Как выбрать кассу: критерии и функции
В настоящее время многие предприниматели, согласно Федеральному закону от 22.05.2003 № 54-ФЗ, уже используют ККТ с функцией передачи данных онлайн. Последний этап перехода на онлайн-кассы произойдет 1 июля 2021 года. На рынке представлена разнообразная техника с широким функционалом. Как в ней разобраться и выбрать ту, которая подходит под конкретный бизнес?
В этой статье остановимся на видах техники и перечислим критерии выбора, которые стоит учитывать предпринимателям.
- Что такое ККТ и какие у нее функции
- Как перейти на онлайн-кассу
- Виды касс
- Как выбрать подходящую кассу
- ККТ для нестационарной торговли
- ККТ для розничной стационарной торговли
- Периферийное оборудование
Что такое ККТ и какие у нее функции
В Федеральном законе от 22.05.2003 № 54-ФЗ контрольно-кассовая техника (ККТ) определяется, как «электронные вычислительные машины, иные компьютерные устройства и их комплексы», обеспечивающие следующие функции:
- запись и хранение фискальных данных в фискальных накопителях (ФН);
- формирование фискальных документов;
- передачу фискальных документов в налоговые органы через оператора фискальных данных (ОФД);
- печать фискальных документов на бумажных носителях в соответствии с правилами, установленными законодательством РФ о применении ККТ.
В этом определении перечисляют три главные функции ККТ:
- печать чеков на бумаге, формирование и отправка электронной копии чека покупателю;
- передача сведений о кассовых операциях в налоговые органы через ОФД;
- хранение данных о продажах и возвратах в ФН.
Предприниматели, ранее не использовавшие ККТ, ошибочно считают, что документ, который выходит из эквайрингового терминала, и есть чек. Однако это всего лишь подтверждение банковской операции. Проведя транзакцию по карте, нужно продублировать ее через фискальную технику, на онлайн-кассе.
Как перейти на онлайн-кассу
Чтобы перейти на онлайн-ККТ, нужно выполнить несколько действий:
- Приобрести кассу.
- Выбрать ОФД и заключить с ним договор. О том, как выбрать ОФД, читайте в статье «По каким параметрам нужно выбирать ОФД?».
- Установить и настроить ПО для работы на кассе.
- Зарегистрировать кассу в личном кабинете налогоплательщика на сайте ФНС. Результат успешной регистрации — карточка регистрации ККТ. Процедура регистрации подробно описана в статье «Как зарегистрировать в налоговой онлайн-кассу».
- Зарегистрировать ККТ в личном кабинете клиента ОФД, чтобы начать передачу фискальных данных в ФНС.
Виды касс
Те кассы, которые сегодня представлены на рынке, удовлетворяют разные потребности. Есть кассы, похожие на калькуляторы, есть мобильные кассы, есть моноблоки, объединяющие в одном корпусе интерфейс для работы кассира и фискальный принтер.
Возможны варианты, когда рабочее место кассира организовано на базе ноутбука: просто нужно купить фискальный регистратор, по USB подключить его к ноутбуку в торговой точке, запустить ПО – и онлайн-касса готова.
Как выбрать подходящую кассу
У многих предпринимателей возникают сложности с выбором наиболее подходящей кассы. Максим Шифман, руководитель направления автоматизации розничной торговли в СКБ Контур, рекомендует отталкиваться от нескольких критериев.
1. Мобильная или стационарная торговля
Если бизнес занимается нестационарной (мобильной) торговлей, то в нем наверняка задействованы курьеры, которые принимают оплату наличными или по карте. По Федеральному закону от 22.05.2003 № 54-ФЗ в момент передачи денег курьер должен отбить чек. Значит, касса, которой он пользуется, должна быть мобильной.
Если бизнес занимается стационарной торговлей, то он может не использовать мобильное решение, а применять стационарную кассу.
2. Наличие места для кассы на прилавке
Выбирая ККТ, нужно отталкиваться от того, как у вас организовано пространство в точке продаж. Если места мало, то нужна компактная касса.
