Сэд программа документооборота как работать

Электронный документооборот на предприятии

Кому полезен раздел : всем, кто решил избавиться от бумаги и прочих анахронизмов в своей работе и перейти к построению цифрового предприятия.

Что «внутри» : подробное описание, как устроены системы электронного документооборота и управления цифровым контентом.

1. С чего начинается электронный документооборот: основные понятия

Даже если 100 % документов в офисе создают в цифровом виде, то более 80 % из них до сих пор распечатывают (для согласования, ознакомления, запуска в работу). Разве может такой подход быть эффективным?

Кажется, что автоматизация документооборота — самое разумное действие со стороны лиц, принимающих решение. Но бизнес-потребность в ней формируется не мгновенно. Только получив ряд сигналов, руководство приходит к выводу, что предприятию нужна специальная информационная система (ИС) для управления контентом на всех стадиях его существования.

Что такое электронный документ, СЭД, ECM

Современная система управления цифровыми процессами и документами — сложный организм, который включает в себя множество определений. Мы постараемся дать вам самые понятные и ёмкие.

Электронный документ — набор информации (текст, изображение, аудиозапись), сохранённый на компьютере (форматы .doc, .xlsx и др.). Он сопровождается карточкой с атрибутами подобно тому, как книги в библиотеке сопровождаются картотекой. По атрибутам (название, автор, дата создания и т.д.) можно быстро найти любой объект поиска.

Workflow (поток работ) — последовательность действий сотрудников в рамках определённого бизнес-процесса. Пример такой последовательности — получение счёта-фактуры, его регистрация, рассмотрение и исполнение, а бизнес-процесса — работа с обращениями граждан.

Электронный документооборот (ЭДО) — это способ организации работы с документами, при котором основная их масса используется в цифровом виде и хранится централизованно.

Система электронного документооборота (СЭД) — это компьютерная программа (программное обеспечение), которая позволяет организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск), а также взаимодействие между сотрудниками (передачу актов и договоров, выдачу заданий, отправку уведомлений и т.п.).

ECM (Enterprise Content Management) — в переводе этот термин звучит как «управление корпоративными информационными ресурсами (содержанием, наполнением, контентом)». Это определение несколько шире, чем СЭД. Под ECM-системой понимают набор технологий, инструментов и методов, используемых для сбора, управления, накопления, хранения и доставки информации (контента) всем потребителям внутри организации. Например, чтобы перейти в класс ECM, СЭД должна содержать средства сканирования документов, гарантировать их сохранность, поддерживать правила их хранения и т.д.

Постепенно СЭД и ECM вытесняются с рынка более современными классами систем, которые не просто позволяют создавать документы, управлять контентом и процессами, но и обладают встроенными интеллектуальными сервисами, набором готовых бизнес-решений. Подробнее >>

2. Чек-лист «Нужна ли вам система электронного документооборота?»

Ответьте на следующие вопросы:

• можете ли вы быстро найти нужный договор, счёт или приказ, разговаривая по телефону с важным партнёром?
• получится ли точно сказать, какие из выданных вами поручений на текущий момент не выполнены и просрочены?
• вы уверены, что существующая скорость согласования документов создаёт положительный имидж вашей организации?
• устраивает ли объём бумаг, которые лежат на вашем столе?
• вы можете уверенно сказать, где в данный момент находится документ, отправленный вами на согласование?

Если на 3 или более вопроса вы дали отрицательный ответ, то вам пора всерьёз задуматься об автоматизации бизнес-процессов.

3. Преимущества электронного документооборота

Появляется прозрачность в бизнес-процессах	Благодаря системе можно отслеживать все этапы в деятельности организации. Многие работы становятся абсолютно прозрачными для руководства, их легче контролировать.
Выше исполнительская дисциплина	По статистике, 20 % полученных заданий не выполняются ответственными за них работниками. Программы электронного документооборота контролируют все этапы работ, что напрямую влияет на исполнительскую дисциплину сотрудников.
Ниже трудозатраты руководителей и сотрудников	ИС сокращает время, которое тратят работники практически на все рутинные операции с документами: создание, поиск, согласование и т.д. Ускоряется документооборот, и, как следствие, быстрее проходят все процессы в организации.
Обеспечивается конфиденциальность информации	Утечка данных может повлечь за собой миллионные убытки. В отличие от традиционного «бумажного» документооборота цифровой обеспечивает доступ к файлам строго в соответствии с назначенными правами пользователей. Все действия (чтение, изменение, подписание) протоколируются.
Выполняются требования стандартов ISO 9000	Постановка менеджмента качества стала одной из приоритетных задач в российских компаниях. В числе требований к системе менеджмента качества (СМК) — прозрачно поставленный документооборот, а также информационное взаимодействие между работниками.

• обеспечивается строгое выполнение разделов стандарта ISO 9001:2000 по управлению документами и записями;
• сотрудники выполняют регламенты в рамках описанных бизнес-процессов;
• предоставляются средства для контроля со стороны руководства за реализацией СМК.

Легко внедрять инновации и обучать новичков	Благодаря уведомлениям можно быстро довести новые правила работы до всего персонала. Сокращаются сроки обучения новых сотрудников за счёт быстрого поиска необходимой информации (положений, инструкций и т.п.). Легко меняются маршруты прохождения и шаблоны документов, после чего персонал автоматически начинают работать по-новому.
Развивается корпоративная культура	Работа в информационной системе налаживает и поддерживает внутреннюю политику компании, приводит к сплочению команды. В то же время возрастает ответственность каждого пользователя за качественное выполнение выданного ему задания.
Больше конкурентных преимуществ	Автоматизация документооборота и бизнес-процессов напрямую влияет на конкурентные преимущества компании перед другими игроками рынка. Повышаются скорость и качество обслуживания клиентов за счёт быстрого движения информационных потоков и чёткого контроля всех процессов. Работа даже самого крупного предприятия становится более мобильной и меньше зависит от некоторых «незаменимых» сотрудников.

4. Функционал и классификация СЭД и ECM

Что относят к ECM

По мнению исследовательской компании Gartner, к этому классу причисляются системы, поддерживающие не менее 3 из 6 функций:

1. Управление документами: выписка/возврат, контроль версий, безопасность, группировка и т.д.
2. Совместная работа над общими документами и поддержка проектных команд.
3. Сканирование бумажных документов и управление их образами.
4. Управление записями для долгосрочного архивного хранения, автоматизации правил и нормативов хранения, гарантирование соответствия записей законодательству и регулирующим правилам.
5. Workflow для поддержки бизнес-процессов, маршрутизации контента, назначение рабочих задач и состояний, трассировка маршрутов и контроль исполнения.
6. Управление веб-контентом для автоматизации публикаций, динамическим контентом и взаимодействием пользователей для этих задач.

Что умеет делать СЭД

По количеству реализуемых функций системы электронного документооборота делятся на:

• выполняющие задачи делопроизводства;
• предназначенные для электронного архива;
• workflow-системы;
• комплексные или ECM-системы.

5. Как устроена ECM-система

Технологии

К управлению корпоративным контентом можно подойти со стороны практики и теории.

