Как создать акт выполненных работ в сбербанк бизнес онлайн

Как создать акт выполненных работ в сбербанк бизнес онлайн

УРОКИ БИЗНЕСА

8 МИН

Дата публикации: 19 мая 2023

УПД: как он упрощает документооборот

Когда поставщик передаёт товар покупателю, на партию оформляют накладную в комплекте со счётом-фактурой. Но вместо комплекта документов можно выписать один — универсальный передаточный документ (УПД). Рассказываем, как он упрощает документооборот и что предпринимателям нужно знать о нём.

Что такое универсальный передаточный документ

Универсальный передаточный документ или УПД относят к первичным учётным документам. Он сопровождает груз, когда его передают от поставщика покупателю.

Документ применяют с 2013 года (рекомендован письмом ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96). До этого компании могли использовать для отгрузки и приёмки товара только накладную или накладную в паре со счёт-фактурой. Теперь у бизнеса есть выбор: можно всё так же выдавать «старый» комплект или перейти на УПД. Оба варианта законны.

Накладная нужна для учёта материальных ценностей и подтверждения сделки, а счёт-фактура — для учёта НДС. УПД объединяет два документа в один. Он позволяет:

• отразить отгрузку товара и расходы у продавца,
• отразить приёмку товара и доходы у покупателя,
• вычесть НДС для налоговой.

Для каких сделок подходит УПД

Универсальный передаточный документ подходит не только для товаров. Оказание услуг, выполнение работ, передачу имущественных прав по собственным активам компании, посреднические операции — например, передачу груза по договору комиссии или агентскому договору — также можно проводить по УПД.

Это мультифункциональный инструмент для бизнеса. Он экономит время на подготовку документов. Имея один УПД для разных операций с контрагентами, проще вести бухучёт и сдавать отчётность в налоговую.

Допустимо использовать УПД вместо товарной накладной и акта выполненных работ независимо от того, в паре они со счётом-фактурой или без него.

УПД выставляют на товары и услуги одновременно. Например, когда в одном документе нужно указать сам товар, расходы на его доставку и отгрузку. Тогда универсальный документ будет объединять товарную накладную и акт выполненных работ.

УПД не выставляют:

• На алкоголь и спиртосодержащую продукцию. По закону её можно перемещать только по товарно-транспортной накладной 1-Т.
• Когда продавец работает по предоплате.

УПД выписывают только на услуги, которые уже оказаны на момент подготовки документа.

УПД в налоговых режимах

УПД подходит для всех режимов налогообложения.

На общей системе налогообложения (ОСН) заменяет накладную и счёт-фактуру для товаров, акт и счёт-фактуру — для работ и услуг. Учитывает налоговые расходы или доходы и НДС.

На спецрежимах — заменяет накладную или акт, так как счёт-фактуру не выставляют. Учитывает налоговые расходы или доходы.

УПД могут применять компании всех организационно-правовых форм, в том числе индивидуальные предприниматели. Главное — выбрать шаблон документа, закрепить его в учётной политике и согласовать с контрагентами.

Электронный и бумажный УПД

УПД как в бумажном, так и в электронном формате сокращает количество документации на предприятиях.

Если документ передают в системе электронного документооборота (ЭДО), его удобно корректировать под запросы конкретного бизнеса или сделки. При этом УПД не нужно распечатывать.

Поставщик составляет документ в одном экземпляре, заполняет свою часть УПД и пересылает его покупателю, скрепив усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Покупатель заполняет другую часть документа и ставит УКЭП со своей стороны.

Если компания продаёт прослеживаемый товар (ввезённый из стран Евразийского экономического союза — ЕАЭС), то, согласно 371-ФЗ о внесении изменений в Налоговый кодекс РФ, УПД нужно оформлять только в электронном виде.

В остальных случаях предприниматели выбирают формат по желанию: электронный или бумажный. Бумажный распечатывают в двух экземплярах. Его можно составить самостоятельно или взять типовой образец.

В учётной политике имеет смысл прописать оба варианта формирования УПД. Тогда одним контрагентам документ можно распечатывать, а другим — отправлять в системе. Это позволит подстроиться под разных партнёров.