3. Поток покупателей: низкий, средний, высокий
Оцените, сколько чеков в час приходится отбивать кассиру. Если продажи редкие, то есть в день выбивается всего несколько чеков, то нет смысла покупать кассу, которая печатает чеки быстро — такой вариант больше подходит для супермаркетов.
Если поток покупателей большой, то можно и нужно выбирать технику с быстрой печатью чеков.
Готовый комплект по цене онлайн-кассы. Получите необходимые программы для соблюдения 54-ФЗ:
- Контур.Маркет для работы на кассе и учета товаров
- Контур.ОФД для передачи данных в налоговую
4. Ассортимент товаров: маленький или большой
Есть устройства, в которых удобно выбирать нужные позиции из большого ассортимента товаров. Если у вас тысячи позиций, то важно обратить на это внимание. Если же вы предоставляете услуги (автостоянка, химчистка, парикмахерская) и имеете небольшой справочник позиций, то можно выбрать кассу попроще.
5. Длина названий товаров, услуг
У некоторых видов деятельности встречаются длинные названия товаров или услуг. С учетом этого следует выбирать принтер с более широкой лентой, чтобы все название помещалось в одну строку и лента расходовалась экономнее.
6. Бюджет
Это самый простой и понятный критерий. Выбирая кассу, нужно отталкиваться от своего бюджета, потому что цены на рынке в зависимости от решений разные.
ККТ для нестационарной торговли
| Критерии | Касса Атол 91Ф | Касса MSPOS-K |
|---|---|---|
| Место для кассы | Нет или мало (фактически это касса-калькулятор) | Нет или мало |
| Поток клиентов | До 50 чеков в день на одну кассу | От 50 до 200 чеков в день на одну кассу |
| Номенклатура | Не более 20 позиций | Более 20 позиций |
| Аккумулятора | Работает до 8 часов | Работает до 24 часов |
| Число символов в одной строчке | 32-42 | 32-42 |
| Алкоголь | Нет | Подходит для продажи пива. Без крепкого алкоголя. |
| Ограничения и преимущества | Нет интерфейса для кассира, нет кнопки «Поиск». Отсутствует возможность вбить на клавиатуре длинное название товара, найти его и добавить в чек. Товары добавляются по номенклатурному коду. Чтобы отбить на кассе позицию, кассир должен помнить все коды. | Есть интерфейс кассира, в котором можно выбрать номенклатуру из любого справочника товаров. Встроен сканер, что позволяет пользоваться в том числе шрихкодами. |
| Бизнесы | Автостоянки, парикмахерские, небольшой стритфуд, островки в ТЦ, палатки на рынке, небольшие кофейни, мобильная торговля, разъездная торговля, интернет-магазины с курьерами. | Интернет-магазины с курьерами, магазины одежды и обуви, сувенирные и книжные лавки, пекарни, кондитерские, небольшие кафе, островки в ТЦ. |
| Бюджет и технические характеристики | Атол 91Ф — компактное и самое дешевое кнопочное устройство для розничной торговли | MSPOS-K — оптимальное решение для малоформатной розницы |
ККТ для розничной стационарной торговли
У стационарной торговли обычно есть прилавок, за которым можно разместить оборудование. Поэтому решение следует выбирать в зависимости от того, сколько есть места.
На рынке представлены решения на базе POS-терминалов. По сути, это микрокомпьютеры на операционной системе Windows. Они используются только в комплекте с фискальным принтером чеков.
Также есть моноблоки — аппараты с встроенным устройством для печати чеков и экраном. Эти кассы компактные, без лишних проводов, у них есть отсек под SIM-карту для мобильного интернета.
