Коммерческие закупки как проводить

Как участвовать в коммерческих торгах со стороны заказчика

Участие в аукционах или подача котировочных заявок – хороший способ заработать репутацию у покупателей или получить крупный бюджетный контракт. Но любая компания вправе сама проводить закупки и выступать уже в качестве заказчика, а не участника. Законодательно не установлены правила проведения для таких торгов, поэтому придется проанализировать прошедшие мероприятия, рекомендации площадок и на их основе составить собственный план.

Различия коммерческих и государственных закупок

• Законодательное регулирование (то, о чем сказано выше).
• Финансирование. Все расходы ложатся на организацию-заказчика, она же несет полные финансовые риски (к примеру, если подрядчик окажется недобросовестным и, получив аванс, не выполнит работу).
• Индивидуальная разработка положений по торгам. Придется с нуля составить документацию для участников, в то время как госорганизации по большей части ориентируются на соответствующие ФЗ. Можно использовать для основы положения крупных корпораций, они открыто размещаются на сайтах, в составе аукционной документации, чтобы участники могли с ними ознакомиться.
• Объемы закупок. Коммерческие гиганты и концерны активно организуют торги и их обороты достаточно крупные, а вот обычные компании предпочитают заключать договора напрямую, иногда пользуясь советами «сарафанного радио» или просто поиском в интернете.

К торгам такие организации прибегают тогда, когда начинаются масштабные проекты: выигран аукцион на строительство, например, или понадобились услуги, работы или товары, исполнителей (поставщиков) которых в своем регионе нет.

• Ограничения. Они существуют, но в значительно меньшем количестве, чем для госзакупок. Можно установить свои, если они не противоречат пунктам 135-ФЗ, т.е. не нарушают положения о монополии и конкуренции.

Делаем вывод: коммерческие торги более свободные, проводятся любыми компаниями на большом количестве ЭТП, причем включая и те, что предназначены для государственных закупок.

Виды торговых площадок

Если провести в браузере поиск ЭТП, окажется, что их сотни. Как сориентироваться в таком разнообразии? Для простоты разделим их на несколько категорий:

Общие. Это всероссийские ЭТП, аукционные гиганты, объединяющие большое количество заказчиков и участников.

Примеры: Сбербанк АСТ, Росэлторг, РТС-Тендер, B2B-Center.

Часть из них аккредитована для госзакупок, другие работают с коммерческими торгами, некоторые также в рамках 223-ФЗ.

Плюсы: универсальность, большое количество процедур, гибкая ценовая политика для участников, лояльность к заказчикам.

Примеры: «Рыбный рынок» на Сбербанк АСТ, В2В-Стройка и т.п.

Плюсы: если вы занимаетесь одной деятельностью и планируете закупки только по ней, то удобно выбрать одну или несколько таких площадок, не распыляясь на остальные.

Примеры: Портал поставщиков города Москвы, Портал закупок Рефери (Ростовская область).

Плюсы: При работе (или поиске подрядчиков) в конкретном субъекте РФ или городе очень удобно. Скорее всего, участники будут либо местные, либо имеющие соответствующий опыт и знания (об особенностях местного ландшафта, законодательства).

Примеры: ЭТП Газпромбанк, секция торгов на ЭТП Росэлторг для ПАО Ростелеком.

Плюсы: допустим, вы оказываете услуги в сфере связи (монтаж сетей, подключение, настройка оборудования), вам будут интересны тендеры в этом сегменте, сотрудничество с надежными и постоянными заказчиками, что способна обеспечить корпоративная площадка.

Важно! Госзакупки требуют регистрации в ЕИС, для коммерческих торгов она не нужна.

Выбирать можно любое количество площадок, но регистрация на многих, как и работа, платная, и сумма зависит от тарифного плана. Для начала проведите анализ: ознакомьтесь с регламентом, просмотрите списки активных и завершенных процедур, оцените конкурентов (заказчиков в той же сфере), их предложения по стоимости закупа товаров (работ, услуг) и результаты проведенных аукционов.

Регистрация на площадке

Сколько площадок – столько правил, положений и регламентов. Перед подачей заявки рекомендуется их внимательно изучить, даже если на сайте ЭТП все подробно расписано.

Общее есть у всех площадок:

• Обязательная проверка технической возможности. Требования предъявляются к конфигурациям и настройкам ПК (операционная система, память, браузеры и т.д.).
• Создание учетной записи. Потребуется указать основные данные об организации и руководителе, придумать логин и пароль.
• Получение ЭЦП. Для участия и подписания электронных документов.
• Настройка оповещений и выборки. Это не обязательно, но такая подготовка позволит получать информирование о новых процедурах, подходящих вашей организации, начале торгов, окончании времени приема заявок и т.д. Зависят от функционала конкретной площадки.

Поскольку ЭТП заинтересованы в привлечении большого количества участников, для заказчиков есть много бонусов: бесплатная регистрация или стартовый период, активная техническая и правовая поддержка, бесплатная рассылка, дополнительная ЭЦП и т.п.

После подтверждения аккаунта и аккредитации придется изучить интерфейс и возможности личного кабинета, посмотреть, какие виды процедур более интересны участникам (спойлер – электронные аукционы) и, конечно, подготовить внутренние документы и регламенты. В первую очередь с ними захочет ознакомиться потенциальный исполнитель или поставщик.

Подготовка документации

Повторюсь, что лучший способ создать свое – изучить чужое. Обратитесь к базе закупок, посмотрите, какие требования выдвигают конкуренты, изучите и постройте собственные правила.