Начнём с последнего. Обратите внимание на составляющие жизненного цикла, указанные в каноническом определении из глоссария AIIM (Association for Information and Image Management):

• захват (Capture),
• управление (Manage),
• хранение (Store),
• защита (Preserve),
• доставка информации (Deliver).

Управлять информацией необходимо на протяжении всего её жизненного цикла: от создания или поступления в организацию до доставки конечному потребителю или уничтожения после окончания срока хранения.

Информация пронизывает все процессы организации, она создаётся и обрабатывается в разных ПО и при помощи различных приложений. Но только ECM-система делает акцент на едином подходе к управлению данными на протяжении всей их жизни.

С точки зрения бизнеса в жизненном цикле документа важны этапы, которые оказывают непосредственное влияние на процессы деятельности компании, когда он участвует в потоках работ (workflow). Но с технической точки зрения они не несут выраженной смысловой нагрузки и обозначены общим термином «управление документом».

Какие процессы автоматизируют компании сегодня, читайте в разделе «Цифровая трансформация».

Пример бизнес-процесса в ECM-системе

Ниже приводится схема бизнес-процесса в нотации BPMN. Она рассматривает пример работы в ECM-системе с входящими документами (регистрация, визирование, исполнение), поступающими в организацию по почте, факсу, email. Файл заносится в систему сразу при поступлении в компанию и далее «движется» в цифровом виде:

Работа с входящими документами

Чего не стоит ждать от ECM-системы

Комплексная автоматизация предприятий строится путём интеграции нескольких систем, каждая из которых решает определённый круг задач. Поэтому очень важно понять, что именно реализовывать в рамках отдельно взятой системы.

СЭД и ECM в первую очередь ориентированы на работу с неструктурированной информацией, поэтому попытки решения в них некоторых специфических задач будут малоэффективны.

Рассмотрим наиболее часто встречающиеся требования бизнеса, реализация которых в СЭД и ECM-системах должна быть разумной.

Автоматизация кадрового делопроизводства

Задача этого направления — не учёт и управление кадрами. Сотруднику нужны различные выборки по персоналу — по образованию, полу, специальностям, дате приёма/увольнения и т.д. Для этого информация должна храниться в структурированном виде в базе данных.

Создание каждого документа должно отражаться на изменении состояния персонала, поэтому для автоматизации кадрового делопроизводства лучше использовать специализированные системы управления персоналом, которые могут быть интегрированы с ECM для хранения неструктурированной информации (резюме, фотографий, кадровых приказов и т.д.). Кроме того, полезно автоматизировать в ECM процессы согласования этих документов.

Учёт финансовой документации

Аналогично обстоит ситуация со структурированными финансовыми документами: счетами-фактурами, накладными, актами выполненных работ и др.

Для ведения налогового и бухгалтерского учёта, которые основываются на первичных документах, предназначены специализированные бухгалтерские ИТ-решения, а также модули ERP-системы. ECM не может их заменить, хотя сканирование и организация архива скан-образов финансовой документации — это задачи СЭД. Потребность в подобных решениях обычно возникает при большом количестве документов и участников бизнес-процессов, которые работают с финансовыми документами как с документами СЭД с учётом прав доступа, электронной подписи и т.д

Совместное использование ECM и ERP полезно на следующих уровнях:

• хранение в ECM образов документов, учёт которых ведётся в ERP;
• хранение ERP-отчётов в ECM, в том числе подписанных ЭП;
• согласование документов и записей справочников ERP с помощью ECM-системы.

Кроме того, обмениваться с контрагентами счетами-фактурами, договорами, накладными и актами можно в цифровом виде. Хранение таких документов в СЭД даст дополнительное преимущество.

Анализ и моделирование бизнес-процессов

Как правило, для анализа и моделирования процессов используются системы класса BPM (Business Process Management). Это специализированные инструменты бизнес-аналитика предприятия или внешней консалтинговой фирмы. В моделируемых процессах могут присутствовать действия, не связанные с документами и выполняемые вручную (например, доставка документов курьером), внешними субъектами (поставщиками) или с поддержкой других классов систем (ERP, CRM).

Классическая СЭД может дать информацию для анализа бизнес-процессов (в виде отчётов о задержках выполнения определенных типов задач). Но это только небольшая часть данных, необходимых для полноценного анализа.

Есть смысл интегрировать СЭД с системами моделирования по справочным данным — видам документов или оргструктуре.

Системы электронного документооборота, имеющиеся на рынке, часто выходят за рамки своих возможностей и сближаются с классом BPM-систем. Тогда возможности могут включать тот или иной функционал для анализа и моделирования.

6. Лучшие практики организации бизнес-процессов в информационной системе

Система электронного документооборота поможет вам вести упрощенное делопроизводство и сосредоточиться на бизнес-процессах. То есть регистрация документов и контроль поручений секретарём в этом случае используется только при работе с исходящей и входящей корреспонденцией. Для внутренних документов эти этапы исключаются. Это не значит, что все бизнес-процессы останавливаются, и никто ничего не делает и не контролирует. Те или иные поручения исполняются в рамках задач и заданий (workflow), отслеживая состояние которых можно также контролировать прохождение процесса. При этом возрастает количество горизонтальных задач в рамках типовых работ или «кейсов», при которых не требуется прохождение цепочек согласования с вышестоящими руководителями.

ECM часто становится «кровеносной» системой предприятия и задевает многие бизнес-процессы, позволяя сделать их эффективнее. О лучших практиках организации такой работы поговорим детальнее.

Как «подружить» ERP и ECM

ERP (Enterprise Resource Planning) — стратегия управления предприятием, ориентированная на оптимизацию ресурсов (производственных, финансовых, трудовых) с помощью ИС.

И ERP, и ECM-системы работают с корпоративной информацией. Однако её характер совершенно разный. Основу данных ERP составляет хорошо структурированная информация. Документ представляет собой чётко заданную форму, описывающую один из ресурсов — финансы, материальные ценности, производственные мощности, где набору реквизитов соответствуют их значения и определённая логика обработки.

Документ ECM-системы (единица контента) — это в первую очередь информация неструктурированная. Для ECM нет разницы, текстовый это документ, таблица, видеофайл или чертёж. Система одинаково хорошо будет включать такие файлы в бизнес-процессы согласования, назначать права или осуществлять поиск.

Интеграция ERP и ECM на предприятии — это, пожалуй, наиболее естественный и наименее рискованный путь объединения функционала этих систем.

Рекомендуем

7. Внедрение программы электронного документооборота

Оценка эффекта

Иногда компании могут внедрять информационные технологии, практически не задумываясь об экономическом эффекте. Это возможно в случаях, когда закрываемые ИТ-проблемы очевидны и не требуют дополнительных обоснований. Например, покупка компьютера для секретаря или ПО для бухучёта.

