Сдача отчётности ИП через личный кабинет налогоплательщика
Для сдачи налоговой и бухгалтерской отчётности ФНС разработала сервис, который доступен на официальном сайте ведомства.
Чтобы сдать отчётность через этот сервис, индивидуальному предпринимателю необходима электронная подпись и специальная программа для подготовки файла с отчётностью к загрузке на сервер налоговой.
Рассказываем, как воспользоваться этим сервисом, чтобы сдать отчётность через личный кабинет налогоплательщика.
Что потребуется ИП для сдачи отчётности через ЛК налогоплательщика
Отчётные документы в электронном виде должны быть подписаны электронной подписью. При этом ИП должен использовать только квалифицированную электронную подпись. Получить её ИП может только в Удостоверяющем центре ФНС или обратиться к доверенному лицу ведомства.
Для получения потребуется заполнить заявку (это можно сделать онлайн или лично в местном отделении налоговой службы) и подать необходимые документы. Услуга предоставляется бесплатно. Также нужно купить сертифицированный физический носитель для хранения электронной подписи — USB-токен. Устройство должно иметь сертификацию от ФСТЭК или ФСБ России.
Выбрать подходящий носитель для КЭП рекомендуем в нашем интернет-магазине. В каталоге представлены только сертифицированные модели токенов.
Кроме того, для работы с электронной подписью нужна программа криптозащиты, например, КриптоПро CSP.
Проверка электронной подписи в личном кабинете на сайте ФНС
Сдача отчётности через личный кабинет ИП возможна только с действующей электронной подписью, поэтому сначала налогоплательщик должен проверить работу ключа электронной подписи. Проверка осуществляется непосредственно при авторизации в личном кабинете. Подключите ключевой носитель (токен) к ПК, откройте сайт ФНС и на странице авторизации выберите пункт «Ключ ЭП».
На экране «Доступ с помощью КСКПЭП» перейдите к третьему пункту и ознакомьтесь с инструкцией системы. Установите сертификаты, указанные в инструкции, а также сертификат КЭП, полученный в УЦ. Установку сертификата КЭП в хранилище сертификатов можно выполнить по нашей инструкции.
Чтобы проверить электронную подпись, нажмите кнопку «Начать проверку». Если все действия выполнены верно, налогоплательщик сможет войти в личный кабинет с помощью электронной подписи.
Получение идентификатора абонента
Чтобы ИП мог сдать отчётность через личный кабинет налогоплательщика, необходим уникальный идентификатор абонента, который присваивается налоговым органом при регистрации ЭП. Без него сдача отчётности через сервис ФНС невозможна. Получить идентификатор можно на специальном портале ФНС. Чтобы зарегистрироваться, укажите адрес электронного почтового ящика и пароль. После регистрации пользователя появится сообщение о том, что идентификатор абонента ещё не присвоен.
Для регистрации квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи необходимо нажать кнопку «Загрузить сертификат». В открывшемся окне перейти по пути расположения файла сертификата открытого ключа, выбрать его и нажать кнопку «Открыть».
В результате откроется окно сервиса со сведениями о владельце сертификата. В случае ошибочного выбора файла сертификата открытого ключа выбор можно отменить, нажав кнопку «Отмена».
После нажатия кнопки «Загрузить» файл сертификата открытого ключа будет передан на регистрацию, откроется главная страница сервиса с информацией о процессе регистрации.
После успешной регистрации значок в графе Статус изменится, а в поле Идентификатор появится значение присвоенного идентификатора абонента.
После выпуска сертификата открытого ключа он помещается в ключевой контейнер, и в зависимости от ключевого носителя его можно извлечь.
Для извлечения сертификата открытого ключа средствами КриптоПро CSP необходимо выполнить следующие действия:
- Перейти в Панель управления (ПУСК — Панель управления) найти и запустить КриптоПро CSP.
- На вкладке Сервис нажать кнопку Просмотреть сертификат в контейнере.
Можно ли налоговые декларации отправлять бумажной почтой?