Как заполнить УПД

Универсальный передаточный документ разработан на основе счёта-фактуры и содержит 19 разделов для заполнения. У него есть обязательные реквизиты:

• дата,
• сведения о продавце и покупателе,
• наименование товара (услуги или работы),
• количество, цена, сумма товара (услуги или работы),
• должности, ФИО и подписи лиц, ответственных за сделку,
• статус УПД.

Образец заполнения УПД

К разделам, которые можно не заполнять, относятся:

• А — порядковый номер,
• В — код в таблице. Приводят, когда на продукцию есть налоговые льготы. Для товаров выбирайте код по ОКВЭД, для услуг по — ОКУН.
• (9) — данные о транспортировке и грузе; этот раздел заполняют, когда груз доставляет компания-перевозчик, вносят сведения о транспортной накладной,
• (12) — иные сведения об отгрузке, передаче,
• (17) — иные сведения о получении, приёмке; можно написать: «Претензий нет».

В типовой форме УПД есть раздел «Идентификатор государственного контракта». Он нужен для сделок с госкомпаниями по оборонным заказам или проектов, которые финансируются напрямую из федерального бюджета. В остальных случаях его игнорируют или удаляют.

Разделы 14 и 19 «Наименование экономического субъекта» заполняют, когда покупатель или продавец работают без печати.

Номер таможенной декларации и данные о стране происхождения товара в таблице (10 и 10а) нужны для импортных и прослеживаемых товаров. Цифровой код для них можно найти в Общероссийском классификаторе стран мира.

Код для единицы измерения берут из Общероссийского классификатора единиц измерения ОК 015-94 (МК 002-97). Например, если товар измеряется в штуках, то его код, согласно классификатору, — 796, если в метрах — 006. Для литров берут значение — 112 и т. д. Акциз включают только на товары, для которых он предусмотрен: табак, бензин, дизтопливо.

Статус УПД

В универсальном передаточном документе есть графа «Статус». Статус зависит от того, какой набор отгрузочных документов заменяет УПД.

Статус 1 — заменяет накладную или акт и счёт-фактуру на ОСН (для операций, облагаемых НДС).

Статус 2 — заменяет накладную или акт на спецрежимах (для операций без НДС).

УПД со статусом 1 — обязательно регистрируют: продавец в книге продаж, покупатель в книге покупок. Продавец вносит сведения об НДС (ставку, сумму, стоимость товара с НДС).

УПД со статусом 2 — в документе не нужно заполнять раздел «К платёжно-расчётному документу» и данные в таблице об НДС. Двойку в статусе может выбрать и продавец на ОСН, если он проводит операцию, которая не облагается налогом на добавленную стоимость.

Как выставить счёт на оплату от ИП, образец счёта

За последние 10 лет работы мы выставили несколько тысяч счетов от нашего ИП. Это были счета и для организаций (ООО), и для других ИП, и для физлиц.

В этой статье мы постарались разобрать большую часть стандартных задач по выставлению счетов. Как выставить счёт:

1. От ИП для ООО (организации, юрлица),
2. Другому ИП,
3. Физическому лицу,
4. С НДС и без НДС,
5. На упрощёнке (УСН) и т. д.

Также приложили ссылки на скачивание бланков и шаблонов стандартных счетов. Плюс дополнительно разобрали, что нужно сделать после выставления счёта, как подготовить акт выполненных работ, акт сверки; приложили шаблоны и примеры заполнения.

Как выглядит процесс выставления счёта

1. Итак, мы договорились с клиентом о стоимости и условиях по работам или по продаже товара.
2. После этого запрашиваем у него реквизиты. Обычно они приходят в таком виде:

Готовые бланки счёта для ИП

Для выставления счёта можно воспользоваться готовыми шаблонами. Бланки в различных форматах, актуальные в 2021 году, можно скачать ниже, а еще посмотреть образец заполнения бланка.

Бланк счёта на оплату от ИП на УСН (упрощёнке). Он ничем не отличается от обычного счёта без НДС.

С помощью этих бланков можно выставить счёт вручную.

