Электронные трудовые книжки что делать кадровику

Электронная трудовая книжка и новая отчетность в ПФР

Законы о введении электронных трудовых книжек приняты.

Идея ввести в оборот электронные трудовые книжки витала давно. В журнале «Оплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: бухгалтерский учет и налогообложение» (№ 10, 2019) была размещена статья «С 2020 года в России планируется ввести электронную трудовую книжку», в которой подробно прокомментированы проекты федеральных законов и разъяснения Пенсионного фонда по этому поводу. И вот в декабре 2019 года соответствующие законы об электронных трудовых книжках наконец были приняты. Это:

• Федеральный закон от 16.12.2019 № 436-ФЗ, внесший поправки в Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»;
• Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ, внесший в Трудовой кодекс изменения в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

По большей части все положения 439-ФЗ и 436-ФЗ, устанавливающие порядок ведения электронного документооборота, которые планировалось ввести, приняты. Поэтому в рамках данной статьи не будем повторяться, вместо этого приведем:

• основные тезисы комментируемых законов об электронных трудовых книжках;
• памятку для работодателей, какие шаги они должны предпринять в ближайшее время.

Тезисно перечислим основные нововведения:

• с 2020 года сведения о трудовой деятельности всех сотрудников учреждения работодатели будут передавать в ПФР в электронном виде;
• в 2020 году трудовые книжки будут вестись и в электронном (на электронной площадке ПФР), и в бумажном виде;
• начиная с 2021 года работник должен выбрать дальнейший способ ведения трудовой книжки (либо только электронно, либо и в электронном, и в бумажном виде);
• перевести работника на электронную трудовую книжку (без оформления бумажного варианта) можно только с его согласия;
• тем, кто впервые устраивается на работу после 31.12.2020, бумажная трудовая книжка заводиться не будет.

Законы об электронных трудовых книжках. Пошаговая инструкция

1. Издайте соответствующие приказы по учреждению

Внесение изменений в законодательство в части введения электронных трудовых книжек повлекло за собой необходимость проведения в учреждениях определенных мероприятий, а также установления новых обязанностей для должностных лиц кадровой, бухгалтерской (либо иных) служб. Следовательно, нужно будет издать приказы по учреждению:

• об утверждении плана мероприятий в связи с введением электронных трудовых книжек;
• о назначении ответственных лиц за ведение электронных трудовых книжек.

2. Внесите изменения в локальные акты учреждения

Скорректировать потребуется и некоторые локально-нормативные акты учреждения. В частности, нужно будет:

• внести изменения в должностные инструкции лиц, ответственных за ведение электронных трудовых книжек и за представление соответствующей отчетности;
• скорректировать график документооборота в части установления алгоритма и сроков подготовки необходимых документов и сведений;
• дополнить новыми формулировками локальные акты, в которых упоминается трудовая книжка, например правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР), инструкцию по делопроизводству.

3. Обеспечьте техническую готовность представления сведений

Работодатели должны позаботиться об обеспечении технической готовности представления сведений о трудовой деятельности для хранения их в информационных ресурсах ПФР.

Кроме того, нужно завести электронную почту (и довести адрес электронной почты до сведения работников), куда работники смогут присылать заявления о выдаче им сведений о трудовой деятельности.

4. Разработайте формы уведомления и заявления

Законодательство обязывает работодателей в срок до 01.07.2020 уведомить работников о переходе на электронные трудовые книжки. Форма такого уведомления не утверждена, соответственно, работодатель должен разработать ее самостоятельно.

Работники, в свою очередь, до 31.12.2020 включительно должны подать работодателю письменное заявление о выборе способа ведения трудовой книжки (о ведении трудовой книжки в электронном виде или о сохранении бумажной трудовой книжки). Форма такого заявления произвольная. Но чтобы у работников не возникало вопросов, целесообразно разработать формы заявлений и предлагать их в качестве образца работникам.

5. Проверьте правильность оформления бумажных трудовых книжек

Перед переходом на ведение электронных трудовых книжек целесообразно провести сплошную проверку правильности оформления бумажных трудовых книжек. При необходимости – внести новые записи или исправить ошибки.

6. Подготовьтесь к сдаче отчетности

С 2020 года работодатели обязаны будут представлять сведения:

• в ПФР – ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным, по форме СЗВ-ТД (с учетом выходных дней впервые указанный отчет нужно представить до 17.02.2020);
• работникам – по их запросу и при увольнении по форме СТД-Р (ранее предполагалось, что для этого будет использоваться форма СЗИ-ТД).

На момент подготовки настоящего материала обе эти формы еще не утверждены.

То есть, как уже указывалось выше, в учреждении нужно будет назначить лиц, ответственных за оформление данных форм, при необходимости провести обучающие занятия по порядку их заполнения.

Отметим, что ежемесячная форма СЗВ-ТД в 2020 году должна оформляется не на всех работников, а лишь на тех:

1) которые подали заявление о продолжении ведения трудовой книжки либо о представлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде (в месяце, следующем за тем, в котором было подано такое заявление);

2) у которых поменялись сведения о трудовой деятельности, в частности произошли следующие события:

• прием на работу (службу);
• перевод на другую работу;
• изменение наименования страхователя;
• установление (присвоение) второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации (заполняется с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации – класс, категория, классный чин и т. п.);
• увольнение с работы;
• лишение права в соответствии с приговором суда занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью.

Если на сотрудника не составлялся ни один отчет СЗВ-ТД в течение 2020 года, сведения о его должности нужно подать в ПФР до 15.02.2021.

С 2021 года работодатели обязаны будут подавать в ПФР сведения о приеме и увольнении работников не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения).

