Кассовый аппарат для чего нужен

Что такое фискальный регистратор?

Фискальный регистратор — это тип онлайн-кассы, который часто используется индивидуальными предпринимателями или обществами с ограниченной ответственностью для выполнения требований закона 54-ФЗ. О том, что это такое и чем они отличаются от других типов онлайн-касс, пойдет речь в этой статье.

Что представляет собой фискальный регистратор?

Фискальный регистратор — это один из компонентов торгового комплекса. Учет ведется с помощью компьютера. Кассовый аппарат подключается к компьютеру, затем на нем устанавливается специальное программное обеспечение, которое собирает и записывает все данные. Программное обеспечение имеет каталог товаров с ценами и другой информацией, позволяя автоматизировать процесс выдачи чека и устраняя риск ошибочного ввода данных.

Другими словами, фискальник — это миниатюрное печатающее устройство, которое используется для записи информации обо всех платежных операциях и печати квитанций. Информация, записанная модулем, передается в налоговую инспекцию. Затем данные сравниваются с теми, что были заявлены в налоговой декларации. Если они не совпадают, платежи, скорее всего, придется пересчитать.

Где используется фискальный регистратор?

Кассы встречаются в обычных магазинах или в супермаркетах, которые оснащены моделями с современными техническими возможностями.

Небольшие розничные магазины также используют фискальные кассовые аппараты. Это особенно важно для тех, кто занимается торговлей алкоголем и работает в ЕГАИС. Система ЕГАИС связана с установкой на кассовые аппараты специального программного обеспечения, совместимого с системой Windows или Android. Поэтому они обычно подключаются к десктопу или ноутбуку и дополняются приборами учета налогов.

Некоторые компании используют кассы в сочетании с мобильными телефонами, что превращает их в портативные онлайн-кассы. В настоящее время подобная схема становится все менее популярной после появления «умных» терминалов, которые не занимают много места и решают более сложные задачи.

Что касается малых организаций или ИП, кассовое устройство — оптимальный вариант.

Фискальный регистратор подходит для любого стационара, где есть электричество и пространство для подключения компьютера. Система на базе кассового аппарата обеспечивает гибкую конфигурацию кассового решения — подключение и отключение периферийных устройств, использование кассового аппарата и бухгалтерского программного обеспечения на компьютере. Она особенно хороша для тех, кто стремится к автоматизации своего бизнеса и хочет быть впереди всех.

Устройство фискального регистратора

Самым важным техническим компонентом является фискальный накопитель. Его особенности заключаются, во-первых, в том, что он съемный, а во-вторых, в том, что его легко заменить.

Безопасная обработка и шифрование налоговых данных является задачей накопителя. Технические требования к устройствам очень жесткие, и существует очень мало компаний-производителей, которые могут гарантировать, что производимые ими устройства отвечают требованиям безопасности и надежности.

Между тем, накопители различаются по целому ряду признаков. Классификацию срока эксплуатации устройства определяют нормативные положения, применимые к данному приспособлению:

• Не менее 13 месяцев — если компания подпадает под общую систему налогообложения;
• Не менее 36 месяцев — если в отношении компании действует специальный налоговый режим — упрощенная и лицензионная система налогообложения, единый налог на вмененный доход.

Не рекомендуется использовать накопитель с меньшим сроком действия, чем предусмотрено законом, — это может привести к штрафным санкциям.

Достоинства фискальных регистраторов

1. Программа автоматически генерирует чек со всей информацией об уплаченной сумме и продаже.
2. Программное обеспечение отличается большей вариативностью настроек и конфигурации.
3. Возможность быстрой печати чека
4. Есть функция автоматического отрезания чека.
5. Можно легко интегрировать в ЕГАИС.
6. Автоматическое безопасное соединение, которое открывается при выдаче чека и получении отчетов.

☝�� Это интересно

Чем фискальный регистратор отличается от кассы

Хотя оба устройства относятся к онлайн-кассам, между ними есть различия. Выбор конкретной модели машины зависит от рода деятельности, места установки и прочих тонкостей.