Раскрываем наши фишки
по SEO, сайтам и контексту
Выкладываем чек-листы, инструкции, полезные сервисы
перейти в канал

Когда счетов становится больше 2–3 в месяц, создавать их вручную уже не очень удобно. Первые пару месяцев мы пытались, но потом начали путаться и нашли «Эльбу». В ней можно создавать счета онлайн.

Мы пользуемся этим сервисом уже 4 года. Он позволяет делать счета и акты в два клика, консультироваться с бухгалтером и отправлять декларации в налоговую. Если клиент-юрлицо (ООО) попросит сформировать акт сверки, то в сервисе это также можно сделать в несколько кликов.

Выставление счёта в сервисе «Эльба»

Как выставить счёт от ИП для ООО (организации, юридическому лицу). Образец заполнения счёта от ИП на услуги

Ниже пример заполненного счёта от ИП для ООО. Это образец счёта ИП на услуги. По товарам он такой же и отличается только тем, что вместо перечисления услуг мы используем перечисление товаров.

Все поля в счёте, которые необходимо заполнить, в примере выделены жёлтым.

Пример заполненного счёта

Что должен включать счёт

1. Название документа (например, «Счёт №1»). Лайфхак: если вы работаете недавно, вас может смущать выставление счёта с маленьким порядковым номером. В этом случае для нумерации вполне можно использовать произвольный номер. Например, текущую дату плюс любую цифру — 24/09-1 или название компании клиента плюс цифру — POLIGON-1.

2. Ваши реквизиты , включая реквизиты банковского счёта.

3. Информацию о покупателе , его реквизиты (кратко).

4. Наименования услуг или товаров и основание их поставки. Например, «Услуги по договору №24/09-20 от 24.09.2020», «Разработка сайта site.ru, первый этап работ» или, если вы продаёте товары, «Аппарат для сварки труб Most PWE 900 по договору №24/09-20 от 24.09.2020».

5. Стоимость, количество единиц, итоговую сумму.

6. Информацию об НДС или об отсутствии НДС.

7. Подпись и печать (если есть печать, если нет, можно без печати).

8. Опционально — контакты и логотип. Можно и без них, но с ними солиднее 🙂

Продвигаем сайты с гарантией
Растим продажи, позиции и посещаемость

Процесс выставления счёта юридическому лицу (ООО) или другому ИП

Нет принципиальной разницы в выставлении индивидуальным предпринимателем счёта другому ИП или юридическому лицу, организации (ООО). Отличаться будут только реквизиты вашего клиента, т. е. меняется только поле «Покупатель».

Для выставления счёта достаточно создать его и отправить по электронной почте скан с подписью и печатью. Счёт — это не первичный бухгалтерский документ. Он нужен бухгалтерам только для оплаты и не используется в отчётности, его не запрашивает налоговая. Это означает, что оригинал счёта вашему клиенту не понадобится — достаточно скана на электронную почту. (За 10 лет нашей работы оригиналы счетов у нас спрашивали 2 раза. Это были, видимо, особенно въедливые бухгалтеры).

Как выставить счёт физлицу

Это такой же счёт, как и для юрлица или ИП. Разница минимальна — изменяется только поле «Покупатель».

Счёт для физлица

Вместе со счётом можно отправить физлицу небольшую инструкцию по процессу оплаты. По нашему опыту, это её ускоряет. И очень важно, чтобы покупатель правильно заполнил поле «Назначение» именно так, как вы указали в счёте.

Пример инструкции для физлица при оплате через Сбербанк Онлайн на счёт ИП:

1. Заходим в пункт «Платежи».
2. Выбираем «Платёж по реквизитам».
3. Указываем в соответствующих полях наш ИНН, номер расчётного счёта и БИК банка получателя (информацию из нашего счёта).
4. Заполняем поля «Сумма» и «Назначение» (из счёта).
5. Отправляем платёж.

Готовый шаблон счёта для выставления физлицу

Когда ждать деньги

После получения клиентом счёта и его оплаты может пройти 1–3 банковских дня до того, как деньги поступят на ваш счёт. Лайфхак: можно попросить клиента скинуть вам платёжку после оплаты. Платёжка — это документ, подтверждающий, что деньги были отправлены. Это обычная практика, так вы узнаете об оплате ещё до поступления денег на счёт.

