В чем разница между СЭД и ЭДО? Рассказываем в статье.
Электронная обработка документов прочно вошла в нашу жизнь: автоматизация охватывает полный цикл по работе с ними, начиная от их создания и заканчивая сдачей в архив.
Несмотря на то, что СЭД и ЭДО используются уже не один год, многие пользователи до сих пор не улавливают разницы между ними, будучи уверенными, что это одно и то же блюдо под разными соусами. Такое мнение в корне неверно.
Обе эти системы связаны с документооборотом. Но между ними существует принципиальное различие.
Электронный документооборот (ЭДО) – обмен документами между контрагентами: счетами-фактурами, накладными, актами-сверки и актами выполненных работ, счетами, заказами вне зависимости от географии.
Пример ЭДО — популярный сервис веб-клиент Synerdocs. Он отличается простотой подключения – достаточно загрузить свою электронную подпись (далее ЭЦП), а также удобным и комфортным интерфейсом, визуально напоминающим электронную почту. Synerdocs обеспечивает возможность создания, просмотра и редактирования любых документов, с дальнейшей их выгрузкой и рассылкой.
Отличными функциональными возможностями обладает и контент Diadoc. Имея на руках сертификат, достаточно войти в систему, ознакомиться с условиями лицензионного договора и принять их. Кроме того, благодаря роумингу, можно обмениваться документацией с пользователями иных операторов ЭДО, а также без труда приспособить систему к своим привычным действиям.
Для малого, среднего и крупного бизнеса, с бухгалтерией от 1С или без, ЭДО есть в решениях 1С и этот вариант подходит всем. Сервис «1С-ЭДО» встроен в типовые программы «1С:Предприятие» и не требует интеграции. Благодаря этому для компаний, использующих решения 1С, снижаются затраты на внедрение и уменьшается риск возникновения проблемных ситуаций. В 1С:ЭДО бесплатное подключение типового функционала, есть возможность тестового подключения возможностей программного продукта на 90 дней.
Рисунок 1 «Пример настройки обмена документами с контрагентом в системе 1С:ЭДО»
Система электронного документооборота (СЭД) — автоматизированная многопользовательская система (компьютерная программа), позволяющая организовать процесс управления работой компании и обеспечивающая выполнение этой организацией своих функций. СЭД облегчает оперативное управление бизнес-процессами как между партнерскими учреждениями, так и горизонтальными, корпоративными (взаимодействие между сотрудниками (передачу документов, выдачу заданий, отправку уведомлений и т.п.). СЭД также называют EDMS (Electronic Document Management Systems), что в переводе означает — «управление корпоративными информационными ресурсами (содержанием, наполнением, контентом)»
Рисунок 2 «Функциональные блоки системы 1С:Документооборот»
Рисунок 3 «Начальная страница в системе 1С:Документооборот»
Итак, вот она основная формула:
СЭД = управление бизнес-процессами + ЭДО, т.е. ЭДО входит в СЭД, ЭДО – это лишь малая часть СЭД.
В чем разница между сервисами обмена, EDI, электронной отчетностью
Каждый из сервисов ЭДО решает определенные задачи. Сервисы могут дополнять друг друга, но не заменять. Выбирайте сервис, исходя из своих задач и потребностей.
Карина Кассис, Synerdocs
Смотрите, какое разнообразие: электронная отчетность, торговые площадки, EDI, сервисы обмена электронными документами, государственные порталы и т.д. Рынок предлагает десятки сервисов электронного документооборота (ЭДО), у каждого из которых свои история и предназначения.
Исходя из целевой аудитории, для которой разработан тот или иной сервис ЭДО, их можно классифицировать следующим образом:
Сервис обмена электронными документами
Дистанционное банковское обслуживание
Коммерческие электронные площадки
Единая информационная система госзакупок (будет заупщена с 1 января 2016 г.)
Личные кабинеты на официальных сайтах органов гос.власти (ФНС, Росреестр и др.)