Так в чем же разница между автономной онлайн-кассой и фискальным регистратором? Основное отличие — отсутствие возможности ввода информации у фискальников, поэтому их нельзя рассматривать как отдельное оборудование. Они предусматривают подключение к компьютеру, планшету и другим устройствам, в отличие от автономной онлайн-кассы, которой можно управлять без дополнительных устройств.

Выбор кассового оборудования определяется множеством тонкостей, в числе которых большую роль играет тип бизнеса, для которого будет использована техника. Чем крупнее бизнес, тем более эффективным должно быть приспособление. Что выбрать: онлайн-кассу или фискальный регистратор?

Собственникам гипермаркетов и крупных торговых точек, куда поступает большой поток покупателей, следует обратить внимание на POS-системы с системой ФР, которые характеризуются повышенной скоростью печати и имеют автоматически отрезаемую контрольно-кассовую систему. Для небольших магазинов можно установить как регистратор, так и отдельную онлайн-кассу или смарт-терминал. Все зависит от обстоятельств и потребностей. Например, в ограниченном пространстве удобнее работать с компактным автономным кассовым аппаратом, чем с POS-системой.

Хотя многие курьеры используют налоговый кассовый аппарат и подключают его к планшету или КПК, службам доставки и выездным продавцам целесообразно выбрать кассовый аппарат с кнопочным или сенсорным управлением, оборудованный батареей. Это позволяет работать без подключения к сети.

Стандартные кассовые аппараты:

• автономные устройства, не требующие использования компьютерного оборудования;
• имеют собственную память;
• напрямую подключены к Интернету (проводным или беспроводным соединением);
• отличаются традиционным дизайном и компактными размерами.

Наряду с этим, регистраторы:

• подключаются к терминалу кассира или компьютеру с налоговыми и бухгалтерскими программами. Кассиру не придется возиться с экраном стандартной онлайн-кассы — он получит удобный монитор, на котором параллельно можно открыть другие программы, необходимые для работы;
• используют ресурсы памяти компьютерного оборудования, к которому подключены (их емкость намного превышает ресурсы памяти самых мощных моделей онлайн-касс);
• выглядят как небольшие чековые принтеры (линейные параметры лучше, а скорость печати документов выше, чем у онлайн-касс).

Оба варианта устройств имеют накопитель, где ведется учет финансовой информации, осуществляется передача данных регистратору, который направляет их в налоговую инспекцию.

Фискальник используют компьютер или терминал, что особенно удобно при операциях с большим количеством товаров и сделках, где необходимо использовать другие продукты (например, почтовые услуги). Онлайн-кассы удобны тем, что они компактны, портативны, автономны и подходят для небольших магазинов.

Как выбрать фискальный регистратор?

Фискальный аппарат имеет ряд особенностей:

• печатает квитанции. В отличие от кассовых аппаратов, он делает это с высокой скоростью, что удобно для магазинов с большим потоком покупателей.
• подключается к компьютеру или входит в состав кассовой системы. Вы можете отслеживать продажи и проверять остатки в режиме реального времени.
• отправляет информацию о платежах в Службу фискальных данных (ОФД), которая отчитывается перед федеральными налоговыми органами.

Фискальник напоминает стандартный чековый аппарат со вставной бумажной лентой. Поскольку он не имеет функции ручного ввода, он подключается к компьютеру с системой товарного учета, которая отображает номенклатуру и прайс-лист.

Фискальный регистратор облегчает ведение учета и помогает в проведении маркетинговых исследований: анализе результатов кампаний, расчете времени притока наибольшего количества покупателей. Это важно как для крупных компаний, так и для небольших магазинов, где наличие кассы может восполнить дефицит сотрудников.

Для чего нужна онлайн-касса

Онлайн-кассой называют кассовый аппарат, используемый интернет-магазином при продаже своих товаров или услуг. Он печатает чеки с QR-кодом и ссылками, отправляет электронные копии платежных документов покупателям и операторам. Имеет встроенное фискальное накапливающее устройство. Стоит разобраться, для чего нужна онлайн-касса для ИП, и необходимо ли ее использовать всем предпринимателям.

Требования закреплены ФЗ-54 и с 2017 года их действие распространяется на всех. Учет кассовых аппаратов ведется через специальный реестр моделей ККТ.