| Критерии | POS-терминал MultiPOS-X9 | POS-терминал Атол Optima | Cтационарная касса АТОЛ Sigma 10 |
|---|---|---|---|
| Место для кассы | Есть | Есть | Есть |
| Поток клиентов | Для низкого и среднего потока: от 50 до 199 чеков в день на кассу | Спроектирован для промышленной эксплуатации, рассчитан на высокие нагрузки (более 200 чеков в день на кассу) | Выдерживает интенсивную нагрузку при большом потоке покупателей |
| Номенклатура | Более 20 позиций | Более 20 позиций | Объемная номенклатура |
| Число символов в одной строчке | 32-42 | 32-42 (фискальный принтер чеков Атол 55Ф) | Более 42 символов |
| Алкоголь | Подходит для продаж любого алкоголя | Подходит для продаж любого алкоголя | Подходит для реализации немаркированного алкоголя |
| Бизнесы | Киоски, продуктовые магазины формата «у дома», непродуктовая розница, небольшие кафе и бары, островки в ТЦ с небольшой номенклатурой | Киоски, продуктовые магазины формата «у дома», непродуктовая розница, небольшие кафе и бары, островки в ТЦ с небольшой номенклатурой | Для розницы и общепита |
| Бюджет и технические характеристики | MultiPOS-X9 — POS-терминал для рабочего места кассира | Атол Optima — POS-терминал для интенсивной торговли, в том числе алкоголем, табаком | АТОЛ Sigma 10 — умная стационарная касса для розницы и общепита |
Периферийное оборудование
Со временем у бизнеса может возникнуть потребность оптимизировать работу кассиров. Для этого потребуется периферийное оборудование. Поэтому, выбирая кассу, нужно смотреть, насколько она совместима с таким оборудованием.
1. Сканер штрихкодов
Обеспечивает возможность поиска товара не по названию, а по штрихкоду. Если бизнес ведет базу со штрихкодами, то кассир сканирует их и добавляет в чеки.
1D Сканер АТОЛ SB-1101 USB – бюджетный вариант для небольших торговых точек со средним потоком покупателей, подойдет для предприятий, не торгующих крепким алкоголем в розницу. Позволяет считывать одномерные штрихкоды.
2D Сканер Honeywell Voyager 1450g USB – высокоэффективный сканер, считывающий все линейные штрихкоды и распространенные двумерные штрихкоды, в том числе акцизные и федеральные специальные марки, а также коды низкого качества и коды, отображаемые на экранах мобильных устройств. Подойдет предприятиям, торгующим крепким алкоголем в розницу.
2. Эквайринговый терминал
Такой терминал дает возможность печатать один чек, в котором объединены фискальные данные кассового чека и слип, подтверждающий проведение операции по банковской карте. Вам не нужно будет устанавливать два отдельных устройства. Следовательно, кассиру не нужно будет отдельно вбивать сумму в эквайринговом терминале. Касса автоматически передаст сумму чека в эквайринговый терминал, и он сам произведет нужную транзакцию. Это сокращает вероятность ошибок.
Терминал эквайринга Ingenico iPP 320 (РФИ) не выводит чек, а передает информацию фискальному принтеру, благодаря интеграции с кассовым модулем Контур.Маркета для Windows. Компактное устройство рассчитано на неосторожное обращение и высокую нагрузку в торговой точке с интенсивными продажами более 200 чеков в день на одну кассу.
3. Прикассовые весы
Нужны для того, чтобы кассир взвешивал товар и в кассе отбивать чек с соответствующим весом товара. При этом, вбивая вручную вес, он может совершить ошибку.
Современные кассовые терминалы и прикассовые весы позволяют сделать так, чтобы весы передавали вес товара автоматически в кассу и ее не нужно было перенабивать в чеке — чек на нужный вес выходит автоматически. Это упрощает работу кассира.
Важно выбрать правильные весы, которые подключаются по USB, а также выбрать кассовый терминал, который поддерживает такой функционал. Например, мобильные кассы, не поддерживают работу с прикассовыми весами.
4. Весы с печатью этикеток
Имеют встроенный принтер, осуществляют печать со скоростью от 50 до 300 мм в секунду в зависимости от модели.
5. Денежные ящики
Могут взаимодействовать с POS-системами или ККТ. Компактный денежный ящик «Компакт» с настраиваемой шириной отделений для купюр и прочными металлическими направляющими взаимодействует с любой POS-системой или ККТ.
Учет товаров от поставки до продажи, работа с ЕГАИС, Меркурием, Маркировкой. Онлайн-касса для работы по новым правилам
Учет товаров от поставки до продажи, работа с ЕГАИС, Меркурием, Маркировкой. Онлайн-касса для работы по новым правилам
Что такое фискальный регистратор: функции и отличия от онлайн‐кассы
В некоторых случаях вместо онлайн-кассы можно использовать фискальный регистратор. Это разновидность контрольно-кассовой техники. Он нужен для передачи данных о расчетах в ФНС. Разбираемся, чем отличается фискальный регистратор от кассы и для чего он нужен.
