Как создать тендерный отдел: пошаговый алгоритм
Тендерный отдел — структурное подразделение, которое отвечает за участие в закупках. В статье раскроем пошаговый алгоритм его создания.
Принимаем решение
На первый взгляд принятие решения о создании отдела выглядит предельно однозначным, ведь одним из самых эффективных приемов управления в организации является делегирование. В сфере тендерных продаж используют несколько способов воплощения приема от самых неэффективных до крайне неожиданных. Рассмотрим по порядку.
Отложить создание отдела
Не всегда существует необходимость в организации тендерного подразделения на постоянной основе. Связано это с количеством заказов, в которых компания собирается участвовать. Если у организации в планах сделать государственные контракты одним из постоянных источников дохода, то решение об организации нового структурного подразделения довольно оправданно. А если же компания планирует участвовать в 1-2 тендере в месяц, нерезонно открывать новое направление. С таким объемом может справиться сторонняя организация, основной функцией которой как раз и является тендерный консалтинг. После поверхностной аналитики руководитель вправе принять решение о приостановлении создания структурного подразделения.
Возложить дополнительные обязанности
Это одна из первых мыслей, которая приходит в голову руководителям после принятия решения об участии в госзакупках. При таком сценарии отпадает необходимость организации кампании по поиску тендерных специалистов, проведению собеседований и выбора. Проще за дополнительную плату «наградить» уже работающего сотрудника дополнительными обязанностями в области госзакупок. Однако, как правило, такой сценарий обречен. Дело в том, что у сотрудника, во-первых, есть непосредственные обязанности, во-вторых, у него нет компетенции и опыта в новом направлении, в-третьих, отсутствует мотивация. Н а практике реализация такого сценария приводит к тому, что работа выполняется спустя рукава. У местна поговорка «за двумя зайцами погонишься, ни одного не поймаешь».
Создать полноценный отдел
Альтернативным решением является создание солидного подразделения. К подобному сценарию управляющие приходят, когда анализируют объемы государственных закупок. После этого набирается целый штат тендерных специалистов. Содержание коллектива: выплата заработной платы, налогов, взносов, приобретение мебели и офисной техники и другие издержки — приводит к тому, что на торгах их обходят компании с меньшими издержками.
Для принятия решения необходимо оценить востребованность у заказчиков вашей продукции, количество заказов, в которых вы потенциально готовы участвовать. После этого необходимо принять решение о создании тендерного подразделения. Причем не всегда отдел подразумевает большой штат сотрудников. На первых порах с объемами справится один или два тендерных специалиста.
Строим отдел
Тендерное подразделение может состоять и из одного человека. Рекомендую при построении работы ориентироваться на функции управлений по А. Файолю:
- планирование;
- организация;
- координация;
- мотивация;
- контроль.
Планирование тесно связано с целями и аналитикой. У каждого направления в организации должны быть показатели и измеримые результаты. Т о, что мы не измеряем, мы не контролируем. В зависимости от сезона, расширения производства, социальных, экономических изменений в стране планы тендерного отдела меняются.
В организацию работы входит режим рабочего времени, распределение задач, собственных или подчиненных.
Под координационной функцией стоит понимать взаимодействие с другими отделами в процессе деятельности. Например, тендерному специалисту приходится взаимодействовать с отделом снабжения для расчета цены контракта, с юридическим отделом приходится решать совместные задачи, и с другими
Мотивация — это внутреннее стремление выполнить поставленные планы. Она исходит как извне, например премия по результатам работы, так и внутренние мотивы могут присутствовать. Например, опыт работы в престижной компании, результаты работы, которые записывают в портфолио.
Финальная функция — это контроль — составление отчета, выстраивание воронки продаж, подсчет цикла сделки, финальных результатов. Причем контроль может быть как текущим (по факту закрытия контракта), так и периодическим (месячный, квартальный, годовой).
Как правило, с этими функциями справляется руководитель отдела. Однако, в результате развития одному человеку не справиться с выполнением всех функций. Целесообразно собрать команду специалистов, которые будут выполнять их все. Рекомендуем для эффективной работы отдела пригласить на работу следующих специалистов:
- Руководитель отдела. Его главной функцией является координация и организация работы всего отдела и контроль и составление отчетности.
- Специалист по аналитике. Его главной задачей должно стать планирование.
- Юрист по торгам. Главный исполнитель, который отвечает за составление документов, следить за изменениями в процедуре торгов, заниматься написанием запросов на разъяснения и обращений в ФАС и суд.
- Тендерный специалист. Его зона ответственности связана с организацией всего процесса участия. Получение подписи, настройка рабочего места, аккредитация, направление документов и подписание контракта.
- Курьер. Он может заниматься доставлением заявок в живых процедурах. Например, запросы котировок и конкурсы. Наличие этой штатной единицы позволяет в одно и то же время участвовать и в аукционах, и в запросе котировок.
При небольших оборотах функции юриста и тендерного специалиста возлагают на одного человека.
Распределяем обязанности
После того как мы определились с функциями отдела, нам необходимо определиться с ежедневными задачами. Ниже мы привели примерный перечень самых распространенных обязанностей из должностных инструкций практикующих тендерных специалистов, которые следует прописать в должностной инструкции.
- Составление комплекта документов и получение ЭП.
- Получение доступа к торгам (аккредитация, переаккредитация) на федеральных и(или) коммерческих ЭТП.
- Настройка рабочего места для участия в торгах.
- Поиск и мониторинг государственных заказов в ЕИС, согласно специфике деятельности организации.
- Изучение и анализ документации, технического задания.
- Аналитика конкурентов и мониторинг результатов завершенных тендеров.
- Подготовка и подача заявок.
- Получение необходимых справок и выписок и их нотариальное заверение.
- Отслеживание изменений в законодательстве, регламентирующем процедуры закупок.
- Получение займов и банковских гарантий.
- Взаимодействие с субподрядчиками (в случае если организация является посредником).
- Участие в закупках (личное или дистанционное).
- Написание запросов на разъяснение документации и условий проведения закупок.
- Отслеживание изменений в извещениях о проводимых закупках и результатов таких закупок.
- Подготовка необходимых жалоб и исков для защиты интересов организации.
- Подписание контрактов.
