Юридическая значимость документа означает что

ЮРИДИЧЕСКАЯ СИЛА И ЮРИДИЧЕСКАЯ ЗНАЧИМОСТЬ ДОКУМЕНТА

Структура документированной информации, наличие или отсутствие основных реквизитов оказывает непосредственное влияние на правовой статус документа. Иначе говоря, документ должен быть надлежащим образом оформлен, его достоверность подтверждена удостоверением, т. е. соответствующими реквизитами (в зависимости от вида документа —подписью, датой, грифом согласования документа, оттиском печати и др.). К примеру, обязательное указание даты создания официальных документов необходимо для правовой оценки содержащейся в них информации, а также для оценки отношений, возникающих, изменяющихся или прекращающихся в связи с выражением в документе воли органа управления. Если в документе хотя бы на один день смещена дата, это может стать основанием для признания незаконными фактических отношений, даже если они сложились на основе информации, имеющей правовое значение. Особым способом удостоверения официального документа после подписания является его утверждение. Этот реквизит санкционирует распространение действия документа на подчиненные органы, должностных лиц или граждан.

В теории и практике управленческого документоведения с недавних пор стали разделять понятия «юридическая сила» и «юридическая значимость» документа. В действующем ГОСТе терминов и определений в сфере делопроизводства и архивного дела юридическая сила документа рассматривается, как «свойство официального документа вызывать правовые последствия». Это означает возможность посредством документов реализовывать властные предписания органов власти и должностных лиц. При этом считается, что юридической силой обладают не все документы, а только те их виды, которые содержат правовые нормы, обязательные для многократного применения и, как правило, рассчитанные на широкий круг организаций и лиц. К их числу относятся, прежде всего, законодательные и иные нормативные правовые акты.

Согласно тому же ГОСТу, «юридическая значимость документа» — «свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера» 1 . В отличие от давно вошедшего в управленческий лексикон понятия «юридическая сила документа», это понятие является относительно новым. Его применение обусловлено, прежде всего, все более широким использованием электронных документов и систем электронного документооборота. Дело в том, что наличие в электронном документе соответствующей электронной подписи хотя и означает, что такой документ обладает юридической силой, однако, не факт, что данный документ может быть подлинным доказательством в случае его предоставления какому-либо иному органу или лицу. Лишь после проверки электронной подписи и установления ее подлинности этот документ может выступать как доказательство.

Разумеется, термин, понятие и определение юридической значимости в полной мере применимы не только к электронным, но и к «традиционным» документам.

Говоря о юридической силе и юридической значимости документа, нужно принимать во внимание, кроме наличия соответствующего его удостоверения, еще два фактора, а именно:

• 1) документ должен базироваться на действующем законодательстве, которое придает бесспорность, обязательность документа для того круга лиц, которые будут основывать на нем свои действия;
• 2) юридическая сила и значимость документа зависят от функций, прав, обязанностей, т. е. от компетенции органа управления или должностного лица. Иначе говоря, документ, выданный некомпетентным, не уполномоченным на то лицом либо оформленный без предварительного согласия, не будет считаться законным. К примеру, один из российских губернаторов некоторое время назад подписал постановление о награждении орденом «Труд, честь, доблесть» свыше 30 отличившихся жителей области. Однако вскоре выяснилось, что губернатор превысил свои полномочия, поскольку разработанный и утвержденный в области проект ордена был изготовлен без его утверждения Геральдической комиссией при Президенте РФ. В результате подписанный губернатором документ изначально не имел юридической силы, а сама процедура состоявшегося награждения этим орденом оказалась нелегитимной.

Юридическая сила и юридическая значимость документов

Краткое содержание модуля: Правовые вопросы регламентации оформления служебных документов. Виды ответственности за подделку документов. Виды ответственности за нарушения хранения документов. Виды ответственности за ошибки в документах.

ПРАВОВЫЕ ОСНОВЫ РЕГЛАМЕНТАЦИИ ВОПРОСОВ ОФОРМЛЕНИЯ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Юридическая сила документа определяется его соответствием тем нормативам, которые установлены ГОСТами, действующим законодательством, например Трудовым кодексом, и ведомственными инструкциями, например Инструкцией по заполнению трудовой книжки, по отношению к тому или иному виду документа.

Признание юридической силы документа.