Для чего нужен фискальный регистратор
Фискальный регистратор нужен для передачи данных о расчетах за товары и услуги в ФНС. Регистратор — это разновидность контрольно-кассовой техники без клавиатуры и дисплея.
Как работает фискальный регистратор
Регистратор несамостоятелен: для работы ему нужно подключение к компьютеру или планшету с кассовой программой. В сам регистратор встроены фискальный накопитель и устройство для печати чеков. Для работы фискальному регистратору нужно подключение к оператору фискальных данных (ОФД). Он и будет передавать данные в ФНС (подключение к ОФД не требуется, если работаете в автономном режиме).
Отличие фискального регистратора от онлайн-кассы
- Регистратор несамостоятелен: для работы ему нужен компьютер или планшет.
- У регистратора нет дисплея и клавиатуры.
Чем отличается фискальный регистратор от фискального накопителя
Фискальный регистратор — это вид контрольно-кассовой техники. А фискальный накопитель — это чип для записи и хранения информации о расчетах и других операциях на кассе или регистраторе.
Как выбрать фискальный регистратор
Выбор фискального регистратора зависит от количества чеков за смену, количества покупателей и работы с алкоголем. Если у вас небольшой и средний поток покупателей и в продаже есть алкоголь, подойдет регистратор Атол 30ф. Если клиентов много и чеки нужно выдавать быстро, подойдет Атол 25ф.
Контрольно-кассовая техника
Контрольно-кассовая техника (ККТ, онлайн-касса, фискальный регистратор) – это специальное оборудование, которое обеспечивает запись и хранение фискальных данных, формирование и передачу фискальных документов в налоговый орган через оператора фискальных данных (ОФД), а также печать фискальных документов.
Контрольно-кассовая техника в общем случае должна:
- Обеспечивать осуществление расчётов между продавцом и покупателем наличными деньгами или платёжными картами, включая выдачу чека на бумажном носителе и его направление покупателю в электронной форме;
- Быть оснащена фискальным накопителем для записи фискальных данных и их передачи ОФД;
- Иметь подключение к Интернету.
Можно выделить 5 основных типов контрольно-кассовой техники:
- Автономные ККТ
Это самые недорогие образцы ККТ, которые не нуждаются в дополнительном оборудовании для работы, т.е. имеют встроенный цифровой дисплей и клавиатуру. Такие ККТ, как правило, мобильны, т.е. могут работать без постоянного подключения к электрической сети. К недостаткам автономных ККТ можно отнести их ограниченный функционал и неудобство использования (дополнительные функции вызываются комбинациями клавиш, которые трудно запомнить). 
- Ньюджеры
Дальнейшее развитие недорогих автономных ККТ, которые имеют графический дисплей, способный отображать текстовую информацию. Ньюджеры характеризуются небольшим размером, временем автономной работы до 8 часов и возможностью подключения пин-падов для принятия к оплате платёжных карт. Возможность подключения дополнительного оборудования ограничена и зависит от модели устройства. Такие кассы использовать удобнее, чем автономные ККТ, но менее удобно, чем смарт-терминалы. 
- Смарт-терминалы
Смарт-терминалы – следующая ступень развития автономных ККТ. Помимо фискального регистратора они включают в себя компьютер (планшет) с сенсорным экраном, на котором установлено кассовое программное обеспечение, облегчающее работу кассира. Такие терминалы поддерживают подключение всего необходимого дополнительного оборудования, например, сканера штрих-кодов, пин-падов и т.д. Дополнительные опции позволяют связывать смарттерминал с облачными товароучётными системами и другими приложениями, расширяющими их функционал и сферу применения. Достоинства смарт-терминалов – невысокая цена и компактность, отсутствие лишних проводов на столе, недостатки – выбор кассового программного обеспечения, как правило, ограничен производителем смарт-терминала. Кроме того, смарт-терминалы обычно имеют небольшой экран (5-10 дюймов), затрудняющий работу с большими табличными документами. 