Что необходимо сделать после выставления счёта. Акт выполненных работ

По каждому оплаченному счёту нужны два экземпляра акта выполненных работ — вам и клиенту. Вам он нужен как доказательство, что клиент полностью получил то, за что заплатил. Плюс его может затребовать налоговая в рамках проверки (впрочем, если вы ИП, то такие запросы — редкость. За 10 лет работы у нас не спрашивали ни разу). А вот для ООО это обязательный документ, они отчитываются перед налоговой ежеквартально. Поэтому, если вы работаете с ООО, их бухгалтер запросит акты обязательно. Смысл этого документа в том, что каждый платёж от клиента вы закрываете актом, где написано, за что был этот платёж и что работы были выполнены.

Готовый шаблон акта выполненных работ

Скачать шаблон акта выполненных работ.
Шаблон этого документа очень похож на счёт. Поля для заполнения выделены жёлтым.

Пример заполнения акта выполненных работ

Что делать, если вы работаете с юридическим лицом (ООО), и их бухгалтер просит акт сверки

Бухгалтеры организаций (ООО) раз в квартал могут запрашивать у вас ещё один тип документа — акт сверки. В нём отражены все платежи, которые компания вам перечисляла, а также все акты выполненных работ, их закрывающие.

Готовый шаблон акта сверки

Пример заполнения акта сверки

Как облегчить себе жизнь. Онлайн-сервис для простого выставления счетов и актов

Первые полгода работы мы заполняли каждый счёт вручную, потом печатали, подписывали и отправляли клиентам. Потом на основе счетов создавали акты.

Если бухгалтер клиента запрашивал акт сверки, это минус час-два из жизни. Кроме того, когда клиентов стало больше трёх и пришёл первый крупный, начались проблемы:

1. Каждый счёт нужно заполнить, распечатать, подписать, отсканировать, отправить.
2. Старые счета теряются. Клиент запрашивает акт, а нам приходится искать счёт, копипастом переносить информацию в акт, печатать, подписывать, сканировать его.
3. Акты сверки стали запрашивать регулярно 🙂

В результате мы начали искать какой-нибудь сервис для упрощения задачи. Нашли «Эльбу». Что даёт эта штука:

1. Счёт можно создать за 20 секунд, автоматически наложить сверху печать и подпись и сразу из «Эльбы» отправить клиенту. Не надо печатать каждый счёт, подписывать, потом сканировать. Даже скачивать счёт не надо.

Скриншот формы создания счёта

2. По каждому клиенту видно, какие ему выставлены счета, можно в два клика создать акт по каждому платежу и автоматически отправить клиенту.

3. Акт сверки формируется также в два клика.

4. Из сервиса можно отправлять отчёты в налоговую, ПФР и др.

И ещё один шаг в будущее: электронный документооборот

Мы часто работаем с заказчиками из других городов. Из-за этого приходится оригиналы договоров и актов пересылать заказчикам почтой.

Последние два года начали использовать электронный документооборот. Это сервис, где можно подписывать документы электронной подписью (флешка или специальная программка, которая стоит пару тысяч рублей в год).

Далее эти документы также электронной подписью подписывает наш клиент и с юридической точки зрения они такие же, как если бы мы подписали их на бумаге.

Итак, идеальный набор ИП по бухгалтерии выглядит так:

1. Сервис «Эльба» для выставления счетов и подготовки актов.
2. Сервис «Контур». Документооборот для отправки счетов, актов и договоров в электронном виде и купленная электронная подпись для подписания документов в электронном виде и отправки деклараций в налоговую онлайн.
3. Для расчёта налогов, отправки деклараций, бухгалтерских консультаций мы используем сервис «Кнопка» — это удалённые услуги бухгалтера. С бухгалтером можно проконсультироваться, и эта услуга полностью закрывает наши вопросы по бухгалтерии. Успехов!

Как создать акт выполненных работ в сбербанк бизнес онлайн

ПО ЗАКОНУ

10 МИН

Дата публикации: 23 августа 2023

Что такое оферта

Когда клиентов много, подписывать договор с каждым — сложная задача. Сэкономить время и упростить оплату для покупателя поможет оферта. В статье рассказываем, что это такое, как её составить и использовать.