Какая польза бизнесу

Накопитель, присутствующий внутри прибора, накапливает данные по продажам, возвратам, закрытиям смен. Сертифицированные приборы такого типа предлагает банк «ВТБ».

Вся нужная информация отправляется специальному оператору в реальном времени, затем передается налоговой службе. Последней доступны сведения о каждой покупке, совершенной через магазин. Это:

• название товара;
• стоимость;
• время оплаты;
• ФИО кассира, выдавшего чек.

Интересный факт! Покупатели получают чеки на электронную почту. Это полноценный платежный документ, обладающий юридической силой. Его можно использовать, чтобы оспорить покупку, вернуть деньги за некачественный товар.

В чем польза для ИП

Предприниматели воспринимают онлайн-кассу, как формальность, требование закона. Но ее применение дарит ряд весомых преимуществ, например:

• простое обслуживание оборудования, без поездок в ФНС для регистрации, заключения договора с ЦТО, внеплановых финансовых проверок;
• наличие подробной статистики по продажам – пригодится при анализе частых покупок клиентов, перед планированием акций, распродаж;
• возможность интеграции с программами бухучета, обмена данными;
• автоматизация рутинных процессов, неприятной бумажной работы – инвентаризации, приемки продукции, изменения цен, учета неликвида, остатков.

Предпринимателю проще заниматься учетом операций, контролировать наличие товара на складе. При установке смарт-терминала – например, предоставленного банком «ВТБ» — администратор следит за работой кассиров удаленно, через телефон.

Когда нужно перейти

Сразу после введения закона начался массовый переход, повлекший за собой дефицит аппаратов. Поэтому подключение проводится поэтапно. Чтобы дать предприятиям время, государство предусмотрело отсрочку. Сроки перехода зависят от режима налогообложения.

Первыми зарегистрировались предприниматели, работающие по упрощенке или основному режиму. Вторыми – собственники по патенту, со штатом работников. Начиная с августа 2019 инновационное оборудование должны использовать все, независимо от направления деятельности. Аппаратуру, включая терминалы для подключения к смартфону, предлагает банк «ВТБ».

Когда можно обойтись без онлайн-кассы

Закон позволяет отдельным категориям бизнесменов обходиться без аппарата. Это:

• ИП, получающие оплаты на счет с р\с организации. Например, это касается дизайнеров, получающих оплату за работу от организации. Если платежи проводятся картой или наличными, ККТ ставится.
• Оплата проводится наложенным платежом либо через курьерскую службу. Тогда приборами пользуются компании, осуществляющие доставку, почты.
• Торгующие в сильно удаленных, труднодоступных местностях. Это сельские магазины, аптеки, кафе.

Есть льготные категории предпринимателей – им разрешается не ставить кассу. К таковым относятся продавцы икон, сезонных фруктов, овощей, мороженого, напитков из цистерн, пирожков, периодических изданий.

До 1 июля 2021 года разрешается работать без кассового аппарата ИП, не имеющему сотрудников (устроенных по трудовому договору):

• реализующим продукцию своего производства;
• выполняющим работы;
• оказывающим услуги.

Важная информация! При выдаче бланков строгой отчетности (например, проездных билетов), использовании наемного труда, торговле через вендинговые автоматы установка оборудования обязательна.

Налоговый вычет

Покупка онлайн-аппарата может стать серьезной статьей расходов, даже если обратиться к банку «ВТБ», предлагающему оснащение по доступным ценам. Особенно ощутимым такое приобретение будет небольшим компаниям, имеющим маленькую выручку. Во избежание нерациональных расходов законодательство предусмотрело налоговый вычет.

Это определенная компенсация, начисляемая в максимальном размере 18 тыс.рублей за кассу. Стоимость включает прибор, затраты на регистрацию, настройку.

Налоговый вычет полагается только двум категориям. Первая – ИП, работающие согласно патентной розничной системе либо вмененке. Это владельцы небольших пиццерий, бургерных, работники такси, репетиторы. Вторая – собственники, совмещающие другие налоговые схемы с указанными выше.

