Электронные трудовые книжки в какой программе их надо вести

Электронные
трудовые книжки

С 1 января 2020 года работодатели отчитываются о приемах, переводах, увольнениях в Пенсионный Фонд по форме СЗВ-ТД. При увольнении сотрудника выдают ему выписку из электронной трудовой — форму СТД-Р.

Легкая загрузка из 1C и SAP

Если вы ведете кадровый учет в другой системе, СБИС возьмет данные о сотрудниках оттуда. Останется только нажать «Отправить»

Удобно редактировать

Для каждого кадрового события СБИС подскажет, какие поля оставить пустыми, а какие заполнить и что именно указать. Объяснит, как сдавать отчет в конкретной ситуации: на ИП, совместителей, иностранных граждан, пенсионеров.

Проверим по правилам ПФР

Перед отправкой СБИС убедится, что в вашем отчете достаточно сведений, а все реквизиты — СНИЛС, вид поручаемой работы, документ-основание — указаны верно, покажет ошибки и расскажет, как их исправить.

Напомним сдать в срок

Можете не вносить СЗВ-ТД в свой календарь. СБИС сам проследит за датой очередного отчета и заранее сообщит о ней вам.

СБИС ведет кадровый учет за вас

Зачем каждый раз загружать данные? Сразу оформляйте все приемы и увольнения в СБИС — система сама включит нужные события в отчет и автоматически уведомит о них Пенсионный фонд.

Принимайте на работу

Распознавайте паспорта и СНИЛС. Проверка сотрудников
по «базам» ФНС и МВД

Все кадровые документы

Штатное расписание, переводы, совместители, воинский учет. Анализ текучки.

Инструкции, приказы, заявления сотрудники подписывают электронно. График отпусков.

Все виды начислений и удержаний, KPI, мотивация. Электронные больничные.

Нашим клиентам есть, что сказать

Мы — первая система, освоившая технологию электронных трудовых книжек.

Каждый месяц через СБИС отправляется полмиллиона отчетов СЗВ-ТД.

В какой программе вести электронные трудовые книжки

Где вести электронные трудовые книжки (ЭТК), какое программное обеспечение использовать для этой цели, кадровики и руководители компаний решают, исходя из возможностей и потребностей предприятия. Разработчики предлагают различные сервисы и программы для электронного взаимодействия с Пенсионным фондом России, в том числе, и бесплатные. Напомним, что сдавать бумажную отчетность в ПФР могут лишь те работодатели, у которых трудятся меньше 25 застрахованных лиц (ст. 8 закона № 27-ФЗ от 01.04.1996). Учитываются не только штатные сотрудники, но и лица, работающие по гражданско-правовым договорам.

Почему нужна программа для заполнения электронных трудовых книжек

С 2020 года работодатели предоставляют в ПФР новый вид отчетности – «Сведения о трудовой деятельности» по форме СЗВ-ТД (Постановление Правления ПФР № 730п от 25.12.2019). Она подается, если в течение предыдущего месяца в отношении хотя бы одного сотрудника производились кадровые изменения, а именно:

• его приняли на работу;
• он был уволен;
• его на постоянной основе перевели на другую работу;
• работнику запретили занимать определенную должность (решением суда);
• у него изменилась квалификация, или он приобрел еще одну специальность;
• работник подал заявление с просьбой продолжить вести его трудовую книжку в бумажном виде или перейти на ее электронный формат (п.2 ст.2 закона № 439-ФЗ от 16.12.2019).

Любое из вышеперечисленных событий должно фиксироваться в форме СЗВ-ТД и передаваться в ПФР не позднее 15 числа каждого месяца. Если оно выпадает на выходной, тогда последним сроком ее подачи становится ближайший рабочий день. При отсутствии кадровых событий сдавать форму не надо.

На основе данных отчетов Пенсионный фонд формирует электронные трудовые книжки официально работающих россиян. Если сведения, подаваемые на бумаге, могут быть сформированы в любой программе, например, в Eхcel, то специальное программное обеспечение создается, чтобы помочь работодателю заполнить требуемую форму в электронном виде и удаленно передать ее в ПФР.

