Отпуск за свой счет: что говорит ТК РФ
Помимо основного оплачиваемого отпуска работнику нередко бывает нужно отпроситься с работы на один или несколько дней. Для этого может оформляться отпуск за свой счет. При этом вопросов возникает много и у работника, и у работодателя – например, сколько можно взять дней? Обязан ли работодатель дать согласие на такой отпуск? Что предписывает Трудовой кодекс? Ответы на эти и другие подобные вопросы рассмотрим ниже.
- Отпуск за свой счет — что это и как оформляется
- На сколько дней можно взять отпуск за свой счет
- Включается ли отпуск без содержания в стаж работника
- Итоги
Отпуск за свой счет — что это и как оформляется
Нередко такой отпуск называют «административным», видимо, по аналогии с выражением «с разрешения администрации». Однако, так отпуск в кадровых документах называться не должен – заявление работник пишет на «отпуск без сохранения заработной платы». Отпуск за свой счет обозначает, что за время отсутствия сотрудника на рабочем месте заработок сохраняться за ним не будет.
Сначала работник пишет заявление на отпуск за свой счет. Затем обращается с ним к руководителю либо уполномоченному должностному лицу, которым заявление визируется — указывается согласие на предоставление или отказ. На некоторых крупных предприятиях сначала заявление может подписываться непосредственным начальником, затем передаваться руководителю.
В случае отказа заявление подшивается к кадровым документам без дальнейшего оформления отпуска. При согласии отдел кадров оформляет приказ, знакомит с ним сотрудника. В приказе указывается, на какой период предоставлен отпуск. Только после этого работник может отправляться в указанные дни по своим делам.
На сколько дней можно взять отпуск за свой счет
Срок, на который работодатель может отпустить сотрудника без сохранения заработной платы, законодательно не определен. Возможность предоставления отдыха оговаривается между сторонами. Руководство может рассмотреть вопрос положительно, и отпустить на необходимое количество дней. Но может и отказать — обязанности соглашаться на требования работника у него нет, кроме случаев, прямо указанных в Трудовом кодексе.
Есть граждане, отпуск без содержания которым полагается независимо от согласия работодателя (ст. 128 ТК РФ):
- работающим пенсионерам, получающим пенсию по старости, до 14 дней в год;
- трудящимся на предприятии инвалидам (до 60 дней);
- родителям и супругам погибших военнослужащих, сотрудников МВД, МЧС (до 14 дней).
Любому сотруднику полагается неоплачиваемый отпуск до 5 дней, в связи со следующими обстоятельствами:
- рождение ребенка;
- заключение брака;
- смерть близких родственников.
Отпуск за свой счет можно оформить по желанию работника на меньшее количество дней, законом ограничен лишь максимальный период. При этом дни учитываются календарные, а не рабочие.
Лицам, совмещающим работу и учебу, отпуск за свой счет ТК РФ обязывает предоставить (ст. 173 ТК РФ):
- для итоговой аттестации на подготовительных курсах ВУЗов (15 дней);
- для участия во вступительных экзаменах (15 дней);
- учащимся-очникам в заведениях с госаккредитацией для промежуточной аттестации (15 дней в учебном году), для подготовки, защиты выпускной квалификационной работы и сдачи госэкзаменов (4 месяца), для итоговых госэкзаменов (1 месяц).
Получающим среднее профобразование в учреждениях с госаккредитацией неоплачиваемый отпуск полагается (ст. 174 ТК РФ):
- на вступительные экзамены (10 дней);
- учащимся-очникам для промежуточной аттестации (10 дней);
- для итоговой аттестации (до 2 месяцев).
Отпуск за счет работника для учебы в образовательных учреждениях без государственной аккредитации может быть указан в коллективном или трудовом договоре. Закон не обязывает работодателя отпускать сотрудника на такую учебу.
Включается ли отпуск без содержания в стаж работника
Работнику при подаче заявления на предоставление отпуска без сохранения заработной платы не лишним будет напомнить, что период такого отсутствия не включается в трудовой стаж для назначения пенсии, поскольку за него не уплачиваются «пенсионные» страховые взносы.