Какую кассу выбрать, что подойдет предпринимателям

Большой ассортимент кассовых решений и современного, мобильного оборудования предлагает банк «ВТБ». Модели бывают нескольких видов. Перед выбором кассы нужно определиться с такими вопросами:

• Будет она стационарной или мобильной. Последняя нужна работникам рынка, курьерам, первая больше подойдет кассирам.
• Применение дополнительных установок. Например, супермаркету нужны сканеры штрихкодов, весы, мониторы.
• Разнообразие ассортимента. Большим магазинам понадобится техника, делающая выгрузку из Excel, облака.
• Ведется ли продажа алкоголя. Тогда потребуется установка программы, передающей Росалкоголю номера поступающих и продаваемых бутылок для предотвращения распространения контрафакта.

Выбор зависит от потребностей конкретного бизнеса.

Онлайн-касса: что это такое, как работает и как выбрать?

В соответствии с законом №54-ФЗ большинство предпринимателей и компаний обязаны отправлять фискальные чеки в налоговую и покупателям. Для этого необходима онлайн-касса. В этой статье мы расскажем, что такое онлайн-касса, какую онлайн-кассу выбрать и как с ней работать.

Что такое онлайн-касса

Как видно из названия, онлайн-касса отличается от аппаратов старого образца подключением к интернету. Если в старых кассовых машинах данные записывались на электронную контрольную ленту (ЭКЛЗ), которая работала автономно, то теперь такие устройства уже не регистрируют. На смену ЭКЛЗ пришёл фискальный накопитель. По сути это чип, на котором в зашифрованном виде записываются и хранятся фискальные данные. Фискальные накопители различаются по сроку действия: для основной системы налогообложения, а также сезонной торговли, торговли подакцизными товарами и оказания услуг платёжного агента используются накопители на 13 и 15 месяцев. Для упрощённых налоговых режимов, а также организаций, оказывающих услуги, используют накопители сроком 36 месяцев.

Как работает онлайн-касса?

Чтобы понять, как пользоваться онлайн-кассой, мы рассмотрим процесс продажи и выдачи чека поэтапно.

1. Покупатель приобретает товар или услугу и платит за него наличными, картой или онлайн.
2. Данные для формирования чека вносятся в кассу — например, путём сканирования штрихкода или вручную кассиром. Сюда входит наименование товара или услуги, количество, цена, сумма, уплаченная покупателем. Информация о продавце уже есть в онлайн-кассе, поскольку её вносят при регистрации ККТ.
3. Касса формирует фискальный чек. Информация об операции передаётся в фискальный накопитель, который заверяет её. Уже заверенный чек распечатывается для покупателя.
4. Данные с ККТ передаются оператору фискальных данных, который в ответ сообщает о получении чека.
5. ОФД обрабатывает данные о продаже и передаёт их в налоговую.
6. Покупателю отправляют электронную версию чека — по желанию, если он уже получил бумажный чек, или в обязательном порядке при расчётах онлайн, когда бумажный чек не выдаётся.

За счёт фискального накопителя онлайн-касса автоматически формирует чеки после каждой операции. Через оператора фискальных данных (ОФД) они отправляются покупателям и в налоговую. Для этого предпринимателю нужно заключить договор с любым ОФД из реестра ФНС.

Если у вас нет проблем с доступом к интернету, отправка чеков происходит моментально. Поэтому налоговой уже не требуются регулярные проверки — их стоит ожидать только если чеки какое-то время не отправлялись. Кроме того предприниматели освобождаются от отчётности по кассовым операциям, потому что информация о них и так поступает в ФНС в реальном времени. В случае отсутствия подключения к сети фискальный накопитель работает в автономном режиме и передаёт все накопленные данные, как только доступ к интернету восстановится. Многие модели ККТ делают это автоматически.

Какие бывают онлайн-кассы?

Чтобы понять, какую лучше купить онлайн-кассу, разберём три основных типа ККТ: автономные, фискальные регистраторы и смарт-терминалы.

Автономные кнопочные кассы — одно из самых доступных решений. Минус: их необходимо подключать к компьютеру каждый раз, когда вы добавляете товары или обновляете программу. Микробизнесам и компаниям с небольшим количеством транзакций и ассортиментом товаров будет целесообразно выбрать онлайн-кассу такого типа — она обойдётся в скромную сумму от 6 до 20 тысяч рублей.