7. Уведомите работников о переходе на электронные трудовые книжки

Проведите разъяснительную работу среди работников о сути электронных трудовых книжек, о возможности выбора способа ведения трудовых книжек и об алгоритме получения сведений о трудовой деятельности.

До 01.07.2020 уведомите под подпись работников (включая тех, кто находится в декрете) о переходе на электронные трудовые книжки и о необходимости выбора ими дальнейшего способа ведения трудовых книжек. Декретницам уведомление можно направить заказным письмом.

8. Организуйте прием заявлений от работников

До 31.12.2020 организуйте прием заявлений от работников о выборе способа ведения трудовой книжки.
Если работник до 31.12.2020 не представил соответствующее заявление по уважительной причине (например, находился на больничном, в отпуске, в декрете либо по иному основанию не исполнял трудовые обязанности, но за ним сохранялось место работы либо гражданин имел стаж работы по трудовому договору, но по состоянию на 31.12.2020 не состоявшие в трудовых отношениях), он может представить такое заявление работодателю в любое время позже.

9. Выдайте работникам бумажные трудовые книжки

Если работник выбрал способ ведения трудовой книжки в электронном виде, после 01.01.2021 бумажную трудовую книжку ему нужно будет выдать на руки под подпись (факт выдачи зафиксировать в книге учета движения трудовых книжек). При выдаче трудовой книжки в нее необходимо внести запись о подаче работником соответствующего заявления.

Электронные трудовые книжки утверждены: что делать работодателям?

Долгие обсуждения по поводу электронных трудовых книжек закончились – с 1 января все работодатели без исключения должны на них перейти. По мнению экспертов, электронные трудовые книжки имеют много преимуществ перед бумажными: нельзя потерять, испортить, скрыть. Кроме этого, работодателю не нужно покупать бланки, проверять подлинность, а работникам обеспечивается удобный доступ к сведениям об их трудовой деятельности. И наконец, в электронных книжках легко исправить ошибки. Все это однозначно облегчит жизнь и кадровикам, и самим работникам. Но прежде придется провести определенную работу. Какую – расскажем в этом материале.

Переход на электронные трудовые книжки предусмотрен следующими федеральными законами, которые вступают в силу 1 января 2020 года:

• от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» – вносятся изменения в ряд статей кодекса и вводится новая ст. 66.1;
• от 16.12.2019 № 436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» – вводится обязанность работодателей с 1 января 2020 года представлять в информационную систему ПФ РФ сведения о трудовой деятельности работников.

Кроме этого, ПФ РФ уже разработал, но пока не утвердил:

• проект формы СЗВ-ТД для предоставления сведений о трудовой деятельности работников;
• порядок заполнения формы СЗВ-ТД;
• проект формы СЗИ-ТД для предоставления сведений о трудовой деятельности работников;
• порядок заполнения формы СЗИ-ТД;
• формат сведений для формы «Сведения о трудовой деятельности работников».

Пока проекты можно посмотреть на сайте ПФ РФ.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронные трудовые книжки – рабочее название, на самом деле это «сведения о трудовой деятельности»:

1. Информация о работнике.

2. Даты приема, увольнения, перевода на другую работу.

4. Вид мероприятия (прием, перевод, увольнение), произведенного в отношении работника.

5. Должность, профессия, специальность, квалификация работника, структурное подразделение, к которому он относится.

6. Вид поручаемой работы.

7. Основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид документа).

8. Причины расторжения трудового договора.

То есть практически все сведения, содержащиеся в бумажных трудовых книжках, за исключением сведений о поощрениях.

Собирает и хранит эти сведения орган ПФ РФ. Как отметил ПФ РФ, передавать их организациям нужно аналогично другой отчетности. При этом работодателей и работников заверяют, что информационная система ПФ РФ аттестована в соответствии с действующим законодательством в области защиты персональных данных и исключает их изменение, уничтожение или потерю.

Что будет с бумажными трудовыми книжками?

Если кому-то не хочется лишаться бумажной трудовой книжки – можно не переживать, они останутся. Работодатели продолжают их вести в ряде случаев. Так, в переходном периоде – в 2020 году – вместе с бумажным вариантом весь год придется формировать и электронные сведения.

А вот после 1 января 2021 года бумажные книжки нужно будет вести только на сотрудников, которые до 31 декабря 2020 года напишут об этом заявления. Тем, кто не напишет такое заявление, выдайте их трудовые книжки на руки, а книжки тех, кто написал, храните и заполняйте в том же порядке, что и раньше.

При этом электронные книжки будут вестись всегда, а отказаться от бумажной трудовой работник сможет в любое время.

Как в течение 2020 года, так и позднее у лиц, поступающих на работу и предоставляющих при поступлении бумажные трудовые книжки, принимайте их и ведите дальше.

Лицам, которые начнут работать впервые в 2021 году или позднее, трудовые книжки оформляются только в электронном виде.

Те работники, у кого бумажной книжки при приеме на работу уже нет, должны предоставить вам сведения по форме СЗИ-ТД.

Как работнику получить сведения о его трудовой деятельности?

Работник может обратиться к вам с заявлением с просьбой о предоставлении сведений о его трудовой деятельности. Вы должны их предоставить в течение 3 рабочих дней способом, указанным в заявлении работника: на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии).

Обратите внимание: вы должны предоставить сведения только о работе в вашей организации.

Если сотрудник просит предоставить СТД при увольнении, сделать это нужно в день расторжения трудового договора. Сведения предоставляются по форме СЗИ-ТД.

Сведения вы должны предоставить и в случае обращения уже уволенного работника. На это у вас также есть 3 рабочих дня.

