Как сделать трудовую книжку самостоятельно

Как оформить электронную трудовую книжку

Молодежь, впервые поступающая на работу, не всегда понимает, что же это за цифровой документ такой «электронная трудовая книжка», как она выглядит, где её получить, как оформить электронную трудовую книжку самостоятельно, да и зачем она нужна. Об этом и поговорим.

Способы оформления ЭТК

Для начала разберемся с терминологией. До 2020 года у любого работающего человека была его бумажная книжка, которая подтверждала его стаж, опыт, повышения по службе, награды и пр. И вот законодатель принял решение «оцифровать» стаж каждого из нас. То есть сведения о работе стали храниться на серверах сначала ПФР, теперь СФР, и эти объемы файлов стали основным инструментом подтверждения стажа. Но для упрощения понимания этого перехода с бумаги на цифру исключительно в обиходе стал употребляться термин «электронная трудовая книжка». В законодательстве этого термина нет, он стал использоваться, чтобы для работника, кадровика, работодателя был более понятен этот переход. То есть никакой книжки в электронном виде не существует. Есть только гига-,тера- или петабайты информации, из которых в отношении каждого из нас легко вычленить, когда, где и кем человек работал.

Для сведения: что такое электронная трудовая книжка, как с ней работать

Соответственно, когда работник задает вопрос, как оформить трудовую книжку в электронном виде, то фактически на юридическом языке этот вопрос означает, как получить сформированную в электронном виде основную информацию о трудовой деятельности и стаже, хранящуюся в информационных ресурсах Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации.

Согласитесь, формулировка «электронная трудовая книжка» более проста для понимания, хотя и не совсем корректна с юридической точки зрения. Для обозначения вышеуказанных сведений будем использовать эту формулировку и мы.

Эта форма при приеме, увольнении, приостановлении и возобновлении договора заполняется не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа (распоряжения). А при переводе, переименовании должности , присвоении разрядов, запрете занимать должность — не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором издан приказ.

Как оформить электронную трудовую

Итак, в организацию пришел молодой человек, не имеющий стажа. И перед кадровиком встает проблема, как оформить электронную трудовую книжку впервые поступившему на работу сотруднику.

С 1 января 2023 года работодатели предоставляют в СФР сведения по форме ЕФС-1.

Для этого работодатель заполняет:

• титульный лист;
• подраздел 1 раздела 1;
• подраздел 1.1 подраздела 1.

Собственно, всё. Теперь у работника есть электронная книжка, и он впоследствии сможет получить выписку из нее.

Что касается того, как оформить сотрудника с электронной трудовой книжкой, открытой у предыдущего работодателя, то здесь процедура та же: подаем сведения о приеме на работу в СФР по форме ЕФС-1.

Важно, что цифровые сведения о работе решили одну серьезную проблему кадровиков, которая была с бумажными документами о стаже.

Например, устраивается в организацию человек и говорит: нет у меня трудовой, заводите. А лет этому человеку далеко за 30. И сомнения у кадровика вполне обоснованны: трудовая где-то есть, а работник её просто не показывает. А потом выясняется, что работника уже несколько раз с разных мест увольняли по какой-то неприятной статье. Теперь довольно легко проверить слова работника. Если он работал официально, то работодатель не мог не передавать на него сведения в СФР (ПФР) о его стаже.

Если есть сомнения по поводу наличия/отсутствия предыдущего опыта работы, то работодатель вправе предложить работнику оформить электронную трудовую книжку на Госуслугах (вернее, запросить выписку из нее). Выписка делается в режиме реального времени 1 минуту. Всё придёт в личный кабинет. Если в ответе указано, что сведения отсутствуют, значит, работодатель рассматривает этого человека как впервые поступившего на работу, если сведения есть, то кадровик руководствуется ими. Если нет регистрации у соискателя на Госуслугах, то можно отправить его в МФЦ. Пусть он закажет выписку там.

В целом любой работник вправе получить все имеющиеся в распоряжении Соцфонда сведения о своей деятельности, Например, это потребуется, чтобы устроиться на работу, получить какие-либо социальные льготы и выплаты, подтвердить стаж для получения кредита в банке, подать документы на визу и во многих других ситуациях. Соответственно, и встает проблема, как оформить электронную трудовую книжку самому себе, то есть как получить сведения о своем стаже для предъявления по месту требования.

Итак, согласно статье 66.1 ТК РФ это справку получают:

• укажите работодателя по последнему месту работы (за период работы у данного работодателя);
• в МФЦ;
• в Социальном фонде;
• на портале Госуслуг.

Информация о стаже формируется по форме СТД-Р. Эта форма и есть материализованное воплощение, собственно, электронной трудовой книжки. Она включает в себя следующую информацию (ст. 66.1 ТК РФ, п. 2.1 ст. 6, п. 2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» ):

• СНИЛС;
• ФИО;
• место работы: наименование организации, её регистрационный номер страхователя;
• сведения о выполняемой работе и периодах деятельности: дата приема на работу, должность или профессия, сведения о переводах на другую постоянную работу, о приостановлении и возобновлении действия договора, об увольнении (с указанием статей увольнения);
• реквизиты приказов (распоряжений), иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений;
• информацию о подаче зарегистрированным лицом заявления о продолжении ведения страхователем бумажной книжки или переходе исключительно на цифровой формат ведения сведений о работе.

• как заполнить отчет СТД-Р;
• как, зная ИНН, узнать номер страхователя.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как вести электронные трудовые книжки. Используйте эти инструкции бесплатно.

Какие документы понадобятся

Но вернемся к работодателю и разберемся, как оформить электронную трудовую книжку работнику и какие документы нужны для этого.

Необходимы только те документы, которые человек и так предъявляет при устройстве в организацию. Перечень этих документов закрытый, он определен в статье 65 ТК РФ . В частности, для заполнения формы ЕФС -1 потребуется паспорт (необходимо указать ФИО, дату рождения), СНИЛС и ИНН. С паспортом обычно вопросов не возникает, ИНН указывается при наличии. А вот со СНИЛС иногда появляются проблемы.

Например, иногда встает вопрос, как оформить электронную трудовую книжку новому сотруднику, если у него ещё нет СНИЛС.