В какой программе вести электронные трудовые книжки рекомендует ПФР

Список бесплатных программ, в которых можно подготавливать и передавать различные виды отчетности, размещен на официальном сайте Пенсионного фонда России. Некоторые из них подходят для составления отчета по форме СЗВ-ТД и его отправки. Обращаем внимание, что в настоящий момент обязанности работодателя по ведению ЭТК ограничиваются подготовкой и своевременной подачей отчетности по указанному формату в бумажном или электронном варианте (по мере необходимости, то есть если произошло одно из вышеуказанных кадровых изменений). Непосредственным формированием ЭТК граждан России занимается ПФР.

Однако программа для ведения электронных трудовых книжек сможет взаимодействовать с пенсионным ведомством только после заключения с ним соответствующего соглашения об электронном документообороте (ЭДО). Для его оформления нужно подать заявку в районное отделение ПФР, которая подлежит согласованию. Если она одобрена, между Пенсионным фондом и организацией (или ИП) заключается договор об ЭДО. Заявка рассматривается в течение двух рабочих дней.

Кратко рассмотрим несколько вариантов бесплатного программного обеспечения, рекомендованного Пенсионным фондом для составления отчетности по форме СЗВ-ТД:

• «Spu_orb» — программа для ведения электронных трудовых книжек, позволяющая сформировать и распечатать отчет, выгрузить пачки документов для пенсионного ведомства. Подходит для таких старых операционных систем, как WindowsXP. Распространяется бесплатно, регулярно обновляется.
• «ПД СПУ» — еще одна бесплатная программа для электронных трудовых книжек. Разработана в г. Смоленске. Ориентирована на компьютеры, где установлена операционная система Windows (версии XP, 2000, 7, 8, 10, Vista). Позволяет заполнять и распечатывать необходимые формы отчетности, переводить их в формат электронных документов. Снабжена справочным руководством по работе с программой.
• «Документы ПУ-6» — позволяет сформировать отчетность по форме СЗВ-ТД. Занимает на компьютере немного места – около 65 Мбайт.

Пользователи-работодатели не обязаны вести электронные трудовые книжки в программном обеспечении, представленном лишь на сайте Пенсионного фонда. Для формирования отчетности они могут выбрать любую удобную для них программу, платную или бесплатную. Например, возможность формирования СЗВ-ТД реализована разработчиками в программе 1С: ЗУП 8.3 по учету зарплаты, а также в программах, предназначенных для электронного обмена – «Контур Экстерн» и т.п.

Пенсионный фонд напоминает, что для предоставления отчетности удаленно, организации необходимо визировать документы электронной подписью руководителя. Использование подписи лицом, не являющимся ее владельцем, недопустимо. Сведения, касающиеся персонифицированного пенсионного учета, относятся к персональным данным сотрудников. Поэтому их обработка и пересылка осуществляется в полном соответствии с законодательством об их защите.

На сайте ПФР также приведен список и контакты удостоверяющих центров, которые оказывают услуги изготовления и поддержки сертификата электронного ключа подписи руководителя, а также электронного обмена с ПФР. В частности, в списке представлены:

• АО «ЦентрИнформ» (система «Контур-Экстерн»);
• ООО «Компания Тензор» (система «СБиС++ Электронная отчетность»);
• ООО «Такском» (ПК «Спринтер»), и другие.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Журнал перехода на электронные трудовые книжки

Журнал регистрации электронных трудовых книжек нужно вести всем организациям, которые нанимают персонал. Такая необходимость обусловлена тем, что трудовые книжки являются документами строгой отчетности и содержат сведения о трудовом опыте и стаже работы сотрудников. Напомним, что в 2020 году начался переход на электронные сведения о трудовой деятельности, в связи с чем работодателям придется оформлять не только бумажные трудовые книжки, но и электронные (ЭТК).

Краткая информация об электронных трудовых книжках

ЭТК, а точнее «Сведения о трудовой деятельности» содержат те же сведения, что и бумажные трудовые (ст. 66.1 ТК РФ). Ведет их ПФР, для чего работодатели в установленные сроки подают в ведомство сведения о кадровых событиях по каждому сотруднику (приеме, увольнении, переводе и т.д.). Для перехода на ЭТК работодателям не придется устанавливать специальное программное обеспечение, так как для хранения данных о трудовой деятельности будут использоваться информационные системы ПФР.

