Штатное расписание номер документа какой ставить

Как производится нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Кадровая документация включает в себя ряд приказов, форм и заявлений. Для адекватной ориентации в этом пространстве применяется система нумерации. Она является унифицированной, то есть нормируется определенными актами. Как правильно нумеровать кадровые приказы?

Для чего нужна нумерация документов

• Быстрый поиск нужного акта.
• Удобное нахождение связей между несколькими документами (к примеру, между приказом о сокращении штата и приказом о расторжении трудового соглашения).
• Обеспечение правильного хранения документации.
• Систематизация актов на основании их содержания.
• Создание порядка регистрации бумаг.
• Упрощение классификации документов при их оформлении на хранение.
• Разделение распоряжений на группы.

Каждый документ имеет свой срок хранения. Только после истечения этого срока бумагу можно уничтожить. Нумерация является в том числе инструментом для обозначения сроков хранения.

Что обозначает присвоение номера

Нумерация – это процесс присвоения документу определенного номера. Процедура подразумевает разграничение бумаг с различными сроками хранения:

• Длительный: 50 или 75 лет.
• Краткосрочный: 1 или 5 лет.

Номера документов отличаются сложным составом, то есть в них входят цифры и буквы. Необходимость сложносоставных номеров обусловлена большим многообразием бумаг. Ежегодно предприятие должно обновлять порядок исчисления. В начале года номера новых бумаг начинаются с цифры 1.

Вопрос: Обязательно ли вводить буквенные индексы в нумерации приказов по личному составу о поощрениях, о взысканиях? Можно ли использовать только цифры в обозначении номера приказа по личному составу?
Посмотреть ответ

Особенности присвоения номера

Нумерация определяется величиной предприятия. В малых организациях можно использовать простой порядок исчисления: числовое и буквенное обозначение через разделительный знак. Расшифровка обозначения будет следующей:

• Цифры. Присваиваются в порядковом виде. То есть номер присваивается документу в порядке поступления последнего. Новое исчисление ведется с начала календарного года.
• Буквы. Является приставкой к числу. Нужен для идентификации формы приказа, для обозначения его содержания и группы.
• Разделительный знак. Служит для разделения буквенного и числительного обозначений. В качестве составляющих индекса могут выступать тире, точка, дробь.

Обозначение может быть представлено без разделительного символа. То есть цифры и буквы проставлены сплошным способом. Между символами может быть пробел. Допускается также его не проставлять. Однако имеет смысл поставить знак разделения, так как это позволит проще расшифровать индекс.

Если предприятие большое, нумерация усложняется. Рекомендуется сформировать собственную систему обозначений. Все ее нюансы фиксируются в локальном акте. С этим актом нужно ознакомить всех сотрудников, которые занимаются оформлением кадровой документации. В обратном случае вероятна путаница.

Система, разрабатываемая сотрудниками компаниями, должна быть логичной и понятной. К примеру:

• Приказы о вынесении взыскания обозначаются буквенным обозначением «ДВ».
• Распоряжения об увольнении обозначаются символом «У».

В законодательстве нет указаний относительно присвоения обозначений. Поэтому буквенные и числительные комбинации могут быть совершенно разными.

Какие бумаги подлежат нумерации

Нумерация служит для обозначения приказов. Последние представляют собой распорядительный документ, устанавливающий определенные правоотношения. Приказы принимаются руководителями фирмы. Разновидности принимаемых приказов утверждены Приказом Минкультуры №558 «Об утверждении перечня типовых документов» от 16 февраля 2016 года. Подразделяются бумаги на эти основные группы:

• По персоналу фирмы. К примеру, это приказы о приеме на службу или увольнении.
• По главному направлению деятельности. К примеру, это Положение об охране труда.
• По административной работе. Это распоряжения по формированию охраны.

Все эти приказы должны быть пронумерованы.

Модели организации нумерации

Рассмотрим схемы нумерации от самых простых до самых сложных:

• Простой вариант. Подходит для малых компаний с ограниченным документооборотом. Бумаге присваивается числовой код. Если требуется, можно добавлять к нему буквенное обозначение. Нумерация выполняется от цифры 1. Исчисление будет вестись до конца года. С первого дня нового года нумерация вновь ведется с единицы. Цифра будет обозначать порядок поступления бумаги, а буква – содержание приказа, его вид. Между двумя этими символами, как правило, не ставится разделительный знак.
• Усложненный вариант. Подразумевает сквозную нумерацию. Документы подразделяются на различные группы. Буква будет указывать на группу, к которой принадлежит бумага.
• Сложный вариант. Актуален для больших предприятий, где ведется обширный документооборот. Обозначения в данном случае могут указывать на группу распоряжений, сроки их хранения. Шифр может обозначать подразделение, к которому относится документ. Для создания шифра нужно использовать несколько букв.

