Как работать с документами: договоры, счета, акты, накладные
Первичный документ подтверждает разные события в бизнесе: продажу или покупку товаров, оказание услуг клиентам, выдачу зарплаты сотрудникам и другие. В зависимости от события, перечень документов для оформления различается. Рассмотрим распространённую ситуацию — сделка при продаже товаров и оказании услуг. Так принято, что документы готовит поставщик или исполнитель.
В видеоформате мы рассказываем про оформление сделок в курсе молодого ИП. В курсе 11 уроков, тесты и практика, кроме документов он поможет разобраться с налогами, применением онлайн-касс, выбором банка и проверками.
Документы для сделки с клиентом:
- Договор — это начало сделки. В нём вы с клиентом определяете условия сотрудничества: что, за какую цену и в какие сроки вы делаете. Если клиент постоянный, можно составить один договор на несколько сделок.
- Счёт содержит сумму к оплате, список товаров и услуг и банковские реквизиты продавца. Это н еобязательный документ, но его обычно используют для удобства.
- Кассовый, товарный чек или бланк строгой отчётности подтверждают оплату. Выдавайте их клиенту, который платит наличными или картой. При оплате банковским переводом оплату подтверждает платёжное поручение.
- Накладная — документ, который поставщик выдаёт покупателю при отгрузке товаров.
- Акт оказания услуг иливыполненных работ — документ, который заказчик и исполнитель подписывают по результатам оказания услуг или выполнения работ.
- Счёт-фактура — обычно выдают ИП и ООО на общей системе налогообложения, потому что они работают с НДС. В редких случаях счета-фактуры выставляют на УСН и патенте — об этом читайте подробнее в статье.
- УПД заменяет акт/накладную + счёт-фактуру.
Курс молодого ИП
11 видеоуроков для уверенного старта бизнеса
Начать учиться
Договор
Описывает права и обязанности сторон сделки. Обычно в договоре бывают такие разделы:
- Предмет договора: какой результат сделки.
- Сумма договора и порядок расчёта: когда и сколько платить.
- Права и обязанности сторон: как происходит работа.
- Ответственность сторон: что будет, если вы или партнёр нарушите сроки.
- Порядок изменения и расторжения договора: как расторгнуть договор или принять к нему дополнительные соглашения.
- Реквизиты сторон: какие у вас и партнёра расчётные счета, ИНН, ОГРН и адреса.
Договор обычно оформляется в 2-х экземплярах и содержит подписи каждой стороны.
Если вы используете с клиентами стандартную форму договора и заменяете нужные реквизиты в ворде или экселе, пользуйтесь шаблонами в Эльбе . Загрузите свой шаблон договора, и Эльба автоматически подставит реквизиты контрагента из справочника.
.png)
Для некоторых сделок письменная форма договора вообще не нужна. Например, договор купли-продажи считается заключённым уже с момента выдачи покупателю кассового, товарного чека или другого документа, который подтверждает факт оплаты. Это не значит, что при розничной купле-продаже нельзя заключить договор в письменной форме — законодательство этого не запрещает.
Шаблоны распространённых договоров:
Счёт
Необязательный документ, в котором продавец указывает цену, количество товара и реквизиты для перечисления оплаты.
Вы можете сами придумать форму счёта на оплату или найти в интернете готовую. Счёт может заменить договор, если включить в него все существенные условия сделки.
В Эльбе есть готовый шаблон счёта. Выберите контрагента, укажите товары или услуги, их количество, и документ готов. По желанию добавьте подпись, печать и QR-код.
QR-код поможет клиентам сделать оплату удобной и быстрой. Главное не забыть выдать кассовый чек, об этом расскажем дальше.
Платёжные документы
Подтверждает оплату товаров или услуг. Это может быть платёжное поручение, платёжное требование или кассовый чек.