Здесь мотивом выступает зрелость технологий компании, без которой предприятие просто не может считаться эффективным. В других случаях выгоды посчитать практически невозможно, хотя необходимость внедрения сомнений не вызывает. А иногда подсчёт эффекта обходится дороже самой технологии (как, например, предоставление персоналу неограниченного доступа к интернету). Во всех перечисленных случаях внимание уделяется, скорее, затратам на проект и потенциалу решения, в том числе тому, насколько легко с помощью внедрённого ПО будут решаться другие задачи компании.

СЭД и решения на её основе далеко не всегда можно отнести к системам, относительно эффекта которых всё понятно. Традиционные методики анализа эффективности использования активов к информации неприменимы, равно как и формула «отношение прибыли к общим затратам есть эффективность». Обусловлено это тем, что информация — нематериальный актив, участвующий в производстве совместно с материальными и трудовыми ресурсами. Внедрение ECM-системы при этом сопровождается изменением бизнес-процессов и трудозатрат. Расходы на ИС, включая и ECM, в большинстве случаев косвенные, исчислить которые на единицу продукции можно только с помощью некоторой модели экономического планирования. И формализовать часто достаточно сложно.

Этапы внедрения

Выбор и приобретение информационной системы — это только первый шаг на пути построения цифрового предприятия. Прежде чем он заработает и реально начнет приносить эффект, предстоит сложный процесс перехода.

Внедрение состоит из следующих этапов:

• организация проекта, выделение персонала (руководитель проекта и рабочая группа);
• исследование предприятия и проектирование решений по использованию ИС;
• настройка и адаптация системы;
• обучение персонала;
• опытная эксплуатация.

Организовать внедрение компания может самостоятельно или с привлечением сторонней организации-внедренца. В первом случае потребуется больше времени и усилий от собственных сотрудников, сроки работ, скорее всего, затянутся. Во втором случае придётся платить за услуги, но сроки не затянутся и результат проекта будет гарантированным.

Правила успешного внедрения:

• активное участие руководства в процессе внедрения и использования системы;
• выделение и углублённое обучение ключевых сотрудников для внедрения и поддержки ИС;
• организация обучения всех пользователей и предоставление инструкций по работе с системой.

Проблемы и риски внедрения информационной системы

Во многом они совпадают с проектами перехода на другие информационные системы и приводят к следующим негативным последствиям:

нарушаются сроки и бюджет проекта;

достигаются не все поставленные цели (программа электронного документооборота работает, но не в полном объеме: меньше/хуже, чем было запланировано);

полностью срывается внедрение (система реально не работает).

Специфика рисков при внедрении информационной системы связана с тем, что большую часть сотрудников предприятия необходимо за короткий срок перевести на совершенно новые для них методы работы (чтение документов в цифровом виде, получение электронных резолюций и подписей руководства и т.д.).

• консервативность пользователей, непринятие новых методов работы;
• низкая компьютерная грамотность рядовых пользователей и высшего руководства;
• неструктурированность процессов (отсутствие регламентов);
• недостаточное/несоответствующее техническое оснащение;
• нечёткое управление проектом.

Пути предотвращения рисков стандартные:

детальное предварительное проектирование работы системы на предприятии;
чёткие директивы и личный пример руководства;
обучение персонала и оперативная поддержка в решении проблем;
поэтапность внедрения.

8. Достоверность и законность электронного документа

Сфера управления цифровым контентом и безбумажное взаимодействие в компаниях сейчас активно развивается. Меняется и законодательство, какие-то правила фиксируются в нём после того, как устоялись в жизни, а какие-то, наоборот, вводятся после принятия новых норм на уровне государства.

Определение достоверности и юридической значимости бумажного документа — всем понятная процедура: он должен иметь необходимые подписи и печати. Но как определить достоверность?

Для этого создана электронная подпись в документообороте — реквизит электронного документа, предназначенный для его защиты от подделки. Вы можете идентифицировать владельца подписи, а также установить отсутствие изменений в электронном документе после его подписания.

В самом простом представлении механизм ЭП работает следующим образом:

• выделяется удостоверяющий центр (подразделение или внешняя организация), который с помощью специализированного программного обеспечения генерирует так называемые «сертификаты ключей» для каждого пользователя;
• создаётся ключ ЭП — это уникальная последовательность символов. Он состоит из закрытого ключа, который доступен только своему владельцу и им можно подписать документ ЭП, и открытого ключа — доступен всем, с его помощью можно определить, кто и когда ставил подпись.

При использовании информационной системы все «сложности», с которыми может столкнуться сотрудник компании, скрываются. Пользователь, как правило, должен просто выбрать нужную функцию: «Подписать документ» (документ, подписанный ЭП, будет одновременно закрыт для изменений) или «Получить информацию о подписях». Легитимность электронных документов признается судами и третьими сторонами.

Как начать работу с электронным документооборотом

Бумажные документы уходят в прошлое: в одних компаниях стремительно, в других – более скромными темпами. Электронный документооборот (ЭДО) хоть и не обязателен, но желателен: технология автоматизирует процесс обмена информацией, ускоряет передачу сведений внутри компании и между контрагентами. Итог – сокращение расходов на хранение и обработку бумажной документации, экономия времени, повышение эффективности работы компании в целом.

Что такое электронный документооборот и как он работает

Система электронного документооборота подразумевает создание, регистрацию, обмен документов в цифровом виде, без применения бумажных носителей.

В конечном счете перейти на ЭДО придется всем. Уже утверждена Концепция развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности. Согласно документу, к началу 2025 года 70% товарных накладных и 95% счетов-фактур должны быть переведены в цифровую форму.

Для электронного документооборота разработан отдельный госстандарт – ГОСТ Р 53898-2013. Если файл подписан квалифицированной электронной подписью, то документ становится юридически равнозначным бумажному, на котором стоит рукописная подпись.

• СЭД – техническая система, в которой создают, подписывают, отправляют электронные документы;
• СЭД обеспечивает управление доступами и передачу файлов в локальных или внешних сетях;
• благодаря СЭД мы контролируем входящие и исходящие потоки документов, собираем и храним их в онлайн-архиве.

Комьюнити теперь в Телеграм
Подпишитесь и будьте в курсе последних IT-новостей

Функции электронного документооборота

1. Обеспечивают единую схему работы во всех структурных подразделениях предприятия – стандартизация упрощает процессы, повышает эффективность.
2. Обеспечивают легкий обмен информацией внутри отдела, между отделами, компаниями.
3. Стандартизируют формы и реквизиты.
4. Регистрируют внутреннюю, входящую, исходящую документацию, при необходимости перенаправляя руководству.
5. Дают возможность вносить изменения сотрудником при условии получения доступа.
6. Контролируют согласование и процесс исполнения.
7. Формируют отчетность.
8. Архивируют данные.

Каким компаниям подходит электронный документооборот

ЭДО – удобно и современно, но некоторые предприниматели смотрят со скепсисом на идею внедрения системы электронного документооборота. Впрочем, тем, кто на упрощенном налогообложении заключает несколько контрактов в год, не составляет труда несколько раз выслать бумажные документы.

А что с малым и средним бизнесом? Зачастую им важно получать оплату товара или услуги в день получения документов. В таких случаях грамотно внедренная система электронного документооборота позволяет существенно ускорить исполнение договоров.

