Порядок направления

Электронный чек онлайн направляется тому человеку, который до покупки предоставил свои контактные данные (абз. 1 п. 2 и п.3 ст. 1.2 закона № 54-ФЗ). При этом покупатель, которому был отправлен кассовый чек в электронной форме, не ограничен в своем праве получить чек и на бумаге тоже, за исключением нескольких случаев, к примеру, когда сделка совершается в интернет-магазине.

Электронный кассовый чек предоставляется без бумажного аналога в случаях, когда покупатель рассчитывается в безналичном порядке в Интернете, используя электронные средства платежа (банковскую карту, перевод, оплату из электронного кошелька и т. п.). В таком случае пользователь применяет онлайн-кассу, предназначенную только для безналичных расчетов в Сети.

При этом передача фискальных документов в налоговые органы должна обеспечиваться в электронном виде через ОФД, а чеки должны, как сказано выше, передаваться покупателям в электронной форме (п. 5 ст. 1.2, п. 1 ст. 4, п. 1 ст. 4.3 закона № 54-ФЗ).

В отличие от бумажного чека, который вручается следом за получением денег от покупателя, онлайн-формат чека можно оформить покупателю в течение следующего за оплатой рабочего дня, а при онлайн-покупке чек формируется в момент получения заказа от курьера или в пункте выдачи.

Направлять покупателю электронный кассовый чек могут кассир или менеджер продавца, а также платежный агент или оператор фискальных данных (ОФД), с которым продавец в дополнительном порядке заключил договор.

Стоимость услуги СМС-отправки зависит от тарифов ОФД и количества отправляемых сообщений в пакете. Переслать чек на электронную почту можно бесплатно.

Штрафы за нарушения

Если продавец в нужное время не отправил электронный чек или отказался от отправки, то за это предусмотрен административный штраф в соответствии с :

• для должностного лица — 2 тыс. рублей;
• ИП — 2 тыс. рублей;
• компании — 10 тыс. рублей.

Даже за пропуск в чеке личных контактных данных покупателя (клиента) (личный номер мобильного или имейл) продавец несет ответственность по :

• для должностного лица — от 1,5 до 3 тыс. рублей;
• компании — от 5 до 10 тыс. рублей.

Обратите внимание на разъяснения ФНС о привлечении к административной ответственности за невыдачу напечатанного чека в периоды, когда нет дефицита кассовой ленты на рынке (послабление было предусмотрено в марте 2022 года при сбое поставок кассовой ленты). Сейчас невыдача кассового чека покупателю из-за неимения ленты у конкретного пользователя ККТ не рассматривается в качестве объективного обстоятельства, свидетельствующего об отсутствии вины.

Такие злоупотребления указывают на нарушение законодательства о применении ККТ (письмо ФНС от 28.04.2022 № АБ-4-20/5290@).

• #продавец
• #электронный чек
• #согласие

• Автор: Екатерина Колесникова