P2p процесс в закупках что это

Прививка от ненужных трат: зачем нужны сквозные процессы в закупках?

Сфера закупок, как и многие другие, переживает прорыв в области цифровизации. Компании активно осваивают и внедряют удобные и эффективные ИТ-решения, которые помогают им формировать и структурировать данные, оптимизировать бизнес-процессы, повышать производительность, улучшать опыт взаимодействия с поставщиками.

Цифровая трансформация последних лет привела к тому, что уже весь процесс от заявки до оплаты может быть автоматизирован, а дополнительные сервисы дают компаниям аналитику и алгоритмы действия. Разумеется, полностью исключить человека нельзя. Чтобы система работала правильно и была эффективной, ее нужно, во-первых, правильно настраивать, а во-вторых, принятие конкретных решений останется на стороне человека. Например, не получится автоматически сформировать заявку и найти подрядчика, чтобы перевести буровой станок из Ямальского месторождения в Магадан. Это не закупка канцелярских принадлежностей, здесь должен быть учтен ряд специфических условий, среди которых сложная логистика, рынок с низкой конкуренцией и многие другие.

Между тем цифровизация отрасли приводит к появлению интересных и эффективных ИТ-решений, которые значительно упрощают и систематизируют закупки. Компании уже не считают, что им удобно работать в Excel, и экспериментируют с ПО, внедряют категорийный менеджмент. Появляются корпоративные интернет-магазины, в которых закупщики, как на популярных маркетплейсах, выбирают товары из готовых прайс-листов или согласованных с поставщиком каталогов. ЭТП — это привычное место встречи покупателей и продавцов, а ИТ-решение категории S2P (source-to-pay — от заявки до оплаты) упрощает и автоматизирует отношения между ними.

Мы говорим, что для заказчика процесс снабжения начинается с поиска и выбора источника поставки (source) и заканчивается «pay» — оплатой этому поставщику, а зачастую продолжается и дальше — в части урегулирования претензий и взаимных обязательств. Причем поставщики на ЭТП уже есть, их не нужно самостоятельно искать, они готовы работать. У них свой личный кабинет, где они отслеживают процедуры и хранят документы, поставки, заказы. Логично, что взаимодействие строится дальше, и на базе ЭТП появляется возможность управлять контрагентами, согласовывать и подписывать договоры, отслеживать поставки, проводить оплаты.

Заказчики и поставщики сегодня понимают, что сотрудничество не заканчивается одним тендером, в приоритете стабильные долгосрочные отношения. S2P — это система управления закупками, включающая в себя документооборот, оплату, договор, претензию, если будет необходимо. С ней возможно автоматизировать более 80% закупочных функций.

S2P востребовано компаниями с множеством филиалов в регионах. Решение позволяет экономить и корректно взаимодействовать в закупках, а затраты на его внедрение окупаются уже через несколько месяцев. Вот как выглядит процесс S2P:

управление спросом: определение потребности в требуемых товарах и услугах для обеспечения закупок на более выгодных условиях;
сорсинг: используя анализ данных, основанный на текущих тенденциях рынка, прошлых затратах и общих целях разработки продукта, определяются и оцениваются потенциальные вендоры;
подготовка тендерной документации, проведение аккредитации и квалификации поставщиков;
торги: приглашение поставщиков к участию в торгах;
анализ полученных заявок и выбор победителя;
ведение переговоров и управление прайс-листами, каталогами поставщиков: для поставщиков, с которыми планируются долгосрочные отношения в перспективе, покупатель ведет переговоры об установлении оптимальных условий поставки и цен;
создание, проверка и согласование контракта. Как только стороны достигнут соглашения по всем вопросам, контракт проверяется обеими сторонами на предмет юридической точности и подписывается;
удовлетворение спроса различными путями: заказ поставщику, резервирование запаса на складе, выборка со склада поставщика и др.;
управление поставкой, приемкой и инициирование оплат: процесс поставки с оплатой теперь может выполняться в обычном режиме с ранее утвержденными ценами и условиями оплаты в рамках действующего соглашения.

Финансисты могут возразить, что все эти функции идеально реализовать в ERP для минимизации количества систем и жесткой связки с финансовыми процессами. Но, как правило, такие системы не приспособлены под нужды закупок и функции управления цепями поставок, например, в ней дублируются поставщики, нет корректной категоризации, отсутствуют требуемые для быстрого принятия решений гибкость и оперативность. Гораздо надежней работать в интегрированной с ERP, но отдельной системе, учитывая также, что сейчас компании вынуждены балансировать между внутренней эффективностью и потребностями рынка. Если они концентрируются на внутренней эффективности, они могут потерять рынок, и не только закупочный, но и продаж.