Что такое оферта

Оферта — это предложение заключить договор на заранее определённых условиях. Условия конкретно прописаны в самой оферте — их можно принять или не принять, но изменить нельзя.

Оферта может быть публичной и непубличной.

Публичная оферта не имеет конкретного адресата. Это предложение действительно для всех, кто его увидит. Например, меню ресторана — это публичная оферта.

Непубличная оферта направлена на конкретного адресата — человека или компанию. Такую оферту ещё называют простой.

Например, швея Инна отправляет в хореографическую студию «Колосок» предложение изготовить костюмы для выступлений. В письме Инна указывает стоимость, сроки работы и количество костюмов, которые она сошьёт. Это непубличная оферта — условия действуют только для «Колоска».

Инна может разослать разные предложения в разные студии: для одних она будет готова сшить 20 изделий за 60 000 рублей, для других — 10 за 50 000. Это тоже будет непубличной офертой, особенной для каждой студии.

Ещё есть счёт-оферта, её используют в сделках на небольшие суммы. К тексту непубличной оферты добавляется счёт на оплату и получается счёт-оферта. В нём описывают товар, работу или услугу, их количество или объём, стоимость, реквизиты сторон и другие существенные условия. Например, для договора поставки это сроки передачи товара.

Договором счёт-оферта становится, когда его подписывают и оплачивают.

Пример счёта-оферты, источник: сайта магазина Lutner

Что такое акцепт

Акцепт — это согласие с условиями оферты.

Принять условия = акцептовать оферту

Оферта превращается в договор после получения акцепта — без него оферта остаётся просто предложением.

Договор = оферта + акцепт

Универсальной формы акцепта не бывает — она может выглядеть по-разному, в зависимости от обстоятельств.

Покупатель онлайн оплатил заказ на маркетплейсе = заключён договор купли-продажи

Пользователь начал загрузку программу = заключён лицензионный договор

Человек записался на приём к психологу = заключён договор оказания услуг

Форму акцепта определяет продавец — описать условия нужно понятно и подробно в самой оферте или в отдельном разделе на сайте, например в условиях покупки.

В качестве акцепта выбирайте такое действие, совершение которого будет просто доказать. Например, оплату заказа легко подтвердить с помощью выписки банка по счёту.

Пример оферты, источник: сайт магазина «Читай-город»

После акцепта условия оферты менять нельзя, и каждая сторона должна выполнить обязательства. Если возникнут разногласия, спор будет решаться по тем правилам, которые применяются к заключённому договору: купли-продажи, оказания услуг и т. д.

Почему оферта нужна бизнесу

Интернет-магазинам оферта необходима — это требование закона. Остальные продавцы могут сами решать, подходит ли оферта для их бизнеса.

Оферта помогает бизнесу:

• соблюдать закон. Бизнес должен подписывать договор с клиентом — без договора можно получить штраф за нарушение прав потребителей;
• тратить меньше времени на оформление договоров,
• расположить к себе покупателя: уровень лояльности к вам повысится, если клиент сможет ознакомиться с продуктом подробнее, узнать о противопоказаниях, свойствах, гарантийном обслуживании и т. д.;
• избежать потребительского терроризма — корыстного поведения покупателей, злоупотребляющих своими правами. Подробное описание продукта, сроков, условий оплаты, доставки и т. п. защитит продавца от манипуляций покупателя.

Когда оферта не сможет заменить договор

Без договора не обойтись, если:

1. Вы сотрудничаете с клиентами, которые учитывают расходы при уплате налогов. Для отчётности им нужны подписанные договор и акт выполненных работ, принятия оферты будет недостаточно.
2. Клиента не устраивают положения оферты, а сотрудничество с ним для вас важно. В таком случае можно провести переговоры, согласовать новые условия и подписать договор с ним индивидуально.
3. Размер сделки существенен для сторон. У разных компаний свой порог доверия: если цена контракта для контрагента значительна, а риски велики, скорее всего, понадобится подписанный договор.