Что следует учесть:

• Вид торгов. Обычно выбирают вариант с открытым аукционом или конкурсом.
• Состав документации. Разделение идет на техническую и коммерческую часть. Техническая (техзадание) – основная информация о предмете тендера, планы, схемы, графики и прочее. Коммерческая содержит сведения о первоначальной цене, условиях участия, требованиях к поставщику, видах гарантий, а также формы заявок и контракта.
• Требования к исполнителям. Это может быть опыт проведения аналогичных работ, успешно исполненные контракты, наличие материально-технической базы, специалисты определенного уровня и другое.
• Сведения, указываемые участником. В законе отсутствуют, сами обозначьте интересующие вас данные. Чаще всего это наименование, адрес, контакты, ФИО руководителя, сведения о взаимозависимости, системе налогообложения и т.д.
• Критерии оценки. В аукционе решающий фактор – цена, остальное вторично (если только участник соответствует всем остальным требованиям), в конкурсе принимаются во внимание сроки, дополнительные преимущества (увеличенный период гарантии, например) и другие факторы. Иногда оценку проводят с помощью процентовки или системы баллов. Это значит, что каждому критерию устанавливают значение % или балла, а их размер зависит от предложения участника.

Пример: Период гарантии в 1 год признается базовым, за него начисляют 10 баллов, за каждый дополнительный год – еще 5.

• Сроки проведения тендера и оценки результатов. Опять же устанавливаются заказчиком.
• Ответственные лица. Наймите специалиста в области закупок или назначайте на каждый аукцион нового сотрудника. Желательно определить должностных лиц, ответственных за составление аукционной документации и ответы на вопросы участников. К примеру, инженер отвечает за техническую часть, сметчик — за сметы, соответственно, начальник отдела снабжения — за контракт и т.д.

Эти сведения будут в каждом пакете документов на площадке при проведении очередной закупки, но конкретные, а во внутреннем положении требуется определить базовые установки.

Проведение торгов

Вроде самое простое дело – выложил аукцион и сиди жди, когда пойдут косяком участники с заявками, но заказчики допускают массу ошибок и не получают отклика на, казалось бы, заманчивый тендер. Почему?

Во-первых, неудачный выбор ЭТП. Выше я рассказала, сколько есть видов, в цифрах это сотни и тысячи площадок, которые делятся на секции, порталы и прочие подсистемы. Возможно, попадется неудачная платформа, предложившая супервыгодные условия подключения, но не привлекающая контингент нужных поставщиков.

Во-вторых, неверная идентификация закупки. Многие организации ведут автоматизированный поиск (подбор) процедур. Если вы отнесли закупку не к тому коду ОКВЭД, указали неточное название товара, то поисковики пройдут мимо.

Важно! Существуют сознательные и случайные искажения, приводящие к потере потенциальных участников. К примеру, вместо некоторых букв в наименовании товара указаны латинские – автопоиск его не «увидит». Намеренные ошибки допускаются только недобросовестными заказчиками.

В-третьих, маловостребованные услуги или работы, редкий, уникальный товар. Найти исполнителя или поставщика, возможно, проще самостоятельно через интернет или посредника, знакомого с этим сегментом рынка. Скорее всего, аукцион или конкурс результата не дадут.

В-четвертых, путанная, сложная документация, завышенные требования. Вот почему я советую воспользоваться опытом давно работающих конкурентов – они набили себе шишки и знают, что стоит включать в документацию, а что излишне.

В проведении процедуры торгов, если вы знакомы с системой госзакупок, вряд ли ждет что-то новое. Для начала нужно опубликовать извещение о проведении закупки. В нем указывается:

• Название организатора и его реквизиты: юридический, почтовый адрес, email , телефоны для связи.
• Предмет закупки с техническими характеристиками, количество товаров, наименование и местонахождения объекта, где будут проводиться работы, срок выполнения и т.п.
• Наименование и электронный адрес ЭТП, куда необходимо направлять заявки и где пройдет тендер.
• Дата и время торгов.
• Требования к участникам.
• Критерии оценки и сопоставления результатов (для конкурса).
• Необходимость внесения гарантийных платежей или банковской гарантии при заключении контракта и подаче заявки.
• Форма контракта и заявок.

Аукцион

Участники присылают заявки (анонимные, для исключения сговора), вы проверяете их на соответствие требованиям и условиям и допускаете или не допускаете до торгов. В день «Х» участники заходят на ЭТП, на страницу торгов, и делают ставки. Предложивший меньшую цену объявляется победителем.

После этого участник-победитель представляет вторую часть заявки (обычно она уже загружена в систему ЭТП и заказчик просто получает к ней доступ) с более подробными сведениями. Если и здесь все в порядке, то заключаете контракт.

Если окажется, что участник-победитель в чем-то не дотянул (нет нужного количества персонала, не указаны точные характеристики продукции), то право на заключение договора, как правило, переходит к участнику, занявшему второе место.

Обратите внимание! Если второй, следующий за победителем, участник соответствует требованиям, то с ним заключается контракт, если нет – торги признаются несостоявшимися. Но это зависит от положений о закупках заказчика.

Схема аукциона: Анонсирование закупки (по желанию или регламенту заказчика) – Появление извещения о закупке на ЭТП – Подача заявок (первые части) – Отклонение и принятие заявок – Проведение аукциона – Получение вторых частей заявок – Рассмотрение документов – Определение победителя и заключение контракта или признание торгов несостоявшимися.

Конкурс

Отличие в том, что здесь роль играет не только низкая стоимость. К учету принимаются сроки, гарантия, наличие репутации (опыт в подобных услугах или работах, завершенные без санкций контракты по аналогичным поставкам).

Участники, не разобравшиеся в документации, вправе обратиться за разъяснениями (разумеется до проведения аукциона или конкурса).

Кстати! Для госзакупок имеет значение, находится ли участник в реестре недобросовестных поставщиков (РНП), в коммерческих торгах заказчик также вправе установить требование об отсутствии записи в реестре.