Если документ соответствует всем предъявленным к нему законодательством требованиям, т. е. издан надлежащим уполномоченным на то лицом, организацией; действителен в месте его издания и на момент его издания; соответствует по форме и содержанию действующему законодательству, то он признается юридически значимым. Существуют документы, форма которых разрабатывается специальными уполномоченными на то госорганами, форма и содержание данных документов не может быть произвольной.

Например, ежегодно Федеральной налоговой службой разрабатывается и утверждается форма налоговой декларации. Наряду с этим существуют документы, к которым законодательством предъявляются требования лишь к их содержанию, но при этом должны быть соблюдены значимые условия. Например, не существует регламентированных требований к форме расписки на получение денег. Однако известно, что такого рода документ должен быть написан собственноручно, соответственно назван, в нем должны быть дата получения денег, возврата денег и подписи обеих сторон. Это делается в целях возможности дальнейшего доказательства факта получения денежных средств в судебном порядке.

Если для какого-то документа гребуется форма, а унифицированной нет, то её можно разработать самостоятельно. Единственное, в ней должны быть обязательные реквизиты: наименование документа, наименование организации, содержание хозяйственной операции, единицы измерения в денежном и натуральном выражении, наименование должностей ответственных лиц и место для подписей и даты составления. Об этом говорится в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 г. № 129-ФЗ.

В унифицированные формы (кроме кассовых) допускается вносить реквизиты, которые в организациях посчитают нужными, сопроводив это приказом или распоряжением. А вот удалять уже имеющиеся нельзя. Эти правила — из Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденного постановлением Госкомстата России от 24.03.99 г. № 20.

Документ (от лат. documentum — доказательство, свидетельство) — понятие информационное, которое в отдельных случаях (при наличии подписи и печати) дополняется юридическим понятием.

Термин «документ» ввел в русский язык Петр I, он объяснил его понятие как «письменное свидетельство и доказательство». Если мы заглянем в толковый словарь В. Даля, то увидим: «Документ — всякая важная деловая бумага». В современном толковом словаре С. И. Ожегова читаем: «Документ — деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо». Оксфордский словарь гласит: «Документ — это текст или изображение, имеющее информационное значение».

Анализ последовательных определений термина «документ» позволяет выделить три основные формулировки:

• — «документ» — материальный объект;
• — «документ» — носитель информации;
• — «документ» — документированная информация.

С позиций документационного обеспечения управления (далее ДОУ) наиболее общим считается обозначение документа как материального объекта с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенного для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования (Федеральный закон «Об обязательном экземпляре документа» от 29.12.94 г. № 77-ФЗ). В последнее время при определении понятия «документ» подчеркивается скорее не материальная, а информационная составляющая. Таким образом, в результате эволюции понятие «документ» стало официально толковаться следующим образом:

«Документ (документированная информация) — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать» (Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.95 г. № 24-ФЗ).

В современном обществе документы выполняют очень важные функции, такие как информационная, социальная, коммуникативная, правовая, управленческая, функция учета, функция исторического источника. В управленческой функции документы выступают как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации. Управленческие документы отражают стадии, звенья, циклы управления и сами оказывают воздействие на сферу управления, выступая регулятором различных сторон деятельности организации или учреждения. Поэтому очень важно четко выполнять правила документирования, не допускать ошибок в тексте и неточностей в оформлении документов.

Ошибки в документах — это неточности, допускаемые при подготовке документов в тех или иных учреждениях. Выясним, какая ответственность наступает для работника за совершение ошибок в документах. Знание об ответственности позволит работнику уяснить, что необходимо правильно и внимательно оформлять свои документы и проверять их при получении из каких-либо органов или служб РФ.

Современное законодательство, как на федеральном уровне, так и на уровне субъектов и муниципальных образований страдает множеством недостатков, в том числе и технического характера. Происходит отставание нормотворческой деятельности и появление лингвистических ошибок в текстах нормативно-правовых актов. Плохой текст правового акта, неточность его определений, терминов создают возможность для неправильного применения правовых норм. Таким образом, чтобы воля законодателя была доступной и ее смысл не расходился с текстовым оформлением, необходимы четкое изложение и ясная лингвистическая формулировка норм закона. Поэтому одним из условий успешной правотворческой деятельности является соблюдение системы определенных требований, предъявляемых к правовым актам. Именно знание и грамотное использование приемов юридической техники позволяет создавать качественно оформленные и удобные для восприятия юридические документы.

