Электронный счет на оплату что это

Преимущества электронных счетов

Преимущества электронных счетов по сравнению с бумажными:

электронные счета проще и дешевле обрабатывать

экономия средств и времени за счет исключения бумажной и ручной обработки при выставлении счетов (обработка счетов)

после оформления заказа электронный счет может быть доставлен клиенту в режиме реального времени

электронный счет можно вводить прямо в платежную и учетную системы компании

меньшие затраты на печать на бумаге и почтовые расходы

электронные счета можно централизованно хранить в базе данных

меньшие затраты на хранение счетов к оплате (архивов)

снижение затрат на оборачиваемость счетов к оплате, включая обучение и содержание персонала

Потенциальные препятствия для электронных счетов:

Затруднительно использование электронных счетов в трансграничных транзакциях, так как законодательство и уровень инфраструктуры в разных странах может значительно отличаться, включая приемлемость электронных счетов с юридической, финансовой и административной точек зрения
Некоторые пользователи потенциально могут быть обеспокоены безопасностью систем электронного выставления счетов

Глоссарий — Электронные счета на оплату

Преимущества: Экономия времени, уменьшение расходов в частном или государственном секторе, уменьшение количества ошибок при вводе данных в бухгалтерскую программу.

Цель — минимизация объемов работы и времени, требуемого для создания и высылки счета на оплату плательщику (покупателю). Услуга e-Cont.md делает большую часть работы за людей. Кроме того, исчезает необходимость распечатывать счёт, посылать его по E-mail (или каким-то другим способом) или вводить в бухгалтерскую программу.

Исходящий счет на оплату генерирует поставщик товара или услуг.
Входящий счет на оплату получает покупатель товаров или услуг.

Биллинг (Продвинутый е-Инвойсинг) это процесс выставления счетов на оплату клиентам на регулярной или специальной основе, в зависимости от типа плана, который выбрал клиент.

Выставление счетов на оплату у продавца — это пошаговый процесс запроса оплаты от клиентов посредством выставления счетов.

Электронная система выставления счетов потенциально должна позволять реализовать сложную (продвинутую) процедуру выставления счетов. Автоматизация системы выставления счетов на оплату повысит эффективность бизнес-процессов в компании за счет сокращения времени, затрачиваемого на управление выставлением счетов и устранения возможных ошибок.

Что обычно должна обеспечивать автоматизированная биллинговая система, см ЗДЕСЬ.

Дебиторская задолженность (Коммерческая дебиторская задолженность) (англ. Accounts receivable, A/R) — задолженность предприятию, организации или учреждению от юридических или физических лиц, являющихся их должниками, дебиторами, т.е. долги к получению.

Дебиторская задолженность возникает, когда товары (работы, услуги) реализованы, а денежные средства за них еще не получены, или когда поставщику выплачен аванс, а товары (работы, услуги) в счет него еще не поступили.

Определения

4. В настоящем стандарте используемые понятия означают:

Дебиторская задолженность – права субъекта, возникающие в результате сделок или прошлых событий, и от погашения которых ожидается поступление (увеличение) ресурсов, содержащих экономические выгоды.

Коммерческая дебиторская задолженность и авансы выданные:

17) Коммерческая дебиторская задолженность включает дебиторскую задолженность за реализованные товары, оказанные услуги и выполненные работы.

18) Коммерческая дебиторская задолженность учитывается по поставке товаров, оказанию услуг и выполнению работ как одновременное увеличение дебиторской задолженности и доходов, в зависимости от обстоятельств, текущих обязательств.

Кредиторская задолженность (Коммерческие обязательства) (англ. Accounts payable, A/P) — задолженность субъекта (предприятия, организации, физического лица) перед другими лицами, которую этот субъект обязан погасить, т.е. долги к уплате.

Кредиторская задолженность возникает, когда от покупателей получен аванс, а товары (работы, услуги) еще не реализованы, или если от поставщика получены товары (работы, услуги), а денежные средства за них еще не выплачены.