Процесс почти аналогичен аукционному, но у заявителей есть возможность поучаствовать в переторжке. Это один из этапов конкурса, когда участники, допущенные по первым частям заявок, уведомляются об этом и могут (но не обязаны) поменять ценовое предложение, уменьшив стоимость.

Важно! Если собираетесь проводить конкурс, не забудьте конкурсную комиссию. Ее членами могут быть сотрудники организации или привлеченные третьи лица.

С оценкой результата придется потрудиться. Подсчет баллов, процентов, выявление лучшего исполнителя займет больше времени. Конечно, процесс можно автоматизировать с помощью программы.

Схема конкурса: Анонсирование закупки – Появление закупки на ЭТП – Подача заявок (первые части) – Отклонение и принятие заявок – Переторжка – Получение заказчиком вторых частей заявок с новыми предложениями – Рассмотрение документов – Определение победителя и заключение контракта или признание торгов несостоявшимися.

Для установления сроков по каждому этапу лучше ориентироваться на привычные 44-ФЗ и 223-ФЗ.

Обратите внимание! Организатор вправе отказаться от проведения торгов, но соблюдая установленные законом сроки (см. п. 4 статья 448 ГК РФ). Для аукциона – не позднее чем за три дня до даты проведения, для конкурса – не позднее чем за 30 дней.

Что еще важно предусмотреть:

• Может ли заказчик или победитель отказаться от заключения контракта.
• Возможность заказчика менять условия контракта. Например, снизить дополнительно цену, если победитель предлагает не оригинал, а аналог товара или если договор заключается с единственным участником.
• НДС – это вообще отдельная тема для разговора. Будьте внимательны к формулировкам в своей документации. Вы, как заказчик, можете требовать снижения стоимости, заявленной победителем-упрощенцем на сумму налога, если такое условие будет указано в вашем положении о закупках.
• Что делать с недобросовестным исполнителем: разрывать контракт, требовать пени и неустойки, подавать в суд.

Сейчас доступно много сервисов, предлагающих услуги проверки контрагентов, анализ деятельности и выявление финансового риска, если вы собираетесь стать завсегдатаем ЭТП, с любой стороны, советую их использовать.

Оплата услуг площадки

Иногда заказчикам предлагают поработать бесплатно, а комиссию ЭТП взимают только с участников-победителей, но обычно коммерческие площадки базируются на принципе «с миру по нитке…» и с организаторов торгов также берут комиссию.

Кстати! Выгоднее воспользоваться тарифным планом, включающим определенное количество процедур или конкретный период – 1 месяц, полгода, год и т.д.

Пакетное обслуживание может включать не только услуги площадки, но еще получение ЭЦП, обучение, консультации и другие полезные «плюшки» для заказчиков.

Затраты на оплату услуг ЭТП относим на расходы в зависимости от системы налогообложения. По УСН учитывать расходы можно при условии включения в перечень (статья 346.16), например, юридические услуги, оплата труда (управляющий закупками), командировочные расходы. На ОСНО расходы принимаются как прочие, НДС подлежит вычету при наличии счета-фактуры. В бухгалтерском учете делаем проводку Д 91.2 К 60, 76, 26, 10… – затраты по организации и проведению конкурса или аукциона.

Заметьте, заказчик может получать задаток (взнос) за участие в процедуре. Эти суммы не относятся к доходам, если в будущем возвращаются участникам. Если они становятся платой за участие или изымаются в счет санкций по контракту, то их необходимо учесть как прочие доходы: Д 76 К 91.1. Получение задатка или платы за участие (подлежащих возврату) – Д 51 К 76 и Д 76 К 51 после перечисление обратно участнику.

Возможности, которые дают коммерческие торги

Коммерческие закупки хороши тем, что не ограничены в выборе формы и площадок для проведения. Другие положительные стороны:

1. Экономия. Собственно, для этого все затевается – найти поставщика или подрядчика, предлагающего самую низкую цену. Признаю, в этом отношении конкурс объективнее, по его результатам побеждает не столько участник с наименьшей ценой, сколько тот, кто указал самые выгодные условия в целом.
2. Долгосрочность. С удачным исполнителем компания может продолжить работу в дальнейшем без проведения аукциона, заключая обычный договор (конечно, если устав и другие внутренние положения позволяют так поступать).
3. Широкий круг участников. Вы, как организаторы и будущие заказчики, способны проявить лояльность к будущим партнерам, ими могут стать не только юридические лица или ИП, но и физлица и самозанятые.

Даже крупные корпорации не брезгуют контрактом с частниками. Предметом такого договора может выступить покупка недвижимости, автомобиля, выкуп земельного участка, оказание редких или специфических услуг (реставрация, например).

Работа по 44 и 223 федеральным законам закаляет и готовит к любым другим торгам. Если вы уже побывали участником госзакупок, пора переходить на другую сторону и регистрироваться в качестве заказчика. Совет дня: для первого раза выбирайте крупного игрока на рынке ЭТП, у таких все отработано и устроено максимально комфортно для пользователя, да и линейка тарифов привлекательнее и шире.

Коммерческие торги: практика участия

Коммерческие закупки (тендеры) — это закупки, которые проводятся коммерческими организациями в соответствии с собственными регламентами и правилами, принятыми организаторами, с использованием собственных финансовых средств. Порядок их проведения устанавливается непосредственно организацией, поскольку такие закупки проводятся на деньги, которые компания заработала сама, соответственно, стремится эффективно их расходовать на приобретение необходимых товаров, работ, услуг.

Основное отличие коммерческих закупок от государственных — источник денежных средств: бюджетные деньги здесь не рассматриваются. Решение о том, на что потратить финансы и каким образом закупить товары или услуги, компания (организация, будь то юридическое лицо или ИП) решает сама.

