Настроить и подключить к СБИС ОФД новую онлайн-кассу
С помощью СБИС (Saby) можно не только подключить кассу к ОФД, но и поставить ее на учет в налоговой инспекции. Порядок работы зависит от того, на каком сайте вы запускаете мастер: sbis.ru, online.sbis.ru или ofd.saby.ru.
Выберите sbis.ru, если подключаете к СБИС ОФД первую кассу и у вас еще нет личного кабинета в СБИС.
В личном кабинете СБИС
Касса должна не только печатать чеки, но и передавать их в налоговую инспекцию через оператора фискальных данных (54-ФЗ от 22.05.2003). Для этого нужно поставить ее на учет в ФНС, настроить и подключить к ОФД.
- квалифицированная электронная подпись, оформленная на имя директора юрлица или ИП, который подает заявление на регистрацию ККТ. Подпись должна быть зарегистрирована в СБИС;
- Как зарегистрировать электронную подпись в СБИС?
Перед тем как приступить к работе, настройте фискальный регистратор или введите на автономной кассе параметры обмена. Это нужно, чтобы данные отчета о регистрации поступили в ОФД.
1. Зарегистрируйте ККТ в ФНС
2. Сформируйте отчет о регистрации
3. Подключите ККТ к ОФД
4. Проверьте подключение- Авторизуйтесь в личном кабинете и перейдите:
- на online.sbis.ru в раздел «Кассы/ОФД», «Бизнес/Кассы/ОФД» или «Бизнес/Розница/Кассы» (зависит от конфигурации СБИС) на вкладку «Кассы»;
- на ofd.saby.ru — в раздел «Кассы».
Чтобы добавить кассу на основной адрес и КПП компании, выберите в списке «Головная компания». Отдельную точку продаж для нее создавать не нужно.
Нажмите и проверьте адрес торговой точки. Введите название точки продаж и укажите руководителя.
-
Какой КПП указать крупнейшему налогоплательщику?
- модель, заводской номер и номер фискального накопителя;
- фактический адрес места установки кассы;
- налоговую инспекцию, в которой зарегистрирована организация или ИП;
- Что делать, если налоговой инспекции нет в списке?
Убедитесь, что данные о ККТ указаны верно. За ошибки организация может получить штраф.
Итог: кассе присвоен регистрационный номер. Распечатайте на ККТ отчет о регистрации.
Онлайн-касса для ИП: полное руководство по выбору и установке
Большинство индивидуальных предпринимателей, которые ведут бизнес на территории России, обязаны использовать онлайн-кассу и отправлять в ФНС данные о принятых платежах. Правильный подбор кассы для ИП поможет упростить работу продавца и увеличить производительность торговой точки. Разберёмся в том, какие модели онлайн-касс для ИП продаются сегодня, как выбрать ККТ для своего магазина и начать работу с ней.
Виды онлайн-касс для ИП
Сейчас на рынке представлено несколько типов касс для ИП. Все эти устройства выполняют главные задачи ККТ: формируют чеки, распечатывают их для клиента и отправляют в налоговую службу. Однако разные типы онлайн-касс отличаются друг от друга дополнительными возможностями. Помимо «физических» моделей, которые будут стоять в кассовой зоне магазина, производители техники предлагают и электронные кассы для ИП, работающие как программа по подписке. Перед покупкой кассы для ИП рассмотрим все виды устройств.
Автономные кассы
Кнопочные автономные онлайн-кассы обладают скромной функциональностью по сравнению с кассами других видов и потому стоят дешевле. С помощью такого устройства продавец сможет только фискализировать сделку: пробить чек и передать данные о продаже в ФНС. Кроме того, в автономную кнопочную кассу можно внести товарную номенклатуру. Наименования товаров вводятся вручную или загружаются с ПК с помощью специальной программы.
Смарт-терминалы
Смарт-терминал — это онлайн-касса с сенсорным экраном. Этот вид ККТ подойдёт тем предпринимателям, которые хотят печатать чеки, собирать статистику продаж и создавать карточки товаров и услуг с помощью одного устройства. Благодаря дополнительным программам пользователи смарт-терминала смогут составлять график работы мастеров, вести клиентскую базу и отправлять покупателям информацию о скидках.
Фискальные регистраторы
У этого типа онлайн-касс нет дисплея. Фискальные регистраторы могут работать только при подключении к ПК. Такой тип онлайн-кассы подойдёт тем предпринимателям, которые уже установили в торговой точке компьютер с товароучётной системой и кассовым ПО, но не приобрели технику для фискализации сделок и печати чеков.
Облачные кассы
Цифровые кассы для ИП — удобный аналог обычной онлайн-кассы для предпринимателей, которые продают товары только в интернет-магазине. Облачная касса находится не в офисе продавца, а в дата-центре провайдера, у которого предприниматель арендовал устройство. Для того чтобы ККТ пробивала чеки, продавец должен интегрировать её с эквайринговым модулем, установленным на сайте. Когда клиент оплатит покупку, интернет-касса для ИП получит сигнал и сформирует чек автоматически. Если продавцу потребуется узнать данные о сделке, он сможет увидеть их в Личном кабинете ОФД или в специальном облаке.
