Печать «Для документов» — где можно ставить?
Согласно ч. 7 ст. 2 закона «Об акционерных обществах (АО)» и ч. 5 ст. 2 закона «Об обществах с ограниченной ответственностью (ООО)», юридические лица вправе обзаводиться собственной печатью. У индивидуальных предпринимателей (ИП) отсутствует обязанность заводить печать. Но на практике фирмы и бизнесмены отказываются сотрудничать с другими, пока не удостоверятся в том, что им есть, чем заверить собственную подпись.
Любому предприятию и предпринимателю достаточно наличия одной печати для документов: как внутренних, так и внешних, для контрагентов. Но в случае, если бизнес большой, то могут потребоваться специализированные штампы. Например, специальные оттиски «Для бухгалтерии», «Для справок», «Филиал» и другие. Универсальную печать «Для документов» обычно используют рядовые сотрудники (например, юристы при согласовании договора), и ее можно ставить на любой официальной бумаге — от выписок до дополнительных соглашений к сделкам.
Рекомендуется оформлять все виды печатей для документов уже в момент регистрации ИП или организации. Для юридических лиц это даже обязанность, поскольку, по ст. 2 закона «Об АО» и ст. 2 закона «Об ООО», наличие штампов обязательно прописывается в уставе. А чтобы не упустить ни одного важного нюанса при регистрации компании или ИП, рекомендуется воспользоваться услугами опытных юристов.
Хотите разобраться, но нет времени читать статью? Юристы помогут
Поручите задачу профессионалам. Юристы выполнят заказ по стоимости, которую вы укажете
С этим вопросом могут помочь 352 юристов на RTIGER.com
Решить вопрос >
Требования к печати
Чтобы печать можно было ставить на официальной документации, нужно, чтобы в ней в обязательном порядке было наименование компании. Такое требование установлено в ст. 2 закона «Об АО» и закона «Об ООО». По аналогии положения нормативных актов можно применять и для ИП. Других обязательных требований для штампов не установлено.
Однако если обратиться к практике, можно увидеть, что все печати для документации очень похожи друг на друга. Дело в том, что их изготавливают в соответствии с ГОСТом Р 51511-2001. И хотя фактически этот ГОСТ регламентирует форму штампов для государственных организаций с использованием российского герба, его положения используются и для изготовления оттисков для негосударственных предприятий. Они должны соответствовать следующим требованиям (далее указанные пункты ссылаются на ГОСТ Р 51511-2001):
- круглая форма (п. 3.1);
- диаметр варьируется от 40 до 50 мм, по краю располагается обод шириной в 1,3 мм, где указывается дата изготовления штампа (п. 3.2);
- в центре располагается наименование фирмы или Ф.И.О. предпринимателя либо их отличительный знак по аналогии с гербом России (п. 3.3);
- вокруг наименования или отличительного знака по кругу идет микротекст с указанием идентификационного номера налогоплательщика (ИНН), номером государственной регистрации (ОГРН), полным и кратким наименованием компании или бизнесмена с указанием в скобках краткого варианта (п. 3.4–3.5).
При необходимости оттиск может содержать дополнительные защитные знаки. Также разрешается вписать в штамп иные сведения, например, адрес электронной почты или телефонный номер. Рекомендуем также ознакомиться с материалом «Что такое факсимильная подпись?»
Обратите внимание! Вышеуказанные требования нужно соблюдать для основного оттиска ИП или предприятия. Печать «Для документов» можно делать любой формы (прямоугольной, треугольной, квадратной), если она используется только во внутреннем документообороте. При внешнем документообороте лучше ориентироваться на требования ГОСТа Р 51511-2001, чтобы у контрагентов не возникли сомнения в ее подлинности.
Где ставится печать «Для документов»?
Оттиск «Для документов» можно ставить на следующих бланках и официальных бумагах:
- трудовых книжках;
- первичной бухгалтерской документации (это могут быть товарные накладные, акты приема-передачи, акт выполненных работ или оказанных услуг и другие);
- справках (о факте трудоустройства, о полученных сотрудником доходах и иные);
- расчетах по страховым взносам и налоговые декларации;
- договорах;
- доверенностях.
Однако ставить такой штамп можно только в случае, если это не запрещено локальными приказами и положениями или в соглашении с контрагентом. Для того чтобы у деловых партнеров не возникло сомнений в подлинности оттиска на документе, рекомендуется утвердить приказ, который подтверждает его юридическую силу.
Совет! Лучше всего на внешние документы ставить основные штампы, оставив дополнительные для внутреннего делопроизводства. Так можно будет избежать претензий со стороны контрагентов или государственных структур.
Источники:
Остались вопросы? Юристы помогут. Кликните и подберите лучших
Поручите задачу профессионалам. Юристы выполнят заказ по стоимости, которую вы укажите. Вам не придётся изучать законы, читать статьи и разбираться в вопросе самим.
Юристы сделают всё за вас.
Печать для документов когда применяется
7. Использование оттиска печати при оформлении документов
Печать является механическим приспособлением, устройством, содержащим клише печати для последующего проставления оттиска на бумаге. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах.
В ГОСТ Р 6.30-2003 изменилось название реквизита по сравнению с ГОСТ Р 6.30-97, новое название — «оттиск печати», которое более соответствует существу реквизита.
Оттиск печати в соответствии с ГОСТ заверяет подлинность подписи на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинности подписи.
Каждая организация для заверения подлинности подписи должностных лиц имеет круглую печать с собственным наименованием. Ряд организаций в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» использует для заверения подлинности подписей должностных лиц печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации или гербовую печать. Требования к гербовой печати установлены ГОСТ Р 51511-2001 (с изменениями N 1 к ГОСТ Р 51511-2001).
Кроме того, в организации могут использоваться печати структурных подразделений и иные круглые и треугольные печати, имеющие узкое функциональное назначение (для пакетов, для пропусков и т.п.). Печати, кроме наименования организации, могут иметь изображения товарных знаков, эмблем, символов, а также иные реквизиты, установленные нормативными правовыми актами.
Для упорядочения использования печатей в организации разрабатывается инструкция по применению печатей. Инструкция утверждается руководителем организации в связи с особой значимостью удостоверения подлинности документа.
Инструкция может иметь следующие разделы:
— перечень печатей, используемых в организации;
— места хранения и должности лиц, имеющих право пользования печатями;
— порядок пользования печатями.
Инструкция должна содержать также перечни документов, заверяемых гербовой печатью (печатью организации), печатью без воспроизведения герба или иной символики, печатью структурного подразделения. Подготовка инструкции должна увязываться с разработкой табеля унифицированных форм документов организации, в котором имеется графа «печать».
В инструкции определяется место хранения печатей и лица, уполномоченные вести организацию хранения, использования печати и осуществляющие контроль за ее правильным применением.
Перечень печатей включает:
— название и количество экземпляров каждой разрешенной для использования печати ;
Разрешенное количество экземпляров каждой печати в нормативных актах не оговаривается. В ГОСТ Р 51511-2001 (с изм. N 1 2002 г.) «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» в пункте 3.5 предполагается изготовление гербовой печати для данного юридического лица «не в единственном экземпляре».
— должности лиц, уполномоченных хранить, использовать оттиски печатей и контролировать правильность их использования.
Порядок пользования печатями устанавливается организацией в соответствии с действующими нормативными актами и с учетом специфики документирования своей деятельности.
Правила пользования устанавливаются для оттиска каждой разрешенной печати по следующей примерной схеме:
Оттиск печати службы ДОУ
Должность работника, который проставляет оттиск
Использование печати для документов
Подборка наиболее важных документов по запросу Использование печати для документов (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
- Печати и штампы:
- Акт об уничтожении печати
- Где ставить печать в трудовой книжке
- Гербовая печать
- Договор без печати
- Журнал учета печатей и штампов
- Показать все
- Печати и штампы:
- Акт об уничтожении печати
- Где ставить печать в трудовой книжке
- Гербовая печать
- Договор без печати
- Журнал учета печатей и штампов
- Показать все
Судебная практика
Важнейшая практика по ст. 327 УК РФ Не привлекут дополнительно по ч. 3 и ч. 5 ст. 327 УК РФ за использование подложных (поддельных) документов (штампов, печатей, бланков), изготовленных другим лицом:
Подборка судебных решений за 2021 год: Статья 2 «Основные положения об обществах с ограниченной ответственностью» Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» «Как следует из положений части 5 статьи 2 Федерального закона от 8 февраля 1998 года N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», печать является одним из средств индивидуализации организации и общество обязано обеспечить надлежащие условия ее хранения и порядок использования уполномоченными лицами, исключающий проставление оттиска печати на документы, не исходящие от данной организации.
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Статья: Печать для документов
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2023) Правовой статус основной печати и печати «для документов» тоже сходен: обе используются для удостоверения подписи руководителя или иного уполномоченного лица на документах. Выбор печати зависит от статуса документа, так как законом может быть установлено его заверение только основной печатью. Отсюда возникает вопрос, какие еще виды документов можно заверять этой печатью, чтобы впоследствии суд не признал их ненадлежащими доказательствами. Для ответа следует исходить от противного, то есть определить перечень документов, на которых обязательным является проставление основной печати.
Путеводитель по корпоративным спорам. Вопросы судебной практики: Создание акционерного общества 1.4. Вывод из судебной практики: По вопросу о правомерности отказа в госрегистрации общества на основании того, что представленные в регистрирующий орган документы выполнены с использованием двусторонней печати, существует две позиции судов (актуально до 25.11.2020).
Правовые ресурсы
- «Горячие» документы
- Кодексы и наиболее востребованные законы
- Обзоры законодательства
- Федеральное законодательство
- Региональное законодательство
- Проекты правовых актов и законодательная деятельность
- Другие обзоры
- Календари
- Формы документов
- Полезные советы
Куда можно ставить печать для документов — образец?
Печать для документов — куда можно ставить ее и какой она должна быть? Ответ на эти, казалось бы, простейшие вопросы характеризуется рядом нюансов — рассмотрим их.
- Какой должна быть печать для документов?
- В какую часть документа ставится печать?
- Где можно ознакомиться с образцами печатей для документов?
- Итоги
Какой должна быть печать для документов?
Организации и ИП в целях заверения документов могут использовать печать:
- основную;
- структурного подразделения;
- специальную (например, печать для документов для внутреннего использования).
В законодательстве РФ не содержится какой-либо классификации печатей — использование вышеуказанных разновидностей сложилось на практике.
Необходимость в задействовании печатей для документов, отличных от основной, может быть обусловлена трудностью получения структурными подразделениями фирмы или конкретными сотрудниками оперативного доступа к основной печати. Поэтому им может быть предоставлена возможность пользоваться соответствующими альтернативными инструментами для заверения документов.
С юридической точки зрения все типы печатей, применяемых фирмой, равнозначны, если:
- посредством них возможна фиксация на бумаге полного наименования компании, а также ее адреса;
- они имеют круглую форму;
- название используемой разновидности печати (например, «Для отдела кадров») не противоречит сфере ее использования (то есть отдел кадров не может удостоверять своей печатью документы отдела продаж).
Если документ направляется в государственный орган, заверять его следует только основной печатью. Использование фирмой специальных или соответствующих структурным подразделениям печатей при взаимодействии с партнерами и контрагентами осуществляется с их согласия.
В соответствии с поправками, внесенными законом от 06.04.2015 № 82-ФЗ в ряд федеральных НПА, российские организации в общем случае не обязаны использовать печать в правоотношениях, если иное прямо не предписано отдельными нормами права.
ВНИМАНИЕ! Если ваша компания отказалась от использования печати, вы вправе не ставить ее ни на первичке, ни на декларациях, ни на документах, требумых ФНС. Подробности мы рассказывали здесь.
Узнать больше о специфике применения норм права, регулирующих использование печатей организациями, вы можете в статье «Печать не является обязательным атрибутом первички».
Но если фирма всё же использует собственную печать для документов — куда можно ставить ее, в какую часть листа?
В какую часть документа ставится печать?
Проставляется печать для документов в большинстве случаев рядом с подписью лица, заверившего официальную бумагу. Как правило, в соответствующей области документа присутствует аббревиатура «М.П.» (место для печати). Но если она не предусмотрена исходной формой, не стоит прописывать ее вручную.
Куда можно ставить печать для документов при их заверении? Итак, на заверяемом документе печать должна стоять так, чтобы она позволяла:
- распознавать иные значимые реквизиты документа (наименования граф и сведения, которые в них содержатся);
- удостоверить подлинность подписи лица, заверившего документ.
Желательно также, чтобы печать частично захватывала одно из слов, составляющих название должности лица, подписавшего документ.
Контрагентами, налоговиками и иными госструктурами всегда приветствуется как можно более четкий оттиск печати на бумаге (но не жирный).
Можно ли ставить печать «для документов» на доверенность или на документы первичного учета и отчетность рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно изучите разъяснения.
Где можно ознакомиться с образцами печатей для документов?
Наши специалисты подготовили для вас несколько образцов печатей для документов, которые используются в различных случаях. А также вы можете посмотреть пример того, как правильно проставляется печать на документе.
Итоги
В целях оптимизации документооборота российские фирмы вправе использовать не только основную, но и дополнительные печати для документов. Однако в официальные структуры следует направлять документы, заверенные только основной печатью.
Важно обеспечить отражение в структуре основной и дополнительных печатей для документов названия и адреса фирмы. Все типы печатей для документов, используемые компанией для их заверения, направляемых в адрес внешних субъектов — контрагентов, госструктур, должны быть круглыми.
Куда ставится печать на документах? Она должна быть проставлена так, чтобы не закрывались другие значимые записи, присутствующие в документе.
Ознакомиться с прочими нюансами применения печати при организации документооборота на предприятии вы можете в статье «Ставится ли печать на счете-фактуре (нюансы)».