- Фискальные регистраторы
Это онлайн-кассы, которые не имеют встроенного монитора и клавиатуры. Для работы фискального регистратора его необходимо подключить к компьютеру, планшету или иному устройству, на котором будет установлено кассовое программное обеспечение (рабочее место кассира). Самые дешёвые модели фискальных регистраторов лишь немногим дороже автономных касс. Продвинутые модели существенно дороже, однако обладают значительно более высокой скоростью печати чеков и ресурсом работы. Фискальные регистраторы применяются в тех случаях, когда на рабочем месте кассира будут выполняться операции, которые невозможно или неудобно проводить с помощью смарт-терминала или автономной кассы, или же в случае, когда важна скорость работы кассира (магазины с высокой пропускной способностью). 
- Облачные кассы для применения при интернет-расчётах
Это специальные фискальные регистраторы, не печатающие бумажный чек и используемые для проведения безналичных расчётов с покупателями. Как правило, облачные кассы используются интернет-магазинами. В последнее время производители ККТ предпочитают предоставлять их интернет-магазинам в аренду. Арендуемые аппараты будут расположены в удалённом дата-центре и предприниматель не будет иметь к ним прямого доступа. Арендодатель отвечает за техническую исправность кассы и бесперебойную передачу данных ОФД.
Видеоподсказка: Справочное бюро предпринимателя
См. также
1С:ИТС — об онлайн кассах
Весы
Дисплей покупателя
Нормативно-правовые акты
Федеральный закон от 22.05.2003 N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации»Дата: 18.06.2019
Простыми словами про онлайн-кассы
C 2017 года смысл понятия «касса» расширился. Сравните:
| Было | Стало |
|---|---|
| Касса = Железная коробка с принтером, из которой выходят чеки | Касса = Железная коробка с принтером (фискальный регистратор) + Рабочее место кассира + Оператор фискальных данных |
Если разобрать современную кассу «по частям», то окажется, что она включает несколько важных составляющих.
Фискальный регистратор
Фискальный регистратор – это все та же привычная для многих коробочка, из которой вылезают чеки, только доработанная, а именно:
- блок ЭКЛЗ заменен на фискальный накопитель (ФН);
- в названии модели присутствует индекс: Ф;
- через шнурок или Wi-Fi подключается к интернету.
Каждый чек, выбитый на кассе, фискализуется в режиме онлайн-оператором фискальных данных (ОФД) и попадает в базу данных ФНС. Передается он туда через интернет, к которому должна быть подключена онлайн-касса.
В случае отсутствия соединения с интернетом более чем 30 дней, ФН в кассе блокируется и начнет свою работу автоматически только после подключения к сети и передачи всех данных за период отсутствия соединения.
Важно: если в течение 30 дней отсутствовал интернет и не было выбито ни одного чека, фискальный накопитель не блокируется.
Перечень онлайн-касс, разрешенных к использованию с 1 июля 2017 года, размещен на официальном сайте ФНС.
Некоторые умельцы продают онлайн-кассы без ФН. Приобрести их отдельно нельзя либо достаточно дорого. Связано это скорее всего с ограниченностью списка производителей. Полный перечень производителей, у которых можно попытаться приобрести ФН отдельно, размещен на официальном сайте налоговой службы.
Обратите внимание, что с 6 августа 2021 года все владельцы онлайн-касс обязаны начать переход на ФН нового образца ФН-М. Требование связано с появлением фискальных документов для продажи маркированного товара и необходимостью того, чтобы ФН и ОФД могли работать с ними.
Те, кто продает маркированный товар, помимо замены ФН придется изменить формат, по которому касса создает документы.
Оператор фискальных данных (ОФД)
Оператор фискальных данных (ОФД) – коммерческая организация, созданная с целью хранения и передачи кассовой информации (фискальных данных).
Данные операторы выступают в роли посредника между предпринимателем и налоговой службой. Список этих посредников достаточно ограничен, так как они должны выполнять определенные технические и информационные требования государства, в случае несоблюдения которых могут быть серьезно оштрафованы.
