Непрямые закупки что это

Что такое непрямые (косвенные) закупки? – всё, что Вам нужно знать

Заслуживает внимания статья Муддассира Ахмеда, доктора философии, размещённая на созданном им ресурсе SCMDOJO. Автор разъясняет очень важный вопрос прямых и непрямых закупок. Мы об этом же, но в других терминах, писали в нашей второй публикации «Стратегия и функциональная модель закупок». Действительно, непрямые закупки могут занимать 80% трудоемкости, но составляют лишь до 20% бюджета. Они хорошо поддаются категоризации. Да, это тот вид деятельности, на котором хороший эффект даёт автоматизация, на нём можно получить эффект масштаба, его можно централизовать. Но большой ошибкой будет смешение подходов, применяемых в прямых и непрямых закупках.

Что такое непрямые закупки? Я кратко обсудил эту тему с экспертом по закупкам Ричардом Бомонтом. В этой статье мы разбираемся, чтобы ответить на эти вопросы.

• Что такое косвенные закупки или определение косвенных закупок;
• Категории косвенных закупок;
• Стратегия косвенных закупок;
• Косвенные расходы на закупки — как управлять;
• Лучшие практики непрямых закупок

В последние годы стратегическое значение закупок возросло и часто является источником конкурентного преимущества (Ситар, 2012). Без покупки и закупки товаров, материалов и/или услуг вряд ли сможет существовать какой-либо производственный бизнес. В соответствии с общей отраслевой практикой закупки подразделяются на Непрямые (Косвенные) закупки и Прямые закупки. Однако, на мой взгляд, косвенные закупки являются разнообразным и важным компонентом закупок, который в значительной степени игнорируется, когда речь заходит о содержании закупок, поскольку в большинстве случаев они составляют лишь небольшую часть расходов производственных фирм.

Что такое косвенные закупки?

Непрямые закупки могут быть определены как:

«Расходы, не приносящие дохода, или расходы, которые не связаны непосредственно с продаваемым продуктом или услугой» (Кокс и др., 2005)

Ричард Бомонт, эксперт по закупкам, говорит:

«То, что вы закупаете, не входит в товары и услуги, которые вы продаете своим клиентам. Однако его определение может отличаться в зависимости от типа вашего сектора деятельности».

Когда я проводил свое исследование для написания этой статьи, я был удивлен нехваткой контента, доступного в академических кругах и промышленности по этой теме. Одной из причин могут быть запутанные термины, такие как «Косвенные закупки» или «Косвенные расходы», термин, который может относиться к любому количеству товаров или услуг. Проблемы с определением косвенных расходов затрудняют разработку стратегий контроля за косвенными расходами.

На самом деле, если не будет функции косвенных закупок, компания не сможет работать эффективно. Обычно на косвенные закупки приходится от 15% до 27% общей выручки компании.

С другой стороны, косвенные расходы относятся к расходам на материалы, услуги и техническое обслуживание, необходимым для ведения бизнеса. Таким образом, и то, и другое необходимо для функционирования компании, и без них невозможно существование. Однако, хотя эти две команды в основном занимаются закупками, их методы и ответы совершенно разные.

Прямые Закупки Против Косвенных Закупок (Краткое Различие):
Соотношение между прямыми закупками и косвенными расходами на закупки варьируется в зависимости от отрасли и отдельных предприятий. Некоторые отрасли промышленности (например, обрабатывающая промышленность) сильно зависят от прямых закупок, в то время как компании, ориентированные на предоставление услуг, больше полагаются на косвенные закупки.

«Прямые закупки могут быть определены как расходы, приносящие доход, или расходы, которые непосредственно связаны с продаваемым продуктом или услугой» (Кокс и др., 2005)

Прямые закупки чаще изучаются в литературе и гораздо лучше изучаются в отрасли по многим причинам (де Бур, Холмен и Ситар, 2003;)

Прямые закупки относятся к расходам на товары, материалы и услуги, которые могут увеличить прибыль, производительность и конкурентные преимущества. Косвенные
закупки — это расходы на техническое обслуживание, товары и услуги, необходимые для ежедневных операций, которые напрямую не повлияют на прибыльность компании.