Объясните работникам, что сведения о работе в других организациях они могут получить:

• в МФЦ;
• в ПФ РФ;
• на портале госуслуг.

Эти сведения также предоставляются на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.

Действия работодателей по переходу на электронные трудовые книжки

Как подготовиться к переходу на новый формат? Приведем алгоритм действий.

Шаг 1. Издание приказов о проведении мероприятий по переходу и о назначении ответственного

Любое нововведение в конкретной организации начинается с утверждения плана мероприятий. В данном случае он может содержаться в приказе по основной деятельности о переходе на электронные сведения о трудовой деятельности работников. Приказом установите также лиц, ответственных за такие мероприятия, и их сроки.

Кроме того, издайте приказ о назначении работника, ответственного за электронные сведения. Это может быть как специалист по кадровой работе, так и другой сотрудник организации.

Шаг 2. Обеспечение технической готовности к представлению сведений

На этом этапе проверьте, готово ли ваше программное обеспечение для передачи электронных сведений о трудовой деятельности сотрудников в ПФ РФ.

Заведите адрес электронной почты, куда работники смогут присылать заявления о выдаче сведений и откуда вы сможете отправлять их в электронном виде.

Шаг 3. Разработка форм уведомлений и заявлений работников

До 30 июня 2020 года (включительно) вы должны уведомить каждого работника об изменениях трудового законодательства, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника путем подачи заявления сделать выбор между бумажной или электронной формой.

Унифицированной формы такого уведомления нет, поэтому разработайте ее сами. Как образец можете использовать следующую форму:

Уважаемый ________________!

Уведомляем Вас, что в связи с изменением законодательства с 1 января 2020 года сведения о Вас как о работнике, выполняемой Вами работе, переводах на другую постоянную работу и увольнении МКУ «***» передает в ПФ РФ. Пенсионный фонд формирует и ведет сведения о трудовом стаже в электронном виде.

В связи с этим бумажная трудовая книжка больше не является основным документом о Вашей трудовой деятельности.

Вы имеете право сохранить трудовую книжку в бумажной форме. Для этого до 31 декабря 2020 года напишите заявление по образцу, находящемуся в отделе кадров. В этом случае после 1 января 2021 года мы продолжим вести вашу трудовую книжку и одновременно передавать сведения в ПФ РФ.

Если вы не напишете заявление в течение 2020 года, вы получите бумажную трудовую книжку на руки. После этого МКУ «***» освобождается от ответственности за ее хранение. Все сведения будут учитываться и храниться только в электронном виде.

Директор	___________	/_______________________/
(подпись)	(Ф. И. О.)

С уведомлением ознакомлен	___________	/_______________________/
(подпись)	(Ф. И. О.)

Заявление работника может быть таким:

Заявление

Прошу продолжить хранить в организации и вести мою трудовую книжку в бумажной форме в соответствии с Инструкцией по заполнению и ведению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69.

Шаг 4. Проверка бумажных трудовых книжек

Перед переходом на ведение электронных трудовых книжек проверьте правильность их заполнения. В частности, нет ли ошибок:

• в личных данных работников (Ф. И. О., даты рождения, образование, специальность);
• в датах приемов, переводов, увольнений;
• в названиях организаций и должностей;
• в реквизитах приказов о приемах и увольнениях;
• в формулировках и ссылках на статьи законов в записях об увольнении;
• в записях о постоянных переводах.

Шаг 5. Внесение дополнений в локальные акты организации

В локальные акты, где упоминается трудовая книжка, придется внести изменения или дополнения (например, в правила внутреннего трудового распорядка, инструкцию по делопроизводству). В частности, укажите, как вы будете получать, хранить и обрабатывать электронные сведения о трудовой деятельности сотрудников, как будете их сотрудникам выдавать, в том числе при увольнении. Изменения согласуйте с профсоюзом, если он есть.

Приведем пример изменений в ПВТР.

2. Прием на работу.

2.1. Прием на работу в организацию производится на основании трудового договора, заключенного в письменной форме.

2.2. Перед заключением трудового договора кандидат на работу представляет:

– трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
– документ, который подтверждает регистрацию в системе индивидуального персонифицированного учета, в том числе в форме электронного документа, либо страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые;

4. Обязанности работодателя.

4.1. Работодатель обязан предоставлять работнику сведения о трудовой деятельности за период работы в организации способом, указанным в заявлении работника:

– на бумажном носителе, заверенные надлежащим способом;
– в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (в случае ее наличия у работодателя).

4.2. Сведения о трудовой деятельности предоставляются:

– в период работы – не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления;
– при увольнении – в день прекращения трудового договора.

4.3. Заявление работника о выдаче сведений о трудовой деятельности у работодателя может быть подано в письменном виде или направлено на электронную почту работодателя ___________.

4.4. Сведения о трудовой деятельности не предоставляются работнику, если в отношении него ведется трудовая книжка в соответствии со ст. 66 ТК РФ.

4.5. В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать работнику сведения о трудовой деятельности невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от их получения, работодатель в этот же день направляет работнику их по почте заказным письмом на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом.

Дополнения придется внести и в должностную инструкцию кадрового или другого работника, которому вменяются обязанности по формированию электронных сведений, составлению отчетности и другим действиям в сфере обработки сведений о трудовой деятельности работников.

Шаг 6. Подготовка к сдаче отчетности

Чтобы сведения о трудовой деятельности работников поступали в ПФ РФ, вам придется сдавать отчеты по форме СЗВ-ТД. Как и форма СЗИ-ТД, эта форма разработана, но пока не утверждена.