Простое обозначение предполагает одну букву и одну цифру, усложненное – целый шифр.

Журнал регистрации приказов

Порядок присвоения обозначений распоряжениям не оговорен в законодательных актах. А потому следует вести журналы для регистрации документации. Регистрация приказов представляет собой копирование реквизитов с бумаги и фиксацию их в специальной форме. В журнале обязательно должны прописываться номера распоряжений. Количество журналов может быть различным. Это или один экземпляр на все формы распоряжений, или несколько книг для отдельных групп приказов. Рекомендован именно последний вариант. К примеру, в одном журнале содержатся приказы по главному направлению деятельности, в другом – распоряжения по персоналу.

ВАЖНО! Регистрация распоряжения наделяет последнее юридической силой.

У СВЕДЕНИЮ! Закон не регламентирует формы журналов регистрации. Поэтому утверждаться они могут сотрудниками компании.

Порядок присвоения номера

Рассмотрим порядок присвоения индекса:

1. Распоряжения разграничиваются по отдельным группам. Группы могут выделяться на основании содержания документа, срока его хранения.
2. Каждая из выделенных групп регистрируется в специальных формах. К примеру, это журналы, система электронного документооборота.
3. Для нумерации конкретного приказа нужно посмотреть в журнал, проверить, какой именно индекс присваивается соответствующему документу. После этого бумаге присваивается необходимый номер.

ВАЖНО! Компании обязательно нужно зафиксировать собственный способ нумерации в локальных актах.

Примеры

Принятая нумерация фиксируется в инструкции. Этот документ является помощником сотрудникам, которые ведут кадровый документооборот. Рассмотрим пример нумерации:

• Символ П обозначает прием на работу.
• У – увольнение.
• ПР – перевод сотрудника на другую должность.
• О – отпуск.
• Н – нарушение дисциплины.
• К – прочие кадровые распоряжения.

Если принимается распоряжение, не относящееся к приведенным группам, можно не помечать его буквенным обозначением.

Штатное расписание. Унифицированная форма Т-3

Штатное расписание по унифицированной форме т-3 используется компаниями и предприятиями для упорядочивания информации о кадровой структуре, количестве сотрудников, зарплатах, надбавках и т.д. Считается, что такой документ должен быть на каждом предприятии и у ИП, если он имеет штат работников. У работодателей и кадровых сотрудников нередко появляются вопросы, связанные с обязательностью унифицированной формы т-3, её заполнением, вносимыми изменениями, утверждением нового штатного расписания.

Образец и бланк штатного расписания в формате excel 2020 года

• Бланк и образец
• Онлайн просмотр
• Бесплатная загрузка
• Безопасно

Обязательно ли компаниям иметь штатное расписание?

Представим две противоположные точки зрения на данный вопрос, существующие сегодня. Первая утверждает, что предприятия должны обязательно составлять и иметь ШР. Именно в нем указываются трудовая функция сотрудника и объем его зарплаты, наряду с трудовым договором. Ст. 15 (раскрывает понятие трудовых отношений) и ст. 57 ТК РФ (определяет содержание и суть трудового контракта) определяют трудовую функцию как «работы по должности в соответствии со штатным расписанием».

Приверженцы второй точки зрения считают, что решение о том, нужно ли хозяйствующему субъекту ШР, принимает сам руководитель. Аргументируется данное мнение таким образом:

1. Пост. Госкомстата России №1 от 05 января 2004 г. закрепило лишь рекомендованную к применению форму бумаги: унифицированную Т-3.
2. Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Пост. Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г.) обозначила, что записи о названии должности, профессии, специальности и т.д. делаются «как правило, в соответствии со ШР организации».

Следовательно, о том, что ШР обязательно к использованию, нигде не указано.

Внимание! ФСС, ПФР, ФНС согласны с первой точкой зрения. ФСС документ нужен для того, чтобы удостовериться в правильности начисления страховых взносов, ПФР — для уточнения информации о трудовом стаже. Налоговики могут запросить ШР во время выездных проверок.