Цели проведения коммерческих закупок

В отличие от государственных заказчиков, которые иногда вынуждены проводить закупки, коммерческие компании организуют закупки по собственному желанию. Прежде всего ими движет желание сэкономить деньги и время на закупку необходимых товаров, работ или услуг. Но все же можно выделить несколько первоочередных целей:

1. Экономические
   Правильно организованный подход к коммерческим закупкам позволяет компаниям эффективно тратить собственные финансовые средства: от того, насколько выгодно будут потрачены деньги, зависят их финансово-экономические показатели. В результате многие коммерческие организации добровольно проводят закупки с соблюдением полной прозрачности и регламентов.
2. Стратегические
   Компании формируют долгосрочную модель взаимодействия с поставщиками по соответствующей номенклатуре продукции. Крупные компании, как правило, выбирают тех поставщиков, с которыми можно работать на долгосрочной основе. Связано это в первую очередь с производственными циклами: если, к примеру, компания закупает в большом объеме тот товар, который необходим в производственной деятельности, те поставщики, которые этот товар поставляют, становятся стратегическими поставщиками, а работа с ними является приоритетом. Для того чтобы это сотрудничество было эффективно для бизнеса, компания выстраивает комфортные и взаимовыгодные взаимоотношения со своими постоянными партнерами.
3. Выстраивание цепочек поставок товара
   Крупные производственные компании придерживаются такой стратегии, поскольку она помогает им добиться высокой эффективности и максимальной экономии в бизнесе.

Виды коммерческих закупок по 44-ФЗ и 223-ФЗ

Открытые закупки: извещение публикуется на выбранной заказчиком коммерческой площадке, и его могут посмотреть все потенциальные участники. Как правило, заказчики выбирают для этого официальный сайт своей компании: он открыт для всех и на нем четко описывается, каким образом и как выстраивается работа с поставщиками. В ряде случаев заказчики и потенциальные поставщики уже встречаются в информационно-закупочных системах, так называемых ERP-системах. Это может быть определенный программный продукт, где идет взаимодействие заказчика и поставщика, поэтому и все сделки проходят через эту систему. Конечно, не все закупки могут открыто публиковаться из-за коммерческой тайны и ее составляющих, но какой-то пул закупок заказчики всегда размещают публично, однако непосредственно контрактация осуществляется в каких-то программных продуктах.

Закрытые закупки: при наличии коммерческой тайны извещение направляется ограниченному кругу лиц, в том числе с использованием внутренних закупочных или информационных систем (SAP, 1C ERP и т.д.). Если заказчика интересует номенклатура продукции поставщика и он в этом партнере заинтересован, то он может выйти на него непосредственно, предоставить доступ в систему и через нее направить заказы на определенную продукцию. Поставщик при этом видит такую закупку через личные извещения, в личном кабинете или на почте.

Многоэтапные закупки: на каждом этапе закупки организатор подробно изучает предложение участника и непосредственно его самого, чтобы убедиться в его репутации и благонадежности. Заказчик взаимодействует с поставщиком в рамках предварительных стадий: чтобы стать участником закупки крупного заказчика или компании, которая ответственно подходит к выбору своего контрагента, необходимо пройти через предварительный отбор, в рамках которого выявляется общий подход или формируется требование к финансовой устойчивости, скрытым данным, наличию минимального набора документов. Эти данные позволяют удостовериться в том, что поставщик на законных основаниях осуществляет свою деятельность. Одним из таких этапов является предквалификация, оценка экономического состояния, которая позволяет выявить определенные риски при заключении контракта с тем или иным поставщиком.

Очные и электронные закупки: проходят в том числе с использованием конкретных переговоров между участниками закупок. В коммерческих закупках нет каких-либо ограничений, установленных законодательством, кроме установленных гражданским кодексом по защите конкуренции, которые коммерческие лица стараются соблюдать. В целом если необходима очная встреча для принятия решения, заказчик может собрать несколько поставщиков и по очереди обсудить с ними условия поставки. Происходит это через специализированные площадки, внутренние системы документооборота, программные продукты и т.д.

В конце статьи вы найдете шпаргалку, в которой описаны основные отличия коммерческих закупок от регламентированных.

В конце статьи есть шпаргалка

Особенности поиска информации о коммерческих закупках

Бесплатные возможности

1. Сайт заказчика/клиента
   Подходит для опытных поставщиков. Для этого необходимо сформировать наработанную базу возможных заказчиков и регулярно мониторить их сайты. Этот вариант будет работать, если компанию — потенциального поставщика интересует минимальное количество заказчиков: в этом случае поиск информации и мониторинг займут немного времени.
2. Электронные торговые площадки
   В коммерческих закупках используются те же площадки, что и при закупках по 44-ФЗ и 223-ФЗ. Электронная форма — основная. Конечно, существуют крупные площадки, специализирующиеся только на коммерческих закупках, а есть и такие, где присутствуют как государственные, так и коммерческие. Знание и понимание рынка электронных площадок и специфики заказчиков, которые работают на таких площадках, позволят поставщику получать соответствующую информацию по интересующим их закупкам. Заказчик использует торговые площадки для публикации информации о своих потребностях и выбора поставщиков. На сегодняшний день в России работают 170 электронных площадок. Для того чтобы мониторить закупки, достаточно бесплатно зарегистрироваться на самых крупных и настроить рассылку уведомлений. Современные площадки вводят автоматические алгоритмы поиска закупок на основе искусственного интеллекта: программа самостоятельно анализирует профиль компании и предлагает подходящий тендер.