С 01.04.2019 утратила силу ст. 7 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ, которая полностью была посвящена порядку оформления СНИЛС. В настоящее время новые СНИЛС (зеленые пластиковые карточки) не оформляются. Регистрация в системе персонифицированного учета СФР осуществляется по формам, утверждённым постановлением Правления Пенсионного фонда России от 31.10.2022 № 243п «Об утверждении форм и форматов сведений, используемых для регистрации граждан в системе индивидуального (персонифицированного) учета, и Порядка заполнения форм указанных сведений» .

То есть если у кандидата нет СНИЛС, то работодателю необходимо в рамках ч. 4 ст. 65 ТК РФ зарегистрировать этого работника в системе индивидуального (персонифицированного) учета.

Но без СНИЛС работодатель не сдаст ЕФС-1. Соответственно, для кадровика быстрее и удобнее будет отправить самого работника в МФЦ, чтобы он стал на учет самостоятельно. Таким образом, к моменту устройства кандидата на работу у него уже появится СНИЛС, так как работодателю оформить электронную трудовую без этого номера не получится.

2023-05-12 10:48:19

С 2020 года кадровики уже разобрались в том, как оформить переход на электронную трудовую книжку, но вопросы всё равно иногда возникают. Особенно если речь идет о некой нестандартной ситуации: например, если у работника нет СНИЛС (допустим, он иностранец) или есть сомнения по поводу предыдущего опыта работы.

2023-05-16 13:36:00

Добрый день! Может ли работодатель до приема конкретного человека проверить, где он работал ранее или будущий работник должен прийти на собеседование с уже распечатанной выпиской из электронной трудовой книжки?

2023-05-17 06:33:40

Работала на двух работах по совместительству. На одной была бумажная трудовая, на другой электронная. Сейчас уволилась с одной, как перенести запись теперь с электронной трудовой в обычную, или они и так будут суммироваться при расчёте стажа?

Электронная трудовая книжка

В 2023 году каждому гражданину заводят электронную трудовую книжку (ЭТК). Ее ведут отдельно от бумажной или совместно. Рассказываем, как ее оформить, как получить выписку, какие сведения в нее включают.

Электронная трудовая книжка

ЭТК — это цифровой реестр, который ведет СФР на каждого трудоустроенного гражданина. В нем отражают прием и увольнение, перевод, переименования организации и пр.

Данные доступны для скачивания в личном кабинете СФР и на Госуслугах.

Как оформить электронную трудовую книжку самому

ТК заводит работодатель на каждого трудоустроенного работника. Направляя отчет в СФР о кадровых изменениях, система формирует ЭТК на гражданина.

Для оформления гражданину не требуется предпринимать никаких действий, СФР автоматически заводит цифровую ТК официально трудоустроенным гражданам на основании отчетов работодателей.

Что выбрать: электронную трудовую книжку или бумажную

ЭТК ведут независимо от наличия или отсутствия бумажной. Оставить бумажный документ или нет — зависит от предпочтения гражданина. Бумажный вариант оставляют граждане, имеющие большой опыт работы и привыкшие к наличию бумажного документа. Его наличие не влияет на порядок назначения пенсии, учета стажа и пр.

Если записей немного и опыт небольшой, целесообразно отказаться от бумаги, поскольку этот документ не требуется для дальнейшей деятельности работника.

С какого числа ввели электронные трудовые книжки

ЭТК ввели 1 января 2020 года. Это был переходный год, до 31.12.2020 граждане должны были определиться: оставить бумажную ТК или нет.

Порядок перехода на электронную трудовую книжку

До 31 декабря 2020 года работники могли выбрать: ведение сведений о работе на бумаге или в цифровом формате. Для этого требовалось написать заявление на имя работодателя. Если гражданин выбирал бумажный вариант, существующую ТК на бумаге продолжали вести совместно с цифровой. Если выбрали цифровую, в бумажной делали запись об ЭТК и возвращали ее гражданину. Если гражданин не подавал заявления или принял решение отказаться от бумажной ТК, необходимо в любое время подать работодателю заявление об отказе от бумажной ТК.

Для тех, кто впервые устраивается на работу после 01.01.2021, бумажные ТК не заводят, сведения оформляют в цифровом формате.

Где получить электронную трудовую книжку

Данные из реестра сведений о работе доступны на Госуслугах и в личном кабинете СФР. Если запросить сведения не получается, необходимо обратиться в СФР для получения распечатки с данными из ЭТК.

Стоит ли переходить на электронную трудовую книжку

Бумажные ТК сохранились только в России, странах СНГ и Словении. Бумага добавляет в жизнь бюрократии, государство стремится цифровизировать большинство документов. В случае утери бумажной ТК ее восстановление займет много времени: необходимо собрать справки от бывших работодателей, обратиться в СФР, восстановить записи.

В цифровом формате данные хранит государство. Сведения не потеряются, они доступны в любой момент по запросу гражданина.

Переход на ЭТК позволит сократить объем бумаг и оптимизировать взаимодействие с государством.

Где посмотреть электронную трудовую книжку

Посмотреть сведения о работе можно на Госуслугах или в личном кабинете СФР.

На Госуслугах необходимо сформировать запрос в разделе «Работа и занятость» — «Выписка из ЭТК».

В личном кабинете появится уведомление о выполнении запроса и файл с выпиской, подписанный ЭЦП.

На сайте СФР запрос доступен в разделе «Справки».

Может пригодиться: как выглядит, зачем нужна и как получить форму СТД-СФР

Заявление на ведение электронной трудовой книжки

Для отказа от бумажной ТК и перехода на цифровую необходимо подать работодателю заявление. Его составляют в свободной форме с формулировкой:

«Прошу предоставлять сведения о моей рабочей деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ ».

Работодатель сделает запись в бумажной ТК о ведении ЭТК и вернет документ работнику.

Сроки на подачу заявления не установлены: гражданин вправе подать его в любое время.

Как принять сотрудника с электронной трудовой книжкой

Для оформления сотрудника на работу достаточно подписать договор и направить в СФР форму ЕФС-1 (раздел 1 и подраздел 1.1).

Отчет ЕФС-1 направляют не позднее дня, следующего за днем трудоустройства.