Основные задачи штатного расписания в компании

ШР может быть полезным для хозяйствующего субъекта, выполняя следующие задачи:

1. В нем прописывают структуру компании, отделы, подразделения. Заглянув в него, можно сразу получить представление о системе подразделений фирмы.
2. Заключает в себе информацию о полной численности сотрудников во всей компании, в каждом подразделении, о том, сколько содержится штатных единиц каждой должности.
3. Дает сведения о том, какая система заработной платы была принята у персонала каждого отдела, цеха и т.д.
4. Закрепляет суммы надбавок персоналу.
5. Посредством этой бумаги можно легко отследить количество вакантных должностей.

Таким образом, не стоит умалять значение такого документа, как ШР, организации и ее отделу кадров, если таковой имеется.

Период действия

Срок действия штатного расписания компания может выбрать самостоятельно. Составляют его в большинстве случаев на 1 год. Если организация небольшая, с маленьким количеством сотрудников и развивается не активно, то штатное расписание может функционировать несколько лет. В больших организациях, штат которых растет быстро, документ заполняют ежегодно.

Если на протяжении года появляются новые должности, меняются число штатных единиц, названия вакансий, заработная плата, то в документ можно внести поправки и дополнения. Это осуществляется посредством издания специального распоряжения (о нем расскажем ниже) и внесения изменений в ШР.

Обязательно применять именно форму Т-3?

Штатное расписание по форме Т-3 было закреплено Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. №1. Все унифицированные бланки перестали быть обязательными к применению в работе с января 2013 года. С этого момента руководители компаний получили право работать с самостоятельно созданными бланками. Стало возможным дополнять новыми реквизитами уже существующие унифицированные формы.

В большинстве случаев хозяйствующие субъекты используют именно форму Т-3, так как она привычна многим бухгалтерам, кадровикам со стажем, сотрудникам проверяющих ведомств и содержит все нужные данные. Да и смысл изобретать велосипед?

Важно! Какими бланками будет пользоваться хозяйствующий субъект, унифицированными или разработанными самостоятельно, решает руководство. Выбор необходимо обязательно зафиксировать в учетной политике компании с помощью отдельного приказа о внесении туда соответствующих изменений.

Как правильно заполнить форму Т-3 кадровому работнику

Бланк штатного расписания состоит из двух частей: вводной и основной (табличной). Рассмотрим, как заполнить каждую из них.

Вводная часть

Первым делом указывают название компании. Оно должно соответствовать тому, которое вписано в свидетельство о регистрации. Если «имя» содержит латинские буквы или слова, то такое и нужно указывать. Если в регистрационном документе присутствует краткое и полное название, то в ШР можно внести любое из них.

Далее пишут код по ОКПО, номер документа и дату его составления. Потом следует указать период функционирования. Обычно пишут только дату утверждения, потому что дата окончания бывает не всегда известна, поскольку расписание может подвергаться изменению путем создания нового документа в процессе работы компании.

Основная часть

В этой части располагается таблица. Рассмотрим, как правильно заполнить каждую графу из 10.

Графа 1. Сюда нужно вписать название структурного подразделения. К таковым относятся цеха, отделы, филиалы. Указывать в документе подразделения удобнее в иерархическом порядке. Например, прежде всего указать администрацию, юридический отдел, бухгалтерию, кадровую службу, то есть те отделы, которые занимаются общим руководством. Далее вносят отделы, которые осуществляют главные задачи предприятия, например, производственный, отдел продаж и т.д. В последнюю очередь вписывают подразделения, выполняющие вспомогательные задачи или задачи обслуживающего характера. К примеру, это склады, отдел снабжения.

Графа 2. Нужно ввести код структурного подразделения. Номер присваивает работодатель. Стандартно это делается так: основному отделу присваивают код «01», отделам, которые входят в его состав, — коды «01.01», «01.02» и т.д. Таким способом можно обозначить место отдела в общей иерархической системе компании или предприятия.

Графа 3. Здесь располагают сведения о должности гражданина, разряде, квалификации. Если можно подобрать название должности в соответствии с ОКПДТР (расшифровывается как Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов), то лучше выбрать именно его. Так как он функционирует с 1994 года, то многие профессии и должности устарели, а новые не введены.

Выбирать название из данного справочника обязательно следует в том случае, если работнику положены какие-либо гарантии: льготы, компенсации и т.д. В противном случае они не будут предоставлены.