Кадровой службе, как и раньше, придется вести подсчет количества дней в году, взятых сотрудником за свой счет, т. к. в трудовой стаж для очередного отпуска включается не более 14 календарных дней неоплачиваемого отпуска в год (ст. 121 ТК РФ). Категориям сотрудников, которым отпуск без оплаты полагается в обязательном порядке, в стаж включается весь период такого отпуска, не превышающий законодательно установленный.
Итоги
Отпуск за свой счет может взять любой работник на любое количество дней при согласовании с работодателем. Некоторым категориям лиц согласие директора не требуется — трудящимся пенсионерам, инвалидам, родителям и супругам погибших военнослежащих и сотрудников МВД, МЧС, а также студентам, совмещающим работу с обучением в аккредитованных учреждениях.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Расчет отпуска за свой счет
Отпуск сотрудника за свой счет полностью исключается из расчетного периода при исчислении среднего заработка. Это в конечном итоге влияет не только на размеры «отпускных» выплат, но и на рамки расчетного периода (т.е. «рабочего года») сотрудника. Рассмотрим, какое влияние оказывает отпуск за свой счет на расчет зарплаты, исчисляемой для отпускных, компенсаций или оплаты больничных листов, а также длительность периода расчета.
- Особенности расчета отпускных, если сотрудник уходил в отпуск без сохранения зарплаты
- Пример 1: отпуск за свой счет при расчете отпускных
- Пример 2: как считается стаж работника при отпуске без содержания
- Пример 3: отпуск за свой счет при расчете компенсации
- Расчет больничного и отпуск за свой счет
Особенности расчета отпускных, если сотрудник уходил в отпуск без сохранения зарплаты
Согласно ТК РФ, за каждый отработанный год сотруднику положен оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней. При этом рабочий год, считающийся расчетным периодом для исчисления суммы отпускных, включает дни неоплачиваемых отпусков, если их общая длительность в году не превышает 14 календарных дней. При наличии отпусков без оплаты свыше 14 дней, сдвигаются рамки рабочего года (за исключением категорий лиц, которым более длительные отпуска полагаются по закону). Как это влияет на размеры выплат, рассмотрим на примерах:
Пример 1: отпуск за свой счет при расчете отпускных
Сотрудник поступил на работу 1 февраля 2022г. Продолжительность периода для расчета очередного отпуска – с 01.02.2022 по 31.01.2023.
Оклад — 40 000 руб. без дополнительных выплат.
С 1 по 14 апреля 2022 он брал отпуск без содержания.
Остальное время отработано полностью. Зарплата за апрель 2022 – 20 000 руб.
По графику отпусков ему предоставлен оплачиваемый отпуск с 01.02.2023 по 28.02.2023. Сделаем расчет отпускных.
Определим количество дней в расчетном периоде:
Бланк по теме: Бланк графика отпусков Посмотреть Скачать
- в апреле 2022 (отработано 16 дней из 30) оно составит: 29,3 х 16/30 = 15,63 дн.;
- за остальные полные 11 мес.: 29,3 х 11 = 322,3 дн.
- общая продолжительность расчетного периода – 337,93 дн. (322,3 + 15,63)
Зарплата за период – 460 000 руб. (40 000 руб. х 11 мес. + 20 000 руб. за апрель)
Среднедневной заработок – 1361,23 руб. (460 000 руб. / 337,93 дн.)
Сумма отпускных – 38 114,44 руб. (1 361,23 руб. х 28 дн.).
Отпускные рассчитываются пропорционально отработанному времени, поэтому сотрудник не несет существенных потерь. Другое дело, если локальным актом компании установлена выплата премии при условии полностью отработанного месяца. Например, если сотрудник из примера получал по 10 000 руб. премиальных ежемесячно, а в апреле выплата ему не производилась, то отпуск за свой счет на расчет повлияет следующим образом:
((40 000 + 10 000) х 11 мес. + 20 000) / 337,93 х 28 = 47 228,72 руб.,
а при полностью отработанном расчетном периоде сумма была бы больше:
50 000 х 12 / 337,93 х 28 = 49 714,44 руб., т. е. на 2485,72 руб. больше.