Закупки по 223-ФЗ
Дистанционный курс повышения квалификации «Закупки по 223-ФЗ»

Платные инструменты

1. Агрегаторы торгов
   Существуют коммерческие сервисы, которые содержат полную информацию о тендерах. Они подходят для новичков или компаний, которые действуют точечно. Системы работают быстро, не зависают, предлагают возможность установки фильтров и критериев. По номенклатуре поставляемой продукции эти агрегаторы делают рассылку поставщикам, а те уже проводят отсев потенциальных для участия закупок с точки зрения возможности либо невозможности участия в них. Такой подход корректен, однако у него есть один существенный минус: поставщику придется заплатить за более точную и тонкую настройку своих закупок. В ответ на это компания получает преференцию в виде приоритетной информации. Если плата за получение этой информации и использование таких агрегаторов минимальна, отбивается на участии в закупках, то рекомендуется их использовать — это экономит время, труд и кадровые ресурсы, поскольку менеджеров, которые будут искать подходящие закупки компании, потребуется меньше. В таких агрегаторах можно настроить как цены, так и сроки поставки по критериям, например «самые дорогие контракты» или «самые длительные контракты».

Особенности участия в коммерческих закупках

Рассмотрим пошагово основной алгоритм участия в коммерческой закупке.

1. Выбор закупки и изучение соответствующей документации (если поставщик нашел на одной из площадок интересующего его заказчика и отправил ему извещение, то необходимо понять, что это за компания). Для этого нужно изучить информацию об организации-заказчике: сферу деятельности компании, сегмент рынка, который она занимает, количество людей в штате и другие особенности, которые необходимо знать, чтобы понимать, кто именно этот заказчик — компания, приобретающая товар для личных целей, либо объект с двойным лицом, который потребует от поставщика обеспечение, а потом исчезнет. При необходимости в компанию можно позвонить и убедиться в наличии актуального правового статуса заказчика, проверить наличие компании-заказчика в реестре закупок на той или иной площадке.
   Важно: если у заказчика в истории отображается всего две-три закупки, рекомендуется общаться с ней с большой осторожностью.Кроме того, нужно изучить:

• требования к поставщикам-участникам;
• требования к форме подачи заявки (в каком виде она проходит);
• критерии выбора лучшего предложения;
• сроки.

1. Если вы убедились в том, что заказчик реальный и добросовестный, а требования к поставщику у него понятные, следует уточнить все детали и аспекты конкурса. Поставщик вправе обратиться напрямую к заказчику для разъяснения его позиции, условий, целей участия в торгах и т.п. Набор инструментов для этого достаточно широкий: звонки, встречи, переговоры, официальные разъяснения.
2. Подготовка и подача заявки на участие: формируется правильный комплект документов и форма подачи заявки, которая установлена документацией конкурса. Это может быть электронная форма или бумажная. В случае с электронной формой поставщику следует обратить особое внимание на такой нюанс, как требование электронной подписи: порой можно обойтись обычной подачей документов через площадку либо при помощи электронной почты. Какой это будет пакет, в каком виде его необходимо предоставить и нужно ли его заверять, рекомендуем заранее узнать это у заказчика!
3. В некоторых случаях заказчики в рамках проведения процедуры просят потенциальных поставщиков о презентации своего предложения и его лучших условий в рамках какого-то совещания: очно, заочно или удаленно по видеосвязи. Заказчики, как правило, хотят посмотреть на поставщика, его продукцию, пощупать образцы, устроить встречу на предприятии и т.д. Такая практика широко используется в коммерческих закупках даже в рамках регламентированной процедуры, поэтому к такому требованию необходимо быть готовым.
4. Переговоры, направленные на изменение условий заявки. Любой заказчик стремится получить товар, работу или услугу по минимальной цене, а поставщик продать по максимальной, поэтому порой поданное предложение компанию-заказчика может просто не устроить, и она всеми силами будет стараться «продавить» поставщика на заключение контракта на своих условиях. Достигается это при помощи переговоров по снижению цены или переторжки.
5. Выбор победителя или несколько победителей: в коммерческих закупках можно выбрать больше одного поставщика на определенную номенклатуру. Для заказчика это выгодно, поскольку снижает риски неполучения стратегически важной продукции: в случае если компания нуждается в большом количестве товара на крупную сумму и притом стратегически важного, заказчик вправе заключить договор с несколькими победителями. Поставляемый объем может измениться в процессе исполнения контракта: если кто-то из победителей закупки в силу каких-либо причин не исполнит своих обязательств, это позволит другому поставщику проявить себя, а заказчику — перераспределить объем.
6. Заключение договора/включение в реестр поставщиков. Не всегда закупка заканчивается заключением договора. Бывает, что такие закупки направлены на выявление самих поставщиков как таковых, в результате чего заказчик формирует некий перечень стратегически важных для него партнеров. Но если речь идет об обычной процедуре, то она заканчивается договором через внутреннюю систему заказчика, площадку или на бумаге — все это непосредственно прописано в условиях проведения закупки.

Шпаргалка

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

• Отличие коммерческих торгов от регламентированных закупок 141.2 КБ

Для скачивания шпаргалки нужно войти или зарегистрироваться

Участие в коммерческих тендерах с нуля: что важно знать новичку

Закупки, в которых поставщики борются за право заключить контракт, проводят не только государственные заказчики, но и коммерческие компании. Реально ли победить в таких закупках поставщику без опыта и на что обратить внимание при подготовке заявки?

Зачем коммерческим компаниям проводить тендеры?

В отличие от государственных заказчиков, коммерческие компании организуют централизованные закупки по собственному желанию. Прежде всего ими движет желание сэкономить деньги и время на закупку необходимых товаров, работ и и услуг:

• Выгоднее объединить закупки и получить более низкую стоимость. Например, каждый картридж для принтера стоит 5-10 тыс. рублей. Если объединить все заказы от отделов в одну закупку, можно сэкономить до 40%.
• Договоренности на длительный срок помогают зафиксировать курс валюты и избежать инфляции. Многие подрядчики, поговорив об общих перспективах на долгий срок на большие объемы, дают существенные скидки.