Нередким стало обращение граждан в суд с заявлением об установлении фактов, имеющих юридическое значение. Зачастую ошибки, опечатки, совершаемые государственными органами при выдаче каких-либо правоустанавливающих документов, могут послужить причиной для обращения граждан в суд, где им приходится в судебном порядке доказывать, что они являются детьми своих родителей (факт родственных отношений), что документы, выданные на их имя, принадлежат им (факт принадлежности правоустанавливающего документа) и т. д. В силу этого тема «совершение ошибок в документах» является актуальной сейчас.

При получении документов граждане оставляют без внимания ошибки, совершенные органами, выдающими документы, и только спустя много лет, когда возникает необходимость зарегистрировать свое право собственности на какое-либо имущество, вступить в наследство после смерти родственника, выйти на трудовую пенсию по старости и т. д., при предъявлении документов в орган они получают отказ в связи с разницей в одну букву в фамилии или имени гражданина.

Ошибки в документах могут нести направленный характер, что карается как подделка документов, т. е. совершение ошибки с целью совершения преступления. Также ошибки могут нести ненаправленный характер, т. е. допускаться из-за халатности лица, создающего документ, и др.

Правовая природа юридического текста требует особой точности и тщательности в формулировке правовых предписаний, продуманности и логичности структуры документа, не допускает многозначности, расплывчатости, противоречивости его норм. В известных источниках достаточно полно и детально описана законодательная и юридическая техника. Она тесно связана с организацией лексико-юридического материала, его синтаксической структурой и систематикой, направлена на внешнее изложение, призвана совершенствовать язык юридического документа, делать его более понятным, точным и грамотным.

Все ошибки в зависимости от причин их возникновения и последствий можно разделить на три группы. В первую группу входят ошибки, которые затрагивают только форму (технику) оформления хозяйственных операций, но не искажают их экономической сущности. Поэтому эти ошибки часто называют техническими. Примерами технических ошибок являются: арифметические ошибки, описки, пропуски. Такие ошибки приводят к неравенству итоговых показателей отчетности или появлению «неправдоподобных» значений, нс соответствующих реально возможным.

Во вторую группу входят ошибки, которые приводят к неправильному отражению информации в бухгалтерском учете и отчетности или же любом другом документе. Причем эти ошибки возникли из-за того, что бухгалтер не соблюдал процедуры бухгалтерского учета. Из-за этого эти ошибки называют процедурными.

Как показывает практика, чаще всего встречаются такие процедурные ошибки:

• • ошибки при документировании операций (например, отсутствуют первичные документы по отдельным операциям или, наоборот, есть фальсифицированные документы по операциям, которых не было);
• • ошибки в периодизации;
• • ошибки в корреспонденции счетов;
• • ошибки в оценке (например, бухгалтер неправильно определил первоначальную стоимость объекта основных средств, ошибся в размере амортизации);
• • ошибки в представлении информации в отчетности. Такая ошибка может получиться из-за сальдирования дебетового и кредитового оборота по какому-то счету.

В третью группу можно отнести ошибки, которые возникли из-за использования устаревших или неправильно настроенных бухгалтерских программ, а также вследствие сбоев в работе компьютера.

Рассмотрим разные виды ответственности за ошибки в документах.

Административная ответственность — вид юридической ответственности, которая определяет обязательства субъекта претерпевать лишения государственно-властного характера за совершенное административное правонарушение.

Особенности административной ответственности:

• — национализированность;
• — назначается только за административные проступки;
• — субъектами являются как физические, так и юридические лица, должностные лица;
• — применение административной ответственности широким кругом уполномоченных лиц;

административная ответственность применяется к неподчиненным лицам;

— не влечет за собой судимость.

• — административная ответственность физических лиц;
• — административная ответственность граждан РФ;
• — административная ответственность иностранных граждан, иностранных юрид. лиц и лиц без гражданства;
• — административная ответственность собственников транспортных средств;
• — административная ответственность должностных лиц;
• — административная ответственность военнослужащих;
• — административная ответственность юридических лиц;
• — установление административной ответственности;

Установление административной ответственности является правотворческой, точнее — законодательной деятельностью государства. Административная ответственность может устанавливаться на двух уровнях: федеральном и региональном. Субъектом административной ответственности может быть вменяемое физическое лицо, достигшее 16-лстнсго возраста, и организация.