С 1 января 2020 года представляйте сведения не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором работники принимались на работу, переводились или увольнялись. Если сведения о работнике представляются впервые, одновременно представьте сведения о его трудовой деятельности в вашей организации по состоянию на 1 января 2020 года.

К сведению: если численность работников организации 25 и более, подаваемые сведения подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью. Организации с меньшей численностью могут сдавать отчет на бумажном носителе или в электронном варианте, подписанном электронной подписью.

С 1 января 2021 года кроме ежемесячного отчета СЗВ-ТД нужно будет подавать отдельные сведения о приеме и увольнении работников. И делать это нужно будет не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения).

Сведения о трудовой деятельности в виде электронного документа формируются с использованием программно-технических средств, применяемых для автоматизации своей деятельности, или с использованием бесплатной программы на сайте ПФ РФ.

Имейте в виду, что за нарушение сроков представления отчетности вас могут привлечь к административной ответственности за нарушение трудового законодательства пока по общей ст. 5.27 КоАП РФ, а впоследствии будет принята и специальная.

Шаг 7. Уведомление работников о переходе на электронную форму

Вручите работникам под подпись уведомления до 1 июля 2020 года. Вместе с тем объясните, что такое электронная трудовая книжка, чтобы работники смогли правильно выбрать, как и где они будут получать соответствующие сведения.

Не забудьте о работников, находящихся в декретах и отпусках. Можно направить им уведомления заказным письмом с уведомлением.

Шаг 8. Выдача работникам бумажных трудовых книжек

После 1 января 2021 года выдайте бумажные трудовые книжки работникам, которые не подали заявление об их сохранении (продолжении их ведения). Факт выдачи следует зафиксировать под подпись работника в книге учета движения трудовых книжек.

На тех работников, кто напишет заявление до 31 декабря 2020 года, продолжайте вести трудовые книжки.

При этом учтите, что подать такое заявление по истечении указанного срока могут работники, которые не успели его подать из-за болезни, отпуска, были отстранены от работы и которые, имея трудовой стаж, до 31 декабря 2020 года не состояли в трудовых отношениях.

Готовимся к переходу на электронные трудовые книжки

Автор: Суворова Т., эксперт журнала Журнал «Учреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложение» № 11/2019 Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст. 66 ТК РФ). Сейчас она ведется исключительно в бумажной форме. С 2020 года планируется перевод ее в электронный формат, и законопроект уже прошел первое чтение. К чему готовится работодателям, расскажем в статье. Национальный проект «Цифровая экономика» набирает обороты и цифровизация затрагивает многие сферы нашей жизни. Трудовые отношения не исключение. Первые шаги были сделаны еще в 2013 году, когда в Трудовой кодекс была введена глава, регулирующая труд дистанционных работников и устанавливающая возможность подписания трудового договора электронной цифровой подписью. Проект Федерального закона № 748684-7 «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» (в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде) предлагает с 2020 года вести трудовые книжки в электронной форме. В связи с этим законодатели хотят скорректировать и Федеральный закон от 01.04.1996 № 27 «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», поскольку именно Пенсионный фонд аккумулирует сведения о трудовом стаже работников.

Электронная трудовая книжка: что это?

С нового года работодателям придется переходить на электронные трудовые книжки. Предполагается, что хранение информации о трудовой деятельности работников в едином электронном пространстве решит проблему утраты сведений и исключит расходы работодателей на приобретение бланков трудовых книжек и их хранение. Скажем сразу, сразу отменять бумажные трудовые книжки не будут. Законодатели предусмотрели переходный период. В 2020 году работники смогут сделать выбор, в каком виде вести их трудовую книжку. Вместе с тем при трудоустройстве впервые с 2021 года все сведения о периодах работы изначально будут размещаться только в электронном виде без бумажного оформления. Согласно ст. 66.1, которую планируется ввести в Трудовой кодекс, сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника станут основной информацией. В них войдут сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении, а также основания прекращения трудового договора. Такие сведения работодатель обязан будет передавать в информационную систему ПФР.

Как посмотреть записи в электронной книжке?

Те работники, которые выберут для себя цифровой формат трудовой книжки, смогут ознакомиться со сведениями о своей трудовой деятельности онлайн. Законодатели предлагают несколько вариантов получения таких сведений.

Способ получения сведений	Формат предоставления сведений
У работодателя по последнему месту работы (за период работы у него)	На бумажном носителе или в форме электронного документа
В многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг (МФЦ)	На бумажном носителе, заверенные надлежащим образом
В Пенсионном фонде	На бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа
С использованием Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций) (на сайте госуслуг)	В форме электронного документа

Какие сведения будут вноситься в электронную книжку?

• о месте работы лица (наименование работодателя и сведения о его переименованиях);
• о выполняемой им работе и периодах работы (должность, специальность, профессия, квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации), структурное подразделение);
• о датах приема, увольнения, перевода на другую работу (с указанием реквизитов приказов и иных документов, являющихся основанием для оформления кадровых мероприятий).
• об основания прекращения трудового договора.

Таким образом, в электронной трудовой книжке сохранится практически весь перечень сведений, которые сейчас вносятся в бумажную форму.

При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, сможет предоставить работодателю заверенные надлежащим образом сведения о трудовой деятельности, полученные у предыдущего работодателя на бумажном носителе или в МФЦ, ПФР, на сайте госуслуг.

Как сведения будут передаваться в ПФР?

Сведения можно будет передать в рамках существующего формата взаимодействия компаний с территориальными органами Пенсионного фонда. Если численность работающих в учреждении за предшествующий отчетный период (месяц) составляет 25 и более лиц, сведения представляются на работников в форме электронного документа. В таком же порядке сведения о трудовой деятельности могут представляться работодателем, у которого менее 25 работников.