НСБУ 2020 Молдова — Национальные Стандарты бухгалтерского учета «Собственный капитал и обязательства» (SNC_9_118)

Определения

4. В настоящем стандарте используемые понятия означают:

Обязательства — существующие обязательства субъекта, возникшие вследствие прошлых экономических фактов и погашение (списание) которых приведет к выбытию (снижению) ресурсов, включающих экономические выгоды.

Коммерческие обязательства:

45. Коммерческие обязательства включают обязательства перед:

1) поставщиками по приобретенным ценностям и услугам;

2) покупателями по полученным авансам в счет будущих поставок товаров и услуг и др.

Срок погашения дебиторской задолженности (англ. DSO или Days sales outstanding, также встречаются Days Receivable, Average Collection Period, Average Debtor Days) — показатель, используемый компанией для оценки объёма непогашенной дебиторской задолженности.

Это среднее количество дней, которое требуется компании для получения платежа за продажу.

Равен отношению количества дней в отчётном периоде к оборачиваемости дебиторской задолженности. Показатель преобразует оборачиваемость дебиторской задолженности в её эквивалент, выраженный в днях.

Как правило, срок погашения дебиторской задолженности рассчитывается ежемесячно.

Высокое значение коэффициента оборачиваемости дебиторской задолженности в днях указывает на наличие клиентской базы с проблемными кредитами и/или на компанию, испытывающей трудности со сбором платежей.
Низкое значение коэффициента указывает на то, что фирма имеет жесткую кредитную политику, что может также препятствовать наращиванию продаж.

Управление дебиторской задолженностью (англ. Accounts Receivable Management) — это процесс предоставления кредита клиентам, выставления точных счетов и сбора своевременных платежей от клиентов. Отражает набор политик и процедур, которым следует компания для управления продажами в кредит. Управление дебиторской задолженностью начинается с оценки кредитоспособности контрагента и заканчивается процессом сбора сумм задолженностей.

Надежная система управления дебиторской задолженностью должна иметь «единый кредитный стандарт», «срок кредита» (соответствующий отрасли) и «программу сбора».

Автоматизация управления дебиторской задолженностью — это Автоматизация процесса сбора и управления Коммерческой дебиторской задолженностью. Это комплексная процедура, которая в целом состоит из следующих аспектов:

Выписка электронного счета на оплату или Биллинг (Продвинутый e-Инвойсинг)
Сбор счетов на оплату
Прием платежей
Методы оплаты доступные в Молдове.
Обработка платежей
Составление актов сверки
Отслеживание и прогнозирование

Автоматизация учета кредиторской задолженности — автоматизация процесса получения электронных счетов к оплате, утверждения счетов к оплате, обработки информации о платежах, сверки счетов с платежами и получения доступа к отчетам.

Все счета на оплату хранятся в облаке, в одном месте.

Автоматизация учета кредиторской задолженности (торговых/коммерческих обязательств) включает в себя четыре компонента:

Получение электронного счета на оплату
Утверждение счетов на оплату
После сбора данных менеджеры либо сопоставляют счета с заказами на покупку и товарными поступлениями, либо автоматически направляют их соответствующей группе или отдельному лицу для рассмотрения и утверждения. После одобрения они получают отметку «одобрено» в учетной системе.
Оплата поставщику
Оплата может производиться любым из доступных способов.
Методы оплаты доступные в Молдове.
Архивация и аудит
Электронный архив, например, в облаке упрощает поиск счетов на оплату, анализ и аудит в любое время и в любом месте.

Заказ на закупку (Заказ клиента) (англ. Sales order) — документ, который подтверждает заказ клиента и запускает процесс выполнения заказа. Когда заказ размещается, компания должна проверить, достаточно ли у нее запасов для его выполнения или наличия рабочей силы и расходных материалов для выполнения услуги. Если клиент разместил заказ, ответственное лицо продавца должно сделать заказ на продажу и отправить одну копию покупателю в качестве подтверждения заказа, а другую копию сохранить в качестве внутреннего документа для инициирования процесса выполнения заказа.

