Как подключить электронный документооборот

Подключение к ЭДО Контур.Диадок

Чтобы подключить электронный документооборот Диадок, выполните несколько простых действий:

Оплатите предоставленный
нами счет

Установите ЭП и приступайте
к работе

Подключите лучший тарифный план
Контур. Диадок под ваши потребности

По 7,6 за документ

По 7 за документ

По 6,5 за документ

По 6,2 за документ

По 6 за документ

По 5,7 за документ

Получить ЭЦП для работы с ЭДО

Получите электронную подпись по лучшей стоимости в 1 клик

Больше 12 000 документов?
С Контур.Диадок это
не проблема!

Заказать больше 12 000 док.

Заполните форму и нажмите «Отправить»
Наш специалист свяжется с вами в ближайшее время!

Условия подключения к ЭДО от Контур .Диадок

Диадок – это замечательная возможность сделать документооборот грамотным, удобным и быстрым. Все наши тарифы – более чем доступны для любой социальной категории заказчиков, с их помощью можно существенно сэкономить собственные финансы на электронный документооборот.

Каждый из представленных тарифов включает в стоимость следующие функции:

• Файлообменника в текстовом формате;
• Наличие доступа к полученным документам;
• Подпись с дальнейшей обработкой документации;
• Возможность выполнять согласование документов;
• Гарантия доступа работников к сервису в режиме просмотра;
• Профессиональная техническая поддержка 24/7;
• Бессрочное хранение документов на аппаратном ПО СКБ Контур.

Список годовых тарифов уже включает сумму предоплаты за передачу документов в установленном количестве. По завершению периода действия тарифа или завершения активации его пакета клиент подключается к тарифному плану ЭДО «Универсальный» в автоматическом режиме.

Оплата осуществляется исключительно за документы, по которым завершается электронный документооборот.

На основании действующего законодательства РФ (26 поправка НК, п. 2 ст. 149) эти суммы не облагаются налогом НДС.

Чтобы работать в Контур.Диадок, заказчику не понадобится оформлять сотрудничество посредством подписания соглашения на бумаге. Для входа в личный кабинет он может использовать сертификат собственной ЭЦП, где отметить пункт согласия со всем написанным в договоре. Кроме этого ничего больше не понадобится.

Если вы используете систему Контур.Экстерн, это означает, что у вас уже имеется доступ к сервису Диадок. Просто нажмите на иконку «Первичка», а после перейдите во вкладку «Все документы».

Как работать с ЭДО

Разберем основы работы в Диадоке: управление личным кабинетом, поиск и приглашение контрагентов, операции с документами.

Начало работы

Шаг 1 Шаг 2 Шаг 3 Шаг 4 Шаг 5

Чтобы пользоваться Диадоком, нужно внести информацию о компании в личном кабинете. Для этого нажмите «Настройки» и перейдите в раздел «Реквизиты организации».

Заполните обязательные реквизиты: ОГРН, код ИФНС и юридический адрес. Название и КПП организации система загружает автоматически из базы единых государственных реестров юридических лиц и индивидуальных предпринимателей (ЕГРЮЛ и ЕГРИП). Если вам нужно исправить эти реквизиты, обратитесь в техподдержку.

Укажите контакты специалиста, ответственного за ЭДО. Эта информация будет полезна контрагентам. Также для их удобства можно заполнить поле «Чем занимается организация» в разделе «Реквизиты».

На вкладках «Подразделения» и «Сотрудники» можно настроить структуру компании и внести данные работников, которые будут пользоваться сервисом ЭДО.

На странице «Персональные настройки» укажите адрес электронной почты и выберите типы уведомлений, которые хотите получать. Это нужно, чтобы быстро узнавать о новых документах и ответах контрагентов.

Работа с документами

Все документы в сервисе разделены по папкам: «Входящие», «Исходящие», «Внутренние», «Черновики», «Удаленные».

Добавить новый документ в Диадок можно двумя способами:

Подключение к ЭДО

Чтобы начать пользоваться ЭДО, нужно оформить квалифицированную электронную подпись (КЭП), подключиться к оператору электронного документооборота и настроить процессы внутри компании. На данной странице описано, как подключить ЭДО за 5 шагов:

Оформить КЭП

Для ЭДО с контрагентами понадобится квалифицированная электронная подпись. Это самый защищенный вид электронной подписи (ЭП  ). Ей можно подписывать договоры, счета-фактуры, универсальные передаточные документы, акты и другие документы. Электронные документы, подписанные КЭП, юридически значимы без заключения дополнительных соглашений с контрагентами.

Для руководителя или ИП

Директора фирм и предприниматели получают сертификаты ЭП в ФНС или у ее доверенных лиц. Руководитель использует КЭП самостоятельно и только на одном компьютере. Скопировать ее для сотрудников нельзя, для них выпускают отдельные подписи.

Получить сертификат в налоговой можно и с помощью Контура. Поможем оформить КЭП директора, настроим компьютер, установим сертификат ЭП.