Графа 4. Здесь для каждой должности нужно отметить число штатных единиц. Если в компании практикуется работа по совместительству, то число указывается в форме десятичных дробей: 0,25, 0,5, 0,75, 1,25 и т.д. Разберем пример: в фирме числятся 2 дизайнера, один — на полную ставку, второй — совместитель на полставки; в этом случае в ШР пишут — 1,5 штатные единицы.

Кроме того, в ШР можно добавить и свободные должности. Если предполагается расширение штата, то их можно занести в документ заранее, чтобы в будущем не вносить в него коррективы.

Графа 5. В этом поле нужно указать тарифную ставку для каждой должности, то есть зарплату за месяц.

Графы 6-8. Сюда вносят данные о существующих надбавках в организации. Таковыми могут считаться премии, доплаты, выплаты стимулирующего и поощрительного характера. В отдельных случаях их может устанавливать сам работодатель, а в некоторых они уже введены ТК РФ: различные надбавки за количество отработанных лет, за вредность и т.д. Объемы надбавок могут быть фиксированными или выражаться в процентах от оклада.

Графа 9. В этой графе требуется отметить общую сумму, которая вычисляется путем сложения граф с пятой по восьмую по каждому из персонала на конкретных должностях.

Графа 10. В ней указывают примечания, если таковые имеют место. Сюда можно вписать реквизиты приказов по кадровому составу и пр.

Строка «Итого» в конце таблицы должна содержать общее количество штатных единиц хозяйствующего субъекта и месячный зарплатный фонд (общая сумма по девятой графе).

В конце ставят свои подписи руководитель отдела по персоналу (может называться по-другому) и главный бухгалтер предприятия или компании. Печать ставится по желанию руководства.

Остались вопросы по заполнению документа? Ответим на ФОРУМЕ!

Как утвердить в компании штатное расписание

ШР вводится в работу работодателем с помощью приказом об утверждении штатного расписания. Утвердить ответственными за разработку и заполнение формы руководство может работников кадрового отдела, бухгалтера, сотрудников юридического отдела. Ответственным может быть и сам руководитель, особенно если предприятие не отличается большим штатом работников. Если работа над ШР поручается конкретному лицу, то его нужно обозначить в приказе. Кроме того, можно прописать эту задачу в трудовом контракте с ним.

Помните! Даты утверждения документа, введения его в работу и создания могут отличаться. Штатное расписание не запрещается утверждать и после его заполнения, а вводить в работу можно намного позже составления и утверждения.

В тексте распоряжения должны быть такие сведения:

• наименование хозяйствующего субъекта;
• название и номер распоряжения;
• место и дата создания документа;
• даты утверждения расписания, введения его в работу (здесь также следует отметить число штатных единиц и внести данные о месячном зарплатном фонде);
• ФИО и должности тех лиц, которым поручено составление ШР;
• указание на приложение к приказу — само ШР и его реквизиты;
• подписи и должности руководителя и лиц, которые отвечают за составление документа.

К сведению! Вводить штатное расписание в работу удобнее с 1-го числа месяца, поскольку оплата труда персоналу начисляется помесячно.

Составим образец приказа об утверждении штатного расписания

30 декабря 2019 года

Об утверждении штатного расписания

1. Утвердить штатное расписание №3-ШР от 30 декабря 2019 года в количестве 35 штатных единиц и месячным фондом оплаты труда в размере 1 238 000 (один миллион двести тридцать восемь тысяч) рублей.
2. Ввести документ №3-ШР от 30 декабря 2019 года в работу с 1 января 2020 года.
3. Контроль за исполнением данного распоряжения возложить на менеджера по персоналу Николаеву Е.А.

Приложение: ШР №3-ШР от 30 декабря 2019 года.

Генеральный директор: Симонов / Р.О. Симонов

С приказом ознакомлена:

Менеджер по персоналу: Николаева / Е.А. Николаева

Внесение изменений в штатное расписание

Чтобы изменить какие-либо данные в штатное расписание или внести в него новые, руководителю нужно издать специальный приказ о внесении туда изменений. Это может быть необходимо в таких ситуациях:

• требуется ввести новые подразделения или должности;
• меняется структура организации;
• требуется переименовать должности или подразделения;
• изменение зарплаты, тарифных ставок;
• предстоит сокращение штата.

Если нужно внести много изменений, то имеет смысл составить новое ШР и утвердить его приказом руководителя, присвоив документу следующий номер по порядку.