Фонд уже разработал форму, по которой работодатель будет передавать сведения о трудовой деятельности, – СЗВ-ТД. Соответственно, с нового года у работодателей увеличится количество отчетов, формируемых и передаваемых в ПФР.

Сведения будут подаваться обо всех принятых и уволенных работниках, а также о работниках, попавших под кадровые изменения (например, перевод). С 2020 года сведения нужно передавать ежемесячно до 15-го числа месяца, следующего за отчетным. Значит, первый отчет надо будет сдать до 15 февраля 2020 года. С 2021 года сведения о приеме и увольнении придется сообщать в течение рабочего дня, следующего после издания соответствующего приказа.

Работнику сведения будут выдаваться тоже по определенной форме – СЗИ-ТД. Она будет формироваться и представляться:

1) в период работы по заявлению работника в письменном виде или путем направления в порядке, установленном работодателем, на адрес электронной почты последнего – не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления, за исключением работников, в отношении которых ведется трудовая книжка;

2) при увольнении работника – в день прекращения трудового договора.

Отметим, что при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, сможет предоставлять работодателю заверенные надлежащим образом сведения о трудовой деятельности, полученные у работодателя по последнему месту работы на бумажном носителе, или в МФЦ, ПФР, на сайте госуслуг.

Как подготовиться к переходу на электронные книжки?

Повторимся, что переход будет плавным и стартует в 2020 году. Чтобы все прошло гладко, необходимо следующее.

1. Уведомить работников об изменениях в законодательстве. Работники уведомляются в письменной форме. Важно указать, что уже с 2020 года сведения о трудовой деятельности будут передаваться в ПФР в рамках новой персонифицированной отчетности. При этом сведения о трудовой деятельности будут храниться в электронном виде только с персонального согласия человека. То есть нужно будет прописать право выбора работника по заявлению на ведение трудовой книжки на бумажном носителе.

К сведению:

Следует сообщить работнику, что в случае непредставления заявления до 1 января 2021 года ведение трудовой книжки на бумажном носителе прекращается, она будет выдана ему на руки и сведения о его трудовой деятельности начиная с 2021 года будут формироваться только в цифровом виде.

Не советуем направлять такое уведомление в 2019 году: законодатели могут уточнить требования к содержанию.

1. Проанализировать имеющиеся локальные нормативные акты на предмет необходимости их изменения. Если это необходимо, лучше сделать это сейчас, поскольку, возможно, понадобится время на учет мнения первичного профсоюзного органа. Аналогично нужно поступить с коллективным договором.

Переход на электронные трудовые книжки начнется в 2020 году. Работодателю нужно будет передавать сведения о трудовой деятельности работников в ПФР ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным месяцем. С 01.01.2021 в случаях приема на работу или увольнения работника сведения будут передаваться не позднее рабочего дня, следующего за этим днем.

Как вести электронные трудовые книжки

Сведения о том, что человека приняли на работу, повысили или уволили, передаются в Социальный фонд РФ — СФР — в электронной форме. Работник может оставить обычную трудовую книжку, а может отказаться от нее.

Что такое электронная трудовая книжка

Специального термина «электронная трудовая книжка» в законодательстве нет. Так называют способ хранения сведений о том, где и кем работают люди. Обычно трудовой книжкой называют бумажную книжечку серо-зеленого цвета, в которую работодатели записывают, когда приняли человека на работу, перевели на другую должность или уволили. С 2020 года работодатели передают все это в СФР в электронном виде, а бумажные трудовые в некоторых случаях могут не вести.

Какого-то отдельного документа вроде оцифрованной трудовой, где бы хранились все сведения о работе человека, нет. Есть база данных, из которой можно сформировать выписку на конкретного человека. Это и называют электронной трудовой книжкой.

Каждый сотрудник может отказаться от бумажной трудовой, так как все сведения о его работе государство хранит в электронном виде. Тем, кто устроился на работу с 1 января 2021 года, трудовые в виде серо-зеленой книжки вообще не заводят.

ст. 66.1 ТК РФ — как формируются сведения о работе в электронном виде

В чем польза для работодателя. Работодателям проще вести электронный учет, вносить исправления и заверять копии, чем заполнять бумажные книжки. С цифровыми трудовыми книжками можно не переживать, что они потеряются или испортятся, а Роструд во время проверки решит, что они неправильно оформлены или не так хранятся.

В чем польза для работников. Работающий или когда-то работавший человек может в любой момент заказать сведения о своей работе в личном кабинете на сайте СФР или на портале госуслуг. Если работодатель исчезнет вместе с бумажными трудовыми, сведения о работе все равно можно будет подтвердить.

Что нужно делать работодателям

Работодатели обязаны отправлять в СФР подраздел 1.1 ЕФС-1 , если приняли кого-то на работу, уволили, перевели на другую должность или получили от сотрудника заявление о том, хочет ли он перейти на электронную трудовую книжку.

При приеме работника ЕФС-1 сдают не позднее следующего рабочего дня после издания приказа, а если работодатель решил его не издавать, то срок отсчитывают со дня заключения договора. При увольнении форму представляют не позднее ближайшего рабочего дня, следующего за днем приказа об этом. При постоянном переводе работника, присвоении ему новой квалификации с записью в трудовую, а также при подаче им заявления о выборе формы трудовой книжки отчет сдают до 25-го числа следующего месяца.

За не сданный вовремя отчет или ошибки в отчете СФР может выписать штраф от 300 до 500 ₽ директору или другому сотруднику компании, который обязан сдавать такие отчеты, или ограничиться предупреждением.