Для сотрудников

Для каждого сотрудника, который подписывает документы, выпускают КЭП физлица. Подпись оформляют в аккредитованном удостоверяющем центре.

ЭП физлица не содержит данных об организации, где работает сотрудник. Чтобы подтвердить его полномочия, нужно использовать машиночитаемую доверенность (МЧД).

Выбрать оператора ЭДО

Оператор ЭДО — организация, которая обеспечивает обмен электронными документами. Работа через официального оператора электронного документооборота гарантирует сохранность и безопасность документов.

Критерии выбора оператора:

Надежность провайдера

Доверять стоит провайдеру, который входит в реестр ФНС, относится к системообразующим предприятиям, представлен на рынке ЭДО более 10 лет.

Техническая поддержка

Удобно, когда с экспертами можно связаться в любое время суток и по разным каналам, включая онлайн-чат, почту, мессенджеры и телефон.

Понятный интерфейс

Чем легче разобраться в работе сервиса, тем быстрее сотрудники его освоят. Узнать больше о сервисе можно, посмотрев обучающие видео или подключив тестовый ящик.

Функциональность сервиса

Определите свой запрос при подключении ЭДО и выбирайте сервис, который отвечает ему. Например, вам нужна интеграция с учетной системой или настройка маршрутизации.

Количество подключенных компаний

Роуминг с другими операторами 

С роумингом неважно, работает контрагент в этом же сервисе ЭДО или другом, вы сможете отправлять друг другу электронные документы.

Чтобы выбрать оператора, можно опираться на рейтинг ФНС. СКБ Контур занял в нем первое место

Выбрать способ работы
в системе ЭДО

Выберите способ подключения к ЭДО, подходящий вашей организации:

Веб-версия

Нужен только выход в интернет, работает через браузер и не требует установки специальных программ.

Интеграция с учетной системой: 1С и др.

После настройки интеграции сотрудники продолжат работать в привычном интерфейсе.

Оформить локальные нормативные акты и обучить сотрудников

Документы при переходе на ЭДО

При переходе на ЭДО нужно подготовить два внутренних документа:

• Приказ
• Положение об электронном документообороте

Адаптация сотрудников к изменениям

Перевод в систему ЭДО бухгалтерских документов

Если вы переводите в систему ЭДО бухгалтерские документы, необходимо внести изменения в учетную политику организации.

Обучение по ЭДО

Обучение по ЭДО вы можете организовать самостоятельно или предложить сотрудникам пройти бесплатный курс Контур.Диадока с практическими заданиями.

Подключить контрагентов

Сообщите контрагентам, что используете ЭДО. Если они уже подключены к системе, отправьте приглашение в сервисе. Если нет, предложите перейти на ЭДО:

Email-рассылка или обзвон

Расскажите, что это и зачем нужно. Напишите официальное письмо от имени компании, отправьте массовую email-рассылку или обзвоните контрагентов.

Пункт об ЭДО в договоре

Добавьте в договор с партнером пункт об электронном документообороте или заключите с ним доп. соглашение.

Информация на сайте

Проинформируйте контрагентов на своем сайте.

Как пригласить контрагентов в Диадоке

Документы для подключения

Для подключения ЭДО не нужно отправлять оператору пакет документов и подписывать что-то на бумаге. Чтобы начать работать в Контур.Диадоке, достаточно зарегистрироваться в сервисе и принять условия лицензионного договора. Это делается в электронном виде, когда вы первый раз войдете в систему.

Квалифицированная электронная подпись понадобится и для полноценной работы в сервисе. Выше мы писали, что директор получает ее в ФНС, а сотрудники — в аккредитованных удостоверяющих центрах. Список размещен на сайте Минцифры.

Документы для получения КЭП:

• Паспорт
• Свидетельство или уведомление о постановке на налоговый учет
• СНИЛС

Иногда в удостоверяющем центре могут запросить дополнительные документы, лучше уточнить это заранее. В УЦ Контура помогут выпустить КЭП директору и оформят КЭП на сотрудника. Найдите ближайший офис в вашем городе:

Найти ближайший офис

Заявление на подключение ЭДО

Чтобы начать работать с оператором ЭДО, нужно направить ему запрос на подключение. На основе заявления оператор сообщит в ФНС, что его клиент перешел на ЭДО.

В Диадоке заявление формируется автоматически при первой попытке отправить формализованный документ. Дальше представителю организации нужно только подтвердить отправку заявления.

Сколько стоит подключить ЭДО

Подключение, использование сервиса, хранение неограниченного объема документов и их получение в Диадоке бесплатны. Так, если компания будет только принимать документы, она может подключиться к сервису без затрат.

Для отправки документов нужно оплатить пакет исходящих — определенное количество документов на год. Чем больше документов в пакете, тем дешевле выходит передача одного документа.