Экономьте время для чего-то более важного: передайте участие в закупках экспертам

Реально ли получить заказ новой компании, которая раньше не участвовала в торгах?

Требования к участнику закупку зависят от предмета закупки. Если речь идет об обычных товарах и услугах (поставка воды и офисной техники, мелкий ремонт или оперативная полиграфия), то специальных требований к исполнителю нет. В таких тендерах побеждает участник, предложивший самую низкую цену.

Чем сложнее и ответственнее закупка, тем больше дополнительных требований может выставить заказчик:

• наличие лицензий на выполнение определенных работы/свидетельств о членстве в СРО,
• успешный опыт исполнения аналогичных работ,
• уровень выручки за последний финансовый год,
• наличие техники, собственного производства, специалистов,
• сеть филиалов и представительств.

По опыту отдела сопровождения торгов СКБ Контур, большинство закупочных процедур проходит в реальной конкурентной борьбе, и выигрывает поставщик с лучшей ценой, не знакомый с заказчиком. Таких примеров масса во всех сферах поставок товаров, выполнения работ, оказания услуг.

Если участник закупки считает, что его права нарушены, искусственно ограничена конкуренция, можно и нужно обратиться с жалобой в ФАС. Правда, жалобы в ФАС на коммерческих заказчиков и электронные торговые площадки (ЭТП) рассматривают дольше, чем в госзакупках. По антимонопольному законодательству процесс занимает до 30 дней (ч. 4 ст. 44 Закона от 26.07.2006 № 135-ФЗ). Отменить результаты закупки вряд ли получится, зато можно привлечь заказчика к административной ответственности (ст. 14.32 КоАП).

Физлицо, ИП, ООО — кому выгоднее участововать в закупках?

Как правило заказчики не ограничивают юридический статус участника. Например, в Положении о закупках ПАО «МТС» сказано: «Участник — физическое или юридическое лицо, безусловно принимающее условия настоящих Правил/соответствующей ЗД, и готовое предоставить МТС Предмет закупки (заключить Договор)».

Что учесть физлицу:

• Физлица могут зарегистрироваться на ЭТП и участвовать в аукционах наравне с другими участниками, но есть определенные ограничения и особенности.
• В большинстве случаев физлица участвуют в «простых» закупках, для которых не нужно регистрировать ИП или ООО. Например, аукционы по покупке квартир, услуги переводчиков, гидов, репетиторов и т.д. Закрытого списка таких услуг нет.
• Процедура аккредитации на ЭТП для физических лиц максимально упрощена — из документов потребуется только сканированная копия паспорта с первой по двадцатую страницу и свидетельство о присвоении ИНН. Также нужно будет заполнить свои банковские реквизиты и контактные данные на площадке.
• При заключении контракта с физлицом заказчик самостоятельно удерживает с него НДФЛ.

Если все-таки физлицо планирует участвовать и в государственных, и коммерческих закупках на постоянной основе, рекомендуем зарегистрироваться в качестве ИП или создать ООО.

Что учесть ИП:

• ИП отвечает по обязательствам всем своим имуществом, даже после закрытия.
• Заказчик сам устанавливает правила, как считать вашу цену: с НДС или нет. Если вы на УСН и не платите НДС, то рискуете оказаться в ситуации, что заказчик вычтет 20% от вашей цены. Если в проекте контракта не указано, как действует заказчик при победе участника на УСН, рекомендуем подать запрос на разъяснения.

Что учесть юрлицам:

• Если вы на УСН, также будьте внимательны к условиям оплаты.
• Для разных видов юрлиц есть свои особенности в подготовке документов.
• Проще создать ООО с одним учредителем. Как минимум, не нужно собирать общее собрание участников для принятия решений.

Экономьте время для чего-то более важного: передайте участие в закупках экспертам

На что важно обращать внимание при изучении документации закупки?

Проведение коммерческих закупок регулируют два документа: Гражданский Кодекс (статьи 447-449. Организация и порядок проведения торгов, статьи 1057-1061. Организация публичного конкурса) и Положение о закупке каждого конкретного заказчика. Перед тем как подавать заявку, участнику следует очень внимательно самостоятельно изучить Положение о закупке, проект контракта и техническое задание. На какие моменты обратить внимание?

1. Какие условия заключения контракта прописаны в Положении о закупке.
   • В какие сроки подпишут контракт с победителем.
   • Может ли заказчик или победитель закупки отказаться заключать контракт.
   • Переходит ли право заключения контракта к участнику, занявшему второе место.
   • Когда вернут обеспечение заявки или контракта.
   • Механизм дисквалификации исполнителя и другие моменты.

   Поставщик подал заявку на участие в конкурсе. Заявка была единственной и соответствовала всем требованиям. Заказчик решил, что заключать контракт по начальной максимальной цене невыгодно и потребовал с победителя обосновать цену и снизить ее на 10%. Это право прописано в его положении о закупке, он имеет возможность менять цену контракта.

2. Все ли документы есть в наличии. Возможно, часть придется подготовить заранее. Заказчики могут потребовать любые документы, которые сочтут нужными. В большинстве своем заказчики требуют одни и те же документы, так что подготовив полный пакет 2-3 раза, в следующий раз вы сделаете это гораздо быстрее. Чем чаще вы участвуете в закупках, тем проще дается подготовка заявок.
3. Что входит в итоговую цену контракта. По общему правилу в цену входят все налоги, сборы, иные обязательные платежи, а также тара, упаковка, маркировка, страхование, доставка, погрузка, разгрузка.

Тема НДС в закупках является дискуссионной и в государственных и коммерческих закупках. Многие коммерческие заказчики устанавливают свои правила расчета цены.

Стоимость участия в коммерческих торгах

Если закупка проходит на коммерческой электронной торговой площадке, придется заплатить за участие. На некоторых площадках действуют льготы для малого бизнеса, некоторые берут плату только с победителя, на некоторых участие бесплатно в закупках до определенной суммы.

