Как подписать отчет 4 фсс эцп

Как сдавать отчет 4-ФСС на бумаге

4-ФСС на бумажном носителе сдается по желанию теми хозяйствующими субъектами, которые подпадают под определенные критерии. Причем в 2022 году эти критерии изменились. Что это за критерии и какие произошли изменения, какие сроки при представлении такой отчетности нужно соблюсти и как оштрафуют тех, кто не имел права, но всё же сдал расчет 4-ФСС на бумаге — на все эти вопросы ответим в нашей публикации.

Вам помогут документы и бланки:

• Кому разрешено сдавать отчет 4-ФСС на бумажном носителе
• Как сдать 4-ФСС на бумажном носителе
• Каковы сроки сдачи 4-ФСС на бумаге за 2022 год
• Куда сдавать 4-ФСС на бумажном носителе
• Итоги

Статья актуальна до 31.12.2022 включительно. С 01.01.2023 форма 4-ФСС не применяется. Вместо неё сдается форма ЕФС-1 с заполненным разделом 2. Можно ли ее сдавать на бумаге, читайте здесь.

Кому разрешено сдавать отчет 4-ФСС на бумажном носителе

Отчет 4-ФСС направляют в территориальные подразделения Фонда соцстраха те, кто выступает в качестве работодателей и страхователей в части взносов на обязательное соцстрахование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. К таковым относятся:

• все организации без исключения, даже если выплаты в пользу физлиц, облагаемые взносами от НС и ПЗ, не производятся,
• ИП и частнопрактикующие лица, привлекающие наемных работников,
• физические лица, нанимающие официальных помощников (няню, водителя) по трудовым договорам.

Отчетность в контролирующие органы может быть представлена в двух видах: на бумаге и в электронном виде. Не является исключением и отчетность 4-ФСС. При этом на бумажном носителе с 10.01.2022 ее разрешено представить только тем страхователям, чья среднесписочная численность сотрудников за предыдущий год не превышала 10 человек (ранее было 25 человек). Для вновь образованных хозсубъектов вместо ССЧ критерием является количество работников, также в 10 человек. Все остальные обязаны отчитываться только электронно.

Если лицо нарушит порядок сдачи, т. е. сдаст бумажную форму при имеющейся обязанности отчитываться в электронном виде, оно будет оштрафовано на 200 руб.

Итак, мы рассказали, кто сдает 4-ФСС на бумаге. Дальше разберем, как это можно сделать.

ВАЖНО! С 2023 года Пенсионный фонд и Фонд социального страхования объединяются в Фонд пенсионного и социального страхования. Подробнее об этом мы писали здесь. В связи с этим кардинально меняется и порядок представления отчетности. Формы СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ТД и 4-ФСС объединяются в одну форму (ЕФС-1). Форма СЗВ-М отменяется. Вместо нее в налоговую (не в ПФР!) будут представляться персонифицированные сведения о физических лицах. Но отчитываться за 2022 год надо будет по старым правилам. Подробнее о 4-ФСС за 2022 год мы писали здесь.

Как сдавать отчетность и платить налоги за 2022 год в 2023 году, мы разъяснили в статье.

Подробный алгоритм заполнения 4-ФСС описан в КонсультантПлюс. Оформите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.

Как сдать 4-ФСС на бумажном носителе

Для представления отчетности в соцстрах применяется форма, утвержденная приказом ФСС РФ от 14.03.2022 № 80. Это новая форма и применяется она, начиная с отчетности за 2 квартал 2022 года. Поробнее о новшествах мы писали здесь.

Оформляют ее страхователи по-разному. Кто-то берет чистый бланк и заполняет его от руки, кто-то пользуется компьютерными программами, вбивает свои цифры либо пользуется функцией автозаполнения и затем распечатывает уже готовый экземпляр на принтере.

Оформленный отчет подписывает руководитель или иное уполномоченное лицо. Затем на нем проставляется печать (при наличии).

Сдать форму можно:

• лично принеся в отделение фонда;
• отправив по почте письмом с описью вложения;
• передав через уполномоченного представителя, на которого выписана соответствующая доверенность.