Как выбрать онлайн-кассу для ИП
Чтобы подобрать кассу и терминал для ИП, нужно обратить внимание на несколько параметров. Количество покупателей. Если вы ищете онлайн-кассу для магазина с высокой проходимостью, вам потребуется устройство с автоотрезчиком чековой ленты и скоростью печати чека от 200 мм/сек. Например, справиться с большим потоком покупателей поможет фискальный регистратор АТОЛ 22 v 2Ф. Место расчётов. Для обычной работы в торговом зале подойдут фискальные регистраторы АТОЛ 22 v 2Ф и АТОЛ 30Ф. Если продавец открыл интернет-магазин и ищет онлайн-кассу для ИП без аппарата, ему понравится облачная касса АТОЛ Онлайн, которую можно интегрировать с наибольшим количеством эквайринговых сервисов и CMS в сравнении с конкурентами. Если же ИП хочет использовать одно устройство для стационарной торговли и фискализации покупок из интернет-магазина, ему можно приобрести смарт-терминал Эвотор 7.2 и установить на него ПО «Бизнес.Ру – Онлайн-чеки» для интеграции с сайтом. Бюджет на покупку ККТ. Как сэкономить на кассе для ИП? Предпринимателю с небольшим бюджетом подойдёт дешёвый фискальный регистратор АТОЛ 30Ф. Молодому бизнесу стоит обратить внимание на смарт-терминалы фирмы Эвотор, например, Эвотор 5i. Главные преимущества этой модели — простая интеграция эквайринга и минимум затрат на учёт продаж. Благодаря своей многофункциональности эта онлайн-касса удобна для ИП без работников. Функциональность. Если ИП требуется не просто пробивать чеки и отправлять их в налоговую, а оборудовать пункт для товарного учёта, ему стоит установить в кассовой зоне POS-систему. Эксперты «Астрал ККТ» рекомендуют приобрести регистратор АТОЛ 22 v 2Ф для формирования и печати чеков, POS-терминал АТОЛ Optima для управления кассой и установить на него облачную версию «1С:Касса» для контроля за товарной номенклатурой и назначения цен на продукцию. Если магазин продаёт алкоголь и должен отправлять данные в ЕГАИС, при оформлении «1С:Касса» потребуется выбрать тариф «Расширенный». В остальных случаях можно использовать «Стандартный» пакет ПО. Наличие кассы в реестре ФНС. При покупке любого аппарата важно проверить, внесена ли выбранная модель в реестр ККТ, составленный налоговой службой. Использовать устройства, которые не включены в этот перечень, запрещено законом. Задумались о том, где взять онлайн-кассу для ИП? В интернет-магазине «Астрал ККТ» вы найдёте все популярные модели смарт-терминалов и фискальных регистраторов. Все устройства, представленные в каталоге, прошли проверку ФНС и содержатся в госреестре.
Как установить и подключить онлайн-кассу: пошаговое руководство
-
Покупка онлайн-кассы и подбор фискального накопителя (ФН). Основное отличие разных моделей ФН — срок их работы, который по умолчанию составляет 15 или 36 месяцев. Согласно закону № 54-ФЗ, при выборе фискального накопителя нужно учитывать налоговый режим и сферу деятельности ИП.
Условия работы Срок службы ФН ИП на спецрежиме (УСН, ПСН, ЕСХН) Не менее 36 месяцев ИП совмещает общий и специальный режимы налогообложения Не менее 13 месяцев ИП только оказывает услуги (даже при ОРН) 36 месяцев Сезонная работа (даже если УСН/ПСН/ЕСХН) Не менее 13 месяцев Торговля подакцизными товарами Не более 410 дней (срок автоматически уменьшается после активации ФН в кассе с признаком торговли подакцизами) Автономный режим работы 410/560 дней (срок автоматически уменьшается после регистрации кассы с ФН на 15/36 месяцев) Стоимость установки кассы для ИП зависит не только от модели устройства, но и от организации, которая оказывает предпринимателю техническую поддержку. Чтобы установить кассу для ИП под ключ быстро и по низкой цене, обратитесь к специалистам «Астрал ККТ».
Как работает онлайн-касса
Разобраться в том, как работает онлайн-касса для ИП, несложно. Общая схема работы с онлайн-кассой для ИП выглядит так:
- Покупатель оплачивает товар.
- Онлайн-касса формирует чек, данные о расчёте сохраняются в память фискального накопителя.
- Кассир печатает чек или отправляет его покупателю в электронном виде.
- Касса отправляет чек оператору фискальных данных (ОФД).
- ОФД передаёт чек в налоговую.
- ФНС одобряет транзакцию и сохраняет данные.
После совершения покупки клиент может проверить чек в специальном приложении от ФНС, на портале налоговой службы или на сайте оператора фискальных данных.
Если ИП использует кассу для салона красоты или другого предприятия, которое оказывает услуги, а не продаёт товары, принцип работы онлайн-кассы будет таким же. Предприниматели из сферы услуг имеют право выдавать своим клиентам не чеки, а бланки строгой отчётности (БСО), которые формируются с помощью онлайн-кассы. БСО должны содержать те же реквизиты, что и обычные кассовые чеки.
Когда ИП не нужна онлайн-касса
Правила использования касс для ИП даны в законе № 54-ФЗ. Применять онлайн-кассу при продаже товаров и оказании услуг обязаны почти все предприниматели. Исключения перечислены в статье 2 закона о ККТ. Вне зависимости от налогового режима принимать платежи без онлайн-кассы могут те ИП, которые:
- Сдают в аренду принадлежащие им жилые помещения.
- Продают газеты и журналы в киосках.
- Обеспечивают питанием учеников и сотрудников школ, университетов, колледжей.
- Продают товары на ярмарках и рынках без павильонов, киосков, палаток.
- Продают товары вразнос с рук или из ручных тележек.
- Принимают от населения утильсырьё и стеклянные изделия.
- Ремонтируют обувь, ключи, металлическую галантерею.