Примеры прямых закупок: Сырье, Оборудование, Механические детали для промышленных товаров и т. д.

Примеры косвенных закупок: Профессиональные услуги, техническое обслуживание, услуги, связанные с персоналом, Программное обеспечение, используемое компанией, Техническое обслуживание, Коммунальные услуги, Расходы на рекламу и маркетинг и т. д.

Когда мы рассматриваем прямые закупки и косвенные закупки, мы обнаруживаем, что прямые закупки связаны с получением товаров, материалов и услуг, которые могут быть использованы для увеличения прибыли, конкурентных преимуществ и производительности компании. Косвенные закупки связаны с закупкой товаров и услуг для внутреннего использования и любыми расходами, связанными с обслуживанием, которые позволяют продолжать повседневную деятельность.

• Как управлять отношениями с поставщиками
• Как обращаться с инвентаризацией
• Как управлять структурой закупок для бизнеса
• Категории косвенных закупок

• Услуги, связанные с маркетингом (покупка СМИ, агентства)
• Профессиональные услуги (консультанты, консультанты)
• Услуги по организации поездок (Бюро путешествий)
• Услуги, связанные с ИТ (оборудование, программное обеспечение)
• Услуги, связанные с персоналом (кадровые агентства, обучение)
• Управление помещениями и офисные услуги (телекоммуникации, мебель, уборка, кейтеринг, принтеры)
• Коммунальные услуги (газ, электричество, вода)
• Расходные материалы (ГСМ и т. д.)
• ТОиР (Техническое обслуживание, ремонт и эксплуатация)
• Капитальные товары (оборудование и оборудование)
• Управление автопарком.

Ричард говорит: «Косвенные расходы, как правило, довольно ценятся, а также имеют тенденцию к очень низкому уровню интереса к бизнесу в целом. Тем не менее, это может иметь большое значение и оказать большое влияние.

Чтобы хорошо управлять этим, важно учитывать информацию и системы, поскольку мы столкнемся со сложными контрактами, а также с тем, как мы можем сделать это эффективным».

Кокс и др. (2005) в своем исследовании обнаружили, что примерно у 10% компаний вообще отсутствовала какая-либо стратегия управления косвенными расходами, и что многие выбирали свои стратегии просто на основе интуиции. Хингорани (2010) подчеркивает сложность и важность анализа косвенных затрат. Отсутствие стратегий закупок для косвенных расходов приводит к таким проблемам, как самостоятельные закупки или закупки товаров и услуг вне установленных контрактов или процедур (Карьялайнен, Кемппайнен и Ван Раайдж, 2009). Кроме того, многие стратегии косвенных закупок, как правило, сосредоточены исключительно на снижении закупочной цены, а не на рассмотрении затрат для всей системы (Bailey & Helms, 2007; Bechtel & Patterson, 1997).

Чтобы быть эффективным, изменение стратегий косвенных закупок требует сочетания мощных цифровых инструментов, оптимизации процессов и инвестиций в управление изменениями. К счастью, ваша команда по закупкам может использовать правильные технологии и упреждающие методы, чтобы эти три продукта работали вместе.

Стратегии косвенных закупок требуют глубокого и детального понимания вашей цепочки поставок и взаимоотношений с поставщиками, целей компании в области конкурентоспособности и прибыльности, а также методов и инструментов, необходимых для оптимизации процессов для достижения оптимальной производительности и рентабельности инвестиций (рентабельности инвестиций).

Важно отметить следующие приоритеты, которые необходимо учитывать при реализации стратегии косвенных закупок:
Автоматизация:
Автоматизация процессов с помощью решений для электронных закупок или использования роботизированной автоматизации процессов (RPA) рассматривается как область, которая в последние годы становится все более важной. Однако зрелость компании зависит от используемых инструментов. Хотя 82% лиц, принимающих решения о косвенных закупках, заявили, что электронные закупки являются важной или даже важной частью их стратегии, RPA, по-видимому, гораздо менее продвинута, и только 34% респондентов утверждают, что внедрили электронные закупки.