Подробный список ОФД представлен на официальном сайте ФНС. Чтобы подключиться к ОФД, необходимо:
- выбрать наиболее понравившегося (можно ориентироваться на список дополнительных услуг или сервисов);
- заключить с ним договор.
Для взаимодействия с ОФД и личным кабинетом налогоплательщика на сайте ФНС необходима квалифицированная электронная подпись (КЭП), выданная на руководителя или лицо, имеющее право подписи. Такая подпись обычно входит в стартовый пакет подключения к ОФД. Для ее выпуска потребуется встреча с ОФД или удостоверяющим центром (УЦ), которому доверили ее выпуск.
Онлайн-касса, кассовая программа, отправка чеков в ФНС, регистрация кассы — комплект по цене кассы
После заключения договора и получения доступа в личный кабинет начинается основная работа по подключению кассовой техники и взаимодействия с сайтом ФНС (личным кабинетом налогоплательщика).
Рекомендуем хорошенько ознакомиться с перечнем дополнительных сервисов каждого оператора и выбрать наиболее оптимальные для себя.
Рабочее место кассира
Рабочее место кассира — это сторонняя программа (оболочка), упрощающая работу с кассой, номенклатурой, а также позволяющая производить глубокий анализ продаж через личный кабинет. Несмотря на большой выбор, все рабочие места кассира должны обладать обязательными функциями: печатать чеки с обязательным указанием номенклатуры, а также отправлять их по запросу на электронную почту или в виде SMS покупателю.
Но есть и важные отличия, о которых хочется предупредить заранее.
Сейчас на рынке замечается явное разделение на два типа рабочих мест:
1. Рабочие места, привязанные к технике, а также кассы от производителей (сразу с ПО) – данные рабочие места нельзя приобрести отдельно от комплекта техники, их производители привязывают покупателя и к «железкам», и к своему ПО, которое на текущий момент жестко ограничивает интеграцию со сторонними сервисами.
| Плюсы | Минусы |
|---|---|
| готовы к работе комплекты онлайн-касс | отсутствие интеграции с товароучетным и бухгалтерским программным обеспечением |
| техподдержка «железа» и программы в одном окне | ограниченность в выборе и замене комплектующих |
| мобильность | дополнительные расходы за ПО и поддержку |
2. Рабочие места без привязки к технике – их можно использовать с различной аттестованной кассовой техникой, разрешенной ФНС, и они плотно интегрированы с различным товароучетным и бухгалтерским ПО.
| Плюсы | Минусы |
|---|---|
| идут совместно с товароучетным и бухгалтерским ПО | нужно самостоятельно подбирать кассовый аппарат, печатающий чеки (фискальный регистратор) |
| несложно интегрируются | поддержка железа и ПО в разных местах |
| свобода выбора в «железках» | первичная настройка |
Покупать готовый комплект или выбирать из предложенных вариантов — это ваше право. Отметим лишь то, что предлагаемые функции рабочего места кассира очень полезны и зачастую сильно облегчают дальнейшую работу с информацией.
Преимущества Контур.Маркета: удобная работа на кассе, совместимость с ПО, печать ценников и штрихкодов и многое другое
Если вы хотите быть в тренде и иметь возможность работать/взаимодействовать со своей аудиторией, однозначно нужно использовать второй вариант.
Подводим итоги
Подключение онлайн-кассы — процесс несложный, но требующий некоторой сноровки.
Те, кто хочет попробовать сделать это самостоятельно, нужно пошагово следовать алгоритму:
Шаг 1. Определитесь с кассой с учетом потребностей и специфики вашего бизнеса.
Шаг 2. Заключите договор с ОФД и получите доступ в личный кабинет.
Шаг 3. Пройдите регистрацию кассовой техники (делается это онлайн, на сайте налоговой).
Шаг 4. Наслаждайтесь работой.
С 1 июля 2021 года перейти на онлайн-ККТ обязаны ИП без сотрудников, которые продают товар собственного производства, а также предприниматели, выполняющие работы и оказывающие услуги.
Список тех, кто может законно оставаться с наличкой, прописан в ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.
Павел Тимохин, руководитель управления бухгалтерского консалтинга «Фингуру»