После издания распоряжения сотрудник отдела кадров или иной работник, ответственный за составление ШР, вносит в него все необходимые изменения.

Внимание! Приказ можно озаглавить, используя различные варианты: «О частичном изменении штатного расписания», «О внесении дополнений в штатное расписание» и т.д.

В тексте документа должны содержаться стандартные реквизиты, такие как наименование, номер бумаги, дата и место составления и т.д. В основной части указывают, какие именно изменения должны быть сделаны, на кого возложена ответственность за исполнение данного распоряжения. Завершают текст подписи руководителя и ответственного за составление расписания лица.

Составляем образец приказа о внесении изменений в штатное расписание

12 августа 2020 года

О частичном изменении штатного расписания

В связи с оптимизацией структуры ООО «Афродита»

Внести с 15 августа 2020 года в штатное расписание, утвержденное приказом №34-ОД от 29 декабря 2019 года, такие изменения:

1. В структурном подразделении «Правовой отдел» должность помощник системного администратора переименовать в младшего системного администратора.
2. Структурное подразделение «Редакция» переименовать в «Производственный отдел».
3. В структурном подразделении «Производственный отдел» должность главного редактора переименовать в руководителя производственным отделом.
4. Контроль за исполнением данного распоряжения возложить на менеджера по персоналу Николаеву Е.А.

Гендиректор: Симонов / Р.О. Симонов

С приказом ознакомлена:

Менеджер по персоналу: Николаева / Е.А. Николаева

Как правильно ввести новую должность в штатное расписание

Если в компании вводится новая штатная единица, то в этом случае следует изменить и само штатное расписание. Для этого руководитель также издаёт приказ о введении новой должности. Начинается процедура с составления служебной записки о введении новой штатной единицы работодателю. Ее составляет начальник того подразделения, где необходима новая штатная единица. В записке должны приводиться все обоснования данного решения, также должны прилагаться статистическая информация, подтверждающая целесообразность изменений, и должностная инструкция для будущего сотрудника.

Если новый сотрудник не будет относиться ни к одному из существующих подразделений либо он будет подчиняться руководителю компании, то служебную записку составляет начальник отдела кадров. Кроме того, он может приложить к ней уже готовый приказ, который после ознакомления со всеми бумагами и принятия решения руководитель подпишет.

Подписанный документ остается в отделе кадров, копии отправляют в бухгалтерию и то подразделение, куда вводится новая штатная единица.

Далее сотрудник, ответственный за заполнение ШР, вносит в него дополнения.

Образец распоряжения о введении новой должности

20 сентября 2020 года

О введении новой должности

В связи с расширением области деятельности ООО «Афродита»

Внести с 23 сентября 2020 года в штатное расписание, утвержденное приказом №34-ОД от 29 декабря 2019 года, такие изменения:

1. В структурном подразделении «Производственный отдел» ввести должность СЕО-специалиста в количестве 2 штатных единиц с окладом 35 тыс. рублей.
2. Контроль за исполнением данного распоряжения возложить на менеджера по персоналу Николаеву Е.А.

Гендиректор: Симонов / Р.О. Симонов

С приказом ознакомлена:

Менеджер по персоналу: Николаева / Е.А. Николаева

Порядок сокращения должностей

Вносить изменения в ШР потребуется и в случае сокращения штата (убираются определенные должности) или численности (сокращаются отдельные сотрудники). Согласно ст. 180 ТК РФ предупредить сотрудников о предстоящем расторжении трудового контракта по п.2 ст. 81 ТК РФ необходимо за 2 месяца до него. Делается это посредством вручения уведомления о сокращении штата.

В это же время необходимо издать распоряжение, в котором должен быть представлен список всех сокращаемых должностей либо сотрудников, а также еще один приказ — об утверждении нового ШР, или это может быть один документ, куда будет внесен пункт об утверждении нового ШР. Оно вводится в работу после расторжения трудовых договоров.

Внимание! Изменять ШР в данном случае нужно обязательно, поскольку именно оно позволит подтвердить, например, проверяющим из трудинспекции, факт отсутствия рабочих мест в организации и законность увольнения сотрудников.