Для кадрового учета потребуется выписка из ЭТК о прошлых местах работы, данные необходимы для подсчета стажа в случае ухода сотрудника на больничный. Работодатель не вправе запросить сведения о стаже, сотруднику необходимо самостоятельно запросить данные на Госуслугах в форме выписки из ЭТК.

Как заверить электронную трудовую книжку

При получении выписки на Госуслугах и в СФР ее не требуется заверять. Документ подписан ЭЦП — этого достаточно для придания бумаге юридической силы.

Работодатель вправе выдать выписку о текущем месте работы. Ее оформляют в форме СТД-Р. Выписку заверяют подписью уполномоченного работодателем лица и печатью.

Электронная трудовая книжка не соответствует бумажной, как исправить

Алгоритм зависит от причины ошибки:

• если ошибку допустил действующий работодатель, ему необходимо направить корректирующий отчет ЕФС-1 с верными данными;
• если ошибка допущена бывшим работодателем, необходимо обратиться к нему с требованием о направлении корректирующего ЕФС-1. Просьбу можно передать устно. Если работодатель не отреагирует, напишите заявление с требованием об устранении ошибки. В случае отказа обратитесь в ГИТ;
• если в ЭТК содержатся неверные данные о стаже с прошлых мест работы, до введения ЭТК, обратитесь в СФР для уточнения данных.

Как отказаться от электронной трудовой книжки

Отказаться от цифрового документа нельзя, его по умолчанию ведут на каждого работающего гражданина. Вернуться к бумажной после того, как работник от нее отказался, недопустимо (письмо Минтруда от 14.12.2020 № 14-2/ООГ-18054).

Пока у работодателей сохраняется обязанность по направлению отчетов о кадровых изменениях, ЭТК формируют автоматически.

Электронная трудовая книжка при увольнении

При увольнении работодатель подает сведения в СФР и формирует работнику выписку о сведениях о работе у последнего работодателя.

Данные автоматически вносят в ЭТК.

Выписка из электронной трудовой книжки при увольнении

В последний рабочий день работодатель выдает сотруднику сведения о работе у последнего работодателя по форме СТД-Р. Форма утверждена Приказом Минтруда России от 10.11.2022 № 713н и содержит сведения о датах приема, перевода, увольнения.

Ее выдают на бумаге с подписью и печатью работодателя. Если работник не забрал СТД-Р, форму необходимо направить почтой заказным письмом с описью вложения.

В какой программе ведется электронная трудовая книжка

Любая программа для бухучета формирует сведения в ЭТК: 1С, Сбис, Контур и пр.

В разделе «Отчетность» программа сформирует бланк для направления в СФР. Бланк формируется на основании данных о сотруднике и созданного в программе приказа о приеме на работу.

После создания формы документ необходимо подписать ЭЦП и направить в ведомство.

Так выглядит формирование отчета в 1С:

Форму СЗВ-ТД отменили, вместо нее программа формирует ЕФС-1 — названия отчетов исправят после обновления программы.

Образец заполнения электронной трудовой книжки

Так выглядят данные в ЭТК:

Образец журнала учета электронных трудовых книжек

Журнал учета не является обязательным для работодателей. Его заводят для внутреннего учета.

В журнале отражают факт выдачи сотруднику СТД-Р при увольнении.

Сведения о награждениях в электронной трудовой книжке

Сведения о награждениях в документе не отражают. Законом не установлена обязанность работодателя по передаче сведений о награждениях в СФР.

Эти данные потребуются для получения льгот и подтверждения льготного стажа.

Для этого необходимо предоставить первичные документы о наградах — свидетельства, грамоты, приказы и пр.

Как распечатать электронную трудовую книжку

Выписка из ЭТК приходит в личный кабинет в текстовом формате. Ее необходимо скачать и распечатать на принтере. Специальных бланков документ не требует, достаточно печати на чистом листе А4.

2023-03-23 15:08:13

Не все еще разобрались с электронными трудовыми. Важно понимать — ЭТК ведут абсолютно на всех работников. Для этого не требуется подавать заявление. Если у вас есть бумажная трудовая, электронную все равно будут вести.

2023-06-13 10:41:42

Вв разделе «Стоит ли переходить на электронную трудовую книжку» не упоминается о том, что переход на электронную книжку обязателен для некоторых категорий работников. В целом, статья ок, но нужно уточнять некоторые моменты.

2023-06-15 11:36:52
Если я уже имею бумажную трудовую книжку, стоит ли мне переходить на электронную?
2023-06-20 15:27:51
Как получить выписку из трудовой, если она электронная?
2023-06-21 07:20:41

Зануда, вы имеете в виду тех кто устраивается на работу впервые или кого то другого, что за некоторые категории?

2023-06-21 07:21:04
вопросик, вам решать, для работника удобнее бумага, для работодателя цифра
2023-06-21 07:21:18
Коровка Борис, через госуслуги сделайте
2023-06-21 10:34:15
Сделали бы приложение на телефон, куда выгружается своя электронная трудовая. Вот было бы удобно
2023-06-22 10:19:04

Хороший материал, благодарю за тщательную проработку темы! У меня есть вопрос по поводу электронной трудовой книжки: столкнулся с ситуацией, когда по необходимости пришлось распечатать электронную трудовую, но там пропали сведения о награждениях, которые были в бумажном варианте. Как в таком случае действовать, есть ли способы восстановить эти данные в электронной версии, или придется обращаться в органы, где награды выдавались, для их подтверждения?

2023-06-29 17:26:38

давольный, Да, в электронной трудовой книжке действительно не предусмотрено места для сведений о награждениях. Насчет восстановления — лучший способ — обратиться туда, где награждали.

Правила перехода на электронные трудовые книжки

Работодатели не оформляют бумажные трудовые книжки тем сотрудникам, которые трудоустраиваются впервые. Но если у работника такой документ имеется, предложите ему добровольный переход на электронные трудовые книжки в 2023 году, объяснив преимущества сбора и хранения сведений о стаже в государственных базах данных. При этом вы, как кадровик (ответственное лицо), обязаны придерживаться специальных правил передачи информации.