Электронные трудовые книжки и локальные акты

Локальные акты — это внутренние документы работодателя, которые регулируют кадровые отношения вместе с трудовым кодексом. Они не должны ему противоречить, но могут детализировать. Количество таких документов зависит от размера бизнеса. Обычно принимают правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о премировании и другие акты. У микропредприятий их может не быть, закон это допускает.

Если есть отдельные положения о порядке приема сотрудников на работу, перевода на другую работу, увольнения, они должны соответствовать текущему порядку ведения бумажных и электронных трудовых книжек.

Вот основные правила:

1. При приеме на работу сотрудник может принести не только трудовую книжку, но и сведения о трудовой деятельности, если он отказался от бумажной трудовой. Форму можно получить у прошлого работодателя или в СФР.
2. Сотрудник вправе отказаться от бумажной трудовой книжки, а значит, правило о том, что ее нужно обязательно оформлять всем сотрудникам по основному месту работы, больше не актуально.
3. Работодатели обязаны выдавать сведения о трудовой деятельности по запросу сотрудников или при их увольнении, если эти люди отказались от бумажных трудовых книжек. Сведения можно выдавать в бумажном или электронном виде. Для электронных сведений нужна квалифицированная электронная подпись — КЭП. Если у работодателя ее нет, заводить не обязательно, просто нужно будет выдавать бумажные сведения.

Отдельным приказом желательно назначить сотрудника, ответственного за направление отчетов в СФР. Это может быть работник кадровой службы или бухгалтерии.

Как сдавать отчет о трудовой деятельности сотрудников в СФР

Подраздел 1.1 формы ЕФС-1 — основа для формирования электронных трудовых книжек. СФР собирает все сведения о том, где, когда и кем работал сотрудник, в единую базу данных.

Отчет подают по всем сотрудникам, занятым по трудовым договорам, включая декретниц, иностранных граждан, тех, кто работает дистанционно и по совместительству, то есть сразу у нескольких работодателей. Если сотрудники работают по гражданско-правовым договорам, с 2023 года на них также сдают ЕФС-1 при заключении или расторжении договора.

В форме ЕФС-1 указывают:

1. На титульном листе — данные о компании или ИП, где работает сотрудник.
2. В подразделе 1 — сведения о работнике: ФИО, ИНН, СНИЛС.
3. В подразделе 1.1 — информацию о подаче заявления с выбором формы трудовой книжки и сведения о работе.

Вот какие сведения о работе нужно включить в отчет:

1. О приеме на работу с указанием структурного подразделения и трудовой функции.
2. О переводах на другую постоянную работу, тоже с указанием трудовой функции.
3. Об увольнении — должность указывать не надо, так как и так понятно, с какой должности человек ушел.
4. О присвоении работодателем работнику нового разряда, класса, категории, классного чина.
5. О приостановлении и возобновлении действия трудового договора.

Отчет подают в СФР, если у работодателя были эти кадровые события. Например, он принял нового человека на работу или повысил действующего. Если ничего не меняется, отчет сдавать не нужно.

Срок отправки отчета зависит от того, что произошло с сотрудником:

1. если приняли на работу или уволили, приостановили или возобновили трудовой договор, то не позднее следующего рабочего дня;
2. если перевели на другую работу, присвоили новую квалификацию или он подал заявление о выборе формата трудовой книжки, то до 25-го числа следующего месяца.

Форму отчета утвердил СФР, она едина для всех организаций и всех ИП с сотрудниками. Порядок подачи такой же, как другой отчетности в СФР: работодатели, у которых меньше 10 человек, могут сдавать отчет в бумажном или электронном виде, остальные сдают только в электронном.

Когда сотрудники должны подать заявления

Отказаться от бумажной трудовой книжки сотрудник может в любой момент, подав заявление. Временно безработные сотрудники с опытом официальной работы могут сделать выбор, когда вновь трудоустроятся. Если же человек впервые поступает на работу, то, начиная с 2021 года, выбора у него нет: работодатель по умолчанию заводит электронную трудовую.

Если сотрудник с опытом работы до 2021 года подал заявление о сохранении бумажной трудовой, он вправе передумать и отказаться от нее позже. Но после вернуться к ней не получится.

Письма для тех, у кого свой бизнес

Новости и кейсы для предпринимателей — в вашей почте дважды в месяц. Бесплатно
Подписаться
Подписываясь, вы принимаете условия передачи данных и политику конфиденциальности

Что делать с сотрудниками, которые отказались от бумажных трудовых

Если сотрудник подает заявление об отказе от бумажной трудовой книжки, работодателю следует:

1. Сделать в трудовой такую запись: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации». Последняя запись в трудовой книжке должна быть заверена, как это обычно происходит при увольнении сотрудника: работник, который отвечает за трудовые книжки, указывает свою должность, расписывается и ставит печать работодателя, если она есть.
2. Выдать трудовую книжку сотруднику на руки или отправить по почте, если он на это согласился.
3. Внести запись в книгу учета движения трудовых книжек.

Выдать или выслать трудовую книжку сотруднику, который перешел на электронный формат, нужно в течение трех рабочих дней после того, как он подал заявление.

Сотрудник забирает трудовую книжку домой и дальше может использовать ее, чтобы подтвердить сведения о работе до начала ведения электронной трудовой. Трудовую книжку лучше не выбрасывать, не сжигать и не терять, на случай если у СФР что-то куда-то пропадет.

Что делать с сотрудниками, которые сохранили бумажные трудовые

Трудовые книжки нужно продолжить вести и хранить, как обычно, в двух случаях:

1. сотрудник подал заявление о сохранении бумажной трудовой книжки;
2. он не подавал никаких заявлений.