В отличие от госзакупок, в коммерческих торгах редко встречается требование обеспечить заявку. А вот требование обеспечить исполнение договора все-таки встречается.

В закупке на поставку системы хронометража в МАУ «Дворец спорта «Юность» (в рамках капитального ремонта плавательного бассейна и помещения большого бассейна) на сумму 5 733 429,00 рублей, заказчик требует обеспечение договора в размере 5 (пять) % (процентов) от начальной (максимальной) цены договора (цены лота), что составляет: 286 671 (двести восемьдесят шесть тысяч шестьсот семьдесят один) рубль 45 копеек.

Поможем на каждом этапе закупки

От регистрации в ЕИС до заключения контракта

Какие риски нужно учесть?

Заказчик не всегда обязан заключать контракт

В коммерческих закупках больше свободы, но вместе с этим меньше определенности. Вы можете найти интересный тендер, выиграть его с выгодной ценой, а заказчик передумает заключать контракт, и он имеет на это право по своему Положению о закупках.

Например, вот такая формулировка есть в Положении о закупке МТС: Если иное прямо не предусмотрено в ЗД, подразумевается, что Закупка не является конкурсом, а её проведение не регулируется статьями 447-449 ГК РФ. Закупка также не является публичным конкурсом и не регулируется статьями 1057-1061 ГК РФ. Таким образом, данная процедура не накладывает на МТС соответствующего объема гражданско-правовых обязательств.

Осторожно, мошенники!

Есть две распространенные схемы мошенничества в коммерческих закупках со стороны «заказчиков»:

1. Злоумышленники могут открыть фирму-однодневку и зарегистрироваться на торговой площадке как организатор торгов. Далее они объявляют несколько закупок на большие суммы, собирают обеспечение заявок с участников и скрываются с деньгами.
2. Часто мнимые заказчики требуют от участников предоставить так называемый Сертификат добросовестности или другой подобный ничего не значащий документ. Параллельно они открывают фирму, которая выдает такие сертификаты за несколько десятков тысяч рублей.

Чтобы не попасться к мошенникам, хотя бы поверхностно проанализируйте заказчика. Как долго он на рынке? Есть ли признаки фирмы-однодневки (массовый адрес или учредитель). Есть ли арбитражные дела по невыплатам контрагентам?

Это все основные правила, о которых важно знать на старте. Конечно, в сфере государственных и коммерческих тендеров есть еще много нюансов, но вы обязательно разберетесь, как только начнете действовать.

Ответим на вопросы

Эксперты ответят на ваши вопросы по теме статьи в первые сутки после публикации. Потом отвечают только участники закупок, а вопрос экспертам можно задать в специальной рубрике.

Особенности тендеров коммерческих организаций

Тендеры — это не только госзакупки. Частные компании также выбирают поставщиков на конкурсной основе. Правила проведения таких торгов отличаются от правил госзакупок. В статье мы расскажем, что такое коммерческие тендеры, чем они отличаются от других закупок и как их проводят.

В этой статье:

• Что такое коммерческий тендер
• Виды коммерческих тендеров
• Кто может участвовать в коммерческих тендерах
• Плюсы участия в коммерческих тендерах
• Минусы участия в коммерческих тендерах
• Как проходят коммерческие тендеры
• Коротко

Что такое коммерческий тендер

Коммерческий тендер — это закупка товара, работ или услуг, где поставщика выбирают на конкурсной основе, а заказчик — частная компания.

Критерии выбора победителя зависят от вида тендера и правил компании-заказчика. Если проведение госзакупок строго регламентировано законами, правила коммерческих тендеров фирмы устанавливают самостоятельно. Их работу ограничивает только Гражданский кодекс и 135-ФЗ от 26.07.2006 «О защите конкуренции».

Информацию о таких закупках можно найти на сайтах компаний-заказчиков и торговых площадках (ЭТП). Чаще всего коммерческие компании, как и госзаказчики, доверяют крупнейшим федеральным торговым площадкам:

• Сбербанк-АСТ,
• РТС-Тендер,
• Электронная торговая площадка Газпромбанка,
• ЭТП Фабрикант,
• ТЭК-торг,
• Российский аукционный дом,
• Единая электронная торговая площадка,
• Агентство по госзаказу республики Татарстан.

Например, МТС размещает объявления о закупках на своем официальном сайте в разделе «Закупки», а проводит их в своей собственной системе. Также сведения о закупках компания публикует на B2B-Center.

Виды коммерческих тендеров

Обычно компании проводят открытые тендеры, когда объявление о закупке размещено в открытом доступе. Для подачи заявки потребуется регистрация на торговой площадке. Если предложения подают через официальный сайт компании, то понадобится регистрация на сайте. Когда закупку проводят «на бумаге», получится обойти эти моменты и передать заказчику заявку лично или с помощью курьерской службы.

Учитывайте: не всегда в открытой закупке принимают участие все желающие. Иногда заказчики устраивают предварительный отбор. В этом случае заявку примут только от фирмы, которая соответствует установленных заказчиком параметрам. Например, требованиям к опыту или квалификации. Подходящих участников вносят в спецреестр потенциальных поставщиков или фильтруют при подаче заявки.

Информацию о закрытых тендерах, как правило, не размещают в публичный доступ. Заказчики сами находят потенциальных поставщиков и предлагают им поучаствовать в конкурсе на поставку.

Рассказываем, какие способы проведения коммерческих тендеров используют заказчики:

• аукцион, где победителя выбирают по цене;
• конкурс — здесь важны и ценовые, и неценовые критерии;
• запрос предложений — тендер без торгов;
• комплексная закупка, где победителя выбирают по лучшей цене и другим параметрам;
• конкурентный отбор — по лучшей цене;
• упрощенная закупка с сокращенными сроками и иные способы.