Образец должностной инструкции специалиста тендерного отдела
Скачать актуальную версию от КонсультантПлюс
Коротко об авторе статьи
Сидаев Дмитрий
Получил 3 диплома с отличием по юриспруденции и управлению закупочной деятельности. Работал ведущим специалистом в администрации муниципального образования, специалистом по размещению заказа в федеральной организации и руководителем тендерного отдела.
Что должен знать и уметь специалист по электронным торгам
Профессия специалиста по торгам и закупкам предполагает большую ответственность, к ней нельзя относиться несерьезно. Поговорим, какими знаниями, умениями и опытом должен обладать сотрудник, занимающий эту должность в организации.
Чем занимается тендерный специалист
Тендерный специалист — это работник, который занимается поиском торгов и участием в них со стороны поставщика. Требования к его квалификации и профессиональным навыкам устанавливает должностная инструкция. Профессия возникла недавно. Популярной она стала в связи с активным развитием закупок на электронных площадках. Не имея опытного работника, предприятие вряд ли сможет участвовать в закупках на профессиональном уровне. С таким фактором связана необходимость поиска квалифицированного сотрудника, а его работа напрямую влияет на имидж и развитие учреждения.
- как создать тендерный отдел;
- как составить резюме тендерного специалиста;
- кто такой специалист по размещению госзаказов;
- какой код ОКЗ выбрать для специалиста по закупкам.
Специалист по тендерам занимается поиском торгов по 44-ФЗ или 223-ФЗ и организует участие в них. Ни в одном из этих законов не указывается, кто такой специалист отдела тендеров от заказчика, — такой работник представляет поставщика и работает с заказами как участник торгов. Со стороны заказчика закупочной деятельностью занимается контрактный управляющий или контрактная служба ( ст. 38 44-ФЗ ).
Возникновение профессии связано с тем, что процедуры закупок регламентируются на уровне федерального законодателя. С принятием ряда федеральных нормативных актов ( 94-ФЗ — в 2005 году, 44-ФЗ — в 2013 году) перед предприятиями возникла необходимость нанять работника, который разбирается во всех нюансах законов и обеспечит участие в торгах. Ими и стали контрактные управляющие и специалисты по тендерам.
В обязанности тендерного специалиста входит формирование пакета документов от лица предприятия для участия в торгах по закупкам товаров (работ, услуг) в интересах организации, участие в процессе поиска, организации и проведения тендеров.
Основная задача — правильно (с законодательной точки зрения) оформлять участие организации в закупочных процедурах, разрабатывать и формировать необходимый пакет документов, проводить установленные процедуры в процессе получения заказа. Должностные обязанности менеджера тендерного отдела заключаются еще и в способности определить те позиции, которые становятся решающими для победы в конкурсе. Далеко не всегда выигрыш — на стороне компании, предложившей самую низкую цену: при определении победителя учитывается целый комплекс положений.
Какие квалификационные требования к нему предъявляют
В отличие от школ и курсов для контрактных управляющих, учебные заведения, в которых работники приобретают умения и навыки, квалификацию специалиста по торгам, практически отсутствуют. В нормативах конкретно не определено, что должен знать специалист по тендерам: многие учатся методом проб и ошибок. Предприятие, разыскивая подобного сотрудника, предъявляет требования:
| Образование | Наличие высшего образования (юридического, экономического, технического) |
|---|---|
| Опыт работы | Наличие опыта работы в участии в конкурсных процедурах (обычно требуется от 3 лет) |
| Законодательство | Знание норм действующего законодательства в закупочной сфере |
| Образование | Работники контрактной службы, контрактный управляющий должны иметь высшее образование или дополнительное профессиональное образование в сфере закупок |
Иногда дополнительным преимуществом является знание иностранных языков. Оно дает возможность расширения сферы и участия в тендерах международного уровня.
Необходимым является требование о навыках работы с различными автоматизированными системами. Важный фактор — наличие определенных личностных качеств, к примеру, ответственности, самостоятельности, точности, стремления приобретать новые знания и навыки.
Важными компетенциями для работника, занимающегося тендерами, являются:
- способность проводить анализ и оценку экономического эффекта от тендера;
- грамотность в сфере законодательства, как в общих его вопросах, так и в специфических;
- грамотность в сфере использования различных автоматизированных систем и оборудования;
- владение вопросами делопроизводства (для корректного оформления пакетов документов участника).
Специалист по тендерам — это работник высокого уровня квалификации, обладающий компетенциями в разных сферах.
Какие навыки ему необходимы
Должностная инструкция специалиста по закупкам разрабатывается в зависимости от того, чьи интересы такой работник представляет: заказчика или организации-участника торгов.
Подготовка и участие в торгах — вот чем занимается тендерный отдел потенциального поставщика. Должностные обязанности тендер-менеджера со стороны участника требуют наличия у сотрудника навыков поиска возможностей для участия в заказах. Если трудовой договор со специалистом тендерного отдела заключен организацией, участвующей в закупках, спектр необходимых умений и навыков выглядит так:
- мониторинг проводимых процедур;
- подбор оптимальных конкурсов для участия;
- комплектование требующегося пакета документов;
- оценка сформированного пакета на предмет соответствия установленным заказчиком требованиям;
- контроль сроков выполняемых участником конкурса процедур.
Получается, что в должностные обязанности менеджера по тендерам входит:
- мониторинг тенденций, которые складываются на специальных торговых площадках;
- обнаружение предложений по торгам, которые подходят для участия организации;
- определение целесообразности участия предприятия в конкурсе;
- формирование заявки для участия предприятия в конкурсных процедурах;
- контроль правильности оценки стоимости предметов заказа;
- контроль формирования сметы по заказу;
- разработка проекта спецификации по существенным условиям тендера;
- ведение переговоров с исполнителем для решения возникающих в ходе тендера вопросов;
- регистрация на специальных сайтах, являющихся торговыми площадками.
Список не является исчерпывающим. Но из него следует, что работник сопровождает тендер в течение всего процесса — от поиска конкурса до контроля торговых процедур.
Образец должностной инструкции
Ответственность специалиста по тендерам
Специалиста в сфере закупок привлекают к ответственности:
- за ненадлежащее исполнение или неисполнение должностных обязанностей в соответствии с ТК РФ;
- за правонарушение или преступление в период работы в соответствии с действующим законодательством РФ;
- за причинение ущерба предприятию.