- Продают мороженое в киосках.
- Продают безалкогольные напитки, воду или молоко на розлив.
- Присматривают за детьми, престарелыми, больными.
- Продают квас, молоко, растительное масло, керосин, живую рыбу из автоцистерн.
- Торгуют овощами вразвал.
- Продают изделия народных художественных промыслов, которые изготовили сами.
- Занимаются вспашкой огородов и распиловкой дров.
- Продают бахилы в розницу.
- Оказывают услуги носильщиков на вокзалах и в портах.
В других ситуациях, например, если ИП оказывает юридические услуги на УСН, онлайн-касса нужна.
Онлайн-кассу могут не использовать ИП на патенте, если они занимаются одним из видов деятельности, указанных в пункте 2.1 статьи 2, за исключением продажи подакцизной и маркированной продукции. Однако эти предприниматели обязаны выдавать своим клиентам документ, который заменит чек и будет служить подтверждением того, что платёж был принят.
Если ИП становится плательщиком налога на профессиональный доход (НПД), он также может не применять онлайн-кассу. В этом случае вместо ККТ потребуется использовать приложение «Мой налог» и пробивать чеки с его помощью.
Если местность, в которой работает ИП, признана труднодоступной, предприниматель также может принимать платежи без онлайн-кассы. При этом продавец обязан выдавать покупателям чеки или другие документы, подтверждающие сделку. Если же ИП находится на территории, отдалённой от сетей связи, он может использовать кассу в автономном режиме, без подключения к интернету. Списки труднодоступных и отдалённых от сетей связи территорий составляют и публикуют на своих сайтах субъекты РФ.
Многие ИП, которые не обязаны применять онлайн-кассу, используют её несмотря на послабления. Благодаря современной ККТ продавец может быстро и легко принять наличные и безналичные платежи. Если онлайн-касса подключена к интернету, она автоматически передаст данные о расчётах в ФНС и избавит предпринимателя от необходимости выгружать эти сведения и отправлять их в налоговую самостоятельно. Подобрать и оформить кассу для ИП вы сможете в интернет-магазине «Астрал ККТ».
Онлайн-касса и УСН
Нужна ли онлайн-касса для ИП на УСН? Большинство ИП, которые применяют упрощённый налоговый режим (УСН), должны использовать кассу. Однако ИП на «упрощёнке» могут отказаться от применения ККТ, если они работают в местности, которая признана труднодоступной. Перечни таких территорий размещаются на сайтах субъектов РФ.
Кроме того, касса для ИП на УСН не потребуется, если предприниматель занимается одним из видов деятельности, указанных в части 2 статьи 2 закона о ККТ. Например, если предприниматель ремонтирует обувь или собирает утильсырьё для переработки, онлайн-касса ему не нужна.
С оформлением кассы для ИП в налоговой службе помогут сотрудники «Астрал ККТ». Наши специалисты зарегистрируют онлайн-кассу в ФНС и ОФД, чтобы вы могли быстро начать работу.
Штрафы за отсутствие онлайн-кассы у ИП
Нарушение Наказание Неприменение ККТ Штраф в размере 25-50% от суммы расчёта, но не менее 10 тысяч рублей Повторное неприменение ККТ (в случае если сумма расчётов без кассы составила 1 млн рублей или более) Приостановление деятельности на срок до 90 суток Применение ККТ с нарушением требований закона № 54-ФЗ: использование незарегистрированной ККТ, отсутствие фискального накопителя или договора с ОФД, формирование чеков с ошибками и т.д. Штраф в размере от 1,5 до 3 тысяч рублей Невыдача клиенту кассового чека или бланка строгой отчётности Штраф в размере 2 тысячи рублей Игнорирование запросов налоговой или представление документов по запросу с опозданием Штраф в размере от 1,5 до 3 тысяч рублей Как подключить и зарегистрировать онлайн-кассу: пошаговая инструкция
Если установить онлайн-кассу неправильно, можно сломать фискальный накопитель, нарушить закон и получить штрафы. Рассказываем, как избежать ошибок.
Иллюстрация: Оля Ежак для Skillbox Media
Ксеня Шестак
Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры — пять лет в банке и три — в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.
Большинство компаний и ИП должны использовать в своей работе онлайн-кассы. С помощью онлайн-касс регистрируют расчёты с покупателями, формируют чеки и передают данные в налоговую.
В статье даём инструкцию по подключению онлайн-касс. Она будет полезна всем компаниям и предпринимателям, которые делают это впервые.
- Что такое онлайн-кассы и кому нужно их устанавливать
- Что нужно для подключения онлайн-кассы
- Как подключить онлайн-кассу и зарегистрировать её в налоговой
Что такое онлайн-кассы и кому нужно их устанавливать
Онлайн-касса (или ККТ ) — аппарат для расчёта с клиентами и учёта продаж. В ней есть специальный чип — фискальный накопитель, который сохраняет данные о расчётах, формирует чеки, шифрует и передаёт эти данные в ФНС через оператора фискальных данных (ОФД).
Подробнее об онлайн-кассах — как они работают, какие есть виды онлайн-касс и по каким критериям их выбирать — мы рассказали в этой статье Skillbox Media.
Онлайн-кассы должны использовать практически все предприниматели и юридические лица. Есть некоторые исключения — они перечислены в статье 2 №54-ФЗ. Например, ККТ могут не устанавливать:
- предприниматели на НПД;
- предприниматели на патенте по некоторым видам деятельности;
- компании и ИП, которые из-за условий работы не могут проводить расчёты с помощью ККТ — например, торгуют на рынках и ярмарках, оказывают услуги по присмотру за детьми и людьми с инвалидностью, продают газеты или мороженое в ларьках;
- компании и ИП, которые работают в отдалённых и труднодоступных местах.