Пример бюджетной кнопочной кассы, представленной на маркетплейсе онлайн-касс ЮKassa

Фискальный регистратор тоже подключается к компьютеру, причём на постоянной основе. Сам регистратор имеет внутри фискальный накопитель и печатает чеки. Все остальные процессы происходят в управляющем планшете или ПК. Поскольку вам нужно два устройства вместо одного, такой комплект может стоить недёшево. Но если компьютер уже есть, а чеки вам обязательно нужно печатать, выберите онлайн-кассу этого типа.

Пример фискального регистратора, представленного на маркетплейсе онлайн-касс ЮKassa

Смарт-терминалы представляют собой планшеты или смартфоны, на которых уже установлена кассовая программа. В том же корпусе имеется фискальный накопитель, а нередко и принтер чеков. К смарт-терминалам можно подключать дополнительное оборудование — например, сканеры штрих-кодов. К ПК их подключать не нужно, программы на таких аппаратах обычно обновляются в автоматическом режиме, а добавить новый товар можно путём сканирования штрих-кода.

Пример смарт-терминала, представленного на маркетплейсе онлайн-касс ЮKassa

Как правило, в смарт-терминалах есть личный кабинет, возможность аналитики продаж, функции возврата и другие полезные фичи. Для удобства работы к фискальным регистраторам и смарт-терминалам обычно подключают товароучётную программу, которая позволяет анализировать продажи и отслеживать остатки товаров в автоматическом режиме. Бизнесы с большим ассортиментом продукции и оборотами нередко выбирают онлайн-кассу такого типа. Более того, формат «всё в одном» удобен для курьеров, таксистов и так далее.

Как выбрать онлайн-кассу?

Для начала ответьте на ряд вопросов применительно к вашему бизнесу.

1. Касса будет располагаться в одном месте или её нужно постоянно перемещать? От этого зависит выбор моделей с подключением к сети или без, массивных стационарных или лёгких мобильных касс, автономных или с подключением к ПК. Кассир супермаркета и курьер, доставляющий пиццу, будут использовать две разные модели.
2. Нужно ли вам часто добавлять товары в номенклатуру? Если да, подойдёт смарт-терминал, где для этого не требуется подключение к ПК.
3. Работаете ли вы с маркированным товаром? У ряда производителей для этого нужен дополнительный функционал.
4. Нужен ли вам товароучёт? Если ассортимент большой, выбирайте кассы, которые легко интегрируются с товароучётными программами.
5. Как вы будете принимать платежи? Для интернет-магазинов, которые принимают оплату только онлайн, достаточно ККТ, формирующей онлайн-чеки, печать не обязательна.
6. Нужно ли подключать дополнительное оборудование: сканер штрих-кодов, терминал для приёма карт, электронные весы и так далее.
7. Нужна ли вам интеграция с интернет-магазином или системой бухгалтерского учёта — у некоторых моделей касс она делается за несколько минут, у других её нет вообще.
8. Как работает техподдержка? Если у вас интернет-магазин, то вам будет актуальна возможность обратиться за помощью в любое время суток 7 дней в неделю.

Нужна ли онлайн-касса вашему бизнесу?

К 1 июля 2021 года закончатся все отсрочки и онлайн-кассы станут обязательны для подавляющего большинства предпринимателей. Однако, исключения всё же есть — они указаны во второй части закона 54-ФЗ:

Бизнесы, продающие мелкие изделия (например, жевательную резинку или игрушки) за монету через специальные автоматы.

Организации и ИП, которые:
продают журналы и газеты;

Кроме того, онлайн-кассы не должны применяться кредитными организациями, юридическими лицами при безналичных расчётах друг с другом, организациями, которые реализуют полномочия органов власти. В перечень исключений так же попадают компании и ИП, предоставляющие в аренду жильё и машиноместа, ТСЖ, религиозные организации, аптеки и библиотеки, самозанятые.

Полный перечень размещён в соответствующей статье закона.

Что будет, если не применять онлайн-кассу?

Если по закону вы должны пробивать чеки через онлайн-кассу, но игнорируете это требование, к вам применят санкции в соответствии со статьёй 14.5 КоАП.