Электронно отчитаться можно:

• через спецоператоров связи;
• на портале ФСС через шлюз приема отчетности http://f4.fss.ru/;
• с помощью внешнего носителя с электронной подписью.

Далее расскажем о сроках сдачи 4-ФСС на бумаге.

Какие санкции, кроме штрафа по п. 1 ст. 26.30 закона № 125-ФЗ, предусмотрены за нарушение сроков представления 4-ФСС, узнайте из Готового решения от КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.

Каковы сроки сдачи 4-ФСС на бумаге за 2022 год

Сроки сдачи отчетности в соцстрах различаются в зависимости от способа представления:

• В электронном виде последний день отправки — 25-е число месяца, идущего за отчетным периодом. Напомним, что отчитываться надо по итогам 1-го квартала, полугодия, 9 месяцев и года.
• Сроки представления 4-ФСС на бумаге — 20-е число того же месяца.

Таким образом, разница 5 дней в пользу электронного формата может сыграть значительную роль в выборе способа отправки отчета контролерам.

В 2022 году отчетные сроки для бумажного отчета такие:

• 20 апреля 2022 — за 1 квартал 2022 года;
• 20 июля 2022 — за полугодие 2022 года;
• 20 октября 2022 — за 9 месяцев 2022 года;
• 20 января 2023 — за 2022 год.

Куда сдавать 4-ФСС на бумажном носителе

Отчеты 4-ФСС организации без обособленных подразделений сдают в территориальные отделения Фонда соцстраха по своему месту нахождения, т. е. туда, где фирма зарегистрирована и состоит на учете в качестве страхователя.

При наличии обособок форму нужно представить:

• по месту нахождения подразделения, если у него открыт собственный расчетный счет и оно самостоятельно начисляет зарплату сотрудникам;
• по месту нахождения «головы», если подразделение самостоятельно не начисляет выплаты, у него нет расчетного счета или оно располагается за пределами Российской Федерации.

Предприниматели, частнопрактикующие и остальные физлица-страхователи отчитываются по месту жительства либо регистрации.

Итоги

По способам представления отчетности в Фонд соцстраха установлены определенные ограничения. Только те, у кого численность работников 10 человек и менее, теперь имеют право отчитаться на бумаге. Отчетные сроки при этом сокращены на целых 5 дней, т. е. успеть отправить форму контролерам нужно до 20-го числа месяца, следующего за отчетным периодом. Бумажные формуляры сдаются лично, по почте или через уполномоченного представителя в территориальные органы по месту нахождения предприятия или месту жительства физлица. С 2023 года форма 4-ФСС меняется и входит в состав единого отчета ЕФС-1. Связано это с объединением ФСС и ПФР.

Отправка отчета в ФСС через Контур.Экстерн Лайт

Через Контур.Экстерн Лайт можно отправить в ФСС заранее подготовленные отчеты.

• Настройка программы
• Загрузка и отправка

Настройка программы

1. Убедитесь, что в настройках учетной записи выбран верный сертификат для подписи документов ФСС.

Регистрационный номер в передаваемой форме 4-ФСС должен совпадать с регистрационным номером в сертификате, которым шифруется отчет.

Загрузка и отправка

1. Перейдите в раздел «Отчеты ФСС» → «Добавить».

Перед отправкой выполняется проверка документа:

Отчеты проверяются на сервере Экстерна по контролям шлюза ФСС.

• Если в отчете найдены ошибки, его нельзя отправить в ФСС. Исправьте их в той программе, в которой был сформирован документ, а затем загрузите отредактированный файл в Контур.Экстерн Лайт и повторите проверку.

Чтобы загрузить в программу документы, поступившие в ответ на отчет, нажмите «Отправить и получить». Эта функциональность доступна с версии 6.2.0.