Что включить в оферту

У каждого бизнеса есть свои нюансы, которые могут быть важны клиенту. Какие моменты нужно обозначить в оферте:

В зависимости от типа договора такие условия различаются. Например, для договора подряда — это конкретные виды работ, их содержание и объём, а для договора купли-продажи — описание товара, его комплектность, количество, соответствие стандартам и сроки передачи покупателю.

Информацию о продавце

Укажите организационно-правовую форму компании — ИП или ООО, ИНН и ОГРН или ОГРНИП. Без них оферта не будет иметь силы.

Цену

Если у компании много продуктов, расценки, тарифы и прочие условия оплаты можно прописать в отдельном разделе на сайте — а в оферте сделать на него ссылку. Если же продуктов не много, всю информацию о стоимости лучше указать в оферте.

В разделе о ценах учитывайте также скидки, стоимость доставки, НДС, льготы для отдельных категорий клиентов, комиссию при оплате, если она есть, и т. п.

Способы оплаты

Пропишите все доступные варианты оплаты: на сайте, по QR-коду, карте, наличными, наложенным платежом или в руки курьеру.

Срок оферты

Укажите, в течение какого времени оферта действительна и клиент может её акцептовать. Пропишите случаи, когда можно отозвать оферту раньше указанного срока — иначе отменить её действие не получится.

Порядок акцепта

Пропишите понятно и однозначно, какое действие клиента будет считаться согласием с офертой. Подойдут, например, оплата на сайте или заказ товара.

Способ доставки

Подробно укажите, как покупатель получит заказ — на почте, в пункте самовывоза, курьерской службой, и на каких условиях. Если товар привозит не ваша компания, а служба доставки, пропишите это в оферте. Тогда за возможные ошибки отвечать служба, а не вы.

Срок возврата товара

Укажите возможный для возврата срок. Если не уведомить покупателя о том, что срок возврата товара, приобретённого онлайн, равняется 7 дням, то срок увеличится до 3 месяцев.

Порядок расторжения договора

Общие условия расторжения договора есть в ГК РФ, для каждого вида договора есть свои правила расторжения.

В оферте можно указать условия, при которых вы или покупатель сможете отказаться от сделки после того, как клиент дал акцепт. Или прописать, что расторжение договора происходит по правилам ГК РФ.

Акт выполненных работ

• Операция — выбирается тип операции из раскрывающегося списка.
• Дата — автоматически указывается текущее число.
• Номером нового акта — автоматически указывается следующий по счету номер после всех актов, имеющихся в сервисе.
• Наш расчётный счёт — автоматически заполняется из реквизитов организации.
• Клиент/поставщик — начните вводить в поле его название и выберите нужного контрагента в появившемся списке. Если контрагента в списке ещё нет, добавьте его, нажав на кнопку «+ Добавить» и заполнив карточку контрагента.
• Договор — начните вводить в поле его номер договора и выберите нужный в появившемся списке. Если договора в списке ещё нет, добавьте его, нажав на кнопку «+ Добавить» и заполнив карточку договора. Заполнение поля «Договор» позволяет отслеживать документы в рамках отдельного договора (подробнее см. в статье Учет в разрезе отдельного договора).
• На основе счета — счет-основание выбирается из раскрывающегося списка. Если счет нужно создать, нажмите на ссылку «создайте новый счет».
• Основание — заполняется вручную. Заполненный текст используется при отправке электронного акта через Диадок. Если нужно добавить несколько оснований, нажмите «+Выбрать еще одно основание».
• Фактурная часть — заполняется из справочников. Нажмите в поле «Название», напишите часть названия номенклатуры и выберите её из появившегося списка. Если в справочнике её ещё нет, то напишите название номенклатуры и нажмите «+ Добавить».
• Если нужен счет-фактура, то внизу документа установите флажок «Есть счет-фактура». ИП и организации на УСН и Патенте не являются плательщиками НДС, поэтому у них в накладных на покупку такой флажок отсутствует.

Скачать печатную форму можно:

Из акта:
В нижней правой части акта нажмите на кнопку «Печать и отправка». Выберите, какой документ нужно скачать: акт, счет-фактуру (если есть) или все вместе.

в исходящем акте — можно дополнительно добавить подпись и печать на документ, если они загружены в настройках организации (как добавить печать и подпись, см. в статье Печать, логотип, подпись).