В зависимости от того, какая была совершена ошибка: наступает ответственность, если ошибка процедурного характера, т. е. она искажает содержимое документа, что может привести к серьезным последствиям, или допускает отсутствие того или иного документа, что приводит также к серьезным последствиям. Так, например, в справке о доходах занижают сумму, что приводит к уменьшению размера подоходного налога.

Если совершение ошибки в документе носит направленный характер, то наступает административная ответственность за подделку документа.

Статья 19.23 Административного кодекса «Подделка документов, штампов, печатей или бланков, их использование, передача либо сбыт». Подделка докумснта, удостоверяющего личность, подтверждающего наличие у лица права или освобождение его от обязанности, а равно подделка штампа, печати, бланка, их использование, передача либо сбыт— влечет наложение административного штрафа на юридических лиц в размере от тридцати тысяч до сорока тысяч рублей с конфискацией орудий совершения административного правонарушения.

Если же ошибка в документе носит ненаправленный характер и относится к ірунпе технических ошибок или ошибок, возникших в результате неисправности средства создания документа, т. с. совершена из-за халатности лица, составляющего документ, не повлекших за собой вреда, то тогда административная ответственность не наступает. Документ с ошибкой немедленно исправляется либо создается заново.

Ниже приведен пример ошибки в паспорте гражданина РФ. В этом случае ответственность не наступает.

Было выдано свидетельство о рождении в 1943 году, в фамилии отца ошибка, в паспорте ошибка в дате рождения. Как быть?

Ответ: необходимо начинать с ЗАГСа по месту жительства отца (письменное заявление в двух экземплярах в произвольной форме с просьбой внести исправления в записи актов гражданского состояния), если там откажут (требуйте письменный отказ) в изменении записи (и в свидетельстве, и в паспорте), то нужно обращаться в суд по месту жительства отца с заявлением о внесении изменений или исправлений в записи актов гражданского состояния.

Уголовная ответственность — один из видов юридической ответственности, основным содержанием которого выступают меры, применяемые государственными органами к лицу в связи с совершением им преступления. Уголовная ответственность реализуется в особом виде общественных отношений: охранительных уголовных правоотношениях.

Функции уголовной ответственности.

Выделяют регулятивную, превентивную, карательную, восстановительную и воспитательную функции уголовной ответственности. Регулятивная функция направлена на формирование поведения граждан и организаций, на определение границы между правомерным и преступным. Суть превентивной функции заключается в предупреждении совершения преступлений как самим лицом, которое подвергается уголовной ответственности (частная превенция), так и другими участниками общественных отношений (например, за счет создания впечатления о неотвратимости наступления ответственности как результата определенных действий). Карательная функция предполагает наложение на субъект, несущий ответственность, неблагоприятных для него ограничений его прав и свобод. Воспитательная функция связана с формированием у лица убеждения о недопустимости совершения действий, влекущих уголовную ответственность; она тес но соприкасается с превентивной. Восстановительная функция направлена на достижение цели реставрации нарушенных преступлением общественных отношений, восстановление общественного спокойствия, которое было поколеблено совершением преступления.

В зависимости от того, какая была совершена ошибка: наступает уголовная ответственность, если ошибка процедурного характера, т. е. она искажает содержимое документа, что может привести к серьезным последствиям или допускает отсутствие того или иного документа, что приводит также к серьезным последствиям.

Если совершение ошибки в документе носит направленный характер, то наступает уголовная ответственность за подделку документа.

Прямые или косвенные указания на поддельные документы как предмет преступления имеются во многих главах УК РФ: гл. 17 (п. «д» ч. 2. ст. 127.1), гл. 19 (ст. 140, 142, 142.1), гл. 22 (ст. 170, 185, 185.1, 186, 187, 195), гл. 25 (ст. 233, 237), гл. 30 (ст. 292), гл. 31 (ст. 303), гл. 32 (ст. 327 и 327.1).

Интересный факт: ответственность за подделку документов, штампов, печатей или бланков предусмотрена нормами не только уголовного, но и административного законодательства. Разіраиичение административного проступка и преступления проводится на основании критерия общественной опасности деяния. В отличие от ст. 327 УК РФ в ст. 19.23 КоАП РФ, предусматривающей ответственность за однородное деяние, нет указания на цель подделки — использование или сбыт. Вместе с тем в части сбыта штампов, печатей, бланков нормы являются аналогичными. Таким образом, возникает коллизия, которую правоприменитель решает по своему усмотрению путем привлечения лица либо к административной, либо к уголовной ответственности.