Электронные трудовые книжки: что говорит закон

Перевод информации о деятельности работников в цифровую форму регламентирует статья 66.1 ТК РФ. Из нее следует, что электронная трудовая книжка — это сведения о работе гражданина, зафиксированные на цифровом носителе в электронной базе данных Пенсионного фонда РФ. Данные о стаже граждан из бумажных книжек фактически переносят в единый электронный реестр, который для удобства назвали электронной трудовой книжкой (ЭТК).

Чтобы государственный реестр содержал полную и достоверную информацию, для работодателей ввели обязательный отчет в ПФР о кадровых изменениях, а в КоАП РФ закрепили ответственность за несоблюдение сроков подачи данных о работе и стаже сотрудников или их искажении.

С 1 января 2023 года Пенсионный фонд объединят с Фондом социального страхования, и его функции перейдут к новой структуре — Фонду пенсионного и социального страхования РФ. Несмотря на такие организационные изменения, трудовая книжка в электронном виде сохранится, у работодателей останутся те же обязанности, а у работников — права.

Обязателен ли переход на цифровой формат

Переход добровольный. Если работник захочет сохранить старый формат, на бумаге, он имеет на это право. Но в любой момент он вправе передумать, написать заявление о переходе на электронную трудовую книжку и получить бумажный документ на руки. Его обязаны выдать в течение 3 дней со дня подачи такого заявления. Тем, кто устраивается на работу впервые в этом году и позже, оформляют исключительно ЭТК.

Независимо от того, что решил сотрудник, работодатель обязан передать все сведения о трудовой деятельности гражданина в Пенсионный фонд. Очевидно, что кадровику приходится выполнять двойную работу: и бумажный вариант заполнять, и электронные данные передавать. Но пока нет законодательных инициатив, которые бы меняли трудовые книжки с 2023 года, последние новости для работодателей неутешительны: придется продолжать вести документы и на бумаге, и онлайн.

Какие данные включают в ЭТК

На основании принятого в 2020 году ФЗ об электронных трудовых книжках, который и внес поправки в Трудовой кодекс РФ и Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», сначала сведения вносили за период с 01.01.2020. Уже с декабря 2020 г. Пенсионный фонд России начал собирать информацию о работе россиян за период до 31.12.2019 включительно. Сейчас в ЭТК доступны сведения о стаже, начиная с 2002 года, но при условии, что они имеются в распоряжении ПФР.

Если гражданин обнаружил, что в его ЭТК устаревшие, неполные, некорректные сведения, он вправе обратиться в ПФР с заявлением о переносе недостающих данных о работе из бумажной книжки на индивидуальный лицевой счет. Чиновники внесут всю информацию за период до 2020 года, а если возникнут сомнения — проконсультируются с прежними работодателями гражданина. Если в отчете СТД-Р, поданном ранее работодателем, отражен весь трудовой стаж, запрашивать бумажную ТК в ПФР не будут. И это последние новости о переходе на электронные трудовые книжки, который в 2023 году проходит в индивидуальном порядке.

Отличается ли чем-то ЭТК от бумажной версии

Состав информации в обоих документах идентичен. Но увидеть, как выглядит электронная трудовая книжка в 2023 году, нельзя — у нее нет физического носителя. Гражданин может посмотреть внесенные в базу данные в личном кабинете ПФР. Либо есть возможность получить их в виде выписки:

• от работодателя по форме СТД-Р;
• от Пенсионного фонда по форме СТД-ПФР.

Плюсы и минусы нового формата

Минус у новой системы только один — дополнительные хлопоты у работодателя и кадровиков. Но это только в переходное время. Своевременная отправка отчета заменит хранение, ведение бумажных документов, покупку бланков. В остальном ЭТК намного удобнее бумажных:

• невозможно потерять или испортить документ;
• легкий доступ к своим данным, даже с мобильного телефона;
• нельзя вносить изменения «задним числом».

Как перейти на ЭТК: пошаговый алгоритм

В 2020 году работодателей обязали уведомить сотрудников о переходе на новую форму учета до 01.01.2021. Те работники, кто сначала отказался от электронного варианта документа, вправе изменить первоначальное мнение и написать заявление о переходе на ЭТК в любое время. Разберем переход на электронные трудовые книжки пошагово в 2023 году, если один или несколько работников заявили о таком желании.

Шаг 1. Работник пишет заявление

Заявить о желании перейти на ЭТК разрешено в произвольной форме. Документ составляют от имени работника на имя руководителя организации. В нем указывают дату, с которой прекращается применение бумажного документа.

В 1С и других программах для учета уже внедрены формы заявлений, программа для ведения электронных трудовых книжек и отчетность в ПФР. Используйте их, чтобы упростить жизнь и себе, и работнику.

Бесплатно используйте образцы от КонсультантПлюс, чтобы правильно заполнить все документы для перехода.

Шаг 2. Кадровик проверяет информацию по бумажному документу

Законодатель рекомендует проверить заполнение бумажных документов, чтобы между ними и цифровым вариантом не было расхождений. Иначе в ПФР попадут неверные сведения. Обратите внимание, как заполнить электронную трудовую книжку, — сведения направляются только о работе в организации, остальные данные внесет сам фонд.

Может пригодиться: как получить копию, если трудовая книжка электронная

Шаг 3. Кадровик готовит и сдает отчет по форме СЗВ-ТД в ПФР

После того, как работник подал заявление о переходе на ЭТК, кадровик (ответственное лицо, назначенное руководителем) формирует отчет в ПФР по электронным трудовым книжкам по форме СЗВ-ТД. Подать его следует в срок до 15-го числа следующего месяца.

При иных кадровых изменениях сроки подачи СЗВ-ТД отличаются.

Поскольку данные о работе и стаже гражданина уже имеются в фонде, дублировать их при очередной подаче отчета не следует. Кадровик заполняет только 2 блока:

• первый — со сведениями о работодателе (регистрационный номер, наименование, ИНН/КПП);
• третий — с персональными данными о работнике (Ф.И.О., дата рождения, СНИЛС).

Второй блок, с информацией о правопреемнике, заполняют при необходимости.

Чуть ниже в форме СЗВ-ТД есть строки о датах подачи заявления о переходе на ЭТК или сохранении бумажного документа. В нужной строке укажите дату, когда работник принес необходимое обращение.