Как только грядёт очередная дата сдачи отчётности, авансом появляется чувство усталости от нахождения в очередях налоговых инспекций. Однако совершенно нет никакой необходимости в этой малопривлекательной процедуре, всё можно отправить через обычные почтовые службы.
- если это напрямую закреплено законом для налога — например, декларация по НДС (КНД 1151001) представляется не позже 25 числа месяца за отчётным кварталом;
- действующими и созданными компаниями со среднесписочныи количеством сотрудников свыше 100 человек,
- крупнейшими плательщиками по закону (ст. 83 НК РФ, приказ Минфина от 16.05.07 за № ММ-3-06-308@).
Все остальные предприятия могут без боязни направлять отчётную документацию по почте.
Как отправить отчетность по почте
Днем принятия ФНС отчётности является дата отправки письма. В случае необходимости обращайтесь в инспекцию за проставлением штампа о принятии отчёта, предоставив им чек и опись.
Образец и бланк описи находятся тут: опись вложения в ценное письмо
Предельный срок отправки письма — последний день для предоставления отчётности. Актуальные сроки узнавайте в ФНС либо через бухгалтерские системы и календари бухотчётности.
При заполнении конверта стоит перепроверить адрес ФНС. Иногда налоговые переезжают, а информация об этом появляется на сайте не сразу. Особых проблем ошибка в адресе не доставит: почтовое отделение переадресует письмо на новое место. Если же ошибочно указана не та ФНС, то письмо переправят. Проблемой эта ошибка станет при ликвидации фирмы: из-за нежелания платить штрафы, придётся обойти много инстанций, чтобы доказать факт пересылки.
Посылать все виды отчётных документов надо заказным письмом с уведомлением и подробной описью вложения. Опись предусмотрена НК РФ. Не стоит оставлять отправку на последний момент: Почта России работает до 20–00 (в большинстве случаев, разумеется, не всегда и не везде), и не все экспресс-службы доставки отправляют с описью.
Отправляется отчётность по почте:
- всем компаниям, кроме крупнейших, с ССЧ свыше 100 человек;
- по налогам, по которым НК не предусмотрел лишь электронную форму;
- заказными письмами, переписав вложения.
Как отправить отчётность по почте
Сегодня сдать отчётность в контролирующие органы можно разными способами: заполнить бумажный документ и лично отнести его в ИФНС, передать декларацию через представителя, отправить формы с помощью интернет-порталов или специальных сервисов. Популярный способ сдачи бумажных документов — отправка отчётности почтой. Рассмотрим, как сдать отчёты по почте правильно и кто имеет право заполнять документы в бумажной форме.
Способы сдачи отчётности
Заполнить и сдать документы в ФНС, СФР и другие ведомства можно в электронном виде или на бумаге. Компания может отправить электронную отчётность одним из двух способов:
- через Личный кабинет на странице ведомства. ЛК для сдачи документов есть на сайтах ФНС, Росстата, Росалкогольрегулирования, Росприроднадзора, ФТС;
- по телекоммуникационным каналам связи — то есть с помощью специальных сервисов для сдачи электронной отчётности. Такие программы разрабатывают операторы электронного документооборота. Список лицензированных операторов дан на сайте ФНС.
Для того чтобы сдать отчёты в электронном виде, налогоплательщику потребуется выпустить усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) и установить на компьютер средство криптографической защиты информации (СКЗИ). УКЭП должна быть оформлена на имя ИП или руководителя компании.
Сдать отчётность в бумажной форме также можно одним из нескольких путей:
- принести в инспекцию по месту нахождения компании или месту регистрации ИП;
- отправить в отделение по почте;
- передать через многофункциональный центр (МФЦ). Обратите внимание на то, что МФЦ принимает не все формы отчётности. Например, таким образом можно сдать декларацию 3-НДФЛ.
Руководитель компании или индивидуальный предприниматель может принести бумажные отчёты лично или передать их с помощью уполномоченного представителя. Для того чтобы физлицо имело право представлять интересы организации или ИП в налоговой и других ведомствах, ему потребуется оформить доверенность. Документ нужно заверить у нотариуса.