Образец приказа о сокращении численности

15 мая 2020 года

О сокращении численности сотрудников компании

В связи с уменьшением в компании объемов производства

1. С 1 июля 2020 года сократить в ООО «Афродита» такие должности:
— программист, в количестве 2 шт. единиц;
— веб-дизайнер, в количестве 1 шт. единицы.
2. Менеджеру по персоналу Николаевой Е.А. известить работников ООО «Афродита» о предстоящем расторжении трудового договора с ними в связи с сокращением отдельных штатных единиц и предложить им имеющиеся в организации вакантные должности.
3. Менеджеру по персоналу Николаевой Е.А. совместно с помощником юриста Романовой А.П. к 1 июля 2020 года оформить процедуру сокращения отдельных штатных единиц в порядке, установленном трудовым законодательством.
4. Менеджеру по персоналу Николаевой Е.А. к 1 июля 2020 года составить новое штатное расписание для ООО «Афродита».

Основание: решение учредителей от 15 мая 2020 года.

Генеральный директор: Симонов / Р.О. Симонов

С приказом ознакомлены:

Менеджер по персоналу: Николаева / Е.А. Николаева
Помощник юриста: Романова / А.П. Романова

Выписка из штатного расписания

Сотрудник может запросить такой документ для предоставления его в ФСС, ИФНС, ПФР и другие учреждения. В некоторых организациях получению такой выписки должно предшествовать написание заявления о ее выдаче. Руководитель не имеет права отказать своего сотруднику в выдаче этого документа, поскольку работник вправе получать от работодателя всю информацию, которая касается его лично.

Выписку составляет сотрудник кадровой службы, заверяют ее работодатель, начальник кадровой службы и сотрудник, составлявший документ. Работник, запросивший выписку, тоже ставит свою подпись.

Бумага не является копией ШР, заключает в себе только те данные, которые имеют отношение к сотруднику, заказавшему ее.

Документ должен содержать только следующие сведения:

1. Наименование бумаги и дату ее составления.
2. Наименование компании.
3. Таблицу с такими данными: структурное подразделение, в котором числится работник, его должность, число шт. единиц, оклад, надбавки, месячный фонд оплаты труда для данной должности, примечания.
4. Срок действия выписки.
5. Подписи указанных выше сотрудников.

Важно! О том, что работнику была выдана выписка, нужно отметить в журнале учета исходящих из кадрового отдела документов, а также в личном деле сотрудника.

Часто задаваемые вопросы о штатном расписании. Краткий FAQ

Вопрос: Сколько хранить ШР и приказы, связанные с его изменениями?

Ответ: Как утверждает Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 №558, данные документы требуется хранить в компании постоянно.

Вопрос: Можно ли отражать в ШР одинаковые должности с разными окладами?

Ответ: Согласно Письму Роструда от 27.04.2011 №1111-6-1 нельзя. Это может грозить штрафами за нарушение трудового законодательства. Если необходимо указать разную зарплату, то можно воспользоваться внесением в ШР одному из сотрудников стимулирующих или компенсационных надбавок. Можно также изменить наименования должностей, например: «менеджер» на «старший менеджер», но для каждого должна быть своя должностная инструкция.

Вопрос: Могут ли быть в расписании вакантные должности? Можно ли их вычеркнуть?

Ответ: Могут. Если брать сотрудника на вакантную должность больше не требуется, то должность можно убрать путем издания приказа об изменении штатного расписания.

Вопрос: Обязательно ли предоставлять ШР организации по запросу проверяющих органов?

Ответ: Да. Запросить этот документ могут проверяющие сотрудники таких учреждений, как ИФНС, ПФР, трудинспекция.

Вопрос: Что представляет собой штатная расстановка?

Ответ: Это факультативный документ в организации. Можно услышать такие его названия, как штатное замещение или штатный список. Документ можно изменять столько раз, сколько нужно. Издания приказа не требуется. Отличается от ШР тем, что в форму Т-3 вносятся новые графы: ФИО сотрудника напротив каждой должности, стаж работы в организации, табельный номер, какие-либо другие особенности. Основная задача такого документа — помочь быстро отследить свободные должности. Штатная расстановка может пригодиться в организациях, где существует текучка персонала. Заполняется бумага аналогично ШР.

#8198 Нумерация штатного расписания

Порядок нумерации первичных бухгалтерских, организационно-распорядительных и кадровых документов устанавливаете вы сами (на уровне хозяйствующего субъекта), пропишите это в отдельном приказе или включите специальным разделом в один из локальных нормативных актов.
Вы можете установить нумерацию новую с начала каждого года или с начала действия компании. Каждое изменение штатного расписания — это следующий по порядку номер. У вас будет №2

Комментировать
Ответить автору

Это важно: пожалуйста, соблюдайте правила форума, а также если вы заметили какую-то ошибку на форуме, просьба сообщить нам о ней через обратную связь.