Некоторые тендеры проводят только для представителей малого бизнеса (СМП).

Кто может участвовать в коммерческих тендерах

Участниками тендеров могут быть компании или индивидуальные предприниматели. Если позволяет область деятельности, то и самозанятые. Ограничителем для участия выступает требование о наличии разрешительных документов. Например, если тендер проводят на работы или услуги, для выполнения которых требуется лицензия, без нее принять участие не получится. Самозанятые отсеиваются сразу — им лицензию не оформить. Такая возможность есть только у ИП и юридических лиц.

Плюсы участия в коммерческих тендерах

Главный плюс коммерческих тендеров — новым поставщикам проще выйти на этот рынок, чем попасть в госзакупки. В госзаказе в крупных тендерах с ценой от 20 млн руб. не получится принять участие без аналогичного опыта. Если победителя тендера выбирают по критериям, новички получат минимальное количество баллов, что отдалит их от победы.

Коммерческие компании тоже устанавливают требования к квалификации и опыту в некоторых тендерах, но более гибко. Общих правил для всех заказчиков с обязательным их выполнением нет, а значит — больше шансов найти закупку с лояльными требованиями к потенциальным поставщикам.

Еще один плюс — проще подать заявку на участие в закупке. Иногда можно обойтись без электронной подписи и оформления обеспечения.

У участников коммерческих тендеров меньше ответственности, чем у поставщиков в госзакупках. За уклонение от сделки никто не внесет фирму в РНП — пострадает только репутация. Обеспечение заявок в коммерческих торгах устанавливают редко.

Минусы участия в коммерческих тендерах

Главный минус коммерческих тендеров — нет единых правил выбора поставщика. Каждая фирма проводит торги, как считает нужным, и поставщикам труднее сориентироваться в коммерческих торгах, чем в госсекторе. Заказчики могут отменить тендер в последний момент или отказаться от сделки, если это позволяют правила компании. Рекомендуем обращаться за помощью к экспертам, чтобы упростить участие в коммерческой закупке.

Экономьте время для чего-то более важного: передайте участие в закупках экспертам

Также в коммерческих закупках больше риск попасть на мошенников. Например, можно предоставить обеспечение заявки и остаться ни с чем после пропажи заказчика. Участники госзакупок защищены больше — все заказчики проходят аккредитацию в ЕИС, а их работу строго контролирует государство.

Как проходят коммерческие тендеры

Чтобы принять участие в коммерческом тендере, нужно:

1. Найти информацию о закупке на сайте заказчика, торговой площадки или с помощью сервиса, упрощающего поиск — например, Контур.Закупок.
2. Пройти аккредитацию на торговой площадке или зарегистрироваться на сайте заказчика, если это необходимо для участия в торгах. Получение аккредитации в единой системе госзакупок (ЕИС) автоматически открывает доступ к федеральным торговым площадкам.
3. Изучить тендерную документацию и уточнить условия сделки, правила участия в закупке и день подачи заявки. Некоторые торговые площадки дают просмотреть информацию о тендере только зарегистрированным пользователям. Если тендер проводят «на бумаге», заказчик может запросить оплату за предоставление закупочной документации в бумажном виде.
4. Подготовить заявку на участие в тендере. Точный перечень документов и правила их оформления заказчики уточняют в тендерной документации. У каждой фирмы свои правила закупок и формы заявок. Если вы уже готовили тендерное предложение одной фирме, для другой компании, скорее всего, его нужно будет оформить иначе.
5. Собрать информацию, чтобы убедиться, что фирма — не мошенник. Например, данные о каждой компании можно найти на сайте налоговой, а сведения о банкротах вносят в Единый федеральный реестр сведений о банкротстве. Спецсервисы по сбору данных о контрагентах — например, Контур.Фокус — значительно упростят работу. Данные из всех ресурсов сведены там в единую базу. Учитывайте: организатор закупки и заказчик — не всегда одно лицо. Например, компания может проводить тендер для дочерней организации.
6. Подготовить обеспечение заявки, если такое требование установлено заказчиком. Обычно участники закупок оформляют независимую гарантию или обеспечивают заявку деньгами.
7. Подать заявку на участие в коммерческом тендере. Если закупку проводят в электронном виде, заявку получится отправить через торговую площадку или официальный сайт компании. Заявку «на бумаге» подают иначе. Как правило, документы распечатывают, сшивают, нумеруют и запечатывают в конверт. Не всегда можно передать заявку через курьера — может потребоваться доверенность на подачу тендерного предложения.
8. Принять участие в торгах или переторжке, если изначально ценовое предложение подавалось в составе заявки и этот этап тендера предусмотрен заказчиком.
9. Дождаться оглашения результата тендера — протокол разместят на торговой площадке или сайте фирмы.
10. Подписать с заказчиком контракт. Не всегда сделку заключают непосредственно на торговой площадке — не у всех ЭТП есть эта функциональность. В таких ситуациях выручают системы электронного документооборота (ЭДО) — местонахождение заказчика и поставщика не имеют значения, а для подписания соглашения понадобится электронная подпись.

Коротко

1. Правила коммерческих тендеров фирмы устанавливают самостоятельно. Их ограничивает только Гражданский кодекс и 135-ФЗ от 26.07.2006 «О защите конкуренции».
2. Объявления о коммерческих тендерах можно найти на торговых площадках и официальных сайтах компаний.
3. Подать заявку на участие в закупке можно в электронном виде или «на бумаге» — точные условия участия заказчик прописывает в тендерной документации.
4. Внимательно изучайте условия сделки и правила участия в тендере. Упростить задачу помогут эксперты.
5. Соберите сведения о заказчике до подачи заявки, чтобы убедиться, что фирма не мошенник и тендер — не фикция.