Далее следует табличная часть, ее заполнять не придется. Но последний блок, с подписью руководителя и датой подачи формы СЗВ-ТД, заполнять обязательно.

Посмотрите образец заполнения отчета в ПФР.

Подать отчетность допустимо на бумаге, но при условии, что в компании трудятся меньше 10 человек. Если сотрудников больше, ПФР примет отчет только в онлайн-варианте, подписанный электронной цифровой подписью.

Если кадровик не подаст сведения вовремя или направит неполную, недостоверную информацию, его смогут оштрафовать по ст. 15.33.2 КоАП РФ на 300-500 руб. Но это полбеды: работник сможет подать в суд на такие действия должностного лица, если они привели, например, к снижению размера социальных выплат или отказе в назначении досрочной пенсии.

Шаг 4. Работодатель вносит изменения во внутренние кадровые документы

Локальные акты надо откорректировать в соответствии с изменением ТК.

Сотруднику, который отказался от ведения бумажной ТК, в книжке делают запись так, как рассказал Минтруд в письме от 12.02.2020 № 14-2/В-150.

Шаг 5. Работнику выдают бумажную трудовую книжку

Работникам, отказавшимся от бумажных книжек, наниматель обязан выдать их в течение 3 дней после получения соответствующего заявления.

Если сделан выбор в пользу электронной версии, возврат к бумажному носителю невозможен.

Есть еще один пункт из алгоритма, как перейти на электронные трудовые книжки в соответствии с действующими инструкциями, — сделать в книге учета движения ТК следующую запись:

Выдана на руки на основании письменного заявления Пэпэтэшиной Паулины Петровны о предоставлении ей работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ).

Как гражданину получить сведения о стаже

Сведения о стаже работы доступны в аккаунте ПФ, на Госуслугах. В виде выписки их предоставляют:

• в отделе кадров;
• в ПФР;
• в местном МФЦ.

Обратите внимание: увидеть образец электронной трудовой книжки невозможно, так как в полном объеме информация доступна только Пенсионному фонду и другим уполномоченным органам. Работодатели получают сведения из реестра в виде выписок по конкретным работникам.

Как работодателю узнать, какая трудовая книжка у сотрудника — бумажная или электронная

Независимо от того, на каком варианте хранения сведений о стаже остановился работник, новый работодатель обязан передавать данные в ПФР и фактически формировать ЭТК. Узнать, подавал ли на прошлом месте работы человек заявление о переходе на онлайн-формат или решил сохранить бумажный документ, можно только у него самого. Если он отказывается предоставить такую информацию, сделать самостоятельный запрос в Пенсионный фонд или другую структуру и уточнить, работал ранее сотрудник или нет, у кадровика не получится. Такую информацию вправе получить только сам гражданин или его законный представитель.

При увольнении в пакет документов, который обязательно передают работнику, вкладывают форму СТД-Р со сведениями о трудовой деятельности в конкретной компании. Эту справку вместе с бумажным документом, если он сохранился, работник и передает новому работодателю.

Если гражданин отказывается предоставлять выписку СТД-Р или СТД-ПФР, в отделе кадров могут объяснить ему, что данные о стаже влияют, например, на размер пособия по временной нетрудоспособности и иные выплаты. Еще одна рекомендация — рассказать работнику, как оформить электронную трудовую книжку самостоятельно через личный кабинет на сайте ПФР, в МФЦ или непосредственно в отделении Фонда.

Напомним, что ЭТК входит в пакет основных документов, предъявляемых при трудоустройстве, и равнозначна бумажному экземпляру. Отказать в заключении трудового договора из-за отсутствия документа нельзя, но в некоторых случаях, когда необходимо подтвердить стаж работы, непредоставление сведений о стаже станет законным основанием для отказа соискателю.

Как принять на работу сотрудника, который принес ЭТК

Законодательством ЭТК приравнена к бумажному документу. Поэтому особенностей, как принять сотрудника с электронной трудовой книжкой, нет: работодатель получает минимальный пакет данных, необходимых для заключения договора с гражданином, перечисления положенных ему выплат, подачи отчетности. Кроме сведений о трудовой деятельности в виде выписки СТД-Р от прежнего работодателя (СТД-ПФР или бумажной трудовой книжки), в этот пакет входит паспорт, ИНН и СНИЛС, а в зависимости от ситуации, потребуются военный билет, диплом, медицинская книжка и прочие документы.

Если у кадрового специалиста возникнут сомнения в подлинности предоставленной справки о стаже, он вправе требовать выписку из ПФР с цифровой печатью, которая при распечатывании остается в виде штампа.

Вам в помощь образцы, бланки для скачивания

• Татьяна Матвейчук

2021-02-17 06:19:38

КОГДА у вас появятся грамотные консультанты. КУЧА ошибок — начиная от дат, заканчивая бредом в образцах. Кто выдаст трудовую на руки, если не сделал выбор работник. Авторы хоть изучают нормы? Стыдно читать ваши разъяснения по трудовому праву.

2021-09-09 06:57:04

Хотя бумажную трудовую легко испортить или потерять, в ней видны все периоды работы, для получения информации из электронного документа требуется запрашивать сведения. Это не всегда удобно.

Как вести электронные трудовые книжки

Сведения о том, что человека приняли на работу, повысили или уволили, передаются в Социальный фонд РФ — СФР — в электронной форме. Работник может оставить обычную трудовую книжку, а может отказаться от нее.

Что такое электронная трудовая книжка

Специального термина «электронная трудовая книжка» в законодательстве нет. Так называют способ хранения сведений о том, где и кем работают люди. Обычно трудовой книжкой называют бумажную книжечку серо-зеленого цвета, в которую работодатели записывают, когда приняли человека на работу, перевели на другую должность или уволили. С 2020 года работодатели передают все это в СФР в электронном виде, а бумажные трудовые в некоторых случаях могут не вести.

Какого-то отдельного документа вроде оцифрованной трудовой, где бы хранились все сведения о работе человека, нет. Есть база данных, из которой можно сформировать выписку на конкретного человека. Это и называют электронной трудовой книжкой.