Кассовый чек выдают при помощи онлайн-кассы. Её обязаны применять все, кто принимает оплату наличными и банковскими картами. Исключения перечислены в пункте 2 статьи 2 закона 54-ФЗ. Все чеки передают в налоговую через оператора фискальных данных (ОФД). Контур.ОФД моментально отправляет данные в ФНС, а вся информация о чеках и кассах доступна в личном кабинете сервиса.
Отсрочек по применению онлайн-касс больше нет, но есть исключения для некоторых видов деятельности, а на патенте кассой должны пользоваться только некоторые предприниматели — полный список исключений смотрите в статье.
Платёжное поручение остаётся у предпринимателя, когда он переводит деньги через интернет-банк. Этот документ подтверждает перечисление денежных средств по определённым реквизитам.
Товарный чек — необязательный документ, который выдают по просьбе покупателя. Покупателю документ нужен, чтобы подтвердить, что он не только потратил определённую сумму денег, но и купил определённые товары — например, по поручению руководителя. Форма товарного чека не установлена, поэтому можно разработать свою с обязательными реквизитами: наименование документа, номер, дата, название ООО или ФИО ИП, ИНН, товары и услуги, сумма оплаты и подпись с расшифровкой и должностью.
30 дней Эльбы в подарок
Оцените все возможности онлайн-бухгалтерии бесплатно
Попробовать бесплатно
Товарная накладная (N ТОРГ-12)
Оформляет продажу товаров другому ИП или ООО. Для работы с физлицами обычно не используется.
Накладная оформляется в двух экземплярах: первый остаётся у поставщика и фиксирует отгрузку товаров, а второй передаётся покупателю и нужен ему для приёмки товаров.
Обычно накладную оформляют по стандартной форме ТОРГ-12. Но вы можете использовать свой шаблон.
В Эльбе можно создать накладную на основе выставленного счёта.
Акт об оказании услуг
Подписывают исполнитель и заказчик. Акт подтверждает, что услуги оказаны или работы выполнены, а у заказчика нет претензий по их качеству.
Составьте акт в Эльбе: достаточно выбрать контрагента и указать услугу, а потом отправить готовый документ контрагенту с подписью и печатью.
Счёт-фактура
Этот документ обязаны выставлять только организации и предприниматели, которые являются плательщиками НДС — в основном те, кто работает на общей системе налогообложения.
Организации и ИП на УСН и патенте обычно не платят НДС и поэтому выставлять счета-фактуры не обязаны. Есть несколько исключений, о которых мы рассказали в отдельной статье.
Счёт-фактура оформляется в двух экземплярах и подписывается поставщиком товара или услуги. Один экземпляр передаётся покупателю, другой остаётся у продавца. Счёт-фактуру нужно выставить не позднее чем через 5 дней после отгрузки товара или оказания услуг.
Счёт-фактура — это основание для того, чтобы принять НДС к вычету, поэтому все организации относятся к нему с особым трепетом.
Чтобы не изучать форму и правила выставления счёта-фактуры, воспользуйтесь Эльбой.
Универсальный передаточный документ (УПД)
Объединяет в себе два документа: акт (накладную) и счёт-фактуру.
Документ можно выставить как со счётом-фактурой, так и без. Во втором случае — это всё равно что обычный акт или накладная, только в формате УПД. А ещё есть вариант выставить УПД со счёт-фактурой, но без НДС.
На основании УПД покупатель сможет признать расходы, а также принять к вычету входящий НДС (если применяет общую систему налогообложения).
Статья актуальна на 30.01.2023
Документ подтверждающий оплату услуг
Подборка наиболее важных документов по запросу Документ подтверждающий оплату услуг (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
- Кассовые операции:
- 50 счет
- Акт инвентаризации наличных денежных средств образец
- Акт приема передачи денежных средств
- Акт приема-передачи кассы
- Акт ревизии наличных денежных средств
- Показать все
- Кассовые операции:
- 50 счет
- Акт инвентаризации наличных денежных средств образец
- Акт приема передачи денежных средств
- Акт приема-передачи кассы
- Акт ревизии наличных денежных средств
- Показать все
- Национальная платежная система:
- Банковский платежный агент
- Банковский роуминг
- Безналичные расчеты
- Безналичный расчет
- Виды расчетов
- Показать все
Судебная практика
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Путеводитель по договорной работе. Поставка. Рекомендации по заключению договора Покупатель обязуется возместить поставщику стоимость услуг перевозчика по доставке товара железнодорожным транспортом со станции Москва-Товарная до станции Нижний Новгород-Сортировочный. Возмещение расходов поставщика производится на основании документов, подтверждающих оплату поставщиком услуг перевозчика.
