Как ответить на запрос о предоставлении информации

Как ответить на запрос о предоставлении информации

Государственный язык Российской Федерации (русский язык);

государственный язык республики в составе Российской Федерации в соответствии с законодательством республики;

другие языки народов Российской Федерации в соответствии с законодательством субъекта Российской Федерации.

В случае поступления в орган местного самоуправления запроса, составленного на иностранном языке, этот запрос может быть рассмотрен в порядке, установленном органом местного самоуправления.

Содержание запроса

1. Информация об авторе запроса:

фамилия, имя, отчество гражданина (физического лица) или наименование организации (юридического лица), общественного объединения, государственного органа, органа местного самоуправления.

контактные данные для направления ответа на запрос или уточнения содержания запроса (почтовый адрес, номер телефона и (или факса), адрес электронной почты.

2. Информация об адресате запроса (для запросов, составленных в письменной форме, в том числе в виде электронного документа):

наименование органа местного самоуправления либо фамилия и инициалы или должность соответствующего должностного лица

3. Непосредственно запрос информации.

Ответ на запрос
Содержит запрашиваемую информацию или мотивированный отказ в предоставлении информации.
Форма ответа
Письменный ответ.
Язык ответа

Государственный язык Российской Федерации (русский язык);

государственный язык республики в составе Российской Федерации в соответствии с законодательством республики;

другие языки народов Российской Федерации в соответствии с законо-дательством субъекта Российской Федерации.

В какие сроки надо подготовить ответ

1. Регистрация запроса:

— в течение трех дней со дня поступления в орган местного самоуправления, если запрос представлен в письменной форме

— в день поступления с указанием даты и времени поступления, если запрос представлен в устной форме

2. Изучение запроса.

Если запрос не относится к деятельности органа местного самоуправления необходимо:

в течение семи дней со дня регистрации запроса направить запрос в государственный орган или орган местного самоуправления, к полномочиям которых отнесено предоставление запрашиваемой информации;

в течение семи дней со дня регистрации запроса сообщить автору запроса о переадресации запроса.

Если запрос не относится к деятельности органа местного самоуправления и орган местного самоуправления не располагает сведениями о наличии запрашиваемой информации в другом государственном органе, органе местного самоуправления, необходимо в течение семи дней со дня регистрации запроса сообщить об этом автору запроса.

При необходимости орган местного самоуправления вправе уточнить содержание запроса.

3. Предоставление ответа на запрос в тридцатидневный срок со дня регистрации запроса

Если предоставление ответа невозможно в тридцатидневный срок, пользователь информацией в течение семи дней со дня регистрации запроса уведомляется об отсрочке ответа
с указанием причины и срока предоставления информации. Срок предоставления ответа на запрос не может превышать пятнадцать дней сверх установленного законом срока ответа на запрос.

Как составить ответ

1. Информация об авторе ответа:

наименование органа местного самоуправления;

почтовый адрес органа местного самоуправления;

должность лица, подписавшего ответ.

2. Реквизиты ответа (регистрационный номер и дата).

3. Запрашиваемая информация (например, в виде приложения к ответу) или мотивированный отказ
в предоставлении информации.

Если запрошена информация, опубликованная в средствах массовой информации либо размещенная в сети «Интернет», в ответе на запрос можно указать название, дату выхода и номера средства массовой информации, в котором опубликована запрашиваемая информация, и (или) электронного адреса официального сайта, на котором размещена запрашиваемая информация.

Если запрошена информация, относящаяся к информации ограниченного доступа, в ответе на запрос указываются вид, наименование, номер и дата принятия акта, в соответствии с которым доступ к этой информации ограничен.

Если запрошена информация, часть которой относится к информации ограниченного доступа, а остальная информация является общедоступной, орган местного самоуправления обязан предоставить запрашиваемую информацию, за исключением информации ограниченного доступа.

Объем бесплатно предоставляемой информации

Предоставление информации на бумажном носителе: A4 – 20 страниц, А3 – 10 страниц, А2 – 5 страниц, превышает А2 – 1 страница.

Предоставление информации в электронном виде: 1 МБ.

Если информация направляется пользователю информацией по почте и объем запрашиваемых документов и (или) материалов на бумажном носителе меньше или равен вышеуказанному объему, финансовое обеспечение расходов, связанных с пересылкой по почте копий указанных документов и (или) материалов, осуществляется в пределах бюджетных ассигнований.

Способы предоставления информации

1. Направление информации на бумажном носителе по почте.

2. Непосредственно в органе местного самоуправления.