Если сотрудник с опытом работы до 2021 года не уведомил о выборе, считается, что он не хочет ничего менять, — до тех пор, пока не передумает. На таких нужно продолжить вести трудовые книжки. В СФР дополнительно ничего сообщать не нужно.

Вот что еще должен делать работодатель:

1. Хранить у себя трудовую книжку сотрудника.
2. Выдавать заверенные копии из нее по запросу.
3. Вносить в трудовую сведения о переводах и поощрениях.
4. Заполнять ее при увольнении и выдавать на руки после этого.
5. Вести книгу учета движения трудовых книжек. Форму книги (журнала) работодатель может разработать сам.

Если сотрудник передумает, он сможет написать заявление об отказе от трудовой книжки в любой момент и забрать ее.

Кому оформлять трудовую книжку при приеме на работу

Если человек впервые устраивается на работу, начиная с 2021 года бумажную трудовую заводить не нужно. Если у нового сотрудника есть опыт работы до 2021 года, работодатель должен проверить по записям в сведениях о трудовой деятельности или в бумажной трудовой, что он решил насчет трудовой книжки. Если он от нее отказался, заводить новую или продолжать старую не придется. Если же он сохранил трудовую книжку, работодатель продолжает ее вести.

Подать заявление о переходе на электронную трудовую можно только работодателю, а перед этим трудовые отношения следует правильно оформить — сделать запись о приеме в бумажной трудовой книжке.

Как проверить, что выбрал сотрудник. Новый работник может не помнить, подавал он прежнему работодателю какое-то заявление или нет. Если у него нет трудовой книжки, по записи в которой это можно определить, попросите его при приеме на работу представить сведения о трудовой деятельности.

В сведениях есть специальная отметка о том, что сотрудник решил насчет бумажной трудовой и когда подал заявление. Получить сведения человек может в СФР или у бывшего работодателя. Новый работодатель не вправе сам запросить форму в СФР.

Как сделать выписку из электронной трудовой

Электронная трудовая книжка — это не какой-то отдельный документ, а совокупность записей в базе данных со сведениями о работе того или иного человека. Выписку из этой базы может выдать работодатель или СФР.

Работодатели включают в выписку сведения о работе человека в компании со дня трудоустройства и до дня обращения за выпиской, а в выписке из СФР будут данные по всем работодателям, которые передали сведения, начиная с января 2020 года.

Формы выписок утверждены приказом Минтруда РФ. Социальный фонд выдает выписку по форме СТД-СФР , а работодатель — по форме СТД-Р .

Вот как выглядит выписка из электронной трудовой книжки:

В справке СТД⁠-⁠Р есть сведения только по последнему работодателю. Если нужно подтвердить опыт работы до 2020 года, придется доставать трудовую книжку

Работодатели выдают выписки со сведениями о трудовой деятельности только сотрудникам, отказавшимся от бумажных трудовых, в двух случаях:

1. по запросу — в электронной форме или на бумажном бланке с подписью и печатью, если есть;
2. при увольнении.

В форме СТД-Р будут все сведения о работе у текущего работодателя:

1. Дата приема и занимаемая должность.
2. Дата подачи заявления о сохранении бумажной трудовой книжки или о переходе на электронную — если человек его подавал.
3. Когда и куда его постоянно перевели.
4. Когда его уволили и по какой причине.
5. Присваивал ли ему работодатель новый разряд, класс, категорию, классный чин.

Сотрудник вправе попросить выдать ему выписку СТД-Р в электронном или бумажном виде. Срок — три рабочих дня.

Чтобы заверить электронную выписку, работодателю нужна КЭП. Если ее нет, нужно сообщить об этом сотруднику и предложить получить справку на бумаге или заказать в СФР.

Бумажную выписку можно выдать на руки или отправить почтой по просьбе сотрудника. Это актуально для дистанционной работы, сотрудников в декрете и на больничном. В заявлении о выдаче сведений нужно указать, в каком виде их выдавать и куда высылать.

Как получить выписку в СФР

Сведения о трудовой деятельности можно получить не только у работодателя, но и в СФР или заказать на сайте госуслуг. Это особенно удобно, если человек давно не работает, а для каких-то пособий нужна выписка из трудовой.

Выписку из СФР могут получить и те, кто отказался от трудовой книжки, и те, кто продолжает ее вести, — данные работодатели передают по всем сотрудникам.

Объем сведений в справке СТД-СФР не ограничен периодом с 2020 года. Из информационных ресурсов социального фонда должна подгружаться информация о трудовой деятельности работника до 31 декабря 2019 года. Однако в ней указывается только наименование работодателей и периоды работы у них.

Если нужно проверить, платил ли работодатель за сотрудника пенсионные взносы, нужно заказать извещение о состоянии лицевого счета в СФР.

Как получить электронную выписку. СФР может выдать выписку в электронном виде или в бумажном, если нужен документ со штампом:

1. В электронном виде на сайте СФР или через сайт госуслуг.
2. В бумажном виде в МФЦ или отделении СФР на личном приеме.

Чтобы заказать электронную выписку, нужна регистрация на сайте госуслуг. Это бесплатно. На выписке будет стоять электронная подпись сотрудника СФР — такой документ равнозначен бумажному с печатью.

Чтобы получить выписку на сайте госуслуг, нужно заполнить и подать заявление. Для этого достаточно авторизоваться на портале, личные данные подтягиваются автоматически. Выписку высылают на почту, которая указана в личном кабинете портала госуслуг.