Важно регулярно следить за обновлениями этого закона — исключения периодически отменяют.
Что нужно для подключения онлайн-кассы
Перед тем как подключать и регистрировать онлайн-кассу, нужно:
- выбрать и купить ККТ;
- выбрать и купить фискальный накопитель (ФН);
- получить квалифицированную электронную подпись (КЭП).
Выбрать и купить онлайн-кассу. Подробнее о видах онлайн-касс и критериях их выбора мы говорили в этой статье. Например, перед покупкой важно учитывать вид бизнеса, количество товаров или услуг, число клиентов, условия торговли.
Производителя онлайн-кассы каждый бизнес выбирает по своим потребностям. Купить ККТ можно у ОФД, с которым бизнес планирует работать, у операторов сотовой связи, в онлайн-банке или напрямую у завода-изготовителя.
Важно проверить, чтобы выбранная модель была включена в реестр ФНС. В нём налоговая публикует данные о всех моделях онлайн-касс, которые соответствуют требованиям закона.
Выбрать и купить фискальный накопитель. Они различаются по сроку действия: 15 или 36 месяцев. После истечения этого срока нужно покупать новый ФН и перерегистрировать онлайн-кассу в налоговой.
Выбор срока ФН зависит от вида бизнеса и применяемой системы налогообложения. Например, фискальные накопители на 15 месяцев должны использовать ИП и компании, если они:
- продают товары и работают на режиме ОСНО;
- продают подакцизные товары — например, алкоголь, табак, топливо, автомобили;
- ведут сезонные работы;
- используют ККТ в автономном режиме (не передают данные в ОФД) — например, бизнес, работающий на отдалённых и труднодоступных территориях;
- платёжные агенты: работают как посредники и принимают платежи от физических лиц (например, за услуги связи, интернета, ЖКХ и так далее).
ФН на 36 месяцев могут устанавливать:
- ИП и компании, которые работают на спецрежимах — УСН, АУСН, ЕСХН, ПСН — и не продают подакцизные товары;
- ИП и компании, которые работают на режиме ОСНО и предоставляют только услуги (не указана номенклатура с признаком «товар»).
Кроме сроков использования, фискальные накопители ограничены объёмом памяти. Если память заканчивается до завершения срока — например, когда у бизнеса большой поток клиентов, — ФН нужно также менять, а кассу — перерегистрировать.
Чаще всего фискальный накопитель покупают там же, где и онлайн-кассу.
Как и в случае с ККТ, важно проверить, чтобы выбранный фискальный накопитель был включён в реестр налоговой. Также можно воспользоваться сервисом «Фискальные накопители в реестре» — он позволяет проверить и онлайн-кассы, и фискальные накопители в режиме онлайн.
Получить КЭП. Она потребуется для заключения договора с ОФД и регистрации кассы в налоговой — подробнее об этом говорим ниже.
В 2023 году предприниматели и владельцы компаний могут получить КЭП в налоговой. Также для получения электронной подписи можно обратиться к доверенным лицам ФНС из актуального перечня.
Налоговая выпускает КЭП бесплатно, но для этого потребуется купить токен и лицензию на программу «КриптоПро CSP». Если они уже есть, покупать новые не нужно.
Токен — это физический носитель электронной подписи. Согласно разъяснениям ФНС, налоговая поддерживает носители формата USB Type-А. Например, «Рутокен ЭЦП 2.0», «Рутокен S», «Рутокен Lite», «JaCarta-2 SE» и другие. Купить их можно в интернет-магазинах или напрямую у изготовителей.
После того как вы купили токен и лицензию, нужно подать заявление в ФНС. Это можно сделать двумя способами:
- В налоговой по записи. С собой нужно взять паспорт, СНИЛС и токен. Сертификат КЭП запишут на токен в день подачи заявления.
- В личном кабинете налогоплательщика через вкладку «Заявление на получение КЭП». В этом случае в назначенную дату нужно прийти в налоговую с токеном для записи сертификата подписи.
Дальше нужно загрузить программу «КриптоПро CSP» на компьютер, зарегистрироваться в ней и установить сертификат электронной подписи с токена. После этого КЭП можно будет пользоваться.
Как подключить и зарегистрировать онлайн-кассу самостоятельно
Итак, бизнес купил ККТ, фискальный накопитель и получил электронную подпись. Вот что нужно сделать дальше, чтобы онлайн-кассой можно было пользоваться.
Шаг 1. Заключить договор с ОФД. ФНС не зарегистрирует онлайн-кассу, если не будет договора с ОФД. Оператор будет играть роль посредника между онлайн-кассой и налоговой. Выбрать ОФД можно из реестра компаний, аккредитованных ФНС.
Ориентировочная стоимость тарифов ОФД: 300 рублей за месяц, 1700 рублей за полгода, 3000 рублей за год, 6700 рублей за три года. Например, вот тарифы оператора «Первый ОФД» на начало 2023 года.
Обычно для заключения договора не нужно встречаться с представителями компании-оператора лично. Достаточно подать заявление через личный кабинет на сайте выбранного ОФД.
Шаг 2. Подключить онлайн-кассу к интернету. Это можно сделать двумя способами в зависимости от вида онлайн-кассы и возможностей торговой точки:
- с помощью кабеля;
- с помощью беспроводных сетей — по Wi-Fi или мобильному интернету.