Важно уметь адаптироваться к современным трендам и помнить, что качественная система автоматизации закупок с продвинутым функционалом многократно себя окупает. И наоборот, сэкономив на инструменте, в перспективе можно не получить никаких выгод. Отмечу, что в ближайшее десятилетие цифровизация полностью изменит бизнес-среду — рутинные процессы будут выполнять решения на базе RPA, машинного обучения. Система сама будет объявлять закупку и выбирать победителя, проверять наличие остатков на складе, формировать потребности.

Андрей Мышкин, директор B2B-Center по развитию систем управления закупками и цепями поставок

Оригинал публикации на ITWeek

Source-to-pay: как это работает?

Концепция Source-to-pay (S2P) означает «от поиска поставщика до оплаты». Она предполагает объединение всего закупочного процесса в единый контур. Благодаря автоматизации трудоемких операций и анализу больших данных S2P повышает эффективность поиска требуемых поставщиков и взаимодействия с текущими партнерами.

Цикл S2P выглядит следующим образом: определение потребности, поиск поставщиков, проведение торгов, согласование и подписание контракта, поставка и оплата.

Остановимся на каждом из этапов подробнее.

Определение потребности

Автоматизированные системы S2P помогают правильно определить потребность. Детальный анализ данных позволяет оценить складские остатки, увидеть возможности по консолидации объемов или снижению цены закупки.

Поиск поставщиков

Данные в системе S2P показывают, можно ли удовлетворить бизнес-потребность через существующий пул поставщиков или нужно искать новых. Непосредственно в системе можно проводить аккредитацию поставщиков, оценивать риски, осуществлять проверку безопасности. В единой базе партнеров хранится информация об истории взаимодействия с каждым контрагентом.

Проведение торгов и закупка

Этот этап реализуется через электронную торговую площадку, где созданы условия для проведения различных типов процедур. Отдел закупок объявляет тендер, анализирует предложения от участников и выбирает победителя.

Согласование и подписание контракта

После того, как поставщик выбран, происходит обсуждение условий контракта. Конструктор договоров и библиотека готовых шаблонов ускоряют процесс согласования. Подписание контракта происходит в электронном виде.

Поставка и оплата

Заказчик отслеживает соблюдение сроков поставки и выполнения работ, фиксирует информацию о приемке товаров/услуг, проводит сверку и осуществляет оплату.

Благодаря подходу S2P закупочный процесс не «разрывается» между различными этапами и отделами. Все переходы происходят бесшовно в рамках единой платформы.

Переходя на закупки в формате S2P, компании получают сразу несколько преимуществ:

Минимум ручных операций

Если вы когда-нибудь видели разбросанные по всему столу заявки на закупку и счета на оплату, то вы понимаете, как много всего делается в процессе снабжения вручную. Ошибки, связанные с человеческим фактором, неизбежны. Автоматизация в системе S2P позволяет значительно сократить количество таких ошибок.

Быстрый ввод нового поставщика в пул контрагентов

При подключении новых поставщиков, как правило, необходимо несколько дней, чтобы собрать нужные данные. Инструменты S2P значительно сокращают время, необходимое для проверки контрагентов и начала работы с ними.

Удобное управление поставщиками

Навигация по многочисленным поставщикам и эффективное управление жизненным циклом договора могут быть весьма проблематичными. Для каждого контрагента есть собственный график заказов, условия работы и т.д. Модуль управления поставщиками помогает отслеживать все ключевые точки. Что способствует более продуктивному и предсказуемому сотрудничеству.

Время на стратегию

Автоматизация позволяет освободить сотрудников отдела закупок от рутинных операций. Они могут сконцентрироваться на стратегических задачах: планировании, анализе эффективности, проведении нестандартных закупок со сложной логистикой и низкой конкуренцией поставщиков.

Как внедрить S2P в вашей компании?

Первое российское комплексное решение для цифровизации закупочного процесса — B2B Altis. Это современный подход к управлению закупками, который подразумевает выстраивание сквозного процесса и бесшовную автоматизацию всех этапов: от заявки внутреннего заказчика до оплаты поставщику за выполненный контракт.

Подробную информацию можно получить на сайте.

Переводчик: Кристина Мелюк, B2B-Center

Автоматизация закупок в P2P

Управление Softline E-Commerce с 2019 года занимается автоматизацией закупок (E-Procurement) для крупного бизнеса. Собственный штат профессиональных специалистов и огромный опыт разнообразных проектов позволяют нам решать задачи любой сложности вне зависимости от особенностей закупочных процессов у клиентов или используемых ими платформ.

Что такое управление закупками и Procure-To-Pay (P2P)

Управление закупками — это управление процессом приобретения товаров и/или услуг для достижения стратегических целей компании. По сути, целью закупок является своевременное обеспечение компании необходимыми ресурсами хорошего качества и по конкурентным ценам. Коммерческие организации тратят на это до 40% своей прибыли, а потому правильно организованный процесс закупок позволяет эффективно управлять заказами, сокращать расходы и повышать прозрачность финансовых операций.