Правовые ресурсы
- «Горячие» документы
- Кодексы и наиболее востребованные законы
- Обзоры законодательства
- Федеральное законодательство
- Региональное законодательство
- Проекты правовых актов и законодательная деятельность
- Другие обзоры
- Календари
- Формы документов
- Полезные советы
- Гражданский кодекс (ГК РФ)
- Жилищный кодекс (ЖК РФ)
- Налоговый кодекс (НК РФ)
- Трудовой кодекс (ТК РФ)
- Уголовный кодекс (УК РФ)
- Бюджетный кодекс (БК РФ)
- Арбитражный процессуальный кодекс
- Земельный кодекс (ЗК РФ)
- Лесной кодекс (ЛК РФ)
- Семейный кодекс (СК РФ)
- Уголовно-исполнительный кодекс
- Уголовно-процессуальный кодекс
- Производственный календарь на 2023 год
- МРОТ 2024
- ФЗ «О банкротстве»
- О защите прав потребителей (ЗОЗПП)
- Об исполнительном производстве
- О персональных данных
- О налогах на имущество физических лиц
- О средствах массовой информации
- Производственный календарь на 2024 год
- Федеральный закон «О полиции» N 3-ФЗ
- Расходы организации ПБУ 10/99
- Минимальный размер оплаты труда (МРОТ)
- Календарь бухгалтера на 2023 год
- Частичная мобилизация: обзор новостей
Контактная информация
117292 , Москва , ул. Кржижановского, 6 (центральный офис)
Документы подтверждающие оплату товара
Подборка наиболее важных документов по запросу Документы подтверждающие оплату товара (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
- Кассовые операции:
- 50 счет
- Акт инвентаризации наличных денежных средств образец
- Акт приема передачи денежных средств
- Акт приема-передачи кассы
- Акт ревизии наличных денежных средств
- Показать все
- Кассовые операции:
- 50 счет
- Акт инвентаризации наличных денежных средств образец
- Акт приема передачи денежных средств
- Акт приема-передачи кассы
- Акт ревизии наличных денежных средств
- Показать все
- Купля-продажа:
- 3-НДФЛ при продаже имущества
- 3-НДФЛ при продаже недвижимости
- 62.02 счет
- 62.1
- Акт о браке товара
- Показать все
Судебная практика
Доказательства и доказывание в арбитражном суде: Споры с таможенными органами: Таможенный орган скорректировал заявленную Декларантом таможенную стоимость товара из-за претензий к методу ее определения
(КонсультантПлюс, 2023) заявлением на перевод валюты, свифт, платежным поручением со ссылкой на инвойс, ведомостью банковского контроля, выпиской по лицевому, валютному счету и другими документами, подтверждающими оплату товара >>>Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Путеводитель по налогам. Энциклопедия спорных ситуаций по НДС 2.1. Документальное подтверждение оплаты товаров, работ, услуг в целях применения вычета по НДС (п. 1 ст. 172 НК РФ)
Нормативные акты
«Гражданский кодекс Российской Федерации (часть вторая)» от 26.01.1996 N 14-ФЗ
(ред. от 24.07.2023)
(с изм. и доп., вступ. в силу с 12.09.2023) Если иное не предусмотрено законом или договором розничной купли-продажи, в том числе условиями формуляров или иных стандартных форм, к которым присоединяется покупатель (статья 428), договор розничной купли-продажи считается заключенным в надлежащей форме с момента выдачи продавцом покупателю кассового или товарного чека, электронного или иного документа, подтверждающего оплату товара. Отсутствие у покупателя указанных документов не лишает его возможности ссылаться на свидетельские показания в подтверждение заключения договора и его условий.«Обзор судебной практики по делам о защите прав потребителей»