Шаг 3. Зарегистрировать онлайн-кассу в ФНС. Можно зарегистрировать кассу самостоятельно или воспользоваться услугой специальной организации — как правило, такие услуги предоставляют компании, которые продают ККТ и фискальные накопители.
Чтобы зарегистрировать кассу самостоятельно, нужно подать заявление в личном кабинете налогоплательщика на сайте ФНС — через кнопку «Учёт ККТ». В заявлении указать:
- Фактические адрес и место установки онлайн-кассы — например, адрес магазина и номер торговой точки. Адрес может не совпадать с юридическим адресом бизнеса.
- Модель и заводской номер ККТ и фискального накопителя. Они указаны в паспортах устройств. На этом этапе сайт ФНС проведёт автоматическую проверку того, есть ли эти ККТ и ФН в реестре налоговой.
- Особые параметры использования кассы. Их выбирают из предложенного списка. Например, «ККТ используется при продаже подакцизных товаров» или «ККТ используется для развозной или разносной торговли». Указать особые параметры можно только на этом этапе — добавить их позже не получится.
- ОФД, с которым заключили договор. Его также выбирают из предложенного списка.
ФНС проверит заявление и выдаст результат. Если всё прошло успешно, появится окно с регистрационным номером ККТ. Он необходим для завершения регистрации кассы.
Шаг 4. Ввести регистрационный номер в ККТ. Это нужно сделать в течение суток с момента его получения. Чтобы на онлайн-кассе появилось окно для ввода регистрационного номера, нужно перейти в настройки и выбрать сервисный или административный режим ККТ — в зависимости от модели кассы.
В окне для ввода нужно указать полученный регистрационный номер и свой ИНН. На этом этапе важно быть максимально внимательным. Если ошибиться хотя бы в одной цифре, фискальный накопитель станет недействителен и придётся покупать новый. Если всё сделать верно, онлайн-касса распечатает чек. Он потребуется на следующем этапе.
Шаг 5. Сделать отчёт о регистрации ККТ. Для этого нужно снова войти в личный кабинет налогоплательщика, перейти на вкладку «Учёт ККТ» и напротив своей кассы нажать на «Отчёт о регистрации ККТ».
В отчёте указывают данные полученного чека:
- дату и время получения;
- порядковый номер;
- фискальный признак — 10 цифр рядом с аббревиатурами ФП или ФПД.
Шаг 6. Получить карточку регистрации ККТ. Если проверка отчёта в налоговой пройдёт успешно, в личном кабинете налогоплательщика появится карточка регистрации ККТ, подписанная КЭП налоговой. Пока такой карточки не будет, пользоваться онлайн-кассой нельзя.
Шаг 7. Ввести параметры регистрации в форму на сайте ОФД. Для этого нужно зайти в личный кабинет на сайте ОФД, с которым заключён договор, и нажать кнопку «Добавить кассу». Затем ввести сведения о ККТ и данные с карточки регистрации. После этого онлайн-касса синхронизируется с ОФД, и оператор начнёт передавать данные о продажах в налоговую.
Если этого не сделать, ОФД не будет передавать данные в ФНС и через 30 дней кассу заблокируют.
Главное о подключении и регистрации онлайн-касс
- Онлайн-кассы должны подключать и использовать почти все предприниматели и компании. Исключения перечислены в статье 2 №54-ФЗ.
- Перед подключением нужно получить КЭП, купить онлайн-кассу и фискальный накопитель.
- Чтобы онлайн-кассой можно было пользоваться, нужно заключить договор с ОФД, подключить кассу к интернету, зарегистрировать её в ФНС, пройти фискализацию, получить карточку о регистрации и синхронизировать ККТ с ОФД.
Эти материалы Skillbox Media могут быть вам полезны
- Онлайн-кассы: что это такое, кто должен их использовать, какие они бывают и как между ними выбрать
- Единый налоговый платёж и единый налоговый счёт: что это и как с ними работать
- Системы налогообложения: что это такое, какие есть системы и как между ними выбрать
- Что выбрать: ИП или ООО. Рассказываем о преимуществах и недостатках этих вариантов
- Как открыть ИП в 2022 году: пошаговая инструкция
- Бухгалтерский учёт: зачем он нужен, как он устроен и как его организовать
Онлайн-касса для ИП в 2023 году: особенности и этапы подключения
Большинство ИП, которые продают товары или оказывают услуги, обязаны регистрировать все расчёты с покупателями в онлайн-кассе. Это устройство в режиме реального времени передаёт данные о продажах ОФД, который обрабатывает и направляет их в налоговую службу. Порядок применения контрольно-кассовой техники описан в 54-ФЗ и различается в зависимости от сферы деятельности и системы налогообложения компании.
Что такое онлайн-касса
Все кассовые аппараты с установленным фискальным накопителем (ФН) — онлайн-кассы. До 2017 года ККМ оснащались электронной контрольной лентой, которая сохраняла данные о расчётах, но не отправляла их онлайн. Современные модели касс должны быть оборудованы ФН – криптографическим модулем, который записывает, хранит и отправляет фискальные данные (кассовые чеки, отчёты об открытии и закрытии смены и т.д.) в онлайн-режиме.
Как данные с кассы попадают в налоговую
После проведения любой кассовой операции ФН отправляет данные с уникальным фискальным признаком ОФД. Оператор обрабатывает и передаёт эти данные в налоговую.
Задача предпринимателя — передать корректную информацию оператору фискальных данных, который, в свою очередь, обязан шифровать и хранить их копии на своих серверах и отправлять в ФНС.