По желанию пользователя информацией запрашиваемая информация на бумажном носителе или в виде информации, записанной на компьютерное накопительное устройство (компьютерный жесткий диск, USB-накопитель, дисковый массив), может быть передана пользователю информацией непосредственно в органе местного самоуправления в установленном указанными органами порядке.

3. Направление информации в электронном виде по электронной почте.

Если объем запрашиваемой в электронном виде информации не превышает вышеуказанный объем и адрес электронной почты пользователя информацией указан в запросе, информация направляется пользователю информацией на указанный адрес электронной почты на бесплатной основе.

4. Запись информации на компьютерное накопительное устройство, предоставленное пользователем информацией.

Если информация, записанная на накопительное устройство, направляется пользователю информацией по почте, пользователь информацией оплачивает в полном объеме расходы, связанные с пересылкой компьютерного накопительного устройства по почте и рассчитанные в соответствии с тарифами на оказание универсальных услуг связи, действующими на дату регистрации в органе местного самоуправления запроса, если иное не определено договором между оператором почтовой связи и пользователем услуг почтовой связи.

5. Запись информации на компьютерное накопительное устройство, предоставленное органом местного самоуправления за плату.

Если пользователь информацией не предоставляет в орган местного самоуправления компьютерное накопительное устройство, стоимость указанного устройства включается в плату за предоставление информации.

В каких случаях в ответе на запрос следует отказать

Содержание запроса не позволяет установить запрашиваемую информацию о деятельности органов местного самоуправления;

в запросе не указан почтовый адрес, адрес электронной почты или номер факса для направления ответа на запрос либо номер телефона, по которому можно связаться с направившим запрос пользователем информацией;

запрашиваемая информация не относится к деятельности органа местного самоуправления, в которые поступил запрос;

запрашиваемая информация относится к информации ограниченного доступа;

запрашиваемая информация ранее предоставлялась пользователю информацией;

в запросе ставится вопрос о правовой оценке актов, принятых органом местного самоуправления, проведении анализа деятельности органа местного самоуправления либо подведомственных организаций или проведении иной аналитической работы, непосредственно не связанной с защитой прав направившего запрос пользователя информацией.

Наталья ЗДОРОВА
заместитель начальника отдела образовательных программ
и организационного развития ИГМУ

Ответ на письмо-запрос. Письмо-ответ

Составление ответа на письмо-запрос (оно же письмо-ответ) – стандартная норма деловой этики. Как правило, с запросами обращаются либо потенциальные партнеры фирмы с просьбой предоставить какие-либо сведения о деятельности предприятия, товарах, услугах, ценах и скидках, либо уже существующие контрагенты, например для получения информации о сроках поставки, оплаты, пересылки или корректировки документов и т.д.

• Бланк и образец
• Онлайн просмотр
• Бесплатная загрузка
• Безопасно

Ответ на запрос носит официальный характер и является частью делового документооборота фирмы. Но иногда на электронную почту может поступать спам или другая нежелательная корреспонденция. На такие письма можно не отвечать.

Общие правила написания ответа

В первую очередь следует помнить о том, что ответ должен писать именно тот сотрудник предприятия, на имя которого писалось первоначальное письмо. Исключения возможны только для тех случаев, если этот сотрудник по каким-либо причинам отсутствует (больничный, командировка, увольнение). Тогда ответ может написать тот, кто замещает отсутствующего на данный момент.

Язык и подача послания должны зеркально отражать письмо-запрос. Иными словами, в тексте желательно использовать ту же форму обращения, которую применил отправитель запроса, ту же лексику, терминологию, языковые обороты и последовательность изложения, конечно, при условии, что автор инициативного послания проявил себя как грамотный и корректный человек.

Нужно обязательно указывать ссылку на номер и дату входящего послания, но при этом нельзя повторять ошибки, допущенные автором запроса и нежелательно указывать на них в ответом письме (только если это не относится к конкретной деятельности фирмы).

Ответ на запрос может быть как положительным, так и отрицательным. Положительный ответ должен быть максимально подробным, а отрицательный – обоснованным и предельно корректным. Кроме того, при отказе на запрос хорошим тоном будет сообщить его автору информацию о том, при каких обстоятельствах ответ может стать положительным.

В любом случае, ответное письмо должно быть составлено в максимально вежливой форме. Желательно избегать пустых отписок и даже при отсутствии необходимой информации писать ответ нужно сдержанно, вежливо и уважительно по отношению к автору запроса. Грубость, ровно как и заведомо ложные сведения, совершенно недопустимы.