Инновация:
Специалисты по косвенным закупкам хорошо продвигают инновации и считают, что поставщики являются основными движущими силами инноваций (51%). Поставщики также в значительной степени полагаются на участие внутренних команд в предложении инновационных идей или решений, тем самым создавая большую ценность.

• Переговоры с поставщиками
• Объединение/объединение покупок
• Корректировка спецификации
• Подход TCO (Общая стоимость владения)
• Сменить поставщика

Ответственные закупки:
Концепция КСО (Корпоративной социальной ответственности) еще не была интегрирована в стратегию компании в части непрямых закупок. Однако профессионалы знают, что, будь то происхождение продукта, условия производства или использование детского труда, это область совершенствования, которую необходимо решить, что делает ее вторым приоритетом.

«До тех пор, пока мы ценим автоматизацию больше, чем развитие талантов, мы не должны удивляться тому, что не все наши сотрудники идут в ногу с технологическими изменениями».

Ричард говорит: «Речь идет об управлении заинтересованными сторонами и о том, как их поддержать, чтобы создать требования, способные помочь вам получить правильные решения на рынке.

Кроме того, владелец может помочь вам определить ключевых игроков в определении того, что вам нужно (юридические — отличный пример).

В бизнесе есть множество заинтересованных сторон, которым вы можете помочь как отличный посредник в закупках, чтобы определить требования».

Игнорирование косвенных расходов на закупки может нанести ущерб вашему предприятию, что приведет к перерасходу средств, снижению видимости и недостаточному контролю над цепочкой поставок.

На самом деле, это правда, что специалисты по закупкам способны лучше управлять косвенными расходами своих компаний.

Для этого существует несколько интересных способов управления расходами на косвенные закупки:

Инвестируйте в соответствующие технологии:
Стоит инвестировать в программные средства, такие как облачные решения для закупок, для поддержки более точных и эффективных закупок.
При наличии достоверных данных автоматизация процесса позволит вашей команде по закупкам эффективно реализовать вашу новую стратегию. Это также обеспечит видимость всех косвенных расходов внутри предприятия в режиме реального времени.

Улучшить видимость и прозрачность:
Косвенные расходы известны тем, что они распределены по всей организации, и они выходят за рамки сферы закупок. Обычно это распространяется на крупные контракты, такие как корпоративное питание, поездки сотрудников или ИТ-услуги.

Отдел закупок должен полностью понимать расходы своей организации. Это означает объединение всех косвенных расходов в категории, упомянутые выше, и поставщиков. Ключом к этому является список предпочтительных поставщиков, который поможет вам повысить эффективность вашей цепочки поставок и обеспечить более выгодные условия контрактов с поставщиками, такие как скидки на объем. Организации, которые хотят улучшить свои процессы косвенных закупок, должны сосредоточиться на разработке стратегических планов закупок для прямых и косвенных расходов.

Во-первых, вам необходимо определить возможности экономии в цепочке поставок. Затем проверьте, где вы можете построить более значимые отношения сотрудничества с поставщиками.

Затем проведите углубленный анализ всех косвенных расходов. Это поможет разработать план, включающий организационные цели, маркетинговые исследования и стандарты работы косвенных поставщиков.

Установление партнерских отношений по закупкам с Организацией по закупкам Группы (GPO) является еще одной стратегией решения проблем, связанных с косвенными расходами. Объект групповой политики может помочь вам сбалансировать ваши косвенные расходы и снизить риски поставщиков, экономя при этом ваше время, деньги и энергию.