Procure-To-Pay (P2P) — процесс, который начинается с заказа товара, услуги или лицензии и заканчивается его оплатой и получением. В рамках P2P идет взаимодействие между предприятиями и поставщиками.

Зачем нужна автоматизация закупок

Исходя из нашего опыта и данных сторонних исследований, мы знаем, что в настоящее время до 80% всех компаний при закупках пользуются ручными или, в лучшем случае, полуцифровыми инструментами, что приводит к избыточным временным затратам и рискам, связанным с информационной безопасностью. Автоматизация закупок поможет:

Контролировать и снизить расходы.
Исключить риски в области безопасности данных.
Повысить эффективность процесса в целом.

P2P подходит для автоматизации обработки заказов и запросов коммерческих предложений (сокращение сроков обработки до 5 минут); отслеживания счетов на оплату, процессинга заказа на закупку; формирования закрывающих документов.

Выбор инструментов автоматизации закупок

Компания Softline использует разные сценарии автоматизации. Выбор инструмента зависит от целей проекта и особенностей бизнес-процессов той или иной компании-клиента.

Наиболее популярные решения автоматизации закупок

Softline E-Supply. Кастомизированный B2B-интернет-магазин. Клиенты могут в режиме онлайн видеть персональные цены и оформлять заказы или запросы коммерческих предложений с минимальными временными затратами.

Используется в следующих случаях:

Клиент — крупная компания, где часть закупок проходит вне основного плана (не стратегические закупки).
Клиент — компания, для которой важно наличие корпоративного B2B-магазина у поставщика при участии в торгах.
Клиент — компания, в которой не автоматизирован процесс закупок через постоянных поставщиков, соответственно, есть риск влияния человеческого фактора.

Интеграция с закупочными платформами по API. Программный файл с каталогом Softline, подходящий для работы с любой платформой. API может состоять из любых блоков в зависимости от требований заказчика.

Используется в следующих случаях:

Наличие у клиента собственного портала закупок.
Наличие у клиента стороннего решения, где проводятся закупки (B2B-порталы или маркетплейсы с возможностью сравнения цен различных поставщиков).

Интеграция с внутренними системами заказчика. Отдельные модули автоматизации встраиваются во внутренние системы клиента. С помощью такого решения можно автоматизировать как оформление заказов и доступ 24/7 к актуальному каталогу, так и всю цепочку работы над заказом на платформе клиента.

В случае с этим вариантом нужно тщательное изучение всех бизнес-процессов заказчика и создание индивидуального решения под поставленные задачи и требования по части автоматизации закупок.

Что в итоге?

Автоматизация закупок сокращает количество ресурсов, которые необходимо тратить на повторяющиеся процедуры, одновременно обеспечивая хранение всех данных и документов по закупкам в едином цифровом пространстве. Как следствие затраты компании могут снизиться до 20%. Польза несомненна.

Если возникли вопросы или вас интересует автоматизация закупок через Softline E-Commerce, пишите нам на электронную почту e-supply@softline.com.

Мы с радостью вам поможем!

Что такое P2P-платежи: Как работает технология P2P

Мир не стоит на месте, и постоянно появляются новые технологии, в том числе и в сфере финансов и кассового обслуживания, которые бизнесу нельзя игнорировать для сохранения стабильных позиций на рынке. Концентрируясь на развитии приёма платежей на сайте, не стоит забывать и о расчётах между физическими лицами — так называемых P2P-платежах.

Почему стоит обратить внимание на технологию P2P

Повсеместное распространение безналичного расчёта повлияло и на популярность переводов между физическими лицами. Наверно, у большинства людей были ситуации, когда необходимо было перевести сумму на определённые цели детям, родителям, заплатить за съёмное жильё и т. д. С личными целями всё понятно, а вот как P2P-платежи могут помочь развитию бизнеса?

Например, с распространением безналичного расчёта стало не совсем понятно, как можно оставить чаевые курьеру, официанту, мастеру в салоне красоты. Как отмечают эксперты портала «РБК Pro», использование технологии P2P в целях перевода чаевых — перспективное направление для бизнеса. За счёт этого можно сохранить мотивацию сотрудников и их заинтересованность в более качественном выполнении своих профессиональных обязанностей.

Механизм P2P-платежей

Существует два вида P2P-платежей:

Внутренние переводы: Осуществляются между физическими лицами, пластиковые карты которых выпущены российскими банками.
Трансграничные переводы: Осуществляются по более сложной технологии. Если физическое лицо, чья карта выпущена в России, осуществляет перевод в иностранную финансовую организацию (например, находящуюся в одной из стран СНГ), то происходит списание денежных средств и их конвертация в евро или доллары по курсу, установленному международной платёжной системой. Курс может незначительно отличаться от установленного Центральным банком. Далее деньги конвертируются повторно, уже в национальную валюту.