Отпуск без содержания в 14 дней за отработанный год не сдвигает расчетный период и не влияет на трудовой стаж. Если же дни за свой счет в рабочем году превышают этот максимум, то расчет отпуска остается аналогичным продемонстрированному выше, но рамки рабочего года (12 идущих подряд месяцев), участвующего в расчете отпускных, сдвигаются.
Как оформить отзыв работника из отпуска без сохранения заработной платы (за свой счет), подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к системе КонсультантПлюс, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.
Пример 2: как считается стаж работника при отпуске без содержания
Опираясь на исходные данные представленного примера, допустим, что отпуск без содержания продолжался не 14 дней, а 2 месяца – весь апрель и май, т. е. 61 день. В этом случае не уменьшается количество дней очередного отпуска, оно остается таким же – 28 дней. Но изменится расчетный период, поскольку в стаж работы время отпуска за свой счет включается в размере, не превышающем 14 дней в году (ст. 121 ТК РФ).
Следовательно, в стаж сотрудника войдет часть отпуска без содержания – 14 дней, остальные 47 дней (61 – 14) выпадут из стажа и отодвинут рамки рабочего года. Тогда расчетный период в нашем примере не закончится 31.01.2023, а продлится до 19.03.203 (+47 дней). При предоставлении следующего оплачиваемого отпуска расчетным периодом будет время с 20.03.2023 по 19.03.2024.
Пример 3: отпуск за свой счет при расчете компенсации
Допустим, что отработав в компании с 01.02.2022 года, наш сотрудник увольняется 31.03.2024. За это время ему был предоставлен оплачиваемый отпуск (28 дней в 2022г. и 14 дней в 2023г.), а также отпуск без содержания (61 день в 2022 году). В среднем за каждый месяц работы полагается отпуск в размере 2,33 дн. (28 дн. / 12 мес.). Расчет оплачиваемых дней компенсации будет следующим:
- Сотрудником отработано 26 полных месяцев, из них 47 дней неоплачиваемого отпуска не засчитываются в стаж, т. е., стаж составляет 24 месяца 12 дней. При расчете учитываются 24 месяца, а 12 дней не учитывают, поскольку они составляют менее половины месяца.
- За 24 мес. при 28-мидневном оплачиваемом отпуске полагается компенсация за 55,92 дня (24 мес. х 2,33 дн.). Сотрудник отгулял 42 дн. (28 + 14). Следует оплатить 13,92 дня неиспользованного отпуска.
Таким образом, использование сотрудником отпуска без сохранения содержания, превышающего установленный предел в 14 дней, влечет уменьшение размера трудового стажа и, соответственно, уменьшает сумму выплаченной компенсации при увольнении. Вернемся к нашему примеру: если бы сотрудник был в отпуске без оплаты 14 дней в году, то его стаж был бы равен отработанному времени и составлял 26 месяцев, т. е. компенсация была бы насчитана в размере 18,58 дней (26 мес. х 2,33 дн. – 42 дн.), т. е. на 4,66 дня больше.
Расчет больничного и отпуск за свой счет
Иной алгоритм расчета пособия по больничному листу. Если в периоде расчета пособия имеются отпуска за свой счет, то дни их использования из расчета не выбрасываются – включаются фактические выплаты за два предшествующих началу заболевания года, а период берется полностью – 730 дней.
Например, если сотрудник заболел с 10 по 20 января 2024 года (11 дней) – расчет пособия будет таким:
Сумма выплат в 2022 году составила 570 000 руб. (с учетом двухмесячного отпуска за свой счет (50 000 х 11 мес. + 20 000)), в 2023 – 600 000 тыс. руб. (50 000 х 12)
Величина пособия составит:
(570 000 + 600 000) / 730 х 11 дн. = 17630,14 руб. Из них первые 3 дня оплатит работодатель, остальные 8 — ФСС.
Напомним, что заболевший в период отпуска без сохранения зарплаты сотрудник не вправе рассчитывать на получение больничного листа (п. 22 Порядка выдачи больничных листов, утв. приказом Минздравсоцразвития от 23.11.2021 № 1089н). Если болезнь продолжительнее отпуска без оплаты, то с первого рабочего дня выдается больничный и оплачивается часть пособия, приходящаяся на рабочие дни сотрудника.