Срок ответа на запрос

Законодательство не устанавливает конкретный период, чтобы ответить на письмо-запрос. Но несмотря на это, по стандарту желательно отвечать на запрос в течение одной недели. Однако если в данный момент запрашиваемые сведения отсутствуют, с письмом лучше повременить. А если проситель указал срок, в который он ждет ответа, то рекомендовано уложиться в этот период. При нехватке данных лучше написать об этом и попросить подождать с получением ответа.

Отметим, госорганы всегда указывают период, в который нужно прислать ответ.

Как составить ответ на запрос

Ответ на запрос необходимо составлять в соответствии со стандартами. Например, порядок указания реквизитов и составления внутренних шаблонов регулирует ГОСТ Р 7.0.97-2016. Форма подачи и оформления ответа на письмо-запрос может сыграть решающую роль в отношениях между организациями. Именно поэтому к его составлению следует относиться очень внимательно, придерживаясь определенных правил.

В первую очередь, прежде чем составлять ответное письмо следует любым удобным способом проинформировать отправителя о получении запроса. Далее, при наличии всей необходимой информации можно приступать к ответу.

Структура ответа вполне стандартна с точки зрения делопроизводства:

1. Вверху послания (справа или слева) нужно написать название компании-отправителя (с указанием адреса и телефона), а также конкретного сотрудника, от имени которого составляется ответ.
2. Далее аналогичным образом вносятся сведения о получателе.
3. После этого пишется сам ответ. Он должен полностью соответствовать сути запроса и, если запрашивающий в своем письме задал сразу несколько вопросов, разбитых на отдельные пункты, ответ должен быть написан точно в таком же формате. Если к ответу прилагаются какие-либо дополнительные сведения, это необходимо отразить в тексте письма, отметив отдельно.
4. Точно также, если того требуют обстоятельства, в ответ можно включать ссылки на какие-то законы, нормативные и правовые акты.

Согласно пункту 6.2 стандарта, электронную версию шаблона письма-ответа нельзя менять, так как она должна быть полностью идентичная бумажному формату.

Как оформить письмо-ответ

Ответ можно писать как в рукописном виде (в основном так поступают тогда, когда сам запрос приходит в подобном формате), так и в печатном (данный способ существенно экономит время).

Его можно оформлять на простом листе А4 формата или же на фирменном бланке организации – второй вариант позволяет не вбивать вручную реквизиты фирмы, да и выглядит значительно солиднее. Ответ должен в обязательном порядке содержать подпись сотрудника, который представляет организацию с указанием его должности. Ставить печать не надо, так как согласно положениям ФЗ № 82, о применении юридическими лицами штампов и печатей утратило силу.

Составляется ответ в единственном экземпляре, перед отправлением его нужно пронумеровать (в соответствии с внутренним документооборотом компании), а также проставить дату. Сведения о письме нужно внести в журнал учета исходящей документации. Если ответ на запрос затеряется или возникнут разногласия с контрагентом, это позволит быстро разобраться в ситуации.

Согласно Приказу ФНС № ММВ-7-2/204, у налоговой есть унифицированный шаблон отрицательного ответа на предоставление документов. В этом случае организация, у которой запрашивают бумаги, должна использовать только его.

Как отправить письмо

Ответ можно отправлять разными способами. Электронная почта или факс позволяют существенно сэкономить время. Но если письмо содержит особо ценную информацию или оригиналы документов и отправитель заинтересован в гарантированном получении послания, следует воспользоваться услугами Почты России, отправив ответ заказным письмом с уведомлением о вручении.

Ждать ли ответ на письмо-ответ

Практически все деловые письма требуют ответа, но из этого правила есть исключение.

Письмо-ответ не нуждается ни в каком ответе, поскольку оно изначально не содержит в себе никаких просьб, запросов и предложений. По сути дела, оно содержит лишь ту информацию, которая требовалась второй стороне.

При этом именно письмо-ответ может стать отправной точкой к заключению выгодного контракта или сделки, а также простым и доступным способом урегулирования каких-либо проблем и сложностей во взаимоотношениях между партнерами.

Как ответить на запрос о предоставлении информации

Ответ на запрос о предоставлении информации — это документ, в котором фигурирует отказ в отправке нужных данных или сразу же указывается то, что требует автор письма.

В каких случаях обязательно отвечать на запрос

Необходимо уточнить, на каком основании направляется запрос. Большинство государственных структур способны требовать данные, связанные с работой частной компании и деятельностью бюджетной организации. Например:

• суды и приставы в рамках дела или производства по нему;
• прокуратура и полиция в рамках конкретного уголовного дела или полученного заявления;
• налоговая в рамках проверки налоговых отчислений;
• адвокаты в рамках отдельных оказываемых услуг;
• Министерство обороны в рамках обеспечения обороноспособности страны.