Оцените статью или оставьте отзыв

Сдача отчета по форме 4-ФСС в электронном виде

4-ФСС в электронном виде представляется в соцстрах в установленном xml-формате. Кто должен сдавать формуляр по телекоммуникационным каналам связи? Можно ли заполнить 4-ФСС онлайн? Каковы нюансы представления электронного отчета? Ответы на эти и другие вопросы читайте в материале далее.

Вам помогут документы и бланки:

• Где посмотреть формат отчета 4-ФСС на 2022 год
• Нюансы сдачи 4-ФСС в электронном виде
• Итоги

Где посмотреть формат отчета 4-ФСС на 2022 год

Форма 4-ФСС утверждена приказом ФСС РФ от 14.03.2022 № 80. Это обновленный бланк, который применяется, начиная с отчетности за 2 квартал 2022 года. Побробнее о новшествах мы писали здесь. Но актуальной эта форма будет только во 2, 3 и 4 кварталах 2022 года. С 2023 года ПФР и ФСС объединяться и форма 4-ФСС поменяет свой вид и войдет в состав объединенного бланка ЕФС-1.

ВАЖНО! С 2023 года Пенсионный фонд и Фонд социального страхования объединяются в Фонд пенсионного и социального страхования. Подробнее об этом мы писали здесь. В связи с этим кардинально меняется и порядок представления отчетности. Формы СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ТД и 4-ФСС объединяются в одну форму (ЕФС-1). Форма СЗВ-М отменяется. Вместо нее в налоговую (не в ПФР!) будут представляться персонифицированные сведения о физических лицах. Но отчитываться за 2022 год надо будет по старым правилам. Подробнее о 4-ФСС за 2022 год мы писали здесь.

Как сдавать отчетность и платить налоги за 2022 год в 2023 году, мы разъяснили в статье.

Актуальный в 2022 году формуляр можно найти:

Если вам нужен образец 4-ФСС за 2022 год, воспользуйтесь образцом от экспертов КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе бесплатен.

Обратите внимание! Формировать и подавать 4-ФСС на бумаге имеют право только те страхователи, у которых штат в рассматриваемом периоде не превысил порогового значения в 10 сотрудников. Все остальные обязаны отчитываться перед ФСС только электронно.

С электронным форматом формы 4-ФСС 2022 года можно ознакомиться на портале ФСС.

Заметим, что информация по XSD-схеме приведена на портале ФСС скорее для компьютерщиков, занимающихся программным обеспечением для сдачи отчетов (например, сотрудников операторов ЭДО). Бухгалтер, сдающий отчет, вероятнее всего, сможет только определить, что направляемая форма содержит форматные ошибки — это будет следовать из сообщений системы, через которую направляется отчет.

РАЗЪЯСНЕНИЯ от «КонсультантПлюс»:
Организация в июле сменила адрес местонахождения с Москвы на Санкт-Петербург. Отчетность представляется в электронном виде. Каков порядок представления отчетности по формам СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ и 4-ФСС? Ответ на вопрос см. здесь. Пробный доступ к КонсультантПлюс бесплатен.

Для того чтобы таких ошибок не возникало, ФСС предлагает специальные советы по сдаче 4-ФСС по новой форме через свой портал. Рассмотрим основные из этих советов в следующем разделе.

Нюансы сдачи 4-ФСС в электронном виде

Для того чтобы сдать 4-ФСС на портале ФСС, нужно:

1. Иметь интернет-доступ к самому порталу. Шлюз приема ФСС расположен по адресу: http://f4.fss.ru.

2. Указать при регистрации на портале адрес электронной почты страхователя.

3. Оформить на сотрудника, уполномоченного подписывать отчетность для соцстраха, квалифицированный сертификат ключа ЭЦП.

Больше об оформлении ЭЦП, а также о том, подойдет ли для ФСС ЭЦП, оформленная, например, для налоговой, смотрите в статье «Как получить ключ электронной подписи для налоговой».

4. Установить на компьютер, с которого будет выполняться отправка отчета, средства для проверки и работы с ЭЦП, например программу «КриптоПро CSP».