Приведу пару примеров, когда отсутствие СЭД стало критичным для проекта. У интернет-магазина накопилась внушительная дебиторская задолженность – более десяти миллионов рублей. Возникла задолженность из-за того, что была допущена очередная ошибка в накладной – товар находится в фуре, невозможно получить на складе. Исправленный документ едет к поставщику – время безвозвратно уходит. После внедрения СЭД все необходимые корректировки в документах выполняют всего в несколько кликов и сразу направляют получателю.

Другой пример. Крупная энергосбытовая компания, точнее ее финансовый отдел, закладывал в бюджет внушительные суммы как «накладные расходы». Эти деньги, порядка 120 000 рублей в год, на самом деле шли на оплату штрафов, регулярно получаемых в результате налоговых проверок. После внедрения электронного документооборота корректность составленных документов контролируют не люди, а алгоритмы. Больше ошибок нет, к тому же на более важные задачи высвободилось драгоценное время сотрудников.

А теперь больше конкретики. Кому и в каких случаях нужен электронный документооборот для работы с госслужбами:

1. ФНС, налоговая отчетность – всем юридическим лицам.
2. Налоговая декларация по любому налогу – юридические лица, а также индивидуальные предприниматели со штатом более 100 сотрудников.
3. Декларация по НДС – юрлица и ИП, которые являются плательщиками НДС.
4. Отчеты в ПФР и ФСС – юрлица, а также ИП, у которых штат 25 и более сотрудников.
5. Расчет страховых взносов за работников – юрлица, а также ИП, у которых 10 и более сотрудников.
6. Отчет в Росстат направляют все юридические лица и ИП.

В каких случаях необходим документооборот при работе с контрагентами:

1. Электронные торги – необходимо и для заказчика, и для исполнителя.
2. Производителям и продавцам маркированных товаров следует в обязательном порядке регистрироваться в системе «Честный знак».
3. Производителям и продавцам алкогольной продукции следует в обязательном порядке регистрироваться в ЕГАИС.
4. В системе «Меркурий» обязательно регистрируются фермеры, а также продавцы фермерской продукции, которая подлежит ветеринарному контролю.
5. Обязательно регистрируются в национальной системе прослеживаемости товаров продавцы импортных прослеживаемых товаров.

Что нужно знать перед внедрением ЭДО

Перед внедрением электронного документооборота стоит разобраться с тем, на какие параметры обращать внимание при выборе системы. Также важно узнать, как получить электронную подпись, какие изменения ожидают в учетной политике при переходе на ЭДО.

Как выбрать систему электронного документооборота

1. Насколько сервис безопасен? Нас интересует, как организован доступ к сервису – по логину или квалифицированной электронной подписи. Уточните, прошел ли аудит безопасности системы. Также выясните, где, как, как долго хранятся файлы и не потеряете ли вы доступ к ним, если контракт будет расторжен.
2. Возможность интеграции. Уточните, сможете ли вы автоматически обмениваться данными с учетными системами.
3. Интерфейс, адаптивность. Насколько удобна система в использовании – вашим сотрудникам предстоит ее осваивать, регулярно пользоваться. Также важно, есть ли версии для смартфонов и планшетов и насколько корректно работает система на других устройствах, помимо компьютера. Обратите внимание, не сокращен ли функционал в мобильной версии.
4. Роуминг с другими операторами. Если ваши контрагенты используют другие программы, то роуминг придется как нельзя кстати.
5. Техподдержка. Насколько оперативно работают специалисты, и доступна ли круглосуточная помощь. Не стоит рассчитывать исключительно на своего штатного или внештатного программиста.
6. Наконец, стоимость. Уточните, что входит в тариф, какие опции оплачиваются отдельно.

С 1 июля бесплатные ЭП начала выдавать ФНС России. С 2022 года функции по выдаче КЭП юридическим лицам, ИП и нотариусам останутся только у ФНС и доверенных удостоверяющих центров.

Что нужно сделать, чтобы внедрить электронный документооборот

Необходимо получить бесплатную электронную подпись в ФНС. Для этого запишитесь на прием. Заранее приготовьте защищенный носитель – флешку, которую можно приобрести у операторов ЭДО, например. Также подготовьте пакет документов:

• паспорт руководителя;
• ИНН;
• СНИЛС;
• выписку из ЕГРИП (ЕГРЮЛ);
• приказ о назначении руководителя;
• сертификат соответствия на носитель ключевой информации.

Вам необходимо заполнить заявление на получение квалифицированной электронной подписи. Это можно сделать в личном кабинете ФНС, если ранее уже получали электронную подпись, либо же очно явиться в ФНС, если оформляете впервые.

Срок действия электронной подписи составляет 15 месяцев, при этом и ИП, и юрлица получают только одну квалифицированную подпись. Получает ее руководитель, который имеет право подписи без доверенности, либо непосредственно ИП. Копированию КЭП не подлежит.

Также ввиду перехода на электронный документооборот вводим изменения в учетной политике. Что необходимо прописать:

• участки бухгалтерского и налогового учета, документы, которые будут оформляться электронно;
• список документов, которые необходимо оформлять в электронном виде;
• тип электронной подписи – простая или квалифицированная;
• порядок хранения электронных документов;
• способ отправки и получения данных – должно быть в электронном виде, с указанием оператора электронного документооборота;
• порядок взаимодействия с контролирующими органами;
• право подписи электронных документов с указанием должностей сотрудников.

Преимущества и недостатки в работе СЭД

Как и любой инструмент автоматизации, СЭД отличается как преимуществами, так и недостатками. В конечном счете внедрение таких систем – вопрос потребности вашего проекта.

Преимущества СЭД

Во-первых, вы не отстаете от рынка. Автоматизация сегодня – выгодное конкурентное преимущество, если вы грамотно вводите и эксплуатируете технологии. Повсеместному введению электронного документооборота способствует и государство, что позволяет сделать бизнес более прозрачным.

Специалисты СКБ «Контур» отмечают, что порядка 33% российских компаний уже перешли на ЭДО. Характерно, что малый и средний бизнес пока не демонстрирует активного интереса к электронному документообороту – перешло на СЭД около 10% компаний. При этом более 60% компаний-представителей крупного бизнеса уже перешли на работу с электронными документами.

Развитие этого сегмента рынка увеличилось на фоне пандемии и в 2022 году по-прежнему все активнее среди компаний внедряется система юридически значимого ЭДО. По мнению руководителей IT-компаний, тенденция будет сохраняться и далее.

Во-вторых, СЭД позволяет вам экономить ресурсы. Отказываясь от бумажного документооборота, вы в несколько раз сокращаете стоимость подготовки, пересылки, хранения бумаг. Снижаются затраты на бумагу и картриджи, на услуги почты и курьеров, на работу бумажных архивов. Вместо этого ежегодно оформляют электронную подпись и оплачивают подключение к системе ЭДО через облачный или коробочный доступ.

Приведу пример в цифрах. Яна Шабанова, директор по развитию приложений для бизнеса в IT-компании Atos, отмечает, что до введения электронного документооборота компания тратила до 5% прибыли на бумагу, картриджи, курьерские услуги. Введя СЭД, Atos удалось сократить эти расходы более чем вдвое.

В-третьих, освобождаете драгоценное время сотрудников для решения более важных задач. Персонал не тратит время на печать, подпись, отправление, отслеживание и т.д. Благодаря ЭДО юридически значимый документ за пару мгновений направляется адресату в любую точку мира. Например, в компании «Байкал-Сервис» с 115 филиалами по всей стране исходящим документооборотом занимаются трое (!) сотрудников. В год компания отправляет по системе электронного документооборота чуть менее трех миллионов документов.

В-четвертых, ваши данные надежно защищены. Введя ЭДО, вы не потеряете оригиналы документов. Также конфиденциальная информация не утечет за пределы организации – ровно противоположное нередко происходит при хранении данных в бумажном виде.

Ненадежность электронных систем – миф. Операторы несут юридическую ответственность за защиту информации, попадающей в систему. Разработчики применяют постоянно совершенствующиеся технологии шифрования данных.

Наконец, вы способствуете более активному развитию бизнеса. Электронный документ применяют для экономии, а также из-за работы с контрагентами, требующими от вас использование СЭД. Примечательно, что ЭДО еще и позволяет вашему проекту развиваться быстрее, функционировать оптимизированнее и эффективнее. Сотрудники быстро собирают и анализируют информацию, включая данные о клиентах и сделках. Руководство же упрощает себе процесс принятия наиболее выгодных управленческих решений.

Недостатки СЭД

А теперь поговорим о том, с какими негативными явлениями вы можете столкнуться при внедрении системы электронного документооборота.

Начнем с затрат. Тарифы на лицензию, варианты подписок разные. Потратиться придется не только на лицензию, но и на электронную подпись, на получение которой, кстати, тоже придется потратить время и средства. Также в статью расходов войдет оплата услуг по установке, настройке сервисов, обучению персонала. Некоторые компании включают перечисленное в стоимость лицензий.

Далее – обучение сотрудников. Здесь многое зависит от того, насколько ваш коллектив готов к нововведениям, насколько быстро и эффективно осваивает новые сервисы. Наконец, насколько он понимает смысл этих нововведений. Обучение можно заказать у компании-разработчика, однако самим руководителям придется активно участвовать в адаптации персонала к новому инструменту.

Как отмечалось в разделе выше, вам придется прописать во всех договорах с партнерами новые условия. Не факт, что все ваши контрагенты будут открыты к новому формату работы – им также придется платить абонентскую плату за использование СЭД.

На какие продукты взглянуть? Во-первых не приобретайте сразу первое попавшееся решение. Выберите несколько заинтересовавших вариантов и ознакомьтесь с работой, воспользовавшись тестовым периодом – большинство крупных разработчиков предлагают такую опцию. Рекомендую рассмотреть Bitrix24, amoCRM, A2B, Microsoft Dynamics, Мегаплан. Приобретайте после полноценного теста. Не забудьте предварительно обратиться в техподдержку и оценить работу. Посоветуйтесь с партнерами – чужой опыт не станет лишним.

Как отмечалось выше, внедрение системы электронного документооборота – вопрос потребности вашего проекта. Насколько ваш проект нуждается в таком инструменте, решать вам. Это не так сложно проанализировать, взглянув на преимущества и недостатки, рассмотренные выше. Если мера действительно необходима, то стоит обстоятельно подойти к внедрению, включая активную помощь ваши сотрудникам в освоении нового инструмента.

Что такое ЭДО и почему вам нужно подключить его прямо сейчас

Сегодня поговорим о том, что такое ЭДО и как электронный документооборот позволяет значительно повысить эффективность организации. Из этой статьи вы узнаете, как происходит переход на ЭДО и каким компаниям имеет смысл внедрять систему электронного документооборота.

Что значит ЭДО и зачем он нужен?

Если в организации используется система ЭДО (электронного документооборота), это означает, что обмен электронными документами и любые другие операции с ними – создание, обработка, пересылка, хранение – осуществляются без применения бумажных носителей, исключительно в цифровой форме.

Отправитель создает документ, после чего подписывает его электронной подписью (ЭП). Затем созданный документ отправляется по защищенным каналам связи с помощью особого программного обеспечения. Получатель принимает документ, также подписывает собственной ЭП, а отправителю приходит уведомление, что документ был подписан.

Электронная подпись является эквивалентом подписи от руки, с помощью которого подтверждается авторство электронных документов. Чтобы цифровой документ обладал той же юридической силой, что и бумажный, он должен быть подписан ЭП.

Электронный документооборот удобен как для индивидуальных предпринимателей, так и для крупных корпораций, так как значительно упрощает и ускоряет обмен документами и расчеты с контрагентами. Обмениваться можно любыми первичными бухгалтерскими документами: различными договорами, счетами, счетами-фактурами, а также актами выполненных работ и т.д.

Электронный документооборот может быть внутренним, то есть в пределах одной компании, внешним – в этом случае документы передаются между организациями, а также ЭДО с госучреждениями.

Рассмотрим этапы работы с ЭДО при обмене документацией между компаниями:

1. Сотрудник одной из организаций формирует документ.
2. Затем работник должен подписать его своей электронной подписью и послать через систему ЭДО получателю.
3. После ознакомления с документом сотрудник компании-адресата проставляет свою ЭП, после чего в первую компанию поступит уведомление. Это означает, что можно приступать к описанным в документе действиям: начинать отгружать товары, переводить оплату и т.д. Также получатель может отклонить документ, если в него необходимо внести исправления.

Комьюнити теперь в Телеграм
Подпишитесь и будьте в курсе последних IT-новостей

Плюсы и минусы ЭДО

Одно из главных преимуществ электронного документооборота – это значительное сокращение расходов на печать (траты на бумагу, оргтехнику и расходные материалы к принтерам), почтовую пересылку и хранение документов.

Можно и вовсе отказаться от бумажных документов, если это не противоречит действующему законодательству (существуют определенные типы документов, которые необходимо иметь в бумажном виде). Использование только цифровых документов позволит избежать дублирования информации на разных носителях, а также обеспечит надежное хранение документов и предотвратит утечку данных.

Не менее важна экономия времени. Если компании, которые обмениваются документами, пользуются услугами одного оператора ЭДО, процесс передачи документа займет всего несколько минут. Причем неважно, куда отправляется документация, – в соседний офис или в другой город. Сроки создания, согласования и утверждения документов сокращаются в разы, а в случае обнаружения ошибок получить корректировочный документ также можно будет быстро и просто.

ЭДО позволяет подписывать и отсылать цифровые документы круглосуточно и с любого устройства, где имеется доступ к электронной подписи.

В системе ЭДО легко контролировать статус документа: был ли он доставлен, подписан или в подписи было отказано.

Все документы находятся в защищенном личном кабинете, поэтому риск, что данные при пересылке могут попасть к злоумышленникам, а документ – потеряться, сведен к нулю.

Систему цифрового документооборота оператора ЭДО можно интегрировать с используемыми в вашей компании системами бухучета, что еще сильнее упростит применение электронного документооборота.

Еще один плюс ЭДО – удобство хранения данных: вам не потребуется оборудовать специальное помещение для хранения цифровых документов. Вся информация будет бессрочно храниться в электронном архиве на серверах оператора ЭДО, где можно легко и быстро найти любой документ, распечатать его при необходимости для ФНС или для предоставления в суд (документ нужно будет подписать ЭП сторон или предварительно заверить у нотариуса).

Кроме того, внедрение системы электронного документооборота (СЭД) позволяет намного эффективнее использовать время ваших сотрудников. Необходимость в физической передаче работникам компании бумажных документов отсутствует, а процессы принятия решений по документам и доведения этих решений до сотрудников организации ускорятся многократно.

К недостаткам ЭДО можно отнести:

• Риск потери информации при сбоях программ или неполадках сервиса оператора ЭДО.
• Если у компании есть партнеры, которые еще не перешли на ЭДО, придется вести смешанный электронно-бумажный документооборот, что может усложнить рабочие процессы.
• При том что ЭДО позволит экономить в будущем, переход к системе электронного документооборота довольно затратен: необходимо будет оплатить и подключить СЭД, купить электронные подписи, а затем потратить время и средства на обучение сотрудников.

Стоит ли вашей компании переходить на ЭДО?

Крупным компаниям, работающим с сотнями и тысячами внешних документов каждый месяц, внедрение ЭДО поможет сократить издержки и сберечь сотни тысяч рублей в год, снизить риски утери документов и риски, связанные с ошибками в документации и получением штрафов от налоговой. Если организация работает со счетами-фактурами, сдает декларации по НДС, у компании множество филиалов и большое число контрагентов из разных регионов, переход на ЭДО вполне оправдан.

ЭДО подходит также малому и среднему бизнесу, так как таким компаниям важно получать оплату за товары или услуги как можно быстрее – в день выставления документов. Электронный документооборот ускорит обмен документами, а чем скорее документы дойдут до получателя, тем быстрее будут оплачены.

Однако в некоторых случаях для небольших компаний переход на безбумажный документооборот может стать слишком дорогим удовольствием. Чтобы понять, насколько эффективным может быть внедрение ЭДО в вашей компании, вы можете воспользоваться специальным калькулятором на сайте ФНС.

Операторы ЭДО

Для обмена электронной документацией с контрагентами компании и индивидуальные предприниматели могут настроить прямой канал самостоятельно, однако это требует много времени и ресурсов. Поэтому чаще всего организации и ИП подключаются к оператору ЭДО – компании, которая имеет необходимый для обмена электронными документами программный комплекс.

Компания-оператор должна обеспечить клиентам полноценный сервис. Она сама уведомит Федеральную налоговую службу, что организация клиента присоединилась к системе электронного документооборота. Оператор ЭДО использует для передачи документов защищенные каналы связи с особым шифрованием, что гарантирует конфиденциальность. Также компания-оператор следит за соблюдением требований законодательства и производит проверку подлинности электронных подписей.

Список одобренных операторов ЭДО можно посмотреть на официальном сайте ФНС.

Переход на электронный документооборот

Какие шаги необходимо предпринять, чтобы подключить ЭДО?

1. Необходимо сообщить контрагентам, что вы внедряете в своей компании электронный документооборот.
2. Нужно приобрести электронную подпись в специальном удостоверяющем центре, прошедшим аккредитацию Министерства связи РФ. Своя ЭП должна быть у каждого сотрудника, который будет подписывать документы от имени компании.
3. Если вы собираетесь обмениваться документами через оператора ЭДО, необходимо выбрать оператора, заключить с ним соглашение, после чего зарегистрироваться в сервисе.
4. Теперь у вас появится возможность загрузки готовых электронных документов в личный кабинет, после чего вы сможете подписать их электронной подписью и отправить выбранному в списке доступных контрагентов получателю.

Как видите, процесс внедрения ЭДО не слишком сложен, однако позволяет оптимизировать документооборот в организации и сэкономить немало ресурсов, которые вы сможете направить на развитие вашего бизнеса.

Что такое СЭД и зачем она нужна

Система электронного документооборота (СЭД) – это программа, в которой можно создавать и хранить цифровые документы, обмениваться ими с контрагентами и госструктурами через операторов ЭДО. В материале расскажем, как ее выбрать, почему она ускоряет бизнес-процессы и как ее правильно внедрять. А также дадим список систем, которые подходят для бизнеса разных масштабов и российских госструктур.

Навигация по тексту:

• Для чего нужна СЭД
• Как ее выбрать
• Обзор СЭД
• Как ее внедрить в компании

Для чего нужна СЭД

По сути, это пространство для работы со всеми документами компании. Здесь можно создавать и подписывать договоры, работать со всеми типами документов, которые используются в бухгалтерских и складских программах. Одна из главных задач СЭД – автоматизировать работу с документами, чтобы сотрудники тратили минимум времени на рутину.

Основные функции СЭД:

• автоматическое создание документов – с помощью шаблонов, чтобы не делать это каждый раз в ручном режиме.
• подписание документов электронной подписью – она имеет юридическую силу, также как и подпись от руки.
• оцифровка и расшифровка документов – у многих СЭД есть искусственный интеллект. Он автоматически считывает скан или фото входящих документов и регистрирует их в системе.
• маршрутизация – позволяет настроить движение для разных типов документов. Чтобы договоры попадали в юротдел, а закрывающие документы – сразу в бухгалтерию. Для каждого из типов документов можно создать свой путь согласования внутри компании.
• электронный архив – позволяет хранить все документы компании в одном месте. Например, первичные, кадровые и техническую документацию. Архив позволяет работать не только с юридическими документами, но и с накопленным контентом, превращая его из свалки в нечто, что можно серьезно называть «цифровые активы».

Новые развитые СЭД интегрируются с IT-инфраструктурой компании. Можно связать ее с CRM и BPM-системой, сделать интеграцию с офисными, почтовыми приложениями и мессенджерами. Тогда информация о документе будет поступать в место общей коммуникации или напрямую в систему, которая отвечает за бизнес-процесс, связанный с этим документом.

Другие возможности СЭД

• Работа с внешним документооборотом – в СЭД можно высылать отчеты в налоговую и обмениваться документами с контрагентами. Для этого есть интеграция с сервисами внешнего ЭДО.
• Аналитика. В системе есть отчеты о работе. Можно собирать статистику по сотрудникам и времени, потраченном на обработку документов. В некоторых системах есть дашборды, они позволяют увидеть все ключевые показатели работы СЭД на графиках и диаграммах. Так можно находить слабые места делопроизводства, а после их автоматизировать – чтобы компания работала еще быстрее.
• Групповая работа. Можно работать с документами совместно – редактировать соглашения и оставлять комментарии, назначать ответственных за каждый этап работы с ними.
• КЭДО. Во многих СЭД можно работать с кадровыми документами. Создавать и подписывать трудовые договоры, заявления на отпуск и приказы, вести табель учета рабочего времени. Если этого модуля нет в базовой программе документооборота, его можно доустановить у того же вендора либо интегрировать с внешней системой КЭДО.

СЭД дорабатывается под специфику бизнеса. Возьмем в пример сферу финансов. Если у банка много точек продаж, можно настроить передачу документов от клиентов из этих точек напрямую в бэк-офис банка – где эти документы обрабатываются и хранятся. Специальные решения также есть для девелоперов, строительных компаний, организаций, которым важно отправлять специфические отчеты в госструктуры.

Как выбрать систему электронного документооборота

1. Выберите задачи для старта. Это может быть автоматизация согласования документов – базовая функция СЭД или более специфические решения для отдельных департаментов.
2. Сформируйте список требований к системе, в том числе специфических – например, интеграция с сервисом ЭДО, с которым вы уже работаете, или возможность потокового ввода документов, если ваша компания обрабатывает большое количество физических бумаг.
3. Определитесь с вариантом поставки. Если обобщать, их два:

• On-premise – на серверах заказчика. Подойдет организациям с собственной IT-инфраструктурой. Работает только в локальной сети.
• Облако – подходит всем остальным компаниям. Часто СЭД можно развернуть как на облаке самой системы, так и самостоятельно арендовать место у облачного провайдера. Будет работать с любого устройства – не только на рабочем ПК. Главное, чтобы был интернет.

Теперь можно выбирать систему. Цена внедрения будет зависеть от количества подключаемых пользователей и функционала, который нужен. У многих систем есть демодоступ, который позволит «пощупать» интерфейс. Во время пробного периода можно задать вопросы вендору и проверить, насколько вам подходит система.

Комьюнити теперь в Телеграм
Подпишитесь и будьте в курсе последних IT-новостей

Обзор систем документооборота

Мы подготовили обзор СЭД для разных компаний. Есть варианты как для малого бизнеса, так и для крупных корпораций и государственных структур.

ELMA365 ECM

ELMA365 ECM – сервис для управления цифровыми документами и создания электронных архивов. Есть готовые модули для работы с договорами, организационными документами, корреспонденцией, служебными записками, машиночитаемыми доверенностями (МЧД) и КЭДО.

В системе можно строить графики и формировать отчеты, визуализировать их на дашбордах, рассчитывать KPI. Искусственный интеллект Elma AI помогает справиться с рутиной. Он определяет тему документов, ищет в них ошибки, назначает ответственных. Это позволяет сократить время на согласование и подпись документов.

Создание МЧД в ELMA365 ECM

Особенности системы. Работает в формате low-code – это позволяет создавать новые бизнес-решения для работы с документами и адаптировать продукт под себя. Установить ELMA365 ECM можно на собственный сервер или работать в облаке. Есть мобильное приложение.

Стоимость. Именная лицензия в облаке стоит 500 рублей в месяц. Решение on-premise обойдется в 12 000 рублей, оплата разовая. Цены указаны за одно рабочее место. Есть вариант с многопользовательской лицензией, она закрепляется за конкретным сотрудником только в момент работы в системе. Стоимость – 1 200 рублей в месяц.

Comindware ЭДО

Comindware ЭДО – система, в которой можно организовать все делопроизводство компании. Вести внутренний и внешний документооборот: создавать архивы, подписывать и согласовывать документы с контрагентами. Также в СЭД можно управлять поручениями. Искусственный интеллект научен распознавать данные из сторонних файлов и автоматически заводит их в систему.

Задачи в СЭД автоматически распределяются между сотрудниками, для их обсуждения в том же окне есть специальный чат. Есть интеграция с продуктами 1С и СФЕРА Курьер, можно работать с ЭЦП. Разработка отечественная, поэтому подходит для импортозамещения.

Создание приказа в Comindware ЭДО

Особенность системы. В основе продукта – процессный подход и low-code модель. На платформе есть ряд готовых бизнес-приложений, которые помогут автоматизировать всю работу компании. 90-95% процессов в них проектируются с помощью обычной компьютерной мыши – без навыков программирования. Это сокращает время на согласование и разработку, экономит IT-ресурсы: десятки программистов и сложный бэклог не нужны. А сам документооборот, по данным Comindware, после внедрения ускоряется в 3 раза – по сравнению с бумажным.

Варианты поставки – облако, на собственные сервера или гибрид. Comindware ЭДО лицензируется по активным пользователям, минимальная стоимость за одного – 3 800 рублей в год. На стоимость внедрения влияет число пользователей для подключения, нужные модули, сложность бизнес-процессов для настройки и объем дополнительных услуг.

EnDocs

EnDocs – платформа для автоматизации документооборота и цифровизации бизнес-процессов. В системе есть ряд функций для работы с электронными документами. Их создание на основе шаблонов, подписание, контроль и отслеживание статуса, управление правами доступа и, например, автоматическая классификация документов. Подходит для компаний любого масштаба и типа – работает на облаке и в формате on-premise.

В EnDocs все модули находятся в одном решении. Это договорной документооборот, согласование счетов, делопроизводство, КЭДО, электронный архив, ОЦО, интеграция с 1С и операторами ЭДО. Есть мобильное приложение.

Создание карточки документа в EnDocs

Особенность – облачная версия EnDocs. Ее можно подключить за несколько минут, а полностью настроить в компании – за несколько часов. Такое решение уже будет готово к работе: без капитальных затрат и долгого внедрения. Есть и другие варианты поставки: выделенное облако (Private Cloud) и установка на инфраструктуре заказчика (On-premise).

Стоимость зависит от числа подключаемых пользователей. Облако на 10 сотрудников обойдется в 5 000 рублей в месяц. Стоимость решения on-premise рассчитывается индивидуально.

TESSA

TESSA – система, которая позволяет настроить все операции внешнего и внутреннего документооборота. Работает в крупнейших строительных компаниях и половине топ-10 банков России по размеру активов.

Интегратор предлагает два основных решения. Они покрывают базовые задачи документооборота любой организации:

• «Типовой документооборот» – для организации ЭДО внутри компании и с контрагентами-юридическими лицами и ИП.
• «Т-КЭДО» – для безбумажного кадрового делопроизводства, обмена документами с физлицами: персоналом и, например, самозанятыми.

Помимо веб-интерфейса, базовые функции СЭД доступны в чат-боте Telegram. Там можно согласовывать документы и выполнять задания. Бот присылает уведомления –хорошая альтернатива сообщениям, которые приходят на почту и по SMS.

Интерфейс чат-бота TESSA. Видео: Target, партнер-эксперт СЭД TESSA

Особенности платформы. На базе TESSA можно создавать специальные решения для разных отраслей. Например, для банковского сектора есть интеграция с Почтой России – для массовой отправки бумажных писем, а для переписки с регулятором – с Контур-Экстерн. Можно создать архив клиентских досье или архив документов банковского дня, который соответствует требованиям ЦБ. Для девелоперов интегратор настраивает подписание рабочей и исполнительной документации и ее передачу на стройплощадку или в надзорные органы.

Стоимость внедрения рассчитывается индивидуально. TESSA работает on-premise – устанавливается на сервера заказчика.

«1С Документооборот»‎

«1С Документооборот»‎ закрывает все основные функции СЭД: согласование, хранение и подписание документов. Можно разделять права доступа для разных категорий сотрудников, вести электронный архив и работать с цифровой подписью. Система поставляется только на собственные сервера клиента.

Особенность системы – несколько вариантов поставок. «ПРОФ» версия подойдет большинству малых и средних компаний – имеет весь функционал, который нужен для работы с документами. «КОРП» – более продвинутая поставка. Здесь можно работать с нормативно-правовой информацией: есть функция проверки контрагента по ИНН и автоматическое заполнение карточки контрагента с помощью данных ЕГРЮЛ. Также в «КОРП» есть инструменты проджект-менеджмента и модули для связи внутри компании: календарь, почта, форум для общения сотрудников и интеграция со Skype.

Интерфейс «1С Документооборот 8 КОРП». Скриншот: «Программы 93»

Доступны версии для госсектора. Отличия в основном терминологические – контрагенты в системе называются учреждениями, а не организациями. Но есть разница и в функционале: например, добавляется модуль «Учет обращений граждан».

Стоимость – от 42 500 рублей за 8 версию «ПРОФ». Поставка «КОРП» обойдется в 220 700 рублей. Цены на СЭД для государственных структур начинаются от 138 800 рублей. По умолчанию поставки идут на одно рабочее место. Можно доплатить 45 600 – за 10 дополнительных мест для каждой конфигурации.

Directum RX

Directum RX – умный сервис для ведения электронного документооборота и бизнес-процессов в малых, средних и крупных компаниях. Также подходит для госструктур. В СЭД можно согласовывать документы, ставить задачи и контролировать сроки их исполнения. Есть режим совместной работы с коллегами.

Система позволяет одновременно работать с разными версиями документов. Это полезно, если нужно, например убедиться, что подписанный документ совпадает с согласованным экземпляром. Можно создавать документы по заданному шаблону. А после заполнить все переменные автоматически и также автоматически отправить их на согласование и подпись – по заранее настроенному маршруту. За это отвечает искусственный интеллект системы.

Создание схемы согласования договоров в Directum RX

Особенность системы – дополнительные инструменты для других бизнес-процессов. Можно выстроить КЭДО в компании с помощью модуля HR Pro. Он позволяет подписывать все документы с сотрудниками электронно. Организовать работу в команде поможет Projects. В нем можно работать по гибким и классическим методологиям. Для этого есть канбан-доски, диаграмма Ганта, база знаний, меню управления проектами – где можно планировать бюджет, назначать команду и следить за статусом задач.

Варианты поставки – Directum работает и в формате облака, и on-premise. Есть no-code и low-code среды для доработки системы под нужды компании. Стоимость внедрения рассчитывается по запросу.

«Процесс»

«Процесс» – решение для организации юридически значимого документооборота с контрагентами (ЮЗДО). Система работает и как полноценная СЭД: в ней можно регистрировать документы, выстраивать их согласование и контролировать поручения с помощью готовых шаблонов.

Есть возможность интеграции с операторами ЭДО, а для работы с электронной подписью – с сервисом «КриптоПро». На платформе «Процесс» работают коммерческие и госструктуры. Для законодательных органов у разработчика есть специальная система «Законопроект» – в ней можно работать над проектами нормативно-правовых актов.

Создание документа в системе «Процесс»

Особенность системы – если к СЭД подключить другие решения разработчика, можно построить полноценный онлайн-офис. Есть база знаний, платформа отчетов для бизнеса и госструктур, система управления проектами и ПО для управления строительством.

Стоимость внедрения можно запросить на сайте. Решение поставляется в формате on-premise.

Как внедрить СЭД в компании

• Сформируйте команду. Она будет заниматься внедрением системы, а после – ее обслуживанием. Рабочая группа может состоять из собственных IT-специалистов и внешних консультантов, которые знают, как устроена конкретная СЭД. Можно обратиться напрямую к вендору или его партнерам, которые занимаются внедрением. Важная роль, которая всегда будет именно на стороне клиента – функциональный заказчик. Именно он формирует требования к системе, которые после воплощают внедренцы.
• Спланируйте работу. Глобальные идеи трансформируйте в отдельные задачи, назначьте сроки и ответственных лиц. Стоит начать с одной задачи, если компания большая – желательно, в рамках одного подразделения. Например, настроить автоматизацию обработки входящих документов, а после перейти к договорной работе. Чем меньше конечных пользователей будет на первом этапе, тем лучше. Последовательный переход предотвратит хаос, сотрудники быстрее адаптируются к системе.

Дальнейшие этапы зависят от компании. Если она небольшая, а задачи типовые – достаточно запустить готовое решение и подстроить под него рабочие процессы. Так можно максимально быстро перейти на цифру. Крупному же бизнесу сначала придется продумать логику системы, поэтому следующий этап мы распишем для него.

1. Спроектируйте систему. Как правило, этим в команде внедрения занимается бизнес-аналитик. Он получает ТЗ от функционального заказчика и переводит его требования на язык платформы, формирует структуру СЭД под конкретные задачи.
2. Запустите внедрение. В этот этап входит установка системы и разработка специфических решений. Если они понадобятся, советуем выбирать СЭД на low-code платформе. Ее можно доработать силами обычных настройщиков, с минимальным использованием кода. В этот же этап входит интеграция системы с другими IT-решениями компании.
3. Выдайте права доступа и назначьте роли. Очень важно обучить конечных пользователей – сотрудников, которые начнут работать в СЭД. Этим могут заняться, например, внешние консультанты. Настройте маршрут движения документов, чтобы они сразу попадали на согласование нужным людям.
4. Оцените результат. Перенесите документы в систему и начните в ней работать. Через некоторое время проверьте – удалось ли автоматизировать нужные процессы, сэкономить время сотрудников и сделать работу компании быстрее. Важно похвалить команду, чтобы коллеги чувствовали признание своих заслуг. Это поможет сформировать лояльную публику, которая поддержит дальнейшее внедрение СЭД. Теперь можно автоматизировать новые процессы и брать в работу новые задачи!

Главное о системе в 5 пунктах

1. СЭД нужна для работы с документами: в ней можно их создавать и согласовывать, работать с электронной подписью и вести электронный архив.
2. СЭД избавляет от рутины и ускоряет бизнес. Она считывает фото и сканы документов и переводит их в текст – это сокращает время на обработку бумаг. Достаточно один раз настроить маршруты согласования, и документы будут отправляться нужным сотрудникам.
3. Есть два основных варианта поставки: on-premise и в облаке. Первый работает на серверах заказчика. Подходит организациям с собственной IT-инфраструктурой. Облако удобно для всех остальных компаний – работать можно с любого устройства, без привязки к локальной сети.
4. Система дорабатывается под нужды бизнеса. Есть специальные решения для строителей, девелоперов, юристов и финансовых организаций. Легче всего кастомизировать платформу с low-code средой.
5. Для старта в СЭД нужно выбрать одну задачу. Желательно в рамках одного отдела. После первого успеха систему можно масштабировать и автоматизировать новые процессы в компании.