Итоги
Отпуск за свой счет не оплачивается сотруднику.
В стаж работы, который дает право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включается время предоставляемых работнику отпусков без сохранения заработной платы. Однако оно не должно превышать 14 календарных дней в течение рабочего года (абз. 6 ч. 1 ст. 121 ТК РФ). Если общий срок отпусков без сохранения заработной платы в течение рабочего года составит более упомянутых выше двух недель, то при расчете стажа, дающего право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, календарные дни начиная с 15-го дня не учитываются.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.Отпуск без сохранения зарплаты в учете отпускных
21.06.2018 распечатать Если сотрудник отправляется в отпуск без сохранения заработной платы, то при расчете среднего заработка такие дни отпуска полностью исключаются из расчетного периода. Это влияет не только на размер выплаты «отпускных», но и на рамки «рабочего года» сотрудника.
Из письма в редакцию
Как рассчитать отпускные, если в течение года сотрудник находился три месяца в отпуске без сохранения зарплаты? Уменьшить дни пребывания в отпуске? Как быть с оплатой?
Мнение эксперта
Оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней положен сотруднику за каждый отработанный им рабочий год. У каждого сотрудника рабочий год свой. Его начало совпадает с датой приема сотрудника на работу к данному работодателю. Например, Иванов принят на работу 18 января 2018 года. Его первый рабочий год – с 18 января 2018 года по 17 января 2019 года, второй – с 18 января 2019 года по 17 января 2020 года, третий – с 18 января 2020 года по 17 января 2021 года и т. д. За каждый из этих периодов работнику положен ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней. По общему правилу, установленному статьей 122 ТК РФ, право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у данного работодателя.
Смотрите в Бераторе Отпуск может быть предоставлен в любое время рабочего года в соответствии с графиком отпусков.
Как и по какой форме составляется график отпусков- отпуска за свой счет в части, превышающей 14 календарных дней такого отпуска в течение рабочего года;
- отпуска по уходу за ребенком до достижения им трех лет;
- отсутствия работника на работе без уважительных причин;
- отстранения работника от работы по его вине (например, из-за появления на работе в состоянии алкогольного опьянения) (ст. 76 ТК РФ).
Дни отпуска без сохранения заработной платы полностью исключаются из расчетного периода при расчете среднего заработка вне зависимости от его продолжительности.
Дни, исключаемые из отпускного стажа, удлиняют рабочий год.
Предположим, в первый рабочий год у Иванова не было исключаемых периодов. Он отгулял полный отпуск за первый рабочий год в июле 2018 года. На следующий отпуск он вправе рассчитывать после 18 января 2019 года (согласно графику отпусков). По графику его отпуск запланирован на сентябрь 2019 года. С 1 февраля по 30 апреля 2019 года по согласованию с администрацией Иванов находился в отпуске за свой счет. Разберемся, к каким последствиям этот факт приведет.
Для расчета суммы отпускных бухгалтеру необходимо:
- знать продолжительность отпуска;
- рассчитать средний дневной заработок.
Как уже было отмечено выше, в соответствии со статьей 115 ТК РФ продолжительность основного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней.
Трудовой кодекс не предусматривает предоставления неполного ежегодного оплачиваемого отпуска, то есть пропорционально отработанному в данном рабочем году времени. В связи с этим отпуск (независимо от времени, отработанного в году) предоставляется полным, то есть установленной продолжительности.
А порядок расчета среднего дневного заработка регламентирован Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 года № 922 (далее – Положение № 922), и статьей 139 ТК РФ.
Дни отпуска без сохранения заработной платы полностью исключаются из расчетного периода при расчете среднего заработка вне зависимости от его продолжительности. Основание – подпункт «е» пункта 5 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 года № 922. Расчетный период при расчете отпускных – 12 месяцев, предшествующих уходу в отпуск.
Средний дневной заработок работника считается так (ст. 139 ТК РФ, п. 5, 10 Положения):
Количество календарных дней в каждом не полностью отработанном месяце считается по формуле (п. 10 Положения о среднем заработке):
А вот рамки рабочего года Иванова сдвинутся. Второй рабочий год Иванова сдвигается на весь период его неоплачиваемого отпуска за вычетом 14 дней, то есть на 76 дней (29 + 31 + 30 – 14). То есть дата его окончания (когда Иванов получит право на очередной ежегодный отпуск) придется не на 17 января 2020 года, а на 76 дней позже.