За каждую транзакцию, не оформленную через ККТ, налагается штраф:

• на должностное лицо или ИП от 25 до 50% от суммы расчёта, но не меньше 10 тысяч рублей,
• на юрлицо от 25 до 100% от суммы расчёта и не меньше 30 тысяч.

Повторные нарушения ещё более опасны. Если сумма расчётов мимо ККТ превысит 1 млн. рублей, ИП или юрлицо вынуждено будет приостановить деятельность на 90 дней, а должностное лицо дисквалифицируют на 1–2 года.

Ошибки в расчётах через онлайн-кассу также попадают в перечень нарушений. Сюда относятся неверно указанные признаки расчёта или реквизиты, использование незарегистрированной кассы. Штраф для ИП или должностного лица составит 1,5 – 3 тысячи рублей, для юрлица — 5–10 тысяч.

Невыдача чека покупателю карается штрафом в 2 тысячи рублей для должностного лица и в 10 тысяч — для организации.

Как пользоваться онлайн-кассой?

Прежде чем начать работу вам предстоит:

1. Купить или арендовать саму ККТ.
2. Купить фискальный накопитель.
3. Заключить договор с ОФД и зарегистрировать кассу на его сайте.
4. Зарегистрировать фискальный накопитель в ФНС. Это можно сделать в личном кабинете на сайте налоговой. Вам нужно будет сформировать заявление на регистрацию в разделе Контрольно-кассовая техника, а затем подписать его квалифицированной электронной подписью, интегрированной с вашим личным кабинетом. После рассмотрения заявления налоговая пришлёт вам регистрационный номер кассы.
5. Настроить и активировать кассу. К любой ККТ прилагается инструкция, по которой вы вбиваете в аппарат регистрационный номер, полученный в налоговой. Затем формируете отчёт о регистрации.
6. Завершить регистрацию на сайте ФНС. В уже знакомом разделе личного кабинета нажмите кнопку «Завершить регистрацию», а затем введите фискальный признак из отчёта, который вы сформировали на предыдущем шаге. Итогом станет карточка онлайн-кассы, которую ФНС предоставит в течение нескольких дней. Как только вы её получите, можете спокойно работать с онлайн-кассой.

Многие производители и поставщики касс предлагают пакетные решения. Они возьмут на себя регистрацию кассы в налоговой, заключение договора с ОФД и другие организационные моменты. Например, комплексное решение «Облачная онлайн-касса под ключ» включает в себя даже выпуск электронной подписи. От вас потребуется только заполнить анкету — всё остальное сделает поставщик услуги.

Перейдём непосредственно к работе с онлайн-кассой. Её обычно поручают сотруднику, знающему кассовое ПО и несущему материальную ответственность (многие предприниматели при трудоустройстве таких работников заключают соответствующий договор). Все, кто работает с ККТ, должны ознакомиться с инструкцией и понимать, что нельзя вмешиваться в работу кассы, нарушать целостность её корпуса и так далее.

Рабочий день кассира начинается с открытия смены. Перед этим нужно проверить работспособность кассы и всего подключенного к ней оборудования, а также соединение с интернетом. Отчёт о начале смены будет отправлен в ОФД и далее в налоговую.

Чек обязательно должен быть сформирован при следующих операциях:

• продажа,
• внесение аванса или предоплаты,
• возврат,
• продажа в кредит или рассрочку,
• корректировки — если при первоначальном продаже неверно указаны сумма, наименование или другие признаки расчёта.

Этим операциям соответствуют 4 основных признака расчёта:

1. Приход — получение денег за продажу товара или услуги клиенту
2. Возврат прихода — если клиент, например, вернул товар ненадлежащего качества и получил уплаченную сумму обратно.
3. Расход — когда вы приобретаете что-то у клиентов. Скажем, принимаете товары на реализацию.
4. Возврат расхода — клиент возвращает себе переданный вам товар, а вам возмещает уплаченные деньги.