Сотрудникам нужно выбрать, хотят ли они сохранить бумажную трудовую книжку или предпочтут, чтобы сведения об их трудовой деятельности оформлялись в электронном формате, для чего нужно написать соответствующее заявление работодателю. В случае отказа от бумажного формата трудовая книжка выдается на руки гражданину и с этого момента вся ответственность за сохранность документа с работодателя снимается. Перед выдачей трудовой в нее нужно внести запись о том, что работник подал заявление о переходе на ЭТК.

Для того, чтобы переход на систему электронных трудовых книжек прошел без проблем, работодателям нужно предпринять такие действия:

• внести изменения в локальные нормативные акты, соглашения и коллективные договоры;
• технически подготовиться к передаче сведений в ПФР через Интернет;
• письменно уведомить персонал о переходе на ЭТК.

Особенности процедуры уведомления работников

До 30 июня 2020 года руководство организаций должно поставить в известность весь персонал о предстоящих новшествах, для этого каждому сотруднику нужно вручить соответствующее уведомление. Уведомление составляется в свободной форме, строгие требования к его оформлению отсутствуют. Важно, чтобы в тексте документа было указано, что в связи с изменениями действующего законодательства у работников появилась возможность сменить бумажную трудовую книжку на электронную, но они также вправе продолжить ведение обычной трудовой на бумаге. Также нужно указать, что работники до 31.12.2020 г. должны подать заявление о сохранении бумажной трудовой либо об отказе от нее. В ряде случаев такое заявление может быть подано и позднее.

Информирование персонала о введении ЭТК – это обязанность всех без исключения работодателей. В связи с этим руководителю нужно назначить ответственного сотрудника, который будет выдавать работникам такие уведомления под роспись. Кроме того, необходимо вести специальный журнал электронных трудовых книжек и отмечать в нем тех, кто уже получил уведомления. Если в данное время нет возможности лично вручить уведомление, его можно отправить по почте заказным письмом или передать курьером. Также в журнал целесообразно вносить данные заявлений, поданных работниками о выборе ЭТК или обычной трудовой книжки.

Каким образом работники смогут получить сведения о своем трудовом стаже?

Если работник выбрал ведение электронной трудовой книжки и отказался от бумажной трудовой, он сможет получить необходимую информацию такими способами:

• Обратившись к работодателю по последнему месту работы. Работодатель должен выдать сведения в течение 3 дней (рабочих) с момента получения соответствующего заявления от работника или в день его увольнения. Отметим, что работодатель сможет выдать сведения только за тот период, когда человек работал у него.
• Обратившись в отделение Пенсионного фонда.
• Оформив заявку на портале «Госуслуги» или МФЦ.

Журнал учета электронных трудовых книжек: что это за документ

Журнал перехода на электронные трудовые книжки предназначен для фиксации факта вручения уведомлений работникам. Также в него можно вносить записи о выдаче гражданам сведений о работе в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ. Вести такой журнал не обязательно, но пользу от его оформления невозможно переоценить. Внося записи в журнал, сотрудники отдела кадров смогут проконтролировать, все ли работники получили уведомления о переходя на ЭТК, и определить, скольких людей еще нужно уведомить.

Журнал не имеет унифицированной формы, его можно вести на бумаге или в электронном виде. Ведение журнала осуществляют сотрудники кадровой службы или иного подразделения, на которое возложена функция по оформлению приема и увольнения сотрудников.

Как правильно оформить журнал

Журнал учета уведомлений ЭТК состоит из обложки и табличной части. На титульном листе нужно указать такие сведения:

• полное и краткое наименование организации или ИП;
• название документа;
• дату начала ведения журнала и дату окончания.

В табличной части отображают следующую информацию:

• порядковый номер записи;
• Ф.И.О. и должность сотрудника;
• реквизиты приказа, на основании которого сотрудник был зачислен в штат;
• отметку о вручении уведомления о переходе на ЭТК;
• подпись работника, которой он подтверждает факт получения уведомления;
• дата получения заявления от работника об отказе или продолжении ведения обычной трудовой;
• Ф.И.О. и должность ответственного сотрудника, который заполнил журнал и выдал уведомление.

Если гражданин выбрал ведение трудовой книжки в электронном формате, то в журнале целесообразно указать дату, с которой бумажный документ был передан ему на руки.

Общие правила оформления журнала перехода на электронные трудовые книжки:

• Документ нужно прошнуровать.
• Все страницы журнала должны быть пронумерованы.
• Руководитель организации должен заверить журнал своей подписью. При наличии печати ею также заверяют документ.
• Обязательно наличие надписи «Пронумеровано и прошнуровано __ листов».
• В журнале не должно быть помарок и исправлений.