Также это будет иметь значение для подсчета дней неиспользованного отпуска при выплате компенсации за неиспользованный отпуск в случае увольнения сотрудника.
Как рассчитать отпускные
Когда человек уходит в ежегодный оплачиваемый отпуск, работодатель обязан минимум за три календарных дня до его начала выплатить отпускные.
Их рассчитывает бухгалтерия. Но сотруднику тоже полезно знать, откуда берутся все суммы и какое самое выгодное время для отпуска. Это поможет проверить расчеты бухгалтера и понять, какие есть способы получить больше.
Общая формула расчета
Отпускные считаются не так, как зарплата. Зарплату начисляют за отработанные дни, а отпускные — за календарные, которые умножают на среднедневной заработок.
Отпускные ≠ Зарплата
Рассчитать примерный размер отпускных легко: разделите зарплату на 29,3 — это среднее количество дней в месяце — и умножьте на количество дней отпуска.
Например, ваша зарплата — 100 000 рублей, а отпуск — 28 дней.
100 000 / 29,3 × 28 = 95 563 ₽
А вот подсчитать все вплоть до рубля сложнее: надо учесть несколько переменных — точный годовой доход за 12 месяцев, предшествовавших месяцу отпуска, и пропущенные дни.
Общая формула расчета отпускных выглядит так:
Отпускные = Среднедневной заработок × Количество дней отпуска
Вся сложность в том, как рассчитать среднедневной заработок. Ниже расскажу о том, как это сделать, но если не хотите читать, а хотите считать, то вот вам калькулятор:
Вычислить доход за расчетный период
При подсчете дохода учитывают все выплаты за работу: оплату по ставке, переработки, премии за показатели, районный коэффициент.
Премии включаются не все и не всегда полностью, а только те, которые начислены за расчетный период — 12 месяцев, предшествующие месяцу отпуска. Так, если отпуск начинается в июне, расчетный период будет с 1 июня прошлого года по 31 мая текущего. Если вы работаете в компании менее года, учитывают период с первого дня работы. Например, годовую премию за предшествующий отпуску год включат полностью. С квартальными — сложнее.
Если квартал полностью попадает в расчетный период, премию учтут полностью. А если расчетный период начинается с середины квартала, учтут премию только за полквартала. Например, премия выплачивается за первый квартал — январь, февраль, март, а расчетный период начинается с февраля. Тогда в расчет отпускных пойдет 2 /3 премии — сумма, приходящаяся на февраль и март.
Отпускные будут выше, если в последние 12 месяцев или уже во время отпуска всему персоналу организации или структурного подразделения повысили зарплату. Например, в прошлом году вы получали 55 000 ₽ в месяц, а с января — 60 000 ₽. Вы идете в отпуск в июле. Средний заработок посчитают так:
За январь — июнь этого года включат в расчет зарплату по 60 000 ₽.
За июль — декабрь прошлого года 55 000 ₽ умножат на коэффициент повышения зарплаты: 60 000 / 55 000 = 1,09. Получится 59 950 ₽.
Следовательно, отпускные будут больше.
Если зарплату повысили уже во время отпуска — пересчитают и доплатят отпускные с даты повышения зарплаты. Например, вы идете в отпуск с 3 по 30 марта. С 15 марта всем в организации повысили зарплату. Отпускные вам рассчитают и выплатят из среднего заработка, как обычно. После повышения отпускные за период с 15 по 30 марта пересчитают с учетом повышающего коэффициента и доплатят.
Это касается только повышения зарплаты на той же должности. Если вас перевели на другую должность с другой зарплатой, никаких повышающих коэффициентов нет, но заработок посчитают на обеих должностях.
В доход за последние 12 месяцев не включают командировочные, компенсацию проезда, проживания и питания, материальную помощь, выплаты по отпускным и больничным, госпособия.
Получается, чем больше официальный доход, тем больше отпускные. У тех, кто получает часть зарплаты «в конверте», отпускные рассчитают только от белого дохода.