Подключенная к интернету касса мгновенно передаёт фискальные данные в ОФД без возможности их изменения. Без соединения с интернетом ККМ все равно будет хранить информацию о расчетах в памяти ФН и передаст их, когда аппарат подключится к сети. Если не отправлять данные в ОФД больше 30 дней, ФН автоматически заблокируется.
Онлайн-касса под ключ от 35 000 руб.!
Что входит в комплект:
- Смарт-терминал «Эвотор Power»
- Подключение к ОФД Такском
- Установка ФН на 15/36 мес.
- Регистрация в ФНС
Реклама. Рекламодатель ООО «Такском», ИНН 7704211201, erid LatgBUdb3
Подробнее
Какая информация должна быть в чеке покупателя
Список обязательных реквизитов для кассового чека приведен в 4 статье 54-ФЗ. Большинство информации заполняется один раз при настройке кассы и в дальнейшем присваивается автоматически.
В кассовом чеке должны быть указаны данные о компании и кассе:
- ИНН собственника ККТ;
- Применяемый налоговый режим;
- Номер ФН;
- Регистрационный номер кассы;
- Заводской номер кассы;
- Сайт налоговой.
Информация о точке продаж и кассире:
- Порядковый номер чека за рабочую смену;
- ФИО, ИНН и должность кассира (ИНН не печатается, но указывается);
- Дата, время и адрес продажи;
Данные об операции:
- Наименование документа;
- Форма расчёта (наличный, безналичный и т.д.);
- Признак расчёта (приход, расход и т.д.);
- Наименование, цена за единицу и количество ТРУ;
- Общая стоимость покупки;
- Сумма и ставка НДС (может не указываться, если ИП не платит этот налог. В этом случае в чеке должно быть указано «Без НДС»);
- Порядковый номер фискального документа;
- QR-код для проверки чека;
- Фискальный признак чека.
Какие ИП должны установить онлайн-кассу
Согласно 54 Федеральному закону, большинство индивидуальных предпринимателей обязаны использовать онлайн-кассы для своих расчётов. Исключение составляют компании, которые соответствуют критериям, перечисленным во второй статье закона.
Кому не нужен ККТ для ИП
Предприниматели, получающие оплату за свои товары и услуги от юридических лиц безналичным переводом на счёт, освобождены от применения кассовой техники.
Также онлайн-касса не понадобится тем, кто перешёл на режим «Налог на профессиональный доход» — другими словами, зарегистрировался как самозанятый.
От применения кассового аппарата для ИП освобождены некоторые сферы предпринимательской деятельности:
- продажа бумажных газет и журналов в киосках;
- питание в образовательных учреждениях;
- реализация мороженого или разливных напитков в киосках;
- продажа билетов и абонементов в государственные театры (с рук или лотка);
- торговля без оборудованного прилавка на рынках или в общественных местах;
- услуги, которые оказываются внутри государственных библиотек;
- бытовые услуги: ремонт обуви, изготовление ключей, сдача собственности в аренду, работа носильщика, услуги няни и сиделки;
- продажа бахил в розницу и др.
Часть предпринимателей вправе подтверждать расчёты с покупателями документом с реквизитами и данными о продаже, заменяющим кассовый чек:
- некоторые ИП на патенте (перечислены во 2 статье 54-ФЗ);
- предприниматели, которые ведут деятельность в регионе из перечня отдалённых или труднодоступных местностей.
Нужна ли касса ИП онлайн-магазину
Это зависит от того, как расплачивается покупатель. Существует несколько вариантов продажи товаров через интернет:
- Оплата на сайте продавца. Если вы реализуете товары на собственном сайте, то на вас действуют общие обязательства по установке кассового аппарата, описанные в 54-ФЗ.
- Сотрудничество с маркетплейсами. Если вы разместили своё предложение на одной из существующих торговых площадок, вам не нужно приобретать онлайн-кассу. Маркетплейс сам выдаст покупателю чек и переведёт вам деньги безналичным платежом.
- Доставка курьером. Вам не нужно приобретать ККТ, если вы заключили договор со службой доставки, которая берёт регистрацию чеков на себя. Зачастую такой договор предусматривает комиссию за каждую проведенную продажу.
Нужен ли кассовый аппарат для ИП без работников
Кассовую технику вводили в сферу торговли и услуг постепенно: для некоторых видов деятельности, в том числе для ИП без работников, действовала отсрочка, которая закончилась в июле 2021 года. Сейчас на всех предпринимателей действуют общие правила применения ККТ.
Преимущества онлайн-кассы
Среди преимуществ использования онлайн-касс:
- Быстрая передача данных: касса отправляет данные в ОФД и получает подтверждение операции всего за 3 секунды;
- Прозрачность расчётов: клиент может проверить любой чек по QR-коду или фискальному признаку и сумме;
- Защита информации: фискальные данные хранятся на защищенном накопителе, их невозможно скорректировать;
- Упрощенная процедура подключения: можно зарегистрировать ККТ удалённо, некоторые современные модели продаются с предустановленным кассовым ПО;
- Управление бизнес-процессами: многие ОФД предлагают инструменты для автоматизации бизнеса в личном кабинете пользователя. Функционал «умных» касс можно расширить приложениями из маркетплейса устройства.
Как открыть онлайн-кассу для ИП
Если для вашей сферы деятельности обязательно применение онлайн-касс, вам нужно приобрести кассовое оборудование, зарегистрировать его в ФНС и загрузить список ТРУ (товаров, работ и услуг) перед началом работы.
Выбор кассы для ИП
Закон предъявляет к ККМ несколько требований: касса должна быть оборудована фискальным накопителем и включена в реестр ФНС. Также в ККТ должна быть предусмотрена работа с маркировкой, если это актуально для вашей деятельности.