5. Сформировать файл отчета 4-ФСС в формате xml (с учетом требований из приказа № 80). Подготовить файл можно с помощью того же портала тремя путями:

• Без регистрации на портале ФСС (тогда файл отчета не сохранится на сайте, однако будет сформирован и преобразован в нужный формат). Эта опция доступна по ссылке.
• Воспользоваться специальным ПО для подготовки отчетов в ФСС. Опция для скачивания ПО располагается тут.
• С регистрацией на портале через кабинет страхователя (далее будем разбирать этот путь).

6. Для формирования и подписания отчетов лицо, имеющее право это делать, тоже должно быть зарегистрировано на портале ФСС. Для этого в кабинете страхователя на портале регистрируется сертификат, оформленный на такое лицо. Возможен вариант сдачи по доверенности, но тогда через кабинет страхователя нужно подать заявление и приложить к нему скан доверенности.

Обратите внимание! Рассмотрение заявления на отправку отчетов доверенным лицом может занимать до 5 рабочих дней. Учитывайте этот аспект при принятии решения об использовании услуг доверенного лица.

7. При входе зарегистрированного пользователя на портал ФСС становится доступна кнопка «Форма 4-ФСС». Нажав на нее, пользователь попадет в раздел подготовки отчета в электронном виде. Далее нужно заполнять отчет, следуя указаниям системы.

Важно! По этой же кнопке есть ссылка «Загрузить XML» — по ней доступна опция подгрузки отчета из других программ.

8. Выполните форматно-логический контроль готового отчета, нажав кнопку «Проверка». Если есть ошибки, во всплывающем окне появится их описание. Ошибки нужно устранить. Готовый файл без ошибок выгрузите на рабочий компьютер с помощью кнопки «Выгрузить в XML».

Запомните или укажите путь к выгруженному файлу. Стандартно он выгружается в папку C:\Program Files\FSSRF\ARM_FSS\IMPORT\.

9. Закройте все окна программы, кроме начального верхнего меню. В меню выберите «Учетная работа», а в выпадающем списке — «АРМ подписания и шифрования».

10. Если требуется установить новый сертификат ЭЦП, это делается в АРМ подписания. Мы исходим из того, что сертификат уже установлен. Поэтому в окне АРМ подписания выбираем вкладку «Подписать и зашифровать» и указываем пути к сертификату ЭЦП и xml-файлу, сохраненному на компьютере. Нажимаем кнопку «Подписать и зашифровать» (правый нижний угол окна).

10. Направляем отчет в ФСС. Это возможно:

• непосредственно из АРМ подписания, в котором находимся по кнопке «Отправить в ФСС»;
• через шлюз ФСС по кнопке «Отправить документ» — в этом случае появится кнопка «Обзор», по которой можно найти и выбрать зашифрованный и подписанный файл с 4-ФСС.

При отправке файлу будет присвоен уникальный идентификатор. По нему можно отслеживать состояние отправки (кнопка «Проверка и контроль»), а также получить квитанцию о приеме отчета соцстрахом.

Итоги

Электронную форму 4-ФСС можно сдать несколькими способами. В том числе такую возможность предлагает портал ФСС. Для сдачи отчетности страхователю нужно зарегистрироваться на портале, а также иметь квалифицированный ключ ЭЦП для того, кто будет подписывать 4-ФСС. Кроме того, подача 4-ФСС по электронным каналам связи потребует установки дополнительного ПО на тот компьютер, где будет подписываться и с которого будет отправляться отчет.

С 2023 года произойдет объединение ПФР и ФСС, в связи с чем многие отчеты, в том числе 4-ФСС, потеряют свою актуальность.

Сдача 4‑ФСС за периоды до 2023 года

С 1 квартала 2023 года вместо 4-ФСС сведения о начисленных страховых взносах предоставляются в составе ЕФС-1. Страхователю может потребоваться внести уточнения в отчеты за предыдущие периоды. Можно ли отправить уточнения, в каких случаях, и как правильно это сделать, расскажем в данной статье.

В этой статье:

• В каких случаях отправляется корректировка
• В каком формате отправлять корректировку
• Как подготовить уточненный отчет 4-ФСС в электронной форме
• Что такое ускоренная отправка отчета 4-ФСС

Как заполнить раздел, мы уже рассказывали в статье.