В отличие от счета на оплату, заказ на продажу не является требованием платежа от вашего клиента. Это просто подтверждение того, что заказ принят и находится в обработке. После обработки и отправки заказа или предоставления услуги клиенту будет выставлен счет на оплату. Использование заказов на продажу для управления дебиторской задолженностью становится все более важным по мере роста вашего малого бизнеса и усложнения связи между отделами.

Акт сверки взаиморасчетов с контрагентами (взаимных расчетов) (англ. The act of reconciliation of mutual settlements with counterparties) – это документ, который составляется бухгалтерией организации для сверки взаимных расчетов между сторонами (организациями, индивидуальными предпринимателями т.п.) за определенный промежуток времени (месяц, квартал, год).

Акт сверки взаиморасчетов – это бухгалтерский документ, который отражает:

движение продукции (работ, услуг) и денежных средств между двумя контрагентами за определенный период;
наличие или отсутствие задолженности одной стороны перед другой на определенную дату.

Акт сверки — это НЕ первичный документ, потому что НЕ подтверждает факт уплаты денежных средств другому лицу, и его использование никак не изменяет финансовое положение сторон.

По сути, это технический документ, использование которого в большинстве случаев является добровольной инициативой бухгалтера.

Его рекомендуют использовать в следующих ситуациях:

при частичной оплате товаров/услуг в процессе реализации договоров закупок;
долгосрочное сотрудничество с наличием регулярных поставок товаров или услуг;
заключение нескольких договоров с одним партнером или составление дополнительных соглашений к существующим договорам;
предоставление поставщиком отсрочки платежа;
перечисление покупателем большой суммы предоплаты (аванса) в условиях регулярных поставок;
высокая стоимость товара или услуг.

Данные, которые указывает в акте взаиморасчетов организация-продавец, должны совпадать с информацией контрагента.

При обнаружении расхождений в учетных данных, они фиксируются в заключительной части документа.

Подписание акта сверки взаиморасчетов свидетельствует о признании долга контрагентом.

Техническое обслуживание, ориентированное на надежность (англ. Reliability-centered maintenance, RCM) — это концепция планирования технического обслуживания, позволяющая гарантировать, что системы продолжают выполнять то, что требуется их пользователям в их текущем рабочем контексте. Успешное внедрение RCM приведет к повышению экономической эффективности, надежности, времени безотказной работы оборудования и лучшему пониманию уровня риска, которым управляет организация.

План счетов бухгалтерского учета (англ. Chart of Accounts, COA) — финансовый организационный инструмент, который предоставляет полный список всех счетов в главной бухгалтерской книге компании с разбивкой на подкатегории.

Разрабатывается для каждой страны отдельно.

Общий План счетов бухгалтерского учета Молдовы разработан на основании Национальных стандартов бухгалтерского учета (НСБУ) и других нормативных актов по бухгалтерскому учету, с учетом требований раскрытия информации в финансовых отчетах и информационных потребностей субъекта.

Общий План счетов бухгалтерского учета распространяется на субъекты, которые ведут бухгалтерский учет на основе двойной записи, за исключением субъектов, которые применяют Международные стандарты финансовой отчетности (IFRS), и публичных учреждений.

Общий План счетов бухгалтерского учета регламентирует порядок отражения экономических фактов на счетах, который вытекает из положений Национальных стандартов бухгалтерского учета и других нормативных актов по бухгалтерскому учету. Отражение экономических фактов на счетах осуществляется в зависимости от их экономического содержания, с соблюдением принципов, норм и учетных политик субъекта.