Каждый сотрудник может отказаться от бумажной трудовой, так как все сведения о его работе государство хранит в электронном виде. Тем, кто устроился на работу с 1 января 2021 года, трудовые в виде серо-зеленой книжки вообще не заводят.

ст. 66.1 ТК РФ — как формируются сведения о работе в электронном виде

В чем польза для работодателя. Работодателям проще вести электронный учет, вносить исправления и заверять копии, чем заполнять бумажные книжки. С цифровыми трудовыми книжками можно не переживать, что они потеряются или испортятся, а Роструд во время проверки решит, что они неправильно оформлены или не так хранятся.

В чем польза для работников. Работающий или когда-то работавший человек может в любой момент заказать сведения о своей работе в личном кабинете на сайте СФР или на портале госуслуг. Если работодатель исчезнет вместе с бумажными трудовыми, сведения о работе все равно можно будет подтвердить.

Что нужно делать работодателям

Работодатели обязаны отправлять в СФР подраздел 1.1 ЕФС-1 , если приняли кого-то на работу, уволили, перевели на другую должность или получили от сотрудника заявление о том, хочет ли он перейти на электронную трудовую книжку.

При приеме работника ЕФС-1 сдают не позднее следующего рабочего дня после издания приказа, а если работодатель решил его не издавать, то срок отсчитывают со дня заключения договора. При увольнении форму представляют не позднее ближайшего рабочего дня, следующего за днем приказа об этом. При постоянном переводе работника, присвоении ему новой квалификации с записью в трудовую, а также при подаче им заявления о выборе формы трудовой книжки отчет сдают до 25-го числа следующего месяца.

За не сданный вовремя отчет или ошибки в отчете СФР может выписать штраф от 300 до 500 ₽ директору или другому сотруднику компании, который обязан сдавать такие отчеты, или ограничиться предупреждением.

Электронные трудовые книжки и локальные акты

Локальные акты — это внутренние документы работодателя, которые регулируют кадровые отношения вместе с трудовым кодексом. Они не должны ему противоречить, но могут детализировать. Количество таких документов зависит от размера бизнеса. Обычно принимают правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о премировании и другие акты. У микропредприятий их может не быть, закон это допускает.

Если есть отдельные положения о порядке приема сотрудников на работу, перевода на другую работу, увольнения, они должны соответствовать текущему порядку ведения бумажных и электронных трудовых книжек.

Вот основные правила:

1. При приеме на работу сотрудник может принести не только трудовую книжку, но и сведения о трудовой деятельности, если он отказался от бумажной трудовой. Форму можно получить у прошлого работодателя или в СФР.
2. Сотрудник вправе отказаться от бумажной трудовой книжки, а значит, правило о том, что ее нужно обязательно оформлять всем сотрудникам по основному месту работы, больше не актуально.
3. Работодатели обязаны выдавать сведения о трудовой деятельности по запросу сотрудников или при их увольнении, если эти люди отказались от бумажных трудовых книжек. Сведения можно выдавать в бумажном или электронном виде. Для электронных сведений нужна квалифицированная электронная подпись — КЭП. Если у работодателя ее нет, заводить не обязательно, просто нужно будет выдавать бумажные сведения.

Отдельным приказом желательно назначить сотрудника, ответственного за направление отчетов в СФР. Это может быть работник кадровой службы или бухгалтерии.

Как сдавать отчет о трудовой деятельности сотрудников в СФР

Подраздел 1.1 формы ЕФС-1 — основа для формирования электронных трудовых книжек. СФР собирает все сведения о том, где, когда и кем работал сотрудник, в единую базу данных.

Отчет подают по всем сотрудникам, занятым по трудовым договорам, включая декретниц, иностранных граждан, тех, кто работает дистанционно и по совместительству, то есть сразу у нескольких работодателей. Если сотрудники работают по гражданско-правовым договорам, с 2023 года на них также сдают ЕФС-1 при заключении или расторжении договора.

В форме ЕФС-1 указывают:

1. На титульном листе — данные о компании или ИП, где работает сотрудник.
2. В подразделе 1 — сведения о работнике: ФИО, ИНН, СНИЛС.
3. В подразделе 1.1 — информацию о подаче заявления с выбором формы трудовой книжки и сведения о работе.

Вот какие сведения о работе нужно включить в отчет:

1. О приеме на работу с указанием структурного подразделения и трудовой функции.
2. О переводах на другую постоянную работу, тоже с указанием трудовой функции.
3. Об увольнении — должность указывать не надо, так как и так понятно, с какой должности человек ушел.
4. О присвоении работодателем работнику нового разряда, класса, категории, классного чина.
5. О приостановлении и возобновлении действия трудового договора.

Отчет подают в СФР, если у работодателя были эти кадровые события. Например, он принял нового человека на работу или повысил действующего. Если ничего не меняется, отчет сдавать не нужно.

Срок отправки отчета зависит от того, что произошло с сотрудником:

1. если приняли на работу или уволили, приостановили или возобновили трудовой договор, то не позднее следующего рабочего дня;
2. если перевели на другую работу, присвоили новую квалификацию или он подал заявление о выборе формата трудовой книжки, то до 25-го числа следующего месяца.

Форму отчета утвердил СФР, она едина для всех организаций и всех ИП с сотрудниками. Порядок подачи такой же, как другой отчетности в СФР: работодатели, у которых меньше 10 человек, могут сдавать отчет в бумажном или электронном виде, остальные сдают только в электронном.

Когда сотрудники должны подать заявления

Отказаться от бумажной трудовой книжки сотрудник может в любой момент, подав заявление. Временно безработные сотрудники с опытом официальной работы могут сделать выбор, когда вновь трудоустроятся. Если же человек впервые поступает на работу, то, начиная с 2021 года, выбора у него нет: работодатель по умолчанию заводит электронную трудовую.

Если сотрудник с опытом работы до 2021 года подал заявление о сохранении бумажной трудовой, он вправе передумать и отказаться от нее позже. Но после вернуться к ней не получится.