Ричард также дал ценные советы по оптимизации косвенных закупок, сказав следующее:

«Дополнительные расходы на непрямые закупки — это большая проблема. Ценный совет мог бы состоять в том, чтобы внимательно изучить расходы от самого большого до самого маленького хвоста и решить, как далеко вы можете просто убрать их с нашего стола, например, как вы переходите на самообслуживание, технологии, аутсорсинг, создание специальной команды и т. д. Каковы бы ни были модели, которые будут работать на вас, вы не хотите, чтобы ваша команда была связана с повседневной честностью в решении мелких вопросов, так что избавьтесь от этого».

Как может показаться очевидным специалистам по закупкам, функция закупок должна устанавливать, следовать и внедрять лучшие практики, чтобы гарантировать, что все в организации не только понимают необходимость этих изменений, но и понимают, как их действия создают ценность и экономят затраты для компании.

Упреждающее Управление изменениями:
Обеспечение полного признания на всех уровнях организации имеет решающее значение. Важно предоставлять учебные материалы, которые непосредственно устанавливают связи между новыми системами и новыми процессами, повышают конкурентоспособность и экономят затраты.

Будет полезно определить и обучить сотрудников новой системе и попросить их давать советы и рекомендации сотрудникам в других подразделениях компании.
Кроме того, очень важен выбор поставщика программного обеспечения, который понимает потребности управления изменениями, например, инвестирование в обучение до, во время и после внедрения нового процесса.

Интеграция закупок с финансами:
Это очень ценно, когда система поставщиков интегрирована с основным решением для закупок. Легко отслеживать и анализировать данные о расходах и результатах деятельности из внутренних и внешних источников, а затем проводить дальнейший контекстуальный анализ с точки зрения анализа отрасли и рынка для разработки стратегических планов расходов и закупок.

Аудит также был улучшен, поскольку данные могут автоматически перепроверяться, а все транзакции могут автоматически регистрироваться и предоставляться отделам закупок и бухгалтерии.

Кроме того, напрямую связывая закупки с финансированием, высшее руководство имеет прямой доступ к анализу данных и информационным панелям, которые могут показать экономию затрат и создать ценность за счет совершенствования процессов, конкурентных преимуществ, полученных благодаря партнерствам и совместным программам.

Инвестируйте в правильные программные инструменты:
Благодаря поддержке современных облачных решений для закупок вы можете выполнять все задачи, необходимые для оптимизации прямых и косвенных закупок, быстрее, точнее и эффективнее.

Автоматизация и искусственный интеллект (ИИ) и централизованное управление данными, иерархический доступ к мобильным устройствам для всех заинтересованных сторон (не только для отдела закупок, но и для всех ваших бизнес-подразделений и прав доступа поставщиков с помощью портала поставщиков); вы предоставляете инструменты, необходимые для эффективного выполнения новой стратегии закупок.

Ричард также добавил, что:

«Мы можем сосредоточиться на больших вещах, убрав с нашего стола мелочи».

В то время как мы фокусируемся на лучших практиках, мы также должны стремиться избегать следующих 4 ошибок, которые обычно связаны с косвенными закупками.

Выводы:

Независимо от ситуации в вашей компании, стратегический и методологический подход к закупкам косвенных товаров и услуг имеет решающее значение. Надзор должен осуществляться для обеспечения наилучшего использования ресурсов и процессов.
Зная, что сосредоточение внимания на непрямых закупках позволяет снизить затраты с низких до высоких однозначных цифр, поскольку для этого требуется много навыков и опыта, вы можете повысить производительность с помощью команды непрямых закупок, которая является вашим лучшим выбором.

Закупки косвенных товаров и услуг охватывают практически все аспекты деятельности компании. Объем косвенных закупок включает ИТ, капитальные затраты, перевозку и логистику, оборудование, маркетинг, юридические и кадровые ресурсы, контракты на аутсорсинг, маркетинговые расходы, коммунальные услуги, расходные материалы, временных работников, поездки и т. д.