Какую отчётность можно отправить почтой
Компании и ИП не могут сдать на бумаге всю отчётность. Одни ведомства принимают документы только в электронном виде, другие установили строгие ограничения для налогоплательщиков, которые хотят отправить отчёты в бумажной форме.
Налоговая служба
Часть налоговой отчётности ФНС принимает исключительно в электронной форме. Это касается:
- декларации по НДС;
- отчёта о финансовых результатах.
Некоторые документы можно отправить в бумажном виде при соблюдении определённых условий:
- 6-НДФЛ можно сдать на бумаге, если в течение расчётного периода компания перечислила средства не более чем 10 физлицам;
- расчёт по страховым взносам — при соблюдении тех же условий;
- персонифицированные сведения о физических лицах — при соблюдении тех же условий;
- декларацию по налогу на имущество можно сдать в бумажной форме, если в компании зарегистрировано менее 100 сотрудников;
- декларацию по налогу на прибыль — при соблюдении тех же условий.
Бухгалтерскую отчётность в ФНС можно отправить только в электронной форме. Это касается всех категорий налогоплательщиков.
Социальный фонд
Сдать в СФР форму ЕФС-1 в бумажном виде можно только в том случае, если в течение расчётного периода в компании работали не более 10 застрахованных сотрудников.
Таможенная служба
Статистическую форму в ФТС можно сдать только в электронном виде.
Росстат
С 2022 года служба статистики принимает все отчёты только в электронной форме.
Росалкогольрегулирование
Декларации в ФСРАР предоставляются исключительно в электронном виде.
Росприроднадзор
С 2022 года Росприроднадзор принимает статистическую отчётность только в электронном виде. В частности, это касается форм:
- 2-ТП (воздух);
- 2-ТП (отходы);
- 2-ТП (рекультивация).
Кроме того, на бумаге нельзя подать следующие документы:
- декларация о воздействии на окружающую среду;
- расчёт экологического сбора;
- отчёты операторов по обращению с отходами.
Декларацию о плате за негативное воздействие на окружающую среду можно сдать в бумажном виде, только если плата за предыдущий отчётный период не превысила 25 тысяч рублей. В другом случае придётся отправить электронную декларацию о НВОС. Отчёт об организации и результатах производственного экологического контроля (ПЭК) разрешено сдавать на бумаге.
Как сдать отчётность по почте
Чтобы отправить бумажную отчётность в ФНС или СФР, предприниматель может обратиться в любую государственную или частную почтовую компанию, которая имеет лицензию на оказание таких услуг. Самый простой вариант — прийти в отделение «Почты России». Адрес отделения можно уточнить на сайте компании.
Отправлять отчётность лучше заказным или ценным письмом. Благодаря этому предприниматель получит трек-номер письма и сможет отслеживать местонахождение своих документов. Узнать статус отправления можно на сайте или в приложении «Почты России».
Налоговая также требует оформить и отправить вместе с бумагами опись вложения. Если чиновники получат не все необходимые документы, с помощью описи предприниматель сможет подтвердить, что сдал полный комплект бумаг.
Бланк описи можно получить в почтовом отделении или распечатать самостоятельно. Документ нужно заполнить в двух экземплярах: один будет вложен в конверт вместе с отчётностью, второй останется у отправителя. В описи нужно перечислить все бумаги, которые предприниматель отправляет в ведомство, указать их количество и объявленную ценность (1 рубль). Сотрудник почтового отделения должен проверить опись и поставить печать в специальном поле.
Если компания или ИП сдают документы по почте, датой представления отчётности считается день, когда предприниматель отправил бумаги.
Сдача отчётности почтой: плюсы и минусы
У каждого способа сдачи отчётности есть свои преимущества и недостатки. Плюсы отправки документов почтой заключаются в том, что:
- налогоплательщику не нужно платить за выпуск электронной подписи и подключение к программе для сдачи электронной отчётности;
- предпринимателю не придётся разбираться в том, как работает сервис для сдачи отчётности или Личный кабинет на сайте ведомства. Отправить бланки по почте смогут те бухгалтеры, которым сложно работать с ПК.