Письма для тех, у кого свой бизнес

Новости и кейсы для предпринимателей — в вашей почте дважды в месяц. Бесплатно
Подписаться
Подписываясь, вы принимаете условия передачи данных и политику конфиденциальности

Что делать с сотрудниками, которые отказались от бумажных трудовых

Если сотрудник подает заявление об отказе от бумажной трудовой книжки, работодателю следует:

1. Сделать в трудовой такую запись: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации». Последняя запись в трудовой книжке должна быть заверена, как это обычно происходит при увольнении сотрудника: работник, который отвечает за трудовые книжки, указывает свою должность, расписывается и ставит печать работодателя, если она есть.
2. Выдать трудовую книжку сотруднику на руки или отправить по почте, если он на это согласился.
3. Внести запись в книгу учета движения трудовых книжек.

Выдать или выслать трудовую книжку сотруднику, который перешел на электронный формат, нужно в течение трех рабочих дней после того, как он подал заявление.

Сотрудник забирает трудовую книжку домой и дальше может использовать ее, чтобы подтвердить сведения о работе до начала ведения электронной трудовой. Трудовую книжку лучше не выбрасывать, не сжигать и не терять, на случай если у СФР что-то куда-то пропадет.

Что делать с сотрудниками, которые сохранили бумажные трудовые

Трудовые книжки нужно продолжить вести и хранить, как обычно, в двух случаях:

1. сотрудник подал заявление о сохранении бумажной трудовой книжки;
2. он не подавал никаких заявлений.

Если сотрудник с опытом работы до 2021 года не уведомил о выборе, считается, что он не хочет ничего менять, — до тех пор, пока не передумает. На таких нужно продолжить вести трудовые книжки. В СФР дополнительно ничего сообщать не нужно.

Вот что еще должен делать работодатель:

1. Хранить у себя трудовую книжку сотрудника.
2. Выдавать заверенные копии из нее по запросу.
3. Вносить в трудовую сведения о переводах и поощрениях.
4. Заполнять ее при увольнении и выдавать на руки после этого.
5. Вести книгу учета движения трудовых книжек. Форму книги (журнала) работодатель может разработать сам.

Если сотрудник передумает, он сможет написать заявление об отказе от трудовой книжки в любой момент и забрать ее.

Кому оформлять трудовую книжку при приеме на работу

Если человек впервые устраивается на работу, начиная с 2021 года бумажную трудовую заводить не нужно. Если у нового сотрудника есть опыт работы до 2021 года, работодатель должен проверить по записям в сведениях о трудовой деятельности или в бумажной трудовой, что он решил насчет трудовой книжки. Если он от нее отказался, заводить новую или продолжать старую не придется. Если же он сохранил трудовую книжку, работодатель продолжает ее вести.

Подать заявление о переходе на электронную трудовую можно только работодателю, а перед этим трудовые отношения следует правильно оформить — сделать запись о приеме в бумажной трудовой книжке.

Как проверить, что выбрал сотрудник. Новый работник может не помнить, подавал он прежнему работодателю какое-то заявление или нет. Если у него нет трудовой книжки, по записи в которой это можно определить, попросите его при приеме на работу представить сведения о трудовой деятельности.

В сведениях есть специальная отметка о том, что сотрудник решил насчет бумажной трудовой и когда подал заявление. Получить сведения человек может в СФР или у бывшего работодателя. Новый работодатель не вправе сам запросить форму в СФР.

Как сделать выписку из электронной трудовой

Электронная трудовая книжка — это не какой-то отдельный документ, а совокупность записей в базе данных со сведениями о работе того или иного человека. Выписку из этой базы может выдать работодатель или СФР.

Работодатели включают в выписку сведения о работе человека в компании со дня трудоустройства и до дня обращения за выпиской, а в выписке из СФР будут данные по всем работодателям, которые передали сведения, начиная с января 2020 года.

Формы выписок утверждены приказом Минтруда РФ. Социальный фонд выдает выписку по форме СТД-СФР , а работодатель — по форме СТД-Р .

Вот как выглядит выписка из электронной трудовой книжки:

В справке СТД⁠-⁠Р есть сведения только по последнему работодателю. Если нужно подтвердить опыт работы до 2020 года, придется доставать трудовую книжку

Работодатели выдают выписки со сведениями о трудовой деятельности только сотрудникам, отказавшимся от бумажных трудовых, в двух случаях:

1. по запросу — в электронной форме или на бумажном бланке с подписью и печатью, если есть;
2. при увольнении.

В форме СТД-Р будут все сведения о работе у текущего работодателя:

1. Дата приема и занимаемая должность.
2. Дата подачи заявления о сохранении бумажной трудовой книжки или о переходе на электронную — если человек его подавал.
3. Когда и куда его постоянно перевели.
4. Когда его уволили и по какой причине.
5. Присваивал ли ему работодатель новый разряд, класс, категорию, классный чин.

Сотрудник вправе попросить выдать ему выписку СТД-Р в электронном или бумажном виде. Срок — три рабочих дня.

Чтобы заверить электронную выписку, работодателю нужна КЭП. Если ее нет, нужно сообщить об этом сотруднику и предложить получить справку на бумаге или заказать в СФР.

Бумажную выписку можно выдать на руки или отправить почтой по просьбе сотрудника. Это актуально для дистанционной работы, сотрудников в декрете и на больничном. В заявлении о выдаче сведений нужно указать, в каком виде их выдавать и куда высылать.

Как получить выписку в СФР

Сведения о трудовой деятельности можно получить не только у работодателя, но и в СФР или заказать на сайте госуслуг. Это особенно удобно, если человек давно не работает, а для каких-то пособий нужна выписка из трудовой.

Выписку из СФР могут получить и те, кто отказался от трудовой книжки, и те, кто продолжает ее вести, — данные работодатели передают по всем сотрудникам.

Объем сведений в справке СТД-СФР не ограничен периодом с 2020 года. Из информационных ресурсов социального фонда должна подгружаться информация о трудовой деятельности работника до 31 декабря 2019 года. Однако в ней указывается только наименование работодателей и периоды работы у них.

Если нужно проверить, платил ли работодатель за сотрудника пенсионные взносы, нужно заказать извещение о состоянии лицевого счета в СФР.

Как получить электронную выписку. СФР может выдать выписку в электронном виде или в бумажном, если нужен документ со штампом:

1. В электронном виде на сайте СФР или через сайт госуслуг.
2. В бумажном виде в МФЦ или отделении СФР на личном приеме.