Образец заполнения журнала учета электронных трудовых книжек приведен ниже.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Электронные трудовые книжки в какой программе их надо вести

1С:Электронные трудовые книжки — сервис, который помогает сформировать отчетность в Пенсионный Фонд России, а также вести кадровый учет небольшой фирмы (оформлять прием, кадровый переводи увольнение сотрудника).

Ознакомиться с порядком работы в сервисе можно также в нашей Видеоинструкции

• Правовое регулирование
• Начало работы в сервисе
• Ввод данных по сотрудникам
• Оформление кадровых документов
• Какую отчетность сдавать
• Способ ведения трудовых книжек
• Выписка из трудовой книжки
• Ответственность за непредставление сведений

Правовое регулирование

Федеральным законом от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» с 1 января 2020 г. в России вводится электронная трудовая книжка. Все работодатели (организации и ИП) обязаны представлять информацию о трудовой деятельности своих сотрудников в Пенсионный Фонд России (далее — ПФР).

Сведения представляются по форме СЗВ-ТД «Сведения о трудовой деятельности, зарегистрированного лица» ежемесячно в срок до 15 числа месяца, следующего за отчетным.

Начало работы в сервисе

Перед началом работы заполните сведения о работодателе, указав обязательные реквизиты. По кнопке «Заполнить реквизиты по ИНН» сведения будут заполнены автоматически.

Рис.1 Заполнение регистрационных данных работодателя

Ввод данных по сотрудникам

23.01.2020 г. в ООО «ТД «Комплексный» принят на работу Петров Петр Сергеевич на должность мастера с окладом 35 000 руб. в мес.

Для приема на работу введите данные по новому сотруднику. Раздел Сотрудники, кнопка «Создать».

Рис.2 Раздел «Сотрудники»

В форме укажите данные нового сотрудника. Обязательными для заполнения являются реквизиты ФИО, Дата рождения и СНИЛС, т.к. эти данные передаются в составе СЗВ-ТД. После ввода данных, нажмите кнопку «Записать и закрыть».

Рис.3 Редактирование данных сотрудника

Оформление кадровых документов

Чтобы принять нового сотрудника на работу оформите приказ о приеме на работу. Подменю Создать раздела Приказы — кнопка «Прием».

Рис.4 Раздел «Приказы»

Рис.5 Приказ о приме на работу

В поле «Наименование документа» можно указать наименование, которое будет выводится в форме СЗВ-ТД (это может быть не только «Приказ», но и «Распоряжение» или «Представление» и т.п.) . Заполните подразделение, в котором работает сотрудник и укажите его должность. Если для должности по закону установлены льготы, то в СЗВ-ТД указывается наименование в соответствии с квалификационными справочниками – эти сведения укажите в реквизите «Трудовая функция». Испытательный срок, оклад и условия приема заполняйте в случае, если кадровый документооборот ведется в программе и планируется распечатывать кадровые документы. Для регистрации события — нажмите кнопку «Провести и закрыть«.

Перемещение или увольнение сотрудников оформите в разделе Сотрудники подменю Оформить документ. Выделите нужного сотрудника и выберите кадровое событие.

Рис.6 Выбор приказа на кадровое событие в разделе «Сотрудники»

Все кадровые документы организации по всем сотрудникам доступны в разделе Приказы.

Какую отчетность сдавать

С 2020 года работодатели обязаны представлять в ПФР сведения о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД в срок до 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

За январь 2020 г. форму СЗВ-ТД нужно представить не позднее 17 февраля 2020 г. Сведения представляются по сотрудникам, которые в течение месяца были приняты на работу, уволены, переведены на другую должность или в другое подразделение. В отчет также следует включить сотрудников, которые предоставили заявление о способе ведения трудовой книжки.

Если по сотруднику никаких кадровых событий не произошло, то включать в отчет СЗВ-ТД такого сотрудника не нужно.

06.02.2020 г. в ООО «ТД «Комплексный» заполняют отчет по форме СЗВ-ТД за январь 2020 г.

Раздел Отчетность в ПФР, кнопка «Создать«.