Чтобы получить выписку на сайте СФР, достаточно зайти в личный кабинет, авторизоваться по данным от портала госуслуг и подать заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности. Выписка откроется прямо на экране, ее также можно скачать в виде PDF-файла.

Как получить бумажную выписку. Иногда выписку нужно принести и показать кому-то или приложить к пакету документов, тогда электронный вариант не подходит. Выписку на бумаге с подписью уполномоченного лица можно получить в ближайшем отделении СФР или МФЦ. Объем сведений в ней будет такой же, как и в выписке, заказанной на портале госуслуг или в личном кабинете СФР.

Электронные трудовые: о чем стоит помнить работодателю

1. Заставить сотрудников отказаться от бумажных трудовых нельзя.
2. Для тех, кто впервые устраивается на работу, бумажные трудовые книжки уже не оформляют.
3. Пока человек не принесет заявление об отказе от бумажной трудовой, ее нужно вести как обычно.
4. В СФР нужно сдавать подраздел 1.1 формы ЕФС-1 . Если человека приняли на работу или уволили, то отчет надо сдать не позднее следующего рабочего дня. В остальных случаях есть время до 25-го числа следующего месяца.
5. Если в трудовой деятельности сотрудников нет изменений, отчет сдавать не надо.

Самое интересное про бизнес — в нашем телеграм-канале. Подписывайтесь, чтобы быть в курсе происходящего: @t_biznes

Наталия Богатырева
Что выбрали вы: бумажную трудовую книжку или электронную?

Не понял профита от перевода на электронную версию со стороны сотрудника. Согласишься — вернут бумажную версию о сохранности которой теперь придется переживать. Не согласишься — электронную все равно заведут, но бумажная останется у работодателя, а новой головной боли не будет.
Но эти все нововведения, видимо, для удобства работодателя.

Автор статьи

Волосат, профит есть для тех работников, кто не доверяет своему работодателю до конца и опасается, что трудовая может потеряться при переезде или случайно сгореть со всеми данными. Или когда не дают уволиться под предлогом, что не отдадут трудовую. Такое бывает, хотя не для всех актуально. А еще мне однажды в бумажной трудовой написали, что я уволилась 31 июня, пришлось тратить время на исправления. С электронным форматом такого быть не должно. Но я все равно пока выбрала для себя бумажную трудовую 🙂

Отличная статья!
Когда принимала сотрудника на работу в феврале, информацию приходилось с нескольких источников в кучу собирать, чтоб разобраться. А эту как инструкцию можно использовать.

А что с теми, кто работает на двух работах по двум трудовым?

Автор статьи

Baking, по идее, трудовая должна быть одна — лежать на основном месте работы. Вторая работа или несколько других работ — это совместительство. Там новые трудовые книжки не заводят. Если сотрудник попросит, ему впишут сведения о работе по совместительству в основную трудовую. Это прописано в ст. 66 ТК РФ, самый последний абзац.

Сведения о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД на совместителей подают, пишут, что они совместители. А вот заявления о выборе бумажной или электронной трудовой с них берут по основному месту работы.

Если у человека оказалось несколько трудовых, и оба работодателя считают, что они — основные, по-хорошему, надо с ними поговорить и выбрать, какое место работы основное, а какое — по совместительству. И заявление о выборе формата трудовой книжки подать по основному месту работы.

Перешел, вроде не больно, комарик укусил и всё))) А если серьезно — я только ЗА электронку, экономят много времени все эти госуслуги, в хорошее время живём, ребята. Жаль конечно, что прошлые записи из трудовой в справку не заносят, хотя если делать выписку из ПФР — там все сроки работ и названия организаций есть, даже больше чем в трудовой) Одни плюсы вижу, чем меньше бумаги — тем лучше, правда хранить её теперь надо дома. Ну у нас же есть укромное местечко для остальных документов не правда ли?))))) Автор — умничка и красавица) А Вы можете ради эксперимента отправить в ПФР запрос для перенесения всех данных из трудовой в электронку и её полного уничтожения? Интересно узнать их реакцию))))

выбрал электронную, правда еще не видел бумажную и не получил электронную

В статье есть неточность. Для того, чтобы оставить бумажную трудовую никаких заявлений писать не нужно. Работодатель обязан будет вести оба варианта. Исправьте пожалуйста.

Автор статьи

Сергей, спасибо, что обратили внимание, немного скорректируем текст, чтобы было меньше вопросов.

Автор статьи

Сергей, это не неточность, это так закон сформулирован (439-ФЗ, ст. 2, ч. 2). На мой взгляд, не очень удачно, но как есть:

1) Каждый работник по 31 декабря 2020 года включительно подает работодателю письменное заявление:
— или о продолжении ведения бумажной трудовой книжки,
— или о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

2) Если работник не подал работодателю ни одного из этих заявлений до конца года, работодатель продолжит вести бумажную трудовую книжку. Об этом в статье мы предупреждаем.

При молчании сотрудников работодатель будет вести бумажную трудовую и одновременно передавать сведения в ПФР в электронном виде. Это делают уже сейчас. Но есть нюанс: работнику сведения о работе будут предоставляться в виде выписок из трудовой. А тем, кто перешел на ЭТК, работодатель эти сведения выдает в форме справки СТД-Р, в том числе в электронном виде. Если сотрудник выбрал бумажную книжку, такую справку работодатель присылать не обязан.

Получается, заявление о бумажной трудовой подать нужно, по 31 декабря. Так написано в законе. Но по факту можно и не подавать, если есть желание продолжить ее вести. На мой взгляд, заявление все-таки лучше подать, чтобы было меньше неопределенности в отношениях с работодателем и ПФР, а так, конечно, все сами решают для себя.