Следует заметить, что за ошибки в документах уголовная ответственность не предусмотрена.

Гражданская ответственность— вид юридической ответственности; установленные нормами гражданского права юридические последствия неисполнения или ненадлежащего исполнения лицом предусмотренных гражданским правом обязанностей, что связано с нарушением субъективных гражданских прав другого лица.

Гражданская ответственность заключается в применении к правонарушителю (должнику) в интересах другого лица (потерпевшего, кредитора) либо государства установленных законом или договором мер воздействия, влекущих для него отрицательные, экономически невыгодные последствия имущественного характера — возмещение убытков, уплату неустойки (штрафа, пени), возмещение вреда.

Гражданская ответственность является имущественной и носит компенсационный характер. Гражданская ответственность подразделяется па договорную и внсдоговорную (деликтную) (в зависимости от основания возникновения обязательства), долевую, солидарную (при множественности должников) и субсидиарную.

Ответственность по гражданскому праву наступает за правонарушение, т. е. действие (или бездействие), нарушающее требования закона или договора. В частности, в случае нарушения одним лицом имущественных или личных неимущественных прав другого лица, неисполнения или ненадлежащего исполнения лицом возложенных на него законом или договором обязанностей, а также при злоупотреблении гражданскими правами (осуществление права в противоречии с его назначением).

Совокупность общих, типичных условий, наличие которых необходимо для возложения ответственности на нарушителя гражданских прав и обязанностей и которые в различных сочетаниях встречаются при любом гражданском правонарушении, называют составом гражданского правонарушения.

Условия гражданско-правовой ответственности:

• — противоправное нарушение лицом возложенных на него обязанностей и субъективных прав других лиц;
• — наличие вреда или убытков;
• — причинная связь между противоправным поведением правонарушителя и наступившими вредоносными последствиями;
• — вина правонарушителя.

В отдельных случаях гражданская ответственность может наступать и при отсутствии вины причинителя вреда (ч. 2 ст. 1064 ГК РФ).

Функции гражданской ответственности: защитная, компенсационная, профилактическая, превентивная.

За совершение технической ошибки, не повлекшей вреда, гражданская ответственность нс предусмотрена. В случае совершения орфографической ошибки документ должен быть исправлен. Гражданская ответственность наступает, если ошибка повлекла за собой определенные последствия.

Эти последствия следующие:

• — противоправное нарушение лицом возложенных на него обязанностей и субъективных нрав других лиц;
• — наличие вреда или убытков;
• — причинная связь между противоправным поведением правонарушителя и наступившими вредоносными последствиями;
• — вина правонарушителя.

Дисциплинарная ответственность устанавливается за противоправное, виновное неисполнение или ненадлежащее исполнение работником своих трудовых обязанностей (дисциплинарный проступок).

Противоправным признается такое поведение (действие или бездействие) работника, при котором он не исполняет (или не должным образом исполняет) трудовые обязанности, возложенные па него ТК, правилами внутреннего трудового распорядка, должностной инструкцией, коллективным, трудовым договорами.

Такие явления, как опоздание на работу, совершение ошибок в оформлении документации, необоснованное отсутствие на рабочем месте, отказ выполнять действия, напрямую предусмотренные должностной инструкцией, распитие спиртных напитков на рабочем месте и т. д. — далеко не полный перечень популярных дисциплинарных проступков.

За совершение ошибки в документе работник несет дисциплинарную ответственность. За совершение дисциплинарного проступка наниматель может применить к работнику следующие меры дисциплинарного взыскания:

• — замечание;
• — выговор;
• — увольнение (п. 4, 5, 7, 8 и 9 ст. 42, и. 1 ст. 47 ТК).

Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения дисциплинарного проступка, не считая времени болезни работника и (или) пребывания его в отпуске.

Подводя итоги, хочется призвать граждан более ответственно относиться к документам, выдаваемым государственными органами, при получении документов внимательно проверять правильность их заполнения, внесения анкетных данных, чтобы в дальнейшем избежать трудностей, затрат и волокиты, связанных с оформлением документов.