Аванс или Авансовый платеж — это любой предварительный платеж, произведенный покупателем-заказчиком до отгрузки товара или оказания услуг. Аванс обязателен при поставках на условиях кредита, может составлять от 10 до 40 % стоимости контракта и засчитывается при окончательных расчетах; может применяться и 100%-й аванс. При неисполнении обязательств аванс подлежит возврату.

Аванс не следует путать с задатком. (Задаток — см. Гражданский Кодекс Республики Молдова от 06-06-2002, № 1107 (с изменениями и дополнениями), статьи 954, 955 и 956).
Различие заключается в том, что при неисполнении договора сторона, ответственная за нарушение, теряет задаток (если ответственен получатель задатка, он возвращает его, например, в двойном размере). К авансу такое правило не применяется. Кроме того, в отличие от задатка, аванс передаётся только в качестве исполнения обязательства, но не как форма обеспечения договора.

Промежуточный кредит (анг. Bridge credit or Interim credit) — это промежуточный вариант финансирования, используемый компаниями для укрепления своей краткосрочной позиции до тех пор, пока не может быть организован вариант долгосрочного финансирования.
Промежуточный кредит используется до тех пор, пока компания не получит постоянное финансирование или не погасит существующее текущее обязательство.

Товарный кредит (или Торговый кредит, анг. Trade credit) — это соглашение между предприятиями ( B2B), по которому покупатель может приобретать товары без предварительной оплаты наличными и платить поставщику в более позднюю запланированную дату. Обычно предприятия, работающие с товарными кредитами, предоставляют покупателям 30, 60 или 90 дней для оплаты, при этом транзакция регистрируется в счете на оплату.
Товарный кредит можно рассматривать как тип финансирования под 0%, увеличивающий активы компании при отсрочке оплаты определенной стоимости товаров или услуг на какое-то время в будущем и не требующий выплаты процентов в отношении периода погашения.

Товарный кредит – это тип коммерческого финансирования, при котором покупателю разрешается приобретать товары или услуги и платить поставщику в более позднюю запланированную дату.
Товарный кредит может быть хорошим способом для предприятий высвободить денежный поток и профинансировать краткосрочный рост.
Товарный кредит может усложнить финансовый учет в зависимости от используемого метода учета.

Кредит-нота (анг. Credit Note, Credit Memo) — это письменное сообщение, направленное продавцом покупателю, в котором продавец извещает покупателя о том, что сумма задолженности покупателя перед продавцом уменьшается на указанную в кредит-ноте сумму.
Кредит-нота используется в ситуациях, когда продавец уменьшает стоимость проданного товара (работ, услуг).
Так, кредит-нота может использоваться в случае 1) предоставления продавцом скидки за объем закупленного товара 2) ошибки в ранее выставленных счетах 3) выявления покупателем недостатков товара, если стороны договорились на уменьшение стоимости и т.д.

В нормативных актах Республики Молдова термин «Кредит-нота» не упоминается, но этот документ используется, прежде всего, в международной практике и международных контрактах. Обычно, возможность и условия выставления Кредит-ноты прямо указаны в договоре.
Учет и налогообложение операций с кредит-нотой зависит от того, какова суть операции. Так, если кредит-нотой отражается скидка, то в учете следует отразить скидку. Если кредит-нотой отражается уменьшение стоимости товара, то и в учете отражаются операции по корректировке стоимости.

Дебет-нота (анг. Debit Note, Debit Memo) — это письменное сообщение, направленное продавцом покупателю, в котором продавец извещает покупателя о том, что сумма задолженности покупателя перед продавцом увеличивается на указанную в дебет-ноте сумму.
Некоторые предприятия следуют практике выдачи дебетовых нот клиентам, когда они продают им товары, или поставляют услуги до их оплаты, чтобы зафиксировать суммы, причитающейся им и сроки их выплаты.

В нормативных актах Республики Молдова термин «Дебет-нота» не упоминается, но этот документ может использоваться, прежде всего, в международной практике и международных контрактах. Обычно, возможность и условия выставления Дебет-ноты прямо указаны в договоре.