Чтобы заказать электронную выписку, нужна регистрация на сайте госуслуг. Это бесплатно. На выписке будет стоять электронная подпись сотрудника СФР — такой документ равнозначен бумажному с печатью.

Чтобы получить выписку на сайте госуслуг, нужно заполнить и подать заявление. Для этого достаточно авторизоваться на портале, личные данные подтягиваются автоматически. Выписку высылают на почту, которая указана в личном кабинете портала госуслуг.

Чтобы получить выписку на сайте СФР, достаточно зайти в личный кабинет, авторизоваться по данным от портала госуслуг и подать заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности. Выписка откроется прямо на экране, ее также можно скачать в виде PDF-файла.

Как получить бумажную выписку. Иногда выписку нужно принести и показать кому-то или приложить к пакету документов, тогда электронный вариант не подходит. Выписку на бумаге с подписью уполномоченного лица можно получить в ближайшем отделении СФР или МФЦ. Объем сведений в ней будет такой же, как и в выписке, заказанной на портале госуслуг или в личном кабинете СФР.

Электронные трудовые: о чем стоит помнить работодателю

1. Заставить сотрудников отказаться от бумажных трудовых нельзя.
2. Для тех, кто впервые устраивается на работу, бумажные трудовые книжки уже не оформляют.
3. Пока человек не принесет заявление об отказе от бумажной трудовой, ее нужно вести как обычно.
4. В СФР нужно сдавать подраздел 1.1 формы ЕФС-1 . Если человека приняли на работу или уволили, то отчет надо сдать не позднее следующего рабочего дня. В остальных случаях есть время до 25-го числа следующего месяца.
5. Если в трудовой деятельности сотрудников нет изменений, отчет сдавать не надо.

Самое интересное про бизнес — в нашем телеграм-канале. Подписывайтесь, чтобы быть в курсе происходящего: @t_biznes

Наталия Богатырева
Что выбрали вы: бумажную трудовую книжку или электронную?

Не понял профита от перевода на электронную версию со стороны сотрудника. Согласишься — вернут бумажную версию о сохранности которой теперь придется переживать. Не согласишься — электронную все равно заведут, но бумажная останется у работодателя, а новой головной боли не будет.
Но эти все нововведения, видимо, для удобства работодателя.

Автор статьи

Волосат, профит есть для тех работников, кто не доверяет своему работодателю до конца и опасается, что трудовая может потеряться при переезде или случайно сгореть со всеми данными. Или когда не дают уволиться под предлогом, что не отдадут трудовую. Такое бывает, хотя не для всех актуально. А еще мне однажды в бумажной трудовой написали, что я уволилась 31 июня, пришлось тратить время на исправления. С электронным форматом такого быть не должно. Но я все равно пока выбрала для себя бумажную трудовую 🙂

Отличная статья!
Когда принимала сотрудника на работу в феврале, информацию приходилось с нескольких источников в кучу собирать, чтоб разобраться. А эту как инструкцию можно использовать.

А что с теми, кто работает на двух работах по двум трудовым?

Автор статьи

Baking, по идее, трудовая должна быть одна — лежать на основном месте работы. Вторая работа или несколько других работ — это совместительство. Там новые трудовые книжки не заводят. Если сотрудник попросит, ему впишут сведения о работе по совместительству в основную трудовую. Это прописано в ст. 66 ТК РФ, самый последний абзац.

Сведения о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД на совместителей подают, пишут, что они совместители. А вот заявления о выборе бумажной или электронной трудовой с них берут по основному месту работы.

Если у человека оказалось несколько трудовых, и оба работодателя считают, что они — основные, по-хорошему, надо с ними поговорить и выбрать, какое место работы основное, а какое — по совместительству. И заявление о выборе формата трудовой книжки подать по основному месту работы.

Перешел, вроде не больно, комарик укусил и всё))) А если серьезно — я только ЗА электронку, экономят много времени все эти госуслуги, в хорошее время живём, ребята. Жаль конечно, что прошлые записи из трудовой в справку не заносят, хотя если делать выписку из ПФР — там все сроки работ и названия организаций есть, даже больше чем в трудовой) Одни плюсы вижу, чем меньше бумаги — тем лучше, правда хранить её теперь надо дома. Ну у нас же есть укромное местечко для остальных документов не правда ли?))))) Автор — умничка и красавица) А Вы можете ради эксперимента отправить в ПФР запрос для перенесения всех данных из трудовой в электронку и её полного уничтожения? Интересно узнать их реакцию))))

выбрал электронную, правда еще не видел бумажную и не получил электронную

В статье есть неточность. Для того, чтобы оставить бумажную трудовую никаких заявлений писать не нужно. Работодатель обязан будет вести оба варианта. Исправьте пожалуйста.

Автор статьи

Сергей, спасибо, что обратили внимание, немного скорректируем текст, чтобы было меньше вопросов.

Автор статьи

Сергей, это не неточность, это так закон сформулирован (439-ФЗ, ст. 2, ч. 2). На мой взгляд, не очень удачно, но как есть:

1) Каждый работник по 31 декабря 2020 года включительно подает работодателю письменное заявление:
— или о продолжении ведения бумажной трудовой книжки,
— или о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

2) Если работник не подал работодателю ни одного из этих заявлений до конца года, работодатель продолжит вести бумажную трудовую книжку. Об этом в статье мы предупреждаем.

При молчании сотрудников работодатель будет вести бумажную трудовую и одновременно передавать сведения в ПФР в электронном виде. Это делают уже сейчас. Но есть нюанс: работнику сведения о работе будут предоставляться в виде выписок из трудовой. А тем, кто перешел на ЭТК, работодатель эти сведения выдает в форме справки СТД-Р, в том числе в электронном виде. Если сотрудник выбрал бумажную книжку, такую справку работодатель присылать не обязан.

Получается, заявление о бумажной трудовой подать нужно, по 31 декабря. Так написано в законе. Но по факту можно и не подавать, если есть желание продолжить ее вести. На мой взгляд, заявление все-таки лучше подать, чтобы было меньше неопределенности в отношениях с работодателем и ПФР, а так, конечно, все сами решают для себя.