Информационная система нориата («еНОТ»)
В коммерческих взаимоотношениях «бизнес для бизнеса» популярны сервисы обмена электронными документами, EDI, системы ДБО и торговые площадки. Каждая крупная компания может одновременно быть подключена ко всем этим сервисам. В секторе «бизнес для государства» активно развиваются электронная отчетность и государственные торговые площадки. Электронные взаимоотношения государства с бизнесом и гражданами в последнее время самые стремительно развивающиеся. Практически каждый из нас уже зарегистрирован на портале госуслуг и обменивается цифровой информацией с контролирующими органами посредством личных кабинетов, размещенных на официальных сайтах ведомств. Впереди всех в этом направлении развивается ФНС.
Из-за разнообразия сервисов к нам часто обращаются с вопросами, чем отличаются операторы ЭДО от операторов ЭДО СФ, может ли EDI заменить сервисы обмена и др. Давайте систематизируем наши знания о сервиса ЭДО и остановимся подробнее на электронной отчетности, EDI и сервисах обмена электронными документами.
Электронная отчетность
Электронная отчетность – возможность компаний отправлять отчетность в контролирующие органы через Интернет. В России электронная отчетность появилась в 2000-х годах. Спустя 15 лет приобрела статус обязательной для большинства налогоплательщиков НДС.
Сервисы электронной отчетности предлагаются операторами ЭДО. Услуга предоставляется на коммерческой основе по модели абонентской платы. В среднем на представление электронной отчетности уйдет от 10 до 12 тысяч рублей в год без учета приобретения сертификата электронной подписи. При этом электронные декларации по НДС следует представлять исключительно через Оператора (п. 5 ст. 174 Налогового кодекса РФ). Иную бухгалтерскую или налоговую отчетность можно отправить через сайт ФНС абсолютно бесплатно. Об этом налоговая служба напомнила в письме от 20.08.2015 N ПА-3-17/3169@.
Электронные декларации по НДС следует представлять исключительно через оператора сервиса электронной отчетности. Иную бухгалтерскую или налоговую отчетность можно отправить через сайт ФНС абсолютно бесплатно.
Двигатель электронной отчетности – налоговая служба, она была первопроходцем по настройке приемных комплексов и разработке соответствующего ПО на своей стороне. Сегодня электронную отчетность также принимают Пенсионный фонд, Фонд социального страхования, Федеральная служба государственной статистики и другие контролирующие органы.
EDI
EDI (Electronic Data Interchange) в переводе с английского языка «электронный обмен данными» – серия стандартов по передаче структурированной цифровой информации между контрагентами, основанная на регламентации форматов передаваемых сообщений. Первые стандарты EDI появились еще в конце 80-х годов прошлого века за рубежом. В Россию EDI проник вместе с продуктовым ритейлом в 2004-м году.
Услуги по обмену EDI-сообщениями предлагают EDI-провайдеры на коммерческой основе. С помощью EDI крупные торговые сети обмениваются большими объемами информации в структурированном виде. EDI предлагает обмен такими документами, как каталог товаров, заказ на поставку товара, подтверждение заказа, уведомление об отгрузке, инвойс, акт сверки взаиморасчетов и другие. Все эти документы формализованы и создаются согласно определенным EDI-стандартам.
Главная особенность EDI – технология не гарантирует юридическую значимость передаваемым документам и сообщениям, она не подразумевает использование усиленной электронной подписи.
Стоимость EDI достаточно высока: от 3-х рублей до 1-го евро за отправку одного документа. Причина проста: рынок EDI в России формировали зарубежные провайдеры и их российские партнеры, до сих пор роль этих компаний достаточно сильна.
Сервисы обмена электронными документами
Сервисы обмена позволяют контрагентам обмениваться юридически значимыми счетами-фактурами, бухгалтерской первичкой и другими документами через Интернет. Сервисы начали свое развитие в 2012 году, когда на законодательном уровне появилась возможность выставлять счета-фактуры в электронной форме. Для сравнения: на Западе аналогичные сервисы работают с 2000-х годов.
Обмен электронными документами предлагается Операторами ЭДО СФ на коммерческой основе. Стоимость отправки одного счета-фактуры, в среднем по рынку, составляет от 5 до 9 рублей. При этом часто за стоимость одного документа можно отправить счет-фактуру и документ-основание – товарную накладную или акт. Входящий трафик, как правило, бесплатный.