Ответственность на такой должности значительная, а недостаток в уровне знаний и навыков в результате приводит к потерям финансового характера или внесению участника в реестр недобросовестных поставщиков.
Коротко об авторе статьи
Иванова Наталья
В 1996 г. закончила СГПИ по специальности преподаватель английского и русского языков. В 2003 г. закончила Московскую Академию права и управления по специальности юрист. В 2007 г.закончила РАНХиГС по специальности менеджмент в управлении
Как создать тендерный отдел в онлайне: пошаговая инструкция для поставщиков
Но, поверьте, знать все – невозможно, и что-то новое вы обязательно для себя найдете. А для этого читайте нашу новую лайтовую статью – свежий взгляд на проблему и современные решения.
Будем рады обратной связи в комментариях.
О чем эта статья, и чего в ней не будет?
В Интернете накопилось с избытком информации о том, что такое тендерный отдел, из каких специалистов должен состоять, какие задачи решает… Мы не стали идти по этому пути и решили написать принципиально новую статью на эту тему, которая будет соответствовать действительности, нынешней экономической ситуации в стране и специфике тендерных продаж
Тем более что мы уже писали подробную статью на эту тему с классическим взглядом на тендерные отделы. Прочитать ее вы можете по этой ссылке.
Для кого эта статья? Среди наших читателей, подписчиков, учеников и посетителей сайта большая часть – это тендерные специалисты, участники госзакупок, поставщики, поэтому мы решили написать эту статью для них. Мы ни в коем случае не запрещаем читать ее заказчикам, они тоже смогут найти здесь для себя много интересного.
Известно, что закон обязывает заказчиков иметь отделы закупок с квалифицированными специалистами. Поэтому они должны периодически отправлять своих сотрудников на всевозможные курсы и семинары, посвященные повышению квалификации.
В этом плане поставщикам работать проще: у них нет такой обязанности – иметь тендерные отделы с исключительно подготовленными кадрами, поэтому действуют они на свое усмотрение. Если поставщик справляется с подачей заявок и подготовкой сопутствующей документацией, то зачем ему лишние люди. Это действительно так, но иногда наступает момент «запарки», когда ты просто перестаешь успевать обрабатывать огромные объемы информации. Вот тогда и приходит решение открыть тендерный отдел.
Мы сознательно опускаем некоторые моменты, которые многим из вас известны, или же их можно найти в любом источнике:
- здесь не будет описания тендерного отдела и его особенностей со стороны заказчиков;
- вы не найдете списка обязанностей специалистов тендерного отдела;
- мы не сделаем обзор на профстандарты 625н и 626н от 10.09.2015 г. («Специалист» и «Эксперт»);
- не будет ссылки на должностную инструкцию специалистов;
- не будет традиционного взгляда на тендерный отдел как структурное подразделение.
Несмотря на то, что всего этого не будет, статья все равно останется содержательной и актуальной для сегодняшнего времени.
Тендерный отдел: из офлайна в онлайн
Прошло то время, когда закупки проводились в «бумажном» виде. Цифровизация и развитие новых технологий открыло возможности для проведения закупок в электронном виде. Полный переход к такому формату перешел еще в начале 2019 года, о чем вы, безусловно, знаете.
Поставщикам теперь не нужно подавать заявки в конвертах, ездить к заказчику на подписание контракта, присутствовать на торгах лично. Все это уже устарело и постепенно теряет свою актуальность.
Изменения в обществе коснулись не только проведения тендеров, но и организации внутренней работы поставщиков. Теперь не нужно снимать офис для тендерного отдела, сажать в него специалистов, сидеть там лично и контролировать весь процесс.
Не менее продуктивную работу тендерного отдела можно организовать и в онлайне, а как это сделать – рассказываем далее.
Этапы создания тендерного отдела в онлайне
Дадим пошаговый алгоритм действий, как создать и настроить работу тендерного отдела.
Шаг 1. Понимание, что это действительно нужно
Участвовать в закупках можно по-разному: регулярно или время от времени. Если вы подаете заявки не часто, а, например, 2-3 раза в год, то о создании тендерного отдела вам пока еще рано думать, в этом решении не будет целесообразности.
Редкое участие можно осилить и самому, а если вы не имеете такого желания, или в закупке слишком сложная спецификация, или вы не разбираетесь в каких-то отдельных этапах, то можете обратиться к сторонним специалистам или в консалтинговую компанию. Таким компаниям можно делегировать не только отдельные задачи, но и получить полное сопровождение тендера, то есть «под ключ».
Но сторонняя помощь специалистов – это еще не тендерный отдел, а услуга, которую вы заказываете.
Если же вы участвуете в закупках регулярно, и они для вас не дополнительный канал продаж, а постоянная работа, то пора думать о создании тендерного отдела. Консалтинговые услуги стоят дороже, а на своих специалистах можно сократить расходы, так как вы будете платить им зарплату. Можно назначить фиксированную оплату, но лучше будет «привязать» их зарплату к выигранным контрактам, то есть платить процент от победных процедур.
Итак, если у вас много работы по тендерам, и вы не успеваете все решать сами, то пора открывать тендерный отдел в онлайне.
Шаг 2. Где искать онлайн-специалистов?
Рассмотрим 3 варианта, как найти сотрудников в отдел.
1. Сайты по поиску сотрудников
В Интернете не только много вакансий от работодателей по поиску специалистов, но и сами специалисты выкладывают свои резюме.
Нужно понимать, что резюме в основном выкладывают специалисты-фрилансеры, которые не хотят зависеть от начальства, их интересует работа на себя и заказы на тендерное сопровождение. Но нам нужно найти специалиста, который будет работать у нас в отделе на постоянной основе, то есть решать задачи ежедневно, быть всегда на связи.
Среди таких специалистов есть те, которые недавно прошли обучение, пока еще не наработали опыт, им поступает мало заказов. Ваша задача – связаться с ними, объяснить свои предпочтения, предложить работу на полный график и обсудить все условия. Мы уверены, что этим способом можно найти людей, которые с удовольствием примут ваше предложение. Преимущество в том, что вы можете взять на работу новичка и полностью воспитать его под себя.
А что касается сайтов, то ищите на самых популярных – avito, hh.ru, Юла, VK Работа, Яндекс Работа, Superjob и много других.
2. Обучить знакомого
Вспомните, возможно, кто-то из ваших друзей, знакомых, родственников нуждается в работе. Большая проблема для регионов – отсутствие работы. Вы могли бы обучить такого человека самостоятельно или записать его на курс по подготовке тендерных специалистов и участников закупок и дать ему возможность зарабатывать на удаленке, имея в наличии только ноутбук и выход в интернет.
Например, среди наших учеников такая категория тоже есть. Очень часто встречаются жены, которые хотят пройти обучение и помогать своему мужу в бизнесе.
Что для многих является препятствием?
Во-первых, вы подумаете, что обучить человека в онлайн-школе – это дорого
Да, обучить специалиста не будет стоить 3 копейки, но без этого невозможно развивать бизнес. К тому же занятия ведут эксперты, они разрабатывают учебную программу, есть полезные практикумы, на которых ученикам выдаются необходимые для работы формы документов, интеллект-карты, ссылки со скидкой на платные поисковые сервисы и много других нужных материалов.
Но уже первый выигранный контракт вернет ваши вложенные в обучение человека деньги, и тогда сумма не покажется такой уж большой.
Во-вторых, вы подумаете, что обучение – это долго, а действовать нужно уже сейчас
Да, в среднем по времени курсы тендерных специалистов занимают от 2 до 6 месяцев. Но это не значит, что ваш человек сможет приступить к работе только через 2, 3 месяца или полгода. Многие из наших учеников, начинают выполнять простейшие задания еще в процессе бесплатного марафона, а выигрывают первые контракты – на первой-второй неделе следующей ступени.
То есть ваш знакомый практически сразу научиться пользоваться сайтом www.zakupki.gov.ru и искать подходящие торги, выполнять содержательный анализ процедуры (спроса, заказчиков, конкурентов и т.д.), искать закупки на электронных торговых площадках и подавать заявки. Мы снова вернулись к тому, что ваши вложенные средства окупятся быстро.
3. Искать в онлайн-школах
Наконец, мы подошли к третьему и самому результативному, на наш взгляд, поиску сотрудника в тендерный отдел.
Мы уже объяснили, что многие ученики онлайн-школ, быстро разбираются в закупках и почти сразу умеют выполнять большинство задач. Вы можете обратиться в такую онлайн-школу и попросить, чтобы вам посоветовали человека из их круга.
Своим лучшим ученикам мы тоже помогаем в трудоустройстве и устраиваем их на стажировку в компании. Вы можете прочитать историю Дениса Ковалева, который обучался у нас, потом вывел свой бизнес на новый уровень и решил создать у себя тендерный отдел. Денис обратился к нам за помощью, и мы порекомендовали ему одну из лучших своих учениц, которая на то время проходила у нас обучение. Они до сих пор эффективно сотрудничают по тендерам, несмотря на то, что находятся в 1 000 км друг от друга. Это реальный пример из жизни, когда поставщик организовал работу тендерного отдела в онлайне.
Преимущество этого способа поиска сотрудников в том, что вы получаете лучшего из лучших, а на сайтах вам могут попасться резюме людей, которых бы в классической школе назвали «двоечниками».
Шаг 3. Оформляем рабочие взаимоотношения легально
Сейчас все банковские операции проходят строгий контроль со стороны проверяющих органов. Удаленный формат работы с сотрудниками тендерного отдела предполагает, что вы будете расплачиваться с ними на карту, поэтому важно оформить ваши взаимоотношения легально, то есть составить договор.
Лучше сотрудничать с тендерными специалистами, которые имеют правовой статус. Вряд ли кто-то из них будет открывать ИП (в этом нет никакого смысла), но стать самозанятым они могут. Если человек никак не оформлен, но вы хотите с ним работать, то порекомендуйте ему встать на учет в ФНС в качестве самозанятого. Это делается очень просто – например, через мобильное приложение «Мой налог».
После этого вы сможете заключить с ним договор оказания услуг. Так, вы оба будете подстрахованы от интереса со стороны налоговой и будете работать легально.
Самозанятые платят налоги:
- 4%, если поступила оплата от физлица;
- 6%, если поступила оплата от юрлица или ИП (это как раз наш вариант, так как у вас, скорее всего, фирма или ИП).
Также самозанятый сможет направлять вам чеки, подтверждающие получение платежа. Чеки формируются легко через мобильное приложение «Мой налог».
Шаг 4. Масштабируем тендерный отдел
Решение масштабировать тендерный отдел или нет будет зависеть от объема закупок, в которых вы регулярно участвуете. На начальном этапе вам вполне хватит 1 человека, который будет искать тендеры, готовить аналитику, подавать заявки, контролировать сроки и т.д.
Один наш коллега, эксперт по закупкам, рассказывал свою историю, как в начале своей карьеры он работал в крупной компании на 700 человек. Оборот компании на участии в тендерах составлял почти 2 млрд. руб. за год, а тендерный отдел состоял всего из 3-х человек, в числе которых он и был. Поэтому если ваш бизнес не имеет таких масштабов, то один человек вполне способен справиться с объемом обязанностей.
Если же у вас крупная компания по поставкам, как в нашем примере, то найдите еще 1-2 специалистов.
Шаг 5. Распределяем обязанности
Если в компании вас двое – вы (руководитель) и тендерный специалист, то распределяйте обязанности на свое усмотрение. Например, все задачи может выполнять наемный сотрудник, а вы лично можете заходить на электронные торги и подавать ценовые предложения. Делегируйте всю рутинную работу специалисту, а себе оставьте время на другие задачи по развитию бизнеса и общение с партнерами.
Что делать, если компания большая? Допустим, ваш тендерный отдел состоит из 2-х специалистов. Сделайте одного из них специалистом по мониторингу и аналитике, а второго – специалистом по торгам.
Специалист по мониторингу и аналитике:
- ищет закупки под вашу деятельность и смежные направления, которые вы способны выполнить;
- следит за изменениями в закупочной документации;
- следит за сроками исполнения и сроками оплаты;
- составляет аналитические срезы по завершенным, текущим и предстоящим торгам.
Специалист по торгам:
- регистрирует/продлевает регистрацию компании в ЕИС;
- оформляет/продлевает электронную подпись;
- участвует в торгах;
- направляет запросы на дачу разъяснения положений закупочной документации.
Что делать, если компания ОЧЕНЬ большая? Если у вас большой бизнес на тендерах, то возьмите третьего человека в тендерный отдел, чтобы снять нагрузку с других сотрудников.
Также тендерный отдел нужно будет расширить и другими специальностями:
- юрист – проверяет все документы на факт противоречий законов, страхует вас от попадания в РНП;
- бухгалтер – контролирует все расходы и доходы, оформляет все документально, готовит отчеты и справки.
Шаг 6. Контролируем процесс
При онлайн-формате встает вопрос: как руководителю контролировать такую работу, и возможно ли вообще проверять специалистов, которых нет рядом. Наш ответ – «Да», и для этого есть много полезных сервисов и инструментов. Мы не будем называть специфичные, а рассмотрим только популярные.
Голосовые чаты и приложения для общения по видео – с их помощью можно проводить онлайн-совещания, планерки, созвониться с сотрудником индивидуально. Распространенными программами являются Skype, Zoom, Face Time, из мессенджеров – WhatsApp, Телеграм, Viber, Line, можно создать общий чат в ВК. Многие компании для взаимодействия сотрудников используют корпоративные чаты. В чатах также можно не только переписываться, но и обмениваться сканами, видео, фото, изображениями.
Сервисы электронного документооборота – это обмен документами в специальных программах (договорами, актами, другими формами). Плюс этих программ в том, что в них можно подписать любой документ. Не нужно будет обмениваться бумагами по e-mail, распечатывать, подписывать, фотографировать и отправлять назад. В сервисах ЭДО этот процесс автоматизирован, но нужно иметь специальную электронную подпись, которая стоит от 1 000 руб. на 1 год. Среди популярных сервисов ЭДО можно назвать «Контур Диадок», «СБИС» и др.
Электронные подписи – так как ваша работа строится в онлайне, то нужно каждому сотруднику и себе приобрести электронные подписи. ЭП нужны не только для взаимодействия в сервисах ЭДО, но и для работы с тендерами (для регистрации в ЕИС, подачи заявок, подачи ценовых предложений на торгах) – это совершенно разные подписи, поэтому обсудите этот вопрос с представителем Удостоверяющего центра.
Системы учета рабочего времени – есть такие программы, которые замеряют, сколько сотрудники провел времени за компьютером. С их помощью вы сможете контролировать эффективность работы своих сотрудников — Time Doctor, StaffCop, Kickidler и т.д.
Вы как руководитель должны уметь пользоваться всеми этими инструментами, не помешает знание Word и Exсel.
Подведем итог
Мир вокруг нас изменился, появилось много онлайн-профессий, к которым относятся и тендерные специалисты, мы с вами тоже изменились. Теперь работать можно дистанционно, что сокращает расходы и экономит время компаниям, участвующим в закупках, в том числе. Теперь создать тендерный отдел в онлайне – это не нонсенс, а вполне обыденные вещи.
А какие еще изменения грядут в закупках с начала 2022 года, вы можете узнать на предстоящей онлайн-конференции PRO GOSZAKAZ, которая пройдет 8-10 ноября 2021 года. Узнать подробнее о конференции и забронировать себе место, вы можете по этой ссылке.
Еще больше полезной информации – в нашем Телеграм-канале. Подписывайтесь и присоединяйтесь к большой команде тендерных специалистов.
Эффективный тендерный отдел и как его создать? Подкаст с Асей Муфтахиной
Когда руководители компаний задумываются о запуске тендерного отдела, то часто они впадают в две крайности:
— создам отдел сам: «Что здесь сложного?»;
— отдам на аутсорс: «Есть же агентства, которые занимаются сопровождением».На самом деле, не все так однозначно, коллеги!
У нас в подкастерской Тендерного клуба побывала Ася Муфтахина – бизнес-консультант, специалист по развитию бизнеса, созданию и масштабированию тендерных отделов. Поговорили о тендерных отделах: когда они нужны в компании, из скольких сотрудников должен состоять, офлайн- или онлайн-формат лучше и о многом другом.
Гостья подкаста
Бизнес-консультант, специалист по развитию бизнеса, созданию и масштабированию тендерных отделов
Ведущий подкаста
Развиваю вместе с топовыми экспертами soft и hard skills специалистов в тендерном клубе
Ведущий подкаста
Эксперт по госзакупкам, соавтор онлайн-академии «Азбука тендеров»
Как понять, что компании нужен тендерный отдел? Какими критериями должен руководствоваться руководитель?
Андрей Плешков: Коллеги, всем привет! В эфире подкаст Тендерного клуба, на связи Андрей Плешков и Евгений Бобышев.
Евгений Бобышев: У нас в гостях эксперт по госзакупкам Ася Муфтахина. Ася, расскажите несколько слов о себе, своей деятельности и своем опыте.
Ася Муфтахина: Здравствуйте! Я занимаюсь тендерами с 2010 года. Сейчас специализируюсь на бизнес-консалтинге, т.е. строю и масштабирую тендерные отделы. Начинала с того, что пришла в компанию, где не было тендерного отдела, и строила этот тендерный отдел. Потом ушла в обучение, сейчас снова вернулась в консалтинг в сфере тендерных отделов, в том числе в производственных компаниях.
Андрей Плешков: Как понять, что компании уже нужен тендерный отдел?
Ася Муфтахина: На этот вопрос нет короткого и однозначного ответа. Буду приводить примеры из своей текущей практики, что-то зацеплю из прошлого… Все зависит от темпа развития компании, планов руководителя.
У меня сейчас есть компания, которой я оказываю тендерное сопровождение. Из месяца в месяц у нас стабильные показатели. Три месяца назад мы договорились, что нам нужно больше, с производственной точки зрения мы можем делать больше, но с точки зрения тендерного отдела мы никак не можем дальше расти. Когда я начала анализировать, то увидела, что наше узкое место – это люди, которые отбирают для меня тендеры. Т.е. я могу их обрабатывать больше, но мне приходит их мало. Начали искать причину и выяснили, что у человека, который отбирает тендеры, просто нет времени.
Возник следующий вопрос: как нам эту историю масштабировать? Хочется роста, но его нет. В течение 3-х месяцев мы пытались повлиять на результат, но результата тоже нет. Я хочу им предложить вывести тендерный отдел отдельно, построить его внутри компании. Так мы сможем перераспределить функционал и на выходе сделать больше тендеров. Сама это сделать я не могу. Даже если возьму еще одного тендерного специалиста, нам это никак не поможет, потому что вопрос внутри компании. Понятно, что описываю конкретную ситуацию, и четкой формулы здесь нет.
Бывает, что начинают сбоить бизнес-процессы. Например, этой же компании я выигрываю больше тендеров, чем они могут обрабатывать. Соответственно, я заинтересована в большом количестве тендеров, потому что у меня %, а они не могут их обработать. Происходит противоречие. Это обратная ситуация, когда нужно сдерживать рост. Здесь бы я пошла на историю про внутренний тендерный отдел.
Нет четких критериев, как понять, что компании уже нужен тендерный отдел.
Андрей Плешков: Да, так бывает, когда вышли на определенный уровень, а роста нет, на этом остановились. Очень интересное наблюдение, что у специалиста, который занимается поиском, нет времени. Если этот критерий нащупали, значит, пора что-то менять.
Евгений Бобышев: Любая компания должна отталкиваться от своих возможностей. Если есть желание расти и развиваться, но что-то тормозит, то нужно посмотреть в сторону перераспределения задач, добавления новых сотрудников и создания полноценного тендерного отдела.
Нужно ли сразу создавать полноценный тендерный отдел в компании или достаточно начать с одного специалиста?
Ася Муфтахина: Есть разные схемы, и я бы добавила еще в этот вопрос аутсорсинг: нужно ли мне брать своего специалиста или отдавать на аутсорсинг?
У меня есть текущий клиент, с которым мы работаем по масштабированию, запуску их в ГИСП. Они работают по 616-му Постановлению и немножко ограничены рынком. Первый раз ко мне на обучение они пришли в 2017 году. До сих пор они выигрывают 1-2 тендера в месяц, причем они производители (легкая промышленность, сумки, рюкзаки), работают через аутсорсинг, их сопровождает одна крупная тендерная компания. Поначалу я удивлялась: у вас такой большой рынок, почему вы не хотите собственный тендерный отдел или хотя бы собственного тендерного специалиста? Кстати, начинали они с собственного тендерного специалиста, а потом ушли в сопровождение. Когда я погрузилась в их систему, то поняла, что они очень придирчиво относятся к подбору тендеров.
Во-первых, у них очень большие требования к тому, что они хотят делать, т.е. производить качественные товары, а не тряпки.
Во-вторых, у них большие требования по маржинальности.
В итоге они сами себя ограничили этими критериями, и строить тендерный отдел для них не имеет смысла. У них семейных бизнес. Муж занимается поставками, закупками. Жена курирует процесс исполнения. И с экономической точки зрения здесь гораздо дешевле отдать на аутсорс.
Нужно ли создавать тендерный отдел или достаточно одного тендерного специалиста? Все зависит от плана продаж и объема работы. Если вы видите, что у вас большой рынок, и аутсорсер говорит, что до 20 заявок будет одна цена – это одна история. А если вы видите, что у вас в год – 10 тендеров, но каждый из них – ваш, вы знаете, что способны его выполнить. Нужно ли на 10 тендеров в год создавать тендерный отдел?
Также есть отрасли, где тендеров немного, но объем работы большой. Если еще вспомним электронное актирование, на кого оно упадет. Если на тендерного специалиста, то это один человек, который всю эту работу обрабатывает.
Большую роль играет текущая загрузка команды. Если у вас есть люди, на которые понемножку можно перераспределить функции тендерного специалиста, то это одна история. А когда у вас все загружены на 120%, то это другая история.
Когда мне говорят про тендерный отдел, то я сразу понимаю, что это руководитель тендерного отдела и 2-3 человека. Возможно, должность руководителя совмещена с должностью специалиста, т.е. он и подает заявки, и руководит. Опять же, если у вас 20 тендеров в месяц на несложные услуги, нужен ли тендерный отдел в этой ситуации? Мне кажется, что нет. Я бы отталкивалась от объема работ, плана продаж. Обычно план продаж появляется со временем, с нуля его сложно создать.
Сколько должно быть специалистов в тендерном отделе?
Евгений Бобышев: Вы затронули вопрос с количеством людей в тендерном отделе. Мы всегда себе представляем кабинет, где сидит несколько сотрудников. Сколько, на ваш взгляд, должно быть сотрудников в идеальном тендерном отделе?
Ася Муфтахина: Пожалуй, здесь будет много разных моделей. Я никогда не думала об идеальном тендерном отделе в вакууме. Он может быть организован по-разному.
Давайте разделим.
Модель 1. Когда у вас есть 1 специалист, который делает все, т.е. он, по сути, управляет проектом. 1 тендер = 1 проект. Соответственно, он ищет, анализирует, подает, выигрывает, организовывает исполнение, занимается актированием. Когда я только начинала работать, я была именно таким специалистом. Понятно, что у нас не было электронного актирования.
Модель 2. Когда все функции распределены, но они порезаны в разных местах. Это отдельно поиск, подача заявок, торги, подписание контрактов, актирование, отслеживание задолженности. У меня нет конкретного ответа, сколько должно быть человек. Все зависит от емкости рынка и плана продаж. Если я скажу, что должно быть 5 человек, а тендеров 5 в месяц, но в итоге выигрывается только один тендер, то какой толк от этих 5-ти человек.
Все подбирается в зависимости от разных критериев: емкость рынка, производственные возможности компании, план продаж.
Евгений Бобышев: Я не случайно задал вопрос об идеальном тендерном отделе, потому что не раз сталкивался с роликами в интернете, где говорилось о 4-х специалистах. Один занимается поиском, обработкой информации. Второй – просчетом, анализом. Третий – участвует в торгах. Четвертый – контролирует исполнение. Видимо, кто-то один эту модель озвучил, а остальные подхватили и стали транслировать.
Андрей Плешков: Если говорить про распределение обязанностей, то можно представить, как в пору отпусков 2 человека уходят на отдых, и отдел встает. Поэтому более устойчивая система, когда есть взаимозаменяемость, либо руководитель – многостаночник, который может подхватить.
Ася Муфтахина: У любой компании, которая занимается тендерами, должен быть план Б в отношении разных точек. Например, человек ушел. Текучка неизбежна, когда отдел занимается продажами. Любой предприниматель должен понимать, что люди рано или поздно уходят. Концентрировать задачи на одном человеке – так себе организация процесса.
Сейчас работаю над одним проектом (моющие средства, антисептики), у них в отделе работает 5 человек. Там идет 2 схемы работы параллельно, 2 системы мотивации. У них неожиданно произошло масштабирование, когда они взяли на работу человека, который знает фармацевтику. Он не знает про тендеры, но умеет работать с анализом технического задания. Мы по нашей номенклатуре выбираем все тендеры, которые можем. И часть тендеров уходят в архив, потому что специалисты не понимают специфику ТЗ.
Если говорить об электронном актировании, то руководитель должен уметь это делать сам, когда человек ушел. Я даже не могу сейчас вспомнить ни одного отдела, где бы уход одного человека остановил процесс. Функции не супер исключительные. Да, другому человеку потребуется время, чтобы разобраться, но проблемы в этом нет.
Евгений Бобышев: Когда я работал руководителем тендерного отдела, у нас процесс был построен таким образом, что любого человека можно было заменить. Если кто-то из сотрудников увольнялся, то его функции я брал на себя.
Из опыта знаю, что некоторые руководители считают, что нельзя одного человека учить всему, иначе он уйдет и будет их конкурентом. Нужно, чтобы каждый знал определенный кусок задач. И они каждого человека натаскивали на что-то одно, полный цикл не давали.
К нам на обучение приходили специалисты, которые работали в крупных компаниях, где этот процесс был построен именно так. Для меня это было не очень понятно: либо это такая стратегия руководства, либо модель, которая себя оправдывает.
Ася Муфтахина: Мне кажется, это излишняя тревожность. Если человек захочет уйти работать на себя, то он уйдет.
Что лучше: тендерный отдел офлайн или онлайн?
Евгений Бобышев: Тендерный отдел офлайн или онлайн – что лучше?
Ася Муфтахина: Зависит от региона, от сложности ниши. Если работа тендерного специалиста связана со сложным производством, где невозможно принимать решение без согласования, то, конечно, офлайн.
Но при этом у меня есть пример онлайн команды, где никто, кроме меня, не живет в России. Я тоже являюсь частью этой команды, работаю как консультант. В основном, все руководители живут в Китае, часть людей, которые обслуживают процесс, живут в Израиле. Офиса в России у них вообще нет. Оборот за май у них составил 27 млн. руб. Специализируются на поставках товара из Китая. Для этой ниши очень хороший оборот.
Идеального тендерного отдела офлайн или онлайн не существует. Многое зависит от руководителя, от подобранной команды.
Евгений Бобышев: У нас это был промышленный альянс – строительные, проектные, изыскательские компании. Окончательное решение об участии принималось коллективно. Техническое задание смотрел инженер, сметчики, руководители отдельных направлений. Они смотрели, насколько требования ТЗ адекватные, смогут ли они это реализовать. После чего мы согласовывали, на какую сумму готовим смету, и принимали решение об участии. Все работали в большом здании в офисе, это была история про офлайн.
Если же говорить о направлении «купи-продай», то история в онлайне вполне работает, нет необходимости находиться друг с другом рядом.
Ася Муфтахина: У меня есть некоторые опасения по поводу дисциплины работы в онлайне. Мне кажется, что люди в офисе работают более дисциплинированно. Если же система мотивации построена таким образом, что нет выбора, то ок. Но в целом, люди в офисе работают более эффективно.
На опыте вижу, что сейчас возвращают людей в офисы, а это подтверждает мою позицию.
Андрей Плешков: Зависит от специфики. Если в компании долгое время работали офлайн, есть определенная система работы и контроля, рядом с тобой сидит руководитель, он может посмотреть, чем ты занимаешься за компьютером, для многих это мотивация.
Есть еще психологический момент: не все люди готовы оставаться один на один с монитором, им нужно общение с коллегами вживую. Происходит разрядка, отвлечение от рутины.
Большое значение имеет то, что думает на это счет руководство. Есть руководители старой закалки, которые даже электронный документооборот не признают, какое уж тут взаимодействие онлайн.
От чего зависит эффективность работы тендерного отдела?
Евгений Бобышев: Что влияет на эффективность тендерного отдела?
Ася Муфтахина: Какой бы тендерный отдел мы ни рассматривали, на эффективность влияют люди. Понятно, что есть экономические, политические факторы, но основа лежит на руководителе.
Я сторонник того, что работу нужно строить так, чтобы всем было интересно идти на работу. Система мотивации, плюшки… Но главное – хорошие взаимоотношения людей. На мой взгляд, эффективность заключается в том, когда ты из месяца в месяц поддерживаешь результат. Если есть задача с ростом, то поддерживаешь результат с ростом, с оглядкой, что тендерный рынок имеет свою специфику.
Я уже сказала, что в первую очередь эффективность зависит от команды. А на второе место я бы поставила планирование. Как можно говорить об эффективности, если у тебя нет планирования?
Есть еще регламентированность процессов, наличие показателей. Но мне кажется, что даже при регламентированности процессов без хорошего руководителя вряд ли получится эффективный долгосрочный результат.
Может ли тендерный отдел обойтись без полноценной CRM-системы? Если да, то какие альтернативные инструменты использовать?
Евгений Бобышев: Когда показатели удерживаются на протяжении длительного времени и идут в рост, то можно говорить об эффективности. Как считаете, может ли тендерный отдел обойтись без полноценной CRM-системы? Руководители говорят о том, что все нужно фиксировать и учитывать. Кто-то по старинке вносит информацию в exсel, кто использует связки-костыли, а кто-то говорит, что нужен, например, Битрикс или Мелтор… У людей складывается впечатление, что CRM – это некое решение проблемы.
Ася Муфтахина: Частично это действительно так. Но нужно учитывать этап развития организации. Допустим, возьмем промышленную компанию, которая относится к малому бизнесу. Они решили создать тендерный отдел. Мне кажется, что организовывать процесс с Битриксом еще рановато. Или у них нет никаких сквозных IT-систем, а они хотят Битрикс. Эти вещи поломают систему, все будет сделано криво-косо. Все должно развиваться естественным образом и по графику.
CRM-система для компании, которая только начинает заниматься тендерами, вторична. А первичен процесс дойти до конца, т.е. начать получать результат. Не просто выиграть 1 тендер, а потом год его исполнять, потому что это не масштабируемая история. А выиграть в этом месяце 3 тендера, в следующем — еще 3, потом – 5, 10 и т.д. И таким образом масштабироваться.
Понятно, что мы не можем забить на это вообще. Но любой проект, который начинается, он начинается с таблички. На текущий момент я не знаю на рынке ни одной системы, которая бы закрывала все вопросы.
У нас есть TRM-системы (тендерные), и они больше направлены на участие, а не на взаимодействие с заказчиком. Есть простые TRM-системы, которые мне нравится рекомендовать начинающим, которые на ближайшие несколько лет до определенного уровня закрывают все потребности. Обычно я сочетаю простую TRM-систему, в которой можно быстро и интуитивно разобраться, и систему аналитики.
Андрей Плешков: Начинать с чего-то простого – это вполне рабочий вариант. Часто просят порекомендовать систему, в которой можно искать, анализировать. Супер решения никакого нет, можно начать с таблички в exсel. Это прекрасно работает, если у вас оборот несколько закупок.
Если происходит дальнейший рост, то здесь уже и специалисты появляются, дистанционный формат. Но всегда нужно помнить об аналитике, а не просто фиксировать действия.
Ася Муфтахина: Когда мы говорим «тендерная аналитика», то имеем в виду не анализ рынка, а внутренние показатели компании. Я выступаю в роли бизнес-аналитика, и хорошо, что меня выключили из тендерного процесса. Я не смотрю, как они подают заявки, я вижу только картинки. Эти цифры дают мне возможность задавать вопросы. Могу сравнить и увидеть, что в прошлом году в этом же месяце они по этой же нише не выиграли по финансовым причинам больше, чем в этом году. Естественно, у меня возникают вопросы, я их задаю, и мы от этого находим интересные решения.
До того как я пришла в этот проект, у них тоже было некое подобие аналитики, но они просто выстраивали из таблички графики. А работу нужно выстраивать таким образом, чтобы было понятно, что с этим делать дальше.
Без бизнес-аналитика нет необходимости в этих сложных CRM-системах.
Евгений Бобышев: Когда мне задают вопрос о какой-то сложной системе, я говорю: вы начните хотя бы на коленке, а потом уже будете докручивать и усложнять эту систему. Сразу создавать что-то сложное и большое не имеет смысла, пока вы не поймете свои показатели.
Часто задают вопрос по поводу трудозатрат и времени при запуске тендерного отдела внутри компании с нуля. Сколько это может занять по времени, трудозатратам?
Сколько времени нужно на создание и запуск тендерного отдела внутри компании?
Ася Муфтахина: Зависит от того, кто стоит во главе. Например, компания никогда не работала с тендерами, и у них стоит задача начать. Они выделяют внутреннего человека, который не умеет работать с тендерами. Соответственно, у этого человека по времени займет дольше, чем если они найдут на рынке труда человека, который не только умеет подавать заявки, а руководить отделом. Часто ко мне приходят предприниматели, которые не понимают, что подавать заявки и руководить тендерным отделом – это два разных человека. Руководитель тендерного отдела может подавать заявки. Но может ли тендерный специалист руководить отделом – большой вопрос.
Выйти на какие-то средние показатели, не спеша – это 2-3 месяца. Первый месяц организационный, занимаемся проектированием бизнес-процессов, делаем аналитику, настраиваем поисковую систему. В лучшем случае в первый месяц мы поучаствуем в нескольких тендерах. Первично обучим команду, кто и что должен делать и куда бежать. Второй месяц – выходим на участие. Первые участия достаточно сложные. Начинаем с 44-ФЗ, потом переходим на 223-ФЗ. К началу 3-го месяца я уже могу спланировать, сколько мы можем обработать тендеров. К концу 3-го месяца мы можем проект закрывать, т.е. я из проекта ухожу.
Проект по созданию тендерного отдела у меня занимает 2-3 месяца. Я описала действие с нуля, когда компания никуда не торопится. Иногда я включаюсь сама, когда нужно подать заявку и нет готового человека.
Если открывать самостоятельно, то это будет вялотекущий тендерный отдел, где будет немного участий, не очень понятный результат. Может занять 5-6 месяцев.
Может ли руководитель компании сам создать отдел и наладить его работу? Или без помощи стороннего специалиста не обойтись?
Евгений Бобышев: Я как раз хотел задать вопрос про самостоятельное создание тендерного отдела, и вы частично на него уже ответили. Может ли руководитель компании, который в тендерах особо ничего не знает, создать отдел и наладить его работу? Или без помощи стороннего специалиста он ничего не сделает?
Ася Муфтахина: Мне кажется, что и в одном, и в другом подходе есть плюсы и минусы. Построение тендерного отдела – это 50/50:
1) знание и опыт управленческий;
2) знание и опыт закупочный.
Без знания закупок строить тендерный отдел довольно сложно, обычно это заканчивается не очень хорошо. В закупках есть столько специфического, что просто наличия жизненного опыта недостаточно.
Даже если руководитель сам прочитает 44-ФЗ со всеми комментариями, то есть еще практика. Закон не подсвечивает акцентные вещи, которые будут важны в ходе исполнения контракта, подписания контракта. Сам руководитель компании может построить тендерный отдел, он же как-то построил компанию. Вопрос в том, какие будут риски, и какой будет эффективность, сколько нервов он на этом потеряет.
Проще заплатить деньги человеку, который возьмет на себя эти обязанности. Это может быть руководитель на постоянку или «пришел-настроил-ушел», как я.
Андрей Плешков: Это очень хорошая идея – привлечь консультанта. Потому что мы всегда сталкиваемся с 2-мя крайностями у предпринимателей: либо построю тендерный отдел сам, либо отдам на аутсорсинг. Здесь лучше смотреть в сторону консультанта, который будет сопровождать построение отдела, или самостоятельно нырять в этот процесс, разбираться и вытаскивать его.
Ася Муфтахина: У меня, кстати, есть потенциальный клиент, который тоже склоняется к этим крайностям. Но мы с ним остановились на среднем варианте: он изучит процесс до определенного уровня, а потом решит, как ему лучше двигаться дальше.
Андрей Плешков: Думаю, наши слушатели теперь не будут допускать ошибок. Если хотите обратиться за консалтингом, то мы оставляем ссылочку Аси. Можно будет связаться и пообщаться.