Общая информация

E-счет на оплату
Преимущества
Преимущества для Продавцов
Преимущества для Покупателей
Преимущества для Менеджеров
Элементы счета на оплату
Процесс выставления счета на оплату
Автоматизация управления дебиторской задолженностью
Автоматизация учета кредиторской задолженности
Примеры использования
Глоссарий
Счет на предоплату. Особенности
Своевременная оплата счета
Эволюция счетов на оплату

Функциональность

Возможности
Функционал
Шаблоны электронных счетов
Простой счет на оплату
Счет на оплату Товаров
Счет на оплату услуг
Счет фрилансера
Счет-проформа

Финансовый сектор Молдовы

Перечень Банков Молдовы
Банки интернет эквайеры
Платежные системы Молдовы
E-invoicing в Европе

Интеграции

Интеграции
Процедура интеграции с 1С:8
Импорт счетов в формате CSV
CRM. Обзор
e-Invoicing. Обзор интеграций

Центр документации

Быстрый старт »
Руководство пользователя »
Руководство разработчика »
Справочник по API »
Загрузки »

Налоговая накладная

Налоговая накладная и e-Factura
Элементы Налоговой Накладной
Счет на оплату и Налоговая Накладная.
В чем разница??

Правовая информация

Условия и положения
Политика Конфиденциальности
Политика куки »

Блог

Лучшие практики
Автоматизация дебиторской задолженности

Электронные счета на оплату нужно отправлять в спецформате

Минфин вместе с ФНС утвердили правила формирования электронной версии счета на оплату. Порядок распространяется только на те счета, которые необходимо направлять по требованию в налоговую по ТКС или через личный кабинет. Сканкопии формируют по иным правилам.

10 января Минфин опубликовал проект Приказа, где подробно описан формат предоставления счета на оплату в электронном виде. В законопроекте ФНС уточнила необходимые реквизиты, которые необходимы для формирования счета программой. При этом новый порядок распространяется на отправку документа по требованию налоговой.

Новый формат счета на оплату по требованию ФНС

На основании положений НК РФ организация не обязана пользоваться счетом на оплату. Соответственно, шаблон документа законодательно не утвержден. При этом компания вправе составить индивидуальный бланк с необходимыми реквизитами. Они тоже не унифицированы, так как предприятие может самостоятельно разработать их перечень и правила отправки контрагенту. Несмотря на простоту и необязательность документа, ФНС может требовать его, например, для проверки. В этом случае на основании п. 2 ст. 93 НК РФ счета разрешают присылать в бумажном виде, как копии оригиналов, или в электронном формате по ТКС. Электронный документ можно формировать не только в программе. Допустимо конвертировать бумажный вид в формат tif, jpg, pdf, png. Однако новый законопроект распространяется на счета, составленные в особом виде. Так, согласно пункту 2 главы I порядка отправки счета на оплату по требованию, документ необходимо зашифровать в формат .xml версии 1.01 ч. 998. А далее сформировать и отправить счет в соответствии с порядком. По словам налоговиков, процесс сократит время для участников процесса, автоматизируя взаимодействие между налогоплательщиком и ведомством. Счет на оплату может заменить договор, где указан срок оплаты, банковские реквизиты, сумма платежа и, возможно, данные сторон.

Срок отправки документа электронным способом

от основания предоставления ─ во время проверки документов или вне мониторинга;
кем является объект, у которого требуют счет, ─ проверяемым или его контрагентом.

При этом метод, используемый для отправки требования без проверки, влияет на срок не меньше. Например, у организации есть:

10 рабочих суток на отправку счетов, если дата предоставления запроса указана в соответствующем поле или в квитанции о приеме документа;
16 дней с даты отправки запроса по почте, но если требование пришло раньше, чем через 6 суток со дня его отправки, то срок составит 10 суток;
11 рабочих суток с момента размещения требования в личном кабинете на портале ФНС.