Минусов у этого способа намного больше:
- в бумажном виде можно сдать далеко не все отчёты;
- заполняя документы самостоятельно от руки, бухгалтер может допустить ошибки и не заметить их;
- письмо с бумажной отчётностью может потеряться на пути в ведомство или быть испорчено;
- бумажные документы нельзя отправить в любое время: необходимо учитывать график работы почтового отделения.
Все программы для сдачи отчётности от «Калуга Астрал» проверяют документы перед отправкой. Благодаря этому контролю пользователи сдают в ФНС и другие ведомства только правильные отчёты. Активируйте модуль 1С-Отчётность, устанавливайте программу Астрал Отчёт 4.5 или подключайтесь к онлайн-сервису Астрал Отчёт 5.0, чтобы отправлять электронные документы тогда, когда вам удобно.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли отправить бухгалтерскую отчётность по почте?
С 1 января 2020 года годовую бухгалтерскую отчётность нужно сдавать в налоговые органы исключительно в электронной форме. Такие правила были введены законом № 444-ФЗ. В 2021 году закончился переходный период для малого и среднего бизнеса. Таким образом, теперь все налогоплательщики должны сдавать бухгалтерскую отчётность в электронном виде.
Как отправить отчётность почтой из-за границы?
Если отправить отчёт напрямую в ведомство невозможно, предприниматель может переслать бумаги своему родственнику или другу, который живёт в России. Этот человек отправит документы почтой, указав в качестве отправителя письма самого предпринимателя.
Можно ли сдать налоговый отчёт электронным заказным письмом?
В электронной форме отчётность можно сдать только через Личный кабинет на сайте ведомств или с помощью лицензированных операторов электронного документооборота. «Почта России» не входит в число таких операторов. Поэтому отправлять отчёты в ФНС электронными заказными письмами нельзя. Это нарушит налоговую тайну.
Что делать, если письмо с отчётом потерялось?
Если срок пересылки документов истёк, а ведомство так и не получило письмо, напишите заявление на розыск отправления. Подать заявление можно на сайте «Почты России» или в почтовом отделении. Дополнительно потребуется предоставить квитанцию об оплате отправления, опись вложения и удостоверение личности.
Новые требования почты при отправке отчетности в ИФНС с 1 сентября 2023 года
22.08.2023 распечатать Дополнительные требования при отправке корреспонденции через почту «России» вводятся с 1 сентября 2023 года. Они касаются почти всех отправлений. Это нужно учитывать тем бухгалтерам, которые направляют в ИФНС документы и сдают отчетность по почте.
С 1 сентября 2023 года вступает в силу приказ Минцифры России от 17.04.2023 №382 «Об утверждении правил оказания услуг почтовой связи», которым изменены правила приема отдельных видов почтовых отправлений. О вступлении в силу новых правил напомнил Роскомнадзор. Новыми почтовыми правилами предусмотрена идентификация отправителей либо их уполномоченных представителей.
Как направляется отчетность
- С уведомление о вручении (вы получите «квиток» о вручении корреспонденции адресату).
- С описью вложения (на отдельном листе описан состав письма или бандероли).
Что важно знать бухгалтеру о новых правилах отправки корреспонденции по почте
Новыми почтовыми правилами, как сказано выше, предусмотрена идентификация отправителей либо их уполномоченных представителей.
С 1 сентября 2023 года работник почты вправе принять регистрируемое почтовое отправление только при предъявлении отправителем документа, удостоверяющего личность.
Для отправки бухгалтерской отчетности или документов по запросу ИФНС заказным письмом, письмом с описью вложения, бандеролью вам потребуется паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.
При этом, как сообщает ФГУП «Почта России» оплачивать отправления онлайн и сдавать их без документов, можно подключив сервис «Простая электронная подпись».