(утв. Президиумом Верховного Суда РФ 18.10.2023) В соответствии с пунктом 12 Правил продажи товаров по договору розничной купли-продажи, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 31 декабря 2020 г. N 2463, при дистанционном способе продажи товара продавец обязан заключить договор розничной купли-продажи с любым лицом, выразившим намерение приобрести товар на условиях оферты. Договор розничной купли-продажи считается заключенным с момента выдачи продавцом потребителю кассового или товарного чека либо иного документа, подтверждающего оплату товара, или с момента получения продавцом сообщения потребителя о намерении заключить договор розничной купли-продажи (пункт 13 названных правил).Правовые ресурсы
- «Горячие» документы
- Кодексы и наиболее востребованные законы
- Обзоры законодательства
- Федеральное законодательство
- Региональное законодательство
- Проекты правовых актов и законодательная деятельность
- Другие обзоры
- Календари
- Формы документов
- Полезные советы
Первичные документы для оплаты услуг
Подборка наиболее важных документов по запросу Первичные документы для оплаты услуг (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
- Бухгалтерский учет:
- Авансовые платежи по налогу на прибыль проводки
- Авансовый отчет бухгалтерские проводки
- Авансовый отчет проводки
- Аккредитив проводки
- Акт инвентаризации резерва
- Показать все
- Бухгалтерский учет:
- Авансовые платежи по налогу на прибыль проводки
- Авансовый отчет бухгалтерские проводки
- Авансовый отчет проводки
- Аккредитив проводки
- Акт инвентаризации резерва
- Показать все
- Мена:
- Договор мены
- Договор мены векселей
- Договор мены земельного участка образец
- Договор мены квартиры
- Договор мены НДС
- Показать все
Судебная практика
Подборка судебных решений за 2023 год: Статья 346.17 «Порядок признания доходов и расходов» главы 26.2 «Упрощенная система налогообложения» НК РФ «Таким образом, для налогоплательщиков, применяющих упрощенную систему налогообложения, подтверждением сумм расходов по оплате приобретенных товаров (работ, услуг) являются первичные документы (платежные документы, акты приемки-передачи, товарные накладные, заключенные договоры и др.), оформленные надлежащим образом.»
Подборка судебных решений за 2023 год: Статья 346.14 «Объекты налогообложения» главы 26.2 «Упрощенная система налогообложения» НК РФ «Таким образом, для налогоплательщиков, применяющих УСН, подтверждением сумм расходов по оплате приобретенных товаров (работ, услуг) являются первичные документы (платежные документы, акты приемки-передачи, товарные накладные, заключенные договоры и др.), оформленные надлежащим образом.»
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Готовое решение: Порядок заполнения и представления авансового отчета
(КонсультантПлюс, 2023) другие первичные документы, подтверждающие оплату и оказание услуг, которые содержат все необходимые реквизиты (например, документы, полученные при расчетах в отдаленных или труднодоступных местностях).Тематический выпуск: Налог на добавленную стоимость: актуальные вопросы из практики налогового консультирования
(под ред. А.В. Брызгалина)
(«Налоги и финансовое право», 2022, N 8) «При приобретении налогоплательщиком услуг по аренде имущества вычеты НДС осуществляются при наличии счета-фактуры и первичного учетного документа независимо от даты оплаты указанных услуг. При этом в качестве первичного учетного документа для вычета НДС может приниматься в том числе акт приемки-передачи арендуемого имущества».Правовые ресурсы
- «Горячие» документы
- Кодексы и наиболее востребованные законы
- Обзоры законодательства
- Федеральное законодательство
- Региональное законодательство
- Проекты правовых актов и законодательная деятельность
- Другие обзоры
- Календари
- Формы документов
- Полезные советы