Штатное расписание на 2024 год: форма и правила

13.12.2023 распечатать Прямого требования иметь штатное расписание в организации в Трудовом кодексе нет. Но, в ТК РФ есть несколько статей, которые ссылаются напрямую на штатное расписание, когда речь идет об определении трудовых обязанностей работника по определенной должности (ст. 15 и 57 ТК РФ). Штатное расписание должно быть в каждой компании.

Что такое штатное расписание

Штатное расписание – это документ, в котором в табличной форме отображается рабочая структура организации, состав и численность работников, ежемесячный фонд заработной платы. Также в документе указаны оклад или тарифная ставка, установленные для штатной единицы надбавки. Этот документ всегда запрашивают при проверках налоговая и трудовая инспекции, а также проверяющие из соцстраха. Несмотря на то, что прямого требования, что организация должны иметь штатное расписание, отсутствие расписания будет считаться нарушением ТК РФ, поскольку этот документ упоминается в статье 15 «Трудовые отношения» и статье 57 «Содержание трудового договора» ТК РФ. То есть на основе этого документа компания устанавливает условия трудового договора при приеме нового сотрудника. А значит, если организации или ИП планирует нанять хотя бы одного сотрудника, необходимо для начала составить штатное расписание, иначе не получится правильно оформить трудовые отношения.

Зачем составлять штатное расписание

Штатное расписание незаменимо в спорах при сокращении численности или штата. В таком случае, именно штатным расписанием можно подтвердить, что в структуре организации действительно произошли изменения и сокращение было реальным, а не фиктивным. Штатное расписание часто запрашивает при проверке трудовая инспекция, также может запросить и налоговая, если решит, что данный документ касается деятельности проверяемого налогоплательщика. СФР может запросить штатное расписание, чтобы проверить правильность начисления взносов и в рамках проверки индивидуальных сведений.

Кто может работать без штатного расписания

• Физлица без статуса индивидуального предпринимателя.
• Микропредприятия (ст. 309.2 ТК РФ).
• Некоммерческие организации, которые соответствуют критериям ст. 309.1 ТК РФ (ст. 309.2 ТК РФ).

Форма штатного расписания

Составить штатное расписание можно в любой момент, если этого не было сделано в самом начале деятельности организации.

Штатное расписание можно утвердить один раз на много лет и затем вносить в него изменения или утверждать новое расписание каждый год.

Для штатного расписания предусмотрена унифицированная форма Т-3, которая утверждена Постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004 № 1.

Штатное расписание представляет из себя таблицу, в которой несколько граф:

1. Наименование структурных подразделений и код.
2. Наименование должностей, специальностей, профессий, класса и категорий квалификации.
3. Количество штатных единиц.
4. Тарифный ставки, оклады.
5. Надбавки.
6. Всего заработная плата за месяц.
7. Примечания.

Каждая организация может разработать свою собственную форму штатного расписания и утвердить ее в учетной политике компании, но на практике удобнее использовать готовую форму Т-3, тем более что она довольна удобна.

На все вопросы есть ответы в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»:

Штатная книга

Как заполнить штатное расписание Т-3

Форма документа совсем несложная. В шапке – стандартная информация об организации, которую указывают почти в каждом документе:

• Полное название организации и код ОКПО (Код организации — восемь знаков кода по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
• Номер документа.
• Дата составления документа.
• Период действия и начальная дата.
• Реквизиты приказа об утверждении штатного расписания.
• Общее количество штатных единиц.

Графы формы штатного расписания Т-3

Штатное расписание – это обезличенный документ. В нем нет фамилий и персональных данных работников. Это всего лишь информация о численности работников, их должностях, уровне оплаты труда, общем ФОТ и т.п.

В форме штатного расписания всего 10 граф. Заполнить их несложно.

1 и 2 «Структурные подразделения», «Код»

Названия отделов, департаментов, цехов, групп и т.п.

Код структурного подразделения заполняется в соответствии с классификатором, в котором они расположены по функциональной важности.

Если классификатора нет, вы можете присвоить свои, любые коды.

3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория), квалификация

Впишите названия должностей. На практике работодатели могут использовать любые названия должностей, даже самые нестандартные. Тем более, что со временем появляются новые профессии и виды работ.