В заключение, независимо от того, являетесь ли вы членом команды по закупкам растущей сервисной компании или специалистом по закупкам, который хочет повысить ценность для известного производителя, необходимо иметь в виду, что вам необходимо найти способ упростить все процессы закупок. Инвестируя в правильные технические инструменты и разрабатывая эффективные процессы управления категориями, управления цепочками поставок и общей стратегии закупок, вы можете воспользоваться возможностями для экономии, направления и особенно управления временем, навыками и энергией вашей команды для действительно эффективных стратегических закупок.

Dr. Muddassir Ahmed, Ph.D

Муддассир Ахмед, доктор философии в области наук об управлении
Источник: https://www.scmdojo.com/what-is-indirect-procurement/

Вы можете оставить свои комментарии и задать вопросы как в виджете ниже, так и обсудить этот материал с коллегами в нашей группе в Facebook

Что такое конкурс?

Конкурс — это конкурентная торговая процедура, где победитель определяется по совокупности параметров. Цена предложения играет важную роль, но не решающую. Выбор предложения в этом типе торга происходит по цене, качеству продукции, условиям оплаты и поставки, надёжности контрагента и так далее. Какой из этих параметров будет играть определяющую роль — решает Организатор закупки. Победителем признается участник, предложивший лучшие условия исполнения договора.

Если выбор контрагента основывается на лучшей цене, вам подойдёт аукцион.
Также вы можете изучить другие конкурентные закупки.

Чем отличается открытый конкурс от закрытого?

Открытый конкурс — это процедура, которая проводится между всеми участниками торговой площадки.

Закрытый конкурс — процедура, которая проводится между избранными контрагентами. Участники приходят в такие торги по приглашению Организатора.

Процедуры ТенТорг	Открытый конкурс	Закрытый конкурс
Процедура	1. конкурс на закупку 2. конкурс на продажу	1. конкурс на закупку 2. конкурс на продажу
Тип процедуры	торговая	торговая
Участники	все компании	избранные компании
Требования к участникам	определяются Заказчиком	определяются Заказчиком
Доступ участников к КП конкурентов	опционально	опционально
Критерии выбора победителя	совокупность параметров	совокупность параметров
Обязательство по закупке	есть	есть
Многолотовость	да	да
Переторжка	в реальном времени	в реальном времени
Сроки проведения	от 30 дней	от 30 дней

Непрямые закупки что это

Прямые закупки – это то, что компании требуется для производства готовой продукции или оказания услуг. Например: стеклобой для производства стекла или песок, химия для производства лекарств, контрактное производство.

Для каждой индустрии есть своя категоризация, разделение на прямые и непрямые закупки.

В ритейле другая терминология:

• коммерческие – все, что идет на полку (в продажу);
• некоммерческие (аналог индиректа) – для внутреннего потребления (GNFR – goods not for resale).

Есть пограничные категории, например, транспортировка готовой продукции. Часть компаний относят к директу, часть к индиректу. Я склоняюсь ко второму варианту, т. к. это услуга по перевозке, а не производство готового продукта. Точно так же маркетинг, к примеру, является индиректом.

– Почему важно четко понимать, что у вас в компании директ, а что индирект?
– Потому что от этого зависит закупочная стратегия и подход, процессы.

Наглядная разница между прямыми и непрямыми закупками

1. Как правило, директ – это:

• затратные категории (больше 50% от общих затрат);
• высокое влияние на качество продукта, выручку и прибыль;
• контроль со стороны руководства (как правило, есть отдел закупок, который непосредственно занимается директом);
• высокий уровень цифровизации;
• сильная интеграция производством, логистикой; остальные стейкхолдеры – на втором плане;
• стабильные поставщики, производственный цикл, высокая ригидность системы;
• проекты по оптимизации затрат – постоянные, нацелены на краткосрочный результат не за счет цены, а скорее за счет потребления.

2. Индирект – это:

• менее затратные категории (особенно в России);
• влияние на выручку высокое, но более опосредованное;
• отсутствие у руководства единой стратегии относительно индиректа;
• разбросанность по функциям – отдел закупок покрывает его малую часть: мало данных, информации, внимания к категориям мало, низкий уровень цифровизации;
• экспертов по категориям либо мало, либо вообще нет;
• зачастую внутренние клиенты сами являются закупщиками для своих функций (ИТ, маркетинг, HR, логистика), у каждого из них есть своя стабильная схема закупок.