При выборе модели нужно определиться с тем, какой формат подойдет для вашего бизнеса. Кассы отличаются по источнику питания: стационарные работают от сети и подойдут точкам продаж с фиксированным местом кассира, мобильные — от встроенного аккумулятора и будут полезны для выездных продаж.
Существует несколько разновидностей кассовых аппаратов:
- Автономная касса: устройство с ж/к дисплеем, встроенным аккумулятором, клавиатурой и принтером чеков. Может сохранять информацию о расчётах без выхода в сеть и отправлять их оператору фискальных данных, когда подключится к интернету. Подойдёт тем, кто ищет бюджетную кассу для работы в разных погодных условиях;
- Фискальный регистратор: оборудование с ФН и принтером чеков, которое нужно подключать к управляющему устройству. Бывает стационарным и мобильным;
- Смарт-терминал: касса с сенсорным дисплеем, процессором и встроенным принтером. Существуют мобильные модели, большинство из которых дополнительно оборудовано сканером штрих-кода и небольшим дисплеем, и стационарные — работают от сети и зачастую оснащены широким экраном. Такой вид ККТ подойдёт тем, кто работает с карточками товаров или ищет готовое решение для автоматизации бизнеса;
- POS-система: комплект оборудования, который обычно включает в себя кассовый компьютер с встроенным (моноблок) или отдельным дисплеем кассира, фискальным регистратором и программируемой клавиатурой. Такая система позволяет подключать внешнее оборудование (денежный ящик, торговые весы, сканер штрих-кода, терминал для эквайринга и т.д.) и подходит точкам продаж с большим потоком клиентов и фиксированным местом кассира.
Фискальный накопитель
Согласно 54-ФЗ, онлайн-касса должна быть оборудована фискальным накопителем — модулем для хранения, шифрования и передачи фискальных документов.
Существуют ФН со сроком службы 15 и 36 месяцев. Выбор зависит от сферы деятельности и налогового режима компании:
- сроком на 15 месяцев вправе устанавливать ИП, которые работают сезонно или в отдалённой местности, а также реализуют подакцизную продукцию или находятся на общей системе налогообложения (ОСНО);
- на 36 обязаны устанавливать ИП, которые оказывают услуги или находятся на УСН, ЕСХН или патентной системе.
Накопители также различаются по форматам фискальных документов (ФФД), которые они поддерживают. ФФД 1.05 и ФФД 1.1 — это старые форматы, которые можно использовать до окончания срока действия уже установленного ФН, если ИП не реализует маркированные товары. С августа 2021 г. большинство компаний перешли на накопители с ФФД 1.2.
После окончания срока действия ФН его необходимо заменить. Старый накопитель нужно хранить в течение 5 лет после замены.
Дополнительное оборудование
Функционал кассы можно расширить подключением внешнего оборудования. В современных устройствах для этого предусмотрены интерфейсы подключения RJ-11, RJ-12, RS-23, RJ-45, Bluetooth и USB. Обязательно убедитесь, что дополнительное оборудование можно подключить к онлайн-кассе.
Самые распространенные внешние устройства:
- сканер штрих-кода: считывает штрих-кода товара и передаёт данные о нём управляющей кассе. 2D-сканер обязателен, если вы продаёте крепкий алкоголь;
- терминал эквайринга: оборудование для приёма платежей по банковской карте;
- торговые весы: используются автономно или в связке с управляющим устройством;
- денежный ящик: устройство для хранения денег;
- дисплей покупателя: экран, который направлен на клиента.
Вы можете купить весь перечень кассового оборудования на сайте ЦТО «Такском-Касса» по выгодной цене.
Договор с ОФД
Оператор фискальных данных — это компания, которая обрабатывает и передаёт фискальные документы от предпринимателя в ФНС. Без договора с ОФД пользоваться онлайн-кассой не получится, поэтому до начала регистрации необходимо выбрать компанию из одобренного налоговой реестра.
Одна из таких компаний — «Такском» — один из крупнейших ОФД в России. Стоимость подключения к оператору начинается с 350 рублей в месяц. Компания предлагает широкий спектр услуг и сервисов для управления бизнесом: ЭП, личный кабинет с разнообразным функционалом, центр технического обслуживания для покупки и регистрации кассы и т.д.
В большинстве случаев для заключения договора не нужно лично встречаться с представителем ОФД: заявление на заключение договора можно подать через личный кабинет оператора. Когда ваша заявка будет одобрена, вы сможете начать регистрацию ККМ в налоговой.
Регистрация кассового аппарата для ИП в ФНС
После приобретения кассы и заключения договора на обработку фискальных данных с ОФД необходимо зарегистрировать аппарат. Эта процедура требует внимательного заполнения реквизитов компании и данных об устройстве. Есть несколько способов зарегистрировать кассу:
- Самостоятельно обратиться в налоговую службу.
- Заказать регистрацию в ОФД: многие операторы предлагают эту услугу во время заключения договора. Сотрудники Центра Технического Обслуживания «Такском-Касса» зарегистрируют и настроят кассу за вас, а также обучат персонал работе с устройством.
Начало работы с ЛК ОФД
После одобрения регистрации от налоговой, у вас появится возможность зарегистрироваться в личном кабинет ОФД. Для этого может понадобиться электронная подпись и данные ККМ.
Сервис «Такском-Касса» — это личный кабинет для работы с ККТ, подключённой к ОФД «Такском». Его функционал позволяет:
- Мониторить состояние кассовых аппаратов на всех точках продаж организации (статус, сроки замены ФН, открытые и закрытые смены);
- Видеть выписанные чеки, при необходимости дублировать их;
- Формировать отчёты по выручке и работе кассиров;
- Настраивать уведомления на разные события.