Но, не стоит злоупотреблять этим правом. Нужно придерживаться здравого смысла и указывать понятные наименования должностей и профессий.

Единственное, что нужно важно знать – нельзя менять должности и профессии, по которым установлены социальные или пенсионные льготы.

Названия таких должностей нужно взять из классификатора должностей или профстандарта.

4 «Количество штатных единиц»

Количество единиц указывают по каждой должности. Это могут как целые числа, таки дробные. Например, 0,5 означает, что работник принимается на полставки.

5 «Тарифная ставка (оклад)»

Оклад нужно указать напротив каждой должности.

Для работников на полставки и т.п. нужно указать оплату за полную ставку. С учетом того, что в графе 4 будет указано 0,5 (или другой показатель), все это будет означат, что работник получает часть от оклада.

В этих графах нужно указать все надбавки, положенные по этой должности. Это могут быть:

• персональные надбавки;
• надбавки за стаж работы в компании или в отрасли;
• надбавки за работу с секретными сведениями;
• доплата за вредные условия работы.

Например, на Крайнем Севере у каждого работника будет минимум две доплаты: районный коэффициент и процентная надбавка.

Суммировать надбавки нельзя. Каждую указывают в отдельной графе.

Если трех граф недостаточно для всех хватает для перечисления бланк, добавьте еще несколько граф.

Надбавок может и не быть.

9 «Всего в месяц»

В этой графе должна быть указана зарплата за месяц. Это сумма граф 5-8 умноженная на количество штатных единиц из графы 4.

Здесь при необходимости можно сослаться на Положение об оплате труда, если штатное расписание невозможно внести все условия оплаты.

При определении желательно придерживаться названий, которые есть в квалификационных справочниках или утвержденных профстандартах.

А, если в компании есть должности, специальности либо профессии, по которым законом предусмотрены льготы, компенсации, их названия должны строго совпадать с наименованиями и требованиями из профстандартов и справочников (ст. 57 ТК РФ).

Тоже самое и относительно профессий, по которым предусмотрен досрочный выход на пенсию.

Бывают ситуации, когда работодателю необходимо указать в штатном расписании не профессию или должность, а конкретный вид работы. В таком случае, нужно утвердить свою форму штатного расписания, которую можно составить на основе бланка Т-3. В нее можно внести любые дополнительные реквизиты, в том числе и виды работ.

Как утвердить штатное расписание на 2024 год

Штатное расписание утверждается приказом руководителя организации. Любое изменение штатного расписания всегда вносится также на основании приказа.

Приказ подписывает директор компании, а штатное расписание – и директор, и главный бухгалтер.

Срок действия штатного расписания

Срока действия у штатного расписания нет. Его можно составить один раз, а затем вносить в него изменения по надобности, столько раз, сколько это необходимо.

Или можно утверждать такое расписание каждый год. Такой вариант удобен, если у компании происходят серьезные изменения в структуре. Например, было решено сменить или расширить сферы бизнеса или поменялись требования к квалификации сотрудников.

Когда менять штатное расписание

Менять штатное расписание можно по необходимости. Например, увеличение или сокращение штата, изменение структуры компании, введение новых отделов и сокращение «старых», повышение окладов и т.п.

Но штатное расписание нудно менять всегда после индексации заработной платы в связи с повышением должностных окладов.

Также изменения в штатное расписание нужно вносить, если поменялось количество штатных единиц, добавляются новые подразделения или меняются их названия, повышаются или уменьшаются оклады, добавляются надбавки и т.д.

Как поменять штатное расписание

Изменить штатное расписание можно двумя способами:

1. Внести изменения в действующее штатное расписание.
2. Утвердить новое штатное расписание.

И в первом, и во втором случае нужно издать приказ.

В большинстве случаев изменение штатного расписания не требует согласования с работниками. Кроме тех случаев, когда это повлечет изменение существенных условий трудового договора. К таковым, в первую очередь относится изменение размера заработной платы.

Если в компании уменьшается либо увеличивается заработная плата, работодатель обязан уведомить об этом сотрудников заранее. Об уменьшении – за два месяца.

Только после этого можно составить приказ о внесении изменений в штатное расписание.

Затем с работниками нужно подписать дополнительные соглашения.

Ознакомление работника с приказом о внесении изменения в штатное расписание не является подтверждением его согласия на изменение условий трудового договора.