Картина, которую я описал, не универсальна: зависит от размера компании, ее руководства, российская/международная, государственная/не государственная, зрелости процессов и структуры, конкурентной среды и т. д.

Как меняется подход к закупкам в зависимости в зависимости от типа закупок? Как это влияет на выручку и прибыль? Об этом напишем в следующих статьях.

Непрямые закупки что это

Сроки закупок — один из показателей, который сигнализирует все ли в порядке с системой закупок. Стоит бить тревогу в двух случаях: если закупки проходят быстро — за 1- 2 недели или растягиваются на 9-12 месяцев. Такие короткие или длинные периоды закупок «говорят» о том, что система нуждается в оптимизации.

В статье рассмотрим:

• какие показатели анализировать для оптимизации сроков
• ситуации, которые приводят к росту затрат
• что делать для оптимизации сроков закупок

Какие показатели анализировать для оптимизации сроков

На срок проведения закупок влияют 4 фактора:

1. скорость реакции отдела закупок на запросы инициаторов;
2. сроки проведения сорсинговых проектов;
3. быстрота сбора информации, аналитики, статистики по закупке;
4. условия работы с поставщиками — сроки поставок, оказания услуг, реакции на проблемы и скорость их устранения.

Рассмотрим более подробно возможные сценарии развития событий при изменении данных факторов.

Ситуации, которые приводят к росту затрат

«Горящие» сроки по CAPEX проектам

Например, компании нужно срочно купить мебель в новый офис или оперативно приобрести компьютеры, а отдел закупок занят своими проектами и не готов приступить прямо сейчас. В этой ситуации закупки проводят инициаторы, что ведет к завышению затрат.

Длинные сроки по OPEX проектам

Это неизбежно если у отдела закупок или инициаторов не определены дедлайны по оптимизации затрат и не привязаны к срокам KPI.

Например, руководство поручает снизить затраты на услуги связи. Сделать это можно за 3-4 месяца. Однако отдел закупок или ИТ-менеджеры ведут проект «в своем режиме» и выполняют задачу за 12 месяцев. Все это время компания недополучает экономии и некоммерческие выгоды, работая по старым тарифам и условиям.

Избыток бюрократических процедур

Излишняя бюрократия приводит к затягиванию сроков. Например, компания закупает серверное оборудование, проводит конкурс и выбирает поставщика. Пока согласовываются итоги конкурса, вырастает курс и бюджета на закупку не хватает. Приходится менять спецификацию и проводить конкурс заново.

Или компания проводит конкурс по консалтингу и выбирает поставщика. Однако, пока закупщик согласовывает итоги конкурса, поставщик подписывает контракт с другим клиентом и теперь не может в полной мере и к нужному сроку выполнить все условия. Приходится заново искать исполнителя на рынке.

Проведение закупок на бумаге

Если закупки проводятся в бумажной форме, то все коммерческие предложения, формы, бланки, отчеты оформляются на бумаге с подписями и печатями. Бумажная волокита приводит к росту сроков закупок.

Например, в одной крупной строительной компании закупщики требуют от поставщиков коммерческие предложения в бумажном виде с подписью и печатью. Далее эти предложения сканируют и сохраняют в специальной папке — двойная работа и увеличение сроков. Проще и быстрее запросить КП в электронном виде, желательно в системе eSourcing, где уже внесены все поставщики, есть шаблоны запросов и писем.

Большая загруженность закупщиков

К примеру, в отделе закупок крупной агропромышленной компании работают всего два сотрудника. Они выполняют широкий спектр задач: поиск поставщиков, заключение договоров, претензионная работа, реализация отходов, что неизбежно приводит к затягиванию сроков из-за непосильной нагрузки. При этом непрямые закупки идут без их участия, потому что у закупщиков не хватает ресурсов.