ЭДО с контрагентами

Электронный документооборот (ЭДО) — это обмен электронными документами между контрагентами по зашифрованным каналам связи. Такая система действует на законных основаниях, поэтому документы являются юридически значимыми. ЭДО между контрагентами позволяет быстро и безопасно обмениваться УПД, счетами-фактурами, актами, накладными и многими другими типами документов.

В этой статье:

• Преимущества обмена с контрагентами по ЭДО
• Как организовать переход на ЭДО с контрагентами
• Что нужно для ЭДО с контрагентами
• Вопрос-ответ

Попробуйте быстрый обмен документами

Переходите на ЭДО и ускорьте процесс доставки и подписания документов

Преимущества обмена с контрагентами по ЭДО

В компаниях не всегда понимают, почему обмениваться электронными документами лучше, чем бумажными. Организация ЭДО с контрагентами позволяет:

• выделять меньше времени и финансов на содержание архива,
• снижать расходы на печать и транспортировку бумажных документов,
• отслеживать все статусы документооборота,
• исключить потери документов,
• обеспечить конфиденциальность материалов на всех этапах.

Сервисы электронного документооборота помогают настроить удобный формат работы с контрагентами, соответствовать законодательству и экономить. Коротко о выгодах ЭДО ― в ролике с конференции DiadocDay 2022:

Как организовать переход на ЭДО с контрагентами

Не все компании имеют представление о том, как работать по ЭДО с контрагентами, поэтому часто передают документы просто через электронную почту. Вид такого документооборота называется прямым. Компании сами организовывают обмен, а также ведут контроль за безопасностью передаваемых данных.

Главная проблема прямого обмена — счета-фактуры в таком виде недействительны. Налоговый кодекс РФ требует при передаче электронных счетов-фактур в обязательном порядке применять квалифицированную электронную подпись (КЭП) и выставлять электронные счета-фактуры через оператора ЭДО. Задача последнего — зафиксировать, когда отправлен и получен документ, при этом сохранить его статусы и проверить подлинность КЭП.

Электронный обмен с помощью оператора значительно проще, так как подключить и настроить ЭДО с контрагентом поможет оператор, от компании требуется присоединиться к готовому регламенту. При таком порядке электронного обмена все документы имеют юридическую силу, поэтому их принимает ФНС. Дополнительно в ЭДО фиксируется каждое изменение документа.

Что нужно для ЭДО с контрагентами

Для того чтобы организовать обмен документами с электронной подписью, важно спланировать переход организации на ЭДО.

Как организовать ЭДО с контрагентами в организации

Порядок перехода на ЭДО между контрагентами можно разделить на несколько шагов:

1. Разберите, как проходит работа в бумажном формате. Важно понять, какие сотрудники заняты в процессе, какие этапы проходят УПД, счета-фактуры, акты, накладные и прочие документы.
2. Получите КЭП в удостоверяющем центре. Подпись понадобится тем сотрудникам, которые будут проверять и подписывать документы.
3. Подключитесь к оператору ЭДО и выберите способ интеграции. Интеграционные решения позволяют настроить электронный обмен в привычной для пользователя системе.
4. Выпустите приказ о переходе на ЭДО с контрагентами.
5. Отправьте приглашения для обмена документами своим поставщикам и заказчикам.

У приглашения к ЭДО между контрагентами в законодательстве нет конкретных требований. Приглашения отправляются прямо в сервисе. Дополнительно можно воспользоваться инструментами Диадока — готовыми текстами электронных писем, баннерами и новостями о переходе на электронный обмен документами. У оператора есть и другие шаблоны материалов для подключения ваших партнеров.

Переходите на ЭДО с Диадоком

Как начать ЭДО с контрагентом

Фактически началом работы с электронными документами становится тот момент, когда компании направляют друг другу приглашения на обмен и принимают их в сервисе.

Для того чтобы принять приглашение, сделайте несколько шагов:

1. В Диадоке зайдите на вкладку «Контрагенты» и выберите пункт «Приглашают вас». Все новые запросы будут отражаться в этой вкладке.

2. Если вы готовы обмениваться документами в электронном виде с компанией, нажмите кнопку «Принять приглашение» в карточке этой компании.

3. Нажимайте «Отказать», если не готовы к обмену. Компания попадет в список заблокированных. Передумаете — направьте приглашение ей самостоятельно.

Пригласить другие компании к обмену так же просто:

1. На той же вкладке «Контрагенты» перейдите в раздел «Поиск и приглашение». Там работает поиск — вводите название компании или ИНН.

2. Найдите вашего бизнес-партнера, нажмите на кнопку «Отправить приглашение» и ждите согласия от компании.

3. Если вы хотите проверить несколько компаний за раз, загрузите xls-файл со списком ИНН.

4. Компании будут сгруппированы в три категории: работают в сервисе, есть доступ и неподключенные. Приглашения можно отправить всем или выбрать конкретные организации.

После того как обе стороны приняли приглашения, они появляются друг у друга на вкладке «Ваши контрагенты» в Диадоке.

Начинайте обмениваться электронными документами с контрагентами уже сейчас