Добавление номенклатуры
Кассовый чек должны содержать данные о названии, количестве цене проданных товаров, работ или услуг (ТРУ). Поэтому перед тем, как начать пользоваться кассой, в неё загружается номенклатура — список ТРУ.
54-ФЗ не устанавливает специальных требований к виду ТРУ в чеке. Предприниматель может добавить любое название, которое будет понятно указывать покупателю на товар или услугу.
Производителям стоит ориентироваться на общероссийский классификатор продукции по видам деятельности или регламент Таможенного союза. Компаниям, которые реализуют готовый товар, можно использовать названия с этикетки. Длина названия не должна превышать 128 символов.
Вы можете заказать услугу добавления номенклатуры в ЦТО «Такском-Касса». Наши сотрудники подготовят онлайн-кассу к продажам и обучат вашу команду работе с ней.
Как зарегистрировать ККМ для ИП самостоятельно
Индивидуальный предприниматель может самостоятельно зарегистрировать кассу в налоговой службе во время личного визита или удалённо на официальном сайте.
Регистрация через ЛК ФНС
Для входа в личный кабинет понадобится электронная подпись или регистрационная карта с логином и паролем, которую можно получить в местном налоговом органе.
Для регистрации ККТ с помощью ЛК ИФНС обязательно нужна ЭП.
После входа в ЛК нужно выполнить следующие шаги:
- Заполнить заявление. В нём нужно указать параметры кассы: место установки, заводской номер и модель из паспорта устройства, особенности использования.
- Получить от налоговой регистрационный номер онлайн-кассы.
- Активировать кассу. По-другому этот процесс называется фискализация кассы. Он может отличаться для разных моделей, но обычно для активации ККТ нужно подключить её к управляющему компьютеру и ввести реквизиты компании, данные ОФД и информацию о кассе.
- Получить отчёт о фискализации.
- Завершить регистрацию. Это действие нужно выполнить в личном кабинете ФНС. Внесите в свою заявку данные из отчёта о фискализации в течение суток после получения регистрационного кода и отправьте её в налоговую.
На каждом этапе внимательно проверяйте свои данные: если вы допустите ошибку, придётся регистрироваться заново или даже поменять ФН. Статус заявки будет виден в личном кабинете.
Самостоятельный визит в налоговую
Пройти регистрацию можно при личном посещении ФНС. Для этого можно обратиться в любое отделение налоговой службы и пройти схожие этапы:
- Заполнить заявление и получить от сотрудника регистрационный номер ККТ.
- В течение суток активировать ККМ и распечатать отчёт о фискализации. Чтобы сократить время, можно сделать это сразу в отделении.
- Передать отчёт специалисту ФНС и получить от него подтверждение.
Штрафы за неправильное применение контрольно-кассового аппарата для ИП
Налоговая может оштрафовать предпринимателя за отсутствие ККТ или нарушение правил её использования. В законе установлены штрафы:
- за неприменение онлайн-касс — до 50% от незарегистрированного оборота (минимум 10 тысяч рублей). За повторное нарушение деятельность ИП будет приостановлена на 90 дней (если сумма расчетов превышает миллион рублей). Использование онлайн-кассы или ФН, которые не входят в реестр налоговой, тоже расценивается, как неприменение ККТ;
- за нарушение порядка использования или регистрации ККТ — до 3 000 рублей;
- за невыдачу чека покупателю — до 1 500 рублей;
- за нарушение сроков подачи документов в налоговую — до 3 тысяч рублей.
Ошибки при регистрации
Если вы регистрируете кассу самостоятельно, важно правильно заполнить данные в заявлении. Из-за ошибки вам придётся заново проходить всю процедуру, а в некоторых случаях заменить фискальный накопитель или заплатить штраф. Чтобы этого избежать, нужно соблюдать сроки регистрации и обратить внимание на заполнение полей:
- название ОФД;
- регистрационный номер;
- данные о фискальном накопителе;
- реквизиты компании.
Налоговая также может оштрафовать за расхождение данных в форме регистрации и кассовом аппарате.
Ошибки при использовании
ИП может получить штраф и за неправильную эксплуатацию кассы. Нарушением будет считаться:
- использование ФН с истекшим сроком действия или переполненной памятью;
- отсутствие накопителя в кассе;
- выдача чеков без названия, количества и цены ТРУ, а также других обязательных реквизитов чека;
- работа нескольких организаций с одной кассой.
Перерегистрация кассы
Иногда пользователю онлайн-кассы необходимо заново пройти процедуру регистрации.
Существует несколько причин для этого:
- Изменение данных в карточке регистрации ККТ (адрес установки, данные о собственнике и т.д.). В этом случае нужно поменять настройки кассы и перерегистрировать её в ФНС. Замена накопителя не нужна. Максимальное количество перерегистраций с одним ФН — 12 раз, если вы превысили этот лимит, придётся покупать новый накопитель.
- Изменение данных, которые не были указаны в карточке. Эту процедуру можно сделать самостоятельно. Для этого достаточно обновить настройки кассы и сформировать отчёт о перерегистрации.
- Замена фискального накопителя. Если у ФН истёк срок эксплуатации, закончилась память или произошла поломка, придётся приобрести новый и заново пройти регистрацию в ФНС.
Кассу можно перерегистрировать самостоятельно на сайте налоговой службы или при личном обращении, а также заказать эту услугу у ОФД.