Главная и отличительная особенность сервисов обмена по сравнению с EDI – обеспечение юридической значимости всех отправляемых документов.
Помимо использования усиленной квалифицированной электронной подписи, юридическая значимость электронных документов достигается за счет множества других факторов. Это и определение правоспособности использования сертификатов ЭП, и соблюдение Регламентов обмена электронными документами, если таковые имеются (например, Регламент обмена электронными счетами-фактурами, утвержденный Приказом Минфина РФ N50н), и соответствие форматов и форм документов установленным действующим законодательством РФ требованиям, а также соответствие иным организационно-правовым требованиям, предъявляемым как со стороны законодательства, так и со стороны соглашений, заключенных между участниками электронного взаимодействия.
Каждый из сервисов ЭДО решает определенные задачи. Сервисы могут дополнять друг друга, но не заменять. Выбирайте сервис, исходя из своих задач и потребностей.
Kак СЭД и ЭДО правильно интегрировать между собой
На практике некоторые финансовые специалисты путают между собой систему электронного документооборота (СЭД) и технологию электронного документооборота (ЭДО). Разберемся, в чем различия СЭД и ЭДО и как их интегрировать между собой.
На практике некоторые финансовые специалисты путают между собой систему электронного документооборота (СЭД) и технологию электронного документооборота (ЭДО). Разберемся, в чем различия СЭД и ЭДО и как их интегрировать между собой.
Анна Климова, директор направления ЭДО компании «Делойт», СНГ, ранее – главный бухгалтер OOO «Procter and Gamble».
СЭД и ЭДО существуют достаточно давно, но тема развития ЭДО в дополнение с СЭД остается актуальной. Еще очень большое число компаний только присматривается к технологии ЭДО, несмотря на то что она активно поддерживается контрольно-надзорными органами РФ и немало компаний успешно используют ее уже несколько лет.
Некоторые компании до сих пор не различают СЭД и ЭДО, считая, что наличие СЭД автоматически означает наличие ЭДО. Однако СЭД, с точки зрения IT-архитектуры, только система, в которой могут электронным образом обращаться как настоящие безбумажные (электронные документы), так и сканированные копии бумажных документов. В итоге многие компании при наличии у них СЭД полагают, что у них есть настоящий ЭДО, но при этом продолжают подписывать документы на бумаге и платить за их сбор, обработку и архивирование.
В то же время многие компании, уже имеющие СЭД, начинают внедрять на внешнем и внутреннем документообороте именно электронные документы. Это безбумажные документы с электронной подписью и отсутствием бумажного оригинала в принципе. Именно такое постепенное развитие (сначала СЭД и далее ЭДО) является одним из типовых сценариев усовершенствования управления документопотоками компании.
Электронные документы в ЭДО – это безбумажные документы с электронной подписью и отсутствием бумажного оригинала в принципе.
Этапы внедрения юридически значимого ЭДО
Выделим основные этапы внедрения юридически значимого ЭДО в компании (при условии, что уже есть СЭД).
Этап 1. Анализ имеющихся документопотоков для последующего перевода на ЭДО. Принимайте во внимание как существующие законодательные, так и требования внутреннего контроля, а также готовность контрагентов перейти на ЭДО. В результате будет сформирован набор документопотоков и каждому присвоен приоритет.
Этап 2. Анализ форматов будущих электронных документов. Он включает оценку возможности и необходимости использовать структурированные и неструктурированные форматы электронных документов, исходя из законодательных требований и обычаев делового оборота. Таким образом по каждому виду документа будет утвержден формат, который будет использоваться в ЭДО.
Этап 3. Анализ модели использования различных типов электронных подписей в компании, от простой до квалифицированной. Для этого оцените требования к типу электронной подписи по каждому виду документов как внутри предприятия, так и на законодательном уровне. Ответьте еще на вопросы:
● будете ли вы отправлять пакеты документов в расчете на одну хозяйственную транзакцию или на один тип документа,
● сотрудники каких уровней и каких структурных подразделений будут участвовать в процессе согласования и подписания документа.
В результате получите модель управления электронной подписью в компании, на основе которой можно реализовать этапы 3 и 4.