В каких случаях отправляется корректировка

Корректировка 4-ФСС подается, если отправленный расчет за предыдущий период отправлен и принят контролирующим органом, однако в нем были найдены ошибки.

Если найденные ошибки приводят к занижению суммы страховых взносов, то страхователь обязан подать корректировку (ст. 24 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ).

Если ошибки не приводят к занижению, страхователь имеет право подать уточненный расчет, но это необязательно. Уточненные расчеты не попадают в базу, а используются при проведении контрольных мероприятий СФР.

Сдавайте электронную отчетность через интернет. Экстерн дарит вам 14 дней бесплатно!

В каком формате отправлять корректировку

4-ФСС подается в том формате, который действовал в период, за который происходит расчет.

Пример

Если необходимо подать корректировку за 1 квартал 2017 года, когда действовала версия формата 0.92, то и сейчас уточненный расчет за 1 квартал 2017 года нужно подавать в формате 0.92.

При создании уточненного расчета Экстерн автоматически выберет нужный формат.

В Экстерне реализована возможность заполнить и отправить форматы, которые действовали с 1 квартала 2016 года.

Версии форматов 0.6 (с 1 квартала 2014 г.) и 0.7 (с 1 квартала 2015 г.) можно отправить через Экстерн, но заполнить на портале ФСС. По сдаче более ранних форматов расчета необходимо проконсультироваться с контролирующим органом.

Как подготовить уточненный отчет 4-ФСС в электронной форме

Чтобы создать корректировку в Экстерне, нужно зайти в раздел «ФСС»→ «4-ФСС» → «Отправленные» → выбрать документооборот, для которого нужна корректировка → нажать «Создать отчет на основе этого».

При редактировании документа на титульном листе можно указать номер нужной корректировки.

Чтобы подгрузить готовый расчет из вашей бухгалтерской программы, выберите меню «ФСС» → «Загрузить из файла». Загруженный отчет можно просмотреть и при необходимости отредактировать, для это нажмите на кнопку «Загрузить для редактирования».

После заполнения отчета он появится в разделе «ФСС» → «Все отчёты». Наведите курсор на строку с нужным отчётом и выберите необходимое действие.

После перехода к отправке отчета выберите сертификат для подписи и нажмите на кнопку «Проверить отчет». Если при проверке отчета будут обнаружены ошибки — нажмите на кнопку «Редактировать», исправьте ошибки и перейдите к отправке отчета снова.

Если ошибок нет — нажмите на кнопку «Перейти к отправке».

После этого достаточно кликнуть «Подписать и отправить», и система подгрузит отчет на портал ФСС.

Далее вы можете отследить статус прохождения отчета — протокол контроля и квитанции о приеме отчетности придут прямо в Экстерн.

Когда статус сменится на «Отчет принят», это значит, что отчет сдан. Квитанцию можно открыть и просмотреть, при необходимости — сохранить. Если у расчета статус «Ошибка отправки», значит, что расчет не отправлен и нужно повторить попытку.

Если же статус обозначен как «Ошибка расшифровки» — в ФСС не смогли расшифровать расчет или проверить электронную подпись. Убедитесь, что вы выбрали верный сертификат для того, чтобы подписать расчет, и отправьте снова.

Статус «Ошибка форматного контроля» говорит о том, что расчет не сдан. Необходимо исправить ошибки и заново отправить отчет. Если статус обозначен как «Ошибка логического контроля», значит, получена квитанция с ошибками. О необходимости их исправления нужно сообщить в ФСС.

Что такое ускоренная отправка отчета 4-ФСС

В системе Экстерн вы можете выбрать так называемый ускоренный способ отправки отчета 4-ФСС в контролирующий орган. Для этого выберите меню «ФСС» → «Загрузить из файла», выберите файл и нажмите на кнопку «Загрузить и отправить».

Сдавайте электронную отчетность через интернет. Экстерн дарит вам 14 дней бесплатно!