Кроме того, данные необходимо предоставлять контрагентам, если это необходимо исходя из заключенного между сторонами договора. Например, о порядке поставки товаров, наличии груза на складе и так далее. Еще такие письма направляют лица, связанные по договору оферты. Например, уточнение цены товара в онлайн-магазине, вопрос о наличии свободных вакансий, о графике работы торговой точки.

Важна мотивация. В документе необходимо указывать, на основании чего он направляется (например, «в рамках рассмотрения дела №… от …» или согласно договору оферты №… от…). Если мотивации нет или она указана не четко — следует отказ. Также отказывают в подаче информации при отсутствии на запросе необходимых подписей и печатей, наличии ошибок в реквизитах и других подобных ситуациях.

В какие сроки надо подготовить ответ

Для частных компаний строгих правил касательно сроков ответа не существует. Рекомендуется ориентироваться на следующие особенности:

1. Если запрос поступил от государственной структуры, в нем обычно указывается требование предоставить ответ в течение определенного количества дней. Не стоит пренебрегать этим требованием.
2. Если требование поступило от контрагента и в договоре между сторонами сказано, что при такой ситуации ответ необходимо предоставить в течение конкретного срока, на этот период и стоит ориентироваться.
3. Во всех остальных ситуациях рекомендуется давать ответ в течение 7 дней или любого разумного срока.

«Разумность» срока определяется исключительно получателем, но ее необходимо связывать с поиском необходимой информации. Например, если письмо касается данных, которые есть в быстром доступе, рекомендуется ответить немедленно. В том же случае, когда приходится поднимать архивные данные за последние три года, понятно, что срок значительно увеличивается.

Чтобы не нарушить закон и не платить штраф, проверьте ответ и правила в системе КонсультантПлюс. Эксперты-практики подготовили понятные инструкции и шаблоны для разных ситуаций. На 2 дня доступ бесплатный.

Как составить ответ

При составлении ответа следует руководствоваться стандартными правилами деловой переписки. Строгой формы, утвержденной законодательно, не существует, но в документе указываются следующие данные:

• данные получателя письма (название и адрес компании, которая отвечает на бумагу);
• текст ответа. Обычно он начинается с упоминания запроса;
• дата и подпись должностного лица. Обычно ставится печать компании. Рекомендуется добавить контактные данные составителя ответа, чтобы его получатель смог уточнить данные, если это потребуется.

При отказе форма примерно такая же, но текст меняется на противоположный. Там указывается, по какой причине данные невозможно предоставить.

Стандартный бланк такого документа выглядит так:

_____ года № _________

О предоставлении информации

В ответ на ваш запрос о предоставлении информации от _________ года № _

Директор ___________________________________________ И.О. Фамилия

Образец положительного ответа:

Образец ответа с отказом дать информацию

Подходящий для использования образец, как правильно отвечать на запросы, составленные неверно:

Как отправить

Если в рамках полученного письма необходимо предоставить какие-либо важные документы (например, оригиналы отчетов и так далее), отправка осуществляется курьерской службой. Во всех остальных ситуациях достаточно направить письмо в бумажном виде обычной почтой или просто выслать в электронном виде.

Как организации составить ответ на запрос полиции о предоставлении информации

Полиция прислала запрос о предоставлении сведений. Правильный ответ на него поможет избежать лишних проблем. Рассказываем, как его составить.

— Иван Палыч, запрос от полиции.

С договором его Вам отдам?

И застыли с печальными лицами

Генеральный, бухгалтер и зам.

Когда и почему полиция делает запрос

Полиция делает запросы в связи:

• с расследуемыми уголовными делами;
• проверкой заявлений и сообщений о преступлениях;
• проверкой заявлений об административных правонарушениях, происшествиях.

Об этом указано в ст. 13 ФЗ № 3-ФЗ от 07.02.2011 .

Причины проверок следующие:

• обнаружение признаков совершенного или готовящегося преступления;
• получение информации о лицах, скрывающихся от уголовного наказания;
• информация о действиях, создающих угрозу экономической или военной безопасности государства.

В указанных случаях правоохранители запрашивают у государственных и муниципальных органов, общественных объединений, организаций, должностных лиц и граждан сведения, справки, документы, иную необходимую информацию. На практике в числе запрошенных сведений такие:

• паспортные данные граждан;
• договоры, заключенные с контрагентами;
• сведения от работодателя, работает ли у него тот или иной сотрудник, либо иные виды запросов МВД в отдел кадров или другой отдел организации;
• документы, подтверждающие права на имущество;
• записи с видеокамер.