Этап 3. Анализ дизайна подключения операторов ЭДО. На данном этапе вам надо определиться:
● будете ли привлекать стороннего оператора, например, в случае отсутствия законодательных требований для этого;
● сколько операторов будете подключать;
● можно ли применять роуминг между ними;
● насколько операторы покрывают целевую аудиторию ваших контрагентов;
● насколько применимы интеграционные решения операторов ЭДО с учетными и СЭД- системами.
Ответы на эти вопросы помогут сформировать карту подключений, в том числе операторов ЭДО.
Этап 4. Анализ возможностей СЭД в части интеграции с ЭДО. Проверьте, поддерживает ли существующая СЭД новые технологические требования в части объемов хранения и проверки достоверности электронной подписи, архивирования и длительного хранения электронных документов, их передачи контрольно-надзорным органам, а также требований конечных пользователей ЭДО в части удобства процесса применения электронной подписи. В результате вы получите дизайн интеграции CЭД с технологиями ЭДО. В некоторых случаях организации меняют имеющуюся СЭД на более современные аналоги, чтобы технологически улучшить управление документооборотом.
Этап 5. Формирование внутренних нормативных документов по системе внутренних организационных и технологических контролей в процессе ЭДО, по использованию электронных подписей в компании. В результате будет составлен план формирования таких документов и технических регламентов компании, которые защитят ее от возможных будущих разногласий с сотрудниками, контрагентами и контрольно-надзорными органами в части признания достоверности и корректности применения электронной подписи. Кроме того, при формировании содержания данных документов компании обычно прорабатывают вопросы защиты от рисков утраты информации и ее недобросовестного использования, и соответствующие решения внедряются в операционные процессы и регламентирующие их нормативные документы.
Как избежать ошибок
При внедрении технологии ЭДО на базе СЭД уделите особое внимание трем моментам. Это позволит избежать ошибок в дальнейшем.
1. Не всегда и не все нуждающиеся в переходе на ЭДО документопотоки переведены в СЭД. Некоторые документопотоки могут находиться непосредственно в учетной системе, либо продолжать быть в бумажном виде по разным причинам. При внедрении ЭДО стоит комплексно рассмотреть данные бумажные и электронные документопотоки на предмет их централизации в СЭД, при наличии объективных предпосылок для этого.
2. Не все системы электронного документооборота могут поддерживать надлежащую степень удобства удаленной работы. В итоге при переходе с бумажного документооборота с собственноручной «быстрой» подписью получится, что время, затрачиваемое на аналогичную операцию с использованием технологии ЭДО, увеличится. А причиной этому будет длительность обработки данных в существующей СЭД в режиме удаленного доступа.
3. Не все глобальные системы электронного документооборота достаточно адаптированы к российским реалиям. При выборе оператора обращайте внимание на опыт по реализации схожих проектов и конкурентные цены на поддержание технологии российского ЭДО в работоспособном состоянии в процессе его внедрения и/или использования. Еще один важный момент — это место хранения архива ЭДО в части документов, содержащих персональные данные.
Подытоживая вышесказанное, в наше время стремительного развития информационных технологий умение компании находить и применять правильные решения служит одним их ключевых факторов успеха, который обеспечивает ей высокую эффективность, управляемость и готовность к новым вызовам технологического времени.
Чем отличается СЭД от ЭДО
Сперва дадим расширенное определение каждому понятию. Электронный документооборот — это возможность ведения документации в цифровом виде. При этом сохраняется юридическая значимость документа, аналогично бумажному с подписью составителя. Благодаря ЭДО можно создавать:
- счета-фактуры;
- акты выполненных работ;
- накладные;
- сверочные;
- кадровые приказы;
- бухгалтерские ведомости;
- уставные документы и пр.
Подписываются они простой подписью (отправитель инициируется по введенному логину с паролем в системе). Для лучшей защиты значимых документов может понадобиться неквалифицированная или квалифицированная подпись.
ЭДО может быть, как внутренним, так и внешним. Внутренний необходим для обмена документацией между отделами компании. Он позволяет быстро ознакомить подчиненных с нововведениями, передать документ на подпись руководителю, согласование. Внешний ЭДО используется для отправки договоров контрагентам (поставщики, партнеры по бизнесу), сдачи отчетов в налоговую. В таком процессе задействуются операторы ЭДО. Они создают пути для защищенной передачи документации, программные форматы документа, которые поддерживают различные устройства.
Чтобы рассмотреть, в чем разница между СЭД и ЭДО, дадим расширенное определение второму понятию. Система электронного документооборота — это основная программа для работы с цифровыми документами. Она позволяет создавать их, редактировать, подписывать, передавать, следить за движением файла. В сервисе можно архивировать документацию, быстро найти ее повторно, если она понадобится. СЭД может быть выстроена как вертикально (файлы движутся от начальства к подчиненным), так и горизонтально (перемещение документации между отделами, подразделениями компании).
Основные отличия
Теперь можно четко сформулировать, чем СЭД отличается от ЭДО. ЭДО — это процесс создания цифрового юридически значимого документа, его передача, обработка и хранение по защищенному каналу. СЭД — это инструмент (аппаратно-программный комплекс), дающий техническую возможность для работы с цифровыми файлами.
Способы интеграции
Некоторые организации могут иметь самодельные СЭД, продолжая вести параллельно бумажную документацию, сканировать подписанные документы, передавать их по E-mail. Чтобы начать использовать полноценный электронный документооборот, потребуется выбрать оператора ЭДО, установить его программный комплекс на свое оборудование. Второй вариант — подключиться к облачному сервису оператора. Тогда работать получится на любом устройстве из браузера, введя свой логин с паролем.
При выборе оператора нужно учитывать применяемые им технологии, чтобы они были совместимы с вашими базами данных, корректно воспринимали имеющиеся цифровые подписи. Немаловажно правильное архивирование для последующего извлечения файла, если он понадобится для работы. Инженеры оператора должны изучить вашу систему и дать утвердительный ответ, что смогут добиться 100% совместимости.
Чтобы правильно интегрировать ЭДО в СЭД, необходимо:
- Проанализировать количество используемых документов на предприятии.
- Создать схемы движения, чтобы определить число участников процесса, направления маршрутов.
- Установить, какими типами цифровых подписей будут пользоваться сотрудники (для большинства достаточно простого, а отдельным руководителям можно сделать КЭП или неквалифицированную подпись).
- Прописать в уставе компании необходимость использования нового программного обеспечения. Это обяжет сотрудников применять ЭДО, а не действовать по старинке.
Обычно интеграцией занимается сам оператор. В это входит установка программы на сервер компании, введение необходимых настроек, подключение баз данных. Если собственные программные решения нужно внедрить в СЭД, разработчики дописывают код. При подключении к облачному сервису интеграция происходит еще проще — выдаются логины с паролями, настраиваются уровни доступа для сотрудников. Хороший оператор всегда проводит обучение по настройке маршрутов.
Как работать в СЭД
Работа в установленной или подключенной облачной СЭД схожа с управлением электронной почтой. Функционал позволяет выбрать и создать необходимый тип документа. Подписывается он автоматически. Затем пользователь выбирает маршрут, количество получателей. Это может быть весь отдел, только руководители подразделений, бухгалтер, начальник склада и т. д. Полученный файл можно подписать, вернуть на доработку, внести собственные правки. Все происходит в реальном времени. Участники процесса видят изменения мгновенно. Отправитель в курсе, где сейчас документ, в каком он состоянии.
Дополнительно интерфейс содержит календарь с проектами, отображающий текущие и просроченные задачи. Пользователь видит проекты, направленные лично к нему, что позволяет не упустить файлы при большом потоке между отделами. Все удобно классифицируется по категориям: документы на исполнении, согласованные, непрочитанные, архив. Для поиска файла предусмотрен фильтр по дате создания документа, автору, теме, другим параметрам.
Рассмотрев, в чем разница между СЭД и ЭДО, можно отметить, что это неразрывно связанные понятия. Чтобы эффективно использовать оборот документов в цифровом формате, нужна хорошая программа. Это определяется ее удобством, понятным интерфейсом, простотой интеграции и кастомизации.