Если операцию провели без онлайн-кассы либо она по какой-то причине вышла из строя/отключилась от электропитания или интернета, применяются чеки коррекции. Там указывается один из двух признаков — приход (для недостачи) или расход (в случае обнаружения излишков). К такому чеку обычно прилагают пояснительную записку с указанием причин коррекции на случай налоговой проверки.

Не позднее, чем через 24 часа после открытия, кассовую смену необходимо закрыть. После этого формируется отчёт о закрытии смены и приходный кассовый ордер.

Резюме

В 2021 году большинство хозяйствующих субъектов должны формировать фискальные чеки с помощью онлайн-касс.

В отличие от ККТ старого образца онлайн-кассы подключены к интернету, в них есть фискальный накопитель, который шифрует фискальные данные и передаёт их через ОФД в налоговую. ФНС получает данные о расчётах в реальном времени, что сокращает количество налоговых проверок. Неиспользование ККТ или указание неверных реквизитов карается штрафами — как для должностных лиц, так и для организаций. Повторные нарушения чреваты приостановлением деятельности.

Выделяют три основных типа онлайн-касс:

• автономные кнопочные, которые ввиду дешевизны хороши для микробизнеса,
• фискальные регистраторы, которые подключаются к компьютеру или планшету, чтобы формировать и печатать чеки,
• смарт-терминалы, включающие в себя и компьютер с кассовым ПО, и фискальный регистратор и устройство для печати чеков.

Чтобы начать формировать фискальные чеки в соответствии с 54-ФЗ, нужна сама онлайн-касса, фискальный накопитель и договор с ОФД. Для заключения такого договора, а также для регистрации ККТ в налоговой вам потребуется квалифицированная электронная подпись. Если у вас нет времени самостоятельно проходить все этапы подключения, можно воспользоваться одним из комплексных решений.

Для работы с онлайн-кассой требуется сотрудник, знакомый с кассовым ПО и инструкцией по эксплуатации конкретной ККТ. Работа начинается с открытия кассовой смены и заканчивается её закрытием с составлением приходного кассового ордера.

Нужен ли кассовый аппарат для ИП

Что такое онлайн-кассы и каким законом регулируется их применение

Онлайн-касса — это контрольно-кассовая техника (ККТ) с доступом к интернету для автоматической передачи данных в налоговую службу (ФНС) о финансовых операциях.

Делается это с помощью фискального накопителя (ФН) — специального чипа, который подключается к кассовому аппарату и передаёт информацию посреднику — оператору фискальных данных (ОФД). Он уже отправляет сведения в налоговую.

До 2017 года в ходу были кассы старого образца, в которых использовались ЭКЛЗ (электронная контрольная лента защищённая). На неё записывались следующие фискальные данные:

• выданные покупателям чеки;
• возврат продавцу товара и покупателю денег;
• отчёты об открытии и закрытии смены.

Чтобы получить доступ к фискальным данным, налоговый инспектор должен был лично изучить эту ленту. Теперь инспектору не нужно посещать магазин, он может получить от ОФД всю информацию онлайн.

В 2023 году новые кассовые аппараты должны применять практически все индивидуальные предприниматели (ИП) и организации (юрлица) при расчётах с физлицами (покупателями, клиентами, партнёрами). Об этом сказано в законе 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчётов в Российской Федерации». Однако, есть случаи, когда ИП или организация может работать без кассового аппарата.

Когда предпринимателю обязательно применять кассу

Новая ККТ введена в оборот для того, чтобы налоговая инспекция могла контролировать операции между продавцом и покупателями (клиентами, подписчиками), которые являются физлицами. При этом форма оплаты не имеет значения: это может быть получение от физлица наличных денег, перевод с банковской карты или счёта мобильного телефона, оплата с электронного кошелька.

Кроме физлиц, ККТ применяется при расчётах с юрлицами или другими ИП. Например, при заключении контракта с партнёром или подрядчиком. Если сумма менее 100 тыс. рублей, оплату можно провести фиатными деньгами или наличными, перевести с карты на карту, выдав при этом кассовый чек.

Если же сумма контракта превышает 100 тыс. рублей, то перевод должен осуществляться безналично через банк, то есть, с одного расчётного счёта на другой.