Если же организация не отправит истребованные счета на оплату, то налоговая выпишет ей штраф в соответствии с п.п. 1 и 2 ст. 129.1 НК РФ. Так, организации заплатят 5 000 рублей в первый раз, а при вторичном правонарушении сумма вырастет в 4 раза ─ 20 000 рублей. Кроме того, за непредоставление документов, которые запрашивает ФНС, может нести ответственность уполномоченное лицо. Ему начислят санкцию согласно п. 1 ст. 15.6 КоАП РФ, от 300 до 500 рублей.

Что такое электронный счет на оплату

Счет на оплату — коммерческий документ, выданный продавцом покупателю и содержащий перечень товаров и/или услуг, их формальные особенности, количество и цену, условия поставки, включенные в цену налоги и сведения об отправителе и получателе.

Счет на оплату является важным элементом внутреннего контроля и аудита бухгалтерского учета.

«Хороший счет на оплату» — это документ, защищающий ваш бизнес от ошибок и рисков.

«Правильные инструменты выставления счетов» помогут вам упростить процесс выставления счетов, улучшить ваш денежный поток и даже упростить учет.

Компании должны доставлять счета, чтобы потребовать оплату. Счет на оплату — это соглашение, показывающее согласие обеих сторон на указанную цену и условия оплаты.

Назначение счетов на оплату

Ведение записей

Отслеживание платежей

Бизнес-аналитика

Электронный счет на оплату

Электронный счет на оплату (анл. Electronic invoice, or e-Invoice) – это цифровой счёт на оплату, который передаётся из одной информационной системы в другую, например, из бухгалтерской программы предприятия — продавца/поставщика в бухгалтерскую программу контрагента (покупателя/плательщика). Поставщик и получатель могут быть как коммерческая компания, так и государственное учреждение/предприятие.

Преимущества.
Экономия времени, снижение расходов компании, уменьшение количества ошибок при вводе данных в бухгалтерскую программу.

Цель — минимизация объемов работы и количества персонала, вовлеченного в создание счета на оплату. Услуга e-Cont.md делает большую часть работы за людей. Кроме того, исчезает необходимость распечатывать счёт, посылать его по E-mail (или каким-то другим способом), вводить в бухгалтерскую программу.

С технической точки зрения, электронный счета на оплату — это оборот (отправка, получение и хранение) счетов между поставщиком и покупателем в интегрированном электронном формате без использования бумажных счетов в качестве оригиналов документов.

Что такое истинный (полноценный) электронный счет

Электронное выставление счетов заключается в том, что они должны содержать данные от продавца/поставщика в формате, который может быть введен (интегрирован) в Учетную систему покупателя без необходимости ввода каких-либо данных со стороны администратора или бухгалтерии покупателя.

Поскольку это позволяет использовать несколько форматов, полезно применять следующие рекомендации:

Истинный электронный счет

Структурированные данные счетов, выпущенные в форматах электронного обмена данными (EDI) или XML;
Структурированные данные счетов, выставляемых с использованием стандартных веб-форм в Интернете.

Неистинный электронный счет

Неструктурированные данные счетов в форматах PDF, Microsoft Word или Open Document;
Отсканированные бумажные счета на оплату.

Несмотря на то, что значительной экономии средств и времени можно добиться, исключив бумажную и ручную обработку счетов на оплату, реальные преимущества электронного выставления счетов заключаются в уровне интеграции между поставщиком товаров или поставщиком услуг и покупателем, а также между программным обеспечением для выставления счетов и и другими бизнес-системами.

Счет на оплату — Законодательство Республики Молдова

Счет на оплату ЯВЛЯЕТСЯ первичным документом, но НЕ является первичным документом СТРОГОЙ отчетности
Для счетов, выставленных в электронной форме подпись не является обязательным элементом.