Недоработки в автоматизации закупок

На рост сроков влияют громоздкие ИТ-системы, недостаточная автоматизация и дублирование процессов. Например, чтобы попасть в пул поставщиков компаний, которые публикуют закупки на площадке Сбербанк АСТ, нужно пройти две аккредитации: самой площадки Сбербанк АСТ и интересующей компании. При этом набор документов по двум процедурам практически идентичен, поэтому логично упростить процесс и сделать одну общую аккредитацию.

Иногда закупщики используют в работе только Excel и Word, и хранят данные на рабочем месте. При таком подходе с уходом закупщика новому сотруднику приходится искать контакты поставщиков, историю по прошедшим тендерам и восстанавливать документы — все это занимает время. При этом неизбежна частичная или полная потеря информации по закупкам.

Что делать для оптимизации сроков закупок

Установите нормативы по срокам по каждому типу проекта/запросам

Разработайте и утвердите SLA по срокам между отделом закупок и другими функциями. Например, обработка новой заявки не более 2 дней, конвертация заявки в заказ и отправка поставщику в течение 3 дней.

Пропишите в контрактах с поставщиками сроки поставок и/или оказания услуг и ответственность за их несоблюдение. Например,«поставка ИТ-оборудования в течение 1 недели после размещения заказа» или «восстановление работоспособности офисного оборудования в течение 2 часов». Вы избежите проблем с инициаторами и поставщиками, а при срыве сроков по вине поставщика потребуете возместить убыток.

Заведите сорсинг план

План позволит руководству — CFO, Supply chain/закупки отследить, в какой срок реализуются экономии от сорсинга. Если инициатор и/или закупщик срывают сроки проекта, то они будут отчитываться перед руководством. Вот пример сорсинг плана. Учитывайте, что сорсинг план должен быть синхронизирован с процессом бюджетирования.

Стройте бюджетирование по результатам сорсинга

Для того, чтобы в бюджете на следующий год появились новые цены и условия, инициаторы и закупщики должны успеть провести сорсинг до формирования бюджета.

Если они не успевают — привлекайте внешние ресурсы. Главное, чтобы суммы затрат, заложенные в бюджет, строились на оптимальных коммерческих условиях.

Например, для того, чтобы в сентябре заложить бюджет на услуги связи нужно с мая по август провести сорсинг и подписать контракт по новым тарифами. Если в контракте тарифы будут на 20% ниже текущих, то и в бюджет на следующий год нужно заложить на 20% меньше средств.

Если провести сорсинг после бюджетирования, велика вероятность, что сэкономленные 20% потратятся на что-то не совсем полезное и нужное для компании.

Разработайте документ со сроками сорсинга и поставок

Пусть внутри компании будет документ со сроками сорсинга и поставок по разным категориям. Он поможет внутренним клиентам понять, сколько времени занимает реализация потребности, а закупкам правильно распланировать свои активности.

Закладывайте достаточные сроки в CAPEX проектах

Установите сроки, которые позволят отделу закупок провести полноценный сорсинг. Договоритесь с руководителями проектов о разумном планировании. Ситуации, когда к закупщику прибегает менеджер проекта с квадратными глазами и требует «срочно согласуй мне контракт с ЭТИМ поставщиком, иначе проект будет сорван» должны быть исключены из работы.

Вовлекайте закупщиков в проектные команды и пусть они проактивно выясняют, какие потребности в закупках есть у инициаторов. Можно составить матрицу по типам CAPEX проектов, которая будет перед глазами у всех менеджеров. Тогда в график любого проекта будет «зашито» время для проведения сорсинга и контрактации.

Итог

Обращайте внимание на сроки закупок. Это поможет вам понять нет ли сбоев в закупках. Для оптимизации сроков:

• установите сроки по каждому типу проекта или запросу;
• заведите сорсинг план;
• стройте бюджетирование по результатам сорсинга;
• разработайте документ со сроками сорсинга и поставок;
• закладывайте оптимальные сроки в CAPEX проектах.