Закон 54-ФЗ вводит и новое понятие расчёта. Ранее считалось только получение денег за проданный товар (работу, услугу). С 2023 года расчётными считаются следующие операции:

• возврат денег покупателю, если он решил вернуть товар (отказаться от услуги);
• предоставление покупателям беспроцентных займов на покупку, а также погашение покупателями этих займов;
• выплата выигрышей при покупке лотерейных билетов и другие.

Кто может не использовать кассу в 2023 году

Закон 54-ФЗ предполагает ситуации, в которых бизнесу вообще не нужно использовать ККТ. Все случаи, когда допустимо работать без онлайн-кассы, указаны в статье 2 вышеуказанного закона. Условно эти случаи можно разделить на группы:

1. Льготы для определённых, специфических видов деятельности. Например, продажа бумажных газет и журналов из киосков; реализация кваса, молока, растительного масла из автоцистерн; сезонная продажа овощей и фруктов вразвал; приём от населения сырья на утилизацию (стеклотара, металлолом); ремонт обуви; изготовление ключей; торговля с рук в поездах; реализация продукции через автоматы, принимающие только монеты и т. п.
2. Льготы для бизнеса, ведущего деятельность в местности, которая внесена региональной администрацией в список отдалённых и труднодоступных.
3. Льготы для некоторых налоговых режимов. Например, ИП, платящие налог на профессиональный доход (НПД, фактически является самозанятым и не нанимает работников) могут не применять кассовую технику. Некоторые ИП на патентной системе налогообложения (ПСН) также освобождены от этой обязанности.

Как ИП организовать работу без кассового аппарата

Если индивидуальный предприниматель занимается деятельностью, которая описана в пункте 2 статьи 2 закона 54-ФЗ, то он не обязан выдавать клиентам чеки.

Если ИП является плательщиком НПД, он выдаёт клиентам чеки, сформированные в приложении «Мой налог» при фиксировании каждой новой продажи. Деятельность таких ИП и самозанятых регулирует закон 422-ФЗ.

Если предприниматель находится на патентной системе и освобождён от использования онлайн-кассы согласно пункту 2.1 статьи 2 закона 54-ФЗ, то вместо кассового чека по запросу покупателя он обязан выдать ему товарный чек, квитанцию или иной расчётный документ на бланке строгой отчётности (БСО).

Главное, чтобы в выданном документе присутствовали следующие сведения:

• наименование документа;
• его дата и номер;
• место расчёта;
• данные ИП: Ф. И. О и ИНН;
• система налогообложения;
• признак расчёта: приход, возврат прихода;
• наименование товаров, работ или услуг;
• цена за единицу и общее количество единиц товара (работ, услуг);
• итоговая сумма.

В законе нет утверждённой формы такого документа, поэтому каждый владелец бизнеса может разработать и утвердить свою форму. Важно, чтобы она содержала реквизиты, прописанные в пункте 2.1 статьи 2 закона 54-ФЗ.

Документы, заменяющие чеки, можно распечатывать на принтере или на кассовом аппарате старого образца, предварительно настроив возможность форматирования реквизитов.

Если предприниматель ведёт бизнес в удалённой и труднодоступной местности, то тоже может не использовать ККТ согласно пункту 3 статьи 3 закона 54-ФЗ. Вместо кассового чека по запросу покупателя продавец должен выдать расчётный документ.

Учёт таких выданных документов нужно вести в специальном журнале, который прошит, пронумерован, подписан руководителем и заверен печатью (при её наличии). Для такой ситуации правила работы прописаны в приказе № 296 от 15.03.2017 г. Правительства РФ.

Если предприниматель работает в местности с нестабильным покрытием интернета или его отсутствием, то он должен использовать ККТ нового образца по всем правилам, но без подключения к интернету и без заключения договора с ОФД. В этом случае данные будут просто накапливаться на ФН, а налоговая инспекция сможет их изучить во время выездной проверки на точку или при его передаче в инспекцию.

Чтобы не приобретать свою онлайн-кассу, можно взять её в аренду у банка, но надо уточнить, предоставляется ли такая услуга. Интернет-магазину, который принимает исключительно безналичную оплату и может не выдавать бумажные чеки, может арендовать облачную онлайн-кассу у партнёров платёжного сервиса ЮKassa.