Можно приводить массу примеров нарушений языковых норм (орфографических, лексических, морфологических, синтаксических) в правовых актах. Их наличие говорит о необходимости владения законодателем правилами и техникой юридического письма, так как это обеспечит наибольшую активность правовых норм в стадии интерпретации и реализации. Уровень совершенства, четкости и ясности закона в значительной степени зависит от уровня развития языковых норм. Языковое воплощение нормативного акта должно обеспечивать общедоступность и максимальные удобства для его изучения и применения. Для достижения высокого качества содержания и формы нормативно-правовых документов необходимо внедрить в практику документационного управления предприятием следующие мероприятия:

• — выработать систему лингвостилистичсских правил оформления нормативно-правовых документов в соответствии с нормами русского языка;
• — установить обязательную лингвистическую экспертизу нормативноправовых документов на уровне субъектов Федерации и муниципальных образований (с привлечением специалистов-языковедов);

— для студентов экономических, юридических, управленческих факультетов высших учебных заведений ввести изучение соответствующих дисциплин или спецкурсов (например, «Язык и право», «Законодательная техника», «Документационная лингвистика», «Стилистика деловой речи руководителя» и пр.).

ДОМАШНЕЕ ЗАДАНИЕ ДЛЯ СТУДЕНТОВ:

Выберите и напишите, пожалуйста, одну из предложенных тем рефератов в виде презентации POWER POINT (7-10 слайдов):

• 1. Виды ответственности за нарушение хранения документов.
• 2. Виды ответственности за ошибки в документах.
• 3. Виды ответственности за подделку документов.
• 4. Виды ответственности за нарушения в работе с обращениями граждан.

ЮРИДИЧЕСКОЕ ЗНАЧЕНИЕ ДОКУМЕНТА

Эффективность работы предприятия, результативность бизнеса зависят в основном от того, как организована деятельность этого предприятия, насколько четко определен круг вопросов, которые решает каждое подразделение, насколько верно (с точки зрения производственных интересов) установлены права и обязанности каждого сотрудника и полномочия должностных лиц, какова система принятия решений и исполнения этих решений и каков порядок организации документооборота. Юридическая сила документа — это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего документ органа и установленным порядком оформления ГОСТ Р 7.0.8—2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» [1] .

Юридическая значимость документа: «Свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера. »

Юридически значимые документы можно подразделить на следующие виды:

• ? внешние — необходимые для обеспечения деятельности предприятия, для отчетности перед государственными органами, исполнения положений законодательств;
• ? внутренние — локальные акты, обязательные для исполнения внутри предприятия, обычно не подлежащие разглашению;
• ? подлинники — документы с оригинальными подписями и печатями организации; и копии (факсимильные или свободные);
• ? документы, созданные с помощью копировальной техники, оформленные в должном порядке (нотариальное заверение, печать предприятия);
• ? по направлениям деятельности (различные виды договоров): гражданско-правовые договоры, протоколы разногласий, трудовые договоры;
• ? письма: гарантийные письма, расписки; доверенности;
• ? документы на бумаге и электронные документы.

Современная правовая система предусматривает необходимость составления большого количества документов как в бумажном, так и в электронном виде. Без этих документов бизнес-процессы будут некорректны, а в некоторых случаях законодательством прямо запрещено упускать составление и подачу документов в соответствующие органы на регистрацию. Один из основных внешних юридически значимых документов предприятия — устав. Федеральное законодательство предусматривает необходимость создания устава предприятия при государственной регистрации [2] .

Более 50% зарегистрированных уставов представляют собой типовую форму, дублирующую закон, в реальности не имеющую отношения к деятельности предприятия.

Понятие юридического значения (значимости) документа относительно новое, получившее широкое распространение только в последние пять — десять лет.

При этом следует отметить, что это понятие, во-первых, применяется обычно не к документу вообще, а к электронному документу, а во- вторых, наряду с этим понятием также используется понятие «юридически значимый электронный документооборот», которое широко употребляется как разработчиками систем электронного документооборота, так и пользователями этих систем.

Если понятие юридической силы имеет установленное стандартом определение, то понятие юридической значимости документа (документооборота) такого определения не имеет, что, безусловно, создает определенные трудности при употреблении этих понятий.

Юридическая значимость электронного документа. Существование электронного документа обеспечивается информационной системой — СЭД, и человек не может непосредственно управлять электронным документом так, как он ранее управлял документом на бумажном носителе, ставит ряд дополнительных вопросов, решение которых необходимо для определения места электронных документов в системе социальных коммуникаций, в том числе признания за электронным документом статуса официального документа и, что самое главное, возможности использовать электронные документы в качестве доказательства, в том числе в суде.

В рекомендациях Европейской экономической комиссии ООН в отношении функциональной совместимости, подписанных цифровых документов подчеркивается, что между цифровыми и бумажными документами много общего, но между ними есть и ряд важных различий, в частности, «подписанные бумажные документы, как правило, содержат собственноручную подпись подписанта, тогда как цифровая подпись под электронным документом не имеет графической формы. Обычно только компьютерная программа способна произвести сложные математические расчеты, необходимые для проверки цифровой подписи».

Правовой режим электронной подписи у нас в стране установлен Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», которым ст. 6 определены условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью. Эти условия различаются в зависимости от того, какой электронной подписью подписан документ, и состоят в следующем [3] .

• 1. Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
• 2. Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия. Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать порядок проверки электронной подписи.

Кроме того, законом установлен порядок признания квалифицированной электронной подписи, который включает ряд условий, одним из которых является положительный результат проверки принадлежности владельцу квалифицированного сертификата квалифицированной электронной подписи, с помощью которой подписан электронный документ и подтверждено отсутствие изменений, внесенных в этот документ после его подписания.

Из приведенных положений закона вытекает, что сама возможность использования для подписания электронных документов того или иного вида электронной подписи должна быть установлена нормативными правовыми актами или соглашением сторон (в случае использования неквалифицированной или простой электронной подписи), а при получении электронного документа, подписанного электронной подписью, обязательна процедура проверки, которая должна подтвердить принадлежность владельцу квалифицированного сертификата квалифицированной электронной подписи и отсутствие искажений в подписанном электронном документе.

Применительно к электронному документу следует признать, что факт подписания электронного документа установленным видом электронной подписи означает, что данный документ обладает юридической силой, но это еще не означает, что данный документ может быть подлинным доказательством. Говорить о том, что данный документ может выступать как доказательство, можно будет как минимум после проверки электронной подписи и получения положительного результата, а возможно, и после осуществления иных дополнительных действий, например, представления соглашения, заключенного сторонами информационного обмена.

Из вышеизложенного можно сделать вывод: юридически значимый документ — это документ, который может выступать в качестве доказательства (подтверждения) деловой или иной деятельности, иначе говоря, это документ, содержание которого может восприниматься как подлинное.

В отношении документов на бумажном носителе понятия «подлинный документ» и «юридически значимый документ» можно рассматривать как синонимы.

В заключение обратимся к ГОСТ Р ИСО 15489-1—2007, который устанавливает требования к электронным документам. Стандарт устанавливает (раздел 7 п. 7.2.1—7.2.5), что принципы политики, процедуры и практика управления документами должны обеспечивать создание подлинных документов, обладающих определенными характеристиками, а именно аутентичностью, целостностью, достоверностью, пригодностью для использования [4] .

По ГОСТ Р ИСО 15489-1—2007 документ является аутентичным, если он соответствует установленным правилам, был создан или отправлен лицом, уполномоченным на это, был создан или отправлен в то время, которое обозначено в документе. Достоверным является документ, содержание которого можно считать полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности. Целостность документа определяется его полнотой и неизменностью.

Сформулированные в стандарте требования, которым должны удовлетворять электронные документы, не имеют прямого отношения к юридической силе документа (как мы уже отмечали, для придания юридической силы документ должен быть подписан уполномоченным органом (лицом) установленным видом электронной подписи), но имеют самое непосредственное отношение к юридической значимости электронного документа, поскольку считать юридически значимым можно только тот электронный документ, который является аутентичным, достоверным, целостным и пригодным для использования.

• [1] ГОСТ Р 7.0.8—2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» // СПС «КонсультантПлюс».
• [2] Гражданский кодекс Российской Федерации от 30.11.1994 № 51-ФЗ (часть первая) //СПС «КонсультантПлюс».
• [3] Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» // СПС«Консультант Плюс».
• [4] ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 // СПС «КонсультантПлюс».

Решение Совета Евразийской экономической комиссии от 18.09.2014 N 73 «О Концепции использования при межгосударственном информационном взаимодействии сервисов и имеющих юридическую силу электронных документов»

Этот документ в некоммерческой версии КонсультантПлюс доступен по расписанию:

• по рабочим дням с 20-00 до 24-00 (время московское)
• в выходные и праздничные дни в любое время

Вы можете заказать документ на e-mail

Тексты документов всегда доступны в коммерческой версии КонсультантПлюс.