Преимущества P2P-платежей

Можно выделить следующие основные преимущества P2P-платежей:

Отсутствие необходимости в дополнительных действиях: При платежах с карты на карту не нужно, например, идти на почту и заполнять квитанции, как при наложенном платеже. Экономится время — самый ценный ресурс.
Быстрота осуществления операций: Хоть закон и предполагает, что денежные средства могут идти получателю до 5 дней, на практике они доходят до адресата за несколько минут.
Круглосуточная техподдержка: Сервисы по проведению транзакций предоставляют своим пользователям консультации 24 часа в сутки и 7 дней в неделю.

Недостатки P2P-платежей

Есть у переводов между физическими лицами и некоторые недостатки:

Возможность сбоев в работе системы: Очень редко, но случается так, что платежи не доходят до адресата вовремя. В таком случае банки стараются оперативно решать вопрос, чтобы не отнимать у клиента много времени. Также финансовые организации заинтересованы в постоянном улучшении процессов, в частности механизма обслуживания клиентов, поэтому уделяют повышенное внимание развитию платёжных систем.
Комиссионные платежи: За некоторые виды переводов может взиматься комиссия. Обычно комиссионные платежи составляют не более 1,5 % и взимаются, в основном, если перевод отправляется в другой банк.
Лимиты на переводы: Существуют определённые лимиты на переводы в месяц. Они устанавливаются в соответствии со статусом клиента, политикой обслуживания и другими факторами.

Технология P2P становится всё более распространенной и востребованной в современном мире, упрощая финансовые операции между физическими лицами и предоставляя бизнесу новые возможности для улучшения обслуживания клиентов. Её преимущества, несомненно, преобладают над недостатками, делая эту технологию актуальной и перспективной.

Участники P2P-платежей

Выделяют четырёх участников транзакции:

Эмитент: Это финансовая организация, выпустившая пластиковые карты физических лиц. Банки-эмитенты физического лица, отправившего платёж, и лица, получившего его, могут быть разными.

Эквайер: Финансовая организация, принимающая данные банковских карт участников транзакции и производящая проверку операции на предмет возможных мошеннических действий. Банк-эквайер может выступать и в качестве эмитента карты.

Платёжная система (ПС): Выделяют международные платёжные системы, действующие на территории многих стран, и локальные, используемые на территории конкретной страны. ПС взаимодействуют с финансовыми организациями и запрашивают у них данные по банковским картам, счетам и т. д. Платёжные системы являются гарантом интересов банков и позволяют им зачислять получателям переводы ещё до того, как те поступят на счёт в банке.

Провайдеры: Данные компании предоставляют ресурсы для осуществления переводов. Не слишком крупным финансовым организациям требуется произвести очень много действий, чтобы дать своим клиентам возможность осуществлять P2P-платежи. Получение сертификатов и лицензий, доработка системы, — всё это требует огромных денежных вложений. У сервис-провайдеров уже есть всё вышеперечисленное. Свои ресурсы они предоставляют в пользование банкам взамен за право получать комиссию с каждой транзакции.

Описание технологии P2P

Реквизиты, которые отправитель вводит в нужные поля, передаются эквайеру. Если банк сотрудничает с сервис-провайдером, то информация передаётся сначала ему. Если же нет, то она идёт непосредственно в банк. Зарегистрированные банком-эквайером данные передаются в платёжную систему, которая по ним определяет эмитента карты и запрашивает у него подтверждение денежного перевода.

Банк-эмитент, в свою очередь, перенаправляет отправителя денежного перевода на страницу ввода проверочного кода, который высылает в СМС-сообщении или с помощью push-уведомления. Отправитель вводит проверочный код, проходит авторизация, результаты которой отправляются банком в платёжную систему. ПС связывается с эмитентом карты физического лица, которому предназначен перевод, и запрашивает у банка уведомление о возможности зачисления средств. После получения ответа деньги зачисляются на карту.

Для физических лиц процесс происходит практически мгновенно. На самом деле, когда деньги списываются со счёта отправителя, они ещё не зачисляются на счёт получателя. Возможность зачислить деньги на карту мгновенно обеспечивает платёжная система. Затем в конце дня она проводит банковский клиринг, то есть процедуру взаимовычета платежей, и сообщает в банк, что ему необходимо зачислить деньги на счёт получателя.

Технология P2P-платежей является одним из самых популярных способов расчётов с помощью банковских карт вместе с технологией интернет-эквайринга с низким процентом.