Рис.7 Создание нового отчета СЗВ-ТД в разделе «Отчетность в ПФР»

Выберите нужный отчетный период. По кнопке «Заполнить» программа автоматически сформирует данные только по тем сотрудникам, по которым были кадровые события в выбранном отчетном периоде.

Рис.8 Заполнение отчета по форме СЗВ-ТД за январь 2020 г.

Чтобы посмотреть кадровый мероприятия в форме СЗВ-ТД по конкретному сотруднику, выделите его в списке двойным щелчком мыши. В окне «Мероприятия» будут указаны кадровые события по сотруднику в отчетном периоде.

Рис.9 Окно «Мероприятия»

После заполнения формы СЗВ-ТД, нажмите кнопку «Провести». Из формы возможно распечатать отчет, который надо подписать и представить в ПФР.

Сдача отчетности на бумажном носителе возможна, если численность сотрудников организации не более 25 человек. Если сотрудников больше — то отчет примут только в электронном виде.

Рис.10 Печатная форма отчета СЗВ-ТД за январь 2020 г.

Начиная, с 2021 г. в случае приема или увольнения сотрудника, срок сдачи отчета СЗВ-ТД — не позднее следующего рабочего дня, следующего за датой приказа о приеме или увольнении сотрудника.

Остальные кадровые изменения (в частности, перевод) необходимо представлять в сроки не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

Способ ведения трудовых книжек

В течение 2020 г. работодатель должен собрать информацию о способе ведения трудовых книжек своих сотрудников. Для этого до 30 июня 2020 г. необходимо проинформировать сотрудников о необходимости выбрать способ ведения трудовой книжки.

Сотрудник может выбрать один из следующих способов ведения трудовой книжки:

• на бумажном носителе;
• в электронной форме.

Эту информацию нужно отразить в программе. Для регистрации заявления введите документ «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности» из раздела Сотрудники. Данные этого документа включаются в отчет СЗВ-ТД вместе с кадровыми изменениями.

Рис.11 Раздел «Сотрудники», список заявлений о предоставлении сведений о трудовой деятельности

Нажмите кнопку «Создать«, чтобы зарегистрировать новые заявления. В окне заявления выберите нужного сотрудника и выбранный им способ ведения трудовой книжки. Из формы возможно распечатать само заявление и подписать у сотрудника.

Рис.12 Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности.

Если сотрудник принял решение сохранить бумажную трудовую книжку, работодатель все равно представляет сведения о его кадровых перемещениях в ПФР. Если сотрудник выбрал способ ведения своей трудовой книжки в электронной форме, то работодатель выдает оригинал трудовой книжки сотруднику на руки, где последней записью будет «Выбран электронный способ ведения трудовой книжки».

С 2021 г. для новых сотрудников, которые впервые устраиваются на работу, способ ведения трудовой книжки возможен только в электронном виде.

Выписка из трудовой книжки

В случае увольнения сотрудника или по его заявлению работодатель обязан ему выдать «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем» форма СТД-Р. Сведения сформируйте в разделе Сотрудники — Сведения о трудовой деятельности форма СТД-Р.

Рис.13 Список сведений о трудовой деятельности, СТД-Р

Добавьте новый документ по кнопке «Создать«, выберите сотрудника — сведения о его трудовой деятельности заполнятся автоматически.

Из формы СТД-Р возможно распечатать документ и выдать сотруднику.

Рис.14 Окно формы СТД-Р

Ответственность за непредставление сведений

Санкции за нарушение порядка и сроков сдачи СЗВ-ТД установлены Федеральным законом от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ и КоАП РФ.

При нарушении сроков сдачи СЗВ-ТД штраф согласно ст. 17 Закона от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ составляет 500 руб. в отношении каждого застрахованного лица, на которое не представлены сведения. Дополнительно, за несоблюдение порядка представления сведений в форме электронных документов штраф согласно той же ст. 17 Закона от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ составляет 1000 руб.

Непредставление сведений о трудовой деятельности или представление их с нарушением срока также грозит привлечением к административной ответственности за нарушение норм трудового законодательства (п. 9 ст. 1 Закона от 16.12.2019 г. № 436-ФЗ). Санкции за подобное нарушение установлены в ст. 5.27 КоАП РФ и предусматривают:

• предупреждение или
• штраф в размере от 1 000 руб. до 5 000 руб. (в отношении должностных лиц и ИП) и от 30 000 руб. до 50 000 руб. (в отношении организаций).