Теперь будем разбираться, как правильно писать ответы на запросы МВД либо иных правоохранительных органов.

Обязательно ли работодателю отвечать на запрос

Предоставление сведений обязательно. Работодатель или иное лицо должны ответить в установленный законом срок.

За непредоставление ответа предусмотрена ответственность. К непредоставлению сведений (информации) ст. 19.7 КоАП РФ приравнивает:

• несвоевременное предоставление;
• предоставление в неполном объеме;
• предоставление в искаженном виде.

Ответственность по указанной статье кодекса следующая:

• предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 рублей;
• на должностных лиц — от 300 до 500 рублей;
• на юридических лиц — от 3000 до 5000 рублей.

Есть и иные нормы для привлечения работодателя или иных лиц к ответственности за непредоставление информации. Так, ст. 17.7 КоАП РФ предусмотрен более высокий размер ответственности, вплоть до административного приостановления деятельности организации на срок до 90 суток.

Поэтому если предоставление сведений не удовлетворит правоохранительные органы, то их сотрудник вправе вызвать руководителя или сотрудников на допрос. Это удовольствие менее приятное, чем подготовка ответа.

Пользователи часто ищут в интернете шаблон письма в следственные органы, прокуратуру, поскольку сомневаются, правильно ли они подготовят ответ, есть ли особые требования. Особых требований нет. Ответ предоставляется в свободной форме.

Вот текст ответа:

Исх. ____ от «___» ______________ 2023 г.

В ответ на запрос __________________ №____ от «_____» _______________ 2023 г. направляем Вам ________________________.

Приложение: _____________________ (копия).

Генеральный директор _____________________.

Может пригодиться: как оформить доверенность в полицию от юридического лица

Как правильно ответить на запрос полиции

Предоставление сведений необходимо делать после тщательного изучения письма. Один из вариантов действий — попробовать позвонить по телефону. Но предварительно стоит решить: необходимо ли вступать в вербальный контакт с сотрудниками полиции по поводу предоставления данных. Не получится ли так, что по результатам звонка расширится круг запрошенной информации.

Во избежание негативной ситуации, поскольку неправильный ответ на запрос сотрудника полиции ухудшит репутацию компании, необходимо руководствоваться положениями ст. 13 ФЗ № 3-ФЗ от 07.02.2011, которая определяет следующие признаки запроса:

• направляется по зарегистрированным в установленном порядке заявлениям и сообщениям;
• содержит мотивировку;
• должен относиться к нарушениям, разрешение которых отнесено к компетенции правоохранительного органа.

Можно сформулировать короче: предоставление сведений осуществляется по законному и обоснованному запросу. Если это требование не соблюдено, то предоставление информации не является обязательным либо адресат вправе ответить отрицательно, указав, что не определено конкретное дело или статья закона, в связи с чем, например, письменный ответ на заявление на розыск человека в полицию предоставить невозможно. Ответственность в таком случае не наступит, что подтверждается судебной практикой.

Неопределенные требования правоохранителей появляются не всегда от того, что сотрудник «забыл» норму закона или указать номер дела. Скорее всего, это связано с тем, что он или лица, обратившиеся к нему, хотят узнать информацию о деятельности организации, которую сложно получить другим путем. В связи с этим иногда и ответы получаются странные, например, ответ на запрос полиции о предоставлении информации о неработающем никогда сотруднике или иной корявый ответ.

Идеальным вариантом предоставления информации является отправка письма почтой. Письмо отправляется в виде заказного с уведомлением о вручении и описью вложения. Это гарантия того, что оно не затеряется, а если и затеряется, то это легко обнаружить. Попробуйте заполнить приложенный шаблон, дополните необходимыми сведениями и сдайте письмо под подпись, но есть вероятность, что определить получателя письма через некоторое время окажется затруднительным.

Вот пример ответа:

Срок ответа на запрос полиции

Предоставление информации осуществляется в сроки, указанные в самом запросе информации УМВД России, требовании, письме либо ином документе. Выше уже указывалось о том, что нарушение сроков влечет административную ответственность. Чтобы ее избежать, срок ответа следует соблюсти.

Если срок ответа на запрос от МВД о предоставлении информации не указан, информацию необходимо предоставить не позднее одного месяца с момента вручения письма правоохранительных органов.

• как написать объяснение в полицию;
• как пожаловаться на бездействие сотрудников